تدوین چشمانداز و بیانیه ماموریت سازمان شما دو گام نخستین (از آنچه به اختصار VMOSA می‌خوانیم) در فرایند برنامه‌ریزی اقدام است. تدوین چشمانداز و بیانیه ماموریت برای موفقیت هر گونه طرح یا ابتکارعمل در باهمستان ضروری است. این دو، انگیزه‌های گروه شما را به شکلی فشرده و دقیق بیان می‌کنند، به سازمان شما کمک می‌کنند که بر آنچه واقعا مهم است تمرکز داشته باشد و سکوی لازم برای توسعه دیگر ابعاد برنامه‌های راهبردی شما را نیز فراهم می‌سازند. این بخش راهنمایی‌های لازم را برای تدوین و اجرای چشمانداز و ماموریت سازمان شما ارائه می‌کند.
بیان چشمانداز چیست؟
چشمانداز شما رویای شما است؛ آن چیزی است که سازمان شما آن را وضعیت ایده‌آل برای باهمستان می‌داند. چشمانداز یعنی وضعیت مطلوبی که پس از رفع کامل مسئله مهم مورد نظر شما در باهمستان ایجاد می‌شود: مثلا جهانی عاری از جنگ و یا باهمستانی که در آن همه افراد، فارغ از جنسیت و پیشینه نژادی برابرند.
رویای سازمان شما، هر چه باشد، می‌تواند در یک یا دو جمله در چشمانداز به خوبی بیان شود. چشمانداز عبارت‌ها و یا جمله‌هایی کوتاه است که امیدهای باهمستان شما را برای آینده بازتاب می‌دهد. با بیان چشمانداز یا چشم‌اندازهای سازمانتان در واقع عقاید و خط مشی سازمانتان را اول برای خودتان و سپس برای جامعه بزرگتری که در آن هستید، روشن می‌کنید.
بیشتر چشم‌اندازها ویژگی‌های مشخص مشترکی دارند. اما به طور کلی، بیان چشمانداز باید:
- قابل درک و به اشتراک‌گذاری از سوی اعضای باهمستان باشد
- آن‌قدر فراگیر باشد تا ابعاد متنوع باهمستان را بازتاب دهد
- برای افرادی که در تلاش‌های شما دخیل هستند، الهام‌بخش باشد و به آنها روحیه بدهد
- به آسانی به دیگران منتقل شود - مثلا، آن‌قدر کوتاه باشد که روی یک تیشرت بشود آن را چاپ کرد.
اینجا چند مثال از بیان چشمانداز می‌آوریم که شاخصه‌های بالا در آن رعایت شده:
- مراقبت از باهمستان
- کودکان سالم
- خیابان امن، محله امن
- هر خانواده، یک خانه
- آموزش برای همه
- صلح بر روی زمین
بیانیه ماموریت چیست؟
حالا باید مراحل عملی دستیابی به چشمانداز خود را بیان کنید و اینجاست که تدوین بیانیه ماموریت گام بعدی شما در فرایند برنامه‌ریزی اقدامات می‌شوند. ماموریت هر سازمانی توضیح دهنده آن است که اعضای سازمان قصد انجام چه کاری را دارند و چرا آن کار را انجام می‌دهند. مثلا: «ارتقاء مراقبت از بزرگسالان از طریق ائتلاف و حمایتگری.»
بیانیه ماموریت شبیه بیان چشمانداز است و هر دو تصویری کلی نمایش می‌دهند. اما ماموریت قاطع‌تر و بیشتر از چشمانداز «اقدام-محور» است. بیان چشمانداز ممکن است برانگیزاننده رویاهای اعضای باهمستان باشد. اما بیانیه ماموریت باید افراد را به عمل ترغیب کند.
این بیانیه ممکن است به یک معضل، مثل کمبود مسکن، اشاره داشته باشد، و یا به یک هدف؛ مثل فراهم کردن دسترسی به خدمات درمانی برای همه. هرچند بیانیه ماموریت وارد جزئیات نمی‌شود، اما به شکلی کلی به این که چگونه سازمان شما قرار است معضل را حل کند و یا به هدف مورد نظر خود برسد، اشاره می‌کند. برخی از نکات راهنما درباره بیانیه ماموریت اینها است:
- فشرده است، اما نه به کوتاهی بیان چشمانداز ولی باز هم حرف اصلی خود را در یک جمله بیان می‌کند.
- نتیجه-محوراست. بیانیه ماموریت نتیجه بنیادینی را که سازمان شما برای دستیابی به آن کار می‌کند، توضیح می‌دهد.
- فراگیر است. هرچند بیانیه ماموریت بیان اهداف کلیدی گروه شماست، اما مهم است که همزمان جامع و همه-شمول باشد. یک بیانیه ماموریت خوب در راهبردهایش محدود نیست و یا منحصر به آن بخش‌های باهمستان نیست که ممکن است در پروژه سازمان دخیل شوند.
مثالهای زیر می‌تواند به شما در درک معنای یک بیانیه ماموریت موثر کمک کند:
- «ارتقای سلامت کودکان و توسعه آن از طریق ابتکار جامع خانواده و باهمستان»
- «توسعه محله امن و سالم از طریق برنامه‌ریزی مشترک، فعالیت در باهمستان و تبلیغ سیاست‌ها»
- «ارتقای سلامت باهمستان و توسعه آن از طریق پیوند دادن مردم، ایده‌ها و منابع به یکدیگر» (این بخشی از بیانیه ماموریت «جعبه ابزار باهمستان» است.)
چرا باید چشمانداز و ماموریت خود را بیان کنید؟
چرا مهم است که سازمان شما چشمانداز و ماموریت خود را به شکلی که در مثالهای بالا توضیح دادیم، بیان کند؟ اول از همه، به این دلیل که بیان این دو به سازمان شما کمک می‌کند که بر اموری تمرکز کند که واقعا اهمیت دارد. هرچند سازمان شما این را می‌داند که در جهت بهبود باهمستان تلاش می‌کند، اما فرآیند کارهای روزمره‌ای که هر سازمانی به آن مبتلا می‌شود، طوری است که به سادگی باعث خواهد شد افراد از توجه به چشمانداز دور شوند. بیان چشم‌نداز و ماموریت به آنها کمک می‌کند که در گیرودار کارهای روزمره مدام به خود یادآوری کنند که هدف اصلی آنها در سازمان چیست.
دوم، بیان چشمانداز و ماموریت به دیگر افراد و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که تصویری کلی از گروه شما و کاری که می‌خواهید انجام دهید به دست آورند. وقتی که چشمانداز و ماموریت شما به سادگی درمعرض دید باشند (مثلا روی برگه‌های رسمی سازمان درج شده باشد) دیگران می‌توانند هدف سازمان شما را بشناسند بدون اینکه برای به دست آوردن اطلاعات لازم به زحمت بیفتند. سپس، آنها که علاقه‌مندی‌های مشترکی با شما دارند می‌توانند وقت بگذارند و اطلاعات بیشتری درباره سازمان شما کسب کنند. بدیهی است که این امر، هنگامی که نیاز به استخدام نیرو دارید و یا وقتی از دیگر سازمان‌ها می‌خواهید که با شما همکاری کنند نیز می‌تواند بسیار مفید باشد.
بیان چشمانداز و ماموریت در جهت دادن به کار و همبستگی اعضای گروه برای نیل به آنچه برای سازمان شما مهم است، کارآمد است و فرآیند تدوین آن نیز به اعضا اجازه می‌دهد که سازمان را «از آن خود» بدانند. طبعا مردم به آنچه که در خلق آن دست داشته‌اند، بیشتر باور دارند.
بیان چشمانداز و ماموریت خود را چگونه تدوین کنیم؟
حالا که معنای چشمانداز و ماموریت را بهتر درک می‌کنیم، زمان آن است که سازمان شما نیز به تدوین آن بپردازد. اگر گروه شما قبلا چشمانداز و ماموریتی برای سازمان تهیه کرده، بهتر است آن را با شاخصه‌هایی که پیشتر برشمردیم، بسنجید. اگر اعضای سازمان شما معتقدند که چشمانداز و ماموریت فعلی سازمان باید بهبود یابد، فرایند زیر به شما کمک می‌کند که آنها را تغییر دهید:
دریابید که چه چیزی برای مردم در باهمستان شما مهم است
از آنجا که تدوین چشمانداز و ماموریت اولین گام‌ها در برنامه‌ریزی اقدامات بعدی و جهت دهنده به تلاش‌های شما است، بسیار مهم است که این گام‌ها ریشه در باورها و ارزش‌های باهمستان شما داشته باشد. دانستن آنچه در باهمستان مهم دانسته می‌شود، در ساختن یک گروه کاری قوی، موثر و پایدار نقش فوق‌العاده مهمی دارد.
بنابراین، یکی از اولین کار‌ها هنگام تدوین چشمانداز و ماموریت سازمان شما این است که مسئله یا مسئله‌های مهم برای باهمستان خود را شناسایی کنید.
راه‌های زیادی برای گردآوری اطلاعات در این زمینه وجود دارد، مثلا:
- برپایی «گردهمایی‌های عمومی» و یا «جلسات گفت و شنود» با اعضای باهمستان با هدف گردآوری ایده‌ها، افکار و نظرات در مورد اینکه مردم خواهان چه نوع تحولی در باهمستان‌اند.
- تشکیل «گروه‌های تمرکز» از افرادی که علاقه‌مند به پرداختن به مسئله و یا مسئله‌ها هستند؛ از جمله: رهبران باهمستان، افرادی که آن مسائل بر آنها بیشترین تاثیر را دارد، پیشه‌وران محلی، چهره‌های مذهبی، معلمان و غیره.
- انجام مصاحبه با افرادی که در سمت‌های رهبری و خدماتی هستند - از جمله سیاستمداران محلی، مدیران مدرسه، بیمارستان، کارمندان نهادهای ارائه‌کننده خدمات اجتماعی - در خصوص مسئله‌ها و یا نیازهایی که به عقیده آنها در باهمستان وجود دارد.
البته که می‌توان این راه‌های متفاوت گردآوری اطلاعات از باهمستان را در ترکیب با هم انجام داد. در واقع، اگر منابع لازم را در اختیار داشته باشید، معقول است که از همه روش‌های بالا استفاده کنید: ابتدا برای افراد در باهمستان این فرصت را فراهم کنید که به پرسش‌های شما پاسخ دهند و سپس وقت بیشتری را در گروه‌های تمرکز به افرادی اختصاص دهید که باور دارید در حل برخی از مسائلی که در جلسات گفت و شنود در باهمستان مطرح می‌شوند، نقش قابل توجهی دارند و یا بر این مسائل تاثیرگذار هستند. در نهایت، زمان کافی هم برای گفتگوی رو در رو با رهبران باهمستان بگذارید چون این‌کار به تقویت دانش و نیز هدف شما منجر خواهد شد.
تصمیم بگیرید که چه بپرسید
فرقی نمی‌کند که با یک نفر صحبت کنید یا سیصد نفر؛ هدف شما یکی است: اینکه بدانید چه چیزی در باهمستان شما مهم است. اینجا پرسش‌هایی را فهرست کرده‌ایم که ممکن است برای بحث شما با اعضای باهمستان مفید باشد. این پرسش‌ها را می‌توانید در مصاحبه‌های انفرادی، در گروه‌های تمرکز و یا گردهمایی‌های عمومی و یا هر شکلی دیگری که برای گردآوری اطلاعات انتخاب می‌کنید، به کار گیرید:
- رویای شما برای باهمستان چیست؟
- چه چیزی هست که دوست دارید، تغییر کند؟
- چه نوع باهمستانی (یا برنامه‌ای، سیاستی، مدرسه‌ای، محله‌ای، و غیره) می‌خواهید ایجاد کنید؟
- چه چیزهایی را مسئله و یا معضل عمده باهمستان (یا مدرسه، یا محله و غیره) تلقی می‌کنید؟
- چه چیزهایی را نقاط قوت و یا امکانات باهمستان می‌بینید؟
- به نظر شما هدف سازمان و یا اقداماتی که انجام می‌دهید چه باید باشد؟
- چرا به این مسئله‌ها باید پرداخته شود؟
وقتی که سازمان شما از مردم سوال می‌پرسد، گرداننده بحث باید همه را تشویق کند تا نظرات خوب، امیدوارکننده و ایده‌های مثبت آنها برجسته شود. قبل از همه، این نکته باید مطرح شود که چه موضوعاتی مهمترین‌ها برای سازمان و باهمستان شما است. مثلا آیا می‌خواهید به مسائل مرتبط با توسعه شهری بپردازید یا به مسايل مرتبط با بهداشت و درمان عمومی؟ رفتارهای نژادپرستانه در باهمستان یا فرصت‌های اقتصادی؟
پرسش دومی که باید به آن پاسخ دهید این است که سازمان شما در چه سطحی کار خواهد کرد. آیا کار آن محدود به یک مدرسه، یا یک محله خواهد بود و یا در سطح شهر فعالیت خواهد کرد؟ یا اینکه تمرکز تلاش‌های شما باید فراتر از این و در سطح استانی و یا ملی و یا حتی بین‌المللی باشد؟
اینها پرسش‌هایی است که پاسخی سرراست و آسان ندارد. سازمان شما باید چیزهایی را که از باهمستان آموخته در نظر داشته باشد، و از راه بحث و تبادل نظر با اعضا بهترین مسیر را برای خود انتخاب کند. پیشنهاد ما این است که این بحث را برای همه اعضای سازمان باز کنید تا به بهترین نتایج ممکن دست یابید.
بدیهی است که اگر سازمان شما کمک مالی عمده‌ای از یک نهاد خاص دریافت می‌کند، آن نهاد ممکن است تعیین کند که اهداف عمومی گروه شما چه باید باشد. مثلا، اگر یک حامی مالی می‌پذیرد که برای کاهش گرسنگی در میان کودکان پول بدهد، حداقل بخشی از بیانیه ماموریت سازمان شما باید به همین هدف اختصاص داده شود. اما حتی در چنین شرایطی، این باهمستان است که باید چشمانداز و ماموریت نهایی را که به بهترین نحو به مسائل مردم می‌پردازد، تعیین کند.
تدوین چشمانداز و ماموریت سازمان
حالا که سازمان شما درک روشن‌تری از این دارد که قرار است چه کاری و به چه دلیلی انجام دهد، شما در جایگاهی مناسب قرار دارید که بتوانید چشمانداز و ماموریت خود را به شکلی تدوین کنید که دربرگیرنده ایده‌های شما باشد.
هنگام تدوین، به یاد داشته باشید که شیوه بیان آن باید فراگیر باشد و نیز محدود به یک بازه زمانی خاص نشود. چشمانداز و ماموریتی که برای پایدار ماندن تدوین شده باشد راهنمای تلاش‌های امروز و آینده شما خواهد بود.
بیان چشمانداز
قبل از همه، به اعضای سازمان خود یادآوری کنید که اغلب باید چندین عبارت برای چشمانداز تدوین شود تا آرزوهای همه کسانی که در تلاش برای بهبود باهمستان دخیل هستند، بازتاب یابد. نیازی نیست - و نباید هم آن را بخواهید- که فقط یک عبارت «بی‌نقص و کامل» برای چشمانداز خود پیدا کنید. افراد را تشویق کنید که ایده‌های خود را بیان کنند و آنها را یادداشت کنید - بهتر آن است که روی یک کاغذ بزرگ در مقابل همه افراد باشد تا همه ببینند و الهام بگیرند. همزمان به اعضای گروه یادآوری کنید که موارد زیر را در نظر بگیرند:
- چیزهایی که از بحث با اعضای باهمستان آموخته‌اید
- اینکه سازمان شما تصمیم گرفته تمرکزش بر چه مسئله یا مسائلی باشد
- و نکاتی که درباره چشمانداز و ماموریت در ابتدای این فصل آموختید
اگر آغاز کار برایتان دشوار باشد، شاید مرور برخی از مثالهای ارائه شده در آغاز این فصل مربوط به نحوه بیان چشمانداز کمک کند. خوب است از خود بپرسید که ایده‌های اعضا گروه شما تا چه حد با توصیه‌هایی که در این‌باره ارائه کردیم، همخوانی دارد.
بعد از آنکه ایده‌های اعضای سازمان را به صورت بارش فکری فهرست کردید، گروه شما می‌تواند به شکلی انتقادی درباره هر کدام از آن ایده‌های پیشنهادی بحث کند. در بیشتر موارد چندین نحوه بیان چشمانداز، برجسته‌تر از بقیه خواهد شد و بالاخره یکی از میان گروه به بهترین ایده اشاره خواهد کرد و با موافقت دیگران به بهترین بیان، که مقبول جمع باشد، خواهید رسید.
می‌توانید پرسش‌های زیر را نیز درباره ایده‌های بیان چشمانداز از خود بپرسید:
- آیا اعضای باهمستان را به کار مشترک جذب خواهد کرد؟
- آیا به آنها امید به آینده می‌دهد؟
- آیا اعضای باهمستان را ترغیب خواهد کرد که رویاهای خود را از طریق اقدام مثبت و موثر تحقق بخشند؟
- آیا سکویی برای توسعه دیگر ابعاد فرایند برنامه‌ریزی شما فراهم می‌کند؟
و نکته نهایی که باید در نظر بگیرید: سعی نکنید از ابتدا تعداد مشخصی بیان چشمانداز برای سازمان خود تعیین کنید. در نهایت، چه دو بیان و چه ده بیان چشمانداز تدوین کنید، مهمترین امر آن است که آن بیان‌ها باید تصویری جامع از چشمانداز سازمان شما به دست دهد.
بیانیه ماموریت
فرایند نوشتن بیانیه ماموریت سازمان بسیار شبیه تدوین بیانیه چشمانداز شماست و شامل همان روند تبادل نظری است که می‌تواند در نوشتن بیانیه ماموریت نیز کمک کند. گرچه نباید فراموش کنید که برخلاف بیانیه چشمانداز، باید فقط یک بیانیه ماموریت برای کار خود بنویسید. بعد از بحث و تبادل نظر درباره بیانیه ماموریت، خوبی هر کدام را با این پرسش‌ها بسنجید:
- آیا بیان‌گر آنچه سازمان شما انجام خواهد داد و نیز اینکه چرا انجام خواهد داد، هست؟
- آیا به حد کافی فشرده است؟ (یک جمله)
- آیا نتیجه-محور است؟ (به عبارت دیگر، آیا نتیجه کار در بیانیه ماموریت برجسته شده؟)
- آیا شامل همه اهداف و افرادی می‌شود که احتمالا در سازمان شما دخیل خواهند شد؟
همه شما با هم در سازمان خود می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام بیانیه ماموریت شاخصه‌های بالا را در خود دارد.
توافق جمعی را نسبت به چشمانداز و ماموریت سازمان خود جلب کنید
پس از تدوین چشمانداز و بیانیه ماموریت، گام بعدی، پیش از آنکه از آنها استفاده کنید، احتمالا این خواهد بود که بدانید دیگر اعضای باهمستان درباره چشمانداز و ماموریت شما چه فکر می‌کنند.
برای این کار می‌توانید با همان رهبران باهمستان و یا اعضای گروه تمرکز که پیش از آن با آنها کار کرده‌اید، صحبت کنید. این کار، قبل از هر چیز، می‌تواند به شما اطمینان دهد که این افراد چشمانداز و ماموریت شما را با ارزش‌ها و رسوم اجتماعی باهمستان همخوان می‌دانند. دوم اینکه به شما اطمینان می‌دهد که اعضای باهمستان توافق دارند که چشم انداز و ماموریت شما بازتاب دهنده باورها و آرزوهای آنها است. در این فرایند، این نیز ممکن است که سازمان شما دریابد که به‌طور ناخواسته نکته بسیار مهمی را از قلم انداخته است.
از بیان چشمانداز و بیانیه ماموریت چگونه باید استفاده کنید؟
و در پایان، مهم است به یاد داشته باشد که گرچه تدوین چشمانداز و ماموریت برای سازمان شما گامی بزرگ است (مرحله‌ای که به پایان رساندنش شایسته تجلیل است)، اما کارهای زیادی هنوز باقی است که باید انجام دهید. پس از این مرحله، باید تصمیم بگیرید که از بیان چشمانداز و بیانیه ماموریت چگونه استفاده کنید. در غیر این صورت، تمام کار و زحمت شما به هدر رفته است. نکته اصلی این است که پیام خود را به دیگران برسانید.
راه‌های بسیار زیادی هست که از طریق آن سازمان شما می‌تواند در مورد چشمانداز و ماموریت خود اطلاع‌رسانی کند. چند روش را اینجا فهرست می‌کنیم:
- چشمانداز و ماموریت خود را روی سربرگ‌های سازمان چاپ کنید
- آنها روی وب‌سایت خود منتشر کنید
- روی تیشرت و قلم و امثال آن چاپ کنید و به دیگران هدیه بدهید
- آنها را به جعبه‌ابزار رسانه‌ای خود اضافه کنید
- هنگام مصاحبه با رسانه‌ها به آنها اشاره کنید
- روی جلد گزارش سالانه خود چاپ کنید.
خلاصه
تدوین چشمانداز و ماموریت به شکل موثر، دو کار از مهمترین کارهای سازمان شما است که باید انجام گیرد. چرا که این دو بر هر کار دیگری که خواهید کرد، تاثیر می‌گذارند. امیدواریم که این فصل به شما و گروه شما کمک کرده باشد که نسبت به توانایی خود در تدوین موفق چشمانداز و ماموریت به شکلی موثر و الهام‌بخش، اطمینان بیشتری به دست آورد.
به یاد داشته باشید که چشمانداز و ماموریت شما باید فراگیر و جسورانه باشد. موفق باشید.