Sección 6. Generar y elegir soluciones

• Antes de empezar

• Generar soluciones

• Evaluar soluciones

• Tomar una decisión

 

 

Sería agradable, cuando nos enfrentamos con un problema, que se nos ocurriera inmediatamente la solución perfecta, reconocerla como tal y estar listos para actuar. Desafortunadamente, no siempre es tan fácil. Incluso para un grupo de personas inteligentes y aplicadas, no siempre es fácil pensar en una solución a los problemas que enfrenta la coalición, y mucho menos una que sea eficaz y viable. Como cualquier otra cosa, esto requiere trabajo arduo por parte de todos los integrantes del grupo - pensar, evaluar y adoptar decisiones.

Y eso es en lo que nos enfocaremos en esta sección. En las siguientes páginas, hablaremos de las condiciones para la generación de una sesión de  ideas, así como los diferentes métodos que se puede utilizar para llegar a la mayoría de las ideas posibles. Entonces, una vez que se tienen más ideas y se sabe qué hacer con ellas, hablaremos de la forma de evaluar las soluciones. Por último, hablaremos del proceso de toma de decisiones, y, en particular, de la manera de llegar a un consenso.

Antes de empezar

Anteriormente, hablábamos de la importancia de contar con un lugar cómodo y una habitación bien iluminada para una reunión. Cuando se celebre una sesión para generar soluciones a un problema, es aun más importante que la gente esté relajada y a gusto tanto mental como físicamente. ¿Por qué? Por dos razones particularmente importantes:

• Promover la creatividad. Ayudar a la gente a pensar en diferentes maneras es siempre una tarea difícil. Se le está pidiendo a la gente ser creativa y utilizar una parte de su cerebro que pueden no estar acostumbrados a activar. Ser creativo puede ser difícil para muchos de nosotros. Una iluminación adecuada, sillas cómodas e incluso música relajante puede ayudar al flujo de ideas innovadoras.
• Promover la discusión abierta. La mayoría de las personas se sienten cómodas hablando sobre hechos o sobre opiniones de otros. Compartir las propias ideas, sin embargo, sobre todo las ideas en las que no se ha tenido tiempo para pensar, o que se cree que pueden ser inaceptables para el grupo, puede ser mucho más difícil. Nadie quiere que se rían de uno o ser tratado como tonto a causa de las ideas que uno ha sugerido. Entonces, es importante que la gente tenga suficiente confianza, tanto en sí misma como en el grupo, antes de empezar el proceso.

Hay dos ingredientes clave para hacer que la gente se sienta cómoda: relajarlos mentalmente y ver por su comodidad física.

Para que la gente se sienta a gusto mentalmente, es necesario que estén cómodos hablando con el grupo. Si se inició el proceso definiendo y analizando el problema, como tratamos en la Sección 5, los miembros del grupo habrán alcanzado un cierto nivel de comodidad entre sí, y el facilitador puede decidir que trabajar más en desarrollar las relaciones entre grupo no es necesario. Esto es particularmente cierto si los miembros del grupo se han conocido y trabajan juntos por un tiempo.

Por otra parte, si algunos o todos los integrantes del grupo no se conocen, y el ambiente parece ser un poco incómodo, se pueden tomar unos minutos para hacer un ejercicio de creación de equipos. No tiene que ser complejo ni serio. De hecho, algo un poco absurdo, como pedirle a cada uno del grupo que describa la cosa más asquerosa que ha comido o revelar como quién les gustaría reencarnar; podría ser sólo algo para soltar la tensión y ayudar a la gente a sentirse más a gusto con las demás personas.

Prestar atención a la comodidad física de los miembros es también importante. Si las sillas son muy duras, si aun con suéter se está tiritando o si la luz del sol molesta los ojos, es difícil concentrarse en otra cosa. Además, cuando se sienten incómodas, la mayoría de las personas tienen la mente menos abierta a nuevas ideas.

Probablemente no se pueda tener la reunión en ese lugar más cómodo (Aunque, a veces, ¡sí se puede hacerlo! ¿Por qué no celebrar una reunión en la playa?) Y, por supuesto, estos lugares igualmente no serán cómodos para todas las personas. Una reunión en la oficina del jefe podría ser adecuado para él, pero menos cómodo para los miembros de su personal.

Lo que se puede hacer, sin embargo, es tratar de introducir los aspectos del lugar en que se estaría más cómodo en el sitio de reunión. Usted puede poner música u ofrecer galletas con chispas de chocolate o poner cuadros en la pared.

E incluso si no se puede hacer mucho, probablemente se encontrará que hay algunas comodidades básicas importantes para todos y, si se desea, se pueden arreglar antes de la reunión. Algunas posibilidades incluyen:

• Sillas cómodas
• Iluminación adecuada
• Acceso a los baños
• Asegurarse de que la temperatura es agradable para todos
• Tener periodos de descanso cuando la reunión sea demasiado larga
•  Refrigerios (como mínimo, debe haber  agua disponible)

 Asegurarse de que el edificio es accesible para discapacitados

Generar soluciones

Cuando el grupo está cómodo, sus integrantes estarán dispuestos a trabajar juntos y poder pensar en algunas posibles soluciones. A continuación se mencionan sólo algunas de las muchas formas de hacerlo. Se puede optar por la que el grupo prefiera; todas deberían ofrecer algunas buenas soluciones.

• Basta con recorrer la sala y pedir a cada uno que sugiera ideas. Sin muchos trucos, pero funciona.
• Hacer circular una hoja de papel alrededor de la sala. Las personas pueden escribir sus ideas, las cuales más tarde pueden ser discutidas sin que nadie sepa quien sugirió dicha idea.
• Escribir ideas. Esto es particularmente útil para las personas a quienes les gusta escribir. También ayuda a muchas personas a generar y comentar ideas en un corto tiempo. Los grupos grandes se dividirán en pequeños grupos de cinco o seis. Cada persona escribe una posible solución al problema en su propia libreta. Luego, cada persona coloca su libreta en una mesa, en medio del grupo. Después, cada uno toma una libreta de otra persona y comenta sobre la idea. Deben mantenerse haciendo esto hasta que todos en el grupo que ha formulado observaciones sobre la idea, hayan comentado algo. Durante o después de la reunión, todas las ideas se discuten o se resumen en un informe.
• Lluvia de ideas. La lluvia de ideas es una forma segura de plantear ideas en un grupo. El método es simple: El problema se dice y el secretario está en frente de la habitación con algunos pliegos de papel o una pizarra. Las personas en el grupo dicen las ideas que se les ocurren. El registrador anota todas las observaciones formuladas.

Algunas sugerencias a tener en cuenta para una sesión de lluvia de ideas incluye:

• Tener cuidado con las suposiciones; cada suposición innecesaria reduce el número de soluciones potenciales. Si el grupo está en busca de entretenimiento para la próxima celebración, por ejemplo, no se debe pensar que no hay talento dentro del grupo.
• Puede que haya un excelente cantante que es demasiado tímido para ofrecer su talento, el cual no ha sido solicitado.
• Basta con dar instrucciones de que la gente puede o debe ser creativa en la sesión de lluvia de ideas; esto puede ayudar a aumentar el número y la calidad de las soluciones creadas.
• Ninguna idea es muy descabellada. El secretario escribe todas las ideas. ¿Por qué? Una idea que parece ridícula en la primera reunión podría llegar a ser posible e incluso deseable. También puede ser modificada por otros miembros del grupo y terminar siendo la solución perfecta para el problema.

Por ejemplo, un miembro de la coalición puede sugerir la idea de pedirles a los jugadores de la selección nacional de fútbol que sean mentores de los jóvenes. Eso podría ser imposible, pero la idea puede dar chispas a la imaginación de otro integrante del grupo y él/ella podría sugerir pedirles a los futbolistas locales que sirvan como mentores.

Incluso otro miembro del grupo puede sugerir pedirles a los entrenadores que apoyen a jóvenes que están teniendo problemas en casa y los patrocinen como estudiantes becados para sus campamentos deportivos de verano. Otras sugerencias surgen como resultado de estas ideas, y después de media hora de lluvia de ideas, el grupo tiene una larga lista de posibilidades para elegir.

• Nadie debe hacer observaciones sobre si son buenas o malas las ideas; no debe haber discusión acerca de ello en este momento. Se debe mantener la producción de todo tipo de ideas hasta que ya no se tengan más.
• Las ideas pueden ser compiladas en una o combinadas dependiendo de cómo la gente vea las conexiones durante el proceso.
• El facilitador debe mantenerse entusiasta y constantemente pedir más y diferentes ideas. Esto puede ser hecho incluso como un subastador, con constante cháchara y un rápido debate.
• Si el grupo se desvía del tema, el facilitador o  presentador debe cordialmente recordarles por qué están allí.
• El debate, el análisis, la selección de ideas vienen más tarde.

Variaciones sobre la lluvia de ideas:

• Un período de reflexión individual puede preceder a la actividad de grupo. Cada persona genera sus propias ideas en privado y más tarde comparte con el grupo.
• Si la generación de ideas se hace un día después de que se define y se analiza el problema, los miembros del grupo pueden generar soluciones como "tarea" entre los dos períodos de sesiones.

Evaluar soluciones

Esperemos que el trabajo en las reuniones hasta este momento haya dado muchas potenciales soluciones. Ahora, es el momento de decidir cuál es la mejor idea. Hay muchas formas posibles de hacer esto. Un método  incluye hacer las siguientes tres cosas para cada idea:

• Juzgar cada idea independientemente. Se debe listar lo siguiente, por separado, en pedazos de papel:
  • ¿Qué le gusta de la idea?
  • ¿Qué no le gusta acerca de la idea?
  • ¿Qué efectos secundarios puede tener?
• Hacer las siguientes preguntas:
  • ¿Es práctico?
  • ¿Es eficaz?
  • ¿Es rentable?
  • ¿Va a ser fácil de poner en práctica? Hay muchos aspectos implicados en esta pregunta. Algunas preguntas relacionadas podrían ser: ¿Puede ser realizada por los miembros del grupo o se necesitará ayuda externa? ¿Cuánto tiempo tomará? ¿Alguien necesitará aprender nuevas habilidades?
  • ¿Va a ser aceptada por todos los implicados, es decir, por los miembros del grupo, los que se verán afectados, los que están haciendo (y están pagando) el trabajo? ¿Y por la comunidad en su conjunto?
  • ¿Es compatible con otras cosas realizadas por el grupo?

En cuanto a las preguntas anteriores, es fácil ver que las respuestas suelen ser bastante subjetivas. Gastar $1000 dólares en un proyecto no sería mucho si  se está trabajando con un subsidio de $ 300.000 dólares, pero puede significar mucho para grupos que cuentan con una menor financiación. Sin embargo, repasar las preguntas debe dar una buena idea de qué funcionará para el grupo u organización.

• Modificar la solución que se está contemplando si se han planteado sugerencias que puedan ser mejores.

Después de observar detenidamente cada idea y de sopesar los pros y los contras de cada una, ya se está ahora listo para tomar la decisión.

Tomar decisiones

Cuando se trata de cómo tomar una decisión, se puede:

• Pedirle a alguien que decida, y luego que le comunique la decisión al grupo.
•  Recibir aportes individuales de las personas, y luego una persona decide.
• Reunir las aportaciones del grupo, y luego tener una persona que decida.
• Votación
• Tratar de alcanzar un consenso entre todos los presentes en la reunión.

Todas estas son alternativas viables que puedan ser elegidas en momentos diferentes. Para el de proceso de resolución de problemas del grupo, sin embargo, recomendamos ampliamente la última opción. La elección por consenso - discutir y debatir las posibilidades hasta que todo el mundo llega a un acuerdo - es a menudo la más fuerte de estas ideas, porque todo el mundo es parte de la solución. Los miembros son mucho más propensos a apoyar plenamente la decisión de la cual ellos han sido parte.

Eso no quiere decir que siempre es fácil llegar a un consenso. A veces, podría ser, que cuando el grupo ha examinado cuidadosamente todas las opciones a su disposición, una resulta  claramente como superior a las demás. Sin embargo, cuando la solución no es tan evidente, puede ser todo un reto establecer un acuerdo, especialmente si las personas del grupo tienen opiniones fuertes.

Es necesario tener en cuenta los siguientes consejos:

• Evitar discutir ciegamente por opiniones propias. Es fácil encerrarse en lo que uno cree, pero quizá sin escuchar lo que otros realmente están diciendo. Es necesario asegurarse de escuchar con el mismo cuidado con el que uno habla.
• No cambiar de opinión sólo por llegar a un acuerdo. Si no se está satisfecho con la solución ahora, es probable que sea lo mismo mucho después, cuando ya se esté haciendo el trabajo por varios meses.
• Es fácil ver la situación como un "todo o nada": alguien tiene que ganar y alguien tiene que perder. Eso no es necesariamente el caso. Si el grupo está entre dos diferentes posibilidades, sería bueno ver si una tercera sería más aceptable para todos los involucrados.
• Si las personas se están frustrando o no se está progresando, se debe tomar un descanso. Sería buena idea tomar café, trabajar en algo diferente por algunos minutos, o suspender ese día. En ocasiones, tan sólo un breve respiro puede darle a la gente una nueva perspectiva.

¿Qué pasa si no se puede llegar a un acuerdo?

Si a través de la discusión no se llega a una decisión con la cual todos estén de acuerdo, existen unas cuantas opciones (sugerencia: antes de debatir las soluciones, el grupo puede decidir qué hacer si no se está de acuerdo con ninguna de las propuestas):

• Se puede probar una de las otras posibilidades para la toma de decisiones antes mencionadas (designar a una persona que tome la decisión final, hacerlo por votación, etc.).
• Se puede probar lo que los autores David Quinlivan-Hall y Peter Renner llaman la "técnica de grupo nominal". Para hacer esto, se le debe pedir a cada participante que le asigne un número a cada solución, que la número uno sea su solución preferida,  la dos sea su segunda opción favorita y así sucesivamente. Los números se suman todos, y la solución con el valor más bajo es la elegida.
• En algunos casos, se puede optar por no decidir o por aplazar la decisión hasta la reunión siguiente. Algunas ideas y opiniones pueden cambiar si se le permite a la gente un tiempo para pensar en ello.

Lo que sea que el grupo decida hacer, el facilitador debe solicitar comentarios después de que la decisión se ha tomado. Algunas preguntas podrían ser: "¿Tienen algún problema que les gustaría mencionar?", "¿Tienen usted alguna sugerencia sobre qué podría mejorar la situación?" y "¿Están completamente satisfechos con la solución que hemos elegido?

Para resumir

Generar y elegir soluciones dentro de un grupo son dos tareas muy difíciles. Se le está pidiendo a la gente que piense de forma creativa, que dejen de lado sus inhibiciones y que formulen nuevas ideas. Luego, se debe de ir un paso más allá y se les debe pedir que utilicen todas sus habilidades políticas y negocien una decisión.

Las buenas noticias es que cuando se ha llegado a este punto, ya casi se está listo para actuar. En la siguiente sección de este capítulo Poner en práctica las soluciones, hablaremos de la implementación del trabajo hasta ahora discutido. No obstante, si se ha estado siguiendo el proceso, definitivamente ahora es el momento de celebrar lo que ya se ha terminado. ¡El grupo ha recorrido un largo camino!