می‌خواهید کاری انجام دهید. گروهی را دور هم جمع کرده‌اید و اکنون تقریبا آماده‌اید که کار را آغاز کنید. اما کسی از راه می‌رسد و می‌گوید: «صبر کنید! نیازسنجی انجام داده‌اید؟»
نیازسنجی؟ آیا باید به سخن این فرد اعتنا نکنید؟ یا مودبانه بگویید به او ربطی ندارد؟ یا اینکه باید به آنچه می‌گوید گوش دهید و حتی توصیه‌هایش را عملی کنید؟
این بخش به شما کمک می‌کند که درباره نیازسنجی، ضرورت و نحوه انجام آن بیشتر بدانید.
نیازسنجی چیست؟
به طور خلاصه، نیازسنجی راهی است برای اینکه از اعضای یک گروه و یا باهمستان بپرسید که مهمترین نیازهای آن گروه یا باهمستان چیست. سپس نتیجه این ارزیابی راهنمای اقدامات بعدی شما خواهد شد. به طور کلی، آنچه که از سوی اعضای گروه یا باهمستان به عنوان مهمترین نیازها تشخیص داده شده‌اند، همان نیازهایی‌اند که به آنها رسیدگی خواهد شد.
برنامه نیازسنجی، بسته به منابعی که در اختیار دارید (زمان، پول و افراد) ممکن است اشکال متفاوتی به خود بگیرد. این ارزیابی می‌تواند غیررسمی باشد و شما صرفا از افرادی که در باهمستان می‌شناسید درباره نیازهایشان پرس‌وجو کنید: مثلا پستچی محله، کسانی که با شما کار می‌کنند، خانمی که در پمپ بنزین با او روبرو می‌شوید. و یا اینکه می‌تواند به شکلی حرفه‌ای نوشته، منتشر و سپس با پست به صدها نفر ارسال شود. اما به طورکلی، همه برنامه‌های نیازسنجی در برخی ویژگی‌ها مشترکند:
- فهرستی از پرسش‌های از پیش آماده شده دارند که باید پاسخ داده شود.
- تعداد و نوع افرادی که باید به پرسش‌ها پاسخ بدهند، از قبل تعیین می‌شود.
- پرسش‌های ارزیابی از طریق مصاحبه شخصی، گفتگوی تلفنی و یا نامه‌نگاری پاسخ داده می‌شود.
- نتایج نیازسنجی به شکل جدول تنظیم می‌شود، خلاصه‌ای از آنها تهیه می‌شود، با دیگران به اشتراک گذاشته می‌شود، مورد بحث قرار می‌گیرد و (سرانجام) به کار برده می‌شود.
نیاز چیست؟
در بسیاری از نیازسنجی‌ها، «نیاز» به معنای چیزیست که با یک گروه یا باهمستان به شکلی روشن مرتبط است. بنابراین، معمولا منظور نیازهای عمومی، مانند نیاز به غذا یا نیاز به توجه نیست. اما همزمان «نیاز» مورد نظر فراتر از نیازهای شخصی است؛ بنابرین نیاز کسی به یک مبل جدید در خانه‌اش و یا نیازش به تعطیلات در این ارزیابی سنجیده نمی‌شود. این‌ها گرچه ممکن است نیازهای واقعی باشند، اما معمولا از نوعی نیستند که در برنامه نیازسنجی در باهمستان مورد بررسی قرار بگیرند.
چرا باید نیازسنجی کنید؟
این دلایل را در پاسخ بخوانید. آیا به نظر شما معقول نیستند؟
- برای پی بردن به اینکه نیازهای گروه یا باهمستان شما چیست. یک نظرسنجی خوب می‌تواند مکمل مشاهدات و تجارب شما باشد.
- برای دریافت پاسخی صادقانه‌تر و توضیحی هدفمندتر از نیازها، در مقایسه با آنچه که مردم به‌طور عمومی می‌گویند.
- برای پی بردن به نیازهای بالقوه‌ای که هیچ وقت آنها را مهم نمی‌دانستید و یا شاید حتی از وجود آن بی‌خبر بودید.
- برای مستند کردن نیازها، به ویژه به این دلیل که در بسیاری از فرم‌های درخواست کمک مالی این امر الزامیست، و نیز به این دلیل که مستند کردن نیازها در جلب کمک و پشتیبانی دیگران از پروژه‌تان تقریبا همیشه مفید است.
- برای اطمینان یافتن از اینکه هر اقدامی که در نهایت انجام خواهید داد و یا در انجام آن مشارکت خواهید کرد، مطابق با نیازهاییست که باهمستان مشخص کرده است.
و نیز به دو دلیل دیگر، که کمتر به آن توجه می‌شود:
- برای جلب حمایت بیشتر گروه و باهمستان از اقداماتی که به زودی آغاز خواهید کرد؛ و
- زمینه‌سازی برای مشارکت عملی دیگران در کارهایی که قرار است آغاز کنید.
چه زمانی برای انجام نیازسنجی مناسب است؟
اوقات مناسب برای انجام ارزیابی نیازها شامل این مواقع است:
- زمانی که گروه شما به تازگی تشکیل شده
- زمانی که درباره مهمترین نیازها تردید وجود دارد
- زمانی که اعضای گروه شما بر سر مهمترین نیازها توافق ندارند
- زمانی که باید حامیان مالی بیرونی و یا پشتیبانان پروژه را متقاعد کنید که پروژه شما به راستی پاسخ به مهمترین نیازهای باهمستان را هدف قرار می‌دهد (برای دریافت پشتیبانی مالی گاهی ارزیابی نیازها الزامیست)
- زمانی که باهمستان از شما می‌خواهد که نیازها را ارزیابی کنید
- وقتی که می‌خواهید از حمایت باهمستان از اقداماتی که تشخیص می‌دهید باید صورت گیرد، اطمینان حاصل کنید.
وضعیت کنونی خود را در مقایسه با نکاتی که برشمردیم، چگونه ارزیابی می‌کنید؟ آیا فکر نمی‌کنید بهتر است که راهنمای کار شما اطلاعاتی باشد که از یک نیازسنجی به دست آمده است؟
آیا زمانی هست که نباید نیازسنجی انجام داد؟
بله. چنین مواقعی وجود دارد. ضروری نیست که نیازسنجی پیش از هر اقدام صورت گیرد، و به ویژه:
- وقتی که مطلقا هیچ گونه تردیدی درباره مهمترین نیازهای گروه یا باهمستان وجود ندارد.
- وقتی که نیاز فوری است و اقدامی فوری و بی‌درنگ می‌طلبد.
- وقتی که یک ارزیابی اخیرا انجام شده و روشن است که نیازها از زمان انجام آن ارزیابی تاکنون تغییر نکرده است.
- وقتی که حس می‌کنید اعضای باهمستان انجام ارزیابی را کاری اضافه و هدر دادن منابع می‌بینند و یا بر این باورند که چنین ارزیابی ممکن است به زیان هدف شما باشد.
این عوامل در وضعیت جاری شما چه تاثیری دارند؟ آیا فکر می‌کنید در اختیار داشتن اطلاعات یک ارزیابی بهتر می‌تواند به کارها و اقدامات شما مسیر دهد؟
و لطفا به یاد داشته باشید: راه‌های دیگری نیز برای پی بردن به نیازهای باهمستان وجود دارد. می‌توانید با اعضای باهمستان مصاحبه کنید و یا سوابق باهمستان را مطالعه کنید. و مطمئنا باید همیشه نظرسنجی‌هایی را که احتمالا در گذشته انجام شده، بررسی کنید و اطلاعات آنها را به بهترین شکل ممکن به کار گیرید.
چگونه یک برنامه نیازسنجی را اجرا کنیم؟
رویکردی گام به گام
نکته مهمی که باید در نظر داشت این است که موثرترین اقداماتی که در باهمستان انجام می‌شود با افکاری آغاز می‌شود که نه در باهمستان، بلکه در ذهن افرادی که به این موضوع فکر می‌کنند رخ داده است. نیازسنجی هم از این قاعده مستثنی نیست. بنابراین، اگر تصمیم دارید نیازسنجی را انجام دهید، پیش از آنکه جمع‌آوری اطلاعات را آغاز کنید، مراحلی هست که باید طی کنید و تصمیم‌هایی که باید بگیرید:
راهنمایی مفید: ارزیابی می‌تواند به دست یک نفر به تنهایی انجام شود، اما به‌طور کلی، نیازسنجی زمانی بیشترین تاثیر و سودمندی را خواهد داشت که طراحی و اجرای آن به دست چند نفر صورت گیرد. این امر به ویژه وقتی صدق می‌کند که هیچ کدام از اعضای گروه، تجربه قبلی در این زمینه نداشته باشند. اغلب در ارزیابی نیازها، همفکری چند نفر با هم بهتر از کار یک نفره است. بنابراین، کار را با ایجاد یک گروه کوچک از افراد علاقه‌مند آغاز کنید و در همفکری با هم به پرسش‌های زیر پاسخ دهید و سپس تصمیم بگیرید و کار را آغاز کنید:
دلایل ما برای اجرای این نیازسنجی چیست؟
اهداف ما از اجرای این نیازسنجی چیست؟
آیا آماده اجرای این نیازسنجی هستیم؟
درباره زمانی که به انجام نیازسنجی می‌خواهید اختصاص دهید تصمیم بگیرید.
چه مدتی را می‌توانید به نیازسنجی اختصاص دهید؟ پاسخ شما به این پرسش بستگی به اطلاعات قبلی شما دارد؛ اطلاعاتی مثل: تعداد گروه هدف، اهمیت نیازسنجی و نیز منابعی که در اختیار دارید.
اگر پاسخ این پرسش‌ها را نمی‌دانید و باهمستان بزرگ است و منابع ناچیز و اهمیت بالا، در آن صورت برای نیازسنجی به زمان زیادی، مثلا چند ماه و یا حتی بیشتر، نیاز دارید. اما اگر پاسخ پرسش‌های بالا روشن باشد، در مدت یک ماه یا کمتر می‌توانید نیازسنجی قابل قبولی اجرا کنید.
این مدت زمان تقریبی است و ما می‌خواهیم مشخص‌تر باشد. ولی این پرسش که هر نیازسنجی چقدر زمان می‌برد، یک پاسخ ندارد. با این‌حال، معیار حداقلی می‌تواند این باشد:
اطلاعات قابل اتکای کافی از گروهی که از کل باهمستان نمایندگی می‌کند جمع آوری کنید تا از درستی نتیجه کار مطمئن باشید و از آن به عنوان راهنمایی برای اقدامات آینده خود استفاده کنید.
حالا این معیار را در مورد وضعیت خود به کار ببرید. فکر می‌کنید نیازسنجی شما چقدر زمان خواهد بود؟
در مورد تعداد افرادی که از آنها نظرسنجی خواهید کرد، تصمیم بگیرید.
اگر نیازسنجی شما در مورد نیازهای یک گروه کوچک و یا حتی متوسط است، می‌توانید (و باید) تمام افراد گروه را در نظرسنجی وارد کنید. اما اگر محله‌ای باشد با ۵۰۰۰ نفر و یا باهمستانی با جمعیتی بیشتر، احتمالا نخواهید توانست پرسش‌های نیازسنجی را از همه به‌طور مستقیم بپرسید.
وقتی یک گروه بزرگ است، شما می‌توانید سوالات نظرسنجی خود را در دسترس همه قرار دهید تا هر که علاقه‌مند بود بتواند به آن پاسخ دهد. اما یک تکنیک عینی‌تر، که معمولا اطلاعات موثق‌تری ارائه خواهد داد، مشخص کردن حجم نمونه است - یعنی درصدی معین از کل اعضای گروه - و سپس باید از هرکدام از اعضای گروه نمونه (و نماینده کل) نظرسنجی کنید.
درباره نوع افرادی که نظرسنجی خواهند شد، تصمیم بگیرید.
برای سنجش نیازهای یک گروه کوچک، که می‌توانیداز همه مستقیما نظرسنجی کنید، موضوع انتخاب نوع افراد مطرح نخواهد شد. اما وقتی گروه بزرگ باشد و شما باید نمونه‌ای از کل جمعیت را به دست آورید، احتمالا خواهید خواست که بخش‌های مشخصی از آن جمعیت شامل نظرسنجی باشند.
مثال: اگر نیازهای باهمستان در مراقبت از کودکان را ارزیابی می‌کنید، باید اطمینان یابید که هم پدر و مادرهای کودکان خردسال را در نظرسنجی وارد کنید و هم اینکه شاید نیاز باشد با این گروه مصاحبه کنید و یا از آنها جداگانه نظرسنجی کنید.
درباره پرسش‌های نیازسنجی تصمیم بگیرید.
نوع پرسش‌ها به گستره نیازسنجی ارتباط دارند. اگر می‌خواهید همه نیازهای دارای اولویت را در باهمستان تشخیص دهید، پرسش‌هایتان را مطابق با این هدف طرح کنید تا امکان ارائه طیف وسیعی از پاسخ‌ها فراهم باشد. اما اگر نظرسنجی شما درباره نیازهای خاصی است، مثلا حمل و نقل شهری یا جلوگیری از خشونت، پرسش‌ها طبعا به همین عرصه‌ها محدود خواهد بود.
در هر صورت، شما می‌توانید انتخاب کنید که پرسش‌های کمّی با پاسخ‌های مشخص (یا سوال بسته) مطرح کنید، یا پرسش‌های کیفی با پاسخ‌های گوناگون (یا سوال باز). در پرسش‌های کمی، پاسخ‌دهنده از میان گزینه‌های مشخص یکی را انتخاب می‌کند، مثلا ممکن است پرسش این باشد که پاسخ‌دهنده میزان موافقت خود را با یک مساله بیان کند و یا ترجیحات خود را اولویت‌بندی کند. پرسش‌های کیفی آزادی بیشتری به پاسخ‌دهنده می‌دهند؛ این نوع پرسش‌ها امکان هر گونه پاسخی را فراهم می‌کنند، هرچند اصل پرسش ممکن است خیلی دقیق نباشد. در بسیاری از موارد، نظرسنجی ممکن است شامل هر دو نوع پرسش باشد.
درباره افرادی که قرار است سوال‌ها را بپرسند، تصمیم بگیرید.
اگر قرار است مصاحبه انجام دهید، هر چه تعداد مصاحبه‌گران بیشتر باشد، نظرسنجی شما افراد بیشتری را در باهمستان پوشش خواهد داد. ولی نیاز خواهید داشت که مصاحبه‌گران بیشتری را، هم در مهارت‌های عمومی انجام مصاحبه و هم در کاربرد یک روش استاندارد در این زمینه آموزش دهید تا نتایج نیازسنجی به خاطر تفاوت نحوه کار مصاحبه‌گران متفاوت از آب درنیاید. اگر از نظرسنجی کتبی استفاده می‌کنید، این مساله کمتر تاثیر خواهد داشت، اما کسانی که پرسشنامه‌های نظرسنجی را به افراد ارائه می‌کنند، باید به شکل کامل و یکسان درباره نحوه کار آموزش دیده باشند.
و به یاد داشته باشید: اگر می‌توانید، بهتر است گروهی را جمع کنید که به شما در طراحی سوالات کمک کند. اعضای چنین گروهی تقریبا همیشه پرسش‌ها و ایده‌هایی را مطرح می‌کنند که به تنهایی به ذهن شما نخواهد رسید.
پیشنویس کامل نیازسنجی را تهیه کنید.
در این پیشنویس راهنمای نحوه کار برای پرسشگران را نیز وارد کنید. تهیه چنین پیشنویسی اغلب نادیده گرفته می‌شود. اما شما فراموش نکنید. راهنمای کار، نحوه پاسخگویی مصاحبه‌شونده‌ها را نیز تعیین می‌کند.
نظرسنجی را با یک گروه آزمایشی امتحان کنید.
گروه آزمایشی بهتر است از همان نوع افرادی تشکیل شده باشد که در نظرسنجی اصلی شرکت خواهند کرد. این گروه آزمایشی به شما کمک خواهد کرد که بدانید آیا راهنمای کاری و پرسش‌های مطرح شده به حد کافی روشن و معقول هست یا نه. حتی اگر به نظر شما نظرسنجی‌تان کاملا واضح باشد، باز هم این احتمال وجود دارد که به نظر مصاحبه‌شونده روشن نباشد و اگر چنین است، این موضوع را باید قبل از آنکه پرسشنامه‌ها توزیع شود، رسیدگی کنید. این بخش از کار را نادیده نگیرید: کار آزمایشی اجرای امتحانی نیازسنجی شماست؛ چیزی شبیه آزمایش سیستم یا تمرین شب قبل از نمایش با لباس کامل صحنه که به شما کمک می‌کند نقص‌های اجرا را برطرف سازید.
نظرسنجی را براساس بازخورد مصاحبه شوندگانِ آزمایشی بازنگری کنید.
گاهی روند آزمایش و بازنگری ممکن است چند بار تکرار شود.
نظرسنجی را اجرا کنید.
بعد از آنکه بازنگری‌های لازم انجام شد، نظرسنجی را با حجم نمونه معین و با کمک گروه نمونه اجرا کنید.
نتایج را به شکل جدول تنظیم کنید.
برای پرسش‌های کمی (یا بسته) این کار می‌تواند صرفا افزودن پاسخ‌ها به یک جدول باشد. برای پرسش‌های کیفی (یا باز) می‌توانید نتایج یا پاسخ‌ها را به کُد تبدیل کنید و در دسته‌های مرتبط گردآورید. از دیگران بخواهید که درباره دسته‌بندی‌ها نظر دهند، چرا که دسته‌هایی که تعیین می‌کنید، به تعبیر و تحلیل شما از اطلاعات - که گام بعدی‌ست - شکل خواهند داد.
نتایج را مطالعه و تفسیر کنید.
تفسیر و تحلیل نتایج کاری فراتر از صرفا قرار دادن آن در جدول است. این کار نتایج را مورد پرسش قرار می‌دهد: معنای نتایج چیست؟ چه الگویی را نشان می‌دهد؟ به کدام اقدام ممکن اشاره می‌کند؟ مناسب است که گروهی از افراد - شاید همان‌ها که ارزیابی را انجام دادند - نتایج را بررسی کنند و تفسیر خود را از آن بیان کنند. از آن‌جا که آمار می‌تواند معناهای متفاوتی برای افراد مختلف داشته باشد، ممکن است بحث‌هایی نیز برای روشن ساختن دقیق‌ترین تعبیر از اطلاعاتی که به دست آورده‌اید، صورت گیرد.
اقدامات بعدی را برنامه‌ریزی کنید.
نتایج و تفسیر و تحلیل‌ها را به همه اعضای گروه ارائه کنید و تصمیم بگیرید که اقدام بعدی چه باید باشد. پاسخ معقول به این سوال ممکن است بار دیگر از راه بحث و تبادل نظر به دست آید، اما حالا شما می‌توانید برنامه‌ریزی خود برای کار عملی را با این اطمینان شروع کنید که که اقدامات شما به‌راستی مبتنی بر نیازهای واقعی مردمی است که قصد خدمت به آنها را دارید.
پیاده‌سازی اقدامات
بدیهی است که پیاده‌سازی یا اجرای اقدامات دلیل اصلی نیازسنجی‌هایی است که انجام داده‌ایم. نتایج این نیازسنجی‌ها قرار است در اقدامات آتی ما استفاده شود؛ و تا حالا گروه شما احتمالا به این توافق رسیده که باید این اطلاعات در برنامه‌ریزی اقداماتی که می‌خواهید صورت دهید به کار گرفته شود.
اکنون آماده اقدام هستید. اما این خود موضوع فصل دیگری از «جعبه ابزار باهمستان» خواهد بود.
ارزیابی خود را به شکل مرتب تکرار کنید.
نیازهای باهمستان ممکن است تغییر کند؛ و شما باید از این تغییرات و زمان و چگونگی و چرایی آن آگاه باشید. ارزیابی نیازها در واقع یک روند مداوم است، به همان شکل که کار برای باهمستان امری مستمر است.
نیازهای باهمستان یا امکانات باهمستان؟
تاکنون درباره نیازهای باهمستان صحبت کرده‌ایم، چرا که شناخت این نیازها برای کار توسعه باهمستان اهمیتی بنیادین دارد. اما با وجود آنکه نیازها مهم‌اند، تنها بخشی از تصویر کلی باهمستان‌‌اند. بخش دیگر، حداقل به صورت ابتدایی، امکانات باهمستان است؛ مثل: مهارت‌ها، علاقه‌مندی‌ها، ظرفیت‌ها و دیگر منابعی که در هر باهمستانی می‌توان یافت. این امکانات نیز بایستی با همان دقتی که برای شناسایی نیازها به کار می‌رود، شناسایی شوند.