Sección 2. Reunir información: Cómo monitorear el progreso

• ¿Cuál es el significado de dar seguimiento a tu progreso?

• ¿Por qué necesitas darle seguimiento a tu progreso?

• ¿Cómo le das seguimiento a tu progreso?

¿Cuál es el significado de dar seguimiento a tu progreso?

La supervisión de tu iniciativa comunitaria puede ayudarte a sopesar tus acciones con relación a los resultados para observar si estás cumpliendo con las metas de la comunidad y de tu iniciativa. En cierto sentido, la supervisión de la información te puede ayudar a entender cuán bien está la iniciativa funcionando. Es decir, la supervisión puede señalar dónde las acciones de la iniciativa no están produciendo el efecto deseado. Además, el sistema de supervisión puede ayudarle a

• Entender la iniciativa;
• Tomar decisiones relativas a la programación de la iniciativa;
• Promover la toma de consciencia de los logros;
• Reclutar apoyo,
• Asegurar la financiación

A pesar de lo amenazante que suena ¨sistema de supervisión,¨ probablemente ya habrás observado ejemplos de supervisión en sus variadas formas. Los candidatos políticos supervisan el estado de su campaña realizando encuestas y analizando los resultados. Los profesores dan seguimiento al progreso de sus estudiantes dando pruebas al comienzo y al final del año escolar para observar si ellos han dominado los secretos de las materias. Puedes controlar tus facturas si mantienes un registro mensual según estas suben o bajan. La supervisión tiene entonces una  amplia variedad de aplicaciones. Como miembro de la iniciativa comunitaria, la supervisión significa un modo de dar seguimiento a las actividades principales y a los logros de la iniciativa.

 Para refrescar tu memoria de manera rápida, estás partes son:

• Medidas de procesos y de los resultados
• Sistema de observación
• Información periódica sobre la ejecución

En esta sección, explicaremos lo que queremos decir por medidas de procesos y de los resultados, y el sistema de observación. Proporcionar retroalimentación para mejorar la iniciativa, abordaremos las formas de dar retroalimentación a los miembros de la coalición o de la comunidad.

Medidas de los procesos y de los resultados

Las medidas del proceso son las actividades que se realizan durante la iniciativa que te ayudan a determinar como van las cosas.

Las mediciones del proceso pueden incluir muchos aspectos de tu iniciativa, tales como:

• Miembros que participan. Esto incluye el número, tipo, frecuencia de la asistencia, y la tasa de renovación de los miembros.
  • Ejemplo: En la última reunión general de la iniciativa, asistieron 17 personas. De estas personas, 10 eran asistentes regulares, y 7 asistían a la reunión por primera vez.
• Productos de la planificación. Por ejemplo, objetivos escritos, estatutos, o los comités que contribuyen con la iniciativa.
  • Ejemplo: El plan de acción de la coalición fue aprobado por la coalición y se implementará inmediatamente.
• Cobertura de los medios de comunicación. Por radio, televisión, y medios impresos.
  • Ejemplo: Varios anuncios de cinco minutos describiendo uno de los proyectos del grupo en una estación local de radio en la frecuencia de FM.
• Recursos financieros. Por ejemplo, subvenciones o donaciones. Los recursos financieros pueden ser “en especies”, tales como anuncios gratuitos o productos que un individuo o un comercio puede ofrecer en lugar de dinero.
  • Ejemplo: Se recibieron $8000 de un almuerzo donde el costo del plato era de $50, el cual fue realizado para captar fondos para los esfuerzos locales sobre el abuso de alcohol y drogas.
• Servicios que son provistos en últimas instancias. Estos incluyen clases, programas, talleres, publicaciones u otros servicios o comunicaciones provistos por la iniciativa a la comunidad.
  • Ejemplo: Talleres de educación en nutrición fueron realizados para los proveedores de cuidados para niños.
• Acciones comunitarias. Estas involucran las medidas adoptadas para promover el cambio en la comunidad.
  • Ejemplo: Se les pidió a los comerciantes exponer carteles donde se describen la pena por la venta de alcohol a menores y la necesidad de presentar una identificación apropiada.

Las medidas de los procesos

son los detalles específicos que puedes incorporar en los registros de sucesos para medir mejor el progreso de tu grupo de trabajo. Hablaremos sobre un ejemplo de registro de sucesos más tarde en esta sección.

Mientras las medidas del proceso documentan los métodos específicos que usaste para crear el cambio, las medidas de los resultados explican el impacto global que ocurre como resultado de estas acciones individuales. La medida  de los resultados resalta los cambios que ocurren en la comunidad como consecuencia del trabajo hecho.

Esto incluye:

• Cambios en los programas, tales como un programa de servicios nuevo o modificado.
  • Ejemplo: Una clase para padres que fue implementada por la iniciativa.
• Cambios en las políticas, tales como una política nueva o modificada.
  • Ejemplo: Una ordenanza municipal  fue aprobada donde se requería colocar en cada máquina un cartel que dijera “No se vende cigarrillos a menores de edad” La legislación se introdujo a instancias de y la Comisión de Gobierno y Justicia.
• Cambios en las prácticas, tales como una práctica nueva o modificada.
  • Ejemplo: Los comerciantes muestran carteles que describen la penalidad que se imponen al vender alcohol a menores de edad y la necesidad de una identificación adecuada.

Como puedes ver, el sistema de supervisión involucra varios elementos claves que te podrán ayudar a determinar a tu grupo como lo están haciendo, qué se está haciendo en la forma correcta y qué puede ser mejorado. ¿Suena interesante? ¡Siga leyendo más!

¿Por qué necesitas darle seguimiento a tu progreso?

Ahora puede ser que estés pensando, “Quieres que ahora yo recoja información sobre nuestra iniciativa. Pero luego ¿qué haré con todos esos números y comentarios? ¿Por qué es esto importante para nuestro grupo?” No te preocupes, los datos que recojas usando el sistema de supervisión puede ayudar a tu agrupación en varias formas.

• Los datos pueden decirte dónde la iniciativa pone su énfasis. Por ejemplo, el sistema de supervisión puede revelar que tu iniciativa se enfoca en los servicios más que en los cambios. Si es cambio lo que quieres, el sistema de supervisión te ayudará a descubrir esto de manera temprana.
• Los datos pueden señalar cuáles grupos en la comunidad son afectados por la iniciativa. ¿Está tu iniciativa produciendo muchos cambios en las escuelas, pero pocos cambios en el sistema de justicia penal? ¿Es esto lo que tú o tu comunidad quieren y necesitan? ¿Quiénes son el objetivo? Con el resultado del sistema de supervisión estarás más capacitado para poder responder mejor a estas preguntas.
• Los datos pueden mostrar cuáles estrategias se están abordando. El sistema de supervisión puede determinar si tu iniciativa está ofreciendo información sin darle seguimiento con los pares de apoyo o el acceso a otros recursos.
• Los datos pueden ser usados por el personal para lograr una serie de resultados. El personal y el liderazgo pueden usar la información para promover la sensibilización de la comunidad sobre las actividades y los logros de la iniciativa, captar apoyo comunitario, y asegurar los recursos financieros.

¿Cómo le das seguimiento a tu progreso? Una guía paso a paso

Como muchos aspectos en la construcción de una iniciativa comunitaria, el sistema de supervisión incluye varios pasos importantes. Antes de que usted pueda comenzar a analizar sus datos, debe primero hacer acopio de la información.

Los datos pueden ser recogidos al completar el registro de sucesos y otros formularios de manera regular. Los registros de sucesos son informes escritos de las principales actividades de la iniciativa. Pueden además ser usados para registrar cualquier cambio en la comunidad que haya sido logrado por la iniciativa, como nuevos programas, políticas, o prácticas relacionadas con los objetivos y la misión de la iniciativa.

El registro de sucesos puede incluir informaciones importantes como:

• El mes/día/año del suceso
• Una descripción del suceso que incluya
  • Por qué este es importante
  • Lo que ocurrió como resultado
• Una descripción detallada del suceso, que incluya
  • Quién participó
  • Cuales organizaciones contribuyeron con personas y recursos
  • Con cuál sector de la comunidad u objetivo este se relaciona
  • Si fue la primera vez que ocurrió este suceso.

Ejemplo: Un grupo en el Condado de Franklin, Kansas, denominado Iniciativa para la Prevención del Embarazo en Adolescentes, participó en un evento para ayudar a realizar cambios en la comunidad que estuvieran relacionados con reducir el embarazo en la adolescencia. En la siguiente reunión de la coalición, Maggie B., un miembro de la coalición  que ayudó a organizar el evento, rellenó el registro de eventos con la información. Ella escribió:

"Shannon P. and Gary M. participaron en la reunión en la Escuela Superior Ottawa el 14 de Febrero, 1996. Se reunieron con el director de la escuela para obtener el permiso para organizar un Comité de Acción Adolescente en la escuela. El Comité de Acción Adolescente fue aprobado por el director. Esto es importante porque puede crear oportunidad de liderazgo para los jóvenes."

Maggie registró esta información en un cuadro donde se identificaban detalles como mes, día, y año del evento, una descripción del evento en si mismo, una descripción de los detalles del evento. La tabla que ella hizo se muestra como un ejemplo al final de esta sección.

Estos registros de sucesos pueden ser realizados por varias personas, como el personal clave del proyecto y miembros activos de la iniciativa.

Las personas que rellenan estos registros podrán ser aquellas personas que estén tomando medidas en nombre de la iniciativa. Idealmente, todos los que estén haciendo algo para la iniciativa podrán rellenar los registros. Los registros de eventos deben estar completos a más tardar una semana después de realizado el evento. De este modo, ¡los detalles importantes estarán frescos en la mente de todos! Los registros de eventos completos pueden entonces ser entregados a las personas del grupo responsables de la evaluación.

Hemos encontrado que completar la recolección de datos en nuestro propio trabajo tomaba dos horas a la semana.

Por supuesto, si tu iniciativa se involucra en un proyecto particularmente complejo que se reúnen una vez a la semana, podrás necesitar pasar el doble o el triple del tiempo recogiendo la información. La cuidadosa recopilación de la información traducirá que los resultados así generados sean más precisos, y por lo tanto mas valioso para tu iniciativa.

Una vez la información ha sido recopilada, es necesario que sea entregada a las personas en tu grupo,

Quienes podrán poner los datos de una cierta forma organizada a fin de que la iniciativa pueda usarla de forma beneficiosa. Este paso en el proceso puede tomar una buena cantidad de tiempo, pero, ¡No te asustes! Como ya has escuchado muchas veces, los beneficios que recibes del proceso de evaluación solamente serán mejores si pasas tiempo para analizar detenidamente los resultados. Mientras esto puede tomar algunas horas, al final, ¡estarás feliz por haberlo hecho!

Quienes organizan la información que es recopilada deben tomar tiempo para resumir los eventos registrados.

Los resultados después podrán ser distribuidos a los miembros del grupo.

¡Felicitaciones! Ya has terminado de leer una explicación de una de las más importantes formas de evaluar una iniciativa comunitaria. Sigue leyendo para que observes los ejemplos de registros de sucesos, y los otros cuadros de seguimientos. ¡Pero no te detengas aquí! Mas secciones emocionantes esperan por ti y tu iniciativa. El siguiente capítulo hará la introducción a los componentes de la encuesta de los objetivos, procesos, y resultados, y otros métodos para medir el progreso y el éxito de tu iniciativa. Recuerda, supervisar tu iniciativa ayuda al grupo a ser ¡lo mejor que ellos pueden ser!