15. Mejorar la gestión y desarrollo organizacionales

Este conjunto de herramientas ayuda a mejorar su organización y la estructura gobernación, gestión del personal, finanzas y la comunicación.

Planificación y Valoración
1. Identificar y acoplar una red de personas quienes compartan su interés.
  1. Nombrar el problema o asunto acerca del cual está usted interesado.
  2. Identificar aquellas personas u organizaciones quienes también están interesadas y porque.
  3. Proponer una reunión para juntarse y discutir posibles modos de trabajar juntos.
    
    Recursos relacionados:
    Fomentar la participación en el trabajo comunitario
    Formar coaliciones I: Cómo empezar una coalición
2. Establezcer una fuerza de trabajo exploratoria
  1. Utilizar su red actual para identificar más personas interesadas en el asunto.
  2. ¿Quién conoce usted que pueda representar diferentes sectores de la comunidad (ej., negocios, comunidades de fe)?
    
    Recurso relacionado:
    Crear fuerzas de trabajo multisectoriales o comités de acción para la iniciativa
3. Definir un área de servicio y conozca su territorio
  1. Describir dónde aquellas personas afectadas por el asunto viven, y así dónde usted debería dirigir sus esfuerzos.
  2. Describir a grandes rasgos su área objetivo y población- sea geográficamente o por sector.
  3. Inventariar los recursos comunitarios existentes relativos al problema y trace estrategias de cómo ellos podrían ser aprovechados.
    
    Recursos relacionados:
    Entender y describir la comunidad
    Determinar el uso de los servicios
4. Descubrir/destapar las necesidades prioritarias
  1. Conduzcir encuestas de necesidades y grupos de discusión entre aquellos en la comunidad de interés.
  2. Investigar encuestas pasadas o información estadística relativa al asunto.
  3. Hablar a otras organizaciones que o bien trabajan con su población objetivo o trabajan en asuntos similares en otras comunidades.
    
    Recursos relacionados:
    Dirigir grupos de enfoque
    Realizar encuestas de evaluación de necesidades
    Recolectar información sobre el problema
5. Escoger un enfoque, fijar los objetivos, y hacer planes de cómo lograrlos.
  1. Definir claramente qué es lo que desea lograr como organización.
  2. Escribir qué cambios necesitarán ocurrir en la comunidad.
  3. Establecer objetivos (ej., para esta fecha este factor de riesgo disminuirá).
    
    Recursos relacionados:
    Proclamar el sueño: Crear las declaraciones de visión y misión de la iniciativa
    Crear objetivos
    Desarrollar un plan de acción
6. Identificar las fuerzas y debilidades de su organización como es ahora y lo que en el exterior amenaza su éxito.
  1. Las fuerzas de su organización (ej., experiencia del personal).
  2. Las debilidades de su organización (ej., no bien conocida en la comunidad).
  3. Factores externos que pueden proporcionar oportunidades para avanzar su meta (ej., medios de comunicación nacionales cubriendo su asunto).
  4. Factores externos que pueden actuar como amenazas o barreras a su éxito (ej., factores de riesgo creciente en su comunidad).
    
    Recurso relacionado:
    Análisis FDOR: Fuerzas, Debilidades, Oportunidades y Riesgos
Crear una Estructura de Gobierno
1. Reconocer la necesidad de una estructura de gobierno.
  1. Suministrar a los miembros con directrices claras para cómo proceder.
  2. Crear una estructura que liga a los miembros juntos y facilitar sus interacciones.
    
    Recurso relacionado:
    Estructura organizativa: Una visión general
2. Revisar las estructuras necesarias para que una organización funcione.
  1. Alguna forma de gobierno
  2. Reglas de funcionamiento
  3. Distribución explícita del trabajo
    
    Recurso relacionado:
    Elegir un grupo para crear y llevar la iniciativa
3. Identificar las funciones formales o comités que necesitan ser establecidos para asegurar el éxito de su organización
  1. Comité de dirección
  2. Consejo/comité coordinador
  3. Coordinador de proyecto
  4. Fuerza de trabajo
  5. Junta de directores
  6. Comités de acción
  7. Comités de apoyo
  8. Otros apoyos
    
    Recursos relacionados:
    Estructura organizativa: Una visión general
4. Describir las reglas de funcionamiento
  1. Estatutos
  2. Políticas de conflicto de interés
  3. Políticas económicas
  4. Políticas de personal
  5. Políticas de los media
  6. Políticas de voluntariado
  7. Políticas de aseguramiento de la calidad
  8. Políticas de programa
  9. Políticas ante desastre
    
    Recursos relacionados:
    Redactar los estatutos
    Crear políticas de personal
5. Describir a grandes rasgos quién será responsable de qué dentro de la organización
  1. Escribir descripciones del puesto para todos los miembros.
  2. Decidir qué puestos serán voluntarios y cuáles serán retribuidos.
  3. Crear una representación visual de las relaciones entre diferentes roles dentro de la organización.
  4. Evitar futuras luchas y conflicto por el poder trazando.
    - El proceso de toma de decisiones para diferentes acciones.
    - Cómo será compartida la información.
    - Reglas para modificar políticas y procedimientos.
    - Cómo serán resueltas las disputas.
    - Quién tiene autoridad para tomar las decisiones finales en situaciones específicas.
Gestionar y aumentar los esfuerzos del personal y voluntarios
1. Determinar si su organización utilizará los recursos del voluntariado de la comunidad.
  1. Cómo conectarán el personal y los voluntarios con la planificación y evaluación de la organización o proyecto
  2. ¿Ve el cuerpo directivo de su organización el valor de utilizar voluntarios y consultores para alcanzar las metas y objetivos de la organización? ¿Están los voluntarios incluidos en su formulación de la misión?
  3. ¿Cómo informará a su cuerpo de gobierno de las contribuciones de los voluntarios?
    
    Recurso relacionado:
    Desarrollar un plan para reclutar voluntarios
2. Revisar las metas y objetivos de su organización y describa las tareas que tendrá que hacer para alcanzarlas.
  1. Qué habilidades serán requeridas.
  2. Son las tareas continuadas o actividades puntuales.
  3. Es esto para llevar a cabo una nueva actividad.
3. Determinar el nivel de habilidad y cualificaciones de las personas quienes llevarán a cabo las tareas.
  1. Qué fundamentos o formación necesitará la persona para llevar a cabo el trabajo.
  2. Desarrollar una descripción del trabajo.
4. Decidir si las tareas pueden ser llevadas a cabo por el personal, consultores, o por voluntarios.
  1. Si ustedes contratan a alguien para llevar a cabo el trabajo, ¿Qué les ofrecerá a ellos?
  2. Necesitará usted aprobación procedente de la dirección. ¿Con qué tareas necesita ayuda el personal? Cómo será esto determinado.
  3. ¿Necesitará usted un gestor voluntario?¿Qué función jugarán ellos? Serán ellos retribuidos.
  4. Cómo asistirá usted al personal en ver a los voluntarios como socios.
  5. Tendrá usted un presupuesto para voluntarios.
5. Crear un plan de captación y contratación para personal o voluntarios
  1. ¿Cómo se inspirará usted en los intereses de los individuos y les motivará para solicitar empleo o ser voluntarios? Cómo combinará usted esto con sus oportunidades
  2. ¿Dónde buscará usted voluntarios o personal? ¿Qué grupos e individuos fijará como objetivos? Que mensaje les dará usted a ellos.
  3. ¿Cómo irá a conocer a los solicitantes y les valorará inicialmente? ¿Hará usted verificación de referencias u otra comprobación de de antecedentes? Cómo tendrá usted que conocer al solicitante para ser capaz de ponerle en el lugar.
  4. Cómo hará usted la oferta.
  5. Cómo manejará usted a aquellos no cualificados para la ubicación.
    
    Recursos relacionados:
    Desarrollar un plan para reclutar voluntarios
    Anunciar puestos de trabajo
    Hacer entrevistas para cubrir vacantes de puestos de trabajo
6. Decidir quién orientará, supervisará y proporcionará apoyo al personal y voluntarios y cómo esto será logrado.
  1. Quién es el que mejor sirve para gestionar esta actividad, personal o voluntario.
  2. Sabrán sus voluntarios lo que es su trabajo y a quién pueden acudir por asistencia y apoyo.
  3. Cómo protegerá usted a los voluntarios, su grupo y aquellos a quienes sirve.
  4. Cómo puede el personal y los voluntarios proporcionar retroalimentación a la gestión o nuevas ideas a la organización.
    
    Recursos relacionados:
    Desarrollar un plan de gestión
    Desarrollar programas de orientación para voluntarios
    Lograr y mantener un desempeño de calidad
7. Crear un sistema de evaluación para valorar la actuación del personal y voluntarios.
  1. Cómo evaluará usted a los voluntarios así como al personal que les supervisa.
  2. Cómo proporcionará usted retroalimentación sobre la actuación a personal y voluntarios.
8. Proporcionar oportunidades de desarrollo de carrera para personal y voluntarios.
  1. Ver su personal o voluntarios un futuro con su grupo.
  2. Existen rutas claras hacia y oportunidades para un trabajo más avanzado dentro de su organización para el personal y voluntarios.
  3. Cómo apoyará usted el desarrollo del personal y voluntarios.
9. Reconocer los logros de personal y voluntarios
  1. Cómo proporcionarán retroalimentación inmediato sobre la actuación y conducta.
  2. Proporcionará su organización foros más formales para el reconocimiento.
Planificar para la gestión de finanzas
1. Formular su misión, metas y objetivos. Cómo ha elegido su organización cumplir con estos objetivos.
  
  Recurso relacionado:
  Desarrollar un plan para identificar recursos y necesidades locales
2. ¿Qué actividades específicas son necesarias para alcanzar sus objetivos y qué personal será necesario para llevar a cabo esas actividades?
  1. Describir las necesidades de aquellos que son servidos.
  2. Escribir sus objetivos.
  3. Describir cómo se tomarán las decisiones presupuestarias.
    
    Recursos relacionados:
    Crear objetivos
    Administrar el dinero
3. Describir la función de la dirección, CEO, oficina económica, gestor del programa, y otros en el desarrollo y uso del presupuesto.
  1. Quién establecerá los objetivos relacionados con las políticas, objetivos de ingresos, y costes de personal y otros.
  2. Qué políticas y procedimientos gobiernan su presupuesto, y las perspectivas de ingresos, flujo de fondos o gastos.
  3. Describir su custodia de registros financieros.
  4. Determinar los tipos de funciones de contabilidad que necesita la organización.
  5. Decidir quién llevará a cabo estas funciones.
  6. Describir los tipos y fuentes de ingresos que tendrá su organización.
  7. Quién necesita saber acerca de las finanzas de la organización y decidir cómo eso será comunicado con ellos y con qué frecuencia.
  8. Qué controles son necesarios para mantener finanzas seguras.
  9. ¿Cómo manejará los problemas? Cómo resolverá disputas económicas.
  10. ¿Cómo seguirás la pista e informarás sobre tus finanzas? Qué controles tendrás sobre tu presupuesto y recursos.
    
    Recursos relacionados:
    Estructura Organizativa: Una visión general
    Encargarse de la contabilidad
    Administrar el dinero
    Crear un comité de finanzas y auditoría
    Estructura organizativa: Una visión general
    Crear un comité de finanzas y auditoría
4. Buscar recursos para apoyar sus esfuerzos.
  1. Combinar sus resultados, metas y servicios con potenciales financiadores, voluntarios y otros donantes.Quiénes son ellos y porqué los eligió.
  2. Describir los tipos de apoyo que usted buscará.
  3. Describir cómo usted buscará este apoyo.
  4. Describir cómo usted sostendrá las relaciones de financiación actuales y futuras.
  5. Establezcer sus medidas de actuación para el éxito.
  6. Explicar cómo usted será un administrador ético de sus recursos.
    
    Recursos relaciones:
    Planificar y hacer un prespuesto anual
    Reclutar voluntarios
    Crear un plan para la sustentabilidad financiera
    Promover la adopción de la misión y objetivos de la iniciativa
    Crear un plan para la sustentabilidad financiera
    Conseguir apoyo para programas específicos
    Estrategias para mantener en pie la iniciativa
    Establecer y mantener un programa de membresía
5. Especificar cómo usted gestionará sus finanzas
  1. Identificar el tipo de presupuesto que necesita (ej., organizacional o de oportunidad).
  2. Desarrollar un presupuesto.
    
    Recurso relacionado:
    Planificar y hacer un presupuesto anual
Posibilitar la comunicación dentro y fuera de la organización
1. ¿Qué desea usted conseguir? ¿Cuáles son sus objetivos?
  1. Ha especificado usted cómo sus metas y objetivos están relacionados a su misión general.
  2. Cómo desea usted que más gente sepa acerca de su organización.
  3. Influye usted en las personas quienes pueden ayudarle a alcanzar sus metas.
  4. Desea usted recaudar dinero y adquirir recursos.
  5. Está usted abogando por el cambio.
  6. Está usted intentando aumentar el número de miembros o conseguir más voluntarios.
    
    Recursos relacionados:
    Promover la adopción de la misión y objetivos de la iniciativa
    Despertar conciencia e interés a través de la comunicación
    Segmentar el mercado para llegar a la población objetivo
    Identificar la población objetivo y los agentes de cambio: Quiénes pueden beneficiarse y quiénes pueden ayudar
    Estrategias para mantener en pie la iniciativa
    Una visión general: Cómo poner en marcha una campaña de abogacía
    Establecer y mantener un programa de membresía
2. Identificar su audiencia. A quién está intentando influir o atraer.
  
  Recursos relacionados:
  Crear un plan para incrementar la participación en la acción comunitaria
  Realizar una campaña de mercadeo social
3. Describir sus mensajes principales.
  
  Recurso relacionado:
  Desarrollar promociones creativas
4. Identificar los mejores canales a través de los cuales usted alcanzará a los individuos en su audiencia fijada como objetivo.
  1. Describir el abordaje que utilizará para transmitir su mensaje.
  2. ¿Cómo estará usted en contacto con los medios de comunicación? Cómo facilitará usted que ellos le ayuden.
    
    Recursos relacionados:
    Realizar una campaña de mercadeo social
    Despertar conciencia e interés a través de la comunicación
5. Describir los materiales y elementos que serán utilizados para transmitir su mensaje.
  
  Recursos relacionados:
  Crear un plan para la comunicación
  Despertar conciencia e interés a través de la comunicación
6. Listar las fechas para las cuales usted desea llevar a cabo su plan.
  
  Recursos relacionados:
  Crear un plan para la comunicación
  Desarrollar un plan de acción
7. Determinar los costes de llevar a cabo su plan
  
  Recursos relacionados
  Crear un plan para la comunicación
  Desarrollar un plan de acción