استمارة البحث

15. تحسين التطوير الإداري والتنظيمي

إطار تحسين الإدارة التنظيمية والتطوير مع روابط إلى أدوات أخرى

أولاً: التخطيط والتقدير

نحدد شبكة من الأشخاص الذين يشاركونا الهمّ نفسه ونساعدهم على الانخراط معكنا.

الفصل 7. التشجيع على الانخراط في العمل المجتمعي

الفصل 5، القسم 5:  إنشاء الائتلاف (1): بدء ائتلاف

نسَمّي المشكلة أو المسألة التي تهمنا

نحدد الأشخاص، أو المنظمة، الذين يهمهم الأمر أيضاً وأسباب ذلك.

نقترح عقد اجتماع يضم الجميع ونناقش طرقاً ممكنة للعمل معاً.

ننظم فريق عمل استكشافي.

الفصل 9، القسم 3: بناء فريق عمل متعدد الحقول أو لجان عمل للمبادرة

نستخدم شبكتنا الراهنة لتحديد مزيد من الأشخاص المهتمين بهذه المسألة

مَن مِن الناس الذين نعرفهم يمكنهم أن يمثلوا قطاعات مختلفة من المجتمع المحلي (مثلاً، من قطاع الأعمال، رجال الدين)؟

نحَدد مجال الخدمة ونعرف منطقتنا معرفةً جيدة.

نصِف الأماكن التي يعيش فيها الناس المتأثرون بهذه المسألة وبذلك نحدد أين ينبغي أن تنصَبّ جهودنا.

الفصل 3، القسم 2: فهم المجتمع المحلي ووصفه

نرسم إطاراً للمنطقة المستَهدفة والسكان المستهدَفين سواءً من ناحية الجغرافيا أو القطاع.

الفصل 3، القسم 2: فهم المجتمع المحلي ووصفه

نعمل جردة بالموارد المحلية القائمة ذات الصلة بالمشكلة ثم نضَع إستراتيجية بكيفية الاستفادة منها.

الفصل 3، القسم 11: تحديد استخدام الخدمات

نكتشف الحاجات ذات الأولوية أو نكشف عنها

نجري مسحاً بالحاجات وننَظّم مجموعات مركزة بين الناس الذين هم موضع اهتمامنا في المجتمع المحلي.

الفصل 3، القسم 6: تنظيم مجموعات مركّزة

نبحث في المسوح أو المعلومات الإحصائية السابقة ذات الصلة بالمسألة.

الفصل 3، القسم 4: جمع المعلومات عن المشكلة

نتحدث إلى منظمات أخرى تعمل مع السكان الذين نستهدفهم أو تعمل على مسائل مماثلة في مجتمعات محلية أخرى.

نختار بؤرة التركيز، ونحدد الأهداف ونخطط لكيفية تحقيق هذه الأهداف.

نحدد بوضوح ما نريد انجازه كمنظمة

الفصل 8، القسم 2: التصريح عن الحلم: تطوير الرؤية والرسالة

نضع الأهداف (مثلاً، بحلول التاريخ الفلاني سيتراجع عامل الخطر كذا)

الفصل 8، القسم 3: بناء الأهداف

نكتب عن التغيرات التي يجب أن تحصل في المجتمع المحلي.

الفصل 8، القسم 5: بناء خطة تحرك

نحَدد نقاط القوة ونقاط الضعف في منظمتنا كما هي اليوم وكذلك التهديدات الخارجية التي تعاكس نجاحها.

الفصل 3، القسم 14: تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات

نقاط القوة في منظمتنا (مثلاً، خبرة طاقم العاملين)

نقاط الضعف في منظمتنا (مثلاً، كونها غير معروفة جيداً في المجتمع المحلي)

العوامل الخارجية التي توفر فرصاً لتقدم أهدافنا (مثلاً، تغطية إعلامية وطنية لقضيتنا)

العوامل الخارجية التي يمكن أن تشكل أخطاراً أو عوائق أمام نجاحنا (مثلاً، ازدياد عوامل الخطر في المجتمع المحلي)

ثانياً: إنشاء بنية حاكمة.

ينبغي إدراك الحاجة إلى وجود بنية أو هيكلية لحكم المؤسسة.

الفصل 9، القسم 1: البنية التنظيمية: نظرة عامة

فهي تتيح للأعضاء وجود توجيهات عامة حول كيفية العمل

تخلق بنية تربط الأعضاء معاً وتيسّر التفاعل بينهم.

نراجع البنى الضرورية من أجل أن تعمل.

الفصل 9، القسم 2: اختيار مجموعة لخلق المبادرة وإدارتها

شكل ما من أشكال الحكمية (الإدارة الرشيدة)

قواعد الشغل

توزيع واضح للعمل.

نحدد الأدوار الرسمية أو اللجان التي يلزم إنشاؤها لتأمين نجاح مؤسستنا

الفصل 9، القسم 1: البنية التنظيمية: نظرة عامة

لجنة توجيهية (هيئة إدارية):

مجلس تنسيقي أو لجنة تنسيقية:

منسق مشروع:

فرق عمل:

مجلس إدارة:

لجان العمل:

لجان المساندة أو الدعم:

أشكال دعم أخرى:

نصِف قواعد العمل.

الفصل 9، القسم 7: كتابة النظام الداخلي

الفصل 10، القسم 5: تطوير سياسات الموظفين

النظام الداخلي:

سياسات تضارب المصالح:

السياسات المالية:

السياسات الشخصية:

السياسات الإعلامية:

سياسات التطوع:

سياسات ضمان الجودة:

سياسات البرنامج:

سياسات النكبات:

نرسم الخطوط العامة لتحديد مَن يكون مسؤولاً عن ماذا داخل المؤسسة.

نكتُب وصفاً لوضع كل عضو من الأعضاء

الفصل 10، القسم 2: تحضير توظيف وظيفي ومعايير الاختيار

نحَدِد الوظائف التطوعية من الوظائف المدفوعة

الفصل 11، القسم 1: تطوير خطة لإشراك متطوعين

نضَع عرضاً بصرياً يوضح العلاقات بين الأدوار المختلفة داخل المنظمة.

الفصل 9، القسم 1: البنية التنظيمية: نظرة عامة

نستبق الصراعات المحتملة على السلطة في المستقبل من خلال:

عملية اتخاذ القرار بالنسبة لكل عمل:

كيفية تشارك المعلومات:

قواعد تعديل السياسات والإجراءات:

كيفية حل الخلافات أو التضاربات:

من يمتلك السلطة لاتخاذ القرار النهائي في أوضاع محددة:

ثالثاً: إدارة وتعزيز جهود الطاقم والمتطوعين.

نقرر ما إذا كانت منظمتنا ستستفيد أو تستخدم مجموعات المتطوعين في المجتمع المحلي.

كيف ستكون الصلة بين مدراء الموظفين أو المتطوعين وبين التخطيط والتقييم للمنظمة أو المشروع:

هل يقدّر الجسم الذي يحكم منظمتنا قيمة استخدام المتطوعين أو الاستشاريين من أجل التوصل إلى أهداف المنظمة العامة والمباشرة؟ هل تذكر رسالة المنظمة المتطوعين؟

الفصل 11، القسم 1: تطوير خطة لإشراك متطوعين

كيف سنقدم التقارير عن مساهمات المتطوعين إلى الهيئة الحاكمة:

نراجع أهداف منظمتنا العامة والمباشرة ونصِف المهام المطلوب القيام بها من أجل تحقيقها.

ما المهارات التي ستكون مطلوبة:

هل في المهام أنشطة مستمرة أو لمرة واحدة:

هل المطروح هو تنفيذ نشاط جديد:

نقرر مستوى المهارات والمؤهلات عند الأشخاص الذين سينفذون المهام.

ما الخلفية والتأهيل اللذان يجب أن يتوفرا

نطور وصفاً وظيفياً

نقََرر من يمكن أن يقوم بالمهام من الموظفين أو الاستشاريين أو المتطوعين.

إذا وظّفنا شخصاً للقيام بالعمل فكم سندفع له:

هل سنحتاج إلى موافقة من مجلس الإدارة؟

ما المهام التي سيحتاج الموظف إلى مساعدة فيها؟ كيف يتحدد ذلك؟

هل نحتاج إلى مدير للمتطوعين؟ ما الدور الذي سيلعبه؟ هل ندفع له؟

كيف سنساعد الموظفين على أن ينظروا إلى المتطوعين كشركاء:

هل سيكون لدينا موازنة للمتطوعين:

نصَمم خطة للتوظيف والتجنيد للموظفين والمتطوعين.

الفصل 11، القسم 1: تطوير خطة لإشراك متطوعين

كيف سنبني على مصالح الأفراد وكيف سنحفزهم على تقديم طلبات أو التطوع؟ كيف نجعل ذلك يتطابق مع فرصنا:

أين سنفتش عن متطوعين أو موظفين؟ أي مجموعات أو أفراد ستستهدف؟ ما الرسائل التي سنعطيها؟

الفصل 10، القسم 3: الإعلان عن وظائف

كيف سنتعرف إلى صاحب الطلب وكيف نتحقق منهم؟ هل ندقق في مراجعهم أو خلفياتهم الأخرى؟ ما الذي سنفعل لمعرفة صاحب الطلب معرفة جيدة بحيث نتمكن من إيجاد المكان الملائم له/ا:

الفصل 10، القسم 4: إجراء مقابلات للوظائف

كيف سنقدم العرض لهم؟

كيف سنتعامل مع أولئك غير المؤهلين لتعبئة المكان:

نقرر من الذي سيرشد الموظفين والمتطوعين ويشرف عليهم ويدعمهم وكيف سيتحقق ذلك.

من المؤهل أكثر من غيره لإدارة هذا النشاط، أحد الموظفين أم متطوع:

الفصل 15، القسم 1: بناء خطة للإدارة

هل سيعرف المتطوعون ما وظيفتهم ومن الذي يمكن أن يلجئوا إليه طلباً للمساعدة أو الدعم:

الفصل 11، القسم 3: تطوير برامج لإرشاد المتطوعين

كيف سنحمي المتطوعين ومجموعتنا والذين نخدمهم:

كيف يمكن للموظفين والمتطوعين أن يقدموا إلى الإدارة مردوداً (رجْع أثر) أو أفكاراً جديدة إلى المنظمة.

نبتكر نظام تقييم لقياس أداء الموظفين والمتطوعين.

الفصل 40، القسم 1: إنجاز الأداء النوعي وإدامته

هل يرى الموظفون والمتطوعون مستقبلاً لأنفسهم مع مجموعتنا:

هل هناك مسارات واضحة توصلهم إلى فرصٍ لعمل أرقى داخل منظمتنا للموظفين والمتطوعين:

كيف سندعم تطور الموظفين والمتطوعين.

نقِرّ بإنجازات الموظفين والمتطوعين.

كيف سيوفر المشرفون مردوداً أو معلومات عن الأداء والسلوك:

هل ستوفر المنظمة مناسبات أو أطر أكثر رسميةًً للتعبير عن الإقرار:

رابعاً: تخطيط وإدارة المالية:

نذكر رسالة المنظمة وأهدافها العامة والمحددة.

الفصل 8، القسم 1: نظرة عامة على التخطيط الاستراتيجي

ما الأنشطة المحددة اللازمة للوصول إلى أهدافنا وما الذي سيحتاج الموظفون إليه للقيام بهذه الأنشطة؟

نصِف حاجات الذين نخدم:

الفصل 3، القسم 1: بناء خطة لتحديد الحاجات والموارد المحلية

نصِف أهدافنا المباشرة:

الفصل 8، القسم 3: بناء الأهداف

نِف كيفية اتخاذ القرارات الخاصة بالموازنة:

الفصل 43، القسم 2:  إدارة الأموال

نصِف أدوار مجلس الإدارة، والمدير التنفيذي، والمدير المالي، ومدير البرامج وغيرهم في وضع وتطوير الموازنة واستخدامها.

مَن الذي سيضع السياسة الخاصة بالأهداف المعينة، وأهداف المداخيل وكلفة العاملين وغير ذلك.

الفصل 9، القسم 1: البنية التنظيمية

ما السياسات والإجراءات التي تحكم موازنتنا، وحماية المدخول، والسيولة النقدية أو النفقات:

الفصل 43، القسم 3: التعامل مع المحاسبة

نصِف عملية حفظ السجلات المالية

الفصل 43، القسم 3: التعامل مع المحاسبة

نحَدد أنواع مهام المحاسبة التي تحتاجها المنظمة:

الفصل 43، القسم 2: إدارة الأموال

نحَدد مَن سيقوم بهذه المهام:

نصِف أنواع ومصادر الدخل التي ستتوافر لمنظمتنا:

الفصل 43، القسم 2: إدارة الأموال

من يجب أن يعرف عن الأحوال المالية وأن يقرر كيفية التواصل معهم ووتيرة التواصل:

الفصل 43، القسم 5: إنشاء لجنة للمالية والتدقيق

ما الضوابط اللازمة للمحافظة على تأمين الجانب المالي:

الفصل 9، القسم 1: البنية التنظيمية: نظرة عامة

كيف سنتعامل مع المشكلات؟ من الذي سيحل النزاعات المالية:

الفصل 43، القسم 5: إنشاء لجنة للمالية والتدقيق

كيف سنلاحق الجوانب المالية ونقدم التقارير عنها:

الفصل 43، القسم 1: التخطيط لموازنة سنوية وكتابتها

نبحث عن موارد لدعم جهودنا

نجعل دخلنا وأهدافنا العامة وخدماتنا متناسبة والممولين المحتملين والمتطوعين والمتبرعين الآخرين. من هم هؤلاء وكيف اخترناهم:

الفصل 11، القسم 2: استقطاب متطوعين

الفصل 42، القسم1: بناء خطة للاستدامة المالية

الفصل 46، القسم 3: الترويج لتبني رسالة المبادرة وأهدافها

نصِف أنواع الدعم الذي نسعى إليه:

الفصل 42، القسم1: بناء خطة للاستدامة المالية

الفصل 46، القسم 4: اجتذاب الدعم لبرامج محددة

نصِف كيف سنسعى للحصول على هذا الدعم:

نصِف كيف سنحافظ على علاقات التمويل الحالية والمستقبلية:

الفصل 46، القسم 2: استراتيجيات إدامة المبادرة

الفصل 46، القسم 17: تأسيس وإدامة برنامج للعضوية

نضَع قياسات الأداء الناجح:

نشرح كيف سنكون المسؤول الأخلاقي عن مواردنا:

نحدد كيف سندير الجوانب المالية

نحدد نوع الموازنة اللازمة لحاجاتنا (تنظيمية أم فرصة)

الفصل 43، القسم 1: التخطيط لموازنة سنوية وكتابتها

وضع موازنة

خامساً: تمكين الاتصال داخل منظمتنا وخارجها

ما الذي نبغي تحقيقه؟ ما هي أهدافنا المباشرة؟

هل حددنا طبيعة العلاقة بين أهدافنا العامة/ أهدافنا المباشرة ورسالتنا العامة:

الفصل 46، القسم 3: الترويج لتبني أهداف المبادرة ورسالتها

هل نريد لمزيد من الناس أن يعرفوا عن منظمتنا:

الفصل 6، القسم 1: بناء خطة للاتصال،

الفصل 45، القسم 2: إجراء حملة تسويق اجتماعي

هل نؤثر على أشخاص بإمكانهم أن يساعدونا على تحقيق أهدافنا العامة:

الفصل 45، القسم 4: تقسيم السوق للوصول إلى السكان المستهدفين

الفصل 18، القسم 3: تحديد الأهداف وعملاء التغيير: من الذي يمكن أن ينتفع ومن يمكنه المساعدة؟

هل نريد جمع المال والحصول على موارد:

الفصل 46، القسم 2: استراتيجيات إدامة المبادرة

هل ننادي بالتغيير:

الفصل 30، القسم 1: نظرة عامة: إقلاع حملة مناداة

هل نحاول زيادة العضوية أو استقطاب مزيد من المتطوعين:

الفصل 46، القسم 17: تأسيس وإدامة برنامج للعضوية

حَددوا جمهوركم. من هم الذين تحاولون اجتذابهم أو التأثير عليهم:

الفصل 3، القسم 8: تحديد أرصدة المجتمع المحلي وموارده

الفصل 7، القسم 1: بناء خطة لزيادة المشاركة في المجتمع المحلي

الفصل 45، القسم 2: إجراء حملة تسويق اجتماعي

نصِف رسائلنا الأساسية:

الفصل 6، القسم 12: تطوير الترويج المبتكِر

نحدد أفضل القنوات التي يمكننا من خلالها الوصول إلى الأفراد في جمهورنا المستهدف.

نصِفوا النهج الذي سنستخدم في إيصال رسالتنا:

الفصل 45، القسم 2: إجراء حملة تسويق اجتماعي

الفصل 45، القسم 5: تعزيز الوعي والاهتمام من خلال الاتصال

كيف سنحافظ على اتصال بوسائل الإعلام؟ كيف سنسهّل عليها أن تساعدنا:

نصِف المواد والأشياء التي سنستخدم في نقل رسالتنا.

الفصل 6، القسم 1: تطوير خطة اتصال

الفصل 45، القسم 5: تعزيز الوعي والاهتمام من خلال الاتصال

نضع قائمة بمواعيد تنفيذ خطتنا.

الفصل 6، القسم 1: تطوير خطة اتصال

الفصل 8، القسم 5: بناء خطة تحرك

نحَدد كلفة تنفيذ خطتنا.

الفصل 6، القسم 1: تطوير خطة اتصال

الفصل 8، القسم 5: بناء خطة تحرك