Sección 13. Crear folletos

• ¿Qué es un folleto?

• ¿Cuál puede ser el propósito de un folleto?

• ¿A quiénes dirigir un folleto?

• ¿Qué hacer con los folletos?

• ¿Cómo planificar un folleto?

• ¿Cómo escribir y diseñar un folleto?

¿Qué es un folleto?

Un folleto es un trozo pequeño de papel impreso que generalmente consiste en una sola hoja. Un folleto típico es tríptico y mide 21,6 x 28 cm. o 21,6 x 35,5 cm., aunque pueden tener diferentes tamaños y cantidades de pliegues. A menudo, también se los denomina panfletos o volantes.

¿Cuál puede ser el propósito de un folleto?

Un folleto puede explicar el propósito de una organización y los servicios que presta. ¿Se está haciendo una presentación de la organización para un grupo que no la conoce? ¿Se necesita para una reunión con un organismo potencial patrocinador? ¿Se va a entrevistar a un grupo de posibles voluntarios?  Un folleto puede ser de utilidad en casi toda situación en la que se necesite presentar al grupo ante alguien nuevo.  Si no se puede comentarle a alguien la información básica de la organización en dos o más oraciones – cuál es su misión, qué servicios brinda, quién está a cargo, cómo se la puede contactar, cómo está constituido el grupo, etc. –, definitivamente se debe considerar diseñar un folleto.

Un folleto puede responder a las preguntas frecuentes sobre la organización. Si se está cansado de contestar preguntas tales como “¿Qué debo hacer para recibir sus servicios?” o “¿Qué debo hacer si quiero ser voluntario?”, entonces también se debe considerar diseñar un folleto.  Obviamente, un folleto no hará que las personas dejen de hacer todas esas preguntas, pero puede otorgar una manera rápida de contestarlas.

Un folleto puede ofrecer información instructiva o sobre salud más específica. Si existe un proceso específico por pasos que se desea explicar a las personas, un folleto es una manera muy útil de transmitir esa información. Por ejemplo, si se desea educar a las personas sobre cómo manejar adecuadamente la carne cruda para evitar contraer salmonela, un folleto puede ser lo necesario. Si se desea explicar los diferentes tipos de trastornos del sueño, se puede hacer un folleto o, si desea brindar información más detallada, una serie de folletos –uno sobre insomnio, uno sobre narcolepsia, uno sobre apnea del sueño, etc.

Un folleto le indica al lector cómo puede saber más sobre la organización. En el caso en que se intente hacer que las personas tengan un interés en algo –por ejemplo, ser voluntarios o hacer una contribución– se puede utilizar un folleto como un llamado a la acción y éste puede brindar más información sobre cómo se puede participar exactamente.  En un folleto, se puede incluir información sobre la historia del grupo y cómo se formó; además puede acercar a la personas a los comités o al personal específico relacionado con sus intereses.

Un folleto puede hacer que las personas sepan sobre un programa o evento específico. ¿Se está planeando un gran evento anual para recaudar fondos tal como una caminata o un recital? ¿Patrocina el grupo un departamento de conferenciantes o un servicio de asesoramiento entre iguales? Se podrían proporcionar los detalles de estos programas o eventos especiales en un folleto.

¿A quiénes dirigir un folleto?

Un folleto puede estar dirigido a un grupo o grupos específicos o al público en general.  Se debe pensar en los grupos que generalmente se interesan por la información sobre la organización, así como en los grupos en los que se desearía generar un interés y decidir si se desea diseñar folletos que apunten específicamente a cada uno de esos grupos. Algunos de los grupos a los que se podría dirigir un folleto incluyen:                                                                                                 

• Posibles miembros o voluntarios
• Posibles clientes
• Posibles patrocinadores
• Posibles socios y defensores en la comunidad
• La prensa
• El público en general

¿Qué hacer con los folletos?

Los folletos son un medio extremadamente flexible para transmitirle al público o a los grupos objetivo la información sobre la organización. Éstas son algunas de las cosas que se puede hacer con los folletos:

•  Enviarlos por correo a las personas objetivo (listas de correo, personas que llaman a la oficina para solicitar información, etc.)
•  Adjuntarlos a propuestas o informes
•  Dejárselos a los clientes después de una visita
•  Dejarlos en lugares de fácil acceso
•  Incluirlos en carpetas de prensa y de presentaciones
•  Distribuirlos en clases o talleres
•  Dárselos a posibles empleados o voluntarios
•  Hacerlos circular en reuniones, ferias, conferencias, seminarios

Si se va a tomar el trabajo de hacer folletos para el grupo, es necesario asegurarse de que estén disponibles en todo lugar donde éste se represente.

¿Cómo planificar un folleto?

Reunir ideas y ejemplos. Como con cualquier otro tipo de material impreso que se planee producir, es buena idea comenzar recopilando muestras de folletos interesantes.  Es necesario familiarizarse con los estilos, los gráficos y el tipo de redacción que se puede implementar o usar como modelo para el propio folleto de la organización en cuestión.

Aportar ideas para el proyecto. Primero, se debe decidir qué información debe contener el folleto. Debido a que un folleto es relativamente pequeño, se puede necesitar limitar la información que se trata de incluir; por ejemplo, probablemente no se podrán incluir las descripciones detalladas de la historia completa, la misión, los objetivos, el estado fiscal, los cinco proyectos anuales más importantes de la organización además de un directorio del personal y la biografía de los líderes de la organización. Cuando se esté decidiendo qué información se incluirá, las siguientes preguntas pueden ser de utilidad:

• ¿Cuál será el público (o públicos) objetivo para el folleto?
• ¿Cuán abundante es el presupuesto y cuánto tiempo se tiene para armar el folleto?

Luego, se debe decidir a quién llamar para los aportes iniciales para el proyecto, a quién se necesitará para producir el folleto y de quién se recibirán comentarios y sugerencias respecto a los borradores de éste.

Hacer un bosquejo. Esto permitirá decidir cómo se desea que el folleto esté organizado y qué puntos se desean exponer. Si se está trabajando en un folleto de información general, éste debe contener los objetivos y el propósito de la organización.

Organizar los temas en una secuencia lógica, de manera que se ajusten al diseño general del folleto. ¿En qué orden se desea que se presente la información? Puede ser de utilidad doblar un trozo de papel simulando la forma en que estará plegado el folleto y hacer un bosquejo.

¿Cómo escribir y diseñar el folleto?

Pautas generales para la redacción

Sobre todo, ¡hacerlo simple! Escribir en forma concisa y clara. A continuación algunos consejos:

• Utilizar oraciones breves. Las oraciones excesivamente largas o sin puntuación pueden ser demasiado confusas para los lectores.
• Evitar los tecnicismos. No se debe asumir que el público utilizará el mismo tipo de lenguaje y terminología que los miembros de la organización.
• Evitar el uso de clichés. Son muy comunes y trillados. Se deben descartar frases como “el ojo del huracán” o “la punta del iceberg”.
• Evitar las redundancias. No se deberían repetir las mismas frases o ideas una y otra vez, y se debería utilizar una palabra que sea realmente similar a otra que se acaba de emplear. Una frase como "La violencia de las pandillas es un problema comunitario en ascenso" puede expresarse más fácilmente –y con menos redundancia– si se dice "La violencia de las pandillas está aumentando en nuestra comunidad", todos saben que es un problema, por lo que decirlo resulta redundante.
• Utilizar la ortografía correcta. Obviamente se deben evitar los errores de ortografía y erratas, pero además se deben evitar los errores ortográficos intencionales y cursis.  Los errores ortográficos intencionales que se pueden observar a diario (tales como “Karnicería Karne Kruda”) pueden hacer que la organización parezca no profesional, dañando su credibilidad y la imagen que desea dar a la comunidad.
• Evitar la voz pasiva. La voz activa es generalmente más directa y fácil de comprender que la pasiva: “Siempre debe lavarse las manos después de tocar carne cruda” es mejor que “Sus manos deben ser lavadas después de tocar carne cruda”, por ejemplo.

Siga estos consejos y cree un borrador del folleto. Primero, determine la ubicación y el espacio que necesitará para el texto. Puede escribir el texto, luego recortarlo y pegarlo en un trozo de papel doblado en la forma y el tamaño de su folleto –esto puede darle una idea del espacio que tiene disponible. No olvide que tal vez deba resumir el texto para que más adelante encaje en el diseño del folleto.

Consejos sobre cómo diseñar el folleto uno mismo

En un folleto típico se tienen 6 caras, aunque independiente de la cantidad de caras, se debe tener en cuenta qué debe ir en qué lugar. La portada necesitará al menos un título, el nombre de la organización y posiblemente un logotipo.

El siguiente es un diseño típico de folleto. No necesariamente se debe diseñar todo folleto de la misma manera; por ejemplo, se puede tener más de tres caras –pero probablemente se deba incluir algunos de estos elementos.

Diseño típico de un folleto de 3 caras:

Parte externa:				Parte interna:
1 Información de contacto (solapa)	2  direcciones de correo   (contratapa)	3 (tapa)		4 Características/   beneficios	5 características/   beneficios	6 acción

• Información de contacto: esto a menudo termina siendo la solapa interna o la contratapa del folleto, debe contener todas las formas en que se puede contactar a la organización (nombres, direcciones, números de teléfono y fax, dirección del sitio web).
• Direcciones de correo: una de las caras externas del folleto debe tener una dirección de contacto de la organización y un área en blanco en la que se pueda pegar una estampilla o escribir una dirección. ¡Esto ahorrará el costo de los sobres!
• Tapa: debe contener el nombre de la organización, logotipo y eslogan, pero no demasiado. Se debe evitar que sea demasiado cargada y desordenada; pero debe ser atractiva para hacer que el lector sienta interés en abrir el folleto y leerlo.
• Características/beneficios: por lo general esto se incluye en el interior del folleto. Esta parte del folleto debe comentar algo sobre lo que hace el programa y cuáles son los beneficios para quienes participan en él.
• Acción: ¿qué puede hacer el lector? Esto puede centrarse en cómo los voluntarios pueden ponerse a trabajar y ayudar al grupo o coalición, o puede enfocarse en cómo los voluntarios pueden beneficiarse a sí mismos con los servicios. Puede incluir ambas opciones si así se desea.
• En cualquier otra parte, si se desea: una breve riseña sobre la organización, las instrucciones para tener acceso o utilizar los servicios que brinda, cómo se fundó o información sobre los empleados.

Diseño computarizado vs. Diseño manual. Los próximos pasos dependen realmente de si se va a diseñar el folleto manualmente o por computadora. Si se hará por computadora, se pueden usar programas como Adobe PageMaker y QuarkXPress, los cuales son más que adecuados para un folleto simple, incluso es posible crear folletos simples en algunos programas procesadores de texto. Los pasos siguientes sólo se aplican si se va a llevar a cabo el proceso manualmente –no obstante, es recomendable leerlos aun si se hará todo el trabajo en una computadora.

Crear un “modelo”. Un modelo significa un papel doblado en la forma de su folleto terminado, con los espacios claramente marcados para todos los elementos.  Esto servirá como un prototipo para utilizar de referencia mientras se finaliza el diseño. Se puede comenzar con un trozo de papel del mismo tamaño del que se utilizará para el folleto real. Después, plegar el papel en la manera en que se doblará el producto terminado (como ya hemos mencionado, el más común es el folleto tríptico de 6 caras).  Después, escribir el texto para el folleto y ubicarlo y pegarlo en las caras interiores del modelo. Si se piensa utilizar gráficos dentro del folleto, se deben marcar sus ubicaciones y tamaños aproximados.

Hacer un tablero para pegar. Un tablero para pegar proporciona una superficie sobre la cual fijar el modelo y diseñar el folleto (vea el ejemplo a continuación). Se debe utilizar un papel grueso, un panel para pegar carteles o un cartón que sea 2,5 cm. más grande que el tamaño del folleto.

También, se debe usar un bolígrafo o lápiz cuyos trazos no se reproduzcan. Este tipo de bolígrafo o lápiz escribe líneas azules muy claras que no aparecen en fotocopias y se consiguen en librerías comerciales y artísticas. Después, dibujar marcas de corte –éstas indican dónde irán las esquinas, afuera del área de impresión. Luego, marque las líneas de doblez.  Por último, marcar los márgenes. Todo lo que se diseñe en la página debe quedar dentro de los márgenes a menos que se desee que una determinada imagen "sangre" –ése es el término que se utiliza para una imagen impresa que llega más allá del borde del papel.

Luego, preparar el texto. Incluso si no se utiliza una computadora para el diseño final, puede ser buena idea hacerlo en esta parte –los folletos escritos a máquina tienden a verse realmente baratos y amateur. Se debe decidir qué tipografía(s) se desea; como regla general, no se debe utilizar más de 3 ó 4 en un solo documento ya que lo hace parecer demasiado recargado.

Poner todas las partes en su lugar, utilizando el modelo como guía. Hacer todas las revisiones necesarias.

A menos que se mande a imprimir el folleto profesionalmente, es mejor utilizar diseños simples (ilustraciones sencillas en blanco y negro) y evitar las fotografías. Sin embargo, si se van a incluir fotografías, no se deben pegar. La persona de la imprenta necesitará tenerlas separadas del tablero para prepararlas para la impresión. Nuevamente, utilizando un lápiz o lapicera azul no reproducible, marcar el espacio en el que irá la fotografía, luego marcar los cuadros y reversos de las fotografías para facilitarle a la persona de la imprenta determinar en qué lugar va cada fotografía.

Por último, pegar todo en su lugar. Utilizar pegamento vinílico, así se podrá modificar la ubicación de los elementos según se requiera.

Revisar el trabajo y pedir comentarios. Primero verificar que no haya errores, después pedir otras opiniones objetivas de tantas personas como sea necesario, entre ellas personas ajenas al grupo. Se deben pedir opiniones honestas y usar esos comentarios para decidir cuál será la versión final.

Preparar el folleto para la impresión. Cuando se esté convencido de que el folleto está listo para imprimirse, hacer una solapa con papel nuevo para cubrir y proteger el folleto y pegarlo al tablero con cinta adhesiva como se muestra a continuación.

¡Ya estamos listos para llevarlo a la imprenta!

Mandarlo a imprimir o fotocopiar. Es posible evitar, o al menos reducir, los costos de pagarle a un profesional. Se puede averiguar si alguien en el grupo trabaja para una imprenta o conoce a alguna persona que lo haga.  Se puede contactar a las imprentas de la zona para ver si alguna de ellas desea donar u ofrecer tarifas reducidas por sus servicios.

Distribuir el producto final. Esto puede parecer tonto, pero es un hecho desafortunado que grupos comunitarios a menudo hagan el gran esfuerzo y la inversión de imprimir pilas y pilas de folletos que luego terminan simplemente guardadas en una caja o en el escritorio de alguien para siempre. Se debe hacer que la distribución sea parte del plan de comunicaciones antes de empezar.

Se debe formar un comité, de ser necesario, y hacer una lista de lugares en los que se desea distribuir sus folletos. Se debería averiguar en cada lugar de la lista si simplemente se pueden enviar los folletos por correo o si es necesario llevarlos personalmente. Finalmente, es necesario asignar a voluntarios o miembros del personal como responsables de la distribución de carteles, folletos y volantes en un determinado plazo.

Para resumir

Crear un folleto puede ser una tarea ardua, sin embargo, un folleto puede ser una herramienta valiosa para explicar de qué se trata la organización, contestar preguntas, educar al público o promover un evento. Siguiendo los pasos que se explican en esta sección, la organización puede producir folletos con apariencia profesional que mejoren en gran medida su habilidad de comunicarse eficientemente con una amplia variedad de públicos.