Sección 6. Mantener en pie la junta directiva

• ¿Qué es una junta directiva?

• ¿Por qué debe usted mantener una junta directiva fuerte?

• ¿Cómo mantener una junta directiva efectiva?

Las juntas se encuentran en todos los lugares. Si está leyendo esta sección de la Caja de Herramientas Comunitarias, usted está probablemente en una, o por lo menos está consciente de algún tipo de influencia directa que las juntas tienen en su vida. (Quizá usted es miembro de una organización cuyos miembros de junta usted ayudó a escoger.)

Más, aún si no está consciente de su existencia, las juntas afectan nuestras vidas de muchas maneras.  Las escuelas a las cuales asisten nuestros hijos, el banco al cual le pedimos un préstamo, la organización que alberga a los desposeídos, -- todas por lo general tienen juntas, o algún órgano ejecutor similar, que decide los criterios por los cuales deciden a quien ayudar y en que maneras lo harán.

Y aún así, las juntas se cansan, sus miembros también o quedan al margen o se frustran con la inoperancia de las juntas en las cuales trabajan. Algunas juntas toman malas decisiones o no deciden del todo. Los antiguos miembros se retiran; vienen reemplazos que algunas veces no son los más adecuados o tienen una comprensión errónea de cómo operan las juntas.

La pregunta que trataremos de responder a continuación es: ¿Cómo podemos impedir que lo anteriormente descrito ocurra? Expondremos algunos métodos ya probados y veraces para mantener una junta efectiva a todo lo largo de la existencia de una organización.

Iniciaremos por definir brevemente lo que significa un Junta Directiva, luego indicaremos algunas de las razones (algunas obvias y otras no tanto) para mantener una junta fortalecida. De allí, nos trasladaremos al punto principal de la sección, y describiremos lo que usted específicamente puede hacer para mantener una junta en operación. Tal como hacemos en otras secciones de la Caja de Herramientas, redondearemos la sección con algunos recursos que podrían revisar, al igual que una entrevista con una presidente vigente de junta directiva y sus pensamientos al respecto.

¿Listos? ¡Iniciemos!

¿Qué es una Junta Directiva?

Muchas cosas. Muchas veces es un organismo de control; una porrista; un gerente; un planificador, y un comunicador, todo a la vez. La junta de una organización es el grupo que es sobre todo responsable de hacer que la misión de la organización se ejecute y que la organización nunca se desvíe de su rumbo principal. También es, a grandes rasgos, una entidad legalmente responsable de la organización.

Por supuesto, existen muchos tipos de entes reguladores. Algunas organizaciones llaman al órgano regulador que las gobierna un comité directivo, comité ejecutivo, grupo planificador, consejo de administración, o algo más. Sin embargo, el material en esta sección es útil para cualquier órgano ejecutor dentro de una organización.

Si aún no lo ha hecho, es conveniente retroceder a una sección anterior que ofrece mejores antecedentes con respecto a las juntas.

¿Por qué debe usted mantener una junta directiva fuerte?

El mantenimiento de una junta directiva es una tarea continua, y no siempre es sencilla.Todos hemos visto cómo juntas crecen y menguan hasta que llegan a ser más o menos efectivas con el paso de los años. Algunas veces, pueden causar graves problemas a la organización que pretenden server. El desarrollo de un sistema con procedimientos específicos para mantener una junta directiva fuerte, sin importar las personalidades de sus miembros en un momento específico, tiene muchas ventajas:

• Asegura que la misión de la organización continuará siendo entendida por aquellos en posición de sustentarla.
• Permite mantener una relación más fluida entre el personal y la junta.
• Previene el involucramiento de la junta en problemas legales; y ayuda a salirse de éstos si se dan.
• Allana el camino para campañas de recaudación de fondos para la organización.
• Asegura un continuo abastecimiento de nuevos miembros (motivados y efectivos), lo cual es el elemento vital de la mayoría de organizaciones sin fines de lucro y de pequeñas organizaciones comunitarias.

¿Cómo mantener una junta directiva efectiva?

Desarrolle un sistema para ayudar a los miembros a comprender a la junta en sí y sus roles dentro de ella.

Por lo menos, esto incluye:

• Asegurarse que los miembros de junta tengan una clara comprensión por escrito de la forma en que son las cosas y por qué.  Esto generalmente incluye el otorgar a los miembros copias de la constitución u ordenanzas de la organización, sus políticas, y minutas de las reuniones de junta directiva. Una manera sencilla y efectiva de hacer esto es entregar todo esto en un manual para miembros de junta diseñado en un cuaderno de hojas sueltas. De esta manera, los folios pueden ser añadidos o reemplazados.
• Proporcionar descripciones de funciones claras para los miembros. Cuando se integran nuevos miembros en las juntas, éstos deben saber exactamente a lo que van antes de aceptar sus nombramientos. Esto incluye compromiso de tiempo, tipos de campañas de recolección de fondos que se espera que hagan, y cosas por el estilo. Algunas veces se pide que los nuevos miembros firmen una breve descripción de su rol y responsabilidades antes de integrarse formalmente a la junta, para asegurarse de que todo está claro con respecto a lo que implica su incorporación.

De cualquier forma que su organización decida hacer esto, este material debe servir como  material de inducción para los nuevos miembros, más allá de cualquier orientación formal u oral que puedan recibir más adelante.

Puede también considerar el brindar esta información antes de que un miembro sea formalmente invitado a formar parte de la junta, para ayudarle a entender exactamente a lo que se están comprometiendo. Puede esto darles una salida en caso de que haya un desacuerdo entre lo que se espera del nuevo miembro y lo que éste pueda ofrecer.

Diseñe un proceso para dar la bienvenida, entrenar, y ofrecer un mentor a los nuevos miembros.

Mantenga una relación efectiva y saludable con el personal.

Existen muchas buenas formas para hacer esto, las que incluyen:

• Invitar al personal (y aún a voluntarios interesados) a las reuniones de junta. En muchas o aún la mayoría de las organizaciones, el director ejecutivo o persona clave de personal atiende las reuniones de la junta habitualmente. Sin embargo, es frecuentemente valioso para el personal asistir a las reuniones también. En algunas organizaciones, el personal y los voluntarios dan regularmente presentaciones las reuniones de la junta. Éstas pueden servir para mantener al día a los miembros de la junta sobre sus necesidades inmediatas, progreso y las oportunidades disponibles para la organización.
• Asegurar que los empleados tengan todo el apoyo que necesitan. Los miembros de Junta deben preguntarle regularmente al director ejecutivo sobre lo que ayuda a que las cosas se hagan. También pueden preguntarle a otros miembros del personal, quienes son menos propensos a acercase a la Junta; y finalmente, visitar la organización, con miras a encontrar lo que pueda ayudar a que las cosas sean más cómodas, eficientes, y en general más bonitas para la gente que trabaja en la organización diariamente y aquellos a quienes la organización ayuda.
• Crear otras oportunidades para que la Junta entienda mejor el trabajo que hacen los empleados.Por ejemplo, los miembros de junta podrían visitar las instalaciones de la organización durante un día laboral; o podrían participar en un puesto durante una feria.

Por supuesto, todo esto no es un asunto unilateral. El director ejecutivo, por ejemplo, es frecuentemente el responsable formal o informal de mantener una relación sana y efectiva con la junta. Ambas partes necesitan hacer su parte para asegurarse la mejor asociación posible.

Mantenga reuniones efectivas.

Todos nosotros nos hemos sentido frustrados por reuniones improductivas, al igual que gratamente complacidos por lo bien que algunas reuniones han transcurrido. El mantener reuniones efectivas es un arte que es crítico para preservar la efectividad de una junta. Lo que sigue son algunos puntos adicionales que pueden resultar de beneficio.

• Tenga a mano reglas comprensibles y establecidas que den estructura a las reuniones. Por ejemplo, muchos miembros de junta hacen el juramento de las Reglas de orden de Robert (Manual escrito en 1876 por el Mayor Robert del Ejército de los EEUU, Nota del traductor). El tener estas reglas le permite mantener a los miembros enfocados en la tarea sin crear resentimientos.

Por supuesto, no todas las juntas siguen el manual de Robert, y algunas deliberadamente eligen no hacerlo. Algunas juntas pueden considerar que esas reglas son demasiado formales y limitantes. De este modo, desarrollan sus propios procedimientos operativos, los que funcionen para ellos. Pero para cualquier junta, el punto clave es tener reglas comprensibles y bien establecidas.

Las siguientes sugerencias vienen de The Board Café

• Intente elegir un lugar poco convencional para las reuniones como parte de  una “educación de juntas con sigilo”. Si usted está en una Junta de una organización de artes escénicas, ¿por qué no reunirse en el escenario una vez al año?  Si usted está en la junta de una escuela independiente, ¿por qué no realizar la reunión en el laboratorio de ciencias o en la biblioteca escolar? ¿Un comedor de caridad? Trate de realizar la reunión en medio del almacén.
• Asegúrese de que los miembros (especialmente los nuevos) tengan la oportunidad de llegar a conocerse entre sí. Después de todo, esa es una de las razones principales por las que todos nos unimos a las juntas. Los gafetes son importante cuando hay nuevos miembros presentes y bocadillos antes o después de cada reunión se agradecen en gran manera. Usted hasta podría pedirle al presidente de la junta que incluya en la agenda que usted pagará la primera ronda de bebidas a los miembros de la junta que quieran unírsele al terminar la reunión.
• Trabaje con el director ejecutivo en la elaboración de un folleto relevante, interesante y de fácil lectura para todos los miembros de junta al menos con una semana de antelación
• Traiga expertos que guíen las discusiones de diferentes temas.
• Finalmente, asegúrese que todos digan algo durante las sesiones. Si usted preside, invite a los miembros pasivos a hablar preguntándoles directamente sobre sus opiniones sobre el tema de discusión, o motívelos a través de una conversación privada. Usted también puede motivar a otros a hablar sin presionarlos directamente diciendo algo como: "¿Alguna otra idea al respecto?" (Mirando alrededor del salón) "¿Santiago?  ¿Natalia?"
• Asegúrese de encontrar un balance entre los asuntos más importantes y los cotidianos de toda organización. Dedique tiempo para reportar el trabajo de la institución. (Esto generalmente lo hace el director ejecutivo o algún otro empleado.) Es fácil olvidarlo y se cae en el hábito de lidiar solo con los asuntos grandes– esto es importante, pero usted necesita mantenerse sobre la tierra.

Por otro lado, la situación opuesta puede también ocurrir—el tiempo de los miembros de junta dedicado a minucias y los asuntos importantes se dejan de atender. La Junta debe encontrar un balance entre lidiar con lo inmediato y concreto y lo de largo plazo y más general. Algunas veces, esto no se puede hacer bien en una reunión dada, o aún en reuniones en general, por lo que algunas cosas quizás deberían y pueden ser realizadas “fuera de los canales tradicionales” en pequeños grupos de trabajo.

Mantenga un nivel de trabajo sensato para los miembros de Junta.

La idea aquí es que cada miembro de Junta tenga algo que hacer. Esto debe ser parte de lo que se espera de antemano. Si un miembro de junta no tiene nada que hacer, probablemente se sentiría menos efectivo con menos convicción para comprometerse y mantenerse activo. Por supuesto, si hay demasiado que hacer, cualquier miembro de junta buscaría la manera de salir.  Es una cuestión de balance, de encontrar algo para cada miembro, pero no demasiado. El tratar de mantener este balance es responsabilidad del personal, del presidente de la junta o de otros miembros, pero se puede compartir la responsabilidad.

Desarrolle una política para lidiar con los asuntos urgentes (y no tan urgentes) entre reuniones.

Este es el trabajo “entre líneas”—el trabajo que hay que realizar entre reuniones que frecuentemente toma mucho o bien se diría la mayor parte del trabajo de la organización.  Esto incluye la labor de comités o de grupos de trabajo, contactos informales, y así por el estilo.  Hay muchas maneras diferentes de hacer esto. Un par de formas populares que ayudan a hacer esto incluyen:

• Cadenas telefónicas—estas son particularmente útiles para juntas locales y pequeñas
• La comunicación por correo electrónico puede ser un salvavidas para los grupos más grandes que están más dispersos geográficamente.
• Contar con una persona designada como "contacto" quien distribuye la información a todos
• Desarrollar un folleto noticioso interno que sea enviado a los miembros de junta regularmente o cuando se necesite.

Tal como se mencionó en el apartado 5 arriba, algunas veces esto es responsabilidad del personal de apoyo, en otras ocasiones es la del presidente o la de un comité ejecutivo—en cualquier caso, es importante tener tal política.

Defina los términos de  membresía.

El desarrollo de los términos de membresía en un tema amplio del cual cada junta necesita responder una pequeña lista de preguntas sobre lo que es mejor para el grupo. Estas preguntas incluyen:

¿Cómo se escogerán los miembros?

Cada junta hará esto de forma diferente; trate de encontrar un sistema que funcione para usted.  Una junta que conocemos elige a su presidente por tres años: un año como presidente electo, un segundo año como presidente, y un tercer año como presidente saliente. Otras juntas tienen políticas formales, o acuerdos informales, en donde el vice presidente se convierte en presidente al año que sigue.  En ambas instancias, estas políticas ayudan a la junta a mantener un fuerte sentido de continuidad de liderazgo.

¿Estará su junta escalonada?

En cuanto a la junta mayor, los términos pueden ser uniformes, pero escalonados de tal manera que un porcentaje constante de miembros de junta terminen sus términos en un momento dado del año. (La mitad, en el caso de términos de dos años). Este sistema puede ayudar a mantener una dualidad saludable de experiencia e ideas frescas.

Probablemente la más común forma de escalonar términos consiste en usar tres grupos y términos de tres años. De esta manera, nunca hay menos de 2/3 de miembros experimentados en la junta.  Obviamente, esto no tiene sentido en una junta pequeña--digamos, menos de 12. Pero para juntas más grandes, es importante tener ambas, continuidad y efectividad.

Con una junta nueva, esto se puede lograr al darles a los miembros términos de diferente duración. Por ejemplo, la mitad de los miembros podrían tener términos de dos años, y la otra mitad plazos de un año.  Esto establece el proceso escalonado; esto puede hacer por mayoría.

¿Tendrá su junta límites de términos?

Todas la juntas tienen la opción adicional de que los miembros y directivos que terminan su término puedan optar por continuar o bien que se impongan restricciones en cuanto a términos.

¿Cómo asegurar una membresía diversa? 

Sin importar el tipo de organización que su junta represente, siempre es importante asegurarse de la diversidad en la membresía de la junta. Esta diversidad puede y en general debe representar un amplio espectro: racial, geográfico, religioso, socioeconómico, y así por el estilo. Es especialmente importante que la junta continuamente represente a la gente que trata de ayudar.

Es importante recordar, sin embargo, que en algunos casos usted podría querer en su junta personas con poca o ninguna experiencia en este tipo de grupos. Estos miembros pueden requerir entrenamiento extra o especial. Pueden sentir (con razón, en muchos casos) que no tienen idea de lo que está pasando y no ven cómo pueden contribuir. Algunas veces, tienen problemas para leer y entender comunicados de junta—minutas, planes, etc. Necesitan no solo entrenamiento sino mucho apoyo—quizás un mentor de entre los miembros de junta—para comprender cómo interactuar y funcionar dentro de la junta y brindar su experiencia y puntos de vista.

Algunas juntas tienen un comité nominador (ya sea formal o informal) cuya labor consiste en estar atentos sobre posibles nuevos miembros, con varias habilidades determinadas y la apropiada diversidad.  El comité nominador puede también tener la responsabilidad de contactar a los posibles candidatos por adelantado y sondearlos.

La idea general es siempre tener nuevos miembros potenciales en la mira.  Los líderes deben pensar en múltiples períodos—presente y futuro y quizás también pasado—y hacerlo en paralelo.

Esté consciente de las leyes nacionales o estatales que podrían afectar a la junta y la organización.

Dependiendo en dónde esté y en qué esté haciendo, existen muchas diferentes leyes que determinarán, al menos en parte, lo que puede o no puede hacer. Un ejemplo es la responsabilidad jurídica personal de cada miembro— ¿pueden ser demandados por algo que la junta u organización haga?  En al menos algunos lugares la respuesta es sí. O si su organización decide recolectar dinero con la venta de rifas (o libros de cocina, o pasteles, o camisetas, o cualquier otra cosa), ¿cómo puede su organización (estatutariamente bajo el código 501(c)(3) como organización exenta de impuestos en EEUU) lidiar con ese asunto?  Y cosas por el estilo.

Frecuentemente, es buena idea tener como miembro de junta a un abogado o alguien más que esté familiarizado con la ley para organizaciones sin fines de lucro para que ayude a responder estar cuestiones.

Una cosa es cierta: usted quiere conocer las reglas antes de jugar el juego.  Es siempre la responsabilidad de la junta el mantener al personal al tanto de las leyes y regulaciones, y no al contrario.

Desarrolle y mantenga una política de conflicto de intereses.

Esto debe ser parte esencial del folleto de información que se le da a los nuevos miembros. Todos los miembros de junta y el personal ejecutivo deben revisar esta política cuando inician sus labores dentro de la organización. También es práctica común firmar un documento que acredita que se ha leído la política y que se cumplirá oportunamente.

Organize un retiro anual.

Este puede ser informal o formal; puede ser una reunión anual, más amplia que de costumbre, realizada con el propósito de planear con antelación el año que viene. Es importante tener un bloque regular de tiempo apartado para mirar el “gran cuadro”.

En estos retiros, pida a la junta que decida la agenda del año. También, ofrézcales a los miembros de junta la oportunidad de decidir sobre cuáles de los programas o asuntos comunitarios que maneja la organización desearían conocer más en el año venidero y añada estos asuntos a las agendas de posteriores reuniones.

Finalmente, este tiempo puede y debe ser usado por los miembros para evaluar (al menos  informalmente) el trabajo de la junta a lo largo del año y los cambios que creen que deben ocurrir en el que viene.  La evaluación de lo que se ha hecho debe ser siempre el primer paso en el planeamiento posterior.

Tenga evaluaciones formales regulares (con poca frecuencia).

Junto a las más casuales evaluaciones, que sugerimos que se transformen en retiros anuales, también sugerimos una evaluación formal cada dos o cuatro años. Este puede ser el momento oportuno para determinar cómo van las cosas entre los miembros de la junta (¿Son nuestras reuniones tan efectivas como podrían ser?) al igual que ver qué tan bien van las cosas con la organización a la que la junta sirve. Estas evaluaciones puede ser el momento también para mirar las ordenanzas de la organización y para asegurarse de que aún se ajustan a las necesidades de la organización o bien deberían ser modificadas.

¡Celebre sus logros!

Es más probable que una junta se mantenga si logra realizar algunas cosas (lo cual por su parte depende de la estructura, liderazgo, etc.). Pero las relaciones sociales y los buenos sentimientos que resultan de éstas son igual de importantes. La gente se acercará a la junta y trabajará duro para ésta cuando sienten que son valorados y aprecian a los demás miembros—cuando hacen algo que es productivo y divertido

 El organizar festejos, ofrece una amplia variedad de formas diferentes en las que la junta (y la organización como un todo) podría entusiasmarlo para que se diviertan.

En resumen

Es muy fácil para muchos de nosotros ser muy orientados hacia el trabajo: querer iniciar algo, llevarlo hasta su compleción, felicitarnos por lo hecho, y continuar. Desafortunadamente, el mantener a una junta no es así: es trabajo constante (y diversión constante); pero en cualquier caso, el trabajo no termina hasta que la junta se disuelve.

Por esto, sin embargo, ofrece oportunidades continuas para crecer y aprender. Y al mantener a una junta efectiva, usted está en camino hacia una organización altamente efectiva que es realmente capaz de alcanzar sus metas.