فرض کنید ائتلافی محلی به تشکیل کارگروهی می‌پردازد تا میزان رو به افزایش ویروس اچ.آی.وی در بین نوجوانان در باهمستان خود را بررسی کند. یا مثلا گروهی از والدین با هم دیدار می‌کنند تا ببینند چرا آموزش و پرورش منطقه آن‌ها در رسیدگی به وضع مدرسه محل کوتاهی می‌کند. یا یک کلاس درس دانشگاهی مربوط به خدمات عمومی، می‌خواهد به این موضوع بپردازد که با شرکت‌کنندگان غیرمشتاق و ناراضی چطور برخورد کند. یا اعضای یک گروه محیط‌زیست قرار است در کارگاهی در باب اثرات گرمایش جهانی شرکت کنند؛ سیاستمداری به منظور تبادل نظر پیرامون توسعه اقتصادی منطقه، اقدام به برگزاری یک گردهمایی در بین اعضای «شورای شهر» می‌کند؛ و یا یک مربی بهداشت باهمستان، برای تسهیل کار یک گروه حمایت از ترک سیگار اقدام می‌کند.
همه این مثال‌ها می‌تواند نمونه‌هایی از بحث‌های گروهی باشد، اگر‌‌چه دارای اهداف متفاوت هستند، در مکان‌های متفاوت اتفاق می‌افتند و احتمالا به روش‌های متفاوت مدیریت و اجرا می‌شوند. بحث‌های گروهی در یک جامعه دموکراتیک، امری رایج است و شما به عنوان سازنده باهمستان به احتمال فراوان درگیر بسیاری از آن‌ها بوده‌اید و این روند را نیز ادامه خواهید داد. ممکن است در موقعیت مدیریت یکی از آن‌ها نیز باشید و این همان چیزی است که در این بخش به آن می‌پردازیم. در همین بخش آخر از فصل مربوط به تسهیلات گروه، به بررسی شرایط مورد نیاز برای مدیریت خوب یک گروه بحث و چگونگی انجام آن خواهیم پرداخت.
بحث گروهی موثر چیست؟
معنی لفظی بحث گروهی واضح است: یک گفتگوی انتقادی درباره موضوعی خاص یا شاید مجموعه‌ای از موضوعات که در گروهی انجام می‌پذیرد که تعداد اعضای آن امکان مشارکت همه آن‌ها را فراهم می‌کند. یک گروه دو یا سه نفره عموما نیازی به یک اداره‌کننده برای داشتن یک بحث خوب ندارد، اما زمانی که تعداد اعضا به پنج یا شش نفر می‌رسد، وجود یک پیش‌برنده بحث یا تسهیل‌کننده می‌تواند مفید باشد. زمانی که تعداد اعضای گروه، هشت نفر یا بیش‌تر از آن باشد، وجود پیش‌برنده یا تسهیل‌کننده بحث، چه رسمی باشد چه غیر رسمی، تقریبا همیشه برای اطمینان حاصل کردن از انجام بحثی موثر، مفید است.
بحث گروهی نوعی جلسه است، اما از چند جهت با جلسه‌های رسمی متفاوت است:
- ممکن است هدف خاصی نداشته باشد – بسیاری از بحث‌های گروهی تنها به این صورت هستند: گروهی در باب ایده‌های مربوط به یک موضوع ویژه بحث می‌کنند که ممکن است در نهایت به هدفی منتهی شود...هرچند ممکن است نشود.
- رسمیت کم‌تری دارد و ممکن است از هیچ گونه محدودیت زمانی یا نظم ساختاری یا خط مشی خاصی برخوردار نباشد.
- رهبری آن در مقایسه با جلسات معمولا کم‌تر دستوری است.
- فرآیند (ملاحظه و بررسی ایده‌ها) را بر محصول (وظایف ویژه‌ای که در درون مرزهای خود جلسه باید انجام شود) ترجیح می‌دهد.
- مدیریت گروه بحث همانند برگزاری جلسه نیست. بیش‌تر نزدیک به کارویژه تسهیل‌کننده است، اما دقیقا مشابه با آن هم نیست.
یک بحث گروهی موثر عموما دارای اجزای زیر است:
- همه اعضای گروه از این شانس برخوردارند تا به شیوه‌ای آزاد صحبت کنند، ایده‌ها و احساساتشان را ابراز کنند، و اندیشه‌هایشان را پیگیری کنند و یا از آن دست بکشند.
- همه اعضا می‌توانند ایده‌ها و احساسات دیگران را که به صورت علنی ابراز می شود، بشنوند.
- اعضای گروه می‌توانند با خیال راحت ایده‌هایی را که هنوز صورت کاملی ندارد، بسنجند و بیازمایند.
- اعضای گروه می‌توانند بازخوردهای محترمانه و در عین حال صادقانه و سازنده را دریافت کنند و به آن پاسخ دهند. بازخورد می تواند مثبت، منفی یا صرفا روشنگرانه و تصحیح‌کننده موضوعات و خطاها باشد، اما در همه موارد به صورت محترمانه ارائه شود.
- دیدگاه‌های متعددی مطرح می‌شوند و مورد بحث قرار می‌گیرند.
- بحث تحت سیطره هیچ کس نیست.
- مباحث و مناظره‌ها در عین حال که ممکن است موضوعاتی داغ باشند، اما بر اساس محتوای ایده‌ها و نظریات هستند نه بر اساس شخصیت‌ها.
- حتی در هنگام اختلاف نظر، تفاهمی وجود دارد که بر مبنای آن اعضای گروه با هم کار می‌کنند تا اختلاف را برطرف کنند، مشکل را حل کنند، طرحی ایجاد کنند، تصمیمی بگیرند، اصولی را بر پایه توافق همگان پیدا کنند، یا به نتیجه‌ای برسند که بر اساس آن بتوانند به بحث‌های بیش‌تری بپردازند.
بسیاری از بحث‌های گروهی به جز تبادل آرا، هدف خاص دیگری ندارند. در نهایت، یک بحث گروهی موثر، بحثی است که در آن بسیاری از ایده‌ها و دیدگاه‌های مختلف شنیده شود و مورد بررسی قرار گیرد. این کار به گروه امکان می‌دهد تا اگر هدفی دارد به انجام برساند یا مبنایی را برای بحث جاری یا تعامل و همکاری بیش‌تر ایجاد کند.
اهداف احتمالی زیادی برای یک بحث گروهی وجود دارند، مانند:
- خلق وضعیتی جدید – تشکیل یک ائتلاف، شروع یک کار خلاقانه و غیره.
- کشف سازوکا‌رهای مبتنی بر همکاری و مشارکت در بین گروه‌ها یا سازمان‌ها
- بررسی و تحلیل یک موضوع بدون اینکه هیچ هدف خاصی مد نظر باشد جز شناخت آن.
- تهیه برنامه استراتژیک – برای یک کار خلاقانه، یک کمپین حمایتی، یک مداخله و غیره.
- بررسی خط مشی و تغییر خط مشی.
- مطرح کردن نگرانی‌ها و اختلاف نظرهای بین افراد و گروه‌ها.
- برگزاری جلسات عمومی در باب پیشنهاد قوانین یا مقررات تازه، توسعه محلی و غیره.
- تصمیم‌گیری درباره یک اقدام.
- کسب پشتیبانی دوجانبه.
- حل یک مشکل.
- برطرف کردن مناقشه‌ها.
- برنامه‌ریزی برای کار خودتان یا مراسم.
سبک‌های ممکن در مدیریت بحث گروهی نیز متفاوت است. پیش‌برنده یا تسهیل‌کننده بحث گروه ممکن است جهت‌دهنده باشد یا نباشد؛ به این صورت که وی ممکن است در پی کنترل جهت بحث در چارچوب معینی باشد یا اجازه دهد که گروه بحث را کنترل کند و او صرفا تسهیل کردن بحث را برعهده داشته باشد.
چرا باید بحث گروهی داشت و آن را مدیریت کرد؟
دو شیوه برای نگاه به این پرسش وجود دارد: «چرا باید بحث گروهی انجام داد؟» و «چرا شما، نه کسی دیگر، باید بحث را اداره کنید؟» اجازه بدهید هر دو مورد را بررسی کنیم.
چرا باید بحث گروهی انجام داد؟
چندین دلیل برای این مساله وجود دارد که برخی از آن‌ها عملی و برخی دیگر فلسفی هستند.
بحث گروهی:
- به همه امکان اظهار نظر می‌دهد.
- امکان می‌دهد تا ایده‌های مختلف مطرح شوند و مورد بحث قرار گیرند.
- در کل فرآیند دموکراتیک و عادلانه‌ای است.
- به اشراف گروه بر هر نتیجه‌گیری، طرح یا اقدامی منجر می‌شود که گروه درباره آن تصمیم می‌گیرد. و تصمیم، تصمیم همگان تلقی می‌شود.
- آن دسته از کسانی را که ممکن است به طور معمول مایل نباشند حرفشان را بزنند، تشویق به مشارکت می‌کند.
- اغلب می‌تواند برخی از کانال‌های ارتباطی را در میان افرادی بگشاید که ممکن است به هیچ شیوه دیگری ارتباط برقرار نکنند.
- گاهی اوقات واقعا راه آشکار برای اقدام یا حتی تنها راه است.
چه زمانی ممکن است بحث گروهی و مدیریت آن لازم باشد؟
البته نیاز یا تمایل به بحث گروهی ممکن است در هر زمانی به وجود آید، اما بعضی اوقات به طور خاص ضروری می‌شود.
- در هنگام آغاز کاری جدید.
- زمانی که مسئله‌ای وجود دارد که دیگر نمی‌توان آن را نادیده گرفت.
- زمانی که لازم است گروه‌ها را به گردهمایی دعوت کنید.
- زمانی که گروه موجود در حال بررسی گام بعدی خود است یا در پی مطرح کردن موضوعی است که برایش مهم است.
چگونه بحث گروهی را مدیریت کنیم
در برخی موارد، فرصت مدیریت بحث گروهی می‌تواند به طور ناگهانی و بدون آمادگی قبلی به وجود آید، اما در مواردی دیگر، بیش‌تر حاصل تمهیدات رسمی، برنامه‌ریزی شده و قابل پیش‌بینی است.
عرصه را مهیا کنید
اگر پیشاپیش وقت برای آماده شدن داشته باشید، چیزهایی وجود دارند که ممکن است قادر به انجام آن‌ها باشید که باعث می‌شوند شرکت‌کنندگان احساس راحتی بیش‌تری کنند و در نتیجه تصمیمات آسان‌تر اتخاذ شوند.
- مکان را انتخاب کنید؛
- غذا و نوشیدنی فراهم کنید؛
- وسایل لازم برای کمک به بحث را همراه داشته باشید؛
- با هدف و محتوای بحث آشنا شوید؛
- اطمینان حاصل کنید که همگی پیشاپیش اطلاعات و مواد لازم دیگر را دریافت کنند.
بحث را مدیریت کنید
به سبک اداره بحث فکر کنید
نخستین چیزی که لازم است به آن فکر کنید، متد یا سبک اداره بحث است. نکته‌ای که اینجا مطرح می‌شود این است که بسیاری از مدیران خوب گروه یا گردهمایی، در واقع تسهیل‌کنندگانی هستند که دغدغه اصلی آن‌ها، حمایت و حفظ فرآیند کار گروه است. این، به ویژه در مورد بحث گروهی صادق است که در واقع هدف فرآیند در آن، گرد هم آمدن گروه است.
تسهیل‌کنندگان جهت‌دهنده بحث نیستند و به جز برای پرسیدن سوال یا ارائه توضیحاتی برای پیشبرد بحث، تلاش می کنند تا خود را بیرون از آن نگه دارند. برای بیش‌تر بحث‌های گروهی، تلاش برای ایفای نقش تسهیل‌کننده چه بسا ایده بسیار خوبی باشد.
- کاری کنید که افراد احساس راحتی کنند
- به گروه کمک کنید تا قواعد و اصول اساسی جلسه را معین کنند
- خط مشی یا اهداف جلسه را تعیین کنید
- بحث را مدیریت کنید
اینکه تا چه حد فعال هستید ممکن است بستگی به سبک مدیریت شما داشته باشد، اما به طور حتم شما در اینجا مسئولیت‌هایی دارید که عبارتند از: تعیین یا کمک به گروه برای تعیین موضوع بحث، تشویق و تقویت فرآیند باز، درگیر‌کردن همه شرکت‌کنندگان، ارائه سوال و نظر جهت پیشبرد بحث، خلاصه‌سازی یا توضیح نکات مهم، موضوعات و ایده‌ها و جمع‌بندی و خاتمه دادن به جلسه. اجازه بدهید نگاهی به این موارد و نیز بعضی از بایدها و نبایدها برای مدیران گروه بحث بیاندازیم.
- تعیین موضوع
- تشویق و تقویت فرآیند باز
- درگیر‌کردن همه شرکت‌کنندگان
- ارائه سوال و نظر برای پیشبرد بحث
این موضوع به ویژه زمانی صادق است که گروه در تنگنا قرار می‌گیرد، چه به این دلیل که دو ایده یا جناح مخالف به بن‌بست می‌رسند یا به این دلیل که هیچ کس قادر یا مایل به گفتن چیزی نیست. در این شرایط، توانایی مدیر برای شناسایی نقاط توافق یا ارائه پرسش‌هایی که دوباره بحث را به جریان می‌اندازند، برای اثربخشی گروه بسیار اساسی و مهم است.
- خلاصه‌سازی یا توضیح نکات مهم، موضوعات یا ایده‌ها
- جمع‌بندی و خاتمه‌دادن به جلسه
پیگیری‌کردن
حتی بعد از اینکه بحث را خاتمه دادید، کار شما لزوما تمام نشده است. اگر در مقام ثبت و ضبط‌کننده بحث بوده‌اید، ممکن است بخواهید که یادداشت‌برداری‌های مربوط به بحث را مرتب کنید، آن‌ها را تایپ کنید و برای شرکت‌کنندگان بفرستید. یادداشت‌های صورت جلسه ممکن است شامل خلاصه‌ای از نتایج به دست آمده و نیز تکالیف یا فعالیت‌های مربوط به پیگیری‌کردن بحث باشد که شرکت‌کنندگان بر سر آن توافق کرده‌اند.
اگر جلسه مورد نظر تنها یک بار برگزار شده و یا آخرین جلسه از مجموعه‌ای از جلسات بوده، ممکن است کار دیگری نداشته باشید. اما اگر جلسه آغازین یا بخشی از بحث پیش رو باشد، ممکن است قبل از جلسه بعدی، کارهای فراوانی برای انجام داشته باشید، مانند تماس گرفتن با افراد برای اطمینان از اینکه آنچه را که قول داده بودند، انجام داده‌اند، و آماده کردن برگه‌های یادداشت‌برداری شده جهت ارسال آن در جلسه بعدی تا همه بتوانند بحث را به خاطر داشته باشند.
مدیریت بحث گروهی موثر مستلزم آماده‌سازی ( در‌صورتی که فرصت آن را داشته باشید)، شناخت و تعهد به فرآیند باز، و تمایل به دوری از منیت و سوگیری شخصی است. اگر بتوانید این کا‌رها را انجام دهید، این شانس را دارید که تبدیل به یک مدیر بحث شوید و در این صورت قادر خواهید بود گروه‌ها را در دستیابی به نتایج مورد نظر یاری دهید.
بایدها و نبایدهای اداره‌کنندگان بحث
بایدها:
- رفتار و نگرش‌هایی را که از گروه انتظار دارید، مشخص کنید.
- از زبان بدن و تن صدا و نیز واژه‌های تشویقی استفاده کنید.
- برای پیوستن به بحث، بازخورد مثبت بدهید.
- از واکنش‌ها و احساسات افراد آگاه باشید و تلاش کنید تا به شیوه‌ای مناسب به آن پاسخ دهید.
- سوالات باز ارائه کنید.
- سوگیری‌های خود را کنترل کنید.
- مخالفت کردن را تشویق کنید و کمک کنید تا گروه آن را به شیوه‌ای خلاقانه به کار گیرد.
اغلب اوقات، تضاد، اعم از دیدگاه‌های متضاد، جهانبینی‌های متضاد یا شخصیت‌های متضاد – برای افرادی که تمام تلاششان را انجام می‌دهند تا آن را نادیده بگیرند یا بر آن سرپوش بگذارند، بسیار ترسناک است. چنین واکنشی نه تنها تضاد موجود را حل‌نشده رها می‌کند – و در نتیجه رشد می‌کند و بعدا خیلی قوی‌تر از قبل سر بر می‌آورد – بلکه در بررسی مسائلی که به وجود می‌آورد، ناکام می‌ماند. اگر این موارد به صورت باز مطرح شوند و به شیوه‌ای منطقی مورد بحث قرار گیرند، دو طرف در‌می‌یابند که بیش‌تر با هم توافق دارند تا تضاد، و می‌توانند اختلافاتشان را با تبادل نظر حل کنند. حتی در مواردی غیر از این، مواجهه منطقی با تضاد و کشمکش و نگاه به ریشه دیدگاه‌های هر کدام از طرفین، می‌تواند به تمرکز بر موضوع مورد نظر کمک کند و نسبت به زمانی که یک طرف به تنهایی عمل می‌کند راه حل‌هایی به مراتب بهتر فراهم کند.
- تا جایی که ممکن است خاموش بمانید و بگذارید دیگران حرف بزنند.
نبایدها:
- اجازه ندهید فردی یا گروه کوچکی از افراد بر بحث تسلط پیدا کنند.
- اجازه ندهید یک دیدگاه بر دیگر دیدگاه‌ها پیشی گیرد، مگر اینکه بر پایه واقعیات و منطق مطرح شود و برای اعضای جلسه قانع‌کننده باشد.
گاهی‌اوقات افراد یا جناح‌هایی که در پی تلاش برای تسلط بر بحث هستند، می توانند در فرآیند بحث گروه اخلال ایجاد کنند. دو بخش ١ و ٢ از فصل ١٦ – که بخش ٤ آن را می‌خوانید - حاوی رهنمودهایی برای مواجهه با این نوع شرایط هستند.
- تصور نکنید که موضعی که افراد می‌گیرند به خاطر فرهنگ، پیشینه، نژاد، سبک شخصی یا امور شبیه به آن است. تصور نکنید که موضع فردی از یک فرهنگ، نژاد یا پیشینه خاص، موضع همه کسانی است که از آن فرهنگ یا نژاد یا پیشینه خاص می‌آیند.
استثنا در اینجا زمانی است که شخصی از طرف باهمستان یا گروه خود برای معرفی دیدگاه خود در یک بحث چند‌بخشی انتخاب شده است. در این حالت نیز حتی ممکن است فرد خود را تابع مباحثات و استدلال‌های دیگران بیابد یا ممکن است دیدگاه‌های مربوط به خودش را داشته باشد. به علاوه، ممکن است چنین کسی از ایده‌های خاصی که برای گروه وی مهم هستند حمایت کند، اما باز هم دارای دیدگاه‌های خاص خودش باشد، به ویژه در حوزه‌های دیگر.
- عقل کل نباشید. حتی اگر از دیگران درباره موضوع بحث بیش‌تر بدانید.
البته اگر به طور مستقیم در مورد دیدگاه شما سوال شد، بهتر است صادقانه پاسخ دهید. هر چند برای پاسخ چندین گزینه پیش رو دارید. یکی اینکه نظرتان را بیان کنید اما به صراحت بگویید که این تنها یک نظر است نه بیان واقعیت، و دیگران نظر دیگری دارند. دیگری اینکه درخواست کنید که نظرتان را در آخر بحث مطرح کنید (یا وقتی همه نظرشان را داده باشند) تا نظر دیگران در سایه نظر شما قرار نگیرد. بعد از اینکه همه اعضای دیگر گروه اظهار‌نظر کردند، و نظر خود را بیان کردید، سپس درباره تشابهات و تفاوت‌های بین همه دیدگاه‌ها و دلایل افراد جهت حمایت از آن‌ها، بحث کنید.
اگر سوال مستقیمی از شما پرسیده شد، و مربوط به واقعیت‌هایی بود که می‌دانید و باید در نظر گرفت، پاسخ بدهید. اگر سوال زیاد شفاف نباشد، می توانید آن را به گروه ارجاع دهید و از آن به عنوان محرکی برای بحث استفاده کنید.
خلاصه
بحث‌های گروهی در جامعه ما رایج هستند و دارای اهداف مختلفی هستند، از برنامه‌ریزی و مداخله یا کار خلاقانه گرفته تا حمایت دوجانبه، حل مشکل و یا بررسی موضوع مربوط به نگرانی محلی. یک بحث گروهی موثر بستگی به اداره‌کننده یا تسهیل‌کننده‌ای دارد که می‌تواند آن را از طریق یک فرآیند باز هدایت کند – در صورتی که موضوع بحث از قبل تعیین نشده باشد، گروه آن را تعیین می‌کند، و بدون انتظار برای رسیدن به نتایج خاصی، تشویق به بیان مخالفت و مشاجره مدنی می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که تمام اعضا در بحث مشارکت دارند و هیچ کس بر بحث غلبه پیدا نمی‌کند. اگر اداره‌کننده بحث به شیوه‌ای دموکراتیک یا به‌ویژه با یک سبک مشارکتی و با شناخت از کارکردهای گروه، انجام وظیفه کند، بسیار موثر خواهد بود.
هر اداره‌کننده خوب بحث گروهی باید هم به فرآیند و محتوای بحث و هم به افراد تشکیل‌دهنده گروه توجه کند. وی باید فضا و محیط را تا حد ممکن مهیا کند، به گروه کمک کند تا قواعد و اصولی را ایجاد کند که تداوم حرکت آن را به شیوه‌ای مدنی و راحت حفظ می‌کند، تمام مواد لازم را فراهم کند، خود را با موضوع آشنا کند، و اطمینان حاصل کند که هرگونه اطلاعات یا تکالیف قبل از بحث در بازه زمانی مناسب به دست شرکت‌کنندگان برسد. سپس وی باید بحث را هدایت کند، مراقب پیشبرد و ارتقای فرآیند باز باشد، همه را درگیر بحث کند و اجازه تسلط به هیچ کسی ندهد. اداره‌کننده بحث باید به مسائل و نیازهای شخصی اعضای جلسه توجه داشته باشد به‌خصوص اگر می‌بیند که این مسائل بر بحث گروهی تاثیر می‌گذارد. هر زمان مناسب باشد باید خلاصه‌برداری کند یا توضیح دهد، برای پیشبرد بحث سوال مطرح کند، و دستور کار شخصی و منیت و سوگیری خود را کنار بگذارد. کار آسانی نیست اما می تواند بسیار لذت‌بخش و رضایت‌آفرین باشد. یک بحث گروهی موثر می تواند زمینه را برای اقدام و تغییر واقعی باهمستان فراهم کند.