Esta lista ofrece puntos importantes para recordar antes, durante y después de la reunión.
____ Hay una agenda escrita de la cual todos han recibido una copia por adelantado.
____ Hay copias de la agenda disponibles para todos o hay un pliego de papel al frente de la sala con la agenda escrita en él.
____ Las personas se sienten bienvenidas y valoradas. No empezar la reunión diciendo “¿dónde están todos?” sino agradeciendo a aquellos que dispusieron de su tiempo para asistir.
____ Hacer los reportes de rutina breves. Tenerlos escritos y enviarlos a los miembros antes de la reunión.
____ El tiempo primordial es dado para planear acciones futuras de aspectos y/o proyectos importantes.
____ Se ha reservado un tiempo para anuncios, solicitudes especiales, etc., al final de la reunión.
____ La reunión está enfocada en problemas reales en lugar de ser una sesión de quejas.
____ La reunión inicia y termina a tiempo (así los miembros con familia y otras responsabilidades pueden planear su tiempo).
____ Cada miembro del grupo es tratado con respeto, a pesar de las diferencias en puntos de vista, edad, experiencia, sexo, raza, ingresos y educación formal.
____ Se han asignado responsabilidades para cada decisión tomada.
____ Se han establecido responsabilidades y una agenda tentativa para la próxima reunión.
____ Se ha obtenido retroalimentación acerca de la reunión.
____ Las personas se han quedado y han hablado después de la reunión.
Esta lista es una adaptación de los Recursos Humanos manual "Las reuniones que importa" de la Universidad de Kansas, y enumera las cosas importantes para asegurarse de que incluya en sus minutos de reunión.
____ ¿En dónde tuvo lugar la reunión (fecha y hora)?
____ Incluir el nombre y título del participante.
____Discutir brevemente cada tema cubierto en la agenda.
____ Establecer los temas que se plantearon.
____ ¿Qué ideas se ofrecieron y quién las ofreció?
____ ¿Qué soluciones se acordaron?
____ ¿Qué asignaciones se hicieron y a quiénes se hicieron?
____ ¿Qué plazos se establecieron?
____ ¿Qué acciones de seguimiento se tomarán después de la reunión? ¿Quién es responsable?
Es una lista de ítems de control para que los líderes evalúen la efectividad sus reuniones, adaptada del manual de recursos humanos “Reuniones que valen la pena” de la Universidad de Kansas.
Prepararse a fondo.
____ Establecer el propósito y metas de la reunión.
____ Hacer circular con anticipación una agenda de la reunión.
____ Invitar a las personas necesarias para alcanzar las metas.
____ Tener discusiones previas a la reunión para asegurarse que los participantes estaban preparados.
Abordar los temas.
____ Discutir los temas con el grupo.
____ Adoptar una postura en temas difíciles.
____Buscar la definición de la solución.
____ Llevar la reunión al punto de decisión
____Asegurarse de que las asignaciones sean hechas y los plazos establecidos.
Actuar de la forma que se quería.
____ Establecer y adherirse a las pautas de participación.
____ Ser firme y directo, y al mismo tiempo justo con todos los participantes.
____ Animar a otros a hablar y a externar sus nuevas ideas.
____ Tener la mente abierta a nuevas posibilidades cuando se expresen nuevas ideas.
____ Apegarse a la hora de inicio y final de la reunión.
Poner en práctica el liderazgo.
____ Confirmar asignaciones y plazos por medio de un memorándum.
____ Confirmar asignaciones con el supervisor si la persona a cargo está fuera de la cadena de mando.
____ Distribuir las minutas dentro de las 48 horas siguientes.
____ Reconocer la ayuda y contribuciones significativas de otros.
____ Identificar vías para mejorar el liderazgo la próxima vez.
Para que los participantes de la reunión evalúen la eficacia de la reunión, adaptada del manual de recursos humanos “Reuniones que valen la pena” de la Universidad de Kansas.
Prepararse a fondo.
____ Conocer el propósito y las metas de la reunión.
____ Obtener la agenda de la reunión con anticipación.
____ Determinar qué se requiere de su puesto y departamento.
____ Establecer su posición en cada tema de la agenda.
____ Adquirir una posición racional, considerando los pros y contras.
____ Adquirir una posición de compromiso.
Abordar los temas.
____ Externar y plantear la posición personal cuando se presente la oportunidad.
____ Respaldar con hechos la posición que se asume.
____ Emplear el tacto.
____ Incluir el aporte de otros cuando se justifique.
Actuar de la forma que se quiere.
____ Ayudar al líder a alcanzar el propósito de la reunión.
____ Ser un oyente y un orador activo.
____ Ofrecerse a realizar asignaciones.
____ Hablar brevemente cuando se plantee una idea.
____ Aportar ideas en respuesta a las ideas de otros.
____ Aclarar asignaciones y plazos de los que se es responsable.
Poner en práctica la participación.
____ Iniciar inmediatamente la tarea asignada.
____ Reunirse con otros participantes para dar seguimiento a lo discutido en caso necesario.
____ Reconocer la ayuda brindada por otros.
____ Identificar vías para mejorar su participación la próxima vez.