Sección 3. Capturar lo que la gente dice: Consejos para grabar una reunión

• ¿Por qué grabar una reunión?

• Opciones para grabar una reunión

• ¿Cuándo grabar una reunión?

• ¿Quién debería grabar la reunión?

• ¿Cómo grabar una reunión?

¿Salió alguna vez de una reunión pensando: “¡Vaya, esa reunión fue espectacular!,  hubo algunas ideas brillantes”, y una semana más tarde se dio cuenta de que había olvidado de qué se trataba? Lamentablemente, probablemente lo mismo les pasó a las demás personas presentes. La oportunidad se pierde, y los temas por los cuales se reunieron quedan sin resolverse.

La resolución de los problemas siempre presenta un desafío, especialmente cuando un grupo trabaja en conjunto para hacerlo. El intento de recordar todos los puntos importantes que se mencionaron durante una reunión prolongada lo hace aún más difícil. Por tanto, en particular cuando se está tratando de definir todos esos detalles, es buena idea grabar, y luego repasar lo que se dijo durante la reunión.

Esta sección se enfoca en eso: en crear registros de las reuniones que ayudarán al grupo a mejorar la resolución de los problemas. Comenzaremos por evaluar las ventajas de grabar una reunión. Luego, abordaremos las distintas formas de grabar, y cuáles podrían ser las mejores para alguna situación particular. Continuaremos con la elección de la persona más idónea para llevar a cabo ese registro. Después veremos las “formas” de grabar una reunión orientada a la solución de un problema e incluiremos las herramientas necesarias, la forma de trabajar con el grupo, lo que se debe grabar, la manera de grabar eficazmente, y por último, el destino del material grabado.

¿Por qué grabar una reunión?

Sin importar la forma en que se decida dejar constancia de la reunión (analizaremos las distintas posibilidades más tarde), existen muchas ventajas generales de grabar. Éstas incluyen:

• Grabar una reunión le permite a la gente saber que han sido escuchada y realmente oída.
• Constituye un registro histórico que se puede usar en reuniones futuras para verificar las decisiones y como un recordatorio de acciones y eventos pasados.
• Le puede brindar importante información a la gente que no estuvo incluida o que no pudo asistir a la reunión.
• Contribuye a mantener a todos bien encaminados. Si todo está por escrito, es más probable que el grupo se ajuste a la agenda o que la retome. Por ejemplo, es bastante fácil notar que las cosas se están desviando si el secretario ya no está tomando nota, o si está escribiendo cosas no relacionadas con la agenda de ese día.
• Con respecto a las grabaciones visibles existen ventajas adicionales cuando se puede ver lo que está sucediendo:
• Brindan un registro visible constante. Cada uno puede ver lo que sucedió, y lo que está sucediendo, a medida que se avanza.
• Cuando se está en medio de una lluvia de ideas, el hecho de tener las ideas enfrente de todos, a menudo ayuda a generar algunas incluso mejores.
• Pueden incrementar la atención de la gente y el interés en la reunión.
• La gente tiende a ser menos repetitiva si tienen por escrito sus palabras, y las de los otros. ¡Incluso podrían pensar más antes de hablar!

Advertencia: Esta última ventaja puede ser un arma de doble filo. Algunas personas están menos dispuestas a hablar honestamente si saben que lo que dicen va a ser grabado. Si los miembros del grupo con el cual se está trabajando no se conocen bien o se sienten incómodos de alguna forma, se deberían considerar algunas actividades para romper el hielo antes de que comience la reunión, para garantizar que todos estén más cómodos.

También es probable que la gente hable menos si saben que después les van a atribuir sus comentarios. Una cosa es hacer un comentario espontáneo y otra muy distinta es que ese comentario aparezca como una cita en el periódico local.

En resumen, todos deben saber por anticipado (y estar de acuerdo) el destino del material grabado. ¿Es solamente para uso futuro de los miembros del comité? ¿O se hará público? Para que todos estén tranquilos esto se debería definir grupalmente al principio.

Opciones para grabar una reunión

Antes de avanzar más, consideremos los distintos tipos de grabación fácilmente disponibles. Se puede:

• Decidir no grabar la reunión directamente,
• Tomar notas y minutas por escrito,
• Tomar nota de puntos claves de forma visible, por ejemplo en papel prensa, sobre una pizarra o
• Grabar en una cinta (generalmente cinta de audio), pero ocasionalmente también en video.

Ésas son las opciones más comunes, y seguramente serán frecuentemente usadas a futuro.

Aunque esas propuestas se superponen, y se puede usar más de una a la vez, esta sección se centrará sobre todo en el registro visible (es decir, por escrito, de forma que todos puedan ver, por ejemplo en pliegos de papel o en papel de prensa).

Próximamente en una reunión...

Seríamos negligentes, sin embargo, si no mencionáramos algunas variantes adicionales, más orientadas a la tecnología que las opciones anteriores. Muchas de ellas pueden estar fuera del alcance de los grupos en este momento, pero se pueden volver más accesibles y adecuadas en un futuro no muy lejano. Éstas incluyen:

Registro de la reunión directamente desde una computadora portátil y distribución de copias impresas de las minutas, a intervalos regulares, mediante el uso de una impresora portátil.
Pizarras digitales: Se escribe sobre la pizarra con un lápiz electrónico. La pizarra se activa con la presión y electrónicamente activa una PC conectada a la misma, y graba en un archivo lo que está escrito.
Conferencias telefónicas (o llamadas en conferencia) con grabación telefónica.
Modalidades de habla y escritura, donde la voz de uno sale directamente impresa (ahora disponible para usuarios individuales con un programa que sale en $100 dólares o menos).

No debemos preocuparnos si no podemos todavía usar estas herramientas de alta tecnología. Los papeles y lápices pueden ser igualmente efectivos.

¿Cuándo grabar una reunión?

¿Cuándo resulta preferible usar cada una de las opciones anteriores? Las decisiones básicas acerca de grabar dependen del contexto de la reunión. Sin embargo, hay algunas condiciones que pueden favorecen el uso de cada una de las cuatro opciones mencionadas.

Condiciones en las que la grabación resulta menos necesaria.

• La reunión es breve.
• La reunión es improvisada e informal.
• Hay mucha confianza entre los miembros.
• El grupo se reúne de forma frecuente, y se va a reunir nuevamente en un futuro cercano.
• La agenda del grupo es sobre todo o principalmente social.
• No se van a tomar decisiones importantes.
• No se van definir acciones significativas.

Condiciones que favorecen la toma de notas o minutas por escrito:

Cuando se trata de una reunión regular o rutinaria de un grupo, comité o directiva, donde no hay decisiones o acciones importantes en la agenda.

Condiciones que favorecen un registro visible:

• Cuando el grupo está involucrado en resolver un problema.
• Cuando el grupo se está ocupando de tomar una decisión.
• Cuando existen opciones múltiples de solución o decisión.
• Cuando es recomendable generar esas opciones múltiples, y exhibirlas delante de todo el grupo.
• Cuando el tema del problema o la discusión es nuevo o desconocido para el grupo.
• Cuando el tema resulta complejo.
• Cuando el tema es controversial.
• Cuando las apuestas son altas; cuando la decisión que se debe tomar es importante.
• Cuando los miembros del grupo no se conocen muy bien entre ellos.
• Cuando hay un nivel de confianza bajo entre los participantes y /o un historial de conflicto.

Condiciones que favorecen una grabación en cinta:

• Cuando no hay un secretario experto disponible para llevar a cabo el registro.
• Cuando el debate avanza más rápido de lo que un secretario puede anotar.
• Cuando la terminología que se usa en una discusión grupal es técnica o compleja.
• Cuando resulta importante captar el lenguaje exacto que se usa.
• Cuando es importante escuchar el tono de voz, además del contenido oral.
• Cuando los miembros del grupo, que tendrán a cargo la toma de decisiones sobre el tema, no pueden estar físicamente presentes en la reunión.

Encontrar a la persona más idónea para el trabajo

Entonces, ¿a quién elegir para grabar la reunión? (De nuevo, estamos hablando aquí sobre el registro visible). Es realmente un arte hacer este trabajo (¡piense en toda la taquigrafía que aprenden las secretarias!), de modo que por lo general no es buena idea simplemente designar un secretario. Algunas cualidades que debe considerar para elegir un secretario incluyen:

• Experiencia en grabaciones.
• Conocimiento de los temas relativos al grupo.
• Letra manuscrita clara.
• Habilidad para trabajar bien con el facilitador.

Vamos a discutir más sobre este tema después, en: "Trabajar efectivamente con el grupo".

¿Debería el facilitador ser secretario?

La respuesta breve es: depende. Especialmente si se trata de una reunión donde se está tratando de resolver un problema particularmente difícil, no es buena idea combinar ambos roles. De esa forma, el facilitador se puede concentrar en lo que mejor hace, y dejar la grabación a una segunda persona.

Sin embargo, dadas las siguientes condiciones, los dos roles se pueden fusionar bastante bien:

• El material es relativamente simple.
• El debate avanza lo suficientemente lento como para que el facilitador tenga el tiempo de promover la discusión, sugerir cosas y tomar notas de todo.
• No hay un secretario experimentado disponible para hacer el trabajo.

Indistintamente de si está haciendo una “doble tarea” como facilitador o no, el secretario deberá cumplir con los siguientes pasos para llevar a cabo el trabajo.

¿Cómo grabar reuniones de forma efectiva?

Para grabar la reunión de forma eficaz el secretario debe prestar atención a cuatro aspectos:

• Contar con las herramientas adecuadas.
• Trabajar de forma eficaz con el grupo.
• Decidir lo que va a grabar.
• Cómo va a grabar de la forma más efectiva.

Veamos cada punto por separado.

Contar con las herramientas adecuadas

En la última sección de este capítulo, sobre la organización efectiva de reuniones, hablamos de la importancia de la logística: asegurarse de que se tiene la llave de la sala; de que hay agua en la cafetera y servilletas para los bizcochos; y de que hay sillas cómodas para sentarse y mesas para escribir que no se muevan.

Como secretario, es aun más importante contar con las herramientas adecuadas. En general, se incluye lo siguiente:

• Marcadores. Usar varios colores distintos y asegurarse de que sean marcadores al agua (no se destiñen sobre el papel).
• Pliegos de papel (o papel prensa) y cinta. Se puede encontrar pliegos de papel o papel prensa en casi cualquier librería escolar o de artículos de oficina. Si se consigue un papel de mayor peso, es necesario asegurarse de verificar antes si la cinta que se está usando lo puede sujetar firmemente. La marca 3M (la gente de los “papeles autoadhesivos”) ha comenzado a producir bloques de hojas autoadhesivas tamaño papel prensa, las cuales se pegan directamente en la pared sin necesidad de cinta adhesiva.
• Una pizarra y un borrador. Pueden ser una alternativa al papel y los lápices. Con borradores, es más fácil corregir el material. Una desventaja, sin embargo, es que los comentarios no son permanentes. Por tanto, hay que asegurarse de que alguien anote los comentarios en papel también.
• Un caballete. Si el grupo hace muchas reuniones, es una buena idea contar con un caballete portátil. También es posible usar más de una de estas opciones simultáneamente. Si no se cuenta con un atril, se pueden colgar las hojas sobre la pared con algún tipo de alfileres o imanes.

Consejo: Se debe tratar de mantener todas estas cosas juntas en una caja especial o bolsa grande, claramente marcada como “Herramientas del secretario”, de modo que éste no se olvide de nada con las prisas de último momento.

• Montaje adecuado de la sala. Esto no es exactamente una herramienta, pero no se puede dejar de enfatizar la importancia de un arreglo cuidadoso de la sala. Lo que se está registrando debe ser claramente visible para todo el grupo. Nadie debería extender el cuello o lastimarse la espalda tratando de ver lo que está sucediendo. También el secretario podría hacer una prueba de su letra para asegurarse de que la puede ver (¡y leer!) desde las sillas más alejadas.

Trabajar de forma eficaz con el grupo

Si hay dos personas distintas cumpliendo las funciones de facilitador y de secretario, el secretario tendrá menos contacto oral con el grupo que el facilitador. Eso no significa, sin embargo, que la interacción entre el secretario y el grupo no sea importante. La química ente los participantes y el secretario puede tener un verdadero impacto en la forma en que se desarrolle la reunión, y lo efectiva que sea la misma. Algunas consideraciones para tener en cuenta:

• La importancia de escuchar. El secretario debe estar casi penosamente en el “aquí y ahora”. El rol del secretario puede ser silencioso, mas no pasivo. Necesita escuchar con atención todo el tiempo, para asegurarse de que no se le pasen comentarios en voz baja, ni de que pasen desapercibidos los puntos mencionados en pocas palabras.
•  Permanecer neutral. En general, el secretario no interpone sus opiniones en la conversación. Al igual que el facilitador, permanece “como una esponja”, absorbiendo opiniones de los que están alrededor suyo.
• Solicitarle al grupo repetir o hablar más lento cuando sea necesario. No se debe ser reservado en este sentido. Si el grupo va demasiado rápido para poder escribir, o si no se está seguro acerca de lo que alguien dijo, es perfectamente correcto que el secretario intervenga y diga: “Disculpen, no entendí eso”. O puede decir lo que le parece haber escuchado y pedir confirmación: “¿Es correcto?” Si el secretario no entendió o no tuvo tiempo de escribir algo, es bastante seguro que otros miembros del grupo también se hayan quedado algunos pasos atrás.
• Aceptar las correcciones cortésmente. El secretario puede haber escuchado algo mal o haber cometido un error de ortografía que alguien le puede señalar. No debería perder la calma. El secretario puede simplemente agradecerle a la persona y continuar. Nadie es perfecto, pero mantener la serenidad cuando a uno lo corrigen es verdaderamente impresionante y contribuirá a una reunión tranquila.
• Trabajar con el facilitador. El valor del trabajo en equipo es evidente, y el trabajo coordinado entre el facilitador y el secretario puede resultar en una reunión mucho mejor.

Ejemplo: El facilitador puede repetir o verificar la afirmación del orador antes de que el secretario la escriba. No sólo aclara para el secretario lo que se ha dicho, sino que el resto de la audiencia también está segura de haber escuchado lo mismo.

Decidir lo que se va a grabar

Ahora hemos llegado al “meollo” real del tema de la grabación. El secretario está allí frente al grupo, con el marcador en la mano, y todos están hablando. ¿Qué es importante escribir y qué no lo es?

En general, el secretario escribe lo que se denomina frecuentemente la “memoria del grupo”. La "memoria del grupo” es nada más que una expresión rebuscada para denotar lo que se ha dicho. Si se piensa detenidamente, la frase es en realidad bastante apropiada. Lo que el secretario escriba será mayormente lo que se recuerde de esa reunión. De modo que depende de él, con la ayuda del grupo, decidir lo que es importante.

Y ¿exactamente qué es importante? Bueno, depende de la reunión, pero a menudo incluye:

• Preguntas
• Respuestas
• Inquietudes
• Retroalimentación
• Sugerencias para sesiones de lluvia de ideas
• Decisiones

¿Cómo decidir si un comentario o pregunta es lo suficientemente importante para tomar nota de ella? Quizás las siguientes pautas puedan resultar útiles, o tal vez se prefiera definir algunas propias antes de que comience la reunión.

Se debe tomar nota de un comentario si:

• Establece una posición, con razones, sobre algún punto de la agenda frente al grupo.
• Es una sugerencia específica hecha por un miembro del grupo.
• Se menciona varias veces y /o con emoción evidente.
• El orador solicita directamente que se tome nota de un cierto punto, “para dejar constancia”.
• Introduce una idea nueva o da nueva información que no se había mencionado anteriormente.
• Se relaciona con el modo en que se ha gastado, se va a gastar o se debería gastar el dinero.
• Es una decisión tomada por el grupo.

Si existe alguna duda, es perfectamente correcto confirmar: “¿Debo escribir eso?” o “¿Cómo debería anotar eso?” o "¿Cómo puedo captar mejor esa idea por escrito?”. La idea es trabajar con la ayuda del grupo para decidir lo que se debe grabar.

Cómo grabar de la forma más efectiva

Los siguientes consejos pueden ayudar a hacer el trabajo de forma más simple y clara. Si usted es el secretario:

• No intente escribir cada palabra: su mano se va a acalambrar, y usted no va a poder seguir el ritmo. Parafrasee lo que se dijo. Si ha cambiado considerablemente las palabras del orador, verifíquelo para asegurarse de que ha captado correctamente la idea.
• Utilice palabras de acción, tales como verbos y sustantivos activos. Los adjetivos a veces se pueden indicar con mayor precisión y más rápidamente subrayándolos o mediante el uso del color, etc.
• Escriba grande, legible y rápido. Éste no es el momento para preocuparse de ahorrar papel; lo más importante debe ser la comprensión.
• No se preocupe por errores de ortografía. Igual se transmitirá la idea.
• No use palabras innecesarias como “el” y “un”.
• Póngale rótulo y número a las hojas. ¡Esto le facilitará bastante el trabajo si tiene muchas páginas que resumir al final de la reunión!
• Use colores, símbolos y subrayado para resaltar los puntos. Verifique todos los colores que va a usar antes de la reunión, a fin de decidir cuáles son los más legibles.
• Separe las ideas y temas con símbolos, tales como asteriscos. Sin embargo, no numere distintas ideas sobre el mismo tema, debido a que los números denotan prioridad o sugieren que una idea es mejor que otra. Reserve el uso de números para cosas más grandes, como lo ítems de la agenda, temas nuevos, o, como se mencionó anteriormente, para ordenar las páginas.

Seguimiento: ¿Qué hacer con lo que se grabó?

Una vez que la reunión terminó, entonces habrá probablemente unas cuantas páginas de papel de gran tamaño. ¿Qué hacer con estas hojas?

En general alguien necesita mecanografiar lo que se ha escrito para guardarlo en los archivos y posiblemente para distribuirlo entre todos los participantes de la reunión. No se debe olvidar en ese momento de escribir lo que se decidió, así como también las acciones futuras de todos los participantes. (p.ej., Juan acordó pedirles a los propietarios de los negocios del centro que inviten a los jóvenes de la zona a pasar un día aprendiendo lo que significa dirigir una empresa, y nos comentará los resultados en la próxima reunión).

Esas minutas son una parte importante del proceso de grabación y no deben olvidarse. En general, deberían seguir e ir en paralelo con los ítems de la agenda de la reunión, si hubiera una.

Esas minutas por lo general incluyen:

• El nombre del grupo que se reúne.
• La fecha.
• El lugar y la hora.
• Los nombres de los asistentes (a menos que se trate de una reunión multitudinaria).
• Los puntos claves que se definieron para cada ítem de la agenda.
• Las decisiones específicas que se tomaron. Las decisiones se podrían subrayar o resaltar de alguna otra forma, para una referencia más fácil.
• En reuniones más formales, las minutas también mencionan cualquier propuesta hecha, con el nombre de quien las propone y los resultados de cualquier votación sobre las mismas.

Las minutas se distribuyen luego a los presentes en la reunión, junto con una agenda para la próxima reunión, así como también cualquier otro material relevante. Lo ideal es que esto se haga con suficiente anticipación a la reunión venidera (por lo general, una o dos semanas antes) de modo que los miembros puedan revisar las minutas y, lo que es más importante, prepararse para la siguiente reunión. Es necesario recordar que muchas de las reuniones más formales comienzan con una revisión y aprobación de las minutas de la reunión anterior; así que por esa sola razón, no es conveniente entregar las minutas recién en el encuentro siguiente.

Luego de que se distribuyen y aprueban las minutas, se las debe archivar, pero no sólo guardarlas y dejarlas en el olvido. Están como referencia y para uso. Son parte de la “memoria grupal” de la organización. Incluso más que eso, en algún momento, personas ajenas al grupo (donantes, abogados, auditores o personas ajenas con algún interés) pueden querer verlas. De modo que es para el beneficio propio tenerlas fácilmente accesibles, actualizadas y bien mantenidas.

En general, la preparación y distribución a tiempo de minutas precisas pueden agregarle profesionalismo al grupo, brindar un registro histórico, servir como una fuente de verificación de hechos, aumentar la imparcialidad de las actas y quizás conducir a mejores decisiones, así como también a un seguimiento más efectivo de esas decisiones.

De modo que el grupo debería adoptar su propia política con respecto a las minutas y ajustarse a la misma. No todos los grupos necesitan minutas detalladas y no todas las reuniones demandan minutas. No obstante,  los puntos antes mencionados pueden ser adaptados a la situación de cada uno.

Y, una vez más, es importante que se pase a la acción sobre la base de las notas y las decisiones tomadas. La entrega de las minutas sirve como un recordatorio no muy sutil a los miembros del grupo para hacer un seguimiento de lo que acordaron hacer. Gran parte de este punto de grabar consiste en primer lugar, en ayudar a garantizar que se tomen e implementen decisiones más claras y mejores. Para cerrar, ese es probablemente el mejor signo de que la reunión ha sido efectiva.

Para resumir

La grabación es una de las tareas más importantes que se hacen durante una reunión. Al hacerlo, se recopilan comentarios individuales, se graban y se construye a partir de ellos. Esto ayudará a que el grupo aclare sus ideas y tome mejores decisiones. Además, al contar un registro claro y completo de los eventos de la reunión, se puede estar seguro de que las decisiones no van a pasar al olvido en cuanto se apague la luz y se cierre la puerta.