قائمة المراجعة الخاصة بالاجتماع ____ يوجد جدول أعمال مكتوب تلقّى الجميع نسخة عنه مسبقاً. ____ نُسخ جدول الأعمال متوافرة للجميع، أو يوجد ورقة كبيرة أمام الغرفة وجدول الأعمال مكتوب عليها. ____ يشعر الأشخاص بأنّه مُرحَّب بهم وبأنّهم موضع تقدير: تذكّروا ألا تبدؤوا الاجتماع بقول: "أين الجميع؟"، بل اشكروا الذين كرّسوا وقتهم فعلاً للمشاركة. ____ التقارير الروتينية تبقى موجزة: تذكّروا أن تكتبوها وأن ترسلوها إلى الأعضاء قبل الاجتماع. ____ الوقت الأساسي مخصّص للتخطيط للمزيد من التحرّكات حول المسائل و/أو المشاريع المهمّة. ____ لقد خصّصتم وقتاً للبلاغات والطلبات الخاصة،... في نهاية الاجتماع. ____ يركّز الاجتماع على مشكلات حقيقية، بدلاً من أن يكون جلسة شكاوى. ____ يبدأ الاجتماع وينتهي في الوقت المحدّد (لكي يتمكّن الأعضاء المرتبطون بالتزامات عائلية ومسؤوليات أخرى من التخطيط لوقتهم). ____ يُعامَل كلّ عضو من المجموعة باحترام، على الرغم من الاختلافات في وجهات النظر، والعمر، والخبرة، والجنس، والعِرق، والمدخول، والمستوى التعليمي. ____ لقد أعطيتم مسؤوليات لتنفيذ كلّ قرار اتُّخِذ. ____ لقد وضعتم خططاً وجدول أعمال أولياً للاجتماع المقبل. ____ لقد حصلتم على مردود عن الاجتماع من المشاركين. ____ الناس يبقون في المكان ويتكلّمون بعد الاجتماع. قائمة المراجعة الخاصة بالمحضر ____ متى عُقِد الاجتماع (التاريخ والوقت)؟ ____ اذكروا أسماء المشاركين وألقابهم. ____ ناقشوا بإيجاز كلّ موضوع تمّت تغطيته من جدول الأعمال. ____ اذكروا المسائل التي تمّ طرحها. ____ ما هي الأفكار التي قُدِّمت ومَن قدّمها؟ ____ ما هي الحلول التي تمّ الاتّفاق عليها؟ ____ ما هي المهام التي جرى توزيعها، ولمَن وُزّعت؟ ____ ما هي المهل التي حُدِّدت؟ ____ ما هي خطوات المتابعة التي ستُتَّخذ بعد الاجتماع؟ مَن المسؤول؟ قائمة المراجعة الخاصة بالقادة لتقييم الاجتماع حضّروا بدقة. ____ أعلنوا غاية الاجتماع وأهدافه. ____ وزّعوا جدول الأعمال قبل الاجتماع. ____ ادعوا الأشخاص الضروريين لإنجاز الغايات. ____ هل استخدمتم النقاشات قبل الاجتماع لضمان تحضير المشاركين؟ واجهوا المسائل. ____ قودوا المجموعة في المسائل المطروحة. ____ اتّخذوا موقفاً من المسائل الصعبة. ____ اسعوا إلى التوصل إلى تعريف للحلّ. ____ أوصِلوا الاجتماع إلى مرحلة القرار. ____ احرصوا على توزيع المهام وتحديد مواعيد الإنجاز. اعملوا بالطريقة التي أردتموها ____ ضعوا المبادئ التوجيهية الخاصة بالمشاركة والتزموا بها. ____ كونوا جازمين وحاسمين، ولكن في الوقت نفسه منصفين مع جميع المشاركين. ____ شجّعوا الآخرين على التكلّم والتعبير عن أفكارهم الجديدة. ____ كونوا منفتحين على الاحتمالات لدى التعبير عن أفكار جديدة. ____ التزموا بتوقيت البداية والنهاية. تابعوا قيادتكم. ____ أكّدوا المهام والمهل في مذكّرات. ____ أكّدوا المهام مع المسؤول عن الشخص المكلّف بالمهمة إذا كان الشخص خارج سلسلة مسؤوليتكم التنظيمية. ____ وزّعوا محضر الاجتماع في خلال 48 ساعة. ____ اعترفوا بالمساعدة والمساهمات الهامة من الآخرين. ____ حدّدوا طرقاً لتحسين قيادتكم في المرّة المقبلة. قائمة المراجعة الخاصة بالمشاركين لتقييم الاجتماع حضّروا بالتفصيل. ____ اعرفوا هدف الاجتماع وغاياته. ____ احصلوا على جدول أعمال الاجتماع مسبقاً. ____ حدّدوا ما الذي يمكن أن ينطبق على منصبكم وقسمكم. ____ صيغوا موقفاً لكلّ موضوع على جدول الأعمال. ____ طوّروا عرضاً عن أسباب موقفكم، واذكروا الإيجابيات والسلبيات. ____ طوّروا موقف تسوية. واجهوا المسائل. ____ تكلّموا وعبّروا عن موقفكم عندما تسمح الفرصة بذلك. ____ ادعموا موقفكم بالوقائع. ____ استخدموا اللياقة. ____ أضيفوا مُدخَلات الآخرين عند الاقتضاء. اعملوا بالطريقة التي تريدونها ____ ساعدوا القائد على تحقيق مرمى الاجتماع. ____ كونوا مستمعين ومتكلّمين ناشطين. ____ تطوّعوا لداء المهام. ____ تكلّموا بإيجاز عند التعبير عن أفكاركم. ____ ساهموا بأفكاركم استجابةً لعروض من الآخرين. ____ وضّحوا المهام والمهل التي تكونون مسؤولين عنها. تابعوا مشاركتكم. ____ ابدؤوا فوراً بالمهمة التي كُلِّفتم بها. ____ تقابلوا مع مشاركين آخرين لمتابعة النقاشات بحسب الحاجة. ____ اعترفوا بالمساعدة التي يوفّرها الآخرون. ____ حدّدوا طرقاً للمساعدة على تحسين مشاركتكم في المرّة المقبلة.
