Sección 18. Usar la publicidad directa (o correo directo)

• ¿Qué es el “correo directo” (también conocido como publicidad directa)?

• ¿Por qué utilizar el correo directo?

• ¿Qué enviar en un paquete de correo directo?

• ¿Cómo preparar un paquete de correo directo?

• ¿Cómo averiguar si el correo ha sido efectivo?

 

 

Muchos de nosotros recibimos correo directo todas las semanas – corrección, correo “basura o no deseado”.  Si alguien  preguntara ¿Qué hace usted con el correo indeseado? Muchas personas responderían; “Ni siquiera lo leo. Lo tiro a la basura”. Sin embargo, los estudios revelan que más gente de la que se cree, revisa el correo no deseado que considera “bueno”, y responde a él. Cuando el correo está bien diseñado y escrito y es enviado a la persona indicada, se obtiene un uno por ciento de respuesta. Aunque esta cifra  parece muy baja, es mucho más alta que cualquier otra manera de contactarse con una gran cantidad de personas que desconocen la organización o iniciativa en cuestión. Ese uno por ciento de respuestas puede atraer la cantidad suficiente de participantes y donadores  para hacer a la organización efectiva y asegurar su continuidad.

A pesar de que a veces este tipo de publicidad es molesto, se ha convertido en una estrategia aceptada que las organizaciones pueden y deben utilizar efectivamente. En esta sección se definirá qué es el “correo directo”, se explicará cómo se debe utilizar, se describirá cómo elaborarlo para que las personas lo lean, se definirán los pasos a seguir para organizar un programa de correo directo y se explicará como evaluar la efectividad de dicho programa.

¿Qué es el correo directo?

“Correo directo” es el término utilizado para las cartas impersonales enviadas por correo masivo (en EEUU,  la Oficina de Correos  ha descartado el término “correo masivo” y actualmente se denomina “Correo Estándar A”). Para una mejor comprensión, en esta sección lo denominaremos correo o publicidad directa, dado que aún se lo conoce por ese nombre y quizá en otros países sea más fácil entenderlo como tal.

La publicidad directa no es propaganda; la propaganda debe transmitir un mensaje del anunciante hacia una extensa población. En general, la propaganda no es individual; su mensaje pretende crear conciencia o demanda de un producto. El propósito del correo publicitario es exactamente el opuesto – el objetivo es obtener información o una donación de la persona a la que está dirigido. Además, contrariamente a lo que sucede con los medios de comunicación, al utilizar el paquete de correo directo existe una sola oportunidad de ponerse en contacto con la audiencia a la que está dirigido.

Las cartas dirigidas a una persona en particular (por ejemplo. Estimada Srta. Álvarez”) o enviadas en servicio de primera clase, no se denominan técnicamente “correo directo” aunque presenten cualidades similares en su apariencia o estilo de escritura. El correo o publicidad directa está claramente relacionado con dos etapas en la recaudación de fondos: incorporar nuevos donantes y retener a los actuales. Un tercer paso (mejorar --- aumentar las donaciones individuales) se lleva a cabo a través del correo más personalizado y del contacto personal.

La publicidad directa (200 o más envíos idénticos), se pre-clasifica de acuerdo al código de la oficina postal y no es considerado prioritario. Es una estrategia relativamente nueva que se utiliza en EE.UU para la recaudación de fondos. En 1964, se utilizó por primera vez a gran escala, durante la campaña presidencial de Barry Goldwater. En la década posterior, el correo masivo se convirtió en un método de recaudación de fondos muy popular, siendo el responsable de gran parte del financiamiento de muchas empresas.

Debido a la saturación del mercado y a que las personas se han acostumbrado a ella, se considera que la publicidad directa es menos efectiva de lo que una vez fuera, pero aún está vigente. El 40 por ciento de las entregas del correo de los EE.UU. son de correo directo. Solamente en 1988, la Oficina de Correos de los EEUU entregó 63 billones de piezas de correo directo. Su efectividad como estrategia para la recaudación de fondos ha sido cuestionada a través de los años, pero sigue siendo la forma más económica que las organizaciones tienen para comunicarles su mensaje a muchas personas con la posibilidad de leerlo en sus ratos de ocio. Puede ser muy efectivo, porque es un mensaje dirigido, personal e inmediato.

El correo directo es una clase de mercadeo directo. Las otras clases son: las ventas directas (por ejemplo, vender aspiradoras de puerta en puerta) o el llamado “telemarketing” o ventas telefónicas (la venta del servicio de larga distancia, membresías para un gimnasio, los servicios de una tarjeta de crédito, etc.). Existen siete razones para emplear el mercadeo directo:

• La venta de un producto o idea
• La conducción de un estudio de mercado
• La creación de una imagen
• La concientización
• Generación  y evaluación de iniciativas (para ventas o donaciones)
• Presentación de nuevos productos o ideas
• Presentación de ofertas o peticiones especiales

La publicidad directa forma parte del “mercadeo social”. El mercadeo o “marketing” social se define como la aplicación de las técnicas de publicidad comercial para el análisis, la planificación, la ejecución y la evaluación de los programas diseñados para influenciar el comportamiento voluntario de un grupo de personas con el propósito de mejorar su bienestar personal y el de la sociedad. El objetivo es hacer que ese comportamiento deseado sea divertido, sencillo y popular. Contrario a la manera en que algunos productos se venden al público, el mercadeo social no involucra la manipulación maliciosa o la venta de un producto – es decir la organización y sus metas- “a la fuerza”. No implica comprometer la ética, los servicios o el presupuesto de la organización – pero ayuda a llegar a la audiencia deseada y alienta el apoyo necesario – financiero o de otra índole.

Junto con los eventos especiales, la publicidad directa es una de las mejores estrategias que una organización puede utilizar para acercarse a sus donantes. Una relación más cercana significa que el donante estará más interesado en el trabajo de la organización y posiblemente incremente su inversión financiera en la empresa.

¿Por qué utilizar el correo directo?

Actualmente es difícil lograr la atención de la gente, ya que se ve acosada por mensajes de la TV, los periódicos, las revistas, la radio e Internet. El correo directo es una manera de hacerlo. Mediante el correo directo se afianzan relaciones que resultan en un apoyo financiero constante, lo cual puede producir un cambio a largo plazo en la comunidad.

A continuación mostramos por qué se debe utilizar el correo directo para dar a conocer un proyecto. Las razones que se ofrecen a menudo se refieren a la “venta”, pero esto no debe ser motivo de confusión. Es necesario recordar que se está intentando “vender” una clase de  “producto” a donadores anteriores y potenciales.

• Es productivo en relación al  costo. Los estudios realizados demuestran que cada dólar invertido en el correo directo aumenta diez veces su valor en donaciones o ventas de un producto. La ganancia obtenida es más del doble de la generada por una publicidad en TV.
• Se llega a  una audiencia que está interesada en escuchar. Es sorprendente pero real. En muchos hogares se desea recibir más correo directo o al menos, les gustaría recibir algo.
• Los consumidores son receptivos del correo directo. En 1996, se invirtieron más de $244 billones de dólares en Estados Unidos, en respuestas al correo directo.
• Las empresas son receptivas del correo directo. En 1997, más de $ 145 millones de dólares en ventas interempresariales fueron atribuidos al correo directo.
• Es una poderosa herramienta, de potencial creciente, para el aumento de ingresos. Al utilizar el correo directo para llegar hasta los consumidores, las empresas calcularon un incremento de más del 7 por ciento entre el 2000 y el 2002.
• Es efectivo. Durante 1996, casi el 57 por ciento de la población adulta de los EEUU, ordenó algún producto o servicio por correo.
• Es flexible. Se puede enviar un mensaje a cualquier persona, en cualquier momento, utilizando cualquier formato. Se pueden enviar postales, cartas o folletos – dependiendo de lo que la organización desee utilizar y de su presupuesto.
• Está dirigido a una persona. Los medios de comunicación masivos son un acercamiento a un enorme y diverso universo de consumidores potenciales. Por el contrario, el correo directo está dirigido a una persona, en una dirección específica. Se sabe exactamente a quién se le está hablando. Se puede seleccionar la audiencia a la que irá dirigida la publicidad y contactarla individualmente. No se debería invertir dinero en envíos postales para gente que no está interesada en recibir el mensaje de la organización.
• Es predecible y mensurable. Nada se hace al azar. Al hacer la prueba con envíos de la organización, en pequeña escala, y rastrearlos, se pueden predecir efectivamente las ganancias que resultarán de una campaña a gran escala. Además, los resultados de una campaña de correo directo pueden ser medidos con precisión. Se sabe con exactitud cuántos envíos se hicieron, quiénes las recibieron, cuánto costó el envío de cada una y cuántas respuestas se obtuvieron. Esta información hace que el cálculo del costo por respuesta sea una labor sencilla. También se puede establecer cuántas donaciones se repitieron y cuánto dinero se generó a lo largo de un período determinado de tiempo.
• Es un mensaje exclusivo y privado que el consumidor puede guardar para luego tomar una decisión.  Es un mensaje para leer en cualquier momento de ocio y para pensar por más de unos segundos. Debido a que las personas lo reciben por medio de su correo personal y no en un entorno “público”, como los anuncios en la radio o TV o Internet,  éste ofrece un mensaje “privado”. Otros mensajes que no son por escrito pueden ser fugaces –y mucho más costosos. Si el mensaje no llega, el consumidor no lo responderá.

¿Qué enviar en un paquete de correo directo?

El paquete clásico de publicidad directa consta de cinco componentes que se describirán en detalle más adelante en esta sección. Se trata de:

• El sobre – determina si la carta contenida será leída o no. El objetivo del sobre es hacer que parezca que contiene una carta personal.
• La carta – Existen algunos principios simples sobre cómo confeccionar una carta de correo directo efectiva.
• El mecanismo de respuesta – Es normalmente una tarjeta para que el donador envíe su cheque con sus datos; su nombre, dirección y la cifra exacta de la donación.
• El sobre para la respuesta – Se puede utilizar un sobre comercial con los datos de la organización ya impresos, para facilitar así la respuesta del donante.
• Otros embalajes: Éstos pueden incluir una nota, un artículo, un memorándum, una hoja de información o un folleto.

¿Cómo preparar un paquete de correo directo?

A continuación se especifican los pasos a seguir para armar un paquete de publicidad directa. Es buena idea revisar nuevamente todo el procedimiento antes de comenzar con el proceso de planificación. Es posible que se deba aplicar simultáneamente varios pasos antes de finalizar con el programa completo. Por ejemplo, la estrategia, el formato y el presupuesto pueden estar interrelacionados. Un folleto a cuatro colores y una carta grande en papel amarillo dentro de un sobre rojo, pueden ser más llamativos que una carta en papel blanco en un sobre estándar; sin embargo, eso podría estar fuera del presupuesto, por lo tanto se necesita hacer un ajuste en la estrategia y el formato. He aquí los pasos a planificar:

Conformar o comprar una lista de correo

Se puede conformar una lista de correo por cuenta propia o se puede adquirir de algún proveedor. Muchos distribuidores de listas de correo alquilan listas durante un período específico de tiempo, usualmente de un año, para un número limitado de usos. La lista puede ser tan amplia como la guía telefónica o tan pequeña como la lista de personas entre 25 y 39 años que desempeñan trabajos manuales, que están afiliados al partido político X, que conducen un automóvil de seis años de antigüedad al que hubo que cambiarle la bomba de combustible el año pasado, que son padres de dos niños que asisten a escuelas en la ciudad y que viven en un barrio proletario, etc. Lo más importante para tener en cuenta cuando se comience a conformar la lista es pensar a quiénes está dirigida.

Existen muchos distribuidores que venden o alquilan listas. Otros aparecen en las páginas amarillas de la guía telefónica o se encuentran en avisos en revistas de venta directa. Consulte la Herramienta N# 1: Dónde adquirir las listas de correo.

He aquí algunos consejos para recordar al adquirir una lista de correo:

• Asegurarse de revisar las referencias antes de seleccionar un distribuidor. Algunos de estos proveedores de listas o vendedores tratan de vender listas que les redituarán ganancias, pero no le serán útiles al cliente.
• Evitarlos.
• No guardar una lista que se compre o alquile (si se está autorizado a utilizarla más de una vez), a menos que la organización se encargue de actualizarla. Cualquier lista con más de tres meses de antigüedad será inexacta en un siete por ciento.
• Utilizar la lista solamente dos veces. Ya se ha obtenido el  90 por ciento de las respuestas que se puede obtener de ella. Es necesario eliminar los nombres de las personas que no han respondido y concentrarse en obtener nuevos nombres para su lista “potencial”. La lista “potencial” es crucial para el éxito del correo directo.
• Mantener la lista actualizada. Si las direcciones son inexactas, esto será muy perjudicial para la organización– el paquete no será entregado a los donantes potenciales (por lo tanto no recibirá ningún dinero) y se habrá gastado dinero en el sobre y en la estampilla o sello. Quizá se pueda hacer esto con la ayuda de la Oficia de Correos local o de algún organismo de registro ciudadano.
• Revisar la lista por lo menos una vez al año.  Si se utiliza la lista más seguido, se debe revisar  con mayor frecuencia. Esto mantiene la lista actualizada, reduce las pérdidas por envíos desperdiciados y aumenta la posibilidad de recibir respuestas.

Consulte la Herramienta N# 2: Preguntas para formularle a un distribuidor de listas.

Las listas también se pueden confeccionar  a partir de los registros públicos de fácil acceso, como la guía telefónica, por ejemplo. Se puede averiguar quién acaba de comprar una nueva casa, quién ha tenido un bebé recientemente o quién ha abierto un negocio. Los distribuidores de listas pueden proporcionar listas, muy específicas, compiladas por otras compañías, con información tal como quién compró qué artículos de que catálogo y cuanto gastó. Otra fuente es la lista de suscripciones de una revista que publica artículos de interés para la organización. Listas como éstas se venden con frecuencia.

De acuerdo con la Asociación de Mercadeo Directo, las listas de consumidores y suscriptores de alrededor de la mitad de las compañías de los EE.UU., están disponibles. En general, las revistas de interés general especializadas en noticias, deportes y entretenimiento cuentan con listas más extensas que las revistas especializadas, pero probablemente, las listas no estarán relacionadas con lo que se necesita para la organización. Algunas veces, las listas de membresía de las asociaciones profesionales y de ventas y de las organizaciones locales están disponibles.

El ingrediente principal para el éxito de una campaña de publicidad directa es la lista de personas a quienes se les envía el correo. Por esta razón, se debe armar o elegir la lista cuidadosamente. Es necesario asegurarse de que los nombres de las personas estén escritos correctamente y que las direcciones y códigos postales sean exactos. Un nombre mal escrito puede irritar al posible donador, que enviará su donación a otra parte – o no donará nada. Si la dirección o el código postal son incorrectos, el correo no se podrá entregar y se habrá desperdiciado el dinero de la organización.

Algunas organizaciones cuyas lista contienen más de 5,000 nombres, las alquilan como una forma de recaudar fondos. Existe la preocupación, por parte de las organizaciones, de que sus donadores se sentirán molestos si sus nombres son vendidos en una lista. Para asegurar que esto no suceda, simplemente se puede incluir la siguiente leyenda en el boletín de noticias de la organización: “Regularmente, ponemos nuestras listas de correo a disposición de otras entidades que consideramos que serán de interés para nuestros asociados. Si prefiere que su nombre no sea incluido, le agradeceremos que nos lo comunique y nos aseguraremos de que usted no reciba ninguno de estos correos”. Algunas organizaciones no venden sus listas de correo. Tampoco se debe substraer o utilizar listas de correo “sólo para socios”. Los nombres pueden estar codificados, de manera que un miembro se podrá dar cuenta de dónde  provino originalmente la venta de su nombre. Una situación como ésta puede ser desagradable y resultar poco productiva para los esfuerzos de la iniciativa y por ello se debe evitar. ¡Además de ser poco ético, puede desatar una campaña de desprestigio contra la organización!

Las listas están divididas en tres categorías de acuerdo con la disposición de las personas a hacer donaciones o a su posible  reacción ante una petición. Las categorías se clasifican de acuerdo con el grado de potencial del donador: Lista altamente potencial, lista medianamente potencial y lista fría.

Una Lista altamente potencial está compuesta por personas que se han comprometido con la organización. Desde el nivel más alto hacia abajo se incluye en esta lista a: donadores actuales (con una posible respuesta de entre el 10 y el 66 por ciento); donadores inactivos durante los últimos dos años (con una posible respuesta de entre el 5 y el 10 por ciento); voluntarios y miembros de la junta directiva que aún no han hecho donaciones (una posible respuesta variable de entre el 5 y el 100 por ciento) y amigos cercanos y socios de los antes mencionados que aún no son donantes (con una posible respuesta de entre el 2 y el 5 por ciento).

La categoría de donantes actuales es la lista con mayor potencial de la organización; la segunda con mayor potencial es la de los amigos de los donantes actuales. Una táctica exitosa para aumentar el tamaño de la lista es pedirles a los donantes actuales que proporcionen nombres y direcciones de sus amigos. Algunas personas enviarán uno o dos nombres, la mayoría no enviará nada y algunos enviarán docenas. De una lista de correos de 1.000 donantes, se puede extraer 200 nombres de esta manera. Por ejemplo, se puede incluir un cupón en el boletín de noticias solicitando algunos nombres nuevos para incluir en la lista de correos. Algunos estadistas sostienen que cada persona conoce a otras 250; de esta personas entre el 10 y el 20 por ciento serían buenos prospectos para el proyecto.

Una lista medianamente potencial está compuesta por personas que han brindado su apoyo o conocen los servicios de la iniciativa o emprendimientos similares, pero no conocen al grupo en sí. Se puede esperar una respuesta de entre el 1 y el 3 por ciento de ellos. En el caso de que la organización proporcione consejería o referencias por teléfono o a través del correo, es buena idea mantener un registro de las personas atendidas. Si es posible, se debe llevar un registro de los nombres y las direcciones de estas personas. Cuando llamen, se les debe preguntar si se les puede enviar más información sobre la organización. Quienes no acepten, sencillamente no darán su nombre. Después de haber recopilado 200 nombres, se está en condiciones de enviar una petición por el correo masivo. Si se tiene la certeza de que las direcciones son correctas, se debe incluir dentro de esta petición los nombres de las personas que han hecho donaciones previamente pero que ya no las hacen. Si se organiza un evento especial, se debe recordar siempre hacer circular una hoja de asistencia (o se puede organizar un sorteo a la entrada si es apropiado), como una forma de obtener nombres y direcciones. Otra clase de lista medianamente potencial es aquella que pertenece a una organización similar. Muchas organizaciones “alquilan” sus listas para un envío de correo masivo.

Una Lista fría, es toda lista que tiene más de un año de antigüedad o que incluye a personas sobre las cuales se sabe muy poco o nada. Un ejemplo de esto es la guía de teléfonos. Esta es la lista menos útil, por lo tanto es necesario enfocarse en las listas alta y medianamente potenciales.

Planificar los objetivos y las estrategias para el paquete de correo directo.

Es importante tener en mente objetivos específicos antes de comenzar con la organización del paquete. Se deben tener en cuenta las siguientes preguntas al planificar los objetivos y las estrategias. Es necesario recordar que se encuentran estrechamente ligadas al formato y al presupuesto.

• ¿Es el objetivo recaudar dinero, generar interés en trabajar en el proyecto, concientizar sobre un tema en particular o todos los puntos mencionados?
• ¿A quién irá dirigido el paquete y qué se espera como respuesta?
• ¿Se dirigirá a miembros potenciales o actuales para convencerlos de hacer una donación? ¿Se desea que asistan a una reunión? ¿Se desea que colaboren en un proyecto o evento?
• ¿Cuál es el objetivo? Se debe evitar enviar un folleto si una postal es suficiente o  una carta si un folleto puede transmitir el mensaje.
• ¿El mensaje requiere de más espacio, más detalles y un formato más grande que el previsto? Si es así, tal vez se deba considerar la reducción de la cantidad de correo. Se debe tener presente que si se envía un mensaje incompleto a muchas personas, en vez de un mensaje completo a una cantidad menor, los resultados pueden ser desalentadores.
• ¿Qué clase de correo les  interesará a los destinatarios? Si  se sabe que reciben una gran cantidad de correo comercial, se debe considerar enviarles un sobre más grande o de color, en vez del clásico.
• ¿El correo está dirigido al domicilio particular o laboral del destinatario? ¿Es revisado por un asistente administrativo o un miembro de la familia antes de llegar a manos del destinatario?
• ¿Cuál es el producto, causa, servicio o evento? El paquete debe estar de acuerdo con el proyecto y los probables donantes. Por ejemplo, no se  les debe enviar a los ejecutivos de una gran firma un folleto de un sólo color, así como tampoco se debe solicitar fondos para una organización caritativa con presupuesto limitado, enviando un folleto costoso, brillante y a seis colores.
• ¿Cuál es el presupuesto? Dado que el presupuesto afectará todos los demás aspectos del paquete, debe ser considerado cuidadosamente – y desde el principio del proceso.

Consultar la Herramienta N#3: Planilla de objetivos y estrategias.

Decidir el formato.

Existen una cantidad de formatos diferentes para un paquete de publicidad directa. El formato decide de qué manera entran en juego los elementos gráficos y la copia. El editor (y el asesor de diseño gráfico, en el caso de que la organización sea suficientemente grande como para tener uno) debe saber exactamente qué formato se va a utilizar dado éste que afecta el espacio disponible para transmitir el mensaje. Cada artículo del paquete debe exponer claramente la oferta o el pedido.

Cada paso sucesivo aumenta el costo, pero también la efectividad para incrementar el número de lectores que responden al paquete. La decisión sobre el formato se puede tomar en forma simultánea con el próximo paso de determinar el presupuesto; ambos van de la mano. Con mayor frecuencia, los destinatarios de la publicidad directa (cualquiera sea su formato) son dirigidos a sitios de Internet para hallar anuncios e información adicional.

Al organizar y revisar un paquete de correo directo, se puede crear un gran problema si se hace a través de un comité (una nota cómica: el autor William Bly pregunta: “¿Sabes qué es un alce?  Es una vaca diseñada por un comité”). Si no se utiliza a un profesional para diseñar el paquete, se corre el riesgo de utilizar un comité compuesto por personas que (a) ignoran qué es la publicidad directa (b) no conocen su funcionamiento o (c) ignoran lo que ésta puede y no puede hacer. Por ejemplo, un comité puede decidir abreviar una carta de tres páginas a una, porque alguien considera que la clase de lector a la que a dirigida “no leerá cartas largas”. Algunas decisiones como ésta frecuentemente se basan en presunciones basadas en prejuicios personales y hábitos de lectura – no en hechos. Se debe tener cuidado con esto. Si  se desafía o ignora, consciente o inconscientemente, la investigación hecha por profesionales de la publicidad directa,  se podría desperdiciar mucho tiempo y dinero.

A continuación se encuentran opciones de formato para el paquete de publicidad directa:

• Postal – económica y de “lectura rápida”, aunque no es correspondencia privada para el lector.
• Carta – admite un mensaje más largo, pero es más costosa.
• Sobre – vienen en todos los tamaños y sabores.

Distintos tipos de sobres.

Hay sobres blancos, manila, de todos los colores del arcoíris y/o con un broche. Los estudios indican que un sobre grande, de color brillante, con una estampilla de primera clase logra más respuestas que un sobre estándar con una estampilla de correo masivo. Muchos envíos se hacen en sobres confeccionados y diseñados a pedido (más costosos) para lograr atraer la atención inmediata del destinatario y la lectura del material contenido.
Vale la pena probar si se justifica el costo de un sobre personalizado, en vez de un sobre estándar con el mismo mensaje. Para tomar una decisión es necesario un análisis costo-beneficio. En cualquier caso, la opción de personalizar el sobre de manera más costosa con el nombre y la dirección impresos es viable en cualquier tamaño.
Otra opción es un sobre con una “ventana” por medio de la cual el nombre y la dirección del destinatario son legibles. Esta clase de sobres elimina el gasto de tiempo, impresión y pegado de las etiquetas.

• Carta-sobre  – una opción más económica. La carta doblada y convenientemente cerrada opera como sobre. Se pueden añadir otros materiales dentro del sobre.
• Folleto – Se puede incluir junto con la carta para ilustrar el punto del paquete mediante dibujos y/o fotos y para acompañar el texto. La escritura a cuatro colores (muy costosa), en general no es necesaria. Un par de colores con algunas fotos y una copia clara es suficiente.
• Nota adicional – Se puede incluir con la carta (con un costo adicional) o puede ser una combinación carta-folleto. Una nota o carta adicional se incluye o se pega en la carta principal. Puede estar escrita por un miembro de la junta directiva, una persona importante dentro del proyecto o alguien que ya obtuvo un beneficio de él. Puede ser de apariencia manuscrita y debe diferenciarse de la carta o folleto por su estilo y/o color. Por ejemplo, el mensaje adicional se puede imprimir en un estilo manuscrito, en una nota autoadhesiva de color adosada a la carta. La nota también puede ser en una hoja de papel doblado, con un mensaje “gracioso” en el exterior para alentar al destinatario a abrirla y leerla. El objetivo de la nota adicional es alentar (por medio de información exclusiva) al destinatario a hacer una donación de tiempo o dinero para  la organización. Se considera que éste método es una buena influencia para aquellas personas que están indecisas con respecto a su participación.
• Tarjeta de respuesta (o para hacer la orden). –Esto es muy importante en la continuación del proceso de “ventas”.  Aclara los beneficios de la donación y los niveles sugeridos de membresía. Facilita a los donantes, el proceso de donar o asociarse completando los espacios correspondientes al nombre, dirección, teléfono y cantidad de la donación o información sobre la tarjeta de crédito (lo que sea aplicable para la organización). Luego, lo único que deben hacer es poner la carta en el sobre de retorno, sellarlo y ponerlo en el correo.
• Sobre de retorno – Esto resulta conveniente para un donante potencial y tiene un costo insignificante para la organización. Existen dos estilos: Sobres de respuesta franqueados o pre-pagados y sobres pagados por el remitente. Los primeros de ellos incluyen el franqueo de retorno, simplificando el envío de una donación por parte del lector; el costo del sello corre por cuenta de la organización, pero sólo se paga por los sobres que son devueltos. Con el otro tipo de sobres, el donante abona el franqueo, lo cual es menos conveniente para él. El porcentaje de respuestas es considerablemente menor cuando no se incluye un sobre para retorno al remitente. Los sobres franqueados no son necesarios en organizaciones de bajo presupuesto. Muy pocas organizaciones los utilizan debido a que los consumidores se han percatado de su costo.

Determinar el presupuesto.

El formato, el color, el embalaje y el franqueo o costo de los sellos. Son los factores que influyen en el presupuesto de un paquete de publicidad directa. Como regla general, al planificar el presupuesto, las donaciones que se reciben en las respuestas deben al menos igualar el costo del envío por correo. Según los expertos, el envío dará buenos resultados si se obtiene un 1 por ciento de respuesta; puede bajar hasta el 0.25 por ciento o aumentar a más del 1 por ciento.

Formato – si el asunto que se va a contar es extenso (los costos y beneficios de la iniciativa), se puede enviar un folleto a cuatro colores para transmitir el mensaje. Si es un recordatorio para los donantes actuales para que hagan donaciones adicionales, una postal será suficiente. Tal vez se decida que una simple carta comercial en un sobre típico es apropiada. La carta comercial es más económica que el folleto, pero se necesita que el formato se adapte a los objetivos que se tienen en mente. Económico no necesariamente significa productivo en relación al costo. La mayoría de los expertos sostienen que no es conveniente utilizar una carta comercial en un sobre liso, sólo porque ya se cuenta con el papel y los sobres en las oficinas. El envío puede fracasar debido a esta estrategia, lo que significa que se obtendrán pocas respuestas. Por lo tanto, el presupuesto no debe decidir el formato apropiado sino que se adaptará a él.

• Color --  hasta una postal se ve mejor en color. La mayoría de los expertos opinan que el color aumenta la efectividad. Sin embargo, también aumenta los costos a largo plazo. Se debe considerar cuidadosamente el costo de pasar de uno o dos a cuatro o más colores.
• Embalaje – Cuando los sobres no son estándar pueden resultar costosos. Ésta es una parte importante dentro de la planificación del presupuesto.
• Franqueo – el tamaño, el formato y el peso determinarán el costo del paquete de correo. Es necesario averiguar en la oficina postal local las opciones disponibles.

Diseñar el paquete.

Algunas organizaciones cuentan con una sección artística dentro de la empresa; otras utilizan los servicios de agencias. No obstante, existen otras maneras de poner un proyecto en funcionamiento, dentro de su presupuesto. Por ejemplo, la hija o el sobrino de algún miembro de la organización, quien acaba de comenzar sus estudios en arte o periodismo, disfrutaría de la experiencia de diseñar un paquete de publicidad directa. En general, los servicios de una agencia son más costosos, pero el nivel de calidad en el trabajo de un profesional es casi siempre inmejorable. Tal vez  un miembro o el amigo de un miembro de la organización está dispuesto a donar sus destrezas y tiempo como profesional en el área para diseñar y redactar los materiales.

Se pueden contestar las siguientes estas preguntas mientras se planifica el diseño del paquete de publicidad directa:

• ¿Qué nivel de elaboración o complejidad deberá tener el mensaje? Por ejemplo: ¿Cuántos artículos incluirá el correo? ¿Habrá alguno impresa en color? ¿Se imprimirá un mensaje afuera del sobre para hacerle una broma al cliente?
• ¿Existe alguna imagen o logo corporativo a tener en cuenta?
• ¿Cuál debe ser el tono del texto? Por ejemplo: ¿Se desea que sea muy formal o informal y amistoso? ¿Ingenioso o realista?
• ¿El paquete parece diseñado por computadora? Si tiene el aspecto de correo masivo,  seguramente no será leído. Los toques personales, tan simples como un sello de goma hecho a mano, o el envío de la carta al “Sr. Jorge Ortiz” en vez de al  “Residente”, son muy positivos.
• ¿El tamaño de todos los artículos va de acuerdo con el sobre? Tal vez el sobre cumpla con las especificaciones del correo. Sin embargo: ¿Es del tamaño adecuado para todas las cartas, respuestas, tarjetas, notas adicionales? ¿Es demasiado pequeño para contener un cheque sin doblar? (Por ejemplo, si el destinatario debe doblar un cheque dentro del sobre y al recibirlo la organización utiliza un abridor de sobres automático se corre el riesgo de romper el cheque por la mitad. Lo mismo sucede con un formulario de orden o una tarjeta de respuesta).
• En el caso de que se envíen 10 paquetes de publicidad directa al año ¿contienen todos algún elemento agradable o que  deba mantenerse? (Por ejemplo, un logo, un determinado color o impresión, una presentación, una foto que está siempre incluida, una determinada clase de papel fácilmente identificable, que siempre es utilizado para el envío).
• ¿Todos los componentes del paquete han sido corregidos, repetidas veces? La revisión del texto nunca es exagerada. Frecuentemente, la persona que escribe el ejemplar no es la más adecuada para corregirlo. Es necesario pensar en esto de  la siguiente manera – el escritor entiende el significado del texto y “verá” lo que se supone que está allí, pero tal vez eso no sea lo que en realidad está allí. Consulte la Herramienta #4: 20 Sugerencias para escribir una buena carta de correo directo

Se debe recordar que en cuanto más tiempo tome completar el proceso de diseño, más difícil será corregir un error o hacer un cambio. Cambiar los ejemplares y las fotos es económico durante la fase creativa, pero es mucho más costoso a medida que se acerca la fase de impresión; esto podría acabar con el presupuesto.

Los costos establecidos antes de la impresión pueden variar dependiendo de si el trabajo es a color o en blanco y negro, del tamaño, la dimensión de los detalles en el diseño del paquete, los elementos gráficos y el formato en que se le entregue todo a los encargados de materializar el trabajo. Por ejemplo, un documento completo de alta resolución en un disco de computadora se puede decir que está virtualmente “listo” para ser utilizado y eso ahorrará dinero. Los gráficos, las copias y los elementos que necesiten acomodarse de cierta forma o ensamblarse serán mucho más costosos.

Es necesario volver a verificar los números telefónicos incluidos, los códigos postales y las direcciones de sitios electrónicos (la dirección del sitio Web que comienza con “www” o “http”), así como también la ortografía y la gramática. En los números telefónicos y en las direcciones de sitios Web, si un dígito está equivocado todo el número es incorrecto. Si se utilizan fotos o ilustraciones, se debe contar con el permiso para usarlas; tal vez se tengan que adquirir los derechos completos de una galería fotográfica, del fotógrafo o del dibujante. También se deben tener en cuenta los acuerdos con los modelos y sus agentes.

Imprimirlo.

El impresor estimará los costos basado en estos cuatro factores:

• Confección de las planchas – Éste es un costo básico en la impresión Offset, que es prácticamente igual entre las imprentas y no será un factor importante, a menos que se imprima un número reducido de piezas.
• La impresión – La mayoría de las imprentas tienen muchas prensas para toda clase de trabajos. Existen variaciones de calidad, por lo tanto se deben comparar las muestras antes de escoger una imprenta. Los precios varían según el costo de manufactura y el volumen y tamaño de la tirada. Cuanto más tiempo tenga la imprenta, mayor flexibilidad se tendrá para programar el trabajo. (Traducción: Si se lleva un trabajo a última hora y se necesita para el día siguiente, no se tendrá listo. Si el horario de la imprenta está lleno, no hay nada que se pueda hacer para lograrlo).
• El papel –Éste tiene un costo variable que se puede controlar hasta cierto punto. El papel es costoso, pero se pueden hacer ciertas elecciones apropiadas para el proyecto en cuestión. Para la mayoría de los trabajos de impresión existe el tipo de papel adecuado Esto debería ser parte de las consideraciones generales durante el proceso del presupuesto. Por ejemplo, un folleto a cuatro colores se imprime generalmente en papel de portada, el cual tiene una textura firme que le otorga cuerpo al mensaje. La carta debe estar impresa en papel de buena calidad, pero los otros materiales pueden hacerse en un papel más sencillo. Otra opción a tener en cuenta es el papel reciclado. Al utilizar papel reciclado, se le está demostrando al remitente que la organización se preocupa por el medio ambiente. .
• Pequeñas alteraciones, mayores costos – Tal como mencionamos anteriormente, los cambios en los gráficos o en la impresión durante la fase creativa son sencillos y relativamente económicos. Antes de la impresión, sin embargo, son más costosos porque se deben confeccionar y volver a corregir las planchas. A nivel de la impresión, el costo es mucho más alto porque se deben completar todos los pasos antes mencionados, y puede que se tenga que pagar el tiempo que tome la reparación del proyecto. Una regla general de los impresores es: “50-500-5000”. Imaginemos que cada cambio durante la etapa creativa cuesta aproximadamente $50. Antes de la impresión, serán $500 y durante la fase de prensa, $5000. Presentamos estos números para que se vea claramente por qué es mejor concluir el proceso rápida y eficientemente.

Enviarlo por correo.

Los gastos van en función de la forma de envío. El correo de primera clase recibe un nivel más alto de respuestas, pero es mucho más caro que el correo masivo. El costo del  servicio depende del volumen del envío, la cantidad de pasos a seguir y la dificultad para la entrega. Es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones para el envío:

• El costo de la lista de envío
• Preparación de la lista de envío.
• Codificación y colocación de etiquetas
• Ensobrado, etiquetado, distribución y embalaje de las cartas.
• Franqueo o costo de los sellos o estampillas

Se deben tener en cuenta las reglas del correo en cuanto a los envíos. Aunque tenga una apariencia excelente, si el paquete de correo no cumple con las reglamentaciones de tamaño y  peso, será una pérdida de dinero y tiempo. Es necesario obtener información sobre estos lineamientos en la sucursal del correo antes de comenzar con el diseño.

Seguimiento.

Inmediatamente después de recibir la donación, se necesita agradezca al donante. A hacer esto, además de un gesto de cortesía, se le está informando al donador que se ha recibido. Asimismo, esto abre las posibilidades de entablar un diálogo sobre los objetivos del emprendimiento y hasta cabe la posibilidad de que le hagan a la organización otra donación de tiempo o dinero.

¿Cómo saber si el correo fue efectivo?

Cuando se construye un edificio, primeramente se estudia el suelo sobre el cual se va a construir. Al hablar de la publicidad directa, es imposible organizar una campaña exitosa sin probar o evaluar de cierta forma a los potenciales seguidores de la iniciativa. Existen dos razones para la evaluación: (a) evitar el desastre asegurando la viabilidad al menor costo y (b) mejorar el porcentaje de las respuestas para maximizar la ganancia. Después de la estimación, será claro si el correo directo será efectivo y se estará en condiciones de evaluar los resultados.

Al evaluar el correo (ya sea la oferta, la lista de correo o el paquete en sí), se puede aprender mucho. Lo que diferencia al correo directo del más tradicional es su capacidad de ser evaluado. Se sabe exactamente hacia quién va dirigido. Es muy diferente de la propaganda que se distribuye en un mercado extenso. Mediante la evaluación, se puede determinar si el envío de la publicidad directa es efectivo en un período de tiempo relativamente corto, antes de invertir todo el presupuesto. La evaluación ayudará a determinar qué es viable y qué no, y permitirá concretar una campaña de correo directo más exitosa.

Supongamos que se han enviado postales a varios miembros durante un tiempo y ellos han hecho varias donaciones. ¿Qué sucedería si ahora se les enviara un folleto? Mediante la publicidad directa, la organización tiene la posibilidad de evaluar ambas cosas y decidir. Se debe hacer la prueba con un pequeño envío de publicidad; para esta prueba se le puede enviar una postal a la mitad de las personas en la lista y un folleto a la otra mitad. Al monitorear la respuesta con un grupo pequeño se pueden evitar costosos errores más adelante. En este ejemplo, la postal es el “control”. El control se refiere al envío que dio mejores resultados. Si al enviar el folleto, se obtienen mejores resultados, el folleto se convierte en el control y todas las demás piezas se evaluarán en base a éste.

¿Por qué evaluar?

Básicamente, para evitar las equivocaciones muy costosas. Cuando se comprueba que un envío que fue eficaz, ya se está en condiciones de enviar grandes cantidades de correo porque se sabe qué pasará. Poder predecir los resultados es una herramienta valiosa que hace una diferencia importante.

¿Qué se evalúa?

Todo lo que se envía por correo se puede evaluar. Los mejores factores para ser revisados son los elementos que tendrán el mayor impacto en la tasa de respuesta. Quizá la organización haya estado enviando postales y ahora se decide evaluar el resultado de una oferta y una carta. Si se recibe una importante respuesta; ¿Como averiguar cuál fue el factor determinante? ¿Fue la oferta o la carta? Por esta razón, es importante evaluar un elemento a la vez y encontrará la respuesta.

Los siguientes son los 6 elementos clave a evaluar:

• Oferta (si se hace una donación, se obtiene X beneficio)
• Costo (o nivel de la donación -- $25, $100, $500)
• Paquete (la apariencia – color, tipo de papel, tamaño, elementos incluidos)
• Ejemplar (las palabras utilizadas)
• El momento del año (¿El verano es mejor que la primavera? ¿El otoño es mejor que el invierno?)
• La lista de envíos (¿Quiénes son los destinatarios?)

¿Cuándo se debe evaluar?

• Cuando se quiera mejorar un envío que ya ha tenido éxito para obtener aún  mejores resultados.
• Cuando la respuesta obtenida no es tan alta como se esperaba.
• Cuando haya nuevas ideas creativas, que se considera servirán, pero se necesita justificarlas.
• Ante la necesidad de expandir el mercado mediante una lista más extensa.
• Cuando algo varía en el paquete original, tal como el costo, la oferta o los tipos de pago aceptados (cheque, tarjeta de crédito).

Identificar las variables.

Es crucial identificar la variable en cada evaluación. Se deben seleccionar al azar los nombres que se evalúan para mantener el control de las variables; esto contribuye a obtener resultados válidos. Si se necesita ayuda para la evaluación, es necesario consultar a los distribuidores de listas que cuentan con sistemas ya confeccionados. Las reglas básicas de la evaluación incluyen:

• Codificar los artículos del  envío para identificarlos (mediante una letra única o número de código en cada pieza)
• Evaluar sólo una variable a la vez
• Llevar un registro de los nombres utilizados
• Revisar todas las veces que sea necesario
• Enviar las listas de evaluación al mismo tiempo
• No aceptar los resultados de las evaluaciones sin cotejarlas
• Los envíos repetidos tienen éxito a largo plazo. Los individuales no lo son.
• Para que los resultados de la evaluación tengan valor estadístico se debe utilizar una cantidad significativa de muestras

Dado que es imposible controlar todas las variables, es necesario mantener los métodos de evaluación y control lo más sencillos posible. El proceso será más sencillo y los resultados más confiables si se evalúa un elemento a la vez.

Para obtener resultados válidos, se debe evaluar una cantidad razonable, en función del tamaño del envío general que se tiene planificado, como para que tenga valor estadístico. Cuanto más amplia sea la evaluación de prueba, más confiables serán los resultados. Como regla general se entiende que para que los resultados de la prueba sean “analizables”, se deberán recibir un mínimo de 50 respuestas a los envíos. En un envío de 5000 paquetes, esto representa una tasa de respuesta del 1 por ciento, lo cual es una taza considerable.

Ejemplos de variables de formatos para evaluar:

• Postal o sobre con retorno
• Sobre estándar o sobre más grande
• Franqueo postal o impresión de correo masivo
• Sobre con ventana o sobre cerrado
• Nota adicional en el sobre o sobre sin nota adicional
• Tarjeta de respuesta o sin tarjeta de respuesta
• Folleto incluido o sin folleto

Ejemplos de distintas copias para evaluar:

• Con o sin encabezados
• Con  o sin viñetas debajo del encabezado
• Con o sin saludo personalizado
• Con o sin broma en el sobre
• Decidir quien firmará la carta.
• Con o sin escritura manuscrita en el margen de la carta
• Con o sin recomendaciones

Lo que no se debe hacer:

• No enviar un correo a una persona que ya lo ha recibido en la prueba de lanzamiento.
• No tomar decisiones importantes en base a pequeños resultados; si no hay una causa – efecto claros, no se debe asumir que existe.
• No incluir factores sin evaluar dentro del resultado. Si alguna variable ha quedado sin evaluar, no se debe asumir que está relacionada con el resultado final. Por ejemplo, si no se ha evaluado una muestra, y los resultados no fueron los esperados, no se debe culpar a la muestra. Se deben respetar los resultados y realizar las mejoras necesarias dependiendo de las variables puestas a prueba y de los resultados.

Seguimiento de los resultados.

Para asegurar el buen funcionamiento del programa de publicidad directa, se debe hacer un seguimiento de los resultados. Esto significa tabular las respuestas y determinar si los diferentes objetivos tienen comportamientos distintos.

Es necesario investigar si los destinatarios hacen o no donaciones, cuánto donan y cuánto se debe invertir para lograr que lo hagan. No se debe olvidar hacer el seguimiento inmediato. La pérdida de tiempo puede afectar la respuesta, por lo tanto, es necesario enviar el paquete inmediatamente después de analizar los resultados. Si no se sabe cómo hacer las pruebas y verificarlas, se debería buscar la ayuda de un profesional. Seguramente el gasto valdrá la pena y evitará un desastre posterior.

Para resumir

Los estudios demuestran que la publicidad directa diseñada y redactada correctamente, y enviada a las personas adecuadas, recibe una respuesta del uno por ciento. Ese uno por ciento de respuesta será más que suficiente para atraer los participantes y donantes necesarios para una iniciativa y para lograr que ésta sea efectiva y duradera. Una respuesta del uno por ciento es mayor que la respuesta recibida por cualquier otro medio de comunicación. La publicidad o correo directo se ha convertido en una estrategia establecida que las organizaciones pueden y deben utilizar efectivamente.

El correo directo difiere de la propaganda enviada a una gran parte de la población porque está dirigido a algunas personas en particular, con el fin de obtener información o donaciones de tiempo y dinero. El correo directo es parte del “mercadeo social” – la aplicación de técnicas de mercadeo comercial a los programas diseñados para influenciar la conducta de las personas y mejorar el mundo. Contrariamente a la forma usual de venta de productos, el mercadeo social no involucra la manipulación o la venta mediante presiones. La ética, los servicios o el presupuesto de la organización no se ven comprometidos.

Siguiendo los pasos y puntos discutidos en esta sección, (envíos, estrategia, formato, planificación del presupuesto, seguimiento, evaluación, revisión), un programa de publicidad directa será de gran ayuda en la creación de relaciones – que den como resultado apoyo financiero y un cambio en la comunidad y en el mundo- a largo plazo.