Sección 7. Realizar encuestas de evaluación de necesidades

• ¿Qué es una encuesta de evaluación de necesidades?

• ¿Por qué hacer una encuesta de evaluación de necesidades?

• ¡Ya sabemos lo que necesitamos!

• ¿Cómo llevar a cabo una encuesta de evaluación de necesidades?

Usted desea hacer algo. Tiene a un grupo de personas reunidas. Está listo para salir y actuar. Entonces alguien viene y pregunta, “Espere un momento. ¿Ha realizado usted una encuesta de evaluación de necesidades?

¿Una encuesta de evaluación de necesidades?, ¿Debe ignorar a esta persona, o decirle (de un modo elegante) que se enfoque en otra cosa? ¿O debería escuchar lo que esa persona tiene que decir y probablemente seguir sus consejos?

Esta sección le ayudará a tener las cosas más claras acerca de lo que es una encuesta de evaluación de necesidades, acerca de si o no hacer una, y en que momento hacer una y, si lo deciden, qué hacer después.

¿Qué es una encuesta de evaluación de necesidades?

Muy brevemente, ésta es una forma de preguntarles a los miembros de un grupo o comunidad, que es lo que ellos ven como las necesidades más importantes de su grupo o comunidad. Los resultados de la entrevista guían entonces las siguientes acciones. Generalmente, las necesidades que son detectadas como más importantes son las que son abordadas.

Dependiendo de nuestros recursos (tiempo, dinero, personal), la encuesta puede hacerse de muchas formas. La encuesta puede hacerse de manera tan informal como preguntando a la gente que conozca en su comunidad: el cartero, la gente con la que trabaja, el señor del puesto de periódico, o el de la tiendita de la esquina. O puede hacerse a manera de un escrito profesional, encuesta que es enviada a cientos de personas. En general, las verdaderas encuestas de valoración de necesidades tienen algunas características comunes:

• Contienen una lista de preguntas, previamente hechas, para que sean contestadas
• Tienen una muestra predeterminada (del número y tipo de personas que contestarán a esas preguntas son elegidas de antemano).
• Son aplicadas mediante entrevistas personales, vía telefónica o por escrito (por ejemplo, enviadas por correo).
• Los resultados de la encuesta son tabulados, resumidos, distribuidos y discutidos y (al final, pero sin perder importancia) utilizados.

¿Qué es una necesidad?

En la mayoría de las encuestas de evaluación de necesidades, cuando hablamos de una necesidad, nos referimos alguna cosa que específicamente se relaciona con un grupo o comunidad particular. Se refiere a algo más que una necesidad individual, tal como “necesitar un nuevo sillón para la sala” o “unas vacaciones.” Estas pueden ser verdaderamente una necesidad, pero esas no son generalmente los tipos de necesidades que son evaluadas en las encuestas de evaluación de necesidades.

En lugar de esto, una encuesta usualmente, pregunta acerca de necesidades concernientes a la comunidad o a un grupo en particular. Esto no es usualmente una necesidad universal como la necesidad de comida o afecto. Esto podría incluir cientos de posibilidades, desde la basura de las calles, el vandalismo, o tiendas alejándose del centro hasta conflictos étnicos o raciales. Estos son ejemplos de necesidades que pueden ser percibidas por el grupo o comunidad en cuestión.

Nota. Algunas encuestas son muy amplias y preguntan acerca de algunos o todos los tipos de necesidades. Otras son reducidas y se limitan para obtener cierta información acerca de una o dos de ellas. Amplias o limitadas, ambas formas pueden ser incluidas; ambas son útiles; elegir cuál de ellas depende que sea lo que usted quiera averiguar.

¿Por qué hacer una encuesta de valoración de necesidades?

Ponga a prueba estas razones. ¿Tienen sentido para usted?

• Para aprender más acerca de cuales son las necesidades de su grupo o comunidad. Una buena encuesta puede darle información complementaria y detallada de lo que usted haya observado y experimentado directamente. Puede proporcionarle información detallada relativa a un grupo amplio y representativo de personas, más de lo que usted podría obtener simplemente mediante la observación.
•  Para obtener descripciones más honestas y objetivas de las necesidades que lo la gente pueda describirle.
•  Para darse cuenta de las posibles necesidades que nunca vería como de particular importancia - o que nunca sabría que existen.
•  Para documentar sus necesidades, como es requerido en muchas solicitudes de financiación y lo que es casi siempre útil para hacer presión por su causa.
•  Para asegurarse de que cualquier acción que pueda realizar eventualmente está en la línea de las necesidades que la comunidad ha expresado por si misma.

Existen dos razones más, que son comúnmente menos comprendidas.

• Para obtener más grupos y comunidades de estudio para las futuras acciones. Esto es así porque si la gente ha afirmado la necesidad de una particular acción, es más probable que la apoye. Y, por la misma razón...   ·
• Obtener más gente de la actualmente implicada para las posteriores intervenciones.

Puede estar de acuerdo con algunas o todas estas razones o tener todavía alguna duda, inquietud u objeción. Esto está bien. Si es así, vamos a ponerlas entonces sobre la mesa y a tratarlas tan honestamente como sea posible.

ALGUNAS OBJECIONES O INQUIETUDES

• ¡Ya conoce las necesidades que tiene la comunidad!
  • Probablemente usted las conoce. Probablemente todos sabemos cuales son y no hay duda sobre ello. Si la construcción se está quemando, detenga el fuego. No se necesita una evaluación para saberlo. Si el índice de criminalidad se ha duplicado, haga alguna cosa contra del crimen. Y esperamos que pronto. Deje las  encuestas en casa.
  • Sin embargo, en muchas ocasiones, las necesidades no son tan claras. Usted podrá tener sus opiniones y sesgos, naturalmente, cada uno las tiene. Pero, ¿Sienten todos del mismo modo? ¿No sería justo verificar lo que piensan otras personas, al menos para aclarar y los demás comparten sus puntos de vista? Posiblemente cambie y revise sus opiniones un poco. Posiblemente no. Verifiquémoslo.
• Nosotros estamos muy ocupados. Queremos pasar a la acción.
  • Bien. Pero generalmente no desearía cambiar algunas cosas que no le preocupan realmente a la mayoría de la comunidad. Si usted hace una evaluación de las necesidades se sentirá más confiado sabiendo que lo que usted quiere hacer se dirige hacia una necesidad real de la comunidad y que no esta desperdiciando su valioso tiempo.No tengo tiempo de hacer una encuesta. Probablemente usted tiene el tiempo necesario. La cantidad de tiempo varía. Es verdad que si realmente quería hacer una encuesta científica completa, podría gastar un año o más juntando datos, haciendo tablas, escribiendo los datos. Sin embargo, nosotros normalmente no hablamos de este tipo de inversión de tiempo.
  • Puede reunir datos útiles en horas, o incluso menos. Puede ir a reuniones en donde está la audiencia clave y hacerles ahí algunas preguntas. Puede hacer una encuesta con un cuestionario escrito. De cualquiera manera, estos tipos de encuestas pueden ser completadas en 10 min., y tomarle otros 10 min. el conocer los resultados. Resultarán útiles.
  • ¿Es suficiente? Probablemente no, si usted puede elegir. Tal vez quiera una encuesta con más sujetos, diferentes preguntas de diferentes formas. Existen muchos grados de amplitud. Sin embargo, ¿es mejor entrevistar algo que no entrevistar? Casi siempre si. ¿Tiene tiempo de hacerlo? Nosotros pensamos que puede encontrar suficiente tiempo y vale la pena hacerlo.
  • Véalo de esta forma: Si realmente está preocupado por la efectividad de la acción, ¿tiene tiempo para no conocer las necesidades de la comunidad?
• No sabe como hacerlo.
  • No es tan difícil. Cualquier persona, con un poco de orientación, puede escribir encuestas con preguntas útiles. Usted no tiene que ser un experto. La entrevista no tiene que ser perfecta. Además, ya existen muchas encuestas que se puede tomar prestadas, o simplemente repetirlas.
  • De cualquier forma, otros pueden ayudarle. Puede conseguir asesoría profesional. Puede probar las encuestas en un grupo piloto, para solucionar los problemas que se pudieran presentarse (los cuales casi siempre están presentes, aún en encuestas realizadas por expertos).
• ¿No es verdad que la gente está evaluada hasta el cansancio? ¿No están ellos hartos de responder preguntas? y ¿No se resentirán por hacerles preguntas nuevamente?
  • Más a menudo de lo que pensamos, lo contrario es lo cierto. De hecho, la mayoría de la gente rara vez es consultada sobre lo que ellos consideran como sus necesidades locales o sobre los proyectos de la comunidad. Usualmente, esos proyectos pueden realizarse, o no realizarse, independientemente de la opinión colectiva de la comunidad.
  • Compruébelo por si mismo, ¿Cuándo fue la última vez que preguntaron su opinión de lo que su comunidad necesitaba, como parte de una encuesta formal? No le de apuro contestar. Y si fue encuestado, ¿Se ofendió por haberlo sido?
  • Es un mito que la mayoría de la gente es “encuestada hasta el cansancio”. Los problemas reales son las evaluaciones insuficientes y también el no actuar en función de los resultados de la encuesta. Sus inquietudes son válidas. Pero nosotros esperamos que nuestras respuestas tengan sentido también. Entonces sigamos.

¿Cuándo debe hacer una encuesta de valoración de necesidades?

Algunos buenos momentos para hacer una encuesta son:

• Cuando su grupo está empezando.
• Cuando tiene la duda de cuáles son las necesidades más importantes.
• Cuando los miembros de su grupo están en desacuerdo sobre el punto anterior.
• Cuando necesita convencer a inversionistas o apoyos de que usted está tratando de los problemas más importantes de la comunidad. (A veces se requieren esas evaluaciones).
• Cuando la comunidad le pide que lo haga.
• Cuando quiere estar seguro que tendrá el apoyo de la comunidad en cualquier cosa que usted desee hacer.

¿Hay momentos en los que no deba hacerlo? 

Si, los hay. Una encuesta para detectar necesidades no es necesaria antes de cada acción y especialmente:

• Cuando no existe absolutamente ninguna duda sobre cual es la más importante necesidad en el grupo o comunidad.
• Cuando es urgente actuar en el momento, sin demora.
• Cuando recientemente se ha hecho una evaluación y es claro que las necesidades no han cambiado.
• Cuando sienta que un estudio en la comunidad podría ser visto como redundante o innecesario, un despilfarro que podría ser dañino o perjudicial para su causa.

¿Cómo actúan esos factores sobre su propia situación actual? ¿Piensa que las cosas podrían ser mejores si tiene datos sobre evaluación sobre las necesidades de la comunidad que le guíen?

Nota: Hay otras formas de aprender acerca de las necesidades de la comunidad. Usted puede hacer entrevistas con miembros de la comunidad, o llevar a cabo observaciones, o estudiar registros de la comunidad. Y ciertamente debe siempre verificar las evaluaciones anteriores si se pudieron haber hecho antes y usarlas de la mejor manera que se pueda. ¡No realizarlas nuevamente ni reinventar la rueda!

¿Cómo llevar a cabo nuestra encuesta de evaluación de necesidades?

Acercándonos paso por paso. 

Aquí hay un importante punto a considerar: Las acciones comunitarias más efectivas comienzan con pensar. Pensamientos que no están en la comunidad sino en cabezas de pensadores. Las encuestas evaluadoras de necesidades no son una excepción. Si escoge hacer una evaluación, aquí hay algunos pasos internos que su grupo debe realizar y decisiones que deben tomar antes de reunir cualquier información.

Consejo provechoso: Una evaluación puede ser hecha por una persona que trabaja sola. Pero generalmente una encuesta de evaluación de necesidades sería más efectiva y más útil si es designada y realizada por un grupo. Esto es más aplicable cuando ninguno tiene especial experiencia en este campo. Es decir, en la mayoría de los casos de evaluación de necesidades, muchos oídos usualmente son mejor que uno. Así que trate de reunir un grupo pequeño de personas interesadas para ayudarle a responder las cuestiones que siguen, tomar decisiones, y realizar el trabajo.

Pregúntese a si mismo: ¿Cuales son mis razones para elegir hacer esta encuesta?

¿Por qué estoy implicado en esto? La respuesta puede estar clara para usted. Las respuestas podrían también incluir las razones previamente listadas. Sin embargo, si sus razones no son completamente claras, contestar a las siguientes preguntas le dará la oportunidad de aclararlas.

Pregúntese a si mismo: “¿Cuáles son mis metas al hacer esta encuesta?

“ ¿Qué es lo que quiero obtener de ella?”, “¿cómo usaré los resultados?” Nuevamente, sus metas pueden ser muy claras, probablemente estén relacionadas con sus razones anteriormente expuestas. Pero debe conocerlas antes de empezar.

Pregúntese a si mismo: “¿Estoy listo (o está listo mi grupo) para llevar a cabo esta encuesta?”

“¿Estoy listo para hacer el trabajo que se necesite hacer, con mucha calidad y esfuerzo?” Antes de comenzar asegúrese de que sus respuestas sean “Afirmativas”.

Nuestro punto de vista: Estas tres cuestiones que pueden verse como obvias o triviales, pero no son ni lo uno ni lo otro. Mucho del éxito en el trabajo de comunidad, como todo en la vida, depende de la preparación, tanto técnica como mental. Cuanto mejor se prepare técnica y mentalmente, más efectivo será probablemente su trabajo. Ahora en los aspectos más técnicos de las cosas. Iremos a través de ellos, paso a paso:

Decida cuánto tiempo tiene para hacer la entrevista desde el principio hasta el final.

¿Cuánto tiempo se pueden permitir? Su respuesta dependerá de los conocimientos que se tengan, el tamaño de su grupo de estudio, la importancia que le concierne al problema y los recursos que tenga a su disposición. (¿Cuánta gente puede ayudar?, ¿Cuánto dinero está dispuesto a gastar?).   Si no se sabe nada, la comunidad es grande, los recursos son pocos y la importancia es mucha, entonces su encuesta puede llevar un tiempo considerable, varios meses, o incluso más. Y verdaderamente lo hará. Pero si por el contrario, las condiciones son buenas, podría terminar una buena encuesta en un mes o menos.Esos números son aproximaciones. A nosotros nos gustaría ser más específicos, pero eso es difícil de lograr. No existe una respuesta universal a la pregunta ¿Cuanto tiempo? Una norma mínima podría ser ésta:  Reunir suficiente información fiable de un grupo representativo de modo que usted estará lo suficientemente seguro para usar esta información para guiar futuras acciones.Aplique este estándar a su propia situación, ¿cuánto tiempo piensa usted que podría implicar?

Decida ¿Cuánta gente será encuestada? Si usted va a encuestar a las necesidades de un pequeño o mediano grupo, puede (y debe) incluir a cada persona.

Pero suponiendo que tiene un barrio de 5.000 personas, o una comunidad más grande, probablemente no sería viable que preguntara a cada persona directamente. Cuando el grupo es más grande puede elaborar una encuesta disponible para cada persona que quiera contestarte. Pero una técnica más objetiva, la cual le dará a usted normalmente información más fiable, es elegir una muestra (un porcentaje predeterminado del grupo total) y preguntarle a cada miembro de la muestra.

Decida ¿A qué tipo de personas encuestará? Para un grupo más pequeño, en el que pregunta a todos, esta duda no surge.

Es probable que con un grupo más grande, cuando usted está utilizando una muestra del total de la población, quiera estar seguro de que ciertas partes de su población quedan incluidas.

Por ejemplo, si está evaluando las necesidades del cuidado de los niños de la comunidad, seguramente deseará incluir a los padres de los niños pequeños y también encuestar o entrevistar a este grupo por separado.

Decida ¿qué preguntas hará? Esas preguntas dependerán del alcance de la evaluación.

Si está preguntando sobre todas las posibles necesidades que pueda tener una comunidad, entonces debe hacer sus pregunta acorde a esto y permitir un amplio rango de posibles respuestas. Por otra parte, si está preguntando por cierto tipo de necesidades (digamos transporte, o prevención de la violencia), entonces sus preguntas se referirán a estos asuntos en particular. De cualquier forma, tiene la opción de preguntar preguntas más cualitativas o con “respuestas abiertas”, y más cualitativamente o con “respuestas cerradas”. Las respuestas cerradas involucran una elección entre alternativas establecidas. Usted podría firmar su grado de acuerdo con ciertas cuestiones, o poner sus preferencias de modo ordenado. Las respuestas abiertas permiten más libertad; ellas dan la oportunidad de responder cualquier cosa que los encuestados quieran. Sin embargo, las respuestas pueden ser menos precisas. En muchos casos la encuesta puede incluir ambos tipos de preguntas.

Decidir: ¿quién hará las preguntas? Si usted planea hacer las entrevistas, cuantos más personas pregunte, más base usted cubriría; pero más entrevistadores habrá de entrenar.

Además, los entrevistadores tendrán que ser adiestrados para llevar a cabo los procedimientos estándar correctamente, así los resultados no variarán debido a que los entrevistadores no operen de manera similar. Si usted utiliza encuestas escritas, esta cuestión es menos relevante; aquellos quienes proporcionan y recogen las encuestas deberían ser instruidos de modo profundo y uniforme.Y recuerde: si usted puede, reúna a un grupo para que le ayude a diseñar las preguntas. Los miembros de su grupo siempre pensarán en buenas preguntas y tendrá buenas ideas que probablemente usted sólo no podría tener.

• Ahora que usted ha dado respuesta a las preguntas arriba mencionadas, termine de diseñar un borrador de la encuesta completa. (Incluya las instrucciones; ésta es una parte muchas veces abandonada, sin embargo no lo olvide usted. Las instrucciones sentarán el precedente para las personas que responden).
• Ahora, haga una prueba piloto de la encuesta, en un grupo de prueba. Idealmente, el grupo piloto deberá estar compuesto por el mismo tipo personas a las que piense entrevistar. ¿Por qué a un grupo piloto? porque ellos le permitirán saber si sus instrucciones son claras y si sus preguntas tienen sentido. Aún sí su entrevista es para usted exactamente clara, podría no ser clara que ellos. Es importante que usted lo sepa antes de aplicar la encuesta a su población general. No olvide este paso, su grupo piloto constituye un ensayo que le ayudará a conocer los posibles inconvenientes antes de que llegue el gran momento.

Revise su encuesta con base en la retroalimentación de su grupo piloto.

Algunas veces, este proceso piloto y de revisión necesita ser repetido en más de una ocasión.

Finalmente, cuando se sienta satisfecho de haber realizado todas las revisiones necesarias, administre la encuesta a las personas que usted ha elegido.

Tabule sus resultados.

Para las preguntas cerradas, esto puede consistir en una simple suma. Para las preguntas abiertas, usted puede codificar los resultados en categorías. ¿Que categorías utilizar? Solicite la opinión de otras personas, ya que de las categorías que elija, dependerá su interpretación de los datos, lo cual es el siguiente paso.

Interprete sus resultados. La interpretación va más allá de la simple tabulación. Puede utilizar las siguientes preguntas: ¿qué significan los resultados?, ¿cuáles son los principales patrones que se presentan?, ¿hacia qué posibles acciones nos dirigen? Será útil si la gente (aún más si es la misma gente que realizó las evaluaciones), revisa los resultados y comparte sus propias interpretaciones. Los mismos números pueden significar cosas muy diferentes para diferentes personas; por lo tanto algunas discusiones aquí podrían clarificar las interpretaciones.

Planee acciones futuras.

Ahora viene el pago principal de su encuesta de evaluación de necesidades, y su razón principal de haber hecho todo ese trabajo. Proporcione los resultados y las interpretaciones a todo su grupo. Pregunte y respondan lo siguiente: " ¿qué deberíamos hacer ahora?". Una buena respuesta puede ser pensar y discutir otra vez. Eso viene sobre la marcha. El punto clave es que ahora usted puede planear e implementar las acciones futuras con mayor confianza de que esas acciones están basadas en las necesidades más importantes de las personas a quienes desea servir.

• A continuación se presentan más beneficios añadidos:
  • Las acciones a tomar serán ahora apoyadas con mayor probabilidad por su grupo o comunidad. Debido a que estas acciones son apoyadas, tienen más probabilidad de ser exitosas.
  • Y además no olvidemos un principio básico del trabajo comunitario: el éxito atrae más recursos para su causa. Directa o indirectamente, el éxito le dará más publicidad o publicidad más favorable, atrae a más miembros, más apoyo económico y más oportunidades felizmente no esperadas.

Implemente sus acciones.

Lo cuál fue, por supuesto, la razón por la que se realizaron las encuestas en primer término. Los resultados se encuentran allí para ser utilizados para las acciones; y su grupo debió acordar utilizarlos, volviendo al principio. Ahora usted se encuentra listo para actuar. Pero este es un tema para otra sección. Y finalmente, con posterioridad:

Repita su evaluación.

No precisamente ahora, pero deberá hacerlo más tarde. Si un examen físico para usted mismo es una buena idea, también lo será un examen para la comunidad, puede ser cada dos años o así. Las necesidades de la comunidad pueden cambiar; y seguramente usted deseará saberlo cuándo, cómo y por qué esto ocurre. La evaluación es realmente un proceso (tanto como la acción comunitaria en si misma).

¿Necesidades comunitarias o medios de la comunidad?

Nos hemos tomado algún tiempo para hablar sobre las necesidades comunitarias, a partir del punto de que esto es básico para el buen desarrollo del trabajo comunitario. Sin embargo, a pesar de su importancia, las necesidades son sólo una primera parte. La otra parte, al menos tan básica, son los medios comunitarios: habilidades, intereses, capacidades y otros recursos que se pueden encontrar en cualquier comunidad. Esos medios deben ser identificados, tan profundamente como las necesidades. Ese es un tema de la siguiente sección de la Caja de Herramientas.