Sección 2. Administrar el dinero

• ¿Por qué su organización necesita un plan de administración de dinero?

• ¿Qué implica la administración diaria de su dinero?

• ¿Cómo se crea un plan de administración de dinero?

• ¿Qué asuntos involucran el ser exentos de impuestos?

• ¿Cómo maneja usted el flujo de efectivo?

• ¿Cuáles son algunos de los temas cotidianos de la administración de dinero?

• ¿Cuáles son algunos de los temas de inversión?

Las familias necesitan mantener el control de sus finanzas para hacer que la vida fluya sin complicaciones. Lo mismo cuenta en gran medida, para las organizaciones.

A fin de administrar dinero adecuadamente, ya sea de su familia o su organización, usted necesita:

• Un presupuesto que sea realista y exacto, de modo que usted pueda comenzar con una buena idea de lo que tiene disponible para gastar, de dónde provendrá el dinero, y en qué quiere gastarlo.
• Distintas formas de tener acceso a dinero en efectivo de tal modo que pueda ser utilizado (una chequera, tarjetas de crédito, tarjetas de cajero automático, etc.)
• Una forma de mantener un registro del dinero efectivo de modo que usted no sobregire su cuenta o gaste más dinero del que tiene.
• Un sistema para pagar sus cuentas a tiempo, y asegurar que cuente con el dinero suficiente para hacerlo.
• Un flujo estable de ingresos de modo que pueda costear las cosas que necesita.
• Buenas relaciones con las personas que le pagan por el trabajo que realiza, y a quienes usted les paga por las cosas que necesita, de modo que pueda llegar a un acuerdo con ellos con respecto a avances, préstamos, o a alargar los plazo en casos de  emergencias o situaciones difíciles.

¿Por qué su organización necesita un plan de administración de dinero?

Si su organización es muy pequeña, y sus recursos provienen de ventas de pasteles y contribuciones ocasionales de poco dinero en efectivo- en otras palabras, si sus ganancias y gastos son sólo uno o dos mil dólares al año - puede que usted no necesite un plan de administración de dinero, más que mantener su chequera balanceada y pagar sus cuentas a tiempo. Pero si acaso existe alguna complejidad en su situación financiera, es necesario tener un plan de administración de dinero por varias razones.

• Le permitirá continuar  con el cumplimiento de su objetivo - es decir, asegurar que exista el dinero suficiente para ofrecer servicios, continuar con su iniciativa...para lo que sea que haya sido fundada su organización.
• Le ayudará a asegurarse de sacar el mayor provecho de su dinero.  Una buena administración de dinero estirará sus dólares al ayudarle a utilizarlos lo más efectivamente posible.
• Le dará la posibilidad de mantener el control de sus finanzas, y especialmente de su flujo de efectivo.
• Le ayudará a mantener buenas relaciones con su propietario, su proveedor, y cualquier otra persona a quien usted le paga por bienes y servicios. La vida es mucho más fácil cuando las personas y las organizaciones pagan sus cuentas a tiempo.  Es mucho más probable que los propietarios y otros hagan reparaciones, cumplan ciertas órdenes, y en general sean más amigables con aquellos que facilitan sus vidas. 
• Establecerá su credibilidad en la comunidad. Su organización obtendrá la reputación de una institución que se hace cargo de sus asuntos, y es seria con respecto a sus compromisos financieros al igual que con su misión.  Este tipo de reputación puede agregar mucho al éxito de su recaudación de fondos, ya que las personas quieren depositar su dinero donde saben que será bien administrado para hacer el mayor bien.
• Le ahorrará tiempo de manejo del dinero. Gastará mucho menos tiempo intentando localizar un recibo perdido, o rehaciendo algo porque no lo hizo bien la primera vez, o involucrándose en otras formas de acciones perdidas.
• Le ahorrará una gran cantidad de preocupaciones porque sabrá exactamente cuánto dinero tiene y cómo está siendo gastado. 
• Le dará más tiempo para dedicarse a los objetivos reales de su organización. El dinero es el medio para que usted alcance sus metas.  Mientras más efectivamente se administre su dinero, más efectivamente podrá utilizarlo.

¿Qué incluye la administración diaria de su dinero?

Varios directores de organizaciones, especialmente en áreas tales como servicios sociales, salud, o educación, encuentran que la administración de dinero es aburrida, o incluso atemorizante. Ellos consideran que todo se trata de matemáticas, y se preocupan constantemente sobre si comprenden álgebra lo suficientemente bien como para manejar las finanzas, o si es que un simple error de suma podría llevar a sus organizaciones a la quiebra. Pero una buena administración de dinero se trata realmente de sistemas y decisiones. Los sistemas son los que usted configura para efectivamente manejar, y llevar el control de su dinero.  Las decisiones son aquellas que usted toma acerca de dónde obtener su dinero y qué hacer con él. Cómo y qué tan bien usted configure esos sistemas, y la información y suposiciones que utilice para tomar sus decisiones - no sus antecedentes como un matemático teórico – determinará qué tan bien es administrado su dinero.

Si realmente encuentra que el manejo del dinero es difícil y desagradable, puede ser posible delegar la parte de la administración del dinero de la organización a alguien que tenga las ganas y las habilidades para hacerse cargo de ello.  Las grandes corporaciones casi siempre tienen un Director de Finanzas que maneja el lado financiero de la operación.  Si su organización cuenta con un presupuesto lo suficientemente grande, o puede encontrar un voluntario que sea competente y confiable, usted puede hacer lo mismo.  Tenga cuidado, sin embargo: aún en una organización donde hay un Director de Finanzas u otra persona que maneja el dinero, es importante que el director tenga al menos un conocimiento claro de lo que está sucediendo, y sepa qué preguntas hacer a fin de asegurarse de que el dinero esté siendo utilizado apropiadamente.

Este tipo de ayuda financiera puede provenir desde adentro de la organización, en la forma de un tesorero. También se puede encontrar a través de otras organizaciones, tales como el Cuerpo de Servicio de Ejecutivos Jubilados (SCORE, por su acrónimo en inglés), cuyos miembros ofrecen sus servicios profesionales a organizaciones sin fines de lucro y a otros que la necesitan.

Algunos sistemas que podría querer instaurar:

• Un sistema de contabilidad o auditoría que le permitirá obtener cualquier información financiera que necesite rápida y fácilmente, y que hará que cualquier presentación de informe sea lo más fácil y preciso posible.
• Un sistema bancario que brinde a la organización la mayor flexibilidad y el menor costo posibles por el uso de una o más cuentas en uno o más bancos.
• Un sistema de manejo de dinero que clarifique quién en la organización tiene la responsabilidad física de diversas tareas relacionadas con el dinero - hacer depósitos y giros, escribir cheques, pagar cuentas, etc.
• Un sistema de caja chica que permita que los empleados tengan acceso a pequeñas cantidades de dinero para la compra de artículos diarios: estampillas, café, etc.
• Un sistema de nóminas que garantice que todos obtengan un talón de sueldo correcto y a tiempo, incluidos el margen adecuado de beneficios, deducciones, etc.
• Un sistema de deudas por cobrar y por pagar que defina los procedimientos a utilizar para el pago de cuentas y el cobro por bienes y servicios que usted proporciona.
• Un sistema de administración de donaciones que le permita llevar el control de los fondos de cada donación o contrato por separado, y gastar el dinero del financiador de las formas que usted ha acordado.
• Un sistema para manejar asuntos de flujo de efectivo.

"Flujo de efectivo" es un término que verá muchas veces en esta sección. Se refiere al flujo de dinero real dentro de la organización, contrario a lo que se encuentra en papel.  Si su amigo le debe $500.00 pero aún no le ha pagado, y usted sólo tiene $5.00 en su banco, ese es un asunto de flujo de efectivo. Usted no puede pagar su cuenta de electricidad por el hecho de que su amigo le debe dinero.

Las organizaciones tratan con este tema todo el tiempo. El dinero proveniente de donaciones y contratos a menudo fluye lentamente, y la recaudación de fondos es impredecible. Por otro lado, las cuentas llegan regularmente, y los sueldos deben ser pagados.  Cuán bien administre su organización el flujo de efectivo puede hacer una tremenda diferencia en su salud, tanto financiera como de otro aspecto. Este asunto es discutido más detalladamente más adelante en esta sección.

Algunos ejemplos de decisiones que usted debe tomar:

• ¿Qué tipo de sistema de contabilidad utilizará, y si computarizará usted su contabilidad?
• ¿Qué tipos de cuentas bancarias y banco son mejores para su organización?
• ¿Quién tiene la autoridad para tomar decisiones relacionadas con el dinero diariamente y para firmar cheques?
• ¿Qué constituye un empleo de tiempo completo y qué constituye uno de tiempo parcial? ¿Quién obtiene qué tipo de beneficios?
• ¿Utilizará usted órdenes de compras para ordenar y comprar? ¿Qué proveedores - para teléfono, artículos de oficina y programa, equipos, etc. - utilizará usted?
• ¿Establecerá una cuenta bancaria aparte para cada donación principal? ¿Cómo manejará el envío de informes a los financiadores?
• ¿Cuáles cuentas y obligaciones saldará primero si se encuentra escaso de fondos?, ¿Cuánto tiempo esperará antes de pedir dinero prestado?
• ¿En qué va a gastar realmente su dinero?

La mayoría de las organizaciones descubrirán que si piensan cuidadosamente en las decisiones que toman, y establecen - y ajustan continuamente, si es necesario - sistemas que funcionen para ellos, la matemática se hará sola.

Otro aspecto importante de la administración de dinero yace en la actitud que se le coloca. Es posible estar muy preocupado del dinero, y muy cuidadoso al respecto. Este tipo de actitud demasiado cuidadosa puede llevar a una renuencia a arriesgarse o al cambio, una actitud que puede invalidar a una organización. De igual forma, una actitud demasiado casual puede conducir a dificultades financieras, e incluso legales para la organización. Es importante comprender cuán importante es el dinero para lo que usted hace, y también darse cuenta de que no es lo único importante.  Mantener una perspectiva clara es clave para administrar racionalmente el dinero.

• ¿Qué tiene que ver la condición de exención de impuestos con la administración del dinero?
• ¿Cómo maneja usted los asuntos de flujo de efectivo?
• ¿Cuáles son las decisiones y preocupaciones diarias que usted tendrá que enfrentar durante la ejecución de un plan de administración de dinero?
• ¿Inversión de dinero sobrante?

¿Cómo se crea un plan de administración de dinero?

Toda organización necesita un plan de administración de dinero.  Sin embargo, la naturaleza de ese plan depende del tamaño y alcance de los fondos de la organización. Mucho del material en esta sección está reconocidamente dirigido hacia organizaciones con presupuestos más grandes o de cinco cifras. Si el presupuesto de su organización es sólo de unos pocos miles - o unos cuantos cientos -de dólares, su administración de dinero puede consistir en un poco más que una chequera y una calculadora. Sin embargo, es importante comprender qué tipo de sistemas se pueden necesitar. Las organizaciones pequeñas a menudo crecen, e incluso si no lo hacen, aún deben administrar sus recursos de manera efectiva con el objeto de llevar a cabo sus trabajos. Por lo tanto si su organización es pequeña, puede que usted no necesite utilizar todos, o incluso la mayoría, de las estrategias de administración de dinero descritas en esta sección. Pero usted necesitará algunas de ellas, y comprender la administración del dinero en un sentido más amplio debería ayudarle a sacar el mayor provecho a lo que tiene.

Contabilidad

La discusión sobre contabilidad que se hace aquí sólo pretende ayudarle a abordar la creación de un sistema de contabilidad y algunos de los temas que una organización debe enfrentar en el proceso. Como se indica en ese capítulo, ninguna información sobre contabilidad que se encuentra en la Caja de Herramientas Comunitaria debe sustituir el consultar con un contador u otro profesional financiero.

Si su presupuesto es muy pequeño -sólo unos cuantos cientos o miles de dólares -puede que usted ni siquiera necesite un sistema de contabilidad para nada; pero de todos modos usted necesitará cuadrar su chequera, llevar el control del dinero que ingresa y que sale, y poner atención al flujo de efectivo. De todas formas será necesario para usted tener una comprensión básica de los temas, aún si su sistema de contabilidad sólo consiste en un registro de cheques y un montón de recibos en un cajón de escritorio.

Hay dos decisiones importantes que usted debe tomar para establecer un sistema de contabilidad.

¿Qué tipo de sistema en sí utilizará usted para auditar sus libros (base en efectivo o devengada)?

El siguiente extracto de esa sección explica la diferencia entre la contabilidad con base en efectivo y con base devengada.

Uso de contabilidad con base de efectivo y con base modificada de efectivo.

Muchas organizaciones sin fines de lucro - pequeñas utilizan la contabilidad con base de efectivo en vez de base devengada para registrar gastos e ingresos. Esto significa que ellos sólo registran ingresos cuando reciben el efectivo, y sólo registran los gastos cuando estos son pagados. Algunas organizaciones sin fines de lucro utilizan contabilidad con base modificada de efectivo. Registrarán los impuestos sobre el salario retenido a los empleados o grandes ítems de ingresos o gastos en una base devengada. La contabilidad con base devengada informa el ingreso cuando es ganado, y los gastos cuando éstos se incurren. La mayoría de los negocios lleva el control de todos sus gastos e ingresos utilizando la contabilidad devengada.

Si usted obtiene fondos públicos (y posiblemente incluso si no lo hace), el método devengado es más preciso y más efectivo. Registra de mejor forma una categoría de un presupuesto, y le dice cuánto ha gastado realmente de su presupuesto anual. Si usted se va sólo por la base en efectivo, es un poco como registrar los cheques que escribe de su chequera personal, pero sólo revisando el balance ocasionalmente. Al hacer eso, puede terminar sobregirado sin ningún problema, ya que su balance rara vez coincide con la cantidad que realmente ha registrado en su chequera. Si usted utiliza el sistema devengado, siempre sabe cuándo puede gastar y cuándo no; en esa circunstancia tiene sentido también llevar el control del efectivo, pero no necesariamente mantener libros en base a efectivo.

¿Computarizará usted su sistema de contabilidad?

Mientras más grande y más complejo sea su presupuesto, es más probable que necesite un sistema computarizado. El gasto de configurar uno y capacitar a alguien para que lo utilice puede no tener sentido para su organización si su presupuesto es más pequeño.

Algunas razones para adoptar un sistema computarizado:

• Una vez que el sistema está configurado, es simple mover el dinero de un lado para otro, probar distintas situaciones financieras en el papel, etc. Esto hace mucho más fácil planificar, crear presupuestos alternativos, y visualizar qué podría suceder si usted gasta dinero de diferentes formas.
• Si usted tiene varias fuentes de financiamiento, puede llevar el control de ellas individualmente más facilmente. También puede configurar su sistema para que los informes para sus financiadores sean más rápidos, fáciles y precisos.
• Un sistema computarizado realiza cálculos-literalmente -un millón de veces más rápido que usted, y siempre es preciso mientras los datos ingresados sean precisos.

Mientras los sistemas computarizados de contabilidad son estupendos, también existen algunas razones por las que su organización no desee uno.

Algunas desventajas de un sistema computarizado:

• Puede ser costoso, especialmente si no tiene hardware (es decir, un modelo de computador lo suficientemente moderno, monitor e impresora).
• El software indicado para su organización puede ser difícil de encontrar o inexistente, o puede costar un ojo de la cara.
• Una vez que encuentre el software, el contador o tenedor de libros, y probablemente el director, necesitan aprender cómo utilizarlo adecuadamente.
• Aunque el computador es siempre preciso, sólo puede trabajar con los números que las personas le ingresan. Si usted no nota un error al ingresar los números, puede terminar utilizando cifras en las que confía, pero no están correctas.
• Los discos duros fallan. Para asegurarse de no perder todas sus cifras, debe recordar hacer un respaldo de su sistema de contabilidad todos los días.

Una vez que haya tomado estas dos  importantes decisiones, aún tiene otras más que hacer sobre cómo configurar sus cuentas, qué items registrar, etc. Para una discusión más larga acerca de los procedimientos involucrados en sí, y algunos consejos sobre la búsqueda de software de contabilidad.

Uno de los elementos más importantes de un sistema de contabilidad.

 Es la relación de trabajo entre el contador o tenedor de libros de una organización y el resto del personal. Palabras que significan una cosa en español común significan algo ligeramente - o radicalmente -distinto en el lenguaje de contabilidad, y esta situación puede llevar a una confusión de proporciones y a información incorrecta o incompleta. Un director de una organización sin fines de lucro luchó por obtener una declaración por parte del contador de la organización sobre cuánto dinero real entraba y salía en un año específico. Tomó literalmente años para determinar que el contador quería decir algo distinto a lo que el director pensaba cuando hablaba de "efectivo". Una vez que el problema de lenguaje ha sido resuelto, la información se podrá obtener fácilmente.

Este tema puede causar errores en la otra dirección también. Un contador o tenedor de libros puede no obtener la información que necesita debido a la barrera de lenguaje, o debido a que otros miembros del personal no consideran importantes los requerimientos del tenedor de libros, y, como resultado, los libros pueden no ser precisos.

Otra preocupación potencial se encuentra en la diferencia entre las organizaciones sin y con fines de lucro. El tenedor de libros en la anécdota anterior nunca antes había trabajado en un negocio sin fines de lucro, y por lo tanto no se dio cuenta que era importante ceñirse al presupuesto. No comprendía por qué el director era tan insistente en averiguar dónde se encontraban los ingresos y gastos con respecto a lo que estaba proyectado. El resultado fue frustración en todas las partes.

Lo primordial aquí es que la relación entre el contador o tenedor de libros y el resto del personal, es increiblemente importante para determinar si el sistema de contabilidad de una organización funcionará o no. Vale más que la pena tomarse el tiempo de sacar a relucir las diferencias de lenguaje y otras diferencias, corregir cualquier malentendido, y clarificar lo que sea necesario en ambas partes con el objeto de que la administración financiera de la organización funcione sin problemas.

Transacciones bancarias

Si su organización o iniciativa tiene un presupuesto pequeño -sólo unos pocos miles de dólares - sólo una cuenta corriente puede ser todo lo que necesite de su banco. Pero si su presupuesto es grande y complejo, con varios financiadores, usted puede necesitar más de una cuenta, o más de un tipo de cuenta, como también otros servicios. Antes de que comience a buscar un banco, es necesario que usted decida qué es lo que quiere de su sistema bancario.

Algunas de las posibilidades incluyen:

• La mejor tasa de interés que pueda encontrar, incluyendo el interés sobre su cuenta corriente.
• La disponibilidad de cuentas con altos intereses (por ejemplo, Money Market) para los tiempos en que tenga efectivo extra que espera mantener por un tiempo.
• Protección contra sobregiros (esencialmente un préstamo a corto plazo hasta cierto monto), cosa de que pueda pagar sus cuentas cuando esté falto de efectivo.
• La disposición del banco de prestarle dinero a su organización si es necesario.
• Una cuenta distinta-, y quizás un tipo distinto de- cuenta para cada una de sus donaciones y contratos más importantes. (¿Y las quiere todas en el mismo banco?)
• Depósito directo de los sueldos para los empleados.
• Un paquete bancario que le otorgue tasas favorables. Su organización puede realizar transacciones de grandes sumas a través de ese banco cada año. ¿Qué debiera obtener a cambio?

Otros temas pueden incluir la seguridad (¿Están asegurados federalmente los depósitos del banco?), la conveniencia (¿Se encuentra cerca el banco? ¿Cuándo está abierto? ¿Cuántos Cajeros Automáticos puede utilizar sin cargo?), qué tan fáciles de utilizar son los servicios del banco, cómo trata el banco a las personas de su organización, las relaciones del banco con la comunidad (¿Promueve el desarrollo de pequeños negocios?), la postura filosófica del banco con respecto a los temas que aborda su organización (por ejemplo, ¿Otorga préstamos a compradores de casas de bajos ingresos y minorías?), y las relaciones personales con los funcionarios del banco.

Usted debiera buscar un banco tal como busca un automovil. Planifique una entrevista en cada banco en la que está interesada, explique cuáles son sus necesidades, y discuta de qué forma puede ese banco en particular cubrir de mejor forma las necesidades. Escoja al que usted piensa que puede hacer el mejor trabajo para su organización. Si usted toma decisiones con respecto a lo que necesita cuidadosamente, y escoja su banco con igual cuidado, obtendrá un sistema bancario adecuado para su organización.

Manejo de dinero

Contar con un sistema bancario implica que alguien debe estar autorizado para utilizarlo. ¿Quién de la organización tiene la autoridad para tomar las decisiones finales con respecto a los gastos, y para firmar cheques y otros documentos financieros, tales como contratos o acuerdos de préstamos?  Existen varias formas de responder a estas preguntas, y las respuestas son distintas para las distintas organizaciones.

¿Quién toma las decisiones financieras? 

La respuesta aquí generalmente es el director, el Directorio, o alguna combinación de ambos.

En muchas organizaciones, el director presenta un presupuesto anual al Directorio para su aprobación, pero una vez que el presupuesto es aprobado, toma las decisiones financieras del día a día sin el permiso del Directorio. Si hay variaciones importantes en el presupuesto, el director acude nuevamente al Directorio con un nuevo presupuesto, explica los cambios, y recibe la aprobación del nuevo presupuesto. Este modelo es probablemente el más común entre las organizaciones sin fines de lucro de todo tipo. Permite la participación y supervisión del Directorio mediante el proceso presupuestario, pero le da la libertad al director de tomar decisiones que van con la responsabilidad de hacer funcionar la organización.

En algunas organizaciones, el Directorio toma todas las decisiones financieras, y el director las lleva a cabo. En otras, el director toma todas las decisiones financieras y, o no existe un Directorio, o éste sólo tiene un rol de consejo. Este último modelo es poco usual en las organizaciones más grandes, donde grandes sumas de dinero están en juego.

Existen otras variaciones en todos estos temas. Directores y comisiones financieras del Directorio o tesoreros pueden compartir la responsabilidad fiscal, los Directorios pueden tener derecho a veto sobre las decisiones del director, u otros funcionarios, como el contador o Jefe de Dirección Financiera por ejemplo - puede tener poder de decisión con respecto sobre el dinero. El mejor consejo con respecto a este tema es escoger un sistema que otorgue a todos los poderes que van con su nivel de responsabilidad, y que les permita llevar a cabo esa responsabilidad lo más efectivamente posible.

¿Quién firma los cheques? 

 La(s) persona(s) designada(s) para firmar cheques para la organización generalmente coincide con la persona que toma decisiones relacionadas con el dinero. Es lógico tener al menos 2 personas capacitadas para firmar cheques (en caso de que una persona se encuentre enferma o de vacaciones). En aquellas organizaciones donde las decisiones financieras son compartidas entre el Directorio y el director, un cheque puede requerir las firmas tanto del director como del presidente o el tesorero del Directorio.

En algunas organizaciones, los sueldos y cheques de sueldos - o incluso todos los cheques -son firmados por el contador o tenedor de libros, en vez del director. En las organizaciones más grandes, donde hay varios programas distintos, el director de cada programa puede tener una cuenta distinta, y puede ser responsable por el gasto - y por informar, tanto al financiador como al contador de la organización -con respecto a su programa.

Un procedimiento normal, a menudo requerido por auditores, es que los cheques sobre ciertos montos - generalmente miles de dólares - sean firmados por dos personas, incluso si la mayoría de los cheques  sean firmados por una sola persona. Esto es para asegurar que los grandes gastos hayan sido adecuadamente aprobados, y evitar que alguien se vaya a Rio con el balance bancario de la organización.

¿Quién puede utilizar los Cajeros Automáticos y tarjetas de crédito?

 ¿Quién tiene acceso a los números PIN y tarjetas correspondientes? En la mayoría de los casos, estas serán las personas que toman las decisiones financieras y firman cheques. Sin embargo, algunas veces la conveniencia también es un factor: el tenedor de libros o un miembro del personal que vive frente al banco puede ser una opción lógica.

¿Quién firma documentos para la organización? 

La mayoría de las organizaciones escogen a un firmante oficial, la persona cuya firma compromete a la organización a un contrato o a un documento legal. En casi todas las organizaciones, generalmente éste es el director o el presidente del Directorio, o en algunos casos, ambos. Como con las firmas de cheques, quien sea que escoja usted como firmante de la organización probablemente debiera coincidir con quien toma las decisiones relacionadas con el dinero y con el funcionamiento de la organización.

Caja chica

La caja chica es el dinero que usted mantiene en un cajón para cuando se da cuenta de que no hay aspirina en la oficina, o para cuando alquien necesita toallas de papel. Los montos de dinero cubiertos por la caja chica son en definición pequeños comparados con el presupuesto total de la organización (puede gastar fácilmente menos de $100.00 al año).  Sin embargo, si no son manejadas ni registradas adecuadamente, pueden volver locos a los tenedores de libros y auditores. Si sus libros van a estar en balance, usted necesita un sistema para asegurarse de que tanto la persona que compra con la caja chica y lo que compra, queden registrados adecuadamente.

Una posibilidad es simplemente comenzar con una categoría de caja chica en su presupuesto. Una cierta cantidad de efectivo es girada a cargo de ésta cada mes, y puede ser distribuido según sea necesario, o distribuido en montos fijos a aquellos que necesitan caja chica. Todos aquellos implicados acuerdan un procedimiento para informar, y cada gasto debe registrarse tan pronto como se haga. Mientras todos obedezcan el sistema, todo funciona bien. La realidad es que la caja chica casi siempre es un fastidio. Mientras más fácil y simple sea su sistema, más probable será que se obedezca.

Nómina de pago

La nómina de pago es el mayor gasto para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro. Puede parecer que realmente no es necesario ningún sistema: después de todo, simplemente se debe escribir un cheque cada una o dos semanas por el monto del pago de un empleado ¿cierto?  Bueno...no exactamente.

Existen diversas preguntas que se deben responder antes de extender y distribuir una nómina de pago.

• ¿Con qué frecuencia se le paga a todos?
  • La mayoría de las organizaciones pagan ya sea cada dos semanas (lo más común) o cada semana, pero algunas pagan mensualmente o en otros plazos.
• Si el calendario de trabajo es menor a 52 semanas, ¿pagará aún con  un programa de 52 semanas?
  • La mayoría de los sistemas escolares y otras organizaciones educativas que se toman los veranos libre pagan a sus empleados con un programa de 52 semanas, pero ciertamente otras opciones son posibles.
• ¿Qué tan flexible está dispuesto a ser?
  • ¿Todos reciben sus cheques en el mismo día independiente de si es su día de trabajo o no? ¿Pueden los empleados decidir individualmente sobre sus programas de pago anual?
• ¿Cómo define usted “a tiempo completo” y “a tiempo parcial o medio tiempo”, y cómo afecta a los beneficios?
  •  Algunas organizaciones otorgan a todos los mismos beneficios, o participación de beneficios, independiente de cuántas horas a la semana trabajan. Otros no otorgan beneficios a empleados a tiempo parcial. A menudo se le niegan los beneficios a los empleados que trabajan menos de 20 horas a la semana, y se define "a tiempo completo" como 30 horas a la semana o más.
• ¿Cómo manejará los beneficios?
  • Por ejemplo, ¿a aquellos que no necesitan seguro médico (porque lo reciben a través de un cónyuge u otro origen), se les otorgará el equivalente de algún modo? ¿Contratará a un profesional para preparar y administrar un programa de beneficios?

Recuerde que aunque usted no ofrezca ningún beneficio, aún es responsable de pagar -en un plazo regular- la mitad de los impuestos de seguro social y de programa medicare, como también de retener todos los impuestos sobre los ingresos federales y estatales.  En la mayoría de los estados, también es responsable por la Indemnización de Desempleo y la Compensación para los Trabajadores.  Si usted deja de pagar cualquiera de éstos a tiempo, resulta afectado tanto por intereses como por multas (peor en los impuestos federales).  El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por su acrónimo en inglés) puede no informarle de su error por un año o más, y le cargan interés y multas por todo ese período, aún cuando usted no haya sabido que debía algo.

• ¿La organización elaborará su propia nómina de pago?
  • Muchos bancos y contadores ofrecen servicios de nóminas de pago regulares, los cuales pueden incluir depósito directo, envío de cheques directo a los hogares de los empleados, u otras posibilidades. Una de las ventajas de contratar afuera la nómina de pagos es que el servicio de nómina de pago puede hacerse responsable de errores en las retenciones, etc.
• Si la organización realiza su propia nómina de pago,¿Utilizará un software de nómina de pago u otro sistema de emisión de cheques?
  • Existen diversos  programas de  software de nómina de pago en el mercado que incluyen los impuestos del Seguro Social y el Programa Medicare, y pueden programarse fácilmente para retener los montos adecuados para cada cheque de pago. Ellos también pueden imprimir todos los cheques y registros similares de la nómina de pago-completa -ahorrando una gran cantidad de tiempo. La desventaja es el costo tanto del software como de los cheques -especialmente impresos y conectada para ser alimentada a través de una impresora. Generalmente, mientras más grande es su organización, más probable es que su sistema de software sea rentable.
  • Los sistemas de escritura de cheques -paquetes de papel y lápices que le permiten hacer copias de cheques y registrar boletines de nóminas de pago en la primera escritura sin tener que recurrir a fotocopiadoras o a registrar números a mano en dos o tres lugares distintos - puede ser efectivo en costo y en tiempo para las organizaciones más pequeñas.

Deudas por cobrar y por pagar

Las deudas por pagar son aquellos gastos que usted debe, pero aún no ha pagado. Esto incluye cuentas pendientes de bienes que han adquirido, pagos de alquiler o crédito hipotecario, cuentas de servicios que ya ha recibido, etc.

Las cuentas por cobrar son aquellos ítems de ingresos que le deben por servicios o bienes que usted ya ha proporcionado, o pagos regulares de financiadores que se han vencido, pero que aún no han sido recibidos.

Si su sistema de contabilidad es computarizado, entonces esencialmente, también lo debe ser su sistema de deudas por cobrar y por pagar. Algunas preguntas que pensar mientras configura un sistema de manejo de sus deudas por pagar y sus cuentas por pagar:

Deudas por pagar:

• ¿Quién realmente paga las cuentas? ¿El director? ¿El tenedor de libros?
• ¿Cuándo se pagan las cuentas? ¿Tan pronto como se reciben o están por vencerse, o simplemente en un plazo fijo (por ejemplo, cada dos semanas, o una vez al mes)?
• ¿Utilizará un sistema de orden de compra para adquirir cosas? Las órdenes de compra son formularios impresos, numerados en secuencia, dentro de los cuales se registra una determinada adquisición. El vendedor obtiene una copia, y usted se queda con otra, permitiendo así llevar un registro de lo que ha ordenado o adquirido, y cuándo y cuánto ha pagado por ellos. Las órdenes de compra proporcionan un registro para su organización acerca de lo que ha comprado -y cuánto debe - a quién, y le otorga al vendedor un registro con el cual facturar. Si un sistema de orden de compra tiene sentido para su organización o no posiblemente depende de cuán rigurosos sean sus controles contables. Algunos software de contabilidad pueden imprimir órdenes de compra automáticamente cuando usted registra una orden, y facilitan mucho más el proceso.

Cuentas por cobrar:

• ¿Quién envía las facturas?
• ¿Cuándo se lleva a cabo la facturación (o, en el caso de donaciones, cuándo se postula para -recibir -dinero)? ¿Tan pronto proporciona usted los bienes o servicios, o simplemente en un plazo fijo (mensualmente, por ejemplo)?
• ¿Cuánto tiempo le dará a la gente para que pague, y cómo se comunica con las personas cuyos pagos están atrasados?

Administración de donaciones

Si usted recibe donaciones o contratos de fuentes públicas o privadas, ellas generalmente vienen con expectativas muy claras del financiador sobre lo que usted hará con el dinero. Una donación es un regalo en dinero, el cual  generalmente debe acordar gastar en formas específicas. Un contrato  paga por bienes o servicios que usted proporciona, generalmente a posteriori (es decir usted proporciona bienes o realiza el trabajo y luego factura al financiador por sus costos a una tarifa que ambos han acordado).

En el caso de dinero público - y en gran medida también con el dinero privado, -la mayor diferencia entre donaciones y contratos puede darse cuando se recibe el dinero.  Con una donación, usted generalmente recibe dinero periodicamente, o todo de una vez, ya lo haya gastado todo, o no.  Con un contrato, generalmente no recibe nada de dinero hasta después de que ha gastado sus propios fondos para proporcionar bienes o servicios. Muchas organizaciones estarán de acuerdo con un consultor al cual se le preguntó sobre la diferencia entre donación y contrato.  Él respondió, "Vida y muerte."

También tienen ventajas los contratos.  Con frecuencia, un contrato le da más control sobre cómo puede gastar su dinero.  Y no todos los contratos requieren que usted gaste dinero antes de que lo pueda recibir; algunos requieren que el dinero se otorgue en un plazo regular, o permiten que sea extraído en anticipacíón de servicios.  Pero en general, la diferencia entre donación/contrato se mantiene.

Con la mayoría de las donaciones y contratos, los términos sobre cómo la organización puede gastar su dinero están definidos específicamente. El financiador y la organización acordarán montos para una determinada categoría de presupuesto (una categoría de un presupuesto  es una categoría de gasto que ocupa una sola línea en un presupuesto: por ejemplo "salarios", o artículos de oficina"). El financiador espera que la organización se ciña a estos montos, ya sea exacto, o dentro de límites especificados (como el 10%). Si la organización falla en el cumplimiento de su compromiso sin renegociar la donación o contrato (lo cual generalmente es posible, al menos dentro de límites razonables), se le puede solicitar que regrese una parte, o todo el dinero. Por lo tanto, claramente es crucial tener la capacidad de llevar el control de cada donación y asegurarse de que los gastos se realicen dentro de los límites acordados, y de que el requerimiento de trabajo o servicio sea proporcionado.

¿Cómo llevará el control de las categorías de un presupuesto? La respuesta a esta pregunta puede ser complicada, porque a menudo significa lidiar con varios presupuestos de donaciones distintos a la vez. El presupuesto total de la organización para artículos de oficina puede ser de $300.00, por ejemplo, pero eso puede ser dividido entre tres donaciones distintas, con distintos montos en cada uno. No sólo debe tener cuidado de no gastar más de los $300.00 presupuestados, sino debe cuidar de asignar sus gastos a las donaciones correctas. Si usted tiene un software de contabilidad, le puede ser útil aquí.

¿Cómo llevará el control de las distintas donaciones? Una posibilidad es mantener una cuenta bancaria distinta para cada donación o contrato. Mientras ésta es probablemente la forma más eficiente de manejar el tema, en la práctica a menudo es dificil debido al flujo de efectivo. Mantener un libro de registro contable distinto para cada donación o contrato es normalmente una mejor opción. Con un buen software de contabilidad usted puede configurar un sistema que registrará sus ingresos y egresos por donación, y al mismo tiempo los integrará al libro mayor (los libros de la organización en su totalidad).

¿Qué asuntos involucran el ser exentos de impuestos?

La mayor parte de las organizaciones sin fines de lucro están exentas de impuestos, pero la condición de exención fiscal no llega automáticamente. La organización primero debe solicitar y obtener la condición de sin fines de lucro del estado, y luego pedir la condición de exención fiscal al gobierno federal. Luego de que la condición de exención fiscal es otorgada, la organización puede aplicar para la condición de exención de impuestos por parte del estado. ¿Entendió eso?

Las definiciones de, y aplicaciones para categoría de sin fines de lucro y exención de impuestos se discuten, Entender el significado del estatus sin fines de lucro y exención de impuestos. Nuestra inquietud aquí es que la exención de impuestos afecta la administración del dinero de su organización en varias formas, y demanda ciertas cosas si usted quiere sacarle provecho.

Primero, está el asunto de obtener la condición de exención de impuestos ante todo. Tal como se menciona en la Sección 4 de este capítulo, usted probablemente necesitará trabajar con un abogado o con un CPA (Contador Público Autorizado) a fin de llenar y presentar las solicitudes para las condiciones de sin fines de lucro y exención de impuestos. Pero su trabajo no ha terminado una vez que estos son otorgados.  Aún quedan varias cosas por hacer - algunas de ellas sólo una vez, y otras constantemente -a fin de asegurarse de que usted efectivamente no pague ningún impuesto (de este modo ahorrándole un poco de dinero a su organización, el cual puede utilizar después para impulsar su misión).

• Solicite la condición de exención de impuestos estatal. Esto se debe realizar después de recibir la notificación de su estado federal, pero necesitará proporcionar copias de su exención de impuesto federal, sus artículos de incorporación (si usted está incorporado), su formulario de impuestos más reciente, además de otra información adicional.  Mientras la condición de exención de impuesto federal excusa a su organización del pago de cualquier impuesto sobre los ingresos, la condición estatal no sólo incluye la exención de impuestos sobre los ingresos estatales, sino que también cubre los impuestos a las ventas, impuestos a la propiedad, y cualquier otro gravamen estatal y local. Las exenciones de impuestos estatales generalmente deben ser renovados a intervalos regulares (es frecuente cada cinco años).
• Asegúrese de que se utilicen los formularios correctos cuando se realiza una compra. A fin de evitar los impuestos de venta, en la mayoría de los estados un representante de su organización debe llenar y firmar al momento de la compra, un formulario proporcionado por el estado, el cual especifica el monto de la compra, el monto del impuesto, etc. También necesita un formulario si su organización le vende a terceros. Está condicionado en que alguien de la organización se asegure de que cuando alguien compre o venda cualquier cosa sujeta a impuestos para la organización, él tiene las copias de los formularios correspondientes firmados por las personas correspondientes.
• Deduzca los impuestos que usted ha estado pagando por su teléfono, utilidades, y cualquier otro pago habitual. El hecho de que haya recibido las exenciones de impuestos federales y estatales no significa que todos deduzcan automáticamente los impuestos de sus facturas.  Conseguir que la empresa de electricidad, gas, teléfono y otras deduzcan sus impuestos puede ser un proceso engorroso.  Todas ellas piden documentación, y no es raro que cada una de ellas exija algo diferente.  Es una molestia, pero como resultado, su organización ahorrará bastante.
• Llene los formularios de impuestos. "¿Formularios de impuestos? Yo pensé que estabamos exentos de impuestos". Aún cuando usted tiene condición de exención de impuestos, de todas formas debe llenar formularios tanto para Hacienda (IRS, por su acrónimo en inglés) como para el Estado.  El formulario de la IRS es el 990, y se debe llenar igual que un formulario de impuestos de una organización comercial. Además, al no presentar - o no presentar a tiempo la declaración de impuestos -incurre en las mismas multas que si fuera un negocio comercial.  A muchas organizaciones sin fines de lucro un Contador Público Autorizado les realiza sus impuestos como parte de su auditoría anual.
• Oh, si...Planifique y lleve a cabo una auditoría anual. Una auditoría es la revisión meticulosa de los libros de una organización, de acuerdo a regulaciones federales, por parte de un CPA. Cualquier organización que reciba fondos públicos por sobre $25,000.00 debe llevar a cabo una auditoría anual de algún tipo, y generalmente existen pautas específicas para las auditorías sin fines de lucro. Entre otras cosas, generalmente dichas auditorías deben confirmar que cualquier dinero donado o contratado fue gastado según lo acordado en la donación o contrato, que las reuniones de Directorio realmente se llevaron a cabo, y que la organización proporcionó todos los servicios que dijo haber proporcionado.

¿Cómo maneja usted el flujo de caja?

Como se explicó anteriormente, el flujo de caja tiene que ver con la disponibilidad de efectivo en un momento determinado. Los financiadores y otras fuentes pueden deberle una gran cantidad de dinero a la organización, pero si no tiene efectivo en el banco, no puede pagar sus cuentas. Las organizaciones comunitarias y de base popular afrontan este problema constantemente.  Mientras casi no existe forma de evitarlo completamente, existen formas de minimizarlo. El primer paso es comprender y anticipar por qué podrían surgir problemas de flujo de efectivo para su organización.

Algunas causas de problemas de flujo de caja

• Existen diversas razones por las que una organización puede experimentar problemas de flujo de efectivo. Probablemente el más común es causado por los pagos atrasados de los financiadores. Algunas de las razones por las que una donación prometida u otros pagos aún no han llegado pueden incluir:
• El dinero aún no se le ha entregado al financiador. Esto es particularmente probable en el caso del dinero público, el cual está sujeto a aprobación de financiamiento a varios niveles.

En Massachusetts en 1999, el presupuesto estatal no fue aprobado hasta fines de Noviembre, cinco meses después del fin del año fiscal anterior el 30 de junio.  Hasta que se aprueba el presupuesto, ninguna agencia estatal puede recibir fondos, y los recipientes y contratistas de las agencias a su vez, tampoco podrían obtener fondos.

• Los fondos están simplemente retrasados - los financiadores están atorados, sus sistemas computacionales fallaron, están escasos de personal, etc.
• El financiamiento aún se encuentra en proceso. Quizás usted no le ha entregado al financiador una parte crucial de información, o aún están revisando algo en su propuesta, o aún está negociando sobre una categoría en particular.  En cualquier caso, usted no verá nada de dinero hasta que el proceso esté completo.
• Usted está en un programa de pagos, y el próximo pago no se vence hasta el próximo mes.
• Usted aplicó tarde para el pago (quizás porque su sistema de facturación es menos que eficiente).
• Otros problemas potenciales de flujo de caja además de pagos atrasados por parte de los financiadores:
• Usted puede estar esperando pagos por servicios que ya se han realizado, y por los que su organización ya ha gastado mucho dinero.
• Puede estar esperando ingresos de un evento planificado - un carnaval, un concierto benéfico -que aún no se ha llevado a cabo.
• Usted puede estar esperando que una solicitud de captación de fondos o una campaña de captación de socios tenga efecto.
• Usted simplemente puede no tener el dinero suficiente para hacer lo que intenta hacer. Si este es efectivamente el asunto, no es realmente un problema de flujo de efectivo, y tiene algunas decisiones dificiles que tomar.

Algunas formas de abordar los problemas de flujo de caja

• Mientras puede que no sea capaz de retrasar los problemas de flujo de efectivo del todo, hay varias cosas que puede hacer para reducir su impacto y preparar a su organización para superarlos.
• Intente anticipar cuándo podrían ocurrir problemas de flujo de efectivo. Por ejemplo, en verano y a comienzos de otoño, mientras el presupuesto estatal aún podría estar en deliberación, podría ser un problema si usted depende del financiamiento público.  Si tiene una campaña o evento de beneficio planificado para septiembre y otro en mayo, marzo y abril pueden ser tiempos en los que se le agote. Debido a una diferencia de financiadores en los años fiscales, puede haber un cese temporal en un momento específico.
• Establezca sus prioridades con anticipación.¿Qué es lo que debe pagar - o comprar -y qué puede diferir cuando está esperando que el flujo de efectivo se ponga al día con sus cuentas y obligaciones? Todo menos los artículos de oficina más necesarios probablemente pueden esperar hasta que usted tenga algo de efectivo. La compañía de teléfono por lo general continuará su servicio con tal que usted realice algún pago, - a menudo sólo $10.00 - en su cuenta. Averiguando con anticipación lo que usted debe pagar o comprar y lo que puede aplazar le ayudará tanto a sobrellevar la escasez de efectivo y contribuirá en gran medida a su tranquilidad.
• Desarrolle un plan de contingencia de flujo de efectivo basado en sus prioridades y la situación de su organización. Dicho plan podría incluir:
  • Negociar de antemano con sus principales proveedores, compañías de servicios, propietario, etc. para explicar su situación y determinar un acuerdo en el que ambas partes estén de acuerdo. Si su propietario, por ejemplo, comprende que hay meses en los que será dificil pagar la renta completa, puede estar dispuesta a aceptar pagos parciales esas veces, y esperar el restante hasta que usted lo tenga. En general, informar a sus acreedores con anticipación sobre la posibilidad de una situación, y negociar algunos acuerdos mutuamente aceptables le otorgará tiempo y buena disposición.

¿Qué paga primero, y qué aplaza si no puede cumplir con sus obligaciones debido al flujo de efectivo? En casi todos los casos, la nómina de pagos debe ser primera.  La organización tiene una obligación absoluta hacia sus empleados de mantener su sustento si es que puede.

Lo que viene después depende hasta cierto punto en quién le otorgará flexibilidad y por  cuánto.  Por ejemplo, generalmente los propietarios que le arriendan a organizaciones comunitarias son comprensivos, mientras que a los grandes servicios puede no importarles quién es usted y qué hace - sólo quieren su dinero.  Al mismo tiempo, quieren mantenerlo como cliente, y generalmente están dispuestos a negociar.

Generalmente es más fácil aplazar a aquellos que no proporcionan bienes o servicios en los que depende la vida o muerte de su organización. Sin embargo, también existen temas éticos: mientras que la compañía de teléfonos no quedará en la quiebra si usted no paga sus cuentas a tiempo, la imprenta local que produce folletos podría hacerlo, aún cuando podría estar más dispuesto a esperar por el pago. ¿Cuál es su obligación ética en este caso?

• Planificar con su banco préstamos de corto plazo - a tasas favorables, si es posible -en los tiempos que lo necesita.
• Guardar un monto determinado de dinero cuando lo tenga disponible como protección contra futuros problemas de flujo de caja.
• Asegurarse de buscar la mayor cantidad financiamiento como sea posible a cada financiador, tan pronto como sea posible.

Una tentación en una situación de mal flujo de efectivo puede ser colocar todo en una tarjeta de crédito, y tomar el beneficio del plazo de 30 días antes de que se venza el pago, o simplemente utilizar la deuda como un préstamo a corto plazo.  Sin embargo, antes de tomar ese camino, recuerde que si usted no paga dentro del tiempo especificado, se le cargará una tasa de interés exorbitante en su balance - usualmente 18% al año (usted puede obtener un contrato mucho mejor en un préstamo a corto plazo). Esté atento también que los contratos de tarjetas de crédito son distintos.  En alguna parte de la letra pequeña en su contrato de tarjeta de crédito puede mencionar que si usted utiliza su tarjeta para retirar efectivo, a cada compra que realice en ese mes desde ese momento, se le cargará un interés con la tasa máxima.  O pueden existir reglas sobre lo que ocurre si usted no paga su balance mínimo a tiempo.  Asegúrese de saber exactamente qué dice su contrato antes de utilizar su tarjeta de crédito para tratar con problemas de flujo de efectivo.

¿Cuáles son algunos de los temas cotidianos de la administración de dinero?

Una vez que ha configurado sus sistemas y todo está en orden, debe tratar con las tareas diarias de realmente utilizar y llevar el control de su dinero. El manejo diario del dinero, además del flujo de caja, involucra el mismo tipo de compra comparativa, regateo de precios, y negociación de los mejores tratos que las familias cuidadosas realizan.También significa mantener sus sistemas y asegurarse de que realmente se utilicen. No ayuda contar con un buen software si en primer lugar nadie ingresa los números, o nadie los registra.

Un elemento cotidiano importante de la administración de dinero que no discutiremos en detalle aquí es construir y mantener relaciones personales entre personas de su organización y propietarios, proveedores, clientes y financiadores.  Siempre es más fácil negociar para obtener algo rápidamente, para obtener una tregua en un plazo de pago, etc., si usted tiene una relación personal con la persona a la que le está haciendo un requerimiento. También provoca que hacer negocios en general sea más fácil y agradable.  La realidad es que el mundo funciona con relaciones personales: mientras más y mejor pueda cultivarlas, mejor será para su organización, y más simple será su administración financiera.

Compra de bienes y servicios

Obviamente usted quiere que su dinero rinda lo máximo posible. Una forma de asegurarse eso es al comparar los precios de distintos proveedores, y buscar las mejores ofertas en bienes y servicios.

Existen también otras posibilidades:

• Considerar detenidamente tiendas o firmas de servicios con las que quizás podría hacer negocios, y comparar no sólo sus precios, sino el tipo de apoyo que ofrecen, y exactamente qué obtendrá por el dinero. Lo más barato no siempre es lo más inteligente.
• Utilizar catálogos. Algunas veces, los catálogos contienen artículos que no se venden en tiendas, y también pueden presentar cosas extraordinarias, o simplemente puede ser en general más barato que los valores en la tienda. Con la mayoría de las órdenes por catálogo, usted debe incluir los cargos por envío y gestión; pero algunas tiendas por catálogo envían sin costo si ordena más de cierto monto. Adicionalmente, usted puede incluir el monto que ahorra la organización al no tener que pagarle a alguien para que salga a comprar.
• Formar parte de una cooperativa de compras. Algunas veces las organizaciones sin fines de lucro se unen -a veces asociandose a entidades más grandes, como sistemas escolares o administraciones municipales - para negociar convenios de grandes volúmenes con proveedores. Quizás pueda obtener artículos de oficina, muebles, u otros artículos a tarifas reducidas si forma parte de un grupo que ordena estas cosas en grandes cantidades.
• Compartir equipo, posiciones y servicios. Dos o más organizaciones pueden ahorrar dinero al compartir una fotocopiadora, una recepcionista, o un recolector de basura.
• Utilizar Internet. Las mejores ofertas a menudo aparecen en-línea, especialmente si sus necesidades no son de vanguardia. Quizás puede obtener la versión de uno o dos años de un fabuloso software de contabilidad (el cual probablemente será más que lo suficientemente poderoso para sus necesidades hacia el futuro remoto) por una pequeña fracción de su costo original. Líneas descontinuadas de muebles, computadores y otros equipos electrónicos, toners para fotocopiadoras e impresoras, o simplemente precios bajos en cosas que necesita se pueden encontrar buscando un poco. Una vez más, debe agregar cargos por envío y gestión, pero ahorrará en horas laborales.

Con cualquiera de estas estrategias, recuerde que es importante balancear el dinero que ahorra con el valor de lo que obtiene - el nivel de servicio, por ejemplo, o apoyo técnico gratuito - y el tiempo y esfuerzo que le dedica.  Si le toma a una persona de la organización un día para encontrar una oferta de una nueva computadora, ¿cuál es la diferencia entre ese sueldo diario y la cantidad que usted ahorró?  Si no es considerable, probablemente no vale la pena. De igual forma, si usted compra un equipo barato que está constantemente saliendo de la oficina para ser reparado, u obtiene un convenio con una firma de Contador Público Autorizado que  regularmente arruina su declaración de renta, no ha encontrado un buen negocio.

Negociar con financiadores

Como se menciona anteriormente, usted está obligado a cumplir con los términos de una donación o contrato. Sin embargo, esos términos generalmente no están escritos en piedra, y la mayoría de los financiadores están dispuestos a negociar, al menos dentro de límites generosos, sobre ciertas cosas como plazos de pago y uso del dinero. Después de todo, los financiadores están interesados en que usted haga aquello que están financiando, lo mejor posible. Generalmente están dispuestos a hacer lo que sea, dentro de lo razonable, para lograrlo.

Renegociar su calendario de pagos puede significar retrasar los problemas de flujo de efectivo. El ideal es tener la capacidad de pedir el dinero cuando usted anticipa que lo necesitará. Le tomará cierta cantidad de tiempo al financiador lidiar con la solicitud de fondos -desde unos pocos días hasta meses en el caso de algunas burocracias estatales o federales - y usted debe apartar suficiente tiempo antes de recibir el dinero de manera que no agote sus existencias por adelantado.

La mayoría de los financiadores cuentan con mecanismos que les permite aprobar cambios en su categoría del presupuesto (aunque  no  en el monto total del financiamiento) hasta cierto punto, en el año fiscal. Esto le da la oportunidad de abordar circunstancias imprevistas, o simplemente responder a los gastos reales de su proyecto. Mientras pueda justificar los cambios, y con tal que los cambios sean dirigidos a lograr quello por lo que es financiado, los financiadores casi siempre aprueban.

Mantener los sistemas

A medida que utiliza su plan de administración de dinero diario, usted debe asegurarse de que todos los sistemas que diseñó tan cuidadosamente continúen trabajando adecuadamente.

Algunas de las áreas que se deben mantener:

• Ingreso de datos y respaldo. Cualquier sistema computarizado -contabilidad, cuentas por pagar / por cobrar, nómina de pagos -necesita el ingreso correcto de datos, para que siempre estén al día. Adicionalmente, se deben respaldar regularmente - idealmente a diario - para que no pierda todos sus datos en cortes de electricidad o en caso de falla de su disco duro. Si esos sistemas no son computarizados, el ingreso de datos - utilizando lápiz y papel - es igual de importante, y puede ser más dificil de mantener, porque toma más tiempo.
• Pagar facturas y facturar. Su sistema es inútil al menos que alguien realmente realice el trabajo de oficina con regularidad, y mantenga registros detallados.
• Nómina de pago e Impuestos sobre el salario. Alguien debe asegurarse de que el Seguro Social, Medicare, los impuestos estatales y federales, las compensaciones de trabajadores y seguros de desempleo, se paguen correctamente y a tiempo.  Además, quien sea que esté a cargo de la nómina de pagos debe mantenerse al día con la legislación tributaria, así como también con cualquier cambio sobre beneficios a los empleados, a fin de que retenga el monto apropiado de los cheques de los empleados. Los formularios W-4 (declaraciones de los empleados del número de sus exenciones) deben estar archivados, y los formularios W-2 (las declaraciones de los empleadores sobre cuánto fue retenido y pagado en todas las categorías de impuestos para cada empleado, por año) deben ser emitidos a los empleadores, con copias para los gobiernos federales y estatales, entre el 1° y el 31 de Enero.
• Auditoría y requisitos tributarios de la organización. Cada año se debe organizar una auditoria, para lo cual alguien de la organización debe recabar y proporcionar todos los registros necesarios - financieros y de otro tipo, a menudo incluyendo programas y minutas de reuniones de Directorio, contratos y acuerdos de donación, y registros de proveedores de servicios o actividades realizadas. Además, el Formulario 990 (para la IRS/Hacienda) y cualquier fomulario de impuestos estatal relevante deben ser completados y enviados a las agencias apropiadas en los últimos tres meses y medio del final del año fiscal de la organización.
• Formularios impresos. Si usted utiliza órdenes de compra u otros formularios impresos para sistemas financieros, ellos deben estar disponibles cuando se necesiten, aunque esto signifique comprar formularios genéricos, imprimirlos en una impresora de computador o fotocopiadora, o mandarlos a hacer a una imprenta.

Además de la manutención general del sistema, es importante evaluar los sistemas continuamente para asegurarse de que están funcionando eficientemente, y para realizar cambios si es necesario para hacer que la administración de su dinero sea lo más efectiva posible.

¿Cuáles son algunos de los temas de inversión?

Si su organización es una de las afortunadas -o bien administradas - cuyo flujo de efectivo es sano, puede que encuentre algo de dinero extra en su banco.  En vez de dejarlo ahí acumulando polvo en una cuenta corriente sin interés o con uno muy bajo, podría considerar invertir al menos una parte de él en algo que genere mayor interés.

Un Certificado de Depósito  (CD, por su acrónimo en inglés) le da una mayor tasa de interés por dejar su dinero en el banco por un período de tiempo específico - generalmente de 3 meses a 5 años. Un Certificado de Depósito de tres o seis meses le proporciona un alto interés pero no inmobiliza su dinero por mucho tiempo.  Si la organización necesita dinero, éste puede ser retirado antes de que se cumpla el plazo, pero se aplica un interés de multa importante (es decir la tasa de interés final del Certificado de Depósito será considerablemente menor que si hubiese dejado el dinero por el plazo completo).

Una  Cuenta Money Market otorga un alto interés a cambio de mantener un cierto balance mínimo.  Mientras que el interés del Money Market es más bajo que el del Certificado de Depósito, el dinero en una Cuenta Money Market está disponible sin ninguna multa siempre y cuando se mantenga el balance mínimo (generalmente $5,000.00).

Tanto los CD como las Cuentas Money Market proporcionan buenas formas de ahorrar dinero por períodos cortos de tiempo para manejar problemas de flujo de efectivo anticipados. También brindan la oportunidad de obtener posibilidades de altos intereses a largo plazo.

Para la mayoría de las organizaciones, no tiene sentido invertir en acciones o en mercado de bonos, ya que éstos son por naturaleza, propuestas a largo plazo que implican cierta cantidad de riesgo. Debido a los altos y bajos de las acciones, una estrategia de inversión cautelosa significa quedarse en el mercado por al menos diez años, lo cual puede derrotar los objetivos de inversión de su organización.  Adicionalmente, su inversión necesita administración, y los honorarios administrativos se cargan ya sea si usted gana dinero o no. A menos que su organización tenga un fondo de donación u otro monto de dinero lo suficientemente grande como para generar un ingreso significativo (y el cual usted pueda permitirse tener paralizado por un largo plazo), invertir en acciones y bonos pocas veces es útil.

Si usted cuenta con una gran cantidad de dinero disponible, quizás pueda considerar una inversión de capital. Una inversión de capital significa tomar una cantidad de su capital -el valor de su organización - y utilizarla para comprar algo que por sí sólo se convierte en parte del capital de la organización. Por ejemplo, puede considerar, como lo hacen muchas organizaciones sin fines de lucro, comprar un edificio.

Algunas de las ventajas de este curso de acción:

• Existen diversos programas federales y estatales disponibles para otorgar créditos hipotecarios de bajo interés para organismos sin fines de lucro.
• Usted puede fijar su renta (es decir el pago de su hipoteca - como organización exenta de impuestos, usted no paga impuestos a la propiedad) por el plazo de su crédito hipotecario, normalmente 20 años. Esto permite facilitar la planificación financiera, puesto que usted sabe exactamente cuánto estará pagando por el espacio.
• El edificio en sí es un bien de la organización, el cual puede ser vendido si es necesario, o se puede mantener hasta que le pertenezca a la organización libremente.
• Puede ser capaz de generar ingresos -quizás lo suficiente para cubrir la hipoteca y el mantenimiento -arrendando partes del edificio que usted mismo no utiliza.  Si usted puede eliminar sus costos de espacio de esta forma, mejorará su situación de flujo de efectivo enormemente.

Otras posibles inversiones de capital, dependiendo de las necesidades y objetivos de su organización, podrían incluir la compra de vehículos, grandes piezas de equipamiento médico, terreno, etc.

Para resumir

La buena administración de dinero es, en gran parte, un tema acerca de tomar buenas decisiones y establecer buenos sistemas para administrar sus operaciones financieras. Si usted puede configurar sistemas que funcionen en su organización para manejar su contabilidad diaria, nómina de pagos, deudas por pagar y por cobrar, y asuntos de administración de donaciones; si usted puede anticipar y manejar los problemas de flujo de efectivo; y si usted puede invertir sabiamente cuando tiene dinero de reserva, entonces tendrá la administración de su dinero bajo control. Esto le permitirá realizar un mejor trabajo en lo que sea que intenta llevar a cabo su organización, y de esa manera ofrecer más beneficios a su población objetivo y a la sociedad.