القسم 8. تنظيم مؤتمر صحافي

• ما هو المؤتمر الصحفي؟
• لماذا علينا تنظيم مؤتمر صحفي؟
• متى علينا تنظيم مؤتمر صحفي؟
• كيف نعقد مؤتمراً صحفيّاً؟

ما هو المؤتمر الصحفي؟

لا شك أنّكم وأعضاء مجموعتكم قد شاهدتم ما يسبق حدثاً مهمّاً، محلّياً أو وطنياً، أو ما يلحقه. في الأخبار المسائية، ترون فيلماً تلفزيونيّاً قصيراً يظهر فيه متحدّث مُحاطٌ بالمراسلين يطرحون الأسئلة عليه. من هنا تعرفون ما يبدو عليه المؤتمر الصحفي بشكل عام.

ولكن، ما هو "المؤتمر الصحفي" تماماً؟ المؤتمر الصحفي هو أداة مصمّمة لتوليد الأخبار، لاسيّما الأخبار اللافتة التي يمكن أن تقدّم قضيّة مؤسّستكم إلى الأمام. الأخبار اللافتة تعرّف بقصّة إخبارية مطبوعة أو عبر الإعلام الإلكتروني، تكون بارزة ومهمة وذات صلة بما يحدث حولها وتأتي في الوقت المناسب.

تخيّلوا سرباً من المراسلين الإعلامييّن الآتين إلى نشاطٍ قمتم بتنظيمه. قد يكون ذلك أمراً مثيراً وفرصة مهمّةً لمنظمتكم. إذا لم تكونوا قد قمتم بذلك من قبل فإن إعداد مؤتمر صحفي قد أن يكون مخيفاً بلْ حتّى مرعباً. ولكن المواد في هذا القسم ستوجّهكم طوال هذه العملية، وسترون أنّ الأمر ليس صعباً على الإطلاق.

لماذا علينا تنظيم مؤتمر صحفي؟

تشكّل البيانات الصحفية والمقابلات والإعلام غير الرسمي طرقاً ممتازة لإيصال رسالتكم، فهي أساسيّة لعلاقاتكم الإعلاميّة ولكافّة جهودكم للوصول إلى الناس في معظم الأحيان. والمؤتمر الصحفي يشكّل تقنية إضافيّة إعلاميّة لمناسبات خاصّة عندما تريدون فعلاً ترك انطباع مؤثر. ولنكن أكثر تحديداً: لماذا عقد مؤتمر صحفي؟ فيما يلي بعض الأسباب:

• يمْكنكم أن تقدمّوا فيه معلومات أكثر مما في البيان الصحفي.

• المؤتمر الصحفي تفاعلي، يمكنكم فيه الإجابة عن أسئلة الصحافة والتشديد على النقاط التي قد لا يكون لكم فرصة أخرى للتشديد عليها.

• يمْكنكم الإعلان عن تطوّر مهم، وشرح تبعاته الأساسية المحليّة والأوسع.

• يمْكنكم تصحيح الأمور إذا كانت مجموعتكم قد تعرّضت لدعاية سلبيّة.

• غالباً ما يمَكّنكم من توليد الانتباه أو الدعاية التي قد لا تحصلوا عليها ما لم تدفعوا مبالغ كبيرة (من خلال لقطة على أخبار نشرة التلفزيون المسائية الأساسية، مثلاً).

• عندما يكون حاضراً العديدُ من ممثّلي الإعلام فذلك يجعل مؤتمركم يبدو يستحق النشر فعلاً ، إذ إنّ وجود وسائل الإعلام في حد ذاته يزيد من أهمّيته.

• المؤتمر الإعلامي الناجح لا يكتفي بتوليد الأخبار، بل يمكن له أيضاً أن يدفع إلى الأمام معنويّات مجموعتكم، أي يمْكن لمجموعتكم أن تفخر بمعرفة أنّ الصحافة ستحتشد لسماع ما لديكم قوله.

متى علينا مؤتمر صحفي؟

يمكن لكم ولمنظّمتكم عقد مؤتمر صحفي في أي وقت تريد فيه منظمتكم أن تخبر المجتمع المحلي عن حدثٍ ما. ولكنكم في بعض الحالات قد تودّون عقد مؤتمر صحفي للإعلان عن أخبار عاجلة مهمّة. على سبيل المثال، إذا قُدّم إلى المجلس التشريعي عندكم مشروعُ قانون عن تمويل التعليم ققد تودّون تنظيم مؤتمر صحفي في نفس الصباح كردّة فعل على تبعات القانون. قد لا يترك ذلك الوقت الكافي للتحضيرات المفصّلة، ولن يتاح عندها إلاّ ساعات قليلة للاتّصال بالصحافة.

تذكّروا أنّه من غير المفيد تنظيم مؤتمرات صحفيّة بشكل مستمر، فالمؤتمر الصحفي هو حدثٌ خاص ويجب أن يتم التعاطي معه كذلك. ولكن تبقى هنالك حالات يكون فيها المؤتمر الصحفي فكرة جيّدة:

• عندما يشمل الحدث شخصيّة مرموقة يجب أن يصل إليها الإعلام

• عندما يكون علينا الإبلاغ عن إعلانات مهمّة، كبداية الحملة، أو عن انتصار جرّاء التعبئة التي قمنا بها

• عندما يكون هنالك حدث طارئ، أو أزمة تدور حول مجموعتنا أو حول القضايا التي نتعاطى معها

• عندما يشارك عدد كبير من المجموعات في تحرّك ما يؤكّد إظهار الدعم على أنّ هذا التحرّك خبر مهمّ

• عندما نريد أن نتفاعل مع حدث ذي صلة، كإطلاق تقرير وطني ذي صلة بمسألتنا المطروحة.

كيف نعقد مؤتمراً صحفيّاً؟

قبل المؤتمر الصحفي

كما ذكرنا، قد يكون عليكم تحديد موعد المؤتمر الصحفي في وقت قصير. أما ي حال كنتم تتحكّمون بالوقت فقد ترغبون، أنتم والمجموعة، في مباشرة التخطيط قبل أسبوع أو أسبوعين على الأقل من حصول المؤتمر الصحفي. يمكن أنْ تساعدكم الخطوات التالية على التخطيط لمؤتمركم الصحفي:

1. تحديد الرسالة

تحديد الرسالة (الرسائل) الأساسيّة التي تحاولون، أنتم والمجموعة، إيصالها إلى المجتمع المحلي. قد تكون غايتكم طرح مسألتكم أو إلقاء المزيد من الضوء عليها، أو الإعلان عن برنامج أو حدث جديد، أو التفاعل مع قصّة إخباريّة أو مع انتقاد لجهودكم أو مع هجوم عليكم، أو لفت الانتباه إلى تكريم أو جائزة حصلت عليها جهودكم باستحقاق. مهما كانت الرسالة، ينبغي تلخيصها للصحافة في ثلاث إلى خمس نقاط واضحة. وإذا كان تاريخٌ ما أو وقت أو عنوان أو رقم هاتف أو أي معلومة أخرى محدّدة جزءاً من الرسالة (إذا كان غرض المؤتمر الصحفي هو الإعلان عن نشاط قادم، مثلاً)، تأكّدوا من ذكر هذه المعلومات أكثر من مرّة ومن عرضها بوضوح في الرزمة الصحفيّة (انظروا الرقم 7 أدناه). كما عليكم أن تراجعوا هكذا معلومات أكثر من مرّة للتأكّد من صحّتها، سواء في الخطاب الشفهي أم في النص المكتوب.

2. جدولة التاريخ والتوقيت

تحتاجون، أنتم والمجموعة، إلى تحديد تاريخ المؤتمر الصحفي وتوقيته، والتأكّد من أنّه لا يتعارض مع أحداث صحفيّة أو مواعد إعلامية أخرى. إحدى الطرق لمعرفة ذلك هي مراجعة الإعلام المحلّي والخدمات السلكيّة، التي تعرف إذا كان المؤتمر الصحفي يتعارض مع مؤتمر آخر. فيما يلي بعض الإرشادات السريعة لتحديد موعد مؤتمركم الصحفي:

• الثلاثاء والأربعاء والخميس هي الأيّام الأفضل للمؤتمرات الصحفيّة (في البلدان حيث العطلة الأسبوعية يوما السبت والأحد) أو الأحد والإثنين والثلاثاء (حيث العطلة الأسبوعية الخميس والجمعة وقِسْ على ذلك)، إذ إنّها تعتبر "أبطأ" أيّام الأخبار. حاولوا تنظيم مؤتمركم في أحد هذه الأيّام إنْ أمكن.

• الوقت الأفضل لموعد مؤتمركم الصحفي هو بين الساعة العاشرة والحادية عشر صباحاً للتأكّد من التغطية القصوى من وسائل الإعلام. إذا حدّدتم الموعد بعد ذلك فقد تخاطرون بتفويت صحف بعد الظهر أو نشرات الأخبار المسائية.

• تذكّروا أنّكم تتنافسون مع كافّة أخبار النهار الأخرى، لذلك، لا تقلقوا إنْ لم يحضر جميع الناس.

3. اختيار المكان

تأكّدوا من اختيار مكان للمؤتمر الصحفي فيه موقف مناسب للسيّارات وليس بعيداً عن المراسلين، كما من الأفضل اختيار مكان له مصلحة في الموضوع وعلاقة واضحة به (كالقصر البلدي أو مجلس الوزراء أو قصر العدل أو المركز الطبي المحلي أو أي موقع آخر تجري  فيه النشاطات التي ستتحدّثون عنها). الاعتبارات الأخرى تشمل: اختيار موقع بعيد نسبيّاً عن الضجة الخلفيّة (مثلاً، عن زحمة السير أو الهواتف أو مسار الطيران)، ومكان تجدون فيه المنافذ الكهربائية اللازمة وأسلاك التمديد للإضاءة المناسبة...الخ.

4. اختيار المشاركين وتدريبهم

في هذه المرحلة من مسار التخطيط، الأرجح ألاّ ترغبوا بإشراك كافّة أعضاء المجموعة في المؤتمر الصحفي. سترغبون بأن يكون المشاركون على معرفة تفاصيل المسألة. ينبغي أن يكونوا قادرين على تحمّل أسئلة الصحافة وتدقيقها كذلك. يمكن أن يكون الأشخاص ذوو المصداقية العالية، كالسياسيين المحليين أو مدير منظمة لتعزيز الصحة المحلية أو طبيب، متحدّثين فعّالين. الشهادة الأولى من الناس المتأثرين بالمسألة في المجتمع المحلي يمكن أن تكون في غاية القوّة والإقناع.

في ما يلي بعض الإرشادات السريعة للمشاركين:

• الوضوح والاقتضاب: تجنّبوا المبالغة في استخدام الكلام "الدارج"، المحكي المحلّي، وتجنبوا البلاغة بالمقابل. كما من الأفضل الابتعاد عن "إلهاب" الجمهور، وحاولوا كبت بعض التعبيرات مثل "آه" أو "أمْمْ". فأنتم تريدون لفت الانتباه إلى المسألة وليس إلهاء الجمهور بكلماتكم.

• الانطلاق من أن الجمهور ذكي: تجنّبوا العبارات أو الحركات الفوقيّة.

• عدم العبث أو التشبّث بغرضٍ في يدكم فذلك يشتّت الحضور ويجعلكم تبدون عصبيّين.

• المظهر مهم: يجب أن يكون لباس المشاركين مرتّباً ولائقاً بالمناسبة.

• قول الحقيقة دائماً: إذا كنتم لا تعرفون جواباً عن سؤالٍ معيّن، فقولوا ذلك. لا تبالغوا أو تعطوا أرقاماً لا تدعمها أدلة، ولا تعلنوا عن آراء باعتبارها حقيقة، أو تتقدّموا باتهامات لا يمكن إثباتها.

بالإضافة إلى المشاركين في المؤتمر الصحفي، سوف يلزمكم العثور على ميسّر (أو مدير للجلسة) يتمتّع بخبرة مع الصحافة ومع المسألة، وهو (أو هي) سوف يكون مسؤولاً عن عقد المؤتمر الصحفي من خلال تقديم المسألة والمشاركين، كما سوف يجيب عن بعض الأسئلة أو يوجّهها للمشاركين المناسبين.

في حال كان موضوع المؤتمر الصحفي جديداً عليكم، أنتم والمجموعة، فقد يفيدكم حضور على الأقل مؤتمر صحفي لآخرين من أجل تحسّس ما يمكن أن يكون عليه مثل هذا الحدث قبل الإقدام عليه. وحتّى لو كنتم تتمتعون بخبرة في هذا المجال فقد يكون مفيداً القيام بتمرين "رسمي" على المؤتمر. ينبغي أنْ يتجهّز المتكلّمون بنصٍ مكتوب وأنْ يحفظوا ثلاث إلى خمس نقاط أساسيّة، وتأكّدوا من ألاّ يتحدّث أيّ منهم أكثر من ثلاث إلى خمس دقائق. التمرين الرسمي مفيد جدّاً في تدريب المشاركين الجدد، وهو الوقت الجيّد لمحاولة توقّع الأسئلة الصعبة أو العدائيّة. من هنا، فليلعب أحد من مجموعتكم دور محامي الشيطان ويطرح الأسئلة  لمعرفة كيف سيردّ المشاركون.

على سبيل المثال، قد تكون الإجابة المناسبة عن سؤال صعب أو يحتوي على مغالطات ما يلي: "هذا سؤال جيّد، ولكنّه ليس ضمن مجال هذا المؤتمر الصحفي، فنحن نركّز اليوم على..." إذا كان السؤال شرعيّاً ولكنّكم لا تملكون الجواب عنه فلا بأس بالاتّصال بأحد آخر من المجموعة قد يعرف، أو البحث عن الجواب والعودة إلى المراسل لاحقاً.

5. الاتّصال بالإعلام

الخطوة الأولى في عمليّة الاتّصال بالإعلام هي بناء لائحة بريدية شاملة تحتوي على عناوين محرّري النشرات في محطّات التلفزيون ومديري الأخبار في محطّات الراديو وفي الصحف الأساسيّة والمحرّرين في الصحف الأسبوعيّة. قد تودّون أيضاً أم تشملوا الخدمات السلكيّة، بالإضافة إلى التأكّد من تضمين لائحتكم المراسلين الذين عملتم معهم سابقاً، ومعارفكم في الإعلام، ومراسلين قد قاموا بتغطية المسألة في الأشهر الماضية.

في حال كانت قد سنحت لمنظّمتكم فرصة سابقة في العمل مع الإعلام فيجب أن يكون قد أصبح لديكم اتّصالات شخصيّة مع عدد من الإعلاميين. وإذا لم تكن لديكم مثل هذه الاتّصالات بعد فلقد حان وقت المباشرة بها. الإعلام ليس "أشياءً"، بل هو مكّون من كائنات بشريّة تقوم بعملها. فإذا استطعتم القيام باتّصالات إنسانيّة مع هؤلاء الناس، لاسيّما إذا تمكنّتم من جعل مهمّتهم أسهل، فسيردّون لكم الخدمة. (انظروا الفصل 34: المناداة عبر الإعلام، لاسيّما القسم 2: بناء صداقة مع وسائل الإعلام.)

من المفيد إعداد "إحاطة صحفيّة" (أو موجز) وإرساله قبل نحو أسبوع من الموعد المحدد، من أجل إبلاغ وسائل الإعلام عن المؤتمر الصحفي. "الموجز الصحفيّ" مشابه للبيان الصحفي، مع فارق هو احتمال استخدامه كمعلومات عن خلفيّة المسألة تساعد معارفكم في وسائل الإعلام. أمّا الشكل، فهو مبدئيّاً نفس شكل البيان الصحفي. تجدون مثالاً عن الملخّص الصحفي في جزء الأدوات، في نهاية هذا القسم.

6. المتابعة مع الإعلام

أرسلوا أنتم والمجموعة إحاطةً صحفيّة إلى وسائل الإعلام عبر البريد العادي أو باليد أو بالبريد الإلكتروني أو الفاكس (وتأكدوا من وصولها). بعدها، قد ترغبون بمتابعة ما أرسلتموه عبر اتّصالات هاتفيّة مع وسائل الإعلام الرئيسية. أمهلوهم بعض الوقت أيّام ثم باشروا بالاتّصال للمتابعة مع الأشخاص الذين أرسلتم الإحاطة إليهم (في حال لم يتسلموا واحدة اعرضوا عليهم أن تحضروا لهم واحدة فوراً أو أن ترسلوها عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني). عليكم كذلك المتابعة مرّة أخرى صباح المؤتمر الصحفي.

7. تطوير رزمة صحفية

الرزمة الصحفيّة هي ملف معلومات يُعطي المراسلين معلومات عن خلفيّة المسائل أو البرامج المطروحة. والرزم الصحفية مفيدة للغاية في حال تمكّنَت مجموعتكم من تحمّل كلفتها. أمّا إذا كانت الرزمة تتخطى موازنتكم فتكون الإحاطة (أو الموجز) الصحفية كافياً. ينبغي أن تحتوي الرزمة على ما يلي:

• لائحة بالمشاركين في الطرح في المؤتمر الصحفي

• بيان صحفي يذكر موقف مجموعتكم من المسألة، وخطوط عريضة من المؤتمر الصحفي، وبعض الاقتباسات من كلام المشاركين (للمزيد، انظروا تحضير البيانات الصحفية)

• معلومات خلفيّة عن المسألة (مثلاً، إحصاءات، وخلفيّة تاريخيّة، وقصص عن حالات، و/أو نسخ من قصص إخبارية نشرت عن المسألة)

• بعض الصور الواضحة بالأبيض والأسود أو ملونة (تُثير صور التحرّكات الاهتمام بشكل أكبر)

• سيرة ذاتية قصيرة (أقل من صفحة) للمشاركين

• مقالات أو أخبار عن الموضوع ذات صلة من صحف مرموقة على صعيد البلد

• تجميع الرزمة: تضعون البيان الصحفي على الجانب الشمال من الملف، وتأتي سائر المعلومات من جهة اليمين، أو وضع البيان الصحفي فوق كل المواد الأخرى.

8. تحضير القاعة

هنالك عدّة أمور يمكن القيام بها لتحضير القاعة التي سيعقد المؤتمر الصحفي فيها. في ما يلي بعض الأفكار السريعة:

• التأكّد من مواقع المنافذ الكهربائية للمذياع والإضاءة

• تجهيز القاعة بطاولة يكفي طولها ليجلس خلفها كافّة المتكلّمين، ولا تنسوا وضع بطاقات بأسماء المتكلمين على المنضدة

• تأمين مقاعد كافية في القاعة للمراسلين، ومساحة كافية لتجهيزاتهم الداعمة (مثلاً، الكاميرا والميكروفون)

• عرض المعِينات البصرية على الجدار خلف منضدة المتكلّمين: بيانات أو ملصقات، الخ

• تجهيز ورقة توقيع للحضور

• تأمين منصّة لمدير الجلسة أو الميسّرعليها شعار منظمتكم إنْ أمكن

• تجهيز القهوة والشاي والماء وأي ضيافة أخرى.

أثناء المؤتمر الصحفي

عندما يأتي "اليوم الكبير"، هنالك عدّة أمور عليكم أنتم والمجموعة القيام بها للمساعدة على سير المؤتمر الصحفي بسلاسة قدر الإمكان. سنمر على هذه الأمور، خطوة بخطوة:

1. الترحيب بأعضاء الصحافة لدى وصولهم

2. التأكّد من توقيع المراسلين حضورهم مع ذكر وسيلة الإعلام التي يمثّلونها، ومن تسلم كلّ منهم رزمة صحفية

3. إجلاس المشاركين في المؤتمر الصحفي خلف الطاولة التي تواجه المراسلين الجالسين

4. تفقّد ورقة توقيع الحضور لمعرفة أي وسائل إعلامية ممثّلة في المؤتمر. قد ترغبون أيضاً بالقيام باتّصالات شخصيّة مع بعض ممثلي وسائل الإعلام الرئيسيّة قبل المؤتمر الصحفي أو بعده

5. البدء بالمؤتمر في الوقت المحدد، أي يجب ألاّ يتأخر موعد البدء أكثر من خمس دقائق عن التوقيت المعلن

6. تسجيل الحدث على شريط صوتي (و/أو فيديو)، من أجل سجلاّتكم الخاصّة، فضلاً عن احتمال استخدامه من قبل وسائل الإعلام

7. جعل الميسّر، أو مدير الجلسة، يرحبّ بالصحافة ويقدّم المسألة والمشاركين في المؤتمر

8. ينبغي ألاّ يتجاوز عرض كل مشارك 3 إلى 5 دقائق في تقديم نقاطه التي تتراوح بين 3 و5 نقاط.

9. بعد كافّة العروض، يستقبل الميسّر أسئلة الصحافة، ويوجّه الأسئلة إلى المشاركين المناسبين.

10. بعد حوالي 45 دقيقة، قوموا بإنهاء المؤتمر الصحفي الرسمي. من المهم شكر المشاركين على عروضهم ووسائل الإعلام على حضورهم. وفي حالات عديدة، قد ترغبون بتشجيع وسائل الإعلام على البقاء قليلاً للمزيد من الأحاديث غير الرسمية مع المشاركين.

بعد المؤتمر الصحفي

حاولوا إلى أقصى حد ممكن، القيام باتّصالات شخصية على الأقل مع ممثلين عن وسائل الإعلام الرئيسية الممثّلة. في بلدة صغيرة، يمكن لذلك أن يعني شخصاً أو اثنين، وفي مدينة كبيرة، قد يكون هنالك 20 أو أكثر. إذا تمكّنتم من إجراء محادثة قصيرة لطيفة مع هؤلاء الناس وترك انطباع جيّد فسيتذكّرونكم عندما يحتاجون إلى معلومات أو قصّة عن المسألة، وسيستجيبون عندما تتّصلون بهم.

عليكم أن تتمكّنوا من تحديد أي وسائل الإعلام أساسيّة لم تكن ممثّلة وذلك من خلال سجّل الحضور. قد لا يصل الجميع، إذ قد يعيق مؤتمركم حدث طارئ في مكان آخر. قد ترغبون بتسليم بيان صحفي ورزمة صحفية لهؤلاء الأشخاص المتغيّبين، أو بإرسال شريط عن المؤتمر، أو محاولة تحديد مقابلة بين مراسل وأحد المشاركين في المؤتمر الصحفي.

مفيد أيضاً مراجعة المؤتمر الصحفي مع آخرين من منظمتكم ممّن حضروا المؤتمر. ما الذي سار بشكل جيّد؟ كيف كان بالإمكان القيام به بشكل أفضل؟ وكيف ستحسّنون المؤتمر الصحفي القادم الذي ستعقدونه؟

نشجّعكم على إعادة إنتاج هذه المادة، لكن نرجو أن تذكروا مرجعها، "عدة العمل المجتمعي" على الموقع:

Http://ctb.ku.edu