تدوین برنامه اقدام به کنش‌گران اجتماعی کمک می‌کند که چشم‌انداز خود را تحقق بخشند و اثربخشی و پاسخگویی را در سازمان افزایش دهند. برنامه اقدام راه و روش رسیدن به اهداف را با ذکر جزییات به سازمان شما نشان می‌دهد. در این بخش چند نکته کلیدی برای طراحی و استفاده از برنامه اقدام پیشنهاد می‌شود:
برنامه اقدام چیست؟
برنامه اقدام سند خردمندانه‌ای است که به ما کمک می‌کند آرزوهایمان را به واقعیت تبدیل کنیم. این برنامه روشی است که ما را از قطعیت و انسجام چشم‌انداز سازمان مطمئن می‌کند. یک برنامه اقدام خوب شامل مجموعه‌ای از گام‌های عملی یا تغییراتی است که برای باهمستان در نظر گرفته می‌شود.
هر گام عملی یا تغییری که در صدد ایجادش هستیم باید پاسخ مناسبی به این سوال‌ها بدهد:
- چه اقدامات یا تغییراتی رخ خواهد داد؟
- چه کسی این تغییرات را پیش خواهد برد؟
- چه زمانی این تغییرات لحاظ خواهد شد و برای چه مدت دوام خواهد یافت؟
- چه منابعی (مثل پول، نیروی انسانی) نیاز است تا این تغییرات رخ دهد؟
- ارتباطات ( چه کسی باید چه اطلاعاتی را بداند؟)
ویژگی‌های یک برنامه اقدام خوب چیست؟
با پاسخ مناسب به این سوالات می‌توانید اطمینان حاصل کنید برنامه اقدام خوبی طراحی کرده‌اید:
آیا برنامه اقدام:
- کامل است؟ آیا تمام مراحل اقدام و یا تغییراتی را که در بخش‌های مختلف باهمستان (مثلا مدارس، اماکن کسب و کار، دولت، مکان‌های مذهبی) به دنبال آن هستید، فهرست کرده؟
- روشن است؟ آیا معلوم است که چه کسی چه کاری را تا چه زمانی انجام خواهد داد؟
- به‌روز است؟ آیا برنامه اقدام شما بازتاب‌دهنده کاری است که جریان دارد؟ آیا فرصت‌ها و یا موانع جدید را پیش‌بینی می‌کند؟
چرا باید برنامه اقدام تدوین کنید؟
تدوین یک برنامه اقدام اولین گامی به سوی تضمین موفقیت پروژه است. چنین برنامه‌ای می‌تواند برای سازمان شما و ابتکارات آن اعتبار به همراه داشته باشد، توانمندی آن را افزایش دهد و زمینه پاسخگویی را فراهم سازد. افزون بر این‌ها، برنامه اقدام به مثابه ابزاری برای بسیج باهمستان و یا گروه شما کار می‌کند و اعضا را تشویق می‌کند که در حل مشکلات و بهبود وضعیتی که تصمیم به تغییر آن گرفته‌اید، سهم بگیرند.
دلایل معقول زیادی وجود دارد برای این‌که جزییات کار سازمان خود را در یک برنامه اقدام بگنجانید، از جمله:
- اعتبار بخشیدن به سازمان. برنامه اقدام به اعضای باهمستان و حتی حامی مالی نشان می‌دهد که سازمان شما از نظم خوبی برخوردار است و در انجام کارها مصمم است.
- اطمینان یافتن از این‌که جزییات کار از نظر دور نمی‌ماند.
- درک این‌که چه کاری برای سازمان شما ممکن و یا ناممکن است.
- برای کارآمدی: صرفه‌جویی در وقت، انرژی و منابع در درازمدت.
- برای پاسخگویی: ترغیب مردم به انجام کاری که باید صورت گیرد.
چه زمانی باید برنامه اقدام را تدوین کنید؟
بهترین حالت آن است که این برنامه را در شش هفته تا یک سال اول آغاز کار سازمان خود تدوین کنید. برنامه اقدام پس از آن‌که چشم‌انداز، ماموریت، اهداف و راهبردهای گروه شما مشخص شد، تهیه می‌شود. اگر این برنامه را زمانی تدوین کنید که آماده آغاز کار هستید، می‌توانید نقشه راه مدیریت سازمان و یا پروژه را نیز به کمک آن ترسیم کنید.
ولی به یاد داشته باشید که برنامه اقدام یک کار مستمر است. چیزی نیست که آن را بنویسید، در کشوی میزتان بگذارید و فراموشش کنید. این سند باید در معرض دید باشد. چرا که در طول اجرای پروژه یا فعالیت سازمان، نیاز خواهید داشت (معمولا به صورت ماهانه) که آن را بر اساس نتایجی که به دست آمده و با توجه به تغییرات و نیازهایی که در باهمستان و یا سازمان مشاهده می‌کنید بازبینی و اصلاح کنید.
چطور برنامه اقدام را تهیه کنید؟
تعیین کنید که کدام افراد و بخش‌ها در باهمستان باید تغییر کنند و یا در یافتن راه‌حل‌ها دخیل باشند.
اگر از سند راهبردی استفاده کرده باشید، احتمالا در هنگام تصمیم‌گیری درباره اهداف گروه خود، تغییرات در باهمستان و افراد و بخش‌هایی که در یافتن راه‌حل موثر هستند را شناسایی کرده‌اید. بار دیگر تاکید می‌کنیم که سعی کنید اهداف و راه‌حل‌های شما همه‌جانبه‌نگر باشد. بسیاری از مسائل مربوط به سلامت و توسعه باهمستان که سازمان‌ها با آن سروکار دارند، به کل باهمستان مرتبط می‌شود و ازاین‌رو، نیاز است که راه حل نیز برای کل باهمستان مفید باشد. بخش‌هایی که ممکن است نیاز به تغییر داشته باشند شامل مواردی است مثل: رسانه‌ها، اصناف، نهادهای مذهبی، مدارس، سازمان‌های جوانان، نهادهای رفاه اجتماعی، نهادهای درمانی و امثال آن.
برخی از اعضای باهمستان که خوب است از آن‌ها بخواهید در تهیه برنامه اقدام مشارکت کنند، این‌ها هستند:
- افراد بانفوذ از تمام بخش‌هایی در باهمستان که ابتکارعمل یا پروژه شما بر کار آن‌ها اثر می‌گذارد (مثلا نهادهای مذهبی، مدارس، پلیس و غیره)
- افرادی که به شکل مستقیم گرفتار مسئله یا مشکل هستند (مثل دانش‌آموزان دبیرستانی و والدین آن‌ها که ممکن است اعضای گروهی باشند که هدفشان کاهش مصرف مواد روان‌گردان است)
- اعضای سازمان‌های محلی
- اعضای گروه‌های مختلف قومی و فرهنگی در باهمستان
- افرادی که می‌دانید به حل مسئله یا مشکل علاقه دارند
- افراد تازه‌وارد به باهمستان و یا جوانانی که تاکنون در فعالیت‌های مشابه مشارکت نداشته‌اند.
یک گروه برنامه‌ریزی در باهمستان تشکیل دهید تا در تدوین برنامه اقدام همکاری کند. این گروه می‌تواند همانی باشد که با شما در تصمیم‌گیری برای راهبردها و اهداف سازمان کمک کرده است. اگر گروه تازه‌ای ایجاد می‌کنید، سعی کنید کمیته برنامه‌ریزی تا حد ممکن متنوع و فراگیر باشد. این گروه باید از تمام گروه‌های باهمستان که مشکل یا مسئله بر آن‌ها اثر داشته، نمایندگی کند.
وقتی همه جمع شدند، این موارد را با هم مرور کنید:
- چشم‌انداز سازمان
- ماموریت آن
- اهداف آن
- راهبردهای آن
- بهره‌مندان و عاملان تغییر (مثل جوانان، والدین و سرپرستان کودکان، رهبران مذهبی)،
- تغییرات پیشنهادی برای بخش‌های باهمستان (مثل مدارس، نهادهای مذهبی، سازمان‌های خدمات عمومی، نهادهای درمانی، دولتی).
برنامه اقدامی که تدوین می‌کنید باید کامل، روشن و به‌روز باشد و مراحل مختلف اقدامات برای تغییرات پیشنهادی را در بر بگیرد. افزون براین، برنامه اقدام باید حاوی اطلاعات و ایده‌هایی باشد که از جلسات هم‌فکری درباره اهداف و راهبردهای خود به دست آورده‌اید. و نیز این‌که چه گام‌هایی باید بردارید که همزمان با حفظ چشم‌انداز و ماموریت به اهدافی که تعیین کرده‌اید، برسید. حالا زمان آن است که تمام اجزای سند راهبردی (چشم‌انداز، ماموریت، اهداف، راهبردها و برنامه اقدام) یکجا شوند. برنامه اقدام شما ممکن است متمرکز بر اهدافی باشد که می‌خواهید به دست آورید، اما مراحل اقدام به شما کمک می‌کند که تعیین کنید چه کارها یا اقدامات مشخصی باید انجام شود تا چشم‌انداز شما تحقق یابد. این‌جا برخی خطوط راهنما برای نوشتن مراحل اقدام ذکر شده است:
اعضای برنامه ابتکارعمل در باهمستان باید تعیین کنند که:
- چه اقدامات یا تغییراتی رخ خواهد داد؟
- چه کسی این تغییرات را پیش خواهد برد؟
- تا چه زمانی این تغییرات رخ خواهد داد و تا چه مدت دوام خواهد یافت؟
- چه منابعی (مثل پول، نیروی انسانی) نیاز است تا این تغییرات رخ دهد؟
- ارتباطات: چه کسی چه اطلاعاتی را باید بداند؟
برنامه اقدام نهایی را با دقت بازبینی کنید و مطمئن شوید که نکته‌ای از قلم نیفتاده باشد.
تمام مفاد برنامه را با در نظر گرفتن جزییات تا انتها پیگیری کنید.
سایر اعضای گروه را کاملا در جریان تمام بخش‌های برنامه قرار دهید.
کلیه مراحل اجرا و کیفیت فعالیت‌ها را رصد و مستند کنید.
در پایان کار یک مراسم اختتامیه برگزار کنید و گزارشی از نتایج به دست آمده را در اختیار همه ذینفعان قرار دهید.
بعد از تدوین برنامه اقدام: به اعضا مسئولیت‌هایی را بسپارید که قول انجامش را داده‌اند. اجرای برنامه اقدام اغلب به سادگی تنظیم آن نیست. برای اجرای این برنامه نیاز به نیروی انسانی دارید که احتمالا تعداد زیادی از آن‌ها را از بین داوطلبان انتخاب می‌کنید. همکاری داوطلبان هم علیرغم مزایا و محاسن زیادی که دارد اما این همکاری اگر به درستی و با شناخت کامل از نیروی داوطلب تعریف نشود می‌تواند بر کیفیت برنامه تاثیر منفی بگذارد. با این حال با انجام چند اقدام ساده می‌توانید کیفیت همکاری داوطلبانه و اجرای برنامه اقدام را بالاتر ببرید:
- حفظ ارتباط تلفنی پرسنل با داوطلبانی که اغلب مشارکت فعالانه‌تری دارند و مسوولیت‌پذیرتر هستند.
- نوشتن شرح خدمات فردی برای داوطلبان و پرسنل بر اساس گام‌های عملی که در برنامه اقدام آمده است.
- تهیه برنامه‌های زمان‌بندی دقیق و مشخص.
- دریافت گزارش‌های عملکرد به صورت منظم از پرسنل و داوطلبانی که مسوولیت انجام کاری را به عهده گرفته‌اند.
- برگزاری مراسم اختتامیه و قدردانی از نیروهای همکار در برنامه.
برنامه اقدام را به طور منظم پیگیری و بازبینی کنید و پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری را در سازمان به یک اصل ثابت تبدیل کنید.
طرح اقدام برای [نام باهمستان و یا پروژه/ابتکارعمل]
حوزه مورد نظر در باهمستان : ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تغییرات مورد نظر در باهمستان : ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
سازمان (ها) و گروه (های) همکار: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
منطقه باهمستان: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
مراحل اقدام:
مراحل
اقدام
چه
کسی
تا چه زمانی
منابع و پشتیبانی
موجود / مورد نیاز
موانع و مخالفت
احتمالی
برنامه ارتباطاتی
برای اجرا
چه کاری
باید انجام شود؟
چه کسی اقدام خواهد کرد؟
تا چه زمانی اقدامات انجام خواهد شد؟
منابع موجود
منابع مورد نیاز (مثل پول، نیروی انسانی، حمایت سیاسی و غیره)
کدام افراد یا نهادها شاید مخالف باشند
کدام افراد و نهادها باید چه اطلاعاتی را بدانند و یا در اقدامات دخیل باشند؟
مرحله ۱
با مسئولیت: ـــــــــــــ
مرحله ۲
با مسئولیت: ـــــــــــــ
مرحله ۳
با مسئولیت: ـــــــــــــ
مرحله ۴
با مسئولیت: ـــــــــــــ