القسم 2: تطوير مهارات التيسير

• ما هي مهارات التيسير؟
• لماذا نحتاج إلى مهارات التيسير؟
• كيف نييسِّر؟
• كيف نخطّط لعملية تيسير جيّدة؟
• تيسير اجتماع أو جلسة تخطيط: ما الذي يعنيه ذلك؟
• مهارات وإرشادات للميسّر
• التعامل مع المشوِّشين: تدابير وقائية وتدخّلات

ما هي مهارات التيسير؟

يتركّز توجّه المنظّمات المجتمعية على العمل، فثمّة مشكلات ومسائل طارئة ينبغي أن نعالجها ونحلّها في مجتمعاتنا المحلّية. لهذا السبب اجتمعنا في الأساس، أليس كذلك؟ ولكن، لكي تكون المجموعات ناجحة فعلاً، يجب أن نكرّس بعض الوقت للتركيز على المهارات التي يستخدمها أعضاؤنا وقادتنا من أجل حصول هذا العمل كلّه، وذلك داخل منظّماتنا وخارجها.

وتُعتبر مهارات التيسير إحدى أهمّ المهارات للقادة والأعضاء. فهي المهارات "العملية" التي نستخدمها لتوجيه وقيادة أجزاء أساسية من عملنا التنظيمي مع مجموعات من الناس، كالاجتماعات، وجلسات التخطيط، وتدريب أعضائنا وقادتنا.

سواء كان اجتماعاً (كبيراً أو صغيراً) أو دورة تدريبية، ينبغي أن يقوم شخص ما بتصميم عملية العمل الجماعي وتوجيهها، لتتمكّنوا من تحقيق غاياتكم وإنجاز ما خطّطتم له. إذ فيما قد تقوم مجموعة من الأشخاص بوضع جدول الأعمال وتحديد الغايات، ينبغي أن يركّز شخص واحد على كيفية تناول جدول أعمالكم وتحقيق هذه الغايات بطريقة فعّالة. وهذا هو الشخص الذي نسمّيه "الميسّر".

إذاً، بماذا يختلف التيسير عن ترؤُّس الاجتماع؟

حسناً، إنّه يختلف ولا يختلف في الوقت نفسه. فللتيسير ثلاثة مبادئ رئيسية:

• الميسّر هو دليل يساعد الناس على تناول عملية ما معاً، وليس مرجع الحكمة والمعرفة. وهذا يعني أنّ وظيفة الميسّر لا تكمن في إعطاء الآراء بل في استنباط آراء أعضاء المجموعة وأفكارهم.

• يركّز التيسير على كيفية مشاركة الأشخاص في عملية التعلُّم أو التخطيط، وليس فقط على ما يتمّ إنجازه.

• الميسّر حيادي ولا يتحيّز أبداً.

يرى أفضل رؤساء الاجتماعات أنفسهم كميسّرين. صحيح أنّه عليهم إنجاز جدول الأعمال والتأكّد من أنّ المسائل المهمّة قد نوقشت، وأنّ القرارات والخطوات قد اتُّخذت، غير أنّ الرؤساء الجيّدين لا يشعرون أنّ عندهم جميع الإجابات أو أنّه عليهم التكلّم طوال الوقت. الأهمّ هو ما يريد المشاركون في الاجتماع قوله. إذاً، ركّزوا على كيفية تنظيم الاجتماع وإدارته للتأكّد من أنّ الجميع يستطيعون أن يشاركوا. ويشمل ذلك أموراً من مثال:

• الحرص على أن يشعر الجميع بالراحة في المشاركة

• تطوير بنية تسمح بسماع أفكار الجميع

• جعل الأعضاء يحبّذون مساهمتهم في الاجتماع

• الحرص على أن تشعر المجموعة بأنّ الأفكار والقرارات نابعة منها، وليس من القائد فقط

• دعم أفكار الجميع وعدم انتقاد أيّ شخص على ما قاله

لماذا نحتاج إلى مهارات التيسير؟

إذا أردتم أن تخطّطوا بشكل جيّد، وأن تحافظوا على انخراط الأعضاء، وأن تطوّروا فرص قيادة حقيقية في منظّمتكم ومهاراتٍ لدى أعضائكم، فإنّكم تحتاجون إلى مهارات التيسير. وكلّما زادت معرفتكم بكيفية تصميم عملية تعلُّم وتخطيط جيّدة وإدارة هذه العملية، ازداد شعور أعضائكم بالتمكّن من أفكارهم الخاصة ومشاركتهم، وحافظوا على استثمارهم في منظّمتكم، وتولّوا المسؤولية وشعروا بالانتماء أكثر فأكثر، فتتحسّن اجتماعاتكم.

كيف نيسِّر؟

تشكّل الاجتماعات جزءاً كبيراً من حياتنا التنظيمية. إذ يبدو أنّنا دائماً ننتقل من اجتماع إلى آخر. إنّ القسم التالي من عدّة العمل المجتمعي يتناول بتعمّق التخطيط وإجراء الاجتماعات الجيّدة. ولكن في هذا القسم، سنتطرّق إلى المهارات العملية التي يجب أن يتمتّع بها قادة الاجتماعات الجيّدون. وينبغي أن نتذكّر أنّ مهارات التيسير هذه ليست مفيدة للاجتماعات فحسب: فهي أيضاً مفيدة للتخطيط، و"تنشئة" قادة جدد، وحلّ النزاعات، والمحافظة على تواصل جيّد في منظّمتكم.

هل يستطيع أيّ شخص تعلُّم كيفية تيسير اجتماع ما؟

نعم، إلى حدّ ما. فأن نكون ميسّرين جيّدين هو مهارة وفنّ في الوقت نفسه. إنّه مهارة لأنّ الأشخاص يستطيعون تعلُّم تقنيات معيّنة وتحسين قدرتهم مع الممارسة. ومن جهة ثانية، فهو فنّ لأنّ بعض الأشخاص يتمتّعون بموهبة في هذا المجال أكثر من غيرهم. أحياناً، يُطلَب من قادة المنظّمات أن يقوموا بتيسير الاجتماعات: لذلك، ينبغي على رؤساء مجالس الإدارة أن يتدرّبوا على كيفية التيسير. ولكن، ثمّة اجتماعات وجلسات تخطيط أخرى لا تتطلّب أن يقوم أيّ شخص واحد بدور الميسّر، فتستطيع منظّمتكم الاستفادة من الأعضاء الذين يتمتّعون بالمهارة والموهبة.

بتعبير آخر، إنّ التيسير يعني في الحقيقة:

• فهم غايات الاجتماع والمنظّمة

• الحفاظ على التزام المجموعة بجدول الأعمال والتقدّم به

• إشراك الجميع في الاجتماع، بما في ذلك تشجيع المشاركين الصامتين والسيطرة على الميالين إلى الهيمنة

• التأكّد من اتّخاذ القرارات بشكل ديمقراطي

كيف نخطّط لعملية تيسير جيّدة؟

يهتمّ الميسّر الجيّد بمُخرَج الاجتماع أو جلسة التخطيط، وبكيفية مشاركة الأشخاص في الاجتماع وتفاعلهم، وبالعملية أيضاً. وصحيح أنّ تحقيق الغايات والمُخرَجات التي يريدها الجميع مهمّ فعلاً، إلا أنّ الميسّر يريد أيضاً التأكّد من أنّ العملية سليمة، وأنّ الجميع ملتزمون، وأنّ التجربة هي على أفضل نحو بالنسبة إلى المشاركين.

يركّز الميسّر عند التخطيط لعملية اجتماع جيّدة على:

• المناخ والبيئة المحيطة

• الأمور اللوجستية وترتيبات الغرفة

• القواعد الأساسية

إلى ذلك، يضع الميسّر الجيّد خططاً في كلّ من هذه المجالات مسبقاً. فلنلقِ نظرة على بعض التفاصيل:

المناخ والبيئة

ثمّة عوامل كثيرة تؤثّر على مدى شعور الناس بالأمان والراحة حيال التفاعل مع بعضهم البعض والمشاركة. فالبيئة و"المناخ" العام لاجتماع ما أو جلسة تخطيط ما، يشكّلان عاملاً محدِّداً مهمّاً للمشاركة. على سبيل المثال، تشمل الأسئلة الأساسية التي قد تطرحونها على أنفسكم كميسّرين ما يلي:

• هل الموقع مكان مألوف ويرتاح الناس فيه؟ في الواقع، إذا كنتم تخطّطون لعقد اجتماع تفاعلي حول طاولة مؤتمرات في مكتب رئيس البلدية، فقد يشعر بعض الأشخاص بالحرج وبأنّهم خارج بيئتهم. لذلك، من الأساسي اختيار موقع مريح ومألوف.

• هل يسهل على الجميع الوصول إلى مكان الاجتماع؟ هل أمّنتم النقل أو المرافقة لمساعدة الأشخاص على الوصول إلى المكان في حال لم يكن الوصول سهلاً؟ من الناحية النفسية، إذا شعر الأشخاص بأنّ المكان بعيد جداً عنهم أو إذا شعروا بأنّ موقعه "خطير"، قد يدفعهم ذلك إلى عدم المجيء، من الأساس. وإذا جاؤوا، فقد يصلون وهم يشعرون بأنّه لم يكن مرغوباً بهم فعلاً أو بأنّ احتياجاتهم لم تؤخذ بعين الاعتبار فعلاً. وقد يشكّل ذلك تهديداً فعلياً للتواصل والمشاركة. تذكير آخر: هل يستطيع الأشخاص المعوّقون استخدام المكان أيضاً؟

• هل مساحة المكان مناسبة؟ هل هي كبيرة جداً؟ هل هي صغيرة جداً؟ إذا كنتم تريدون أن تشعر مجموعة التخطيط بأنّها فريق، فإن قاعة الاجتماع الكبيرة قد تسبّب الإحراج لـ10 أو 15 شخصاً فقط وقد تجعل الأشخاص يشعرون بالارتباك ويميلون إلى الصمت. من جهة أخرى، إذا كنتم تنظّمون اجتماعاً لمجموعة من 30 شخصاً، فإنّ غرفة مؤتمرات صغيرة يزدحم فيها الأشخاص ولا يرتاحون قد تؤدّي إلى التشويش: تحرُّك الأشخاص في مقاعدهم، ووقوفهم لإراحة أرجلهم، والترويح عن نفسهم. وقد يسبّب ذلك خرقاً فعلياً لجوّ اجتماعكم أو جلسة تخطيطكم وطابعهما. فأنتم تريدون أن يبقى الأشخاص مركِّزين ومرتاحين. القاعدة: اختاروا غرفة يتناسب حجمها مع حجم مجموعتكم.

الأمور اللوجستية وترتيبات الغرفة

صدّقوا أو لا تصدّقوا: إنّ طريقة جلوس الأشخاص، وما إذا كانوا جائعين، وما إذا كانوا يستطيعون السماع، جميع هذه العوامل قد تُنجِح عملية تخطيطكم أو قد تُفشِلها. وكميسّرين، ينبغي أن تولوا اهتماماً كبيراً للأمور اللوجستية في الاجتماع، بغضّ النظر عمّا إذا كنتم مسؤولين عنها أم لا. في ما يلي بعض الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار:

• ترتيبات الكراسي: إنّ ترتيب الكراسي على شكل دائري أو حول طاولة يشجّع على النقاش، والمساواة، والإلفة. فوقوف المتحدّثين على منصّات ونمط المحاضرات في الجلوس يُشعِران الناس بالحرج والأجواء الرسمية. لذلك، عليكم تجنّبهما مهما كلّف الأمر.

• أماكن لتعليق المطبوعات: قد تستخدمون الكثير من المطبوعات أو غيرها من اللافتات في أثناء اجتماعكم. هل يمكنكم استخدام الأشرطة اللاصقة من دون إتلاف الجدران؟ هل توجد مساحة كافية لتُبقوا المواد المهمّة مرئية بدلاً من وضعها جانبا؟

• ورقة تسجيل الحضور: هل من طاولة يستخدمها الأشخاص؟

• الضيافة: الجوع سيلهي الأشخاص حتماً عن الاجتماع. إذا كنتم ستقدّمون ضيافة فمَن سيجلبها؟ هل تحتاجون إلى مقابس لإعداد القهوة والشاي؟ هل يمكنكم وضع الضيافة بحيث يستطيع الأشخاص الحصول على الطعام من دون تشويش الاجتماع؟ مَن سينظّف بعد الاجتماع؟

• الميكروفونات والأجهزة السمعية البصرية: هل تحتاجون إلى ميكروفون/مذياع؟ إلى كاميرات فيديو؟ هل يستطيع أحد الأشخاص تحضير الأجهزة واختبارها قبل أن تبدؤوا؟

من أجل توفير بيئة آمنة ومريحة، ينبغي أن يأخذ الميسّر الجيّد بعض النقاط الأخرى بعين الاعتبار. كيف تحمون الأشخاص الذين يقلقون من مهاجمة أفكارهم أو السخرية منها؟ كيف تضعون حدّاً لكثيري الكلام الذين يميلون إلى الهيمنة ولكن مع جعلهم في الوقت نفسه يحبّذون مشاركتهم؟ يكمن جزء كبير من الإجابة في القواعد الأساسية.

القواعد الأساسية

يعتمد معظم الاجتماعات نوعاً من القواعد العملية. فبعض المجموعات تستخدم "قواعد روبرت التنظيمية" (إجراءات برلمانية) لإدارة اجتماعاتها، فيما يلجأ آخرون إلى قواعد اعتمدوها مع الوقت. عندما تريدون أن تتواصل المشاركة وأن يشعر الأشخاص فعلاً بالاستثمار في اتّباع القواعد، فإنّ أفضل طريقة هي قيام المجموعة بتطوير القواعد كإحدى الخطوات الأولى في العملية. إن من شأن ذلك أن يبني حسّاً من القوّة لدى المشاركين ("مهلاً، هي لا تقول لنا كيف نتصرّف. فنحن نحدّد ما نراه مهمّاً!")، وحسّاً أكبر بكثير من الاستثمار في اتّباع القواعد. والقواعد الأساسية الشائعة هي:

• لا يتكلّم أكثر من شخص واحد في الوقت نفسه

• ارفعوا أيديكم إذا أردتم أن تتكلّموا

• استمعوا إلى ما يقوله الأشخاص الآخرون

• أفكار الآخرين لا يُسخَر منها أو لا تُهاجَم

• عودوا في الوقت المحدّد بعد الاستراحات (إذا كان الاجتماع طويلاً)

• احترموا بعضكم بعضاً

في ما يلي عملية لتطوير القواعد الأساسية:

• ابدؤوا بإخبار الأشخاص أنّكم تريدون وضع بعض القواعد الأساسية التي سيتّبعها الجميع في خلال الاجتماع. علّقوا ورقة مطبوعة فارغة على الحائط بعنوان "القواعد الأساسية".

• اطلبوا اقتراحات من المجموعة. إذا لم يقل أيّ شخص شيئاً فابدؤوا بوضع اقتراح بأنفسكم. فهذا يحثّ الأشخاص عادةً على البدء بإعطاء الاقتراحات.

• اكتبوا أيّ اقتراحات على الورقة المطبوعة. في العادةً تكون الطريقة الأكثر فعاليةً هي "مراجعة" المجموعة بكاملها قبل كتابة فكرة ما ("اقترحت سلمى أن نرفع أيدينا إذا أردنا أن نتكلّم. هل يوافق الجميع على ذلك؟"). وبعد أن تكونوا قد وضعتم 5 أو 6 قواعد جيّدة، اسألوا ما إذا كان لدى أيّ شخص اقتراحات أخرى.

• عندما تنتهون، اسألوا المجموعة ما إذا كانت موافقة على هذه القواعد الأساسية ومستعدّة لاتّباعها. واحرصوا على أن يقول الأشخاص فعلاً "نعم" بصوت عالٍ. فهذا يشكّل فرقاً!

تيسير اجتماع أو جلسة تخطيط: ما الذي يعنيه ذلك؟

تناولنا ما يكفي من الخلفية. الآن، فلنتطرّق إلى الأجزاء الثلاثة الرئيسية للتيسير:

• عملية الاجتماع

• مهارات وإرشادات لتوجيه العملية

• التعامل مع المشوِّشين: التدابير الوقائية والتدخّلات

عملية الاجتماع

كما قلنا سابقاً، فإنّ الميسّر مسؤول عن توفير مناخ وجوّ عمل "آمنَين" للاجتماع. ولكنكم ربّما تتساءلون: "ما الذي أقوم به فعلياً في أثناء الاجتماع لتوجيه العملية؟" في ما يلي الخطوات الأساسية التي قد تكون دليلكم للتيسير:

1. ابدؤوا الاجتماع في الوقت المحدّد

قليلون منّا يبدؤون اجتماعاتنا في الوقت المحدّد. والنتيجة؟ يشعر الذين يأتون في الوقت المحدّد بأنّهم ظُلِموا لأنّهم أسرعوا في المجيء! إذاً، ابدؤوا بعد مرور ما لا يزيد عن خمس دقائق، أوعشر دقائق كحدّ أقصى، واشكروا جميع مَن أتى في الوقت المحدّد. وعند وصول المتأخّرين، لا توقفوا عملكم للترحيب بهم، بل انتظروا إلى ما بعد الاستراحة أو أيّ وقت مناسب آخر لكي يعرّفوا عن أنفسهم.

1. رحّبوا بالجميع

احرصوا على الترحيب بجميع مَن حضر. لا تتذمّروا من حجم المجموعة إذا كان الإقبال ضعيفاً! فهذا أكثر ما يُضعِف اهتمام الأشخاص الذين جاؤوا. اشكروا جميع الحاضرين على قدومهم، وحلّلوا الإقبال لاحقاً. اكتفوا بمَن حضر.

1. قوموا بالتعريفات

ثمّة طرق كثيرة ليعرّف الأشخاص عن أنفسهم بطريقة أفضل من مجرّد أن يذكر لك مشارك اسمه على التوالي. ويجب أن تعتمد أنواع التعريفات التي تقومون بها على نوع الاجتماع الذي تعقدونه، وعدد الأشخاص، والغايات العامة للاجتماع، وأيّ نوع من المعلومات قد يكون من المفيد معرفتها. في ما يلي بعض الأسئلة الأساسية التي قد تطلبون من الأعضاء إدراجها ضمن تعريفاتهم:

• كيف اشتركتم للمرّة الأولى في منظّمتنا؟ (إذا كان جميع الأشخاص قد اشتركوا سابقاً ولكنّ المشاركين لا يعرفون بعضهم بعضاً جيّداً)

• ما الذي تريدون معرفته عن منظّمتنا؟ (إذا كان الاجتماع يرمي إلى تعريف منظّمتكم إلى منظّمة أخرى)

• ما هو أكثر ما يُغضِبكم حيال هذه المشكلة؟ (إذا كان الاجتماع منعقداً للتركيز على مشكلة محدّدة)

أحياناً، نربط التعريفات بأمر يُسمّى "تمرين التعارف". فمن شأن تمارين التعارف أن:

• تكسر مشاعر عدم الإلفة والخجل

• تساعد الأشخاص على تغيير الأدوار - من أنفسهم "المهنية" إلى أنفسهم "الأكثر إنسانية"

• تبني حسّاً من الانتماء إلى الفريق

• تطوّر فرصاً للتشبيك

• تساعد على التعبير عن مهارات المشاركين وخبراتهم

في ما يلي بعض الطرق للقيام بالتعريفات وتمارين التعارف:

• في مجموعات ثنائية، يلتفت الأشخاص إلى مَن يجلس بجانبهم ويقولون إسمهم، وإسم منظّمتهم، وثلاث وقائع أخرى عن أنفسهم قد لا يعرفها الآخرون. ثمّ، تقوم المجموعات الثنائية بالتعريف عن بعضها البعض للمجموعة الكبرى. فمن شأن ذلك أن يساعد الغرباء على التعارف، وأن يُشعِر الأشخاص بالأمان -- فهم أصبحوا يعرفون مسبقاً شخصاً واحداً على الأقلّ، ولم يكن عليهم إعطاء المعلومات مباشرةً أمام مجموعة كبيرة في بداية الاجتماع.

• تُشكَّل مجموعات صغيرة وتعمل كلّ منها على حلّ لغز. ويعرّف الأشخاص عن أنفسهم إلى مجموعاتهم قبل البدء بالعمل. فهذا يساعد على بناء حسّ من العمل الجماعي.

• في مجموعة أكبر حجماً، يقوم الجميع بكتابة تصريحَين صحيحَين عن أنفسهم وآخر خاطئ. ثمّ، يقرأ كلّ شخص تصريحاته، وتحاول المجموعة بكاملها اكتشاف التصريح الخاطئ. فهذا يساعد الأشخاص على التعارف والارتياح.

• نعطي كلّ مشارك استبياناً، فيقوم المشاركون باستجواب بعضهم البعض لإيجاد الإجابات. تتناول الأسئلة المهارات، والخبرة، والآراء حول المسألة التي ستعملون عليها، ... وعندما ينتهي الجميع، يعرض الأشخاص الإجابات التي حصلوا عليها.

ولدى القيام بالتعريفات وتمارين التعارف، من المهمّ أن نتذكّر ما يلي:

• يحتاج كلّ مشارك إلى الاشتراك في النشاط. والاستثناء الوحيد قد يكون المتأخّرين الذين يصلون بعد الانتهاء من التعريفات. في أوّل فرصة ممكنة، اطلبوا من المتأخّرين أن يقولوا أسماءهم وأيّ معلومات أخرى تشعرون أنّه يجب أن يفصحوا عنها حتى يشعر الجميع بالراحة والمساواة.

• راعوا الثقافة، والسنّ، والجندر، والمستويات العلمية لدى المشاركين، وأيّ عوامل أخرى عندما تقرّرون كيفية القيام بالتعريفات. على سبيل المثال، قد يكون النشاط الذي يتطلّب اتّصالاً جسدياً أو قراءة ورقة تعليمات طويلة غير مناسب لمجموعتكم. إضافةً إلى ذلك، لا تنسوا ما الذي تريدون إنجازه من خلال النشاط. ولا تتّخذوا قراراً بالقيام بأمر ما فقط لانّه يبدو مسلّياً.

• من المهمّ أن نجعل الجميع يشعرون بأنّه موضع ترحيب وبأنّه يجري الاستماع إليهم في بداية الاجتماع. وإلا، قد يشعر المشاركون بعدم الراحة وبأنّهم غير مقدَّرين حق قدرهم، وقد لا يشاركوا جيّداً فيما بعد. علاوةً على ذلك، قد تفوّتون بعض الفرص الذهبية إنْ لم تأخذوا بعض المعلومات الأساسية عن الحاضرين. على سبيل المثال، قد يكون رئيس تحرير صحيفة مهمة في الغرفة، ولكن، إنْ لم تعلموا ذلك فستفوّتون فرصة مقابلة محتملة أو تغطية خاصة.

• ولا تنسوا أن تعرّفوا عن أنفسكم. فأنتم تريدون الحرص على بناء بعض المصداقية لعملكم  في تيسير الاجتماع، كما أنّكم تريدون أن يعرف الأشخاص بعض الأمور عنكم. ولا تعني المصداقية أنّكم حائزون شهادة جامعية أو تتمتّعون بـ 15 عاماً من الخبرة في التيسير، بل هي تعني بكلّ بساطة أن تفصحوا عن جزء من خلفيّتكم ليعرف الأشخاص لماذا تقومون بالتيسير وما الذي قادكم إلى التكلّم.

• راجعوا جدول الأعمال، والأهداف، والقواعد الأساسية للاجتماع

راجعوا ما الذي سيجري في الاجتماع، واسألوا المجموعة للتأكّد من أنّهم يوافقون على جدول الأعمال وأنّه يروق لهم. فربّما أراد أحدهم التعليق واقتراح أمر مختلف قليلاً. فهذا يبني حسّاً من الانتماء إلى الاجتماع، ويجعل الأشخاص يعرفون مبكراً أنّ دوركم هو تيسير عمليتهم واجتماعهم لا جدول أعمالكم الخاص.

والأمر نفسه ينطبق على مُخرَجات الاجتماع. فستحتاجون إلى مراجعتها مع المشاركين، وإلى الحصول على رائهم وأفكارهم والتأكّد من أنّها المُخرَجات المرغوب فيها والتي يبحثون عنها. وهذا هو أيضاً توقيت وضع القواعد الأساسية التي تناولناها سابقاً.

1. شجّعوا على المشاركة

يشكّل ذلك إحدى وظائفكم الأساسية كميسّرين. عليكم أن تجعلوا الذين يجب أن يسمعوا يسمعون، والذين يجب أن يتكلّموا يتكلّمون. شجّعوا الناس على أن يفصحوا عن تجاربهم وأفكارهم، وادفعوا أصحاب المعلومات الخلفية ذات الصلة إلى أن يفصحوا عنها في الأوقات المناسبة.

1. التزموا بجدول الأعمال

تميل المجموعات إلى أن تشرد بعيداً عن جدول الأعمال الأساسي، وأحياناً من دون أن تدرك ذلك. عندما تسمعون نقاشاً يشرد عن جدول الأعمال، الفتوا انتباه المجموعة إلى ذلك. يمكنكم أن تقولوا: "هذه مسألة مثيرة للاهتمام، ولكن ربّما علينا العودة إلى النقاش الأساسي."

1. تجنّبوا اتّخاذ القرارات بالتفاصيل

أحياناً، من الأسهل على المجموعات أن تتناقش حول لون المناديل بدلاً من المسائل الحقيقية التي تواجهها. لذلك، ساعدوا المجموعة على ألا تغرق في التفاصيل. واقترحوا بدلاً من ذلك: "ربّما تستطيع اللجنة أن تحلّ هذه المسألة." فهل تريدون فعلاً الغوص إلى هذا الحدّ في التفاصيل؟

1. اطلبوا التزامات

غالباً ما يكون الحصول على الالتزام بالمشاركة المستقبلية إحدى غايات الاجتماع. فأنتم تريدون أن يلتزم القادة ببعض المهام، أو أن يتطوّع الأشخاص للمساعدة في حملة ما، أو أن تدعم المنظّمات مجموعتكم. تأكّدوا من تخصيص الوقت المناسب لطلب الالتزام. وبالنسبة إلى الاجتماعات الصغيرة، أكتبوا أسماء الأشخاص على ورقة إلى جانب المهام التي وافقوا على تولّيها.

وثمّة قاعدة شائعة مهمّة، وهي أنّه يجب ألا يغادر أيّ شخص الاجتماع من دون أن يتولّى القيام بأمر ما. فلا تنهوا الاجتماع أبداً بقول ما يلي: "سنتّصل بكم لنؤكّد لكم كيف يمكن أن ترغبوا بالمشاركة." انتهزوا الفرصة! أشرِكوهم!

1. أغلقوا كلّ بند

ستناقش مجموعات كثيرة الأمور لمدّة تزيد عن المطلوب بعشرة أضعاف، إلا إذا ساعدهم الميسّر على أن يدركوا أنّهم متوافقون في الأساس. لخّصوا الموقف الذي عليه إجماع، أو اطلبوا من شخص ما في المجموعة أن يلخّص نقاط التوافق، ثمّ انتقلوا إلى بند آخر. وإذا اعترض شخص واحد أو شخصان، حاولوا توضيح المسألة قدر الإمكان: "يبدو أن رأي سامر وليلى مختلف حيال هذه القضية، ولكن يبدو أنّ جميع الآخرين يميلون إلى هذا الاتّجاه. ربّما يمكننا أن نقرّر المضي في الاتّجاه الذي تريده غالبية المجموعة، ويمكن لسامر وليلى مراجعتنا بطرق مختلفة لأخذ مخاوفهم بعين الاعتبار." حتّى أنّكم قد تقترحون أخذ استراحة لكي يجتمع سامر وليلى ويأتيا ببعض الخيارات.

إلى ذلك، يهمّ بعض المجموعات كثيراً أن تتوصّل إلى الإجماع على المسائل قبل الانتقال إلى غيرها. وإذا كانت مجموعتكم من هذه المجموعات، احرصوا على قراءة دليل أو كتاب جيّد عن كيفية اتّخاذ القرارات بالإجماع. ولكن، تجد مجموعات كثيرة أنّ التصويت يشكّل طريقة حسنة لاتّخاذ القرارات. وثمّة قاعدة شائعة جيّدة وهي أنّ القرار يجب أن ينال غالبية الثلثَين لكي يُعتَمد. يجب أن يسعى معظم المجموعات إلى الإجماع حيثما أمكن من أجل أن تعمل بشكل جيّد، ولكنها تلجأ إلى التصويت عند الاقتضاء لتكفل تقدّم العملية.

1. احترموا حقوق الجميع

يحمي الميسّر الأشخاص الخجولين والصامتين في الاجتماع، ويشجّعهم على التكلّم. وهو يضطلع أيضاً بالدور المهمّ الذي يقضي بمنع الميّالين إلى الهيمنة من احتكار الاجتماع أو الاستخفاف بأفكار الآخرين.

أحياناً، يهيمن الأشخاص على نقاش ما لأنّهم فعلاً شغوفون بالمسألة ويريدون قول الكثير. في هذه الحال، ثمّة طريقة لتوجيه اهتمامهم وهي اقتراح أن يعملوا ضمن لجنة أو فريق عمل تُعنى بهذه المسألة. ولكن، ثمّة أشخاص آخرون يتكلّمون من أجل التكلّم فقط. تابعوا قراءة هذا الفصل للاطّلاع على بعض الإرشادات حول التعامل مع "المشوِّشين" إذا وُجد شخص كهذا في اجتماعكم.

1. تمتّعوا بالمرونة

أحياناً، ستبرز مسائل مهمّة جداً في الاجتماع، وستأخذ وقتاً أطول بكثير ممّا اعتقدتم. وأحياناً، لا يكون أيّ شخص قد فكّر فيها على الإطلاق. فقد تتجاوزون الوقت المحدّد أو تُضطَرّون إلى تعديل جدول أعمالكم لمناقشتها. احرصوا على حصولكم على موافقة المجموعة على ذلك قبل العمل بجدول الأعمال المعدَّل. إذا لزم الأمر، اطلبوا استراحة تدوم خمس دقائق للاجتماع مع القادة أو المشاركين الرئيسيين من أجل بحث كيفية معالجة المسألة وكيفية إعادة تنظيم جدول الأعمال. استعدوا لتقديم جدول أعمال بديل والتخلّي عن بعض البنود إذا لزم الأمر.

1. لخّصوا نتائج الاجتماع والمتابعات الضرورية

قبل إنهاء الاجتماع، لخّصوا القرارات الأساسية التي تمّ اتّخاذها والأمور الأخرى التي حصلت. وتأكّدوا أيضاً من تلخيص خطوات المتابعة التي تمّ الاتّفاق عليها والتي يجب أن تحصل. ذكّروا الأشخاص بمقدار العمل الجيّد الذي تمّ إنجازه وبالفعالية التي تأملون أن يكون الاجتماع قد حقّقها. عودوا إلى الأهداف أو المُخرَجات لتبيّن مقدار ما أنجزتموه.

1. اشكروا المشاركين

خصّصوا بعض الوقت لشكر الأشخاص الذين حضّروا أموراً معيّنة للاجتماع، أو جهّزوا الغرفة، أو أحضروا الضيافة، أو قاموا بأيّ عمل لكي يحصل الاجتماع. واشكروا جميع المشاركين على مُدخَلاتهم وطاقتهم، وعلى إنجاح الاجتماع.

1. اختموا الاجتماع

ما من أمر يقدّره الأشخاص أكثر من الاجتماع الذي ينتهي في الوقت المحدّد! عادةً، من الجيّد أن نحضّر "اختتاماً" معيّناً للاجتماع، لا سيّما إذا كان طويلاً، أو إذا ما تخلّلته أيّ أوضاع شائكة سبّبت التوتّر، أو إذا قدّم الأشخاص مجهوداً خاصاً للتوصّل إلى القرارات أو وضع الخطط.

وتتمثّل إحدى الطرق الحسنة لاختتام الاجتماع في الطالب من كلّ مَن في الغرفة ليقولوا كلمةً تصف ما يشعرون به الآن بعد أن تمّ إنجاز هذا العمل كلّه. عادةً، ستتلقّون إجابات تتراوح بين "أشعر بالإنهاك" و"أشعر بالحيوية"! حتّى الأشخاص "المنهكون" سيبقون لبعض الوقت قبل المغادرة إذا كان الاجتماع جيّداً.

مهارات وإرشادات للميسّر

في ما يلي بعض النقاط الإضافية التي يجب تذكُّرها والتي ستساعدكم على الاضطلاع بدوركم كميسّرين إلى أقصى الحدود:

1. لا تحفظوا نصاً

حتّى إذا تمّ تحضير جدول الأعمال والنقاط الأساسية التي يجب تناولها تحضيراً جيّداً، يجب أن تكونوا مرنين وطبيعيين. فإذا أحسّ الأشخاص بأنّكم تقرؤون سطوراً قد حفظتموها، فسيشعرون وكأنّكم تستخفّون بهم، ولن يستجيبوا بحرّية.

1. راقبوا لغة الجسد لدى المجموعة

هل يتحرّك الأشخاص في مقاعدهم؟ هل يشعرون بالملل؟ بالتعب؟ هل يبدو أنّهم حائرون؟ إذا بدا أنّ الأشخاص متوتّرون أو مشوَّشون فقد تحتاجون إلى أخذ استراحة، أو تسريع أو إبطاء وتيرة الاجتماع. وإذا بدت الحيرة على وجوه كثيرة جداً فقد يكون عليكم التوقّف ومراجعة المجموعة للتأكّد من أنّ الجميع يعرفون أين وصلتم في جدول الأعمال وأنّ المجموعة تتبعكم.

1. راجعوا المجموعة دائماً

كونوا حذرين عندما تقرّرون إلى أين يجب أن يتوصّل الاجتماع. راجعوا العمل بعد كلّ جزء مهمّ من العملية لمعرفة ما إذا كان لدى أيّ شخص سؤال ما، وما إذا كان الجميع يفهم القرارات التي تمّ اتّخاذها ويوافق عليها.

1. لخّصوا وتوقّفوا

عندما تنتهون من نقطة أو جزء من عملية الاجتماع، لخّصوا ما تمّ القيام به والقرارات التي اتُّخذت، وتوقّفوا لإتاحة المجال للأسئلة والتعليقات قبل المتابعة. وتعلّموا "معرفة" كم يجب أن تتوقّفوا – فإذا كان الوقت قصيراً جداً فلن يتمكّن الأشخاص من طرح الأسئلة، وإذا كان الوقت طويلاً جداً فسيبدؤون بالشعور بعدم الراحة بسبب الصمت.

1. انتبهوا إلى تصرّفكم

خذوا استراحة لتهدؤوا إذا كنتم تشعرون بالتوتّر أو إذا كنتم تفقدون السيطرة. احرصوا على ألا تكرّروا النقاط نفسها، أو تقولوا "آآآآ" متردّدة بين كلّ كلمتين، أو تتكلّموا سريعاً جداً. كذلك، راقبوا صوتكم ووضع جسمكم (هل أنتم قريبون جداً من الأشخاص فيشعرون بالتالي بالحرج، وهل تنظرون إلى أعين الأشخاص لتُشعِروهم بأنّهم معنيّون؟). طريقة تصرّفكم تؤثّر في كيفية شعور المشاركين.

1. أشغِلوا أيديكم

أمسكوا بقلم، أو طبشورة، أو ظهر كرسي. لا تلعبوا بقطع النقد في جيوبكم أو بمفاتيح..!

1. راقبوا كلامكم

احرصوا على ألا تجرحوا أيّ شخص في المجموعة أو تجعلوه ينفر. وتحمّلوا نتيجة الشتائم إذا أردتم استخدامها!

1. استخدموا لغة جسدكم الخاصة

إنّ استخدام لغة الجسد للتحكّم بالديناميات في الغرفة يمكن أن يشكّل أداةً رائعة. إن الاقتراب من مشارك خجول وصامت والطلب منه أن يتكلّم قد يجعله يشعر بالاستعداد أكثر فأكثر، لأنّ هذا يمكنه من النظر إليكم بدلاً من النظر إلى المجموعة الكبيرة، وسيشعر بالتالي بحرج أقلّ. كذلك، فإن السير في الغرفة يجعل الأشخاص يشعرون بأنّهم معنيّون بالعملية. فلا تقفوا في مقدّم الغرفة طوال الاجتماع.

1. لا تنظروا إلى المطبوعات، أو اللوح، أو الجدران عندما تتكلّمون – فهي لن تردّ عليكم!

انتظروا دائماً حتّى تتوقّفوا عن الكتابة وتقفوا مقابل المجموعة حتّى تتكلّموا.

التعامل مع المشوِّشين: تدابير وقائية وتدخّلات

إلى جانب هذه الإرشادات حول التيسير، ثمّة بعض الأمور التي يمكنكم القيام بها لمنع التشويش قبل حدوثه، ولإيقافه عندما يحصل في الاجتماع. وأكثر أنواع المشوِّشين شيوعاً هم الأشخاص الذين يحاولون الهيمنة، والابتعاد باستمرار عن جدول الأعمال، وإجراء الحوارات الجانبية مع الشخص الجالس بجانبهم، أو الأشخاص الذين يظنّون أنّهم على حقّ ويستخفّون بأفكار الآخرين ويهاجمونها.

حاولوا استخدام "التدابير الوقائية" التالية عندما تنظّمون اجتماعكم لتحاولوا استبعاد التشويش:

1. احصلوا على الموافقة على جدول الأعمال، والقواعد الأساسية، والمُخرَجات

بمعنى آخر، اتّفقوا على العملية. فهذه الاتّفاقات على العملية تبني حسّاً من المساءلة المتبادلة والانتماء إلى الاجتماع، والمسؤولية المشتركة عن كيفية إدارة الاجتماع، والاستثمار الجماعي في ما إذا كانت المُخرَجات والغايات تتحقّق.

1. استمعوا بانتباه

لا يكفي أنّ تدّعوا أن تستمعون إلى ما يقوله أحد الأشخاص في الاجتماع. فالأشخاص يستطيعون اكتشاف ذلك. استمعوا جيّداً لتفهموا الفكرة التي يعبّر عنها أحدهم. راجعوا إذا كنتم تلخّصون، واسألوا الشخص دائماً عما إذا كنتم فهمتم فكرته جيّداً.

1. أظهِروا الاحترام للخبرات

لا يمكننا أن نكرر التالي بما يكفي: شجّعوا الأشخاص على الإفصاح عن الاستراتيجيات والقصص من المجال المطروح، والدروس التي تعلّموها. قدّروا خبرات وحكمة الحاضرين في الغرفة.

1. اكتشفوا توقّعات المجموعة

احرصوا على أن تكتشفوا منذ البداية ما هو هدف الاجتماع في رأي المشاركين. وعندما تكتشفون ذلك، وضّحوا ما الذي سيتمّ تناوله في هذا الاجتماع وما الذي لن يتمّ تناوله. َضعوا خططاً لكيفية تناول المسائل التي لن يتمّ التطرّق إليها: دوّنوها واتّفقوا على التطرّق إليها في نهاية الاجتماع، أو اجعلوا المجموعة تتّفق على اجتماع للمتابعة من أجل تناول المسائل العالقة.

ثمّة طرق كثيرة لاكتشاف توقّعات المجموعة حيال الاجتماع: حاولوا أن تطلبوا من الجميع إكمال هذه الجملة: "أريد أن أغادر هذا المكان اليوم وأنا أعرف...(كذا وكذا)". فأنتم لا تريدون أن يجلس الأشخاص في الاجتماع ويشعروا بالغضب لأنّهم في المكان الخاطئ، ولم يسألهم أيّ شخص ما الذي أرادوا تحقيقه هنا. فهؤلاء الأشخاص قد يعبّرون عن إحباطهم في أثناء الاجتماع ويصبحوا أكثر المشوِّشين.

1. التزموا بدوركم كميسّرين

لا يمكنكم أن تكونوا ميسّرين فعّالين ومشاركين في الوقت نفسه. فعندما تخلطون بين هذين الدورين فأنتم  تخاطرون بنفور المشاركين، والتسبّب بالاستياء، وفقدان السيطرة على الاجتماع. قدّموا الاستراتيجيات، والموارد، والأفكار للمجموعة لكي تعمل عليها، ولكن لا تقدّموا الآراء.

1. لا تكونوا دفاعيين

إذا قوبلتم بالتهجم أو الانتقاد، تراجعوا "خطوة في عقلكم" إلى الوراء قبل أن تجيبوا. إذا أصبحتم دفاعيين فأنتم تخاطرون بخسارة احترام المجموعة وثقتها، وقد تتسبّبون بشعور الأشخاص بأنّه لا يمكنهم أن يكونوا صريحين معكم.

1. "اشتروا رضى" المتسلّطين

قد يحوّل هؤلاء الأشخاص اجتماعكم إلى كابوس ما لم يشعروا بأنّ تأثيرهم ودورهم يُقدَّران ويُحترَمان. لذلك، عبّروا عن تقديركم لهم في بداية الاجتماع إنْ أمكن. حاولوا إعطاءهم أدوراً يلعبوها في الاجتماع، كأن يكونوا مثلاً "لجنة استشارية" تشاورونها في الاستراحات، وتراجعونها لمعرفة كيف يسير الاجتماع.

حاولوا استخدام هذه "التدخّلات" في حال حصول التشويش في خلال الاجتماع:

1. اتركوا القرار للمجموعة

إذا هيمن أحد الأشخاص على الاجتماع أو رفض الالتزام بجدول الأعمال، أو ظلّ يعيد الفكرة عينها مراراً وتكراراً، أو تحدّى طريقة تولّيكم الاجتماع:

حاولوا أوّلاً تذكيره بجدول الأعمال المُتَّفق عليه. راجعوا المجموعة إنْ لم ينجح ذلك واسألوها عن رأيها حيال مشاركة هذا الشخص. دعوا المجموعة تدعمكم.

1. استخدموا جدول الأعمال والقواعد الأساسية

إذا ظلّ أحد الأشخاص يشرد عن جدول الأعمال، وأجرى حوارات جانبية طوال مدّة الاجتماع، وتعدّى كلامياً على الآخرين:

إرجعوا إلى جدول الأعمال هذا وهذه القواعد الأساسية، وذكّروا الأشخاص بالاتّفاقات التي عقدتموها في بداية الاجتماع.

1. كونوا صريحين: قولوا ما الذي يجري

إذا كان أحد الأشخاص يحاول تخويفكم، وإذا شعرتم بالإزعاج أو الضعف، وإذا احتجتم إلى دعم المجموعة:

من الأفضل أن تقولوا ما الذي يجري بدلاً من إخفائه. فكلّ شخص سيدرك الديناميات الجارية في الغرفة. وستدعمكم المجموعة إذا كنتم صريحين وواضحين منذ البداية حيال الوضع.

1. استخدموا روح الفكاهة

إذا كان جوّ الغرفة مشحوناً جداً، أوإذا كان هناك أشخاص لم يكونوا يرغبون في حضور الاجتماع، أو إذا كان الأشخاص يخافون/يخجلون من المشاركة، أوإذا كنتم غرباء عنهم: حاولوا الإدلاء بتعليق فكاهي أو قول نكتة. وإذا كانت هذا التعليق يتناولكم شخصياً، فهذا أفضل. فالفكاهة تلطّف الأجواء في جميع الأوقات تقريباً، وهي أحد أفضل مزيلات التوتّر.

1. اقبلوا النقطة أو المسألة أو برّروها:

إذا ظلّ أحد الأشخاص يعبّر عن شكوكه حيال قدرة المجموعة على إنجاز أيّ شيء، أو إذا كان جاف الطبع ويستخفّ باقتراحات الآخرين، أو إذا ظلّ يعيد الفكرة عينها مراراً وتكراراً، أو إذا كان يبدو أنّه يعاني عقدة السلطة: جرّبوا واحدة أو أكثر من هذه المقاربات: أظهِروا أنّكم تفهمون مسألته وأوضحوا له أنّكم تدركون مدى أهمّيتها بالنسبة إليه. برّروا المسألة من خلال قول التالي: "إنّها نقطة مهمّة جداً، وأنا متأكّد/ة من أنّنا جميعاً ندرك أهمّيتها." اتّفقوا على أن تتطرّقوا إلى مسألته لمدّة قصيرة من الوقت ("حسناً، فلنتطرّق إلى مسألتك لـ5 دقائق، ثمّ علينا الانتقال إلى بند آخر.") وإذا لم ينجح ذلك، اتّفقوا على إرجاء المسألة إلى نهاية الاجتماع، أو شكّلوا لجنة لمواصلة البحث فيها.

1. استخدموا لغة الجسد

إذا استمرّت الحوارات الجانبية، أوإذا كان يجب أن يشارك الأشخاص الصامتون، أوإذا وجب إعادة تركيز الانتباه: استخدموا لغة الجسد. أواقتربوا من كثيري الكلام أو من الصامتين. انظروا إليهم للفت انتباههم وإيصال ما تريدون قوله.

1. خذوا استراحةً

إذا لم تنجح التكتيكات الأقلّ مواجَهةً، واستمرّ أحد الأشخاص في التعدّي كلامياً على الآخرين، أوتقليب الأوراق، أومقاطعة الآخرين: في حال جرّبتم جميع الاقتراحات أعلاه ولم ينجح أيّ منها فقد يكون قد حان الوقت لأخذ استراحة، ودعوة الشخص المشوِّش إلى خارج الغرفة وإخباره بطريقة مهذّبة ولكن حازمة برأيكم في مدى التشويش الذي يسبّبه تصرّفه للمجموعة. أوضحوا أنّه على التشويش أن يتوقّف. ولكن، حاولوا أيضاً اكتشاف ما الذي يجري، وابحثوا في احتمال وجود طرق أخرى لمخاطبة مخاوف هذا الشخص.

1. واجهوا في الغرفة

إذا فشلت جميع الطرق الأخرى، وإذا كنتم متأكّدين من أنّ الأمر لن يسبّب ردّ فعل عنيفاً، وإذا كانت المجموعة ستدعمكم، وإذا جرّبتم جميع الطرق الأخرى: واجهوا الشخص المشوِّش بطريقة مهذّبة ولكن حازمة جداً في الغرفة. وقولوا له بوضوح شديد أنّ التشويش يجب أن يتوقّف الآن. استخدموا لغة الجسد لتشجيع أعضاء المجموعة الآخرين على دعمكم. هذا حتماً هو الحلّ الأخير عندما يتوجّب اتّخاذ الإجراءات ولم يبقَ أيّ بديل آخر!