Sección 7. Redactar los estatutos

• ¿Qué son los estatutos?

• ¿Por qué una organización debiera tener estatutos?

• ¿Cuándo redactar los estatutos?

• ¿Cómo redactar los estatutos?

Los dirigentes de la asamblea local de vecinos estaban cada vez más enojados con Mimí, la tesorera. Había faltado a muchas reuniones, y varios de los pagos de cuentas de la organización se habían hecho con retraso. José, el vicepresidente de la asociación, finalmente, una noche en otra reunión de miembros a la que tampoco había asistido Mimí, dijo: “Esto se ha vuelto ridículo. ¿A cuántas reuniones más tiene que faltar para que podamos destituirla del puesto?”

Los estatutos, si se hubieran redactado con detalle, les dirían a los funcionarios de la asamblea de vecinos exactamente cómo actuar en ese caso.

¿Qué son los estatutos?

Los estatutos son las normas escritas por las que se rigen los asuntos internos de una organización. Los estatutos suelen definir cosas como el nombre o denominación oficial del grupo, su propósito, los requisitos para ser miembro, los cargos y responsabilidades de los encargados, cómo se asignan las funciones, cómo se dirigen las reuniones y con cuánta frecuencia deben realizarse.

Los estatutos también dictaminan la forma en que debe funcionar el grupo, así como las funciones y responsabilidades de sus encargados. Son esenciales para ayudar a la organización a definir su propósito y los detalles prácticos sobre cómo realizar sus actividades. Los estatutos funcionan como normas legales de la organización, y la organización podría tener que responder ante un tribunal por las acciones que supongan una violación de ellos. Para las organizaciones sin fines de lucro, por lo menos, los estatutos a menudo tienen que registrarse en la Secretaria de Estado (esto pudiera ser diferente en cada país) del estado en que están inscritas o registradas.

A veces los estatutos se llaman equivocadamente procedimientos de funcionamiento estándar o políticas y procedimientos, pero en realidad ésas son cosas distintas, ya que suelen regular las actividades cotidianas y no tienen la autoridad de una ley, cosa que sí poseen los estatutos.

¿Por qué una organización debiera tener estatutos?

Tener estatutos puede ser útil para casi cualquier tipo de organización, independiente de su tamaño o propósito. Determinar exactamente cómo va a funcionar la organización y ponerlo por escrito puede ayudar a que las cosas discurran sin obstáculos, a proveer las respuestas a situaciones difíciles (como qué hacer con un funcionario difícil), a ahorrar mucho tiempo y discusiones, a definir la misión o estructura de la organización para que ésta tenga una correspondencia directa con dicha misión.

Tener estatutos es necesario si la organización quiere solicitar la categoría de sin fines de lucro.

Tener estatutos también ayuda a mantener la organización centrada en el fin previsto, definiendo específicamente cuál es ese fin.

¿Cuándo redactar los estatutos?

Si la organización todavía no tiene estatutos, cualquier momento puede ser bueno para redactarlos, pero hay una serie de situaciones específicas en las que se debería considerar hacerlo:

• Cuando la organización está empezando.
• Cuando se necesita aclarar cómo se elegirá a los dirigentes, el propósito de la organización u asuntos básicos relativos a la operación del grupo.
• Cuando la organización está pasando por un gran cambio relacionado con su propósito o la forma en que dirige sus actividades.
• Cuando se desea solicitar la categoría de sin fines de lucro.

¿Cómo redactar los estatutos?

Antes de comenzar, se debe pensar un poco si realmente se necesitan los estatutos y cuál sería su utilidad para la organización. Para las organizaciones sin fines de lucro, los estatutos son en realidad un documento legal que la organización tiene la responsabilidad de cumplir. Para las organizaciones que prestan servicios directos, los estatutos no se aplican a la organización como un todo; en lugar de esto, pueden definir las facultades de la junta directiva en contraposición a las del presidente. Las ciudades funcionan de la misma forma: hay estatutos que especifican lo que puede o no hacer la gente (igual que las leyes estatales), pero los distintos consejos o juntas directivas con frecuencia tienen sus propios estatutos. Por tanto, es necesario tomarse un tiempo para pensar para qué serán los estatutos: ¿para la junta directiva? ¿Para regular el funcionamiento de la organización en su conjunto? Una vez que se tenga una buena idea del propósito de los estatutos, se puede proceder a redactarlos.

Vea ejemplos de estatutos de organizaciones similares como referencia.

Ver la forma en que otros grupos han redactado sus estatutos puede ser de gran utilidad. Conseguir ejemplos de varios grupos distintos proveerá un amplio rango de estilos e ideas. Sin embargo, no se debe copiar los estatutos de otro grupo y ponerles el nombre de la nueva organización. Los estatutos de otros grupos sólo deberían servir como un buen punto de arranque.

Decida quién y cómo se redactarán y aprobarán los estatutos.

¿Será la junta directiva, sus funcionarios, su comisión de iniciativas o alguna combinación de los grupos anteriores? ¿Se aprobarán partes de los estatutos por consenso o cada parte deberá ser aprobada de forma independiente? Antes de comenzar, debe saberse cómo se van a tomar estas decisiones y después escoger una persona que estará a cargo de redactar el primer borrador y de hacer cambios adicionales. Si los estatutos van a ser largos o muy complejos, se puede dividir la tarea de redacción, haciendo que dos o más personas estén a cargo de secciones particulares.

Redacte un primer borrador de los estatutos.

El grupo que apruebe los estatutos debería reunirse al menos una vez para acordar las directrices básicas antes de que la persona o personas encargadas empiecen a redactarlos. Dependiendo de cuánto se sepa sobre cómo va a operar la organización, el primer borrador puede ser fácil de completar para una persona sola o puede requerir reuniones de grupo para trabajar en conjunto. Éste no es el momento de meterse en largas discusiones sobre los detalles de los estatutos; en vez de ello, debería reunirse la suficiente información ya acordada para que el escritor redacte el primer borrador y dejar los pormenores para un debate posterior.

Cuando se redacte el primer borrador, se notará que resulta mucho más fácil rellenar la información escrita previamente en un esquema de los estatutos generales (como el que se incluye en la sección de Herramientas, al final de esta sección) que redactarlos desde cero. Se puede dejar espacios en blanco para asuntos sobre los que todavía no se está seguro; ésos se pueden rellenar cuando se vuelva a reunir el grupo.

A continuación presentamos una lista que suele aparecer en los estatutos. Se puede decidir modificarla para ajustarla a los propósitos de la organización particular, pero no se debe olvidar que los estatutos no tienen que estar redactados en este orden ni deben incluir todos estos componentes. Se puede decidir incorporar componentes de cosecha propia.

Artículo 1: Denominación y propósito de la organización.

No debe haber ninguna duda sobre el nombre oficial de la organización. Si se usan otras denominaciones adicionales para referirse al grupo (versiones abreviadas que son más fáciles de decir en conversaciones informales, por ejemplo), se puede mencionar aquí que el grupo también es conocido por esos nombres. El nombre de la organización se indica normalmente en los estatutos con las siguientes palabras: “Esta organización será conocida como…” o “El nombre oficial de esta organización es…”.

Definir claramente el propósito del grupo ayuda a evitar distracciones. ¿El objetivo principal será de prestación de servicios, social, político o algo más? ¿La organización se centrará en un solo problema, en un conjunto de ellos, en una zona geográfica o en una población específica?

Ejemplo:

Información obtenida de los estatutos de la junta directiva del Personal de la Universidad de Baylor:

ARTÍCULO I. Denominación y propósito.

Sección 1. El nombre de esta organización será La junta Directiva del Personal de la Universidad de Baylor.

Sección 2. El propósito de esta organización es promover el intercambio de información entre el personal de la Universidad para ofrecer un foro de expresión e intercambio de ideas e inquietudes del personal de la Universidad de Baylor.

Ésta parte también puede ser un buen lugar para incluir las declaraciones de visión y misión.

Articulo II. Afiliación.

Aquí se explica cuáles son los derechos de los miembros, sus limitaciones y si hay algún tipo de requisito para afiliarse (si la afiliación está abierta a todos, ¡que se diga!) Debería especificarse claramente si hay alguna tarifa de afiliación, requisitos de asistencia y cualquier circunstancia según la cual puede revocarse la afiliación. Si se piensa tener miembros honorarios, también se debería incluir aquí los detalles.

Ejemplo:

Información obtenida de los estatutos de la asociación estudiantil Asociación del Organismo Rector Estudiantil de Wise de la Universidad de Virginia, EE.UU.:

ARTICULO II: Afiliación

Sección 1: Todas las personas matriculadas en cursos de seis o más horas semanales por semestre en el Instituto de Estudios Superiores de la Universidad de Virginia en Wise se consideran miembros de la Asociación del Organismo Rector Estudiantil de Wise durante el tiempo de su matrícula y tendrán todos los derechos y privilegios derivados de la misma.

Articulo III. Funcionarios y toma de decisiones.

En esta sección de los estatutos, se debería explicar:

• Estructura organizativa: El orden de precedencia de la organización; quién informa a quién en términos de la estructura organizativa general. Los estatutos explicarán que el presidente es contratado y supervisado por la junta directiva, por ejemplo, pero no define a qué otros miembros del personal se debe informar o cuáles son sus funciones: esto se hace en el área que corresponde al presidente y al funcionamiento diario de la organización.
• Funcionarios: Los funcionarios oficiales del grupo, con sus cargos correctos y los deberes exigidos definidos claramente, y durante cuánto tiempo debe extenderse su mandato.
• Procedimientos para ocupar y dejar cargos: Si un puesto es elegido, quién vota y cómo; si un puesto debe ser asignado, quién hace el nombramiento. También, qué tiene que suceder para echar a alguien del puesto.
• Comités: Si habrá comités permanentes (comités que funcionarán todo el tiempo) o no, cuántos comités especiales (comités que sólo existen mientras se realiza una tarea o proyecto especifico), cuántos miembros del comité serán elegidos y cómo se designará a los miembros de esos comités.
• Decisiones: Cómo se tomarán las decisiones y cuántos miembros y/o funcionarios se necesitan para alcanzar el quórum (número de votos necesarios para que se puedan tomar decisiones oficiales).
• Modificaciones: Cómo se modificarán los estatutos. Normalmente se requiere un aviso previo (por ejemplo, decirles a los miembros en dos reuniones consecutivas que se votará por una modificación de los estatutos en una tercera reunión, o enviarles una postal informándoles sobre este asunto y diciéndoles cuándo se hará) y una mayoría consistente en dos tercios del voto total.

Los estatutos pueden cubrir muchas áreas, dependiendo de la naturaleza de la organización. Algunas áreas comunes incluyen las comisiones permanentes y otras, conflictos de interés, indemnización de funcionarios (esto significa que los funcionarios y los miembros de la junta directiva no tendrán que responder a nivel individual por las deudas de la organización, ni serán perseguidos por actividades organizacionales ilegales, a menos que éstas fueran causadas por las acciones ilegales de uno o más funcionarios específicos), las tares especificas de la junta directiva en comparación con las del presidente, entre otras. Se debe intentar pensar en todas las estructuras que tienen que ver con dirigir la organización. Cuanto más claros y completos sean los estatutos, y mejor reflejen el carácter y funcionamiento real de la organización, más útiles serán.

Articulo IV. Asambleas generales, especiales y anuales.

Esta parte de los estatutos debería explicar cómo se realizarán las reuniones o asambleas. Esto no tiene que ser tan específico, pero debería ser claro en cuanto a si la organización se reunirá regularmente o según sea necesario. Los estatutos deberían explicar quién tiene la autoridad de convocar las asambleas y cómo se les informara de las mismas a los miembros. También debería describir los procedimientos de reunión (es decir, si se va a usar algún tipo de reglamento específico, las prerrogativas del presidente, quién dirige las sesiones y cómo, etc.).

Las asambleas o reuniones especiales o extraordinarias también deben cubrirse en esta sección de los estatutos. Las asambleas extraordinarias a veces sólo son para la junta o los funcionarios. Esta sección debería explicar cómo deben acordarse las asambleas extraordinarias, quién tiene la autoridad para convocar una asamblea extraordinaria, qué tipo de asunto se puede tratar en estas asambleas y quién puede asistir a ellas.

Finalmente, si la organización tendrá alguna asamblea anual, los detalles de cómo se dirigirá también debe incluirse en esta parte de los estatutos. Los informes anuales también deben abordarse aquí, cuándo se entregan, qué información incluyen, quién los prepara, etc.

Ejemplo:

Información proveniente de los estatutos del Gremio de Productores de TV y Cine

ARTICULO IV: Asamblea de miembros

Sección 1. Asambleas ordinarias. La asamblea anual de miembros del gremio se realizará el primer lunes de mayo de cada año en el condado de Los Ángeles, a la hora y lugar que designe la junta directiva, con el fin de elegir a los directores y funcionarios, considerar informes sobre los asuntos de la asociación y resolver de ellos, los que se presenten apropiadamente antes de la asamblea. Si, en la opinión de la junta directiva, la asamblea anual no puede realizarse convenientemente el primer mes de mayo, la junta tendrá la facultad para convocar dicha asamblea un lunes del mes de mayo o del mes de junio del mismo año.

Sección 2. Asambleas extraordinarias Las asambleas extraordinarias de los miembros de la asociación tendrán lugar previa convocatoria de la junta directiva, y dichas asambleas especiales también podrían realizarse dentro de los treinta días después de ser solicitadas por escrito por al menos el 20% de los miembros activos. Dicha solicitud deberá especificar el propósito de la asamblea y estará dirigida al secretario/a de la asociación. Si al recibir una solicitud de este tipo el secretario no convoca ni notifica la celebración de la asamblea extraordinaria, los miembros solicitantes tendrán derecho a fijar una hora y lugar para dicha asamblea e informar de la misma en la manera indicada a continuación.

Sección 3. Notificación de asambleas. La notificación sobre la hora y lugar de las asambleas de miembros, ya sean para reuniones ordinarias o extraordinarias, se enviará a cada miembro de la asociación no menos de siete, ni más de catorce días antes de dicha asamblea. Todas las notificaciones deberán ser enviadas al domicilio de los miembros y deberán ser firmadas de recibido.

Sección 4. Aplazamiento de asambleas y notificación de aplazamiento. Todas las asambleas de miembros, ya sean ordinarias o extraordinarias, pueden postergarse ocasionalmente con el voto de la mayoría de los miembros presentes, en persona o por poderes, y cuando una asamblea de miembros se postergue de esta forma no se dará notificación de aplazamiento a menos que el aplazamiento se dé en un plazo que supere los 30 días.

Artículo V. Junta directiva

Si la organización tiene una junta directiva, esta sección debería describir su función en el grupo, por cuántas personas estará formada, cuál será el periodo de nombramiento de un miembro de la junta directiva, con qué frecuencia se reunirá y cómo se nombrará a sus miembros.También se debería especificar cuántos miembros de la junta deben estar presentes para que haya quórum, y cómo se puede expulsar a un miembro de la junta directiva.

Ejemplo:

Información obtenida de los estatutos de la Federación de Clubes de Mujeres Estadounidenses en el Extranjero:

ARTÍCULO V: Junta directiva

Sección 1: Número, selección. La junta directiva estará compuesta por miembros elegidos de la Corporación y la Secretaría.

Sección 2: Requisitos. Al momento de la elección, los miembros elegidos deben ser miembros estadounidenses de un club de miembros ordinarios o asociados.

Sección 3: Vacantes. Toda vacante de director que surja entre las conferencias bienales será ocupada de la siguiente forma:

a. La oficina de la presidencia será asumida únicamente por un funcionario electo, siguiendo el orden de Primer, Segundo y Tercer Vicepresidentas.

b. En ausencia o renuncia de la vice-presidenta, la presidenta nombrará un reemplazo que deberá contar con la aprobación de la junta directiva.

c. La tesorera auxiliar asumirá las funciones de la tesorera en caso de ausencia o renuncia de ésta.

d. El nombramiento de una Secretaria o Tesorera Auxiliar interinas se dejará a la discreción de la presidenta en funciones.

Sección 4: Facultades.

a. La corporación será dirigida por la junta directiva.

b. La junta directiva tendrá plenas responsabilidades de las propiedades y actividades de la corporación, con facultades y autoridad plenas para administrar y dirigir las mismas, sujeto a las instrucciones de la junta directiva.

c. La junta directiva tendrá la facultad de cesar cargos y directores por causas en conformidad con las instrucciones de la junta.

Sección 5: Asambleas. Se realizará por lo menos una asamblea anual de la junta directiva.

Sección 6: Quórum. Como mínimo dos tercios de los miembros de la junta directiva deberán estar presentes, o representados por poderes, para poder constituir quórum en una asamblea de la junta directiva.

Sección 7: Renuncias. Todas las renuncias deberán hacerse por escrito y estar dirigidas a la presidenta.

Después de haber completado el borrador de los estatutos, se debe hacer copias para todas las personas que participarán en el proceso de aprobación. Si es posible, se deben hacer llegar las copias con anterioridad a la reunión para que todos tengan tiempo de repasarlas cuidadosamente antes.

Reúna al grupo para discutir los estatutos propuestos.

Se debe enviar copias de los estatutos propuestos para el grupo encargado de editarlos o revisarlos antes de la reunión para que tengan tiempo de pensar y puedan tener listas las preguntas, problemas, propuestas de cambios o inquietudes. Esto no sólo ahorrará tiempo, si no también hará más probable que puedan descubrirse los errores o interpretaciones erróneas, y que la versión final refleje realmente lo que todo el mundo quiere.

Es necesario que todos revisen los estatutos juntos. Se puede pensar si es necesario que alguien dirija la reunión y lea los estatutos en alto para su aprobación, o si tiene se trata de un grupo más pequeño o más informal los asistentes pueden turnarse para leer en alto los artículos y las secciones. Se debe leer cada artículo y sección individualmente para decidir su aprobación, y hacerlo con cuidado. Puede parecer algo tedioso, pero los estatutos son muy importantes y deberían tratarse con atención a los detalles.

Éste es también el momento para considerar si los estatutos son justos y democráticos. ¿Distribuyen el poder en la organización de forma justa? ¿Conceden a los miembros el derecho de opinión acerca de cómo se dirige la organización? Una buena lista de preguntas para plantearse cuando se revisen los estatutos puede encontrarse en el siguiente enlace: http://www.parli.com/

Es necesario tomar nota y discutir los cambios, votando cuando sea necesario. Dependiendo de cuán largos y complicados éstos sean, puede tomar más de una reunión. Una vez que se ha trabajado en el texto y se han hecho todos los cambios, se debe levantar sesión y proceder a  la redacción final.

Completar y aprobar el borrador final.

Para esto también debe asegurarse que la gente reciba copias por anticipado. Si todos los miembros tienen que votar para aprobar los estatutos, se tendrá que pensar cómo tiene que hacerse eso, especialmente si se tiene un gran número de miembros. Podría ser más fácil enviarles una carta explicando la historia de los estatutos (quién los escribió, cuál fue el proceso, etc.) y un formulario de aprobación/no aprobación para devolverlo por correo. Si se hace de esta forma, debe haber una fecha límite para recibir los votos, y se harán los registros basados en el total de los miembros o el número de votos recibidos. Otra opción sería convocar una asamblea en la que se vote para aprobar los estatutos y notificar previamente por escrito a los miembros.

Es necesario hacer todos los cambios acordados y reunirse otra vez para revisar el borrador final. Cuando todos estén satisfechos con los cambios realizados y los estatutos luzcan como se suponía que lo hicieran, se debe votar para aprobarlos. La fecha en que se apruebe el borrador final debería aparecer al final de los estatutos en todas las copias futuras.

No olvide dar copias a todo el que las necesite.

Todos los funcionarios, miembros de la junta directiva e integrantes de los comités deberían recibir copias de los estatutos. También se debería dar copias a todos los miembros de la organización o hacer que sea fácil conseguirlas para todos los que quieran tenerlas.

¡Use los estatutos!

¡Qué maravilla que ahora los estatutos están en vigor! Sin embargo, no valdrán mucho si realmente no se aplican. Si la organización tiene un parlamentario – un funcionario o asesor que aconseja a los funcionarios y a la junta sobre el procedimiento parlamentario, y generalmente se asegura de que las asambleas discurran sin problemas y de acuerdo a los estatutos – entonces, él o ella puede ayudar a recordarle a la gente cuándo la organización, o uno de sus dirigentes, o un miembro de la junta directiva o un miembro común está haciendo algo contrario a los estatutos.

En caso contrario, se tendrá que tomar medidas para que los funcionarios hagan un esfuerzo para tener en cuenta los estatutos durante las actividades normales de la organización. Es necesario que haya una copia de los estatutos disponible durante la realización de actividades oficiales de la organización. Si alguna vez se tiene duda de cómo proceder exactamente, se deben consultar los estatutos. Y si se da una situación en la que no se había pensado al redactar los estatutos, se debe abordar en la etapa final del proceso estatutario, de lo cual hablaremos a continuación.

Revise y modifique los estatutos periódicamente.

El grupo debe reunirse de vez en cuando para revisar los estatutos y, si es necesario, modifíquelos para asegurar que la junta directiva, los funcionarios y los miembros siguen estando familiarizados con sus estatutos. Esto también permitirá evaluar si los estatutos reflejan adecuadamente la dirección de la organización, si es necesario hacer cambios a la luz de acontecimientos que no habían ocurrido al momento de redactar los estatutos, o si es necesario hacer aclaraciones.

Pueden proponerse modificaciones a los estatutos en cualquier momento; ya sea por una persona, si esa es la forma que se prefiere, por un grupo de personas (si se usa este método, se debe especificar cuántas personas deben proponer el cambio) o por un miembro de la junta directiva. En fin, lo que funcione mejor para la organización. Independiente de los detalles, debería haber espacio para ese tipo de sugerencias siempre que surja algún problema.

En resumen

Los estatutos pueden ser fáciles de redactar, e incluso más fáciles de modificar, si se es bien organizado y si se tiene un buen plan para cómo proceder. Al seguir un simple diseño, casi cualquier persona puede escribir estatutos para una organización nueva o existente. Contar con estatutos ayudará a eliminar la confusión y a promover la consistencia en el proceder de la organización para lograr sus metas.