Sección 4. Hacer entrevistas para cubrir vacantes de puestos de trabajo

• ¿Cómo prepararse para una entrevista de trabajo?

• ¿Cómo realizar una entrevista de trabajo?

• ¿Qué hacer después de la entrevista?

Usted ha estado buscando trabajo en el servicio comunitario y decide solicitar dos puestos publicados en el periódico local. Solicita el puesto del anuncio “Oportunidades para trabajar con la juventud”, el cual ofrece un empleo que consiste en dar  capacitación para el liderazgo a los jóvenes de la comunidad, en una organización que colabora con la justicia social; y en HRC, que ofrece un buen salario por un puesto de “tiempo completo” para dirigir la interacción de los clientes con el sistema de beneficios. Usted se alegra al recibir respuesta de ambos empleadores, los cuales le ofrecen una invitación para una entrevista.

Entrevista en ‘Oportunidades para trabajar con la juventud”. Usted llega unos minutos antes de la hora fijada para la entrevista y se encuentra con un cuarto con muebles que no armonizan y repleto de toda clase de jóvenes discutiendo fervientemente. Muchos de ellos se levantan a saludarlo cuando lo ven y uno le avisa al comité de entrevistas que usted ya ha llegado. Los chicos charlan con usted y le hacen preguntas, y en seguida lo invitan a pasar. Los miembros del comité entrevistador – cuatro personas con ropa informal, dos hombres y dos mujeres, uno de los cuales es claramente un participante del programa – se presentan y le piden que tome asiento en una de las tantas cómodas sillas del círculo.

La entrevista comienza con el ofrecimiento de una taza de café o una bebida fresca. Los miembros del comité explican su trabajo dentro de la organización y, luego, le hacen preguntas personales. Durante unos minutos la conversación es placentera y, después, el comité le informa sobre el trabajo. Hacen chistes, le ofrecen más café. Le hacen algunas preguntas sobre su experiencia previa y su interés en el trabajo, sobre que haría usted si lo obtuviera y sobre su visión del mundo. Por otra parte, usted pregunta acerca de las prestaciones y el salario (sí, es bajo), la fecha de comienzo y de cómo se sienten ellos en relación a la organización. La entrevista de una hora – que parece más corta – se desarrolla en un ambiente relajado y ameno. Usted se retira con la sensación de haber tomado una taza de café con un grupo de amigos, pero se da cuenta de que contestaron a todas sus preguntas y que usted tuvo la oportunidad de demostrar por qué sería la persona indicada para el puesto.

Entrevista en HRC. Aquí también, usted llega unos minutos antes de la hora fijada para la entrevista. La oficina está decorada con buen gusto, con madera natural; la secretaria le entrega un formulario para completar, le señala una silla y vuelve a trabajar en la computadora. Después de un largo rato, suena el teléfono de la secretaria y ella toma el formulario y lo acompaña a una oficina donde lo esperan el gerente y el subgerente - ambos de traje – para entrevistarlo. Se sientan detrás de un escritorio y le piden que usted se siente frente a ellos. Tan pronto como se sienta, comienzan a disparar preguntas, sobre sus antecedentes, sobre las razones por las cuales usted dejó trabajos previos según aparece en su currículum vitae u hoja de vida, sobre cómo reaccionaría en determinadas situaciones. Su nivel de estrés aumenta rápidamente. Finalmente, le preguntan si usted tiene alguna inquietud. Usted hace algunas preguntas sobre las características del trabajo y sobre la organización, pero la entrevista se interrumpe repentinamente después de la segunda frase: “tenemos que prepararnos para la próxima entrevista”. Cuando le indican la salida, su cabeza aún está girando y no ha obtenido respuesta a la mayoría de sus preguntas.

Si le ofrecieran ambos trabajos; ¿Cuál aceptaría? ¿El trabajo donde  lo trataron amigable y respetuosamente? o ¿Aquél en el que lo entrevistaron como si fuera a la guerra? ¿Qué conclusiones podría sacar de las entrevistas sobre el estilo de las organizaciones y de cómo sería trabajar en cada una de ellas?

Al igual que con la publicidad, la forma de realizar una entrevista para cubrir un cargo de trabajo es importante y requiere de ideas y preparación. No hay una manera  “correcta”, pero hay un modo apropiado de hacerlo, dependiendo de a quién se busca y qué se desea comunicar. Además, al igual que en la publicidad o en el anuncio del trabajo, hay muchas otras razones por las cuales la entrevista y cómo llevarla a cabo requieren un cuidadoso proceso de preparación previa.

• Para muchos, la entrevista será la primera exposición cara a cara con la organización. ¿Qué impresión se desea dar? ¿Cómo demostrar qué  clase de organización es la suya – su cultura, sus valores?
• El tono de la entrevista generalmente denota cómo será el trabajo después. La mayoría de las personas piensa que la forma en que son tratados durante la entrevista refleja cómo serán tratados después como empleados… y generalmente tiene razón.
• La forma en que se realiza la entrevista tendrá mucho que ver con la cantidad de datos que se conozcan sobre los candidatos, y por lo tanto será de vital importancia al momento de elegir a la persona correcta para el cargo. Tener una buena preparación y planificar la entrevista cuidadosamente, aumentará las posibilidades de contratar al candidato correcto.

¿Cómo prepararse para una entrevista de trabajo?

Podemos deducir que: el autor de este artículo tiene algunos prejuicios sobre la forma de llevar a cabo una entrevista y sobre el proceso de contratación. Como resultado, en el resto de esta sección se asume lo siguiente:

• Todas las solicitudes de empleo deben ser revisadas por las mismas personas (por ejemplo; todos los miembros del comité de contratación deben leer todas las solicitudes). También deben realizar las entrevistas y decidir sobre la contratación. Esto es consistente con los ideales de muchas organizaciones comunitarias y conlleva a un proceso más transparente.
• Todos los entrevistadores debe estar presentes en la totalidad de las entrevistas para participar en el proceso de contratación.
• Todas las entrevistas deberán ser personales. Si esto no es viable debido a una razón legítima, por lo menos la primera entrevista debe ser personal. Se conoce mucho más de una persona por su aspecto físico, que sólo escuchando su voz en el teléfono. Si una segunda ronda de entrevistas se debe llevar a cabo por teléfono, es mejor que todos los entrevistadores se hayan reunido previamente con los candidatos.

Es importante destacar que hay muchas otras maneras de llevar a cabo un proceso de contratación. Muchas organizaciones utilizan distintos grupos de entrevistadores si realizan más de una entrevista con los candidatos. Otras incluyen más gente durante el proceso de preparación o utilizan diferentes grupos para la preparación y la entrevista propiamente dicha. El autor de este artículo afirma que los resultados obtenidos son mejores cuando las entrevistas se hacen de la manera descrita anteriormente; sin embargo, reconoce que existen otras posibilidades.

Elección de los encuestadores.

La primera pregunta que se debe responder al comenzar con un proceso de contratación es quien estará a cargo de la revisión, las entrevistas y la contratación. Dentro de una organización pequeña, un individuo puede estar a cargo de las contrataciones y los despidos, pero es buena idea que el proceso completo esté a cargo de un grupo de personas, por varias razones:

• El grupo obtendrá más perspectivas de los candidatos, en especial si dentro del grupo hay miembros de la comunidad y/o participantes del programa o iniciativa.
• Las preferencias o prejuicios personales en el momento de tomar una decisión se reducirán notablemente si se trabaja en grupo.
• Las entrevistas llevadas a cabo en grupo son más activas dado que el grupo puede generar una serie de preguntas e intereses.
• Es más factible que el grupo sea el reflejo de todos los miembros de la organización de base o de la comunidad.
• Si la organización es democrática, es imprescindible el trabajo de grupo para que esto quede claro ante los candidatos.

Debido a las razones expuestas, es recomendable elegir un grupo representativo, que incluya al supervisor del cargo (y/o al gerente, si la contratación está específicamente bajo su cargo), a un miembro del personal y a un participante o beneficiario de la organización o del programa. Es recomendable que el grupo esté compuesto por cuatro personas o menos, ya que un mayor número de personas puede parecer intimidante y ser más difícil de reunir.

El próximo tema  a resolver es si la opinión de todos los miembros del grupo tendrá la misma importancia, o si en el caso del gerente, su opinión tendrá más peso o si tendrá la última palabra a la hora de la contratación. Esto probablemente dependerá de dos cosas: los valores y la filosofía de la organización y si esta persona tiene entre sus obligaciones contractuales, la responsabilidad de contratar al personal. Si la organización es considerada democrática o colaboradora, entonces todas las decisiones tendrán el mismo peso. Si, por otro lado, el director es quien tiene la responsabilidad por la contratación, es injusto quitarle el control de la situación.

Elección de los candidatos para las entrevistas.

Los candidatos se elegirán de acuerdo a las respuestas enviadas a los avisos publicados. Esto significa que el comité de contratación deberá leer todas las candidaturas y decidir a quiénes entrevista. ¿Cómo hacer esto?

Leer las solicitudes correctamente requiere de arte y de una muy buena intuición. Se debe aprender a leer entre líneas: ¿Por qué hay un lapso de tres años vacíos en su currículum? ¿Por qué razón no retuvo ningún trabajo durante más de un año? Durante tres años actuó como voluntario en el Cuerpo de Paz – esa es una ventaja, y así sucesivamente. Para aquellos miembros del comité que nunca antes han hecho esto, antes de leer las solicitudes (o tal vez utilizando algunas de las solicitudes como ejemplo), mantener una charla sobre qué cosas buscar en una solicitud y cómo leerla, puede ser una buena idea. Si esta experiencia es nueva para todos en la organización, tal vez alguien de otra organización con experiencia en contratación pueda ayudar.

Hay dos maneras de evaluar u ordenar las solicitudes: formal e informal. Si se elige el enfoque formal, se le asignarán puntos a las categorías requeridas en el aviso publicado. No se tomará en cuenta a ningún candidato que no cumpla con alguna de las calificaciones requeridas (título universitario, al menos un año de experiencia en un área complementaria, etc.). Los candidatos recibirán puntos por cada criterio que cumplan (cuanto mejores sean sus estudios, más puntos obtendrá). De igual manera se pueden obtener puntos por vivir en la comunidad meta, por la clase o la cantidad de experiencia personal o en el trabajo, etc. Las cartas de presentación también pueden ser evaluadas de acuerdo a cómo estén escritas y a cuánto cuidado se haya puesto en su preparación y en su presentación.

Aun aquellas personas con problemas de aprendizaje—lo cual probablemente no afecte su trabajo – pueden pedirle a sus familiares o amigos que los ayuden a corregir sus cartas de presentación o pueden buscar otras maneras para pulirlas lo más posible. Lo importante es si realmente les interesa hacerlo. Cuando las cartas de presentación constan sólo de uno o dos renglones o contienen errores de ortografía, son una indicación de que el candidato no se molestó en corregirlas y de que probablemente no le interese demasiado el trabajo, o que inclusive trabajaría igualmente mal si accediera al cargo.

Si las candidaturas son evaluadas formalmente, entonces (1) se sumarán los puntajes y se seleccionará a los entrevistados comenzando por el puntaje más alto (calculado por la suma de los puntajes de todos los miembros del comité) y descendiendo hasta el número de entrevistado que se considere conveniente o (2) los puntajes se tomarás solo como punto de partida y los entrevistadores decidirán a quién entrevistar.

Si se utiliza el método informal, seguramente se decidirán las elecciones mediante una discusión, pero sin un puntaje como guía. En realidad, si se otorga un puntaje, la mayoría de la gente ajusta su puntaje de tal manera que su candidato obtenga el mejor resultado. El verdadero trabajo se realiza mediante la discusión.

No importa cómo se otorgue el puntaje, lo importante es llevar un registro de cada solicitud, para luego poder recordar qué fue lo que llamó la atención o disgustó de cada individuo. Además, de esta manera se tendrá en claro el criterio utilizado, en caso de tener que enfrentar un problema legal.

Otras decisiones que tomar.

• ¿A cuántas personas entrevistar? ¿De cuánto tiempo se dispone para las entrevistas? ¿Cuántos buenos candidatos se tienen? La mayoría de las organizaciones comienzan con un número previamente fijado de candidatos para entrevistar, en promedio cinco o seis, y se limitan a ese número o lo extienden de acuerdo a la calidad de las solicitudes.
• ¿Cuántas entrevistas se planea llevar a cabo? ¿Los dos o tres mejores candidatos tendrán una segunda entrevista? ¿O (poco frecuentemente) una tercera? Eso dependerá del número de candidatos, de la importancia del cargo (seguramente, se llevarán a cabo muchas más entrevistas al elegir a un director ejecutivo que a un especialista en base de datos), de si se está indeciso entre dos candidatos y también de si se cree que ya se ha obtenido suficiente información con una entrevista y no se necesita una segunda.

Una segunda entrevista pude ser muy útil si es diferente de la primera. Por ejemplo, se les puede solicitar a los candidatos que hagan algo (por ejemplo dar una clase), preparar “tareas” (un plan de estudios o un plan para recaudar fondos) o discutir y buscar la solución de un problema, ya sea en forma individual o en grupo. Tales situaciones pueden poner al descubierto áreas de competencia o debilidades que no fueron obvias durante la primera entrevista.

• ¿Cuánto durará cada entrevista? Cuando se formulan preguntas o se provee información, el tiempo de la entrevista oscilará entre 45 minutos y una hora. Si la entrevista es para cubrir un cargo de importancia o si se requiere de los candidatos alguna actividad, se requerirá más tiempo. En general no se debe calcular menos tiempo. Si el candidato no reúne las cualidades requeridas o si no es la persona correcta para el cargo, siempre cabe la posibilidad de acortar la entrevista sin parecer descortés o despectivo.
• ¿Qué preguntas se les hará a los candidatos?  Ya sea para comparar a los candidatos o para protegerse legalmente, es conveniente preparar entre cuatro y siete preguntas para todos ellos (también se pueden formular otras preguntas, dependiendo del candidato – sus antecedentes, sus respuestas previas, la conversación mantenida, etc.)

En general se obtienen resultados elocuentes al hacer preguntas tanto formales (¿Qué cree usted que puede aportar a este trabajo?) como  informales, con el objetivo de lograr que el candidato hable de sí mismo, de su filosofía de vida y de sus razones para aspirar al cargo en cuestión (¿Qué le atrajo de este tipo de trabajo?).

El director de una organización siempre hacía la misma pregunta: “¿Quién es usted?” Aunque a muchas personas les molestaba la pregunta, él estaba convencido de que la respuesta a esta simple pregunta delataba más de la personalidad del candidato y de si era la persona ideal para el  cargo, que cualquier otra cosa.

Es de suma importancia realizar preguntas abiertas; preguntas que requieran de unos minutos de reflexión y no aquellas que se puedan responder con  “sí” o “no” simplemente. Una sugerencia es: “¿Qué fue lo que más le gustó o disgustó de trabajar con niños de cuatro años?” en vez de  “¿Le gustó trabajar con niños de cuatro años?”De ese modo se logrará obtener mucha más información, sobre todo de parte de las personas calladas o nerviosas.

• Lo que no se debe preguntar. Todo lo que pueda ser considerado discriminatorio -- como por ejemplo, el origen o la raza del candidato, preguntarle (a una mujer) si planea tener hijos o a un discapacitado, cómo sobrelleva su problema -- debe evitarse a menos que la respuesta esté directamente relacionada con el trabajo (si una persona parapléjica es candidata al puesto de bombero, es lógico preguntarle cómo se las arreglará para trepar una escalera; mientras que si una mujer desea o no tener hijos es algo personal, lo cual probablemente no tiene relación con el trabajo).
• ¿Cómo se deben programar las entrevistas? En general ésta es una de las partes  más difíciles del proceso debido a la necesidad de coordinar los horarios de una gran cantidad de personas, las cuales también tienen otras responsabilidades. La opción principal será programar las entrevistas lo antes posible (todas en un día o dos días sucesivos) o esparcirlas dentro de un período de tiempo más largo. Diseminarlas será probablemente más sencillo desde el punto de vista logístico, pero retardará el proceso de contratación; los entrevistadores deberán reunirse más a menudo y existe la posibilidad de que algún candidato acepte otro trabajo mientras el proceso de evaluación se completa.

¿Cómo realizar una entrevista de trabajo?

La entrevista tiene dos propósitos. El primero es obviamente entrevistar a los candidatos y obtener información de primera mano sobre ellos. El segundo es dar a los candidatos una oportunidad para entender más a fondo la organización y formarse una opinión. Por lo tanto, al planificar la entrevista hay que tener dos preguntas en mente:

• ¿Cómo conseguir una impresión más precisa de cada candidato?
• ¿Qué impresión sobre la organización se desea que se lleven los entrevistados?

Las respuestas a estas preguntas están generalmente conectadas a la estructura de la entrevista y al enfoque que hacen los entrevistadores de los candidatos. ¿Cómo se quiere que se sientan los candidatos durante la entrevista? ¿Cómodos? ¿Estresados? ¿Tensos? ¿Relajados? ¿Intimidados? ¿Qué ambiente se desea crear?

Establecer la atmósfera adecuada.

A menos que el trabajo requiera de una reacción rápida y de una respuesta racional bajo circunstancias altamente estresantes, -- por ejemplo un Técnico de Emergencia Médica (EMT) – y el propósito de la entrevista es ver la reacción del candidato bajo estas circunstancias, en general no se obtienen buenos resultados exigiéndole eso al candidato. Como dice el cuento, el calor del sol hace que un hombre se despoje de su abrigo, mientras que el fuerte viento no logra arrancárselo. En una atmósfera tranquila y amigable, las personas se sienten más propensas a hablar de sí mismas que cuando están a la defensiva.

De la misma manera, cuando un candidato se va con la sensación de haber tenido una conversación agradable con amigos, seguramente se llevará una buena impresión de la organización. La entrevista puede ser decisiva para que una persona acepte el trabajo que se le ofrece o puede ser el disparador para los comentarios positivos o negativos sobre la organización, de ese candidato hacia otras personas. Cuanto más cómodas se sientan las personas durante la entrevista, mayor será la información que se obtenga de ellas y mejores serán los comentarios que harán sobre la organización.

Para crear una situación cómoda habrá que tener en cuenta el entorno físico y social de la entrevista. Anteriormente sugerimos mantener el número de entrevistadores en cuatro o menos de cuatro. El lugar elegido (¿Una sala formal de conferencias con una mesa grande? ¿Una oficina pequeña? ¿La sala de estar de alguien?), la distribución del mobiliario, el lugar ocupará cada uno, todo esto y más contribuye tanto a la comodidad física como a un agradable ambiente social. Cada rincón tiene su importancia para hacer que las personas se sientan más o menos bienvenidas o “como en casa”, en mayor o menor medida.

Una mesa o un escritorio entre los entrevistadores y el candidato crean una barrera, una sensación de nosotros y ustedes, mientras que un círculo de sillas en un cuarto produce la sensación de igualdad, de que todos están a la misma altura. Las sillas y sillones confortables invitan a tener una conversación amena; la incomodidad física es sinónimo de malestar psicológico. El hecho de que algunas personas se sienten en las sillas más cómodas (las más altas) evidencia su estatus. “Romper el hielo” – compartir la bebida y la comida --  es un símbolo de aceptación en casi todas las culturas y destruye las barreras rápidamente.

La vestimenta del entrevistador también puede ser un factor importante para la sensación que se produce en el entrevistado. Si todos los entrevistadores visten jeans y camisetas y el entrevistado viste de traje, éste puede sentirse fuera de lugar. De la misma manera, casi todo el mundo se siente intimidado por un cuarto repleto de personas de traje. Probablemente lo mejor es vestir como se haría para ir a trabajar. Tal vez, lo mejor para que los entrevistados se sientan cómodos es un grupo de entrevistadores en el que algunos vistan de traje y otros jeans y camisetas.

El entorno social también está determinado por el ritmo y el tono de la entrevista. Las personas en general no se sienten cómodas con un ritmo de preguntas muy intenso. Es importante saber leer el lenguaje corporal. ¿La mayoría de las personas dentro de la habitación está sentada de forma relajada? ¿Están atentas? ¿Sonríen? ¿Tienen una expresión neutral? ¿Tienen una expresión enojada, hostil o nerviosa? Prestar atención a estos detalles ayudará a crear el ambiente deseado para las entrevistas.

Los elementos básicos.

En general las entrevistas incluirán, en distinto orden, la presentación de todos los participantes, información para el candidato y preguntas de parte del candidato hacia el comité. Hay algunos temas específicos que aún no hemos tocado y que probablemente se desee considerar.

• ¿Cómo calificar el desempeño del candidato durante la entrevista? Por las mismas razones que se calificó las solicitudes de los candidatos para decidir a quién entrevistar, es útil evaluar cada entrevista. Dado que es complicado evaluar una conversación, se puede pensar en aquellas cosas que gustaría oírle decir a un candidato (y que se podrán evaluar), cosas que no agradaría escuchar (por las que restará puntaje), cualidades personales que agradan (relajado, pensante, divertido, ubicado, etc.) y cualquier otra cosa que el equipo considere importante. No importa cómo se asigne el puntaje – o si en realidad se asigna --, pero el hecho de prestar atención a este tipo de detalles dará la posibilidad de evaluar a todos los candidatos por igual.

Al igual que con el proceso de evaluación, es recomendable una sesión de práctica antes de la entrevista, en especial para aquellos entrevistadores que nunca antes han contratado empleados. El hecho de tomar notas o tratar de recordar características de los candidatos, no es algo habitual para alguien que nunca antes ha llevado a cabo esta clase de entrevistas. Realizar preguntas abiertas también puede requerir de algo de práctica previa.

• ¿Qué rol desempeñará cada uno durante la entrevista? Es importante decidir, previamente a la entrevista, quién será el encargado del recibimiento, quién dará las instrucciones, las explicaciones y la charla básica sobre la organización, quién tomará el registro del tiempo, quién llevará la entrevista al próximo nivel, etc. Diferentes personas harán las preguntas y todos tendrán la libertad de continuar preguntando acerca de temas específicos, a cada persona en particular (¿Por qué vivió en La Columbia Británica si nació en Tierra del Fuego?) Dependiendo del grupo, el facilitador podrá cambiar de una entrevista a la siguiente o de una parte de la entrevista a la siguiente. La forma de hacerlo transmite una impresión sobre la organización, al igual que los detalles previamente discutidos.
• ¿Qué información se les dará a los candidatos? En general los temas que se deben mencionar son:
  • Tener en claro la meta o los propósitos de la organización o de la iniciativa y qué es lo que se quiere realizar o llevar a cabo.
  •  Exactamente qué implica el cargo. Además de discutir el trabajo, es probable que se le quiera dar a cada candidato una descripción del cargo.
  •  Un sentido comunitario y/o el contexto de la organización o de la iniciativa.
  •  La estructura de la organización y dónde encaja ese cargo en dicha estructura.
  •  Datos específicos sobre el horario, el salario, las prestaciones, la fecha de comienzo, etc.
  •  ¿Qué sucederá después de la contratación y cuándo y cómo se contactará a los candidatos para comunicarles la decisión?
• Además de la conversación, ¿habrá algún otro componente en la entrevista? ¿Se llevará a los candidatos a un recorrido para la comunidad? ¿Conocerán a otras personas además del comité de entrevistas? ¿Se les pedirá que hagan algún tipo de demostración con respecto a sus aptitudes? Esto depende de cuánto se desea que sepan o de si hay alguna cosa en especial que se desea saber con respecto a lo que son capaces de hacer.

Hay otras formas de realizar una entrevista. Por ejemplo, un programa de enseñanza preescolar para niños de escasos recursos organizó una entrevista grupal para seleccionar un candidato para puestos docentes. Cinco entrevistadores, entrevistaron a  cinco candidatos para ocupar dos cargos. Dos de los entrevistadores eran padres del programa; uno era el director; otro, un miembro del personal y otro, un miembro del consejo directivo de la organización de padres del programa. Durante la entrevista, se hizo evidente que la mujer, que era la candidata más fuerte a obtener el puesto – una experimentada maestra  de jardín de niños – actuaba en forma extremadamente desdeñosa con los padres del programa, mientras que otros dos candidatos con títulos universitarios en educación, que parecían demasiado preparados para el puesto, (y casi descalificados de entrada por esa razón) se mostraban relajados, con una actitud cálida y trataban a todos en la habitación como iguales. Finalmente, y dado que la situación de grupo reveló diferencias que habrían pasado desapercibidas en entrevistas individuales, se contrató a los dos candidatos demasiado preparados.

No se debe temer intentar algo diferente si se considera que es apropiado para la organización, pero es necesario pensar cuidadosamente en por qué y para qué se hace.

¿Qué hacer después de la entrevista?

Una vez finalizadas las entrevistas, se deberá elegir a la persona a quien se le ofrecerá el puesto. Aun teniendo un sistema de clasificación, no importa cuán bueno sea, probablemente se deberá argumentar la decisión frente a los entrevistadores. En algunos casos, la mayoría estará de acuerdo con una o dos elecciones; en otros, los cuatro o cinco entrevistadores tendrá opiniones diferentes sobre a quién contratar. Durante la discusión, ya sea basada en el sistema de evaluación o en los temas que todos consideraron importantes, todos deberán tener la oportunidad de dar a conocer y sustentar sus opiniones y de llegar a una conclusión común y aceptada por todos. En el caso de que se presente un verdadero dilema o desacuerdo con respecto a cuál de dos candidatos contratar, dos maneras de resolver el problema son: revisar los antecedentes, lo cual puede mostrar una perspectiva diferente sobre los candidatos y/o programar otra entrevista que contenga un formato diferente al de la primera – esto se debe tener especialmente en cuenta–  (por ejemplo, se puede entrevistar a ambos candidatos al mismo tiempo o pedirles que desarrollen alguna actividad).

Los estudios realizados indican que si el grupo toma la decisión inmediatamente después de las entrevistas, hay muchas más posibilidades de que elijan al último candidato entrevistado. Si se demora la elección un tiempo – un día, por ejemplo – es más probable que se elija a alguien entrevistado anteriormente. Esto no necesariamente significa que se deba esperar un día o más, pero se debe conocer esta tendencia y tenerla en cuenta mientras se delibera.

Además de estar de acuerdo con la elección del candidato, se deberá clasificar a los demás según sus cualidades o capacidades, en caso de que la primera elección no cumpla con las expectativas, algo que es muy común (en cualquier campo de trabajo, habrá un candidato al que seguramente nadie querrá contratar y por lo menos uno o dos que todos considerarán perfectos para el puesto). Si esto sucede, se le podrá ofrecer el cargo al segundo candidato en la lista y si él lo rechaza, al tercero, etc. hasta que alguno de los candidatos aprobado por todos, acepte.

Una vez elegido el candidato, se le debe notificar, al igual que a los demás candidatos. Existe un orden lógico en esta parte del proceso, y si es correctamente implementado, puede quedar en muy buenas relaciones aun con aquellos candidatos que han sido rechazados.

• Si se han pedido referencias, éste es el momento de revisarlas (si no se ha hecho, llegó el momento de hacerlo). La mayoría de los solicitantes darán excelentes referencias sobre su desempeño, pero  es importante revisarlas de todas maneras. Ya sea por teléfono o en persona, revisar las referencias proporcionará un panorama más amplio con respecto a la persona y su aptitud para el cargo. Si hay sorpresas, es mejor conocerlas antes y no después de la contratación. Si la organización realiza un control de antecedentes penales o algo similar, éste es también el momento de hacerlo.
• Suponiendo que las referencias sean satisfactorias, se debe contactar al primer seleccionado y ofrecerle el puesto. Seguramente, necesitará algún tiempo para pensarlo – generalmente, un día o dos. Se considera apropiado respetar la petición del candidato, pero dentro de un límite de tiempo razonable, dado que las esperanzas de los demás candidatos y de la organización están en manos de esa persona. No se notificará a los demás candidatos hasta recibir la respuesta. Si rechaza el cargo se deberá contactar a la próxima persona de la lista.

También puede suceder que, al finalizar las entrevistas, el comité de contratación no haya encontrado ningún candidato para contratar o que ninguno de los candidatos elegidos por el comité acepte el cargo. En este caso, se puede profundizar en la lista de candidatos (por ejemplo, entrevistar a alguna de las personas que no fue entrevistada previamente) o poner anuncios para cubrir el cargo nuevamente y comenzar con todo el proceso una vez más. En general, es recomendable poner anuncios nuevamente, aunque esto signifique mucho esfuerzo y mucha más demora para cubrir el cargo.

Dado que los empleados son los elementos más importantes para el éxito de la organización, es vital que se contrate a los mejores candidatos dentro de las posibilidades, ya que esto siempre reditúa el tiempo extra y el esfuerzo que requiere encontrarlos.

• Tan pronto como un candidato acepta el cargo, un miembro del comité de entrevistas deberá notificar personalmente al resto de los candidatos que el cargo ha sido cubierto. Es importante ser honesto – pero diplomático – si los demás candidatos desean saber por qué no fueron elegidos (la respuesta es sencilla en general; por ejemplo: “La otra persona tenía más experiencia en ese campo”. Si la persona fue desagradable será más difícil darle una respuesta sincera y alentadora, pero es importante intentarlo). También es importante transmitirle a un candidato que hubiese tenido muchas posibilidades de acceder al puesto bajo otras circunstancias; se le debe alentar a que se postule para otro puesto en la organización cuando se presente otra oportunidad. De esta manera, la organización puede ganar muchos amigos y también contar con un buen personal.
• Se debe enviar una carta personal dirigida a todos los postulantes al cargo que no fueron entrevistados, explicando que el cargo ya se cubrió. En la carta se subrayará la calidad de los postulantes y lo difícil que fue la elección, etc. Una carta bien redactada puede dejar una buena impresión en los postulantes, aunque hayan sido rechazados (estas cartas pueden ser enviadas mucho tiempo antes, si se considera que no se utilizarán los servicios de los postulantes de la primera búsqueda).
• Una carta formal se le enviará a la persona contratada consignando los términos del contrato (salario, prestaciones, horario, descripción del cargo, período de prueba, si lo hubiera, fecha de comienzo, etc.), y el contrato para firmar si es lo usual en la organización. Se le informará al candidato sobre el contenido de esta carta, al momento de aceptar el cargo, para que esté preparado para recibirla.

Ha sido un largo proceso que ha requerido de mucho tiempo y de contribuciones de muchas personas, pero finalmente se ha contratado a la persona que más gustó y que desempeñará exitosamente en el cargo. El esfuerzo valió la pena. ¡Felicitaciones!

En resumen

Si las entrevistas con los postulantes al cargo se llevan a cabo de forma correcta, debería ser posible contratar a la persona indicada, tanto para cubrir el cargo, como para unirse a la organización. Además, mediante un buen manejo del proceso y un trato correcto hacia los postulantes que no obtuvieron el cargo, se pueden ganar amigos para la organización.