Sección 2. Establecer programas de micro-subvenciones

• ¿Qué es un programa de micro-subvenciones?

• ¿Por qué querer establecer un programa de micro-subvenciones?

• ¿Cuándo se debe establecer un programa de micro-subvenciones?

• ¿Cómo establecer un programa de micro-subvenciones?

• ¿Qué es un programa de micro-subvenciones?

Las micro-subvenciones son pequeños premios en dinero que son dados una sola vez nada más a los grupos de la comunidad y a otros para proyectos de la comunidad de corto plazo. Los proyectos de micro-subvenciones son diseñados e implementados por los grupos mismos de la comunidad, no por las organizaciones patrocinadoras. Ellos son entregados en una base competitiva- las organizaciones patrocinadoras deciden qué propuesta es la mejor y la que más se merece el limitado dinero disponible de la micro-subvención.

Muchas coaliciones y otras organizaciones están usando préstamos para estimular acciones en la comunidad e incrementar el panorama de las organizaciones patrocinadoras, mientras la audiencia aumenta para el trabajo de organización. Las micro-subvenciones son potencialmente poderosas así como intervenciones rentables. Cuando son usadas correctamente, ellas pueden involucrar a los ciudadanos en los esfuerzos para la mejora de una comunidad creativa, y generar logros verdaderos de los cuales los ciudadanos puedan estar orgullosos.

¿Por qué querer establecer un programa de micro-subvenciones?

Las micro-subvenciones pueden ser una buena idea para usted y su organización. Pero debido a que ellos implican utilizar sus recursos limitados, tal vez usted necesita un poco más de motivación acerca de cómo las micro-subvenciones pueden en realidad hacer por tu comunidad!

 Por ejemplo, aquí presentamos algunos beneficios de un programa de micro-subvenciones exitoso:

• Ellos inspiran pensamientos creativos e innovadores.
• Ellos son una excelente manera para alcanzar a personas “duras de alcanzar” o “que todavía pueden alcanzarse”,  debido a que ellos son otorgados a grupos (como asociaciones de padres de familia, scouts, organizaciones de vecinos) que tienen acceso a muchos más ciudadanos que las organizaciones tradicionales de salud y de servicios humanos.
• Muchos grupos base no son elegibles para fondos de subvenciones tradicionales. Por ejemplo, ellos podrían no tener el estatus de exención de impuestos federales (un requisito común para las subvenciones), o, ellos pueden no tener otra organización que actué como fiscal para ellos. Así, las micro-subvenciones dan la oportunidad de obtener recursos que de otra manera se dirigirían a organizaciones más grandes.
• La pequeña cantidad de dinero (siendo el promedio usual entre los $400-$2000 por cada micro-subvención) tienden a disuadir largas agencias para aplicar, mientras que alienta a pequeñas organizaciones, grupos innovadores que pueden por lo contrario no involucrarse.
• El dinero de las micro-subvenciones tiende a comprar productos, no personal. Las contribuciones-en-especie de tiempo de personal aumentan con el uso de las micro-subvenciones. Y al hacer que el dinero dure por un periodo largo de tiempo fuerza a la gente a atraer otros recursos, así se aumentan los proyectos paralelos y de voluntariado recibidos.
• Ellos pueden traer nuevos partidarios a los mismos esfuerzos de la organización.
• Ellos pueden construir apoyo político y comunitario.

¿Cuándo se debe establecer un programa de micro-subvenciones?

Si su organización tiene dinero disponible para invertirlo como usted desea, entonces debería considerar establecer un programa de micro-subvenciones. ¿Cuándo es el mejor momento para establecer un programa de estos?

Cuando:

• Usted quiere utilizar algún fondos del programa para conseguir que grupos base estén más involucrados.
• Usted sabe que los ciudadanos ya tienen buenas ideas para la comunidad.
• Usted está consciente de los posibles recursos similares en la comunidad.
• Usted quiere crear lazos cercanos entre una organización de servicio tradicional y una comunitaria.
• Usted está buscando maneras para explotar al máximo su dinero.

¿Cómo establecer un programa de micro-subvenciones?

 Tome la decisión:

¡El primer paso es decidirse a establecerlo! Lo que significa que usted necesita revisar el presupuesto de su organización. Luego debe preguntarse “De todos los fondos disponibles, ¿somos capaces de, y queremos, asignar algún dinero para las micro-subvenciones?’

Si su respuesta es “Sí” a ambas preguntas, entonces usted se preguntará: ¿Cuánto dinero se debe asignar?” Una cantidad recomendada para comenzar es $5000.

Estas decisiones van a dar las pautas para el resto de su programa de micro-subvenciones. Los siguientes pasos pondrán el resto del fundamento para el resto del trabajo preliminar.

Establezca su propósito

Usted y su equipo tienen que decidir ahora cuáles son sus objetivos para este programa. ¿Para qué se está proporcionando un programa de micro-subvención? ¿A quién se quiere alcanzar? ¿Cuáles son los resultados que desea obtener?

Desarrolle comités para el programa de micro-subvenciones

En la práctica, probablemente se deseará tener dos comités de búsqueda:

• Un comité de planeación (o dirección) – Usted necesitará un grupo para establecer los lineamientos, promocionar el programa (hacer publicidad), recibir solicitudes, monitorear las actividades de la micro-subvención y supervisor todo el proceso.
• Un comité de revisión – Usted también necesitará un grupo para revisar las solicitudes reales de la micro-subvención. Este puede ser conformado por miembros de la comunidad, o grupos mixtos de personas pertenecientes a su organización y de la comunidad para asegurar una revisión imparcialidad y justa. Usted claramente querrá evitar la posibilidad que se le dé ventajas a unos sobre otros, y de que esto pase.

Establezca lineamientos para las micro-subvenciones

Los lineamientos que usted o su comité desarrollen deberían ser lo más sencillo posible. Ellos deben reflejar el mejor interés para ambas, su organización y su comunidad. ¿Qué debería incluir los lineamientos?

Usualmente ellos incluyen una breve descripción de:

• El propósito general del programa de micro-subvención (el cual es usualmente dado una vez únicamente).
• El tipo de actividades que son apropiadas y las que no son.
• El tipo de actividad, si existe alguna, que recibirá los fondos prioritarios.
• El tipo de personas que pueden o no aplicar. (¿Pueden personas individuales aplicar o sólo grupos? ¿Existe alguna restricción con respecto a los límites geográficos?)
• La cantidad máxima de dinero que se podrá dada como premio.
• Las maneras en que ese dinero puede ser utilizado. (Impresiones, correo, suministros y la compra de pequeños equipos que sean apropiados; por lo general no se puede utilizar en salarios, construcción, equipos grandes y la cancelación de una deuda)
• El proceso de la revisión de las solicitudes, incluyendo los criterios para la revisión.
• La fecha final para la solicitud.
• Alguna otra información especifica para su programa de micro-subvenciones.
• Instrucciones para llenar y presentar el formulario (hoja) de solicitud. (En muchos casos, la misma hoja de solicitud tiene que ser incluida.)
• El nombre, dirección, y teléfono de una persona contacto del programa de micro-subvenciones, en caso de que algún posible solicitante tenga preguntas.
• Toda la información de los lineamientos puede ser incluida en una página, o dos como máximo. Para algunos ejemplos de muestra de los lineamientos, vea la sección de Herramientas.

Ahora es un buen tiempo para aclarar sobre las políticas del pago de los proyectos de los participantes. ¿Se paga al beneficiado de antemano, o después de completar el proyecto? Muchos grupos no tienen el dinero para empezar el proyecto por su propia cuenta.  Por otro lado, dar dinero de antemano a un grupo que es nuevo y del cual usted sabe muy poco puede ser imprudente. Algunos proyectos dan una subvención parcial para empezar y se paga el resto hasta haber completado el proyecto.

Desarrolle una forma de solicitud para las micro-subvenciones:

La solicitud que usted desarrolle debe relativamente corta- lo máximo una o dos páginas, definitivamente no más que cuatro páginas.

Las preguntas claves que usted querrá preguntar son:

• El nombre, dirección y el teléfono de la persona encargada
• Afiliación organizacional, si existe alguna
• La naturaleza de la actividad
  • "¿Qué actividad está proponiendo?"
• Los propósitos de dicha actividad
  • "¿Cuáles son los objetivos de dicha actividad?"
• El procedimiento para llevar a cabo dicha actividad
  • “¿Qué pasos se necesitan para llevar a cabo dicha actividad?"
• Los resultados deseados de esa actividad
  • "¿Cuáles son los resultados específicos que se desean cuando la actividad se complete?
• La cantidad de dinero para la cual se está aplicando
  • "¿Para cuánto dinero está aplicando?"
• Cuánto dinero se va utilizar
  • "¿Cómo se propone a gastar el dinero?"
• Cómo se va a evaluar la actividad
• "¿Cómo se va a evaluar la actividad, para observar cuán eficientemente ha alcanzado los objetivos?"

Otra pregunta común es como la actividad podrá continuar cuando la micro-subvención ya se haya utilizado. Usted también querrá preguntarse sobre la experiencia de aquellos que van a ser los encargados de la actividad, y sobre otros posibles fondos que el solicitante tiene para este proyecto. En algunos casos usted querrá preguntar por referencias o cartas de apoyo.

Usted probablemente quiera darle a los solicitantes la opción de presentar su solicitud de forma oral al comité. También, asegúrese de recordarle a los solicitantes que usted y su personal están disponibles para ayudarles a llenar sus solicitudes. Muchos grupos pueden sentirse intimidados o confundidos por una simple solicitud y necesitarán de su asistencia técnica. Sólo asegúrese de darles la misma ayuda a todos; no muestre favoritismo por ningún grupo.

Anuncie y publique la disponibilidad de las subvenciones

Una manera de publicar es desarrollar un panfleto sencillo el cual su grupo pueda pegar alrededor de su comunidad como en centros comerciales, tiendas, negocios e iglesias. El panfleto puede ser enviado por correo a toda la comunidad y a los vecinos en tu lista de correos de contactos. El correo electrónico también es una opción.  Además, usted puede tratar de obtener la publicación de una historia un periódico.

En general, usted querrá generar mucha publicidad acerca de las micro-subvenciones. Usted necesitará hablar de ellas, y una vez más, ayudar a las personas a entregar sus solicitudes. Entre más usted propague acerca de las micro-subvenciones, existirá más variedad y mejor calidad de solicitantes.

Revise la solicitud

Una vez que usted haya recibido las solicitudes, su comité de revisión puede comenzar a categorizar las solicitudes de acuerdo con los lineamientos pre-establecidos para las solicitudes. Idealmente, se debería de utilizar un sistema “ciego”, en donde sus calificadores no sepan el nombre del solicitante. En una pequeña comunidad, esto puede ser difícil de evitar, pero cualquier tipo de parcialidad o favoritismo se puede ser disminuido si se logra tener un comité de revisión diverso.

Categorice las solicitudes; otorgue las subvenciones

Para que el comité de revisión categorice las solicitudes, usted necesitará darle a cada miembro una hoja de evaluación. Cada calificador asigna puntos para cada criterio revisado en cada solicitud - por ejemplo, 25 puntos para creatividad, 25 puntos para viabilidad, etc. Después cada calificador da el puntaje final para cada solicitud, y las solicitudes que obtengan los puntajes más altos serán los que obtengan las subvenciones.

El comité de revisión ha tomado la decisión. ¡Ahora usted podrá anunciar los ganadores de las subvenciones! Esto debería hacerse de lo más elaborado posible -lo ideal es hacerlo como un evento comunitario. Invite a la prensa, para que así motive a otros y genere buenas relaciones públicas para el programa. Propicie que todos los ganadores estén presentes. Propóngales a los ganadores a que presenten sus proyectos, para que así ambos puedan ser introducidosa la comunidad en general.

Monitoree los  proyectos

Una vez que los ganadores hallan recibido su premio, le corresponde al comité de monitoreo reunirse con los ganadores y ayudarles a mantener los proyectos en corcuso. Un representante del comité puede ser asignado a cada proyecto. Ese representante puede proporcionar asistencia técnica y apoyo moral, así como asegurarse de que el dinero sea gastado apropiadamente, etc. Algunos grupos no tendrán problemas de ningún tipo, mientras otros tendrán problemas constantes, pero en la mayoría de los grupos estarán  en el medio.

En este punto, el comité de monitoreo podría desear desarrollar un documento por escrito (algunas veces llamado Memorándum de Acuerdo) para que el ganador de las micro-subvenciones lea y firme. Esto puede ayudar a tener las expectaciones claras, y aumente la responsabilidad en todo. Para obtener ejemplos de un Memorándum de Acuerdo, vea la sección de Herramientas.

Reciba reportes o trabajo finalizado

Con el objetivo de evaluarcuán bien trabajaron los programas de las micro-subvenciones, los ganadores deberán preparar un reporte final o producto para una fecha específica. Asegúrese de poner esto muy claro en los lineamientos para la solicitud y cuando premie las micro-subvenciones, así los ganadores sabrán de sus obligaciones de antemano.

Evalúe sus resultados

Después deque los reportes sean presentados, es un buen momento de mirar hacia atrás y evaluar. ¿Qué tan bien trabajó el programa de micro-subvenciones? ¿El programa alcanzó sus expectativas? ¿Los beneficios para la comunidad justifican su tiempo y dinero? ¿Qué cambios -en su guía (lineamientos), en su promoción, en su revisión del proceso, o en su monitoreo del programa – podrían hacer las micro-subvenciones más exitosas?

Muy pocos programas trabajan de manera perfecta, especialmente si es la primera vez. Por lo consiguiente es natural querer hacer algunos cambios. Este es el momento de cambiarlos, para que el programa en general sea más fuerte en el futuro. Y después esté listo.

Repita el ciclo de la subvención

Cuando haya hecho sus correcciones -y asumiendo que usted desee y tenga la habilidad de mantener en vigencia su programa - entonces usted estará listo para otro ciclo de subvenciones.

El ciclo de subvenciones es el momento en que su organización anuncie la disponibilidad de las micro-subvenciones hasta que los participantes sean notificados y premiados. Usted puede otorgar micro-subvenciones en varias rondas o ciclos de solicitudes diferentes. Por ejemplo una o dos veces al años. Usted tendrá que decidir esto basado en cuánto dinero se tiene disponible para esto, y cuándo su propio fondo para el proyecto de micro-subvenciones podría terminar.

El ciclo de micro-subvenciones podría tomar unos cuatro meses para completarse. Aquí presentamos una posible línea de tiempo:

• Primer mes: Anuncie la disponibilidad de las micro-subvenciones.
• Segundo mes: Fecha final para entregar las solicitudes.
• Tercer mes: Revise las solicitudes por el comité de revisión; las decisiones de fondos por el comité de monitoreo.
• Cuarto mes: Notifique a los ganador y entregue las subvenciones.