Sección 2. Promover la participación entre grupos diversos

• ¿Qué significa identificar participantes potenciales entre grupos diversos?

• ¿Por qué identificar participantes potenciales entre grupos diversos?

• ¿Cuándo identificar participantes potenciales?

• ¿Cómo identificar participantes potenciales?

• ¿Cuáles son los diferentes sectores de una comunidad?

Groucho Marx (un famoso comediante y actor estadounidense) dijo una vez, "Nunca me afiliaría a ninguna organización que me invitara a ser miembro". Bien, nosotros querríamos a Groucho en nuestra organización, y (si él estuviera vivo) creemos que podríamos conseguir que se nos uniera. Lo queremos así porque deseamos atraer a miembros de todos los sectores de la comunidad, y de eso precisamente es de lo que se trata esta sección.

¿Qué significa identificar participantes potenciales entre grupos diversos?

¿Quiénes son los miembros potenciales del grupo o la organización? La respuesta es, “prácticamente todo mundo". Existen muy pocas personas en la comunidad que nunca podrían ser miembros, lo cual constituye un punto sorprendente y provechoso a tener en cuenta. En realidad, prácticamente todos podrían volverse miembros si verdaderamente así se desea y si se trabaja arduamente para que se afilien.

Por supuesto, (probablemente) no se desee atraer a todos en la comunidad, ya que, por más ambiciosos que seamos, todos tenemos límites. Probablemente se desee mantener al grupo en una dimensión maniobrable. Al mismo tiempo, es buena idea mantener los ojos bien abiertos en todas las partes de la comunidad para encontrar miembros potenciales.

Esta sección ayudará a explicar por qué. Después, mostrará cómo identificar los diversos sectores de una comunidad y luego a comenzar a preparar una lista diversa y extensa de miembros potenciales – gente que podría apoyar y trabajar por la causa.

¿Por qué identificar participantes potenciales entre grupos diversos?

A continuación presentamos cuatro razones excelentes:

• Porque si se puede atraer a esa clase diferente de miembros al grupo, éste será más representativo de la totalidad de la comunidad; el grupo estará listo para ganar apoyo más amplio en la comunidad.
• Porque con un número de miembros multi-sectoriales, probablemente se expresarán y discutirán más opiniones diferentes; eso significa que podrán tomarse mejores decisiones.
• Porque un diverso número de miembros multi-sectoriales normalmente representa también una afiliación más amplia – se tendrá por consiguiente más talento, y además más especies de talento variado a disposición de la organización.
• Porque los contactos y conexiones establecidos en un grupo diverso y multi-sectorial conducen a nuevos vínculos con la comunidad. Además, estos vínculos pueden fomentar nuevas iniciativas comunitarias que de otra manera nunca podrían haber existido.

¿Cuándo identificar participantes potenciales?

La respuesta es, en cualquier momento... sin embargo, será un momento especialmente adecuado cuando se esté:

• Comenzando una campaña para aumentar el número de miembros
• Llevando a cabo una campaña
• Queriendo expandir la afiliación de miembros o ampliar la base de miembros

La afiliación no tiene temporadas; se puede pensar en ella los 365 días del año. El mejor momento para hacerlo podría ser ahora mismo.

¿Cómo identificar participantes potenciales?

Es un proceso muy simple. Consta de dos pasos:

• Conocer los diferentes sectores de la comunidad. (Vea el encabezado más adelante)
• Identificar y hacer una lista de los principales miembros potenciales dentro de cada sector.  (Vea el encabezado siguiente al mencionado anteriormente)

Aquí existe la suposición de que luego de haber localizado a los miembros potenciales, se irá tras ellos y se trabajará para reclutarlos para la causa. Identificar a esos miembros y luego detenerse allí tiene poco valor; lo que se necesita es ponerlos a bordo. La identificación es sólo una parte del proceso. Las estrategias y técnicas para acercarse a miembros potenciales, una vez que se hayan encontrado, se abordan en las próximas secciones de este capítulo, Escribiendo Cartas a Participantes Potenciales y Contactando Personalmente con Participantes Potenciales.

¿Cuáles son los diferentes sectores de una comunidad?

Los sectores de una comunidad son sus partes componentes básicas. Prácticamente todo lo que existe tiene tales componentes. Los seres vivos tienen órganos y células; las naciones, pueblos y ciudades; las galaxias, estrellas. En una comunidad las partes componentes básicas son generalmente llamadas sectores.

Piense en los sectores como los pedazos de una torta. Aquí presentamos un modo de rebanarla.

Instituciones sociales

• Entre estos sectores los principales son los que llamamos instituciones sociales. Éstas son estructuras sociales amplias y poderosas, las cuales en gran medida guían y controlan la vida de la comunidad. En cualquier comunidad probablemente entre éstas se incluyan:
  • Escuelas, especialmente escuelas públicas, colegios y universidades locales y posiblemente escuelas privadas y parroquiales.
  • Iglesias, las cuales además pueden incluir organizaciones y grupos dentro de ellas – y paralelamente grupos de distintas religiones o ecuménicos.
  • Empresas, particularmente grandes empleadores y/o negocios productivos, que actúan individualmente o a través de grupos colectivos, como por ejemplo la Cámara de Comercio.
  • Medios Publicitarios, incluyendo periódicos locales, radios y estaciones de TV locales, televisión por cable local y otras publicaciones comunitarias locales.
  • Gobernaciones locales o provinciales; en algunos casos también gobernaciones de distrito.

Éstos son cinco sectores clave (o cinco grandes porciones de la torta). ¿Debería alguno de ellos, o eventualmente todos, estar representado en el grupo? Posiblemente. Las desventajas parecen pocas. Las ventajas son que ellos pueden otorgarle al grupo poder y alcance adicionales. Esto es un gran beneficio para el grupo, lo cual debe ser considerado cuidadosamente. Por lo menos, los miembros potenciales deberían ser listados de entre estos sectores claves; luego se  puede decidir cuánto se desea perseguir a cada uno de ellos. Puede haber otras instituciones sociales que se consideren importantes. Agréguelas a la lista.

Otras organizaciones comunes.

Existen otras organizaciones importantes, o sectores menores, que son del mismo modo comunes a la mayoría de las comunidades. A continuación se encuentran algunas de ellas:

Clínicas Centros de cuidado Clubes o asociaciones étnicas Grupos de pasatiempos Hospitales Autoridades de la vivienda Bibliotecas Grupos vecinales

Organizaciones de padres-maestros Asociaciones profesionales Escuelas profesionales Grupos recreativos Grupos religiosos Asociaciones de servicio (El Club Rotario, etc.) Agencias de servicio social Grupos de ex -combatientes de guerra

Grupos especializados.

También puede haber uno o más grupos especializados en la comunidad, o cerca de ella, que pueden ayudar a la causa. Este grupo específico dependerá de los propósitos del propio grupo. Supóngase, sólo como ejemplo, que:

El  grupo está interesado en:	Entonces un buen grupo para contactar podría ser:
Recreación juvenil	Departamentos recreativos Entrenadores (en actividad y retirados) Conjuntos deportivos profesionales Gimnasios y clubes de salud locales
Conservación de la vida silvestre	Comisiones de preservación Departamentos escolares de biología Proveedores de licencias de caza y pesca Tiendas para actividades al aire libre
Salud mental	Centros de salud mental Asociaciones de salud mental Asociaciones de proveedores de servicios Asociaciones de consumidores

Algunos grupos especializados pueden ser no muy notorios en la comunidad y difíciles de localizar, pero si se continúa rastreándolos, se los encontrará.  El esfuerzo se verá retribuido.

Ciudadanos individuales.

Finalmente, puede haber ciudadanos individuales que podrían estar interesados en lo que la organización está haciendo, y a quienes se les podría reclutar para la causa.

Estos son los sectores básicos o partes componentes de la mayoría de las comunidades. A pesar de que este conocimiento general es provechoso, por supuesto, lo que la organización quiere es no solamente categorías generales, sino nombres específicos. Entonces, ¿cómo encontrar los nombres que vayan con las categorías que se elijan?

¿Cómo hallar nombres específicos?

¿Cómo hallar nombres específicos? Seguro que desde ahora la iniciativa ya conoce algunos. A menos que se sea completamente novato, se sabrán varios nombres y fuentes, los cuales constituyen contactos valiosos. No se necesita comenzar de la nada; pero para cuando la memoria se agota totalmente, la mayoría de las comunidades cuentan ya con numerosas fuentes entre las cuales elegir.

Las fuentes específicas que tengan mayor sentido utilizar, dependerán de los propósitos del grupo, del tamaño de la comunidad y del tiempo que se tenga disponible. Básicamente, todo lo que se necesita es comenzar a reunir las fuentes elegidas y prepararse para examinarlas cuidadosamente. A continuación se presentan algunos ejemplos:

• Todas las poblaciones tienen sus páginas amarillas, una fuente excelente de información. No es ninguna mala idea simplemente hojear cada página desde la A a la Z si es necesario. Esto hará fluir ideas. Algunos buenos puntos generales de búsqueda: las principales instituciones detalladas más arriba – iglesias, escuelas, diarios, por ejemplo—, así como también asociaciones, clubes, organizaciones de servicio social. Además se deben destacar  categorías en el área específica de interés. Éstas podrían ser “banqueros”, si el grupo busca un préstamo; “editores”, si se estuviera haciendo folletos; “abogados”, si se necesitara asesoramiento legal. Es necesario tener en cuenta también que muchas guías telefónicas listan además servicios locales en una sección especial de la primera parte.
• Muchas comunidades publican su propia guía urbana con listados similares a los de las Páginas Amarillas, pero sólo para una comunidad. En ocasiones éstas son vendidas en tiendas. Otras veces pueden estar disponibles en bibliotecas públicas, en la alcaldía o a través de algunos grupos que las distribuyen. Las grandes ciudades pueden tener además sus propias guías vecinales, publicadas por el gobierno de la ciudad o a veces por asociaciones de los barrios. Es buena idea averiguarlo en los alrededores.

Con mayor frecuencia, las comunidades están creando sus propias páginas domésticas en la red: ¿y la suya?

• Algunas comunidades tienen sus propias listas de agencias de servicios sociales; generalmente, una agencia se encarga de distribuirla. Además se pueden localizar mini-directorios especializados que traten sobre servicios en un área determinada, tal como el consumo de drogas. En ocasiones también existen directorios en idiomas diferentes. Vale la pena buscar.
• Algunas comunidades tienen además sus propias listas de organizaciones o clubes locales. Éstas pueden ser formales o informales, actualizadas o totalmente obsoletas. Un buen lugar para comenzar a buscar es la biblioteca pública – un bibliotecario amigable y bien informado podría ayudar mucho (¡quizás ella o él sea también un miembro potencial!).

También existen listas especializadas de cierto género de personas.

• Listas de votantes (disponibles en la Municipalidad).
• Listas de padres con hijos en edad escolar (en teoría, disponibles en los departamentos escolares; normalmente es información abierta al público).
• Listas de todas las personas del barrio o pueblo por calle – es decir, listas de censos urbanos (disponibles en las oficinas públicas municipales o biblioteca local).
• Listas de personas en ocupaciones especializadas, tales como fisioterapistas, electricistas, o arquitectos (disponibles en las sedes centrales más cercanas de asociaciones profesionales o planillas de registro estatales).

* Tal vez la mejor fuente individual impresa de todas sea el periódico de la comunidad. Esto se debe mayormente a que la información impresa en directorios se desactualiza rápidamente y el período de espera entre una guía y otra puede ser fácilmente de un año o más. En cambio, los periódicos son actuales, fácilmente disponibles y poco costosos. Además, tienen otro gran punto a su favor: imprimen información que las guías no tienen.

Así, el periódico informará también sobre transacciones inmobiliarias (eso significa nuevos miembros potenciales en la comunidad), prácticas futbolísticas, la próxima reunión de algún club, las novedades del Consejo de las Artes o un nuevo ministro en la localidad – en suma un espectro completo de lo que está ocurriendo en la comunidad.

Todo ello es provechoso, aunque, de principio, mucho podría parecer inservible. Aun así, si se busca cuidadosamente en el periódico, existen posibilidades de que se encuentre información valiosa cada semana.

Como se ha indicado, existen abundantes fuentes. Antes de terminar esta sección, mencionaremos brevemente otras dos fuentes evidentes y tan importantes como cualquiera de las que ya hemos señalado:

• Existen listas de contacto que se pueden pedir prestadas o canjear con otras personas que ya han creado sus propias listas, ¿por qué reinventar la rueda?
• Y, por supuesto, se les puede preguntar a amigos y colegas: "¿Quién sería una buena persona para...?" o "¿A quién llamaría si deseara...?". No dude en preguntar. Ellos podrían saber, y aun mejor, en ocasiones podrían efectuar la llamada. Estas personas podrían ayudar cuando sea el momento de poner a ese miembro potencial del lado de la organización.

Crear la lista de contactos

Ya que se tienen identificadas las fuentes, el próximo paso será examinar cada una de ellas y tomar notas. Más específicamente, se debe anotar (al menos) los nombres, direcciones y números telefónicos de todos aquellos individuos o grupos que podrían ser miembros potenciales de la organización.

En cierto modo, la tarea es muy simple – solamente escribir nombres. No obstante, tomará tiempo hacerlo correctamente. Por eso, se debe reservar ese tiempo y esforzarse en la totalidad y la precisión. En seguida, exponemos algunos consejos sobre cómo hacer el trabajo más efectivo:

• Ser generoso. Anote más nombres de los que se puedan necesitar. Si se está en duda, como sea, escríbalo. Siempre se puede acortar gradualmente la lista más tarde.
•  Lanzar muchos anzuelos. Nunca se sabe quién se interesará en el grupo; al comienzo es preferible no hacer caso de prejuicios. ¿Estará interesado X grupo en nuestra iniciativa? Posiblemente sí o probablemente no, pero otórguele a dicho grupo la oportunidad de decidir.
• Obtener detalles más tarde. A veces se puede tener el nombre de un grupo, pero no de los individuos principales dentro de él – el director, por ejemplo, o el presidente. Está bien por el momento. Registre el nombre, la dirección y el teléfono. Más adelante se puede llamar o preguntar  cómo obtener los nombres y títulos de la gente de contacto principal.
• Las destrezas en computación ayudan. Si alguien en la organización tiene buenas habilidades de computación y puede organizar los nombres de manera que aparezcan en orden alfabético (o surjan por otras categorías), eso es una verdadera ventaja. Sin embargo, las computadoras no son necesarias a menos que se trate con miles de personas. Un modesto fichero con tarjetas pequeñas prácticamente puede generar los mismos resultados, con un probable desembolso mínimo de efectivo. Las tarjetas también tienen sus ventajas – son portátiles, se puede escribir sobre ellas y reordenarlas en cualquier momento que se desee.
• Leer el periódico. Si la comunidad tiene un periódico local, suscríbase a él. Al menos asegúrese de leer un ejemplar cuando aparezca cada número. Se podría hacer más que simplemente leer el diario – se podría recortar los artículos relacionados con miembros potenciales del grupo. Si se está decidido con respecto a los miembros, bien se puede encontrar al menos uno o dos nuevos individuos o grupos potenciales  en cada ejemplar. Se pueden conservar dichos recortes en diferentes carpetas para tenerlos organizados cuando se requieran.
• Priorizar la lista. Cuando se hayan recolectado todos los nombres, póngalos en un orden prioritario aproximado. Las prioridades deberían basarse en cuánto e desea que esa persona (o al grupo que representa) se convierta en un miembro de la organización. ¿Qué habilidades o talentos se necesitan para el grupo? ¿Qué puede contribuir este miembro en particular? Las respuestas a estas interrogantes requieren reflexión cuidadosa.

Un modo de priorizar es dividir los nombres en listas "A", "B" y "C", con la "A" siendo la prioridad superior, y de un tamaño aproximadamente similar al número de nombres nuevos que se desee. Por ejemplo, supongamos que se tiene en la lista un total de 300 nombres. Se desea tener 50 miembros nuevos. Forme un grupo "A" con  50 participantes y contáctelos primero a ellos.

Advertencia #1: Los nombres se irán modificando. Por lo tanto, la lista requerirá ser actualizada a menudo. Además se necesitará dedicarle un tiempo constante a esta tarea progresiva.

Advertencia #2: (reiterada): Formar una buena lista de miembros potenciales tomará tiempo y mucha atención. Puede resultar fácil subestimar la cantidad de tiempo que tomará. No lo haga; procure no impacientarte si le lleva más tiempo del pensado.

Además, también es fácil subestimar el valor de una buena lista una vez que se tiene. El  trabajo rendirá sus frutos. Cuando se esté listo para comenzar a reclutar miembros, toda la información de contactos estará ahí a la mano – no habrá nada más que averiguar. Todo lo que se necesitará hacer será escribir la carta o efectuar la llamada (y tomar nota de los resultados), aunque no siempre esto resulta tan simple.

La lista de contactos tendrá también otros tipos de utilidad. Se puede utilizarla para enviar propaganda sobre la organización, para darle publicidad a sus actividades o posiblemente para recaudar fondos en algún momento. Quizás también sirva para prestarla o intercambiarla con otros grupos como ayuda y para hacerse una buena reputación con ellos, si así se desea. Si se tiene una buena lista y otros lo saben, esto abrirá el camino hacia las  puertas de la organización. ¡Asegúrese de que el  timbre funcione!

Pasos Siguientes

Por supuesto que una lista es una lista. Aquellos inscritos en ella son miembros potenciales; podrían nunca haber escuchado sobre la organización. Indudablemente no son aún miembros de carne y hueso que se presentarán a las reuniones y que harán mientras tanto alguna labor de apoyo. Para convertirlos en miembros reales se tiene que contactarlos.

Establecer contacto con miembros potenciales no es un asunto casual, sino una forma de cortejo. Como la mayoría de los galanteos exitosos, éste requiere planeamiento y reflexión. Aprender más acerca de cómo realizar el mejor contacto