Ejemplo 1: Entrevista con Margaret Schmidt
Margaret "CeCe" Schmidt es la presidenta anterior de la Sociedad Americana para la Ciencia de Laboratorios Clínicos, la organización más antigua de profesionales de laboratorios en el país. Le agradecemos a Dr. Schmidt por compartir con nosotros su tiempo y su experiencia en su campo.
CTB: Háblenos un poco acerca de la organización o sistema organizativo de su Junta.
Dr. Schmidt: Nuestra junta tiene 15 miembros en total; ellos son todos voluntarios. Los Estados Unidos continentales y no-continentales están divididos en 10 secciones llamadas
Cada una de esas 10 regiones tiene un director regional, y una amalgama de estados son su responsabilidad. Luego cada uno de esos directores es uno de las 15 personas en la junta en conjunto con 4 administradores. También hay un representante estudiantil en la junta. Los directores regionales están en este puesto en el término de 3 años, los administradores por 3 años de igual manera, [y el] estudiante por un año.
Las reuniones son cuatro al año: una por llamada de conferencia, tres son presenciales o cara a cara. El personal de oficina en Washington, DC. se encarga del banco de información, por lo tanto es un sistema de asociación profesional de voluntarios común. Nuestras regulaciones están basadas en Robert’s Rules of Order. Por consiguiente, todo lo concerniente a la organización tiene que estar en referencia y de acuerdo a las reglas de Robert. La mayoría de los voluntarios en la junta son conscientes de esto, sin embargo… ellos básicamente dependen de los administradores y del vicepresidente ejecutivo para mantenerse actualizados y en orden con respecto a cómo tratar asuntos diversos.
Si hablamos de qué hace que [las juntas] funcionen, eso está directamente relacionado con el talento o la falta de él que haya en la junta. Probablemente el peor fracaso de la juntas es entender la responsabilidad legal y judiciaria financiera de los administradores. Por lo tanto existe el rol como personal del equipo de trabajo, usted tiene un rol financiero, usted tiene un rol legal y de legitimidad, y éstas son cosas que la gente… no piensa cuando ellos con elegidos. Entonces existe una poderosa necesidad de una buena orientación acerca de las juntas.
Con respecto a las reuniones de la junta, la mayor confusión en la cual se puede meter es cuando se gira alrededor de temas controversiales. En estas circunstancias la mejor manera de salir bien de ello es su habilidad de mantener la conversación fluida, manteniendo los temperamentos al mínimo, y hacer que los asuntos de interés verdadero se lleven a cabo lo cual es lo opuesto a tener a la gente encasillada en una idea.
CTB: ¿Cómo se hace para lograrlo?
Dr. Schmidt: Usted lo logra siguiendo el Reglamento de Robert y recordárselos a todos cuando usted tiene que hacerlo cuando escucha que la conversación se va elevando de tono. Usted también lo hace al delimitar el uso del tiempo. Usted lo hace al delimitar la cantidad de veces que una persona puede hablar acerca del tema en discusión. Usted lo hace al hacer investigación antes de la reunión de la junta, porque usted necesita conocer cuál es la variedad de emociones que existe hacia un tema específico. De otra manera, se puede salir de las manos muy, muy rápido, y puede girar alrededor de usted.
Alternativamente, entonces, usted tiene que dejarlo girar. Como el presidente, usted no tiene voto excepto cuando haya un empate, y su rol es el de mantener el proceso en movimiento, sin tomar partido. Es muy difícil mantener la boca cerrada, especialmente si uno tiene un sentimiento fuerte hacia una posición o la otra. Si usted necesita hablar, entonces usted necesita designarle la presidencia a alguien más, ponerse al nivel de los demás miembros, hablar y luego tomar de nuevo su puesto de liderazgo. Por lo tanto cierta cantidad de regulación y orden es vital. Tener una agenda establecida antes de reunirse es muy importante, porque si no está en la agenda, usted no lo tiene que discutir en la reunión. Ésta es otra estrategia que usted puede utilizar para mantener los asuntos controversiales fuera cuando no se está listo para discutirlos o porque no tienen cabida en la reunión.
CTB: ¿Qué se hace entre cada reunión?
C: Entre el transcurso de cada reunión nos mandamos un montón de correos electrónicos, porque mucho de ‘¿qué hacemos al respecto con esto?’ ‘¿A quién necesitamos para que se haga responsable de aquello?’ es una interacción constante entre nuestra organización, y nosotros tenemos que informarles a los demás para que asistan a las reuniones, enviar gente aquí, trabajar con proyectos, trabajar con la industria y los comerciantes en el área del laboratorio. Esto es constantemente hecho entre los directivos y toda la junta de forma electrónica. Realmente hemos ahorrado dinero con respecto a llamadas telefónicas y estampillas, además obtenemos retroalimentación inmediata. Hemos cambiado las regulaciones hace tres o cuatro años para permitir el voto electrónico.
Todo sale bien mientras cada quien haga lo que tiene que hacer. Ese es el truco.
CTB: ¿Qué pasa cuando ellos incumplen con lo que debían hacer?
C: Cuando ellos no lo hacen lo que tienen, entonces, existen muchos tipos de posibilidades desde lo mínimo lo cual sería insistir a que por favor den un reporte y tratar de avergonzarlos por no haber hecho lo que debían de hacer… hasta una sanción o expulsión, y esto está claramente en las regulaciones y las políticas y procedimientos operativos estándares. Nosotros nunca hemos tenido que hacerlo, sin embargo han existido momentos donde se estuvo cercano a hacerlo.
CTB: ¿Qué consejo puede usted darle a un nuevo miembro de la junta?
C: Organícese. Haga su tarea antes de ir a la reunión. Lea lo que se supone que usted tiene que leer, hable con la gente que tiene que hablar, y esté preparado para presentar a favor o en contra ahí mismo de manera concisa para que no salirse de la tangente. Si el reporte está dentro de la agenda, de manera precisa, detallada, completa y presenta todos los signos, la discusión está aquí mismo; ya la hemos leído antes de llegar a la reunión, dicha reunión de la junta podría durar 20 minutos, en teoría . Algunos de nuestras reuniones han sido verdaderamente breves porque todos hicieron su trabajo excelentemente. Pero toda la organización depende de si todas las 15 personas (en nuestro caso) llegaron preparados para hacer su parte y listos para responder y preguntar las preguntas apropiadas. Si ese no es el caso, es una pérdida de tiempo y un caos absoluto.