وقتی گروه، طرح، یا سازمانی به اهداف خود می‌رسد، باید توجه دیگران را به این موضوع جلب کند. باهمستان باید بداند سازمانی اثربخش را در خود جای داده که اهدافش را محقق می‌سازد. و گروه یا سازمان هم باید این دستاوردها را گرامی داشته و ارج نهد، تا برای ورود به مرحله بعدی آماده شود. موضوع اصلی این بخش گرامی‌داشت دستیابی به اهداف است. با خواندن این بخش خواهید دید برجسته‌سازی موفقیت‌ها چه نتایجی دارد و چگونه می‌توان به این نتایج دست یافت.
دستیابی به چه نوع اهدافی را باید ارج نهاد؟
تحقق اهداف گوناگونی شایسته تقدیر است. نقاط عطف زمانی در سازمان، دستاوردهای سازمانی، رویدادهای ویژه، و دستیابی افراد و گروه‌های سازمان به اهداف خود چند نمونه از این دست هستند.
نقاط عطف زمانی سازمان
یکی از اهداف مهم، به‌ویژه در ابتکار عمل‌ها و سازمان‌های مردمی و متکی به باهمستان، موضوع بقا است. در چنین سازمان‌هایی، پشت سر گذاشتن سال اول کاری از چالش‌های بزرگ است. تنها حدود ۱۵ درصد از سازمان‌ها پنج‌ساله می‌شوند، و فقط حدود ۲ درصد از آن‌ها به ده‌سالگی می‌رسند. صرف رسیدن به سالگرد، به‌ویژه سالگردهای مهم، از اهداف مهمی است که باید به آن توجه کرد و قدرش را دانست.
مثال: یکی از سازمان‌های سوادآموزی در اولین سالگرد آغاز به کار خود مراسمی همگانی را برگزار کرده و مطبوعات، همه سوادآموزان، کارکنان، و افراد داوطلب سهیم در این کار را به مراسم دعوت کرد. در سالگردهای بعدی همیشه جشنی برگزار می‌شد و مقالات خبری درباره رشد سازمان و موفقیت‌های طرح در طول این سال‌ها در روزنامه محلی چاپ می‌شد. سازمان در سالگرد ده‌سالگی خود جشنی را برگزار کرده و از همه افراد همکار در سالیان پیش برای حضور در جشن دعوت کرد. بریده جراید، عکس، بروشور، برگه‌های تبلیغاتی، و رونوشتی از هدایا و کمک‌های مالی و غیره در محل مراسم به نمایش گذاشته شد و در اختیار بنیان‌گذاران قرار گرفت، و از افراد برجسته در رشد سازمان قدردانی و تشکر رسمی به عمل آمد.
سازمان با برگزاری این جشن چند هدف را دنبال می‌کرد: تبلیغات گسترده برای سازمان، آگاهی‌رسانی در سطح باهمستان درباره تداوم ده‌ساله طرح، ایجاد حس تعلق و همکاری در کارکنان و سوادآموزان جدید، و ایجاد حس ارزشمندی و بزرگداشت دستاوردها برای همکاران باسابقه.
دستاوردهای سازمانی
چند نمونه از دستاوردهای شایسته تقدیر و برجسته‌سازی:
- دستیابی به اهداف خدماتی. این اهداف معمولا به شکل نتایجی مشخص بیان می‌شوند که سازمان در پی تحقق آن بوده است (مثلا، کاهش بارداری نوجوانان تا ۱۵٪)، اما گاه به تعداد افراد تحت پوشش خدمات یا ارائه انواع جدید خدمات مربوط می‌شوند.
- دستیابی به اهداف عضویتی. این اهداف معمولا کمّی هستند، اما گاه در قالب معیارهای کیفی نیز بیان می‌شوند؛ مثلا، عضوگیری از میان افراد جوان‌تر یا ساکنان محله‌ای خاص.
- دستیابی به اهداف در جمع‌آوری کمک‌های مردمی. سازمان لوکال یونایتد ویز معمولا تابلویی را (غالبا به شکل تصویر یک دماسنج) در محلی که در دید باشد (مثلا، جلوی ساختمان شورای شهر) نصب می‌کند و در هر مرحله میزان کمک‌های جمع‌آوری‌شده را روی این تابلو ثبت می‌کند. نقطه هدف به صورتی واضح بالای این تابلو مشخص است. با رسیدن به نقطه هدف، همه از دستیابی به این هدف مطلع می‌شوند، و جمله یا تصویری برای تقدیر از این دستاورد روی تابلو قرار می‌گیرد.
- دریافت کمک یا منابع مالی. تخصیص بودجه ایالتی به یک حوزه یا برای سازمانی خاص، کمک‌های مالی بنیادها، منابع اهدایی افراد، یا منابع مالی اهدایی شرکت‌ها یا دیگر اشخاص در باهمستان همگی جزء اهدافی هستند که در صورت تحقق باید جشن گرفته شوند.
رویدادهای مهم
این رویدادها معمولا خود در بزرگداشت تحقق اهداف سازمانی برگزار می‌شوند. امضای توافق بین دسته‌های خیابانی رقیب، سوادآموزی بزرگسالان یا تکمیل دوره آموزشی ضمن خدمت، یا افتتاح مرکز بهداشت روانی یا درمانگاهی محلی همگی ثمره سال‌ها تلاش هدفمند هستند. حالا وقتش است همه از دستیابی به این اهداف باخبر شوند.
دستیابی کارکنان یا سایر افراد مهم به اهداف مشخص سازمانی نیز از موضوعات نیازمند تقدیر است:
- سالگردهای مهم (ده سال مدیریت، پنج سال کار داوطلبانه)
- اخذ مدرک کارشناسی یا تحصیلات عالی بالاتر
- رای آوردن برای حضور در سمت‌های سازمان‌های حرفه‌ای یا دریافت پاداش از این سازمان‌ها
- ترفیع سازمانی
چرا باید دستاوردها را گرامی بداریم؟
گرامی‌داشت دستاوردها چند دلیل دارد که به نیازهای درونی و بیرونی سازمان مربوط می‌شوند.
- گرامی‌داشت عمومی دستاوردها فرصتی برای گسترش روابط عمومی سازمان است. اطلاع‌رسانی به باهمستان درباره تحقق اهداف مشخص چند فایده برای سازمان دارد:
- اطلاع‌رسانی عمومی به باهمستان و یادآوری ماهیت و فعالیت‌های سازمان
- جذب مشارکت‌کنندگان، افراد داوطلب، و همکاران جدید
- نمایش کار اثربخش و تحقق اهداف برای باهمستان
- جلب توجه و تاکید بر نیازهای جامعه هدف
- برجسته‌سازی نیازهای سازمان برای افراد داوطلب و همکاران
- تشریح مسئله برای باهمستان
- بزرگداشت دستاوردها در فضای عمومی یا خصوصی برای کارکنان و افراد داوطلب انگیزه‌بخش است.
- ایجاد حس غرور کاری در نتیجه آگاهی از تحقق هدف
- تحسین و قدردانی از کارکنان و افراد داوطلب بابت دستاورهایشان با گرامی‌داشت آشکار یا تلویحی دستاوردها (شکل آشکار و مستقیم موثرتر است)
- یادآوری امکان موفقیت و انگیزه‌بخشی به کارکنان و افراد داوطلب برای کارهای آتی با جلب توجه آن‌ها به دستاوردها
- به طور کلی، جشن گرفتن موضوع مهمی است. کار در زمینه بهداشت و خدمات‌رسانی به باهمستان معمولا افراد را درمانده یا حتی افسرده می‌کند. باید از فرصت مناسب برای جشن گرفتن دستاوردها بهره گرفت تا از یک سو این روند یکنواخت به هم بریزد، و از سوی دیگر افراد چرایی کار خود را به خاطر آورند.
- بزرگداشت دستاوردها در حفظ و تداوم فرهنگ، تاریخ، و اسطوره‌های سازمانی نقش دارد.
- این موقعیت‌ها دستاوردهای مهمی در تاریخ سازمان بوده و باعث می‌شود دستاوردها در خاطر افراد بمانند.
- روایت‌های متکی بر این موقعیت‌ها در شکل‌گیری تاریخ و اسطوره‌های سازمانی موثرند. همچنین، یادآوری گذشته‌ها در چنین موقعیت‌هایی به حفظ و تداوم تاریخ و اسطوره‌های سازمان کمک می‌کند.
- حضور کارکنان، افراد داوطلب، اعضا، و/یا شرکت‌کنندگان جدید در این مراسم، این افراد را با فرهنگ سازمانی آشنا کرده و با واردن کردن آن‌ها به تاریخ و گذشته سازمان، در این افراد حس تعلق ایجاد می‌کند.
- بزرگداشت دستاوردها در فضای عمومی باعث می‌شود ماجرای سازمان به گوش همگان برسد و باهمستان نیز در این روند شریک شود.
چه افرادی را باید در گرامی‌داشت دستاوردها مشارکت داد؟
برای تقدیر و بزرگداشت دستیابی به اهداف گزینه‌های بسیاری داریم (به ادامه متن مراجعه کنید). دعوت از افراد برای حضور و شرکت در این روند به گزینه انتخابی بستگی دارد. در برخی موارد، مثل چاپ اطلاعیه خبری درباره تحقق اهداف مهم، لازم نیست کسی را دعوت کرد. در موارد دیگر، شاید لازم باشد خبر فعالیت‌های سازمان در خارج از سازمان پخش نشود. اما در موارد دیگر، می‌توان کل باهمستان را دعوت کرد.
اگر منظور بزرگ‌داشتِ کارهای داخلی سازمان باشد، شاید برگزاری مراسم خصوصی کافی باشد. اگر هدف اطلاع‌رسانی به باهمستان و کار روابط عمومی باشد، باید تا حد امکان مراسم را عمومی برگزار کرد.
مراسم درون‌سازمانی
پخش اطلاعیه از طریق ایمیل یا ارسال پستی را نباید فراموش کرد، اما اگر دنبال کار بزرگ‌تری هستید، می‌توان گزینه‌های دیگری را نیز در نظر گرفت و افراد دیگری را نیز دعوت کرد.
فهرست مدعوین، از محدودترین شکل گرفته تا گسترده‌ترین آن، می‌تواند شامل افراد زیر باشد:
- اعضای گروه‌هایی که در دستیابی به هدف مورد نظر مسئولیت مستقیم داشته‌اند
- تمامی کارکنان و اعضای گروه‌ها
- افراد داوطلب
- شرکت‌کنندگان یا افراد ذ ی نفع در خدمات
- اعضای شورا
- اعضای سازمان
- حامیان سازمان در باهمستان و در میان مقامات رسمی
مراسم عمومی
در برخی جشن‌ها یا مراسم عمومی، می‌توان ابتدا تمام یا اکثر افراد یادشده در بخش قبل را دعوت کرد و سپس برخی گروه‌های زیر را نیز به فهرست اضافه نمود:
- مقام‌های رسمی باهمستان. این گروه شامل همه مقامات مرتبط با موضوع در باهمستان است، حتی افرادی که در گذشته حمایت چندانی از سازمان نداشته‌اند. این موقعیت فرصتی برای جلب حمایت یا دست کم ایجاد ذهنیت مثبت است. هیچ‌گاه نباید فرصت ایجاد همکاری را از دست داد.
- رهبران دارای نقش ویژه در باهمستان. دعوت از این افراد به نوع رویداد بستگی دارد. مثلا، در مراسم افتتاح درمانگاه، می‌توان از مدیر بیمارستان، اعضای جامعه پزشکی، و شورای بهداشت و سلامت، و نیز رهبران کسب‌وکار و شخصیت‌های مذهبی حامی طرح و فعال در اجرای آن دعوت کرد.
- سایر افراد باهمستان که در این کار نقش داشته‌اند.
- عموم مردم. مراسم را می‌توان به صورت جشن‌های عمومی، راه‌پیمایی، یا رویدادهای دیگر برگزار کرد که حضور عموم در آن‌ها آزاد است.
- اصحاب رسانه. اصحاب رسانه را نیز باید به همه این رویدادها دعوت کرد یا دست کم آن‌ها را رسما از برگزاری رویداد مطلع کرد، حتی اگر رویدادها درون‌سازمانی باشند. سازمان باید کارهای مثبت خود را تبلیغ کند.
شیوه بزرگداشت دستاوردها
تا اینجا فهمیدیم چرا بزرگداشت دستاوردها و تحقق اهداف مهم فکر خوبی است و چه کسانی را باید برای این نوع مراسم دعوت کرد. شاید تاریخ و زمانی هم برای این کار در نظر گرفته باشید. حالا سوال این است که در عمل چه باید کرد. پیش از ورود به جزئیات، بهتر است در چند مورد تصمیم بگیرید.
۱. تصمیم‌گیری درباره هدف بزرگداشت دستاوردها
با این کار معمولا سه هدف را دنبال می‌کنیم:
اهداف مرتبط با کار درون‌سازمانی:
- تقدیر از کارکنان و/یا افراد داوطلب بابت سخت‌کوشی و دستیابی به اهداف
- ترویج حس مالکیت در کارکنان و/یا افراد داوطلب نسبت به سازمان و فعالیت‌های آن
- نشانه‌گذاری سازمانی برای اشاره به رسیدن به نقطه‌ای مشخص در مسیر رشد سازمان
- ایجاد همبستگی در سازمان
- برگزاری جشن و مراسم
اهداف مرتبط با باهمستان و دیگر بخش‌های خارج از سازمان:
- روابط عمومی – اشاره مداوم به وجود سازمان و دستاوردهای آن برای باهمستان موضوع مهمی است.
- برجسته‌سازی کار سازمان در نگاه باهمستان
- تقدیر و تشکر از باهمستان برای همکاری و حمایت از سازمان
- فرصت‌سازی برای جلب حمایت افراد بانفوذ در باهمستان
- اعتبارسازی سازمانی
ترکیبی از تمام با بخشی از اهداف فوق
۲. تصمیم‌گیری درباره برگزاری مراسم خصوصی یا عمومی یا هر دو
۳. تصمیم‌گیری درباره منابع موجود برای برگزاری مراسم بزرگداشت
۴. تصمیم‌گیری درباره فضای مراسم
پس از مشخص کردن هدف و تصمیم‌گیری درباره عمومی یا خصوصی بودن مراسم، و تعیین منابع موجود، باید نوع بزرگداشت یا مراسم را مشخص کرد. برای گرامی‌داشت دستاوردها، می‌توان از روش‌های ساده مثل انتشار مطالب مطبوعاتی یا اطلاع‌رسانی به باهمستان درباره تحقق اهداف سازمان یا روش‌های پرزق‌وبرق مثل برگزاری میهمانی‌های بزرگ عمومی با صرف غذا استفاده کرد.
این رویدادها را می‌توان به شکل رسمی یا غیر رسمی، با هدف اطلاع‌رسانی یا صرفا خوش‌گذرانی (یا هر دو)، و با جشن و پایکوبی یا بدون آن برگزار کرد. نوع رویداد انتخابی و نحوه سازمان‌دهی آن بر واکنش افراد سازمان و باهمستان تاثیر خواهد گذاشت. دو موضوع مهم در این زمینه تصمیم‌گیری برای پذیرایی و فعالیت‌ها و کارهایی است که قرار است در مراسم انجام شوند.
- اگر قرار است جشنی ساده برگزار شود، می‌توان آن را به شکل غیر رسمی برگزار کرد. شاید برای بخش‌های مختلف مراسم برنامه‌ریزی قبلی وجود نداشته باشد یا صرفا بخش‌های تفریحی مثل پذیرایی، بازی، و موسیقی برگزار شود. در جشن‌های عمومی یا خصوصی می‌توان از افراد حاضر در باهمستان، افراد داوطلب، و کارکنان دخیل در دستیابی به اهداف نیز تقدیر کرد.
- برای تقدیر از افراد، می‌توان به معرفی در جمع و تشکر زبانی اکتفا کرد یا با هدیه یا جایزه یا حتی شوخی از افراد تقدیر کرد.
- در این دست مراسم می‌توان از ماجراهای مربوط به سازمان، آلبوم عکس، بریده جراید، و دیگر مطالب مربوط به گذشته سازمان نیز بهره گرفت. پیش‌تر گفتیم که این مطالب در ایجاد انسجام و تداوم کار سازمان مفیدند.
- اگر هدف از برگزاری رویداد اطلاع‌رسانی به باهمستان و/یا تبلیغ برای سازمان باشد، کارهایی که در مراسم انجام می‌شوند باید کمی گسترده‌تر باشند. تعدادی از افراد مشارکت‌کننده در سازمان یا جامعه هدف، رهبران سازمان یا باهمستان، چهره‌های مشهور، یا مقامات محلی یا دولتی می‌توانند در بخش‌هایی از مراسم سخنرانی کرده یا مطالبی را ارائه دهند. در اینجا هم تقدیر از افراد می‌تواند بخشی از مراسم باشد.
- پخش فیلم، اجرای نمایش، مراسم، رژه، یا دیگر نمایش‌های دیداری-شنیداری می‌تواند توجه عموم و رسانه‌ها را به رسالت و دستاوردهای سازمان جلب کند. در برخی موارد، می‌توان کارهای نمادین انجام داد (مثلا، آویزان کردن جعبه‌های مکزیکی موسوم به پینیاتا و ترکاندن آن که نماد رد باورهای نادرست درباره آمریکایی‌های مکزیکی‌تبار است).
۵. تصمیم‌گیری درباره جزئیات بزرگداشت دستاوردها
رویدادی که در نظر دارید در نهایت شامل چه بخش‌هایی خواهد بود؟ با توجه به گوناگونی اهداف و افراد دخیل در برنامه‌ریزی، می‌توان از گزینه‌های مختلفی بهره گرفت.
برگزاری جشن در سطح باهمستان
این نوع جشن‌ها را می‌توان به شکل مهمانی عمومی، مثلا با حضور گروه‌های موسیقی محلی، برنامه‌های سرگرمی، اردو یا پذیرایی در زمین‌های بازی یا بوستان‌های محلی، جشن‌های خیابانی، یا هر گزینه دیگری با توجه به اهداف و بودجه سازمان برگزار کرد. یا می‌توان مراسم را بر مبنای هدف و با تمرکز بر دستاورد مورد نظر برنامه‌ریزی و برگزار کرد. هر سازمان بسته به امکانات و ماهیت و اهداف سازمان می‌تواند از گزینه‌های گوناگونی برای ترتیب دادن این نوع مراسم بهره بگیرد.
یکی از سازمان‌های باهمستانی رابطه خود را با مالک یکی از فروشگاه‌های بزرگ محلی گسترش داده است. مالک فروشگاه موافقت کرده برای شروع کار تهیه غذای مراسم و رویدادها را بر عهده بگیرد. سازمان با اشاره به نام این فروشگاه بزرگ، از فروشگاه‌های دیگر خواسته است به برگزاری مراسم کمک کنند، و البته تاکید کرده که اقدامات این فروشگاه‌ها را در تهیه مواد غذایی به صورت عمومی اعلام خواهد کرد. تقریبا همه فروشگاه‌های دیگر با اهدای مواد غذایی برای برگزاری مراسم موافقت کرده‌اند چون نمی‌خواهند مردم فکر کنند این فروشگاه‌ها از سازمان حمایت نمی‌کنند. در نتیجه، سازمان همیشه مواد غذایی زیادی برای برگزاری مراسم در اختیار دارد، هیچ یک از فروشگاه‌ها مجبور به اهدای انبوه مواد غذایی نخواهند بود، و همه مردم باهمستان نیز می‌فهمند این فروشگاه‌ها سخاوتمندانه به فکر کمک به باهمستان هستند.
اما باید توجه داشت که این سخاوتمندی از سوی کسب‌وکارها معمولا تا جایی ادامه پیدا می‌کند که درخواست‌ها خیلی زیاد نباشند و به یکی دو بار در سال محدود شوند. دوم اینکه همیشه باید حتما کمک‌ها و هدایای آن‌ها را به شکل عمومی و با صدای بلند اعلام کرد. سازمان به این کسب‌وکارها مدیون است و انجام چنین کاری هم به نفع آن‌ها است و هم برای ادامه روابط سازمان با آن‌ها مفید است.
- برای تهیه غذا، می‌توان مواد غذایی را خرید یا از کمک‌ها و هدایای دیگران استفاده کرد.
- مواد غذایی را می‌توان با هزینه‌ای اندک تهیه کرد (یعنی، می‌توان فقط هزینه غذا را از افراد دریافت کرد).
- می‌توان از پذیرایی اشتراکی استفاده کرد و از هر یک از افراد خواست غذای خودش را همراهش بیاورد.
- می‌توان از فروشندگان مواد غذایی برای حضور در مراسم هزینه دریافت کرد (یا به آن‌ها اجازه حضور رایگان داد). مثلا، مسئولان سازمان‌دهی باهمستان در لاولِ ماساچوست، برای جلب کمک‌های مردمی در برگزاری جشنواره سالانه لاول، انواع و اقسام غذاهای محلی را با قیمت‌های مناسب تدارک دیدند.
- در رویدادهایی که در فضای باز برگزار می‌شوند، می‌توان از افراد درخواست کرد غذا و وسایل لازم را همراه خود بیاورند. در این حالت، سازمان مسئول تدارک وسایل سرگرمی، بادکنک، سازه‌ها، بازی، وسایل تفریحی و غیره خواهد بود.
- می‌توان با پرداخت هزینه از افراد حرفه‌ای برای سرگرم کردن حاضران دعوت کرد.
- می‌توان از افراد حرفه‌ای خواست بدون دریافت هزینه و جهت کمک به سازمان حاضران را سرگرم کنند.
- از افراد تازه‌کار هم می‌توان برای برنامه‌های سرگرمی کمک گرفت. افراد زیادی هستند که به خاطر دل خودشان اجرا می‌کنند و اجرایی در حد حرفه‌ای دارند. تقریبا همه سازمان‌ها یکی دو نفر از این دست می‌شناسند.
- می‌توان برنامه‌های سرگرمی مناسبتی اجرا کرد. مثلا، کارکنان یا افراد داوطلب می‌توانند نمایش‌های طنزی را درباره سازمان یا دستاورد مورد نظر اجرا کنند.
- می‌توان برنامه را طوری ترتیب داد که حاضران خودشان را سرگرم کنند. برای این کار می‌توان از بازی، مسابقات ورزشی، آوازخوانی دسته‌جمعی، یا رقص محلی یا گروهی بهره گرفت.
- می‌توان با کرایه فیلم یا بازی‌های رایانه‌ای یا تهیه اسباب‌بازی، کودکان را هنگام معاشرت بزرگ‌ترها سرگرم کرد.
خود هدف را نیز می‌توان به نحوی در مراسم عمومی جای داد. مثلا، اگر سازمان پس از کلی تلاش توانسته جلوی ساخت‌وساز را در منطقه‌ای بگیرد و از این منطقه حفاظت کند، پیاده‌روی یا کوه‌پیمایی عمومی یا تماشای پرندگان هم می‌تواند برنامه خوبی برای بزرگداشت این دستاورد باشد. برای جشن گرفتن مرمت ساختمان‌های تاریخی، می‌توان برنامه‌ای را برای بازدید از این اماکن ترتیب داد. برای جشن گرفتن افتتاح درمانگاه، می‌توان برنامه‌ای رایگان را برای سنجش فشار خون یا کلسترول در نظر گرفت.
خلاصه
محدودیت امکانات و ابتکار برگزارکنندگان تنها عواملی هستند که باعث محدودیت محتوا و ساختار هر گونه برنامه در بزرگداشت دستاوردها می‌شوند. مهم این است که سازمان به هدفی رسیده و می‌خواهد دستیابی به این هدف را جشن بگیرد. این برنامه‌ها عموما چند نتیجه دارند:
- افراد داخل سازمان، یعنی کارکنان، افراد داوطلب، و سایرین، از دستیابی به این اهداف خوشحال می‌شوند و حس می‌کنند سازمان قدردان سخت‌کوشی‌هایشان است.
- عموم مردم با سازمان و کارش بیش تر آشنا شده و برایش احترام قائل می‌شوند.
- باهمستان از دستیابی به هدفی مشخص آگاه شده و همچنین به این نتیجه می‌رسد که دستیابی به این هدف پایان راه نیست.
- همه، چه در داخل و چه در خارج از سازمان، حاضر می‌شوند برای رسیدن به هدف بعدی از سازمان حمایت کنند.
برنامه‌ای که در راستای بزرگداشت دستاوردها برگزار می‌شود، اگر یک یا چند مورد از آثار فوق را داشته باشد، فارغ از شکل و شمایل برنامه، موفق بوده و سازمان را نیز به موفقیت رسانده است.