Sección 6. Obtener retroalimentación de los participantes: Qué cambios son importantes y factibles

• ¿Qué significa obtener retroalimentación de tus constituyentes?

• ¿Por qué deberías obtener retroalimentación de tus constituyentes?

• ¿Cuándo deberías obtener retroalimentación de tus constituyentes?

• Cómo hacer las preguntas correctas

• Más buenos consejos

• Obteniendo retroalimentación formal: Conduciendo una encuesta

• ¿Por qué deberías obtener retroalimentación de tus constituyentes?

Por obtener retroalimentación, simplemente nos referimos a hacer preguntas para determinar algo que quieres saber. Muy a menudo, se busca retroalimentación para determinar qué tan bien las personas sienten que tu organización esta haciendo, y tambión qué tan importante creen que son las metas de tu agencia. Retroalimentación se puede obtener de diferentes maneras, algunas tan simples como tener una conversación casual o leer artículos y editoriales en el periódico. Retroalimentación formal - datos que puedes medir - es usualmente obtenido a través de uno de los siguientes métodos:

• Entrevistas personales;
• Entrevistas telefónicas;
• Encuestas o cuestionarios escritos.

El término constituyente, como lo usamos aquí, se puede referir a una variedad de personas, incluyendo a aquellos afectados (directamente o indirectamente) por el trabajo de tu agencia, oficiales elegidos, miembros de tu coalición, periodistas, líderes comunitarios, y otros.

¿Por qué deberías obtener retroalimentación de tus constituyentes?

• Para entender cómo tu organización es percibida;
• Para mejor entender lo que la comunidad realmente necesita;
• Para ayudar a poner prioridades a tareas;
• Para generar emoción e interés renovada en tu programa;
• Para tener información lista para uso futuro (como para propuestas para donación y preguntas de la prensa);
• Para aumentar conciencia comunitaria de quién eres y qué haces;
• Y en general, para mejorar tú programa.

¿Cuándo deberías obtener retroalimentación de tus constituyentes?

Deberías tratar de obtener retroalimentación informal como un proceso continuo. Retroalimentación formal puede ser usada en diferentes tiempos, incluyendo:

• Como parte de tu proceso de planeamiento cuando comienzas tu iniciativa;
• Cada vez que quieres comenzar (o estas considerando el comenzar) un nuevo programa;
• Al final de cierto programa auspiciado por tu grupo, como un taller de dos días discutiendo los factores de riesgo de alcoholismo, o un programa de verano para cascos para ciclistas jóvenes;
• Periódicamente a través de la vida de tu iniciativa (tal vez una vez cada uno o dos años).

Sin embargo, siempre deberías estar seguro que sabes cómo usar la información que obtienes. Nada es más frustrante para tus participantes que el dar retroalimentación que no es usada.

Cómo hacer las preguntas correctas

Hazte las preguntas correctas

¿Qué quieres saber?

Alguna información que puedes recolectar simplemente no será usada, así que simplemente no vale la pena el tiempo que el personal usará para recolectarla. Por ejemplo, tal vez has recibido una donación para reducir embarazo adolescente en tu comunidad. Puede que la comunidad perciba o no el embarazo adolescente como un problema menos importante para ti que otros asuntos, porque el programa va a ser implementado de todas maneras. En este caso, haría sentido que tu grupo usara sus recursos de diferente manera, como el determinar que necesidades específicas con respecto al embarazo adolescente deberían ser resueltas.

¿Quién ya ha hecho esto?

Chequea para ver si alguien, como investigadores u otra agencia, ya ha hecho una encuesta en tu comunidad haciendo las mismas preguntas que te gustaría que responder. Tu coalición sin duda alguna debe estar suficientemente ocupada; no trates de reinventar la rueda.

¿A quién le deberías preguntar?

Decide a quién le gustaría encuestar. Hay una variedad de personas a las que puedes querer encuestar, dependiendo de qué quieres encontrar. Personas posibles pueden incluir:

• Los objetivos de cambio, o aquellos cuyas acciones quieres que cambien;
• Las personas más afectadas por el problema que estas resolviendo;
• Profesionales en tu área;
• Administradores locales (directores, coordinadores, principales, etc.)
• Financiadores posibles o actuales para tu programa;
• Oficiales elegidos;
• Periodistas;
• Investigadores y expertos del campo;
• Miembros de tu coalición.

Luego, decide si quieres obtener tu información de manera cerrada (encuestando a un grupo selecto de personas) o de manera abierta (cualquiera que puede usar un lápiz o hablar por algunos minutos). Se cuidadoso de no preguntar a administradores que te digan las necesidades de aquellos más afectados; en vez de eso, pregúntale a los mismos afectados.

¿A cuántas personas te gustaría preguntar?

Si sólo estas encuestando a los miembros activos de una coalición pequeña (de menos de 50 miembros, digamos), puedes intentar encuestar a todos. Si deseas aprender sobre los sentimientos de adolescentes en tu coalición con respecto a abuse de drogas, sin embargo, puedes encontrar difícil el entrevistar a cada adolescente, y en lugar de eso seleccionar al azar un grupo más pequeño y manejable para entrevistar.

¿Cómo le quieres hacer preguntas a las personas?

Esto puede ser hecho de diversas maneras, incluyendo:

• Escuchar, escuchar, escuchar las opiniones de las personas que conoces, investigadores de agencias de planeamiento, personas que trabajan en el mismo campo o uno similar, y cualquier otro que puedas pensar;
• Cajas de sugerencias;
• Anotando reuniones casuales y comentarios en una bitacora;
• Formas de retroalimentación en publicaciones como folletos o la carta de noticias de la agencia;
• Bitacora de comentarios en el teléfono;
• Tiempos designados para "criticar durante las reuniones."
• Una encuesta formal: por entrevistas personales, una encuesta telefónica, o encuesta escrita

Más buenos consejos

• Mantenlo en secreto. Siempre intenta proveer instrucciones para minimizar la posibilidad de parcialidad. Por ejemplo, no discutas lo que quieres descubrir, qué crees que es correcto, o lo que encuestas anteriores te han dicho, cuando estás escribiendo las instrucciones. Cuando sea posible, permite que las encuestas sean anónimas.
• Mantenga tus ojos y oídos abiertos. Sea activo en todos los posibles medios de obtener datos, como el aprender lo que se ha dicho en protestas públicas, qué quejas se han hecho y que acciones se han tomado, etc.
• Haz lo mejor de la situación. Si las respuestas que obtuviste de tus constituyentes no fueron lo que habías esperado--por ejemplo, si responden que tu coalición no está haciendo nada importante--vuelve a asesorar lo que estás haciendo, y haz una lluvia de ideas sobre qué más puedes hacer para cambiar la opinión pública.

Obteniendo retroalimentación formal: Conduciendo una encuesta

Haz decidido aventurarte a hacer una encuesta formal. Pero, ¿dónde comienzas? ¿Cuál es el formato de tu trabajo y cómo enmarcas las preguntas? Hay volúmenes y volúmenes de información sugiriendo cómo puedes hacer esto, pero por favor considera la siguiente información como un punto de arranque cuando hagas tu encuesta.

Decide cómo quieres conducir tu encuesta.

Primero, ¿debería ser escrita u oral? Hay muchas ventajas y desventajas para cada una que deberías tomar en cuenta:

• Una encuesta oral (en persona, en el teléfono) usualmente es menos formal, y puede ser fácil de iniciar y conducir. Sin embargo, el lenguaje corporal o tono del entrevistador puede afectar las respuestas del encuestado, y desde luego, anonimidad no es una opción para entrevistas habladas. Además, es más probable que las respuestas de una entrevista oral sean vagas y enmarañadas, al tomar tiempo valioso como tambión ser difíciles de graficar.
• Una encuesta escrita puede ser formal y exacta, y por lo tanto a largo plazo ser más eficiente. Sin embargo, puede ser más difícil el convencer a personas que respondan a una encuesta escrita mandada por correo a que respondan oralmente, a pesar del tiempo real que toma. Simplemente piensa: si alguien te llama y te pidiera responder a algunas preguntas, probablemente dirías que sí, a menos que realmente estuvieras ocupado. Sin embargo, si mandas la misma lista de preguntas en el correo, puedes pensar sobre si responder o no, y luego olvidarte, o perder la carta, o simplemente botarla al tacho.) Para evadir esta barrera, considera el dar la encuesta a una "audiencia cautivada," como a un grupo en una reunión o en una clase.

Decide el formato de tus preguntas.

Pueden ser hechas usando preguntas abiertas o cerradas.

• Preguntas cerradas permiten que el encuestado responda usando un menú de diferentes opciones. Este "menú" puede ser simple como el responder Sí o No. Tambión puede tomar la forma de muchas palabras (por ejemplo, "¿Cuál de los siguientes parece ser la mayor preocupación de salud en nuestra comunidad?"), o una escala ("En la escala de uno a cinco, siendo cinco el más importante, ¿cómo percibes la importancia de hacer que los comerciantes dejen de vender alcohol a menores?"). Una escala es usualmente una manera simple pero eficiente de aprender como se sienten las personas tomando la encuesta. Escalas de cinco o siete puntos son las usuales cuando se hacen encuestas de esta manera.
• Preguntas abiertas permiten que el encuestado responda a las preguntas con sus propias palabras, sin motivación de la encuesta. Un ejemplo de una pregunta abierta sería, "¿Cuál crees que es la mayor preocupación de salud a la que nuestra comunidad se enfrenta, y por qué crees esto?" La ventaja de usar preguntas abiertas es que puedes obtener respuestas más profundas y pensativas que con preguntas cerradas. Sin embargo, preguntas abiertas tambión pueden ser difíciles de interpretar y usar.
• Para obtener lo mejor de ambos mundos, puedes considerar usar una encuesta con preguntas cerradas que deja espacio para comentarios adicionales.

Si es posible, elimina toda posibilidad de parcialidad de tu encuesta.

Esto incluye:

• Cuando sea posible, no solicites (o preguntes) los nombres de los entrevistados;
• Evita discutir las expectativas que puedas tener para esta encuesta;
• No discutas resultados de encuestas anteriores.

No te olvides de tus modales.

Si tu madre fuera a responder estas encuestas, ¿qué le gustaría ver? Asegúrate de agradecer anticipadamente a las personas por su tiempo, dejales saber cómo usarás la información que colecciones, y agradecerles de nuevo al final.

Hazla fácil.

Mientras menos involucrados directamente con tu proyecto están los encuestados, menor la posibilidad de que están dispuestos a tomar bastante tiempo llenando un cuestionario o discutiendo un asunto. Mantenga tu encuesta lo más corta posible mientras aún consigas la información que quieres saber. Una buena técnica es simplemente, no hagas preguntas que no vas a usar.

Hazla aún más fácil.

Si estás mandando la encuesta por correo, hazla fácil de devolver. Siempre incluye un sobre con tu dirección y estampillas.

Mantente calmado.

No te frustres si solo una pequeña cantidad de entrevistas por correo son devueltas hacia ti; de hecho, deberías esperar esto. Una tasa "normal" puede ser solo un tercio de las encuestas que mandas de hecho son completadas.