Sección 3. Encargarse de la contabilidad

• ¿Qué es la contabilidad?

• ¿En qué se distingue la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro de aquellas con fines de lucro?

• ¿Qué es un sistema contable?

• ¿Cuándo debería desarrollar un sistema contable para su organización?

• ¿Por qué debería llevar la contabilidad de su organización?

• ¿Cómo se lleva la contabilidad para los grupos sin fines de lucro?

Para muchas organizaciones comunitarias, la obtención de dinero efectivo es la cuestión candente en la mente de todos. “¿Cómo podríamos obtener el dinero para hacer lo que necesitamos?” Generalmente, el director, el personal, los miembros del Directorio, todos dedican mucho tiempo y energía a tratar de encontrar la mejor solución a esta cuestión. Y a encontrarla, una y otra vez.

A menudo (y para el perjuicio de muchas organizaciones sin fines de lucro) una pregunta de igual importancia: “¿Cómo manejamos el dinero que tenemos?”, se ignora o se maneja al azar, sin la consideración y experiencia adecuada. Los procedimientos contables apropiados por lo general se dejan de lado, para ser considerados a último momento, si es que se hace.

A pesar de esta realidad, los procedimientos contables completos y adecuados son esenciales para la sostenibilidad financiera de una institución. En el mundo de los negocios, las estadísticas muestran que la segunda razón por la que los negocios fracasan la constituyen los procedimientos contables inadecuados. Para las organizaciones sin fines de lucro, (que a menudo cuentan con ingresos mucho más reducidos para sobrevivir) el uso de procedimientos contables correctos es aún más importante.

En esta sección, brindaremos una descripción general del proceso contable, y sus usos para la organización. También mencionaremos brevemente cómo obtener ayuda con la contabilidad, tanto de alguna persona como de algunos de los software disponibles en la actualidad.

Esta sección no intenta reemplazar el asesoramiento contable legal o profesional. En realidad, enfáticamente sugerimos que se obtenga asistencia de un Contador Público Certificado (CPA por sus siglas en inglés) cuando trate de entender las cifras de su organización. Más bien, esta sección intenta darle una base de conocimiento que usted pueda usar cuando elija y hable con los que llevan la contabilidad en su organización.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es simplemente un sistema para brindar información financiera sobre un negocio u otro tipo de organización. Este sistema incluye la tarea diaria de documentar, clasificar, analizar, e interpretar los registros financieros (teneduría de libros) de una empresa. Esas tareas, en conjunto, se pueden usar para evaluar el progreso o el fracaso de un negocio y para dar seguimiento de la situación financiera.

La contabilidad también incluye actividades que ocurren con menos frecuencia, como la auditoría y el cálculo de impuestos. Auditoría significa la inspección de las cuentas de una organización de parte de gente que no está involucrada en la preparación de esas cuentas. Se exigen auditorías anuales para todas las empresas públicas y para muchas organizaciones sin fines de lucro. Esto se discute en mayor detalle a continuación.

Mientras que la contabilidad a menudo se confunde con la teneduría de libros, se puede ver en el párrafo anterior que la contabilidad es mucho más amplia. La teneduría de libros (o registros financieros) es simplemente una forma de anotar la información con precisión en los libros de la organización. Según la complejidad de las finanzas de su organización, usted puede necesitar o no conocimientos sobre contabilidad. Un contador por lo general sabrá cómo analizar las finanzas de la organización y cómo establecer un sistema contable adecuado para dar seguimiento de las mismas.

En los Estados Unidos, existen numerosas reglamentaciones que determinan cómo se deben llevar a cabo los procedimientos contables. A la mayoría de las empresas públicas y organizaciones sin fines de lucro se les exige seguir los principios contables generalmente aceptados (PCGA), que son desarrollados por dos organizaciones diferentes: el Consejo de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB por sus siglas en inglés) y el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB en inglés).

El GASB fue desarrollado a mediados de los 80 como una forma de supervisar la contabilidad de las entidades gubernamentales. Trabaja para mejorar los estándares de información contable y financiera de los gobiernos estatales y locales, y para orientar al público, incluyendo los emisores, auditores, y usuarios de los informes financieros gubernamentales. Algunas organizaciones sin fines de lucro que reciben financiamiento gubernamental están también sujetas a este control.

Las organizaciones sin fines de lucro no sujetas al control del GASB deben seguir las normas establecidas por el FASB, que también determina reglamentaciones para entidades con fines de lucro. El FASB trabaja para establecer y mejorar los estándares de informes y contabilidad financiera para orientar al público, incluyendo los emisores, auditores y cualquier otro usuario de la información financiera como los donantes de fondos y los miembros del Directorio.

Tema especial en la contabilidad: ¿Qué es una auditoria?

Una auditoría es un proceso para comprobar la precisión y la integridad de la información presentada en los estados financieros de la organización. Este proceso de verificación le permite a un Contador Público Certificado independiente emitir lo que se denomina dictamen sobre la objetividad con que los estados financieros de la entidad representan su situación financiera y si cumplen con los principios contables generalmente aceptados (PCGA).

El informe de auditoría está dirigido al Directorio de la organización y generalmente incluye lo siguiente:

• Una carta de presentación firmada por el auditor, que establece el dictamen.
• Los estados financieros, incluyendo la situación financiera (balance), el estado de la actividad financiera (resultados) y el estado de los flujos de caja. Las organizaciones de salud y de servicio social también cuentan con un estado de gastos funcionales (es decir, operativos).
• Comparación con los años fiscales previos (opcional).
• Notas a los estados financieros, según requisito de los PCGA, que podrían incluir información sobre los gastos funcionales, un cronograma de amortización (es decir, un cronograma con la desvalorización de ciertos bienes que el grupo posee), mayor información sobre las donaciones y servicios voluntarios, y cualquier otra información significativa que no resulte obvia en los estados financieros.

Además de los estados financieros, la auditoría puede incluir los resultados de una investigación acerca de si el dinero se gasta exactamente como se especifica en las donaciones y en los contratos (ambas constituyen áreas generales y partidas presupuestarias), y si la organización funciona como dice que lo hace. Por ejemplo, para auditorías de un proyecto de alfabetización, el director tuvo que presentar las minutas de todas las reuniones del Directorio durante el año auditado. Esta reglamentación tenía como objetivo demostrar que el Directorio efectivamente se reunió, y también probar que las decisiones financieras que requerían un voto del Directorio lo tuvieron realmente.

A algunas entidades sin fines de lucro se les exige legalmente que tengan auditorías. Muchos estados requieren una auditoria para organizaciones sin fines de lucro que reciben aportes por un cierto monto (el monto varía de un estado al otro) y/o para las que contratan un recaudador de fondos rentado. Usted puede comunicarse con el Secretario de Estado para conocer las reglamentaciones en su estado. Además, las organizaciones sin fines de lucro que reciben $300.000 o más en fondos federales durante un año fiscal, generalmente deben llevar a cabo una auditoría específica denominada auditoría A-133.

Aparte de los estados financieros que se requieren para fines de auditoría, a las entidades sin fines de lucro los gobiernos estatales y federales les exigen presentar declaraciones de impuestos con distinta información a fin de mantener su condición de exención de impuestos y para documentar el cumplimiento de impuestos. Los informes federales básicos son el Formulario anual 990 y Anexo A al 990. Estos formularios se encuentran disponibles en el sitio web del IRS (siglas en inglés del Departamento de Tesorería de los Estados Unidos. Los gobiernos estatales pueden exigir informes adicionales.

Su organización puede decidir realizar una auditoría aún cuando no está legalmente obligada a hacerlo.

Las razones elementales para realizar una auditoría incluyen:

• Los donantes de fondos generalmente solicitan estados financieros auditados o una revisión (ver a continuación).
• El Directorio puede buscar reasegurarse que la información financiera con la que cuenta es precisa y completa. En casos donde han ocurrido problemas o irregularidades en el sistema financiero, el Directorio y el público general pueden recurrir a una auditoría para brindar certidumbre de que los problemas se han resuelto.
• El proceso de auditoría puede ser valioso para el director ejecutivo y para el personal de finanzas porque confirma la situación financiera y ayuda a reforzar los procedimientos de control internos.
• Por último, una auditoría marca una nueva etapa en la maduración de la organización. A medida que las operaciones financieras de su organización se vuelven más complejas, ser sometidos a los rigores de una auditoría contribuirá a que su personal desarrolle y entienda los sistemas financieros necesarios para dar seguimiento y para manejar las finanzas de forma responsable.

Las alternativas a una auditoría incluyen una revisión, que es una inspección más limitada de los estados financieros realizado por un Contador Público Certificado, y una recopilación. Durante la revisión, un Contador Público Certificado le hace preguntas a la gerencia y realiza algunos análisis, pero no lleva a cabo la verificación amplia exigida para una auditoría. Una revisión sólo brinda una certidumbre limitada de que la situación financiera está presentada de forma aceptable. Una revisión puede costar menos de la mitad que una auditoria, sin embargo, y puede cumplir con los requisitos estatales para las entidades sin fines de lucro más pequeñas. Comuníquese con la oficina del Secretario de Estado para solicitar más detalles.

Una recopilación es un informe preparado por un contador usando información financiera provista por la organización. El contador organiza la información financiera en formatos estándares de información financiera, pero no revisa las cifras para verificar su exactitud, ni brinda certidumbre con respecto a la información que se incluye.

¿En qué se distingue la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro de aquellas con fines de lucro?

Los fundamentos de la contabilidad son los mismos para las organizaciones con fines de lucro que para aquellas sin fines de lucro: ambas registran y analizan operaciones, ambas necesitan calcular impuestos, y ambas pueden ser auditadas.

Sin embargo, algunas partes de la contabilidad para entidades sin fines de lucro y para aquellas con fines de lucro pueden ser muy diferentes. Por cierto, una gran diferencia la constituye el hecho de que las organizaciones con fines de lucro por lo general gastan lo que necesitan para hacer funcionar el negocio, y muestran ya sea una ganancia o pérdida al final del año. Si son generalmente viables de un año al otro, y no están demasiado preocupados acerca del crecimiento excepto para no quedarse atrás de la inflación, se calcula que los gastos y los ingresos se igualarán.

Muchas organizaciones comunitarias y de origen popular, por otra parte, gastan sólo lo que reciben, porque no hay nada más. Si no pueden cubrir los gastos operativos, su situación es más grave. Las opciones son: terminar la actividad; intentar obtener aportes para cubrir la diferencia rápidamente; despedir gente o solicitarles un plazo para el pago o renuncia al salario (la mayoría de la gente en esas organizaciones hará casi cualquier cosa a fin de que se pueda continuar); o rogarle al banco el otorgamiento de un préstamo que posiblemente no consigan (o que no puedan pagar en el caso de que lo obtengan).

Algunas diferencias específicas entre la contabilidad para organizaciones con fines de lucro y aquellas sin fines de lucro son:

• Contabilidad para donaciones: Las entidades sin fines de lucro que cumplen con los requisitos para la condición de exención de impuestos conforme a la sección 501(c) (3) del Código de Rentas Internas -Internal Revenue code- pueden recibir donaciones desgravables. Dado que esto ciertamente no sucede en el mundo de las entidades con fines de lucro, no existen procedimientos comparables para el manejo de esas donaciones. Se han establecido procedimientos especiales para el manejo de distintos tipos de donaciones. Este tema se aborda en la Norma Contable Financiera N0. 116, Contabilidad para las donaciones recibidas y otorgadas.
• Capitalización y activos amortizables: Tanto las organizaciones con fines de lucro como las sin fines de lucro deben registrar la compra de bienes de uso y equipos importantes con larga vida útil (tales como computadoras, vehículos, edificios, etc.) como activo en los registros contables. También deben amortizar esos bienes por cada año de vida útil. Sin embargo, algunos activos en el sector sin fines de lucro reciben un tratamiento especial. Estos incluyen colecciones de museos, edificios históricos, libros de bibliotecas, animales del zoológico, etc.

La amortización es la suma del valor que un equipo, bien de uso, u otro bien importante de larga vida útil pierde cada año debido a su antigüedad y uso. Si la expectativa de vida útil de una computadora, por ejemplo, es de cinco años, entonces se amortizará (perderá valor) en un 20%, o 1/5 cada año hasta el quinto, cuando se supone que será reemplazada. La amortización se calcula como un gasto o pérdida contra el activo (patrimonio total) de la organización.

• Uso de contabilidad método de lo percibido y contabilidad método de lo percibido modificado: Muchas entidades pequeñas sin fines de lucro usan la contabilidad método de lo percibido (criterio de lo percibido) en vez de la contabilidad devengada para registrar gastos e ingresos. Esto significa que sólo se registran los ingresos cuando se recibe el dinero en efectivo, y sólo se registran los gastos cuando ellos se pagan. Algunas entidades sin fines de lucro usan la contabilidad según contabilidad método de lo percibido modificada. Ellos registrarán los impuestos sobre los sueldos y jornales retenidos a los empleados o partidas importantes de ingresos o gastos según el método de lo devengado. La contabilidad método de lo devengado reporta los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurre en los mismos. La mayoría de las empresas realizan un seguimiento de todos los gastos e ingresos usando la contabilidad método de lo devengado.

Si se recibe dinero público (y, posiblemente, aún si no lo recibe), el método de lo devengado es más preciso y efectivo. Hace un mejor seguimiento de las partidas, y le indica cuánto de su presupuesto anual ha gastado realmente. Si se maneja exclusivamente según método de lo percibido (método de contabilización sobre la base del efectivo), es un poco como no registrar los cheques que emite de su chequera personal, sino verificar solamente el saldo de vez en cuando. Hacer eso puede llevarlo gastar más de la cuenta sin problema, ya que el saldo rara vez coincide exactamente con la suma que usted ha registrado realmente en su chequera. Si usa el método de lo devengado, siempre sabe cuándo puede gastar y cuándo no puede; tiene sentido en ese caso hacer un seguimiento de lo percibido también, pero no necesariamente llevar libros contables según este criterio.

• Clasificación de gastos funcionales: Las organizaciones sin fines de lucro deben informar sus gastos mediante lo que se denomina clasificaciones de gastos funcionales. Las dos clasificaciones de gastos funcionales básicas son los servicios del programa y las actividades de apoyo. Las actividades de apoyo típicamente incluyen actividades gerenciales y generales, recaudación de fondos y desarrollo de membrecía. Las prácticas varían mucho de una organización a otra en el sector sin fines de lucro con respecto a cómo se clasifican los gastos por áreas funcionales.
• Desarrollo de estados financieros: El Consejo de Normas Contables Financieras (FASB por sus siglas en inglés) emitió la Norma (No.117: Estados financieros para organizaciones sin fines de lucro) que establece estándares para los estados financieros externos con fines generales provistos por las entidades sin fines de lucro. Se exige que esos estados financieros brinden cierta información básica que se centra en la organización en su totalidad y que satisfaga las necesidades de aquellos externos a la organización que tengan un interés en la situación financiera del grupo.

¿Qué es un sistema contable?

Un sistema contable está compuesto de registros contables (chequeras, libros diarios, libros mayores, hojas de cálculos, etc.) y una serie de procesos y procedimientos asignados al personal, a voluntarios y/o a profesionales externos. Los objetivos del sistema contable son garantizar que la información financiera y las operaciones económicas se registren adecuadamente y que los informes financieros necesarios para la gerencia se preparen de forma precisa y a tiempo.

Componentes de un sistema contable:

• Listado de cuentas: El listado de cuentas es una lista de cada ítem del cual el sistema contable hace un seguimiento. Se puede considerar al listado de cuentas como la “tabla de contenidos” para el libro mayor general.
• Las cuentas generalmente se dividen en cinco categorías: activo, pasivo, patrimonio neto o saldos de fondos, ingresos y gastos. A cada cuenta se le asigna un número de identificación para uso dentro del sistema contable. Ejemplos de las cuentas incluyen categorías tales como cuenta de saldos y jornales, artículos de escritorio, donaciones, y así sucesivamente.

Cta. No 3102	Nombre de la cuenta: Artículos de escritorio
Saldo inicial al 30 de sept.:	$1,535.26
Cheque No. 1729 Mick's Office Supplies 12/10	$347.40
Cheque No. 1746 Quality Paper Store 17/10	$32.89
Saldo de cierre al 31 de octubre:	$1,154.97

• Libro mayor general: El libro mayor general organiza la información por cuenta. En un sistema manual, se registran las sumatorias totales de los libros diarios (ver a continuación) en el libro mayor general todos los meses. El libro mayor general mantiene un saldo hasta la fecha para cada cuenta. En un sistema computarizado, la información por lo general se ingresa una sola vez al sistema. Una vez que el usuario ha aprobado la entrada, el software incluye la información en todos los informes en los cuales el número de la cuenta pertinente figura. Muchos paquetes de software le permiten al usuario generar un libro mayor que muestra cada operación incluida en el saldo de cada cuenta. Por ejemplo:
  • Libros diarios y subdiarios: Los libros diarios, también llamados libros de asiento original, se usan para registrar sistemáticamente todas las operaciones contables antes de anotarlas en el libro mayor general. Los libros diarios organizan la información cronológicamente y por tipo de operación tal como ingresos, egresos (el pago de una deuda u otro gasto), u otro tipo de operación. Hay tres tipos básicos de libros diarios:
  • El libro diario de egresos en efectivo es un registro cronológico de los cheques que se giran (utilizan), clasificados por categorías usando el listado de cuentas.
  • El libro diario de ingresos en efectivo es un registro cronológico de todos los depósitos que se hacen, clasificados por categorías usando el listado de cuentas.
  • El libro diario general es el registro de todas las operaciones que no pasan a través de la chequera, e incluyen transacciones que no son en efectivo (tales como la amortización) y las correcciones a asientos previos del libro diario.

A medida que las organizaciones maduran y manejan una mayor cantidad de operaciones financieras, pueden desarrollar libros diarios auxiliares para desglosar ciertas clases de actividades del libro diario principal que se describió anteriormente. Los ejemplos más comunes incluyen subdiario de sueldos y jornales, subdiario de cuentas por pagar y subdiario de cuentas por cobrar.

• Chequera: En organizaciones muy pequeñas, la chequera puede servir como libro mayor y diario combinados.
• Manual de procedimientos contables: El manual de procedimientos contables es un registro de las políticas y procedimientos para el manejo de las operaciones financieras. No hace falta que el manual sea un libro profesional: puede consistir en una simple descripción de cómo se manejan las funciones financieras (por ej., pago de facturas, depósito de efectivo y transferencia de dinero entre fondos). La creación de un manual de procedimientos contables para su organización le ayuda a garantizar consistencia en el manejo de los libros. Puede resultar muy útil cuando alguien nuevo asume obligaciones de manejo contable.

¿Cuándo debería desarrollar un sistema contable para su organización?

• Si su organización gasta o gana algo de dinero, probablemente usted ya lleva alguna contabilidad, aún cuando se trate simplemente del saldo de su chequera. Es importante recordar que su sistema contable cambiará conforme a los cambios que se produzcan en las necesidades y recursos de su organización.
• Cada organización es única, y desarrollará los procedimientos contables que tengan mayor sentido para esa organización. Incluso una organización relativamente nueva y pequeña, sin embargo, debería pensar a largo plazo desde el principio. Nunca es demasiado temprano para hablar con un Contador Público Certificado (especialmente si lo puede convencer de donar sus servicios) acerca de qué tiene mayor sentido para su organización, y hacia dónde se encamina a futuro.
• Si es posible, recomendamos establecer un sistema contable regular, con libros reales, desde el principio. Puede resultar muy difícil hacer el cambio cuando se necesite, especialmente debido a que por lo general ya está retrasado cuando se da cuenta de la necesidad. Si su organización cuenta con una computadora, vale la pena instalar un sistema contable, incluso si se trata solamente de un programa sencillo. Si lo tiene que hacer después de los hechos, el ingreso de información se convierte en un serio problema, mientras que si la información ya se encuentra en la computadora, cambiar a otro programa por lo general no es un problema.

¿Por qué debería llevar la contabilidad de su organización?

Entonces, ¿cuáles son las ventajas para su organización de usar procedimientos contables correctos?

Existen varias ventajas, e incluyen:

• Cumplir con los requisitos gubernamentales, tales como los establecidos por el FASB y GASB, sin mencionar al IRS.
• Ayudar a los miembros de la organización y al público general a entender mejor las actividades financieras y la situación de la organización.
• Garantizar que los recursos financieros se usen efectiva y eficientemente.
• Asegurarse de no gastar el dinero con el que no se cuenta.

¿Cómo se lleva la contabilidad de los grupos sin fines de lucro?

Para nuestros fines en esta sección, consideraremos tres cosas que su organización necesitará realizar en el manejo de los procedimientos contables:

• Encontrar un contador
• Elegir un software contable
• Llevar a cabo el proceso contable

Encontrar un contador

Primero, decida quién va a llevar la contabilidad. ¿Lo va a hacer usted mismo? Hacerlo usted mismo es lo más factible si su organización es muy pequeña, con necesidades muy básicas de informes financieros. Como alternativa, ¿contratará a un contador o intentará encontrar un contador voluntario? Para muchos grupos sin fines de lucro de tamaño mediano o más grande, el contador es una necesidad absoluta.

Encontrar un contador voluntario

Para muchas organizaciones comunitarias (pobres), la mejor opción es encontrar un contador dispuesto a hacer un poco de trabajo pro bono para su organización. Pero, ¿cómo se puede encontrar a alguien dispuesto a ofrecer su tiempo y experiencia como voluntario? Nuestras sugerencias son:

• Pregunte en su entorno. Use las redes y ficheros con contactos de los miembros del directorio para encontrar un voluntario dispuesto. La mayoría de las organizaciones cuentan con algún participante que es profesional, o conoce a alguien que lo es. No sea reservado en solicitar ayuda. Recuerde, no la está pidiendo para usted; la está pidiendo de parte de una causa en la que cree.
• Mire y observe quién publica avisos en medios relacionados con su actividad. Por ejemplo, si usted es miembro del proyecto local de SIDA, debería ver si hay abogados o Contadores Públicos Certificados que publiquen avisos en la prensa local destinada a homosexuales. Algunas de las personas que publican avisos bien podrían estar dispuestas a realizar trabajos voluntarios o por honorarios reducidos para una causa en la que creen.
• Otra fuente de ayuda contable gratis o accesible es recurrir a otras organizaciones. Puede lograr el arreglo de un puesto compartido o donado. Otra alternativa es encontrar una organización que le paga a la gente para trabajar para otras organizaciones. Por ejemplo, el contador de un proyecto de alfabetización en el noreste llegó a esa organización a través de un programa de trabajo para personas jubiladas. El programa de trabajo le pagó durante dos años, al cabo de los cuales el proyecto de alfabetización contaba con suficiente dinero para asumir el pago de su salario.
• "Contadores para el interés público" es una organización sin fines de lucro cuya misión es alentar a los contadores a donar su tiempo y experiencia a entidades sin fines de lucro y a otras que lo necesiten.

La próxima cosa que usted y su contador necesitarán decidir es si usará un software contable o no. No hay dudas de que un software contable puede resultar muy útil. Ofrece mayor eficiencia y precisión, y mejor control sobre los números.

El software contable definitivamente no constituye un curalotodo. Un desorden en papel sólo se convertirá en un desorden mayor si se ingresa a una computadora. Además, un software contable suele ser muy caro. Sin embargo, si está llevando la contabilidad dentro de su organización, tiene sentido comprar algún tipo de software.

Elegir un software contable

Si ha decidido comprar un software, siéntese con la persona que llevará la contabilidad y haga una lista de las características que está buscando.

La primera decisión que deberá tomar es si quiere un software para contabilidad de fondos o no. Los programas de software para contabilidad de fondos son software sofisticados para organizaciones sin fines de lucro que usan métodos de contabilidad de fondos. Es decir, mantienen información separada del balance (activo, pasivo, saldo de fondos) para cada cuenta. Este método (y software) abarca la mayoría de los aspectos de la contabilidad comercial, pero incluirá mucha información que no forma parte de un programa comercial.

Las desventajas de los programas de software para contabilidad de fondos incluyen:

• El costo. Este tipo de software suele ser muy caro.
• Dificultad de uso. A menos que usted sea un contador o tenedor de libro experimentado, se puede sentir intimidado por los programas de software contable.

Una organización sin fines de lucro relativamente pequeña puede encontrar un software comercial corriente que se ajuste a sus necesidades. Nuestra sugerencia es que discuta sus necesidades en profundidad con un contador de su confianza.

Existen numerosos programas en el mercado que pueden generar estados financieros básicos de fondos, pero como todo, tienen sus propias fortalezas y debilidades. Algunas preguntas que se deberían hacer incluyen:

• ¿Con qué clase de computadora y sistema operativo cuenta? ¿Quiere comprar equipos nuevos para usar el sistema? ¿Puede usar algún software contable que valga la pena en la computadora que tiene? (¿Cuenta con suficiente memoria y espacio de almacenamiento en su disco duro para correr el programa?)
• ¿Necesita software para recaudar fondos, software para contabilidad de fondos, o ambos? Si necesita ambos, ¿deben estar conectados?
• ¿Cuántos fondos tiene? ¿Qué independencia tienen? ¿Cuántas operaciones contables realiza por mes?
• ¿Cuál es su presupuesto para este proyecto?
• ¿Tiene requisitos de informes específicos de parte de sus donantes de fondos?
• ¿Puede tener asistencia técnica para el software dentro de su organización, o va a necesitar la ayuda a largo plazo del consultor que lo instala?
• ¿Puede obtener una versión de demostración del software para evaluarlo antes de comprarlo? Esta es una práctica común con muchas empresas.

Existe información disponible acerca de los distintos tipos de software para contabilidad de fondos en las Preguntas Frecuentes para entidades sin fines de lucro en: Otro recurso útil que podría consultar es la lista de verificación para Software de Contabilidad de fondos.

Y antes de comprarlo, debería también hablar con otros acerca de lo que sería mejor para su organización. Por ejemplo, podría hablar con un contador que conozca y que sea de su confianza para escuchar sus recomendaciones. Podría también preguntarles a gerentes de otras entidades sin fines de lucro qué software usan. De ese modo, no sólo tendrá una evaluación honesta del software, sino que también contará con alguien a quien consultar cuando tenga preguntas.

Llevar a cabo el proceso contable

Indistintamente de quién lleve la contabilidad (y si usan o no software para hacerlo), el procedimiento a seguir será similar. Detallar cómo abordar el proceso va más allá del alcance de una sección de la Caja de Herramientas; recuerde que la ciencia de la contabilidad lleva muchas, muchas asignaturas universitarias.

Sin embargo, una descripción general breve del proceso muestra que incluirá:

• Realizar operaciones financieras
• Analizar operaciones
• Registrar las operaciones en libros diarios
• Anotar la información del libro diario al libro mayor general
• Analizar la cuenta del libro mayor general y hacer correcciones (es decir, reconciliar su información con los resúmenes bancarios)

Si usted va a estar involucrado en la contabilidad de su organización, enfáticamente lo instamos a consultar los recursos listados anteriormente.

Para resumir

Las tareas implicadas en llevar la contabilidad de su organización pueden parecer intimidantes, especialmente si los números y las fórmulas no forman parte de su vocabulario. Como gerente de una organización comunitaria, sin embargo, es importante contar al menos con un conocimiento básico del vocabulario y las ideas, de modo que cuando le lluevan las donaciones, no dejará escurrir recursos valiosos debido a un pobre manejo financiero.