Herramienta #1: Hojas de cálculo
Una hoja de cálculo es una forma de visualizar un presupuesto o las finanzas de una organización de una forma que clarifique cuánto dinero puede ser/o ha sido gastado para cada categoría de cada fuente de financiamiento. En términos simples, una hoja de cálculo es un cuadriculado con una lista de fuentes de financiamiento a lo largo del borde superior y una lista de categorías de gasto bajando a lo largo del borde izquierdo, de tal manera que cada columna vertical represente una fuente de financiamiento, y cada fila horizontal representa una categoría de gasto. Donde se unen cada columna y cada fila (a este punto de encuentro se le llama celda), debiera haber un número que represente el monto de dinero de esa determinada fuente de financiamiento (la columna) que va hacia esa categoría de gasto en particular (la fila).
Aunque usted puede hacer una hoja de cálculo ya sea a mano o con computador, las ventajas de una hoja de cálculo en computador son que le permite colocar fórmulas en celdas determinadas para sumar una columna o fila, o por otro lado, asegurarse de que el número en esa celda refleje un cambio en otro lugar. En la hoja de cálculo a continuación, por ejemplo, cada celda en la fila de "Totales" en la parte inferior suma automáticamente todas las cifras en esa columna, de tal modo que si ingresa un número nuevo en una de las celdas en esa columna, el total en la parte inferior cambiará automáticamente. Lo mismo sucede para las celdas en la columna "Totales" a la derecha, con una diferencia que esas celdas están configuradas para sumar sus filas. En la fila de "Complementarios", cada celda - excepto por las de "Totales" -está configurada para calcular el 25% del total de los sueldos en la columna, porque ya sabe que los beneficios complementarios corresponden al 25% del sueldo.
Programa de Salud Comunitaria Conglomerado Solidario Consolidado
| Fundación United Way | Departmento de Salud | Condado | Sorteo | Totales | |
| Salario Coord | 2,000 | 22,000 | 5,000 | 1,000 | 30,000 |
| Salario Auxiliar | 5,000 | 8,000 | 4,000 | 1,500 | 18,500 |
| Complementarios | 1,750 | 7,500 | 2,250 | 625 | 12,125 |
| Renta | 750 | 5,500 | 2,000 | 125 | 8,375 |
| Seguro | 0 | 1,500 | 0 | 0 | 1,500 |
| Artículos de oficina | 500 | 1,200 | 275 | 0 | 1,975 |
| Materiales del Programa | 0 | 1,300 | 475 | 0 | 1,775 |
| Totals | 10,000 | 47,000 | 14,000 | 14,000 | 74,250 |
Debido a que las celdas cambian sus totales automáticamente cuando se introducen las nuevas cifras, una hoja de cálculo de computador hace más fácil probar distintas formas de gastar el dinero, y de ver directamente cuánto puede usted gastar en determinadas categorías.