Sección 2. Proporcionar retroalimentación para mejorar la iniciativa

Esta sección se basa en el artículo: “Evaluar y Apoyar Iniciativas Comunitarias para la Salud y el Desarrollo” incluido en el Manual de Evaluación de Trabajo en Grupo de Stephen B. Fawcett, Adrienne Paine-Andrews, Vincent T. Francisco, Jerry Schultz, Kimber P. Richter, R.K. Lewis, E.L. Williams, K.J. Harris, Jannette Berkley, Jacqueline L. Fisher, y Christine M. López del Grupo de Trabajo en Promoción de la Salud y Desarrollo Comunitario, Universidad de Kansas, Lawrence, Kansas.

• ¿Qué es proporcionar retroalimentación?

• ¿Porqué proporcionar retroalimentación?

• ¿Cuándo debemos proporcionar retroalimentación?

• ¿Cómo proporcionar retroalimentación?

• Consejos Generales

¿Qué es proporcionar retroalimentación?

Cuando hablamos de proporcionar retroalimentación de la evaluación, nos referimos a presentar los datos de los logros que se están obteniendo de la evaluación a aquellos involucrados con la iniciativa, su equipo de trabajo y voluntarios, así como a los administradores y los miembros de la junta. Dependiendo de los métodos de evaluación y el tipo de información utilizada, parte de esta información se presenta, generalmente aunque no siempre, en forma de tablas y gráficas, algunas de manera oral y otras tal vez en portafolios o inclusive en audio o video.

La retroalimentación es bidireccional. La gente involucrada en el día con día de la operación de la organización y sus programas puede beneficiarse al aprender qué  parece estar funcionando bien y qué no, y al entender qué necesita ser cambiado para mejorar los resultados. Al mismo tiempo, los administradores y los miembros de la junta directiva necesitan comprender dónde están las debilidades de la organización, las cuales  impiden que el personal y los voluntarios sean lo más eficientes posible.

¿Existe suficiente apoyo? ¿Hay suficientes suministros? ¿Son los fondos adecuados para el trabajo que se requiere hacer? ¿El ambiente organizacional es de respeto mutuo en donde el personal de trabajo y los voluntarios están haciendo su trabajo de la mejor manera, y los participantes se sienten bienvenidos y apoyados? Estas son preguntas que el personal de trabajo y los voluntarios –y los participantes – pueden responder al mismo tiempo que la organización trata de resolver y monitorea los resultados. Para llegar a ser realmente exitoso, la retroalimentación tiene que ir en ambas direcciones.

Brindar retroalimentación debería hacerse de manera continua para que así tanto su equipo y voluntarios se mantengan actualizados sobre lo que están haciendo bien y sobre lo que pueden mejorar. También puede hacerse al final de una evaluación (aunque no exclusivamente).

En esta sección, vamos a discutir principalmente el curso de las actividades y los logros que pueden conducir a resultados a largo plazo, a lo que usualmente se refiere como monitoreo.

¿Porqué proporcionar retroalimentación?

Aquí encontrará algunas razones para considerar proveer retroalimentación de vez en cuando:

• Para ayudar al liderazgo comunitario a abordar el progreso hacia la satisfacción de las metas de la iniciativa
• Para ayudar a observar áreas en las cuales los miembros de la iniciativa puedan poner más energía
• Para ayudar a detectar cuando se está gastando mucha energía o esfuerzo en áreas menos centrales de la misión
• Para dar la oportunidad de celebrar los pequeños logros
• Para ayudar a la iniciativa a enfocarse en el “resultado general” al observar los logros acumulativos a lo largo del tiempo
• Para dar a los patrocinadores la oportunidad para re-direccionar la iniciativa hacia actividades más directamente relacionadas con la misión
• Para proveer a los patrocinadores la oportunidad de ver y recompensar los logros de la iniciativa

¿Cuándo debemos proporcionar retroalimentación?

Su equipo debe obtener retroalimentación a intervalos regulares, especialmente temprano en el desarrollo de la iniciativa, de manera que puedan ajustar sus esfuerzos para mejorar los resultados de la iniciativa de manera continua. Se pueden realizar sesiones de retroalimentación mensualmente durante el primer año y luego trimestralmente (cuatro veces al año). La retroalimentación les da la oportunidad de observar los cambios generados por los ajustes realizados después de la última sesión de retroalimentación, de manera que todos puedan trabajar continuamente para mejorar sus esfuerzos.

¿Cómo proporcionar retroalimentación?

Inicie con un comunicado general que resuma cómo le está yendo a la iniciativa.

 Este comunicado debe ser afirmativo (no se debe empezar por las áreas que necesitan mejoras desde el puro principio) y muy específico respecto a lo que va caminando bien. Por ejemplo, “Hemos recibido 35 cartas de padres de familia alabando el trabajo del comité de seguridad escolar en la Escuela Uptown” es un comunicado mucho más específico que “Muchos padres de familia están complacidos con el comité de seguridad escolar”.

Tal vez los datos recolectados indican que todo lo que su grupo ha estado haciendo es perfecto. Si este es el caso, presentar retroalimentación al grupo probablemente será muy sencillo. Sin embargo, es más probable que se tengan algunas o (esperemos que no) muchas áreas que necesitan mejoras.  Se quiere que las personas involucradas en la iniciativa entiendan lo que podrían estar haciendo mejor, pero al mismo tiempo hay que tener mucho cuidado de que no se sientan desmotivadas, enojadas con sí mismas, resentidas o insultadas por una retroalimentación poco halagadora. ¿Cómo hacer esto?

Presente los datos al grupo como algo bueno.

Aún si la retroalimentación no es tan positiva; después de todo, les está dando información que los ayudará a hacer un mejor trabajo. Intente comunicar lo valioso de un grupo que realmente quiere saber cómo le está yendo. Muéstreles como el uso de los datos obtenidos a través de su evaluación puede ayudarlos a hacerlo. Provea una visión compartida de la iniciativa como catalizador del cambio: “¡Nosotros podemos hacer una diferencia y vamos a hacer una diferencia, y así es como lo vamos a hacer!” Es muy importante comunicar su optimismo de que el grupo será exitoso en tener impacto. En otras palabras, inicie con las buenas noticias, y luego presente las malas de manera que motive a todos a trabajar duro para cambiarlas.

Muestre gráficos.

Le sugerimos hacerlo en este orden:

• Medidas del Proceso – número de personas involucradas con el programa, satisfacción de los miembros, cantidad de actividad necesaria para hacer cambios en la comunidad relativos a los objetivos del grupo
• Resultados Intermedios – número de cambios en la comunidad (por ejemplo, programas nuevos o modificados, políticas, prácticas), información acerca de la iniciativa y eventos críticos
• Resultados Finales / Datos de Impacto – datos de encuestas de cambios de comportamiento en las personas objetivo de la intervención, datos de impacto a nivel comunitario

Encuentre muestras de esto en el segmento de Ejemplos al final de esta sección.

Muestre material escrito (sin gráficos).

Como mencionamos anteriormente, puede existir gran cantidad de material que es mejor mostrarlo sin gráficos. Tal material puede ser narrativa, ejemplos de trabajo de participantes o ejemplos de aprendizaje, comentarios de participantes. Este tipo de material se debe discutir de forma diferente a como se discute el material gráfico ya que no es tan claro como la información gráfica.

Como los datos gráficos, los no gráficos se pueden examinar en relación al proceso, resultados intermedios e impacto a largo plazo. A diferencia del material gráfico, se necesita de creatividad para comprender las tendencias o conclusiones que el mismo arroja.  (Una tendencia es un movimiento en una dirección dada que no es aún definitiva o de largo alcance para concluir que con ella se logra alcanzar una meta o se falla en el intento de lograrla.)

Mucho de esta información se puede comprender en una discusión. Vale preguntarse a qué acciones específicas, métodos, o condiciones se refieren los comentarios de los participantes y cómo se pueden cambiar éstos de ser necesario. También, ¿qué muestra el trabajo del participante sobre la efectividad de tu trabajo? ¿qué aspectos reflejan las anécdotas sobre los retos y sobre las cosas que se necesitan ajustar o eliminar?

Presentación de la información.

Aquí encontrará algunas recomendaciones:

• Introduzca la información y provea una breve definición, ejemplo y explicación de lo que es importante
• Dé un ejemplo más detallado de los logros que han ocurrido recientemente, si es posible, en los meses anteriores
• Señale qué es importante acerca de los datos
• Haga notar las tendencias de los datos y lo que estas tendencias representan
• Discuta cualquier sugerencia de re-dirección de esfuerzos
• Revise los ejemplos listados en el gráfico
• Reafirme la iniciativa haciendo notar la evidencia del progreso
• Solicite comentarios y consultas al grupo

Si la medición no muestra reciente crecimiento:

• Haga que el grupo tenga una discusión usando la información, por qué creen ellos que ha ocurrido esto.
• Señale anteriores ocasiones de crecimiento para evitar que los compañeros se desmotiven. Muchas de estas medidas serán cíclicas en su naturaleza y en la generación de recursos, por ejemplo, generalmente se registran en rachas asociadas con las fechas límites de financiamiento. Si esto parece importante señalarlo, hágalo.
• Pregúntele al grupo por ideas acerca de cómo ajustar el trabajo con el propósito de tratar con el problema, si se necesita tratar.
• Cuando se reúna con los miembros, consulte si hubo actividades adicionales que no se registraron. Haga una lista de los ítems que se han registrado a lo largo de la iniciativa. Puede encontrarse con cosas que no fueron registradas y esto puede hacer una gran diferencia en los resultados.

Resuma los datos al discutir acerca de las fortalezas de la iniciativa.

¡Termine de forma positiva! Se quiere que su equipo y voluntarios salgan de esta presentación con la resolución de trabajar duro para mejorar la iniciativa, y se quiere reafirmar su confianza para que puedan alcanzar esto, entonces no los deje sintiéndose mal de sus esfuerzos a la fecha. Revise los gráficos y asegúrese de mostrar el gráfico más directamente relacionado con la misión del proyecto (lo más probable es que sea el gráfico de cambio comunitario).

Consejos Generales

Recapitulemos las principales cosas a tener en mente cuando se prepara la retroalimentación para el equipo de trabajo:

• Presente estos datos como un obsequio, informando a su audiencia sobre cómo le está yendo a la iniciativa.
• ¡Enfóquese en lo positivo, sea afirmativo!
• Transmita optimismo sobre los prospectos de éxito (si es lo apropiado).
• Transmita la necesidad de cambios o ajuste (si es lo apropiado).
• Transmita una visión compartida de la iniciativa como un catalizador efectivo para el cambio.

Recuerde mantenerlo positivo y dar mucho ánimo a las personas que trabajan en la iniciativa. Las sesiones de retroalimentación pretenden hacer que su equipo y voluntarios trabajen más duro y mejoren la iniciativa, no que se descorazonen. ¡Buena suerte!