القسم 8. تنظيم مؤتمر صحافي

______ لقد فهمتم أنّ المؤتمر الصحفي يشكّل أداة مصمّمةً لتوليد الأخبار، لاسيّما الأخبار المهمّة الجدّية التي يمكن أن تقدّم إلى الأمام قضيّة منظمتكم.

فهمتم الأسباب التالية التي قد تجعلكم تعقدون مؤتمراً صحفيّاً:

______ يمكنكم أن تعطوا معلومات أكثر ممّا يمكنكم تقديمه في بيان صحفي.

______ في المؤتمر الصحفي يمكنكم الرد عن الأسئلة التي قد تطرحها الصحافة.

______ يمكنكم الإعلان عن أمر غير مسبوق، ما يمكن أن يكون له تبعات محلّية مهمّة.

______ يمكنكم تصليح بعض الأمور في حال كانت مجموعتكم قد تعرّضت لدعاية سلبيّة.

______ عندما يكون ممثّلو وسائل الإعلام حاضرين فإن ذلك يجعل مؤتمركم يستحق الإعلام والأخبار.

______ المؤتمر الصحفي الناجح لا يكتفي بتوليد الأخبار بل يمكنه أيضاً أن يرفع معنويّات مجموعتكم.

فهمتم أنّكم قد تدعون لعقد مؤتمر صحفيّ في الحالات التالية:

______ عندما يتضمّن الحدث شخصيّة بارزة ينبغي أن يصل إليها الإعلام

______ عندما يكون عندكم إعلانات مهمّة تودون القيام بها، كإطلاق حملة أو تقرير عن مكسب جرّاء الضغط والتعبئة

______ عندما يكون هنالك حالة طارئة أو أزمة تكون محورَها مجموعتُكم أو المسائلُ التي تتعاطى معها

______ عندما يكون هنالك عدد كبير من المجموعات يشارك في تحرّك ما، وإظهار الدعم سوف يؤكّد أن هذا التحرّك هو خبر أساسي

______ عندما تريدون أن تتفاعلوا مع حدث ذي صلة، كإطلاق تقرير وطني له صلة بمسألتكم.

قبل المؤتمر الصحفي، تقومون بما يلي:

______ البدء بالتحضير قبل أسبوع أو اثنين، على الأقل، من الموعد المقرّر للمؤتمر الصحفي.

تقومون بخطوات التخطيط التالية:

______ تحديد المسألة والرسائل المفاتيح التي تحاولون، أنتم والمجموعة، إيصالها إلى المجتمع المحلي

______ تحديد التاريخ والوقت للمؤتمر الصحفي، مع التأكّد من أنّ الموعد لا يتضارب مع أحداث صحفيّة أو مواعيد إعلاميّة أخرى

______ التزام الإرشادات الأخرى للمؤتمرات الصحفيّة، كتحديد موعد المؤتمر في أيّام الأخبار البطيئة، وجعل الموعد بين الساعة العاشرة والحادية عشر صباحاً

______ اختيار مكان للمؤتمر الصحفي له موقف ملائم للسيّارات، ولا يحتاج المراسلون قطع مسافات طويلة للوصول إليه، وله مصلحة مَرئيّة وعلاقة واضحة بكل بالموضوع المطروح

______ اختيار المشاركين وتدريبهم، على أن يكونوا على دراية بالمسألة وبتفاصيلها الدقيقة، ولهم مصداقيّة عالية، وإذا أمكن أن يكونوا أشخاصاً من المجتمع المحلي متأثّرين بالمسألة

______ إيجاد ميسّر أو مدير للجلسة له خبرة مع المسألة ومع الصحافة. سيكون عليه أو عليها مسؤولية عقد المؤتمر الصحفي من خلال تقديم المسألة والمشاركين والرد على الأسئلة أو إحالتها إلى المشاركين المناسبين.

______ حضور مؤتمر صحفي آخر على الأقل لاكتساب فكرة عن ماهية المؤتمرات الصحفية

______ تنظيم تمرين رسمي للمؤتمر

______ خلق قائمة بريد شاملة تحتوي على عناوين مدراء التحرير أو المحررين المعنيين ومدراء الأخبار في محطات التلفزيون ومحطات الراديو والجرائد الرئيسيّة، والمحرّرين المعنيين في الصحف الأسبوعيّة

______ تحضير إحاطة أو موجز صحفي وإرساله عبر البريد (أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو باليد) قبل الموعد المقرّر للمؤتمر الصحفي بِنَحْو أسبوع على الأقل من أجل إخبار الإعلام عن المؤتمر(والتأكد من تسلم الدعوة)

______ استكمال إرسال الإحاطة أو الموجز الصحفي باتّصال هاتفي مع وسائل الإعلام الأساسيّة بعد ثلاثة أيّام من إرساله

______ المتابعة للمرّة الثانية عبر اتّصال صباح يوم موعد المؤتمر الصحفي

______ إعداد رزمة صحفية، في حال كانت المجموعة قادرة على تحمّل كلفتها، أمّا إذا كانت كلفة الرزمة تفوق ميزانيّتكم فيمكن الاكتفاء بالموجز الصحفي.

______ تفقّد أماكن المنافذ الكهربائية للمذياع والإضاءة في القاعة التي سيعقد فيها المؤتمر الصحفي

______ وضع طاولة يكفي حجمها ليجلس خلفها كافة المتكلّمين، ووضع بطاقات الأسماء على المنضدة

______ تأمين مكان كافٍ في الغرفة ليجلس المراسلون وتركيز تجهيزاتهم المساعدة

______ عرض المعِيْنات البصريّة على شاشة / حائط خلف منضدة المتكلّمين: الرسوم البيانيّة والملصقات، الخ.

______ تنظيم ورقة لتوقيع الحاضرين

______ تأمين منصّة للميسّ أو مدير الجلسة

______ تجهيز القهوة والشاي والماء للمؤتمر الصحفي.

تحتوي الرزمة الصحفيّة على الأمور التالية:

______ لائحة بالمشاركين في المؤتمر الصحفي

______ بيان صحفي ينبغي أن يذكّر موقف مجموعتكم من المسألة، ويضيء على المؤتمر الصحفي، ويشمل اقتباسات من المشاركين

______ معلومات عن خلفيّة المسألة

______ بعض الصور الواضحة بالأسود والأبيض أو الملون

______ سير ذاتية قصيرة عن المشاركين

______ قصص إخبارية ذات صلة من منشورات مرموقة على صعيد البلد بأسره.

أثناء المؤتمر الصحفي

______ الترحيب بالمراسلين والإعلاميين والصحافيين لدى وصولهم

______ جعل أهل الصحافة يُوَقّعون ويذكرون الوسيلة التي يمثّلونها، وتسليم كلّ منهم رزمة صحفيّة

______ جعل المشاركين في المؤتمر الصحفي يجلسون خلف المنضدة التي تواجه المراسلين

______ تفقّد لائحة التواقيع لمعرفة أي وسائل إعلاميّة ممثلة. قد تودّون أيضاً القيام باتّصالات شخصيّة مع ممثلي الوسائل الإعلامية الرئيسية قبل المؤتمر الصحفي أو بعده.

______ البدء بالمؤتمر في الوقت المتّفق عليه، أو على الأكثر بعد خمس دقائق من الموعد المحدّد

______ تسجيل الحدث على شريط (أو فيديو)، وذلك من أجل سجلاّتكم فضلاً عن احتمال استخدام الشريط من قبل وسائل الإعلام

______ جعل الميسّر يرحّب بالصحافة، ويقدّم المسألة والمشاركين

______ ينبغي على كل مشارك أن يعرض لمدّة لا تتجاوز 3 إلى 5 دقائق، حيث يقدّم نقاطه الأساسية التي تتراوح بين 3 و5 نقاط

______ بعد كافّة العروض، يجب أن يستقبل الميسّر أسئلة الصحافة، ويوجّه الأسئلة إلى المشاركين المناسبين

______ بعد حوالي 45 دقيقة، عليكم إنهاء المؤتمر الرسمي. من الضروري شكر المشاركين على عروضهم وممثلي الإعلام لحضورهم.

بعد المؤتمر الصحفي

______ فهمتم أنّ هنالك احتمال ألاّ يحضر جميع المدعوّين، إذ إنّ مؤتمركم قد تنافسه قصص إخبارية طارئة أخرى في مكان آخر.

______ قد تودّون تسليم هؤلاء الأشخاص (غير الحاضرين) البيان الصحفي والرزمة الصحفية باليد، أو إرسال شريط عن الحدث لهم، أو محاولة تحديد موعد بين مراسل وأحد المشاركين في المؤتمر الصحفي.