القسم 1: إجراء اجتماعات فعّالة

• ما هي الاجتماعات الفعّالة؟
• لماذا نحتاج إلى الاجتماعات الفعّالة؟
• كيف ندير الاجتماعات الفعّالة؟
• المرحلة 1: التخطيط للاجتماع
• المرحلة 2: تنظيم الاجتماع
• المرحلة 3: إدارة الاجتماع
• المرحلة 4: متابعة الاجتماع
• إرشادات للتعامل مع الأعضاء ذوي الأطباع الصعبة

ما هي الاجتماعات الفعّالة؟

أحياناً، يبدو وكأنّنا نجتمع دائماً. لدينا اجتماعات التنظيم الشهرية المنتظمة، واجتماعات قوى العمل الخاصة للعمل على التحرّكات الطارئة، واجتماعات اللجان للمشاريع التي تولّتها مجموعتنا. وتستهلك الاجتماعات الكثير من وقتنا لأنّها الطريقة التي نقوم من خلالها باتّخاذ قراراتنا، والتخطيط لتحرّكاتنا، وتحريك العمل الذي نقوم به.

ولكن، كم منّا يكره الاجتماعات؟ نتذكّر جميعاً اجتماعاتٍ (وحتّى اجتماع اللجنة الذي عُقِد ليل البارحة ربّما) بدت وكأنّها لا تنتهي من دون أن تُتَّخذ أيّ قرارات فيها. فلقد ظلّ أحد الأشخاص يقاطع ويُلهي الجميع عن جدول الأعمال، والرئيس أكثَرَ من إبداء آرائه الخاصة، وتجاوز الاجتماع مدّته المحدّدة؛ وحين انتهى، عاد الجميع إلى منازلهم متعَبين وغير راضين.

حسناً، صحيح أنّه لا يوجد حلّ سحري لجعل كلّ اجتماع أكثر فعاليةً، ولكن، بإمكان الاجتماعات أن تساعد فعلاً على اتّخاذ القرارات والتخطيط. وليس بالضرورة أن تكون متعِبة، بل قد تكون مسلّية حتّى. ويمكنكم أن تتعلّموا كيف تجعلون اجتماعاتكم مفيدة وممتعة لجميع الحاضرين. فالاجتماعات الفعّالة تساعد مجموعتكم على بلوغ غاياتها.

لماذا تحتاجون إلى الاجتماعات الفعّالة؟

هل كنتم تعلمون أنّ طريقة تيسير اجتماعاتكم وإدارتها تشكّل أحد أكبر "عوامل المخاطر" التي تواجه مشاركة الأعضاء واستثمارهم في المنظّمة؟ فجميع أجزاء الاجتماع مهمّة: التخطيط (لا سيّما التفكير في جداول الأعمال والغايات)؛ والأمور اللوجستية؛ ومهارات الرئاسة ومبادئها. وجميع هذه الأجزاء تؤثّر على مشاركة الأعضاء وانخراطهم.

إلى ذلك، تحتاج كلّ "مرحلة" إلى أن يتمّ الانتباه إليها والتعاطي معها بجدية لأنّ إدارة الاجتماع بشكل جيّد مرتبطة بشكل أساسي بالمشاركة. فالاجتماعات هي التي تحدّد ما إذا كانت المجموعة قادرة أو غير قادرة على إنجاز الأمور، وحلّ المشكلات، وإدارة نفسها بطريقة تعزّز الدمج والأمان، وتبني حسّاً بالانتماء إلى الجماعة.

كيف ندير اجتماعاً فعّالاً؟

إنّ إدارة الاجتماع أو ترؤّسه يعنيان أكثر من مجرّد تحريك المجموعة بحسب جدول الأعمال. فعندما نتترأّس اجتماعاً، نكون مسؤولين عن رفاه المجموعة والأعضاء الذين تضمّهم. ويتطلّب ذلك مقداراً معيّناً من الانتباه إلى "ديناميات المجموعة" ومسائل عملية أخرى. فجميع هذه الأمور الـ"حسّية" مهمّة!

لا تنسوا: إنّ إدارة الاجتماعات هي مهارة، وليست أمراً تعرفونه بالفطرة منذ الولادة. فكما هي الحال بالنسبة إلى أيّ مهارة، فهذه ستتحسن مع الممارسة -- وستزداد ثقتكم أيضاً!

عندما يقول أحدهم: "أحسنتم. كان هذا الاجتماع جيّداً"، فما الذي يعنيه بالضبط؟ في الواقع، يكون الاجتماع جيّداً بالفعل عندما يتمّ الانتباه إلى المراحل الأربع لإدارة الاجتماع:

• التخطيط للاجتماع (جدول الأعمال والأهداف)
• تنظيم الاجتماع (الأمور اللوجستية/ العملانية)
• إدارة الاجتماع (الرئاسة/التيسير)
• المتابعة (بعد أن ينتهي الاجتماع...)

فلنبدأ بالمرحلة الأولى :

المرحلة 1: التخطيط للاجتماع

إذا انتبهنا لتخطيط الإجتماع، يمكننا تفادي العوامل التي "تقتل" الاجتماع، مثل:

• إضاعة وقت الاجتماع
• إضاعة وقت الناس
• اجتماعات مملّة لا تصل إلى أيّ نتيجة
• الاجتماعات المنعقدة لغرض الاجتماع فقط

في ما يلي الخطوات الأساسية للتخطيط لاجتماع رائع.

1. قرّروا ما هو هدف الاجتماع

هل هو مراجعة النظام الداخلي، أم التخطيط لتجنيد المتطوّعين، أم أمر آخر؟ لا يوجد هدف واضح؟ النتيجة قد تكون اجتماعاً مملّاً وغير مركَّز! ضعوا هدفاً واضحاً، فيصبح جدول الأعمال خارطة الطريق التي ستوصلكم إلى هذا الهدف.

1. قوموا بواجبكم!

عندما تحتاجون إلى معلومات أو أبحاث للاجتماع فمن الأفضل تحضيرها قبل بدء الاجتماع. فما الذي يحصل عندما تأتون إلى اجتماع يفتقر إلى معلوماتٍ مهمّة؟ سيكون عادةً مضيعةً كبيرة للوقت!

1. قرّروا مَن يجب أن يحضر الاجتماع

مثلاً، عندما تعملون على حملة تستخدم اللّوحات الإعلانية، فهل يجب أن يحضر جميع الأعضاء، أم اللجنة المسؤولة عن اللوحات الإعلانية فقط؟ فكّروا قبل أن ترسلوا دعوات الاجتماع! فما الذي يحصل عندما يأتي الناس إلى اجتماع لا يكترثون بجدول أعماله؟ عادةً ما يقرّرون عدم المجيء مرّة أخرى!

1. خطّطوا مع الآخرين

هذه طريقة رائعة لتنمية قادة جدد وأيضاً لزيادة الاستثمار من جانب أشخاص آخرين في عمل مجموعتكم! ليس عليكم سوى أن تجمعوا ثلاثة أو أربعة أشخاص مهتمّين، وأن تتّفقوا على جدول الأعمال – لن يستغرق الأمر أكثر من ساعة!

والأهمّ...

1. جدول الأعمال الجيّد ضروري!

حَدّدوا في الجدول الوقت الذي تخطّطون لتخصيصه لكلّ بند. وإذا كان المطلوب من شخص غيركم أن يقدّم جزءاً معيّناً من جدول الأعمال فيجب ذكر ذلك أيضاً، وأرسلوا الجدول قبل أسبوع على الأقلّ من موعد الاجتماع. يجب أن يعرف أعضاء أيّ مجموعة ما الذي عليهم القيام به عندما يأتون إلى الاجتماع!

إذا كان جدول الأعمال هو خارطة الطريق التي ستتّبعونها، تأكّدوا من أنّه يحتوي على جميع "المحطّات"، من دون الكثير من "الرحلات الجانبية" غير الضرورية. دعوا الجميع يعرف ما الذي سيطرح للنقاش؛ لا تُبقوا ذلك سراً!

المرحلة 2: تنظيم الاجتماع

1. ابدؤوا وانتهوا في الموعد المحدّد

من غير اللائق أن نضيّع وقت الأعضاء، وهذا من أكثر الأمور التي تطفئ حماستهم! فإذا اضطُررتم إلى البدء في موعد متأخّر عن الموعد المفترض بسبب وجود ثلاثة أشخاص فقط في الغرفة، فاعتذروا على الأقلّ! والأفضل أن تعتادوا على البدء في الوقت المحدّد حتّى لو لم يكن في الغرفة سوى ثلاثة أشخاص. فالأخبار ستنتشر، وفي النهاية سيحضر الناس في الوقت المناسب، أو أنهم لن يحضروا على الإطلاق. وإذا استمرّ الناس في التأخُّر، أو في عدم الحضور على الإطلاق، فقد يدلّ ذلك على ضرورة تغيير توقيت اجتماعكم، أو وتيرته، أو الإثنين معاً.

1. سجّلوا الحضور

جدول تسجيل الحضور لا يحدّد لنا مَن حضر فحسب، بل يساعد أيضاً على تحديث قائمة العضوية، ويزوّدنا بالأسماء لجداول أرقام الهاتف. تأكّدوا من إدراج الإسم، والمنظّمة، والعنوان، ورقم الهاتف!

1. "عذراً، هل يمكنك أن تُبعِد كوعك؟"

يجب أن تكون أماكن الاجتماعات مريحة وملائمة. كذلك، يجب أن تكون الغرفة مركزية الموقع، وأن يكون حجمها مناسباً لحجم مجموعتكم. تواجدوا في الغرفة باكراً لإعداد المكان ومحاولة استخدام المساحة حيث تتمكنون من تشكيل دائرة، وليس الجلوس في صفوف كما في قاعة المسرح. وإذا كان يصعب على المسنّين أو غيرهم الوصول إلى مكان الاجتماع، فحاولوا أن تؤمّنوا النقل أو ربّما خدمة "مرافقة" تطوّعية (مشروع رائع بين المراهقين والمسنّين!).

1. العمل والعمل بلا متعة ليس أمراً جيداً!

خصّصوا وقتاً غير رسمي قبل الاجتماع وبعده لكي يتكلّم الناس ويتعارفوا. فهذا سبب هام لانضمام الناس إلى مجموعتكم في الأساس، وهو فرصة لتجنيد المتطوّعين. لا تنسوا أنّ "الاجتماع بعد الاجتماع" هو الذي يسمح أحياناً بتعلُّق الأشخاص بالمجموعة -- والحصول أيضاً على أفضل أفكارهم لجلبها إلى الاجتماع المقبل!

1. دورة منتظمة

إذا كانتم تعقدون دورة منتظمة من الاجتماعات، فسيبدأ الأشخاص بحفظ التاريخ (مثلاً، أوّل يوم إثنين من الشهر)؛ ولكن، لا تعقدوا اجتماعاً لمجرد الاجتماع فحسب! يجب أن يكون لديكم دائماً غايةً واضحة، وإلا فلا تعقدوا الاجتماع.

المرحلة 3: إدارة الاجتماع

لا ينحصر ترؤّس الاجتماع في مهمّة واحدة فقط؛ بل هو عدّة وظائف في وظيفة واحدة. إذا تولّيتم وظيفة الرئيس منذ البداية، فهذا يعني أنّه من واجبكم:

1. أن تقوموا بالتعريفات

يشمل ذلك دعوة الجميع إلى التعريف عن أنفسهم، إضافةً إلى التعريف عن أنفسكم وعن دوركم. وفي حال وجود متحدّث خاص، فإنّ التعريف عنه يدخل ضمن وظيفتكم أيضاً.

ولا تنسوا كم يمكن لتمارين التعارف الجيّدة أن تجعل الجميع يشعرون بالراحة! وتمرين التعارف هو نشاط قصير في بداية الاجتماع لمساعدة الناس على التعرّف إلى بعضهم البعض، أو اكتشاف معلومة مهمّة بطريقة مسلّية أو مثيرة للاهتمام. على سبيل المثال، قد تقيم مجموعتكم "سباق تنقيب"، حيث "ينقّب" الأشخاص عن معلومات عن بعضهم البعض.

1. أن تحصلوا على الموافقة على جدول الأعمال وقواعد العمل

لا تنسوا أنّ هذا الاجتماع يعني الجميع، لذلك يجب أن "يقتنع" الجميع بجدول الأعمال. يمكنكم أن تطلبوا مردوداً عن جدول الأعمال قبل أن تبدؤوا. وقد يكون من المفيد أيضاً وضع قواعد كعدم المقاطعة مثلاً،... إذا كانت المؤسّسة تضمّ بعض "المشوِّشين" المحتمَلين.

1. أن تُبقوا النقاش في المسار المُقرَّر

إذا شرد أحد الأشخاص عن جدول الأعمال أو إذا أطال حديثه كثيراً، ذكّروه بأن يلتزم جدول الأعمال! كونوا لطفاء ولكن حازمين: فالناس يحترمون الاجتماع الذي تتمّ إدارته بشكل جيّد، كما أنّهم يتذكّرون بوضوح تام الاجتماعات التي سُمِح فيها لشخص ما بالتكلّم من دون توقّف.

1. أن تراقبوا الوقت!

تذكّروا البداية والنهاية! احترموا الإطار الزمني لجدول الأعمال. اطلبوا موافقة جميع الأعضاء إذا بدا أنّ المجموعة تريد تجاوز الوقت المُتَّفق عليه لمسألة معيّنة. قد يكون من الطرق الجيّدة لجسّ نبض المجموعة استخدام عبارة مثل: "لقد استهلكنا الوقت الذي خصّصناه لهذه المسألة. هل يرغب أيّ شخص في أن يتابع عن الموضوع لعشر دقائق أخرى، أم ننتقل إلى البند التالي على جدول الأعمال؟"

1. أن تلخّصوا ما تسمعون

أنهوا كلّ بند على جدول الأعمال من خلال تلخيص أيّ استنتاجات بصوت مسموع. ثمّ انتقلوا إلى بند آخر إذا لم يعترض أحد أو إذا وافق الجميع.

1. أن تشجّعوا على المشاركة

عبّروا عن تقديركم إذا بادر شخصٌ يصمت عادةً إلى التكلم. وحاولوا جذب انتباه الجميع، ولا تدعوا المتدخلين المعتادين فقط يتكلّمون!

1. أن تستخدموا سلطة منصبكم بحكمة

انتبهوا إلى ما تقولونه، وكيف وكم تقولون! لا تتحيّزوا، وكونوا منصفين مع الجميع.

1. أن تنمّوا قادة جدداً من خلال تسليم صلاحياتكم

حاولوا التناوب على مسؤولية الرئاسة. فالطريقة الوحيدة لتعلُّم الآخرين تتمثّل في مراقبتكم ثمّ القيام بالعمل بأنفسهم.

في ما يلي بعض الإرشادات لإدارة الأشخاص في الاجتماع:

• تحلّوا بروح الفكاهة، ولا تكونوا دفاعيين.
• استخدموا أسئلة مفتوحة تتطلّب إجابات من الناس أكثر من مجرد "نعم" أو "لا".
• أجيلوا نظركم في الغرفة وانتبهوا إلى العلامات التي تدلّ على أنّه عليكم الإبطاء أو الإسراع.

المرحلة 4: متابعة الاجتماع

إذا انتهى الاجتماع، فهذا لا يعني أنّ عملكم قد أُنجِز! ولكي تنجحوا في المتابعة بعد الاجتماع، سوف تحتاجون إلى:

1. جمع المردود من المجموعة

من المفيد جمع معلومات عما شعر به المشاركون حيال الاجتماع، وما الذي يمكن تحسينه... قد لا ترغبون في القيام بذلك في كلّ اجتماع، بل مرّةً كلّ فترة على الأقلّ: للتأكّد من أنّ الأشخاص قد كُلِّفوا بمهام واضحة، ووضع موعد الاجتماع المقبل أو إعادة تأكيده، وزيادة فرص بقاء الأشخاص في المكان والتكلّم بعد أن ينتهي الاجتماع (وهذا أمر مهمّ جداً).

1.  إجراء مكالمات هاتفية للمتابعة

قد يرغب الرئيس أو شخص مكلَّف بإجراء مكالمات هاتفية للمتابعة، و/أو إرسال مراسلات للمتابعة، و/أو اتّخاذ بعض الخطوات للمتابعة. فغالباً ما تخدم هذه النشاطات التي تجري بعد الاجتماع كرابطٍ يكفل تماسك المجموعة.

1. تلخيص الاجتماع

من المفيد وضع قائمة بالقرارات المُتَّخذة، مع خطوات المتابعات. والمحاضر الرسمية قيّمة بالنسبة إلى منظّمات كثيرة (وليس جميعها) فهي تحتوي على بلاغات، وبنود معلوماتية وغيرها مما يعتبر توثيقها مهمّاً حتّى لو لم تكن "قرارات".

قد تكون كتابة المحاضر مملّة، وكذلك قراءته. ولكنّ هذا جزء من الوظيفة التي يتولّاها أمين السر. وقد تشتمل بعض البدائل على ما يلي:

• الطلب من أحد المتطوّعين تحضير ورقة تلخيصية عن الاجتماع، بالإضافة إلى المحضر (انظروا قسم الأدوات).
• صياغة المحضر على شكل قصّة، وليس على شكل تقرير رسمي مبوّب. يجب أيضاً أن تُكتَب القرارات المُتَّخذة بخطّ عريض أو بحروف كبيرة الحجم، لكي تكون بارزة. والأمر نفسه ينطبق على المتابعات.

في ما يلي بعض الإرشادات الإضافية لضمان سير الاجتماع بشكل سلس:

إرشادات للتعامل مع الأعضاء ذوي الأطباع الصعبة

التدخّلات

إنّ التدخّلات هي تقنيات تُستخدم عندما يواجهكم تشويشٌ أو مشكلات في أثناء الاجتماعات. وهي يمكن أن تُستخدم على حدة، ولكنّها عادةً ما تكون أكثر فعاليةً عندما تُستخدم معاً. يُذكر أنّ التدخّلات تحاول أن تبقى دون مستوى المواجهة، ولكنّها مع ذلك تبقى فعّالة في السيطرة على المشوِّشين.

اتركوا القرار للمجموعة

... إذا رفض أحد الأشخاص الالتزام بجدول الأعمال، وظلّ يعيد الفكرة عينها مراراً وتكراراً، وتحدّى طريقة إدارتكم الاجتماع، الخ.

استخدموا جدول الأعمال والقواعد الأساسية

... إذا ظلّ أحد الأشخاص يشرد عن جدول الأعمال، وأجرى حوارات جانبية طوال مدّة الاجتماع، وتعدّى لفظياً على الآخرين، الخ.

كونوا صريحين: قولوا ما الذي يجري

... إذا كان أحد الأشخاص يحاول تخويفكم، وإذا شعرتم بالإزعاج والضعف، واحتجتم إلى تجنيد المساعدة من جانب المجموعة، الخ.

استخدموا حسّ الفكاهة

... إذا كان جوّ الغرفة مشحوناً جداً، والأشخاص يقاومون حضورهم الاجتماع، ويخافون/ يخجلون من المشاركة، ويُنظَر إليكم كغرباء، الخ.

اقبلوا، أو عالجوا، أو أَحِيلُوا

... إذا ظلّ أحد الأشخاص يعبّر عن شكوكه في إمكانية إنجاز أيّ شيء، وإذا كان جاف الطبع ويستخفّ بكلّ اقتراح، وظلّ يعيد الفكرة عينها مراراً وتكراراً، ويعاني عقدة السلطة، الخ. هذا يعني: اقبلوا أنّ ما يقوله صحيح، ولا تتجاهلوه؛ عالجوا الأمر حالاً من خلال تكريس بعض الوقت له، أو أحيلوه إلى المجموعة لاتّخاذ قرار حول ما الذي يجب القيام به. انظروا أيضاً الفقرتين "خ" و"د" أدناه.

استخدموا لغة الجسد (إذا أمكن)

... لإسكات الحوارات الجانبية، ومساعدة الأشخاص الهادئين على المشاركة، وإعادة تركيز الانتباه، الخ. يمكنكم أن تقولوا الكثير من خلال تبادل النظرات، أو الابتسام (أو عدم الابتسام)، أو تغيير وضعية جلوسكم.

خذوا استراحةً: واجهوا المشوِّشين خارج غرفة الاجتماع

... إنْ لم تنجح التكتيكات الأقلّ مواجَهةً، واستمرّ أحد الأشخاص في التعدّي كلامياً على مشاركين آخرين، أو تقليب الأوراق، أو إجراء حوارات جانبية، أو مقاطعة الأشخاص. يمكنكم أن تعالجوا هذه المسألة خارج الغرفة، في أثناء استراحة اعتيادية.

واجهوا في الغرفة

... إذا كان ذلك مناسباً ولا يسبّب ردّ فعل عنيفاً، وإذا كانت المجموعة ستدعمكم، وإذا سبق أن حاولتم تكتيكات أقلّ مواجَهةً، الخ.

التدابير الوقائية

إنّ التدابير الوقائية هي تقنيات قد تساعدكم على تجنّب التشويش منذ البداية. فإذا استخدمتم هذه "التدابير الوقائية" منذ بداية اجتماعاتكم فمن المفترض ألا يحصل أيّ تشويش.

استمعوا لكي تفهموا

لا تدّعوا فقط أنّكم تستمعون إلى ما يقوله أحدهم. فالأشخاص يستطيعون أن يعرفوا متى لا تكونون منتبهين. اصْغوا بدقة حتى تفهموا الأفكار التي يعبّر عنها المتكلّم، وكرروا هذه الأفكار بصوت عالٍ إذا لم تكونوا متأكّدين من فهمها.

التزموا بدوركم

لا يمكنكم أن تكونوا مشاركين في الاجتماع ورؤساء الاجتماع في الوقت نفسه. عندما تخلطون بين هذين الدورين فأنتم تخاطرون بنفور المشاركين، والتسبّب بالاستياء، وفقدان السيطرة على الاجتماع. قدّموا الاستراتيجيات، والموارد، والأفكار – ولكن لا تقدّموا الآراء المباشرة.

لا تنسوا: "الرئيس" لا يعني "المشارك!!" إذا كنتم شغوفين بمسألة معيّنة على جدول الأعمال وأردتم التكلّم فيه، فعليكم أن تُجروا ترتيباً قبل الاجتماع حتى يترأّس شخص آخر هذا الجزء من الاجتماع.

لا تكونوا دفاعيين

إذا قوبلتم بالتعدّي، أو الانتقاد...، اخطوا "خطوة إلى الوراء". فَكّروا في ما قيل قبل أن تجيبوا. عندماتصبحون دفاعيين فأنتم تخاطرون بخسارة احترام المجموعة وثقتها، وقد تزيدون الوضع سوءا.

الآن، أصبح لديكم مفاتيح التخطيط للاجتماعات الفعّالة في منظّمتكم ومفاتيح إجرائها. فالاجتماع الجيّد الذي يتمّ التحضير له جيّداً، والاجتماع المركَّز، والذي يُدار بكفاءة، قد يجعل من منظّمتكم منظّمةً نوعية، في حين أنّ الاجتماع الذي يتمّ التحضير له أو إدارته بشكل ضعيف سيسبّب لمجموعتكم صعوبات كثيرة.