Sección 2. Diseñar una sesión de capacitación

• ¿Qué tipos de capacitación/formación existen?

• ¿En qué especialidades se capacita a las personas?

• ¿Por qué planificar una sesión de formación?

La formación del personal se desarrolla diariamente y de maneras diferentes en las organizaciones. El líder de un grupo juvenil de prevención contra embarazos podría buscar información en Internet para aprender a solicitar un estatus de organización sin fines de lucro para así no tener que pagar impuestos; de cierta manera, eso se considera formación. Una asistente les puede demostrar a los nuevos empleados y voluntarios cómo utilizar nuevos programas de computación. Más adelante, la organización puede contratar a un experto en cultura hispana, para  mostrarles a los organizadores comunitarios cómo relacionarse con miembros de la cultura hispana local. Dentro de la organización, también se pueden organizar seminarios de un día de duración para los maestros del área sobre cómo mejorar la educación sexual en los colegios. Todos estos ejemplos también constituyen temas de formación.

Por lo tanto, la formación es una cuestión muy amplia. Puede incluir el aprendizaje de cualquier tema, de formas variadas. En esta sección nos enfocaremos en las sesiones de formación donde las personas trabajan en grupo. Leeremos sobre capacitaciones de todo tipo, desde una breve sesión de computación, de dos horas, hasta los programas de formación que abarcan varias semanas.

En las páginas siguientes, le mostraremos cuáles son los primeros pasos para planificar una sesión de capacitación. Comenzaremos estudiando detenidamente en qué consiste una capacitación, por qué realizar una y cuál sería el grupo de personas más calificadas para planificarla. Finalmente, ayudaremos a desarrollar el contenido y las metas de  una sesión de formación.

Esta sección asistirá en la planificación del contenido de la sesión – un proceso que se llevará a cabo durante las semanas y meses previos al inicio de la capacitación. En la sección siguiente desarrollaremos el procedimiento de la sesión propiamente dicha – qué actividades emprender los dos o tres días previos a la capacitación, durante la capacitación y qué actividad de seguimiento llevar a cabo una vez completada ésta.

Precaución: Diseñar una sesión de capacitación es un trabajo arduo que puede ser muy gratificante, si se planifica correctamente. Antes de comenzar, se podría verificar si existe algún formato previo que la organización pueda pedir prestado o utilizar completamente. Por ejemplo, la Cruz Roja estadounidense, ha diseñado formatos de sesiones para sus capacitaciones, tales como: Primeros Auxilios o Educador sobre el HIV. Además, si no se encuentra un formato que se ajuste exactamente a las necesidades de la organización, se debe considerar adaptar alguno de tal manera que resulte beneficioso. Nos referimos a que, el hecho de organizar y desarrollar una sesión de capacitación de primer nivel es trabajo sificiente. No es necesario volver a inventar la rueda.

Dado que tanto esta sección como la próxima son muy amplias, se deben seleccionar sólo los ejemplos más convenientes, entre los muchos que ofrecemos (no es necesario utilizar cada idea tal cual está presentada). De esta manera,  se estará en condiciones de planificar una sesión de capacitación adaptada específicamente a las necesidades de  la organización en cuestión.

¿Está listo? ¡Aquí vamos!

¿Qué tipos de capacitación/formación existen?

Como ya mencionamos anteriormente, hay una gran variedad de métodos de capacitación disponibles. Algunos de los más utilizados incluyen:

• Sesiones de formación y talleres.
• Cursos dictados por las universidades y otras instituciones
• Aprendizaje a distancia
• Pasantías o interinatos
• Capacitación en el puesto de trabajo
• Sesiones de orientación
• Métodos basados en la interacción con colegas
• Aprendizaje auto-dirigido
• Seminarios y  Congresos, convenciones y retiros profesionales de varios días de duración.

Algunos de los tipos de capacitación más específica se discuten más detalladamente en otras secciones de la Caja de Herramientas Comunitarias. Por ejemplo, y de acuerdo a  las necesidades de la organización.

¿Por qué capacitar a las personas?

Como dijimos anteriormente, la capacitación se lleva a cabo en temas variados. Sin embargo, para las necesidades de grupos sin fines de lucro, la formación se puede agrupar en dos categorías: sesiones de capacitación general y sesiones de capacitación específica, de acuerdo a la misión que llevará a cabo la organización.

En principio, la organización puede crear (o tomar parte en) una capacitación que abarque temas generales que serán de utilidad, sin importar la misión. Estos temas son generalmente cubiertos por las organizaciones con fines de lucro. Es común la capacitación sobre los siguientes temas:

• Comunicaciones
• Computación
• Diversidad
• Ética
• Relaciones humanas
• Seguridad
• Acoso sexual

Como complemento, se puede capacitar a los miembros de la organización acerca de temas  específicos.

Algunos ejemplos incluyen:

• Un centro de consejería en situaciones de crisis, el cual puede capacitar sobre cómo aconsejar a grupos específicos, tales como niños, personas con tendencias suicidas o víctimas de abuso;
• Recursos hacia los cuales el grupo podrá dirigir a sus clientes;
• Un Centro contra el HIV/AIDS podría capacitar acerca de cómo trabajar con aseguradoras médicas o;
• Un centro de rescate y rehabilitación de drogadictos podría capacitar a grupos de apoyo.

Probablemente haya tantos temas de capacitación como organizaciones sin fines de lucro. Lo importante es reconocer qué clase de formación se requiere en la iniciativa en cuestión.

¿Por qué  planificar una sesión de capacitación?

La mayoría de las organizaciones planifican una capacitación  como último recurso, cuando tienen la necesidad, ya sea de ampliar información o conocimiento. A menos que exista una necesidad evidente para una sesión de formación, una organización probablemente no se tomará el tiempo ni el esfuerzo necesario para planificar e implementar un nuevo programa.

Ahora bien, para algunos miembros de la organización, la necesidad de una capacitación en muchos sectores, será evidente. Primeramente, la necesidad puede ser real dentro de la organización. Por ejemplo, el director de un grupo puede ver la necesidad de implementar una sesión sobre seguridad personal, en especial si la organización tiene su sede en un área particularmente peligrosa. O, un grupo de voluntarios para aconsejar a niños maltratados necesitará capacitar y educar a los nuevos miembros.

Tal vez, la necesidad de formación sea evidente en algunos casos. Por ejemplo, un grupo de apoyo para personas con discapacidades físicas puede estar inconforme con el cuidado médico que reciben sus clientes, y podrá ofrecer capacitación para que los proveedores de servicios médicos puedan comprender las necesidades especiales de estas personas.

Finalmente, la capacitación puede ser una necesidad en una comunidad más grande. Por ejemplo, una organización puede ofrecer capacitación a personas de bajos recursos acerca de cómo manejar su dinero o puede ofrecerle cursos de alfabetización.

De cualquier manera, cuando la organización decida planificar y dictar un curso de capacitación, sus miembros percibirán mayores ventajas al hacerlo. Otras razones para proyectar una sesión de formación incluyen:

• Desarrollar la formación individual que mejor se adapte a las necesidades de la organización. O sea, se podría planificar una sesión de capacitación cuando los formatos existentes no sean adecuados para la organización. Al planificar una sesión de formación propia, se estarán empleando los esfuerzos para alcanzar metas propias.
• Para que los empleados de la organización puedan compartir su experiencia y pericia. Cuando su grupo ha estado trabajando sobre un tema durante largo tiempo, ya conoce los trucos – qué hacer, qué atajos tomar y además comprende que, lo que parece bueno en teoría, no siempre lo es en la práctica. Planificar y compartir una sesión de formación basada en lo que es realmente útil, permite que otras personas compartan su experiencia.
• Brindar a los miembros del personal o a los voluntarios experiencia en el diseño o planificación  de la capacitación. Esta puede ser una buena manera de ayudar a mejorar la confianza de la gente en sus conocimientos y capacidades. Involucrar a gente joven o a aquellas personas que se sienten “fuera del sistema”, puede ser altamente gratificante.
• Ofrecer al personal y a los voluntarios más oportunidades para crecer profesionalmente. Diseñar programas de capacitación y brindarla al personal y a los voluntarios es una buena manera de aumentar el nivel de conocimientos y el interés.

Los miembros de la organización no sólo estarán mejor capacitados y serán más efectivos sino que será más probable que decidan continuar en la iniciativa.

¿Quién debe diseñar la sesión de formación?

En términos generales, lo deseable es contar con un buen grupo para llevar a cabo la capacitación. Existe un límite en cuanto a la cantidad de personas que deberían estar involucradas para que la capacitación se desarrolle normalmente, pero probablemente se pueda formar un grupo mediano de seis o siete personas. En capacitaciones más detalladas y extensas, el grupo será mayor, y menor para eventos menores. En cualquier caso, la mejor combinación es un grupo que incluya:

• Expertos. Esto involucra a expertos en el tema de la formación y, de ser posible, un experto en capacitación o enseñanza de adultos.
• Futuros aprendices. Estas son las personas que ayudarán a mantener “los pies sobre la tierra” (tener una visión objetiva) y  permitirán saber si los planes son muy ambiciosos para la audiencia, ridículamente simples, culturalmente inapropiados o ineficaces por alguna otra razón. De todos modos, es importante elegir cuidadosamente a los futuros estudiantes, en especial si son más jóvenes o han recibido menos educación que otros miembros del grupo del diseño de la formación. Cuando este sea el caso, se debe elegir a personas extrovertidas, que no se sientan intimidadas por personas mayores o más educadas. No es bueno que las ideas no se expresen por timidez o vergüenza.
• Futuros maestros. Al involucrar a futuros maestros, se asegura que se sientan cómodos con el material que utilizarán durante la enseñanza. Seguramente, ellos aportarán muchas  sugerencias útiles, en especial si tienen experiencia en educación ya sea formal o informal.

Diseñar una sesión de capacitación.

 Conocer a las personas que se capacitará

El primer paso es decidir quiénes conformarán la audiencia. Esto no significa conocer sólo sus nombres o a qué grupo se capacitará, aunque es un buen comienzo. Si se sabe que la audiencia será un grupo de adolescentes, la capacitación tomará un rumbo diferente del que tomaría si estuviera conformada por un grupo de gente de negocios de mediana edad.

Sin embargo, no es suficiente con conocer el nombre del grupo. Por ejemplo, decir “esta sesión de formación  está dirigida a los inmigrantes”, ayuda pero no es suficiente. Esto es particularmente cierto si algunos miembros del grupo de capacitación saben poco sobre los inmigrantes o desconocen de qué parte del mundo provienen.

En síntesis, en cuanto más se sepa sobre la audiencia, mejor preparado se estará para capacitarlos. De ser posible, se deben tratar de aprender las respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿A quién se va a capacitar? Esto significa saber los nombres o al menos conocer al tipo de grupo (personas jóvenes, discapacitadas, maestros, etc.) con el cual se planea trabajar. Muchas veces no se tendrá respuesta para esto, pero se deben intentar hacer previsiones. Por ejemplo, si se ha planificado una clase sobre jardinería, dirigida a toda la comunidad, se podría suponer, por experiencia, que la audiencia será de mujeres educadas de clase media.
• ¿Cuáles son los antecedentes de la audiencia? Esto incluye la educación, religión, inclinaciones políticas – en resumen, cualquier cosa que ayude a conocer mejor a estas personas.
• ¿Qué entrenamiento previo requerirán? Si se requiere de conocimiento previo (o certificación), esto debe quedar en claro al anunciar la sesión. Si se planea capacitar a un grupo de personas responsables (como por ejemplo el personal o los voluntarios con los cuales se trabaja regularmente o personas que han asistido a sesiones dictadas anteriormente), una buena opción es darle lecturas o tareas previas al comienzo del curso. Sin embargo, se debe ser cauteloso con respecto a esto, ya que aún las personas más responsables pueden estar muy ocupadas o ser olvidadizas.
• ¿Todas las personas requerirán de la misma capacitación? Uno de los aspectos más desafiantes en el diseño de un programa de capacitación se presenta cuando la audiencia tiene necesidades claramente diferenciadas. Por ejemplo, al diseñar una capacitación para personas que deberán enseñar a otras personas a leer y escribir, y se cuenta entre la audiencia a un estudiante de secundaria, un profesor, una secretaria jubilada, un cura y  un ejecutivo en publicidad. Cada uno de ellos tendrá necesidades diferentes. En casos extremos, se deberán llevar a cabo múltiples sesiones de capacitación. Cuando las diferencias son menos pronunciadas, se podrá tener en cuenta el envío de información para la lectura de los participantes, para que todos tengan por lo menos los mismos conocimientos básicos a llegar al curso (en ese caso recordando nuestra aclaración anterior, material que pueden o no leer).
• ¿Cómo ven a quien estará al frente de la sesión de capacitación? Esta pregunta en particular puede ser muy delicada. Especialmente cuando el capacitador proviene de un ambiente diferente (por ejemplo, grupo o etnia), puede haber muchas nociones  preconcebidas de ambos lados. Por ejemplo, los integrantes de ciertos grupos o poblaciones pueden pensar que no es apropiado hablar en voz alta o discutir sus ideas. Hasta pueden llegar a pensar que no es correcto tener ideas propias. También pueden pensar que lo que dice el capacitador no es compatible con sus ideas o las de su comunidad. No existe una respuesta sencilla acerca de cómo resolver estas situaciones, pero reconocerlas y adoptar una postura receptiva mientras se desarrolla la capacitación es un buen comienzo.

Determinar las necesidades de la audiencia.

Ahora que se sabe algo más sobre la audiencia, se necesita saber qué necesitan. Con “necesitan”, queremos decir dos cosas diferentes. Primero; ¿Qué información o habilidades deben tener los estudiantes? Por ejemplo, si el grupo educa a estudiantes de secundaria que capacitarán a sus compañeros en el tema del sexo más seguro, será necesario que tengan más conocimientos sobre: el control de la natalidad, las enfermedades de transmisión sexual, las habilidades básicas de comunicación y de a dónde pueden recurrir (o sugerir a otros jóvenes que recurran) para obtener mayor información. Pero, ¿cuánto saben en realidad los estudiantes que van a ingresar a la sesión? ¿Qué temas deberá comprender el programa de la sesión?

Segundo; ¿Cuáles son las necesidades logísticas de la audiencia? O sea; ¿qué los motiva a entrar en la sesión en primer lugar?  Si se está dictando una clase de alfabetización: ¿se necesita una niñera? ¿Será más probable que las personas asistan si se les reparte un cupón para alimentos gratis o un vale para una película? Es obvio que las respuestas a estas preguntas serán muy variadas, dependiendo de las organizaciones y de los momentos en que sean formuladas. Sin embargo, muchas de las preguntas serán las mismas. A continuación aparece una lista de preguntas cuyas respuestas  deberán saber los miembros del grupo de diseño de capacitación, antes de comenzar a preparar la capacitación. No obstante, se debe recordar que esta lista es sólo el comienzo. Es posible que al principio los miembros del grupo deseen hacer una lluvia de ideas para decidir qué otra cosa necesitan saber.

• ¿Qué grado de complejidad requiere la capacitación?
• ¿De cuánto tiempo disponen los estudiantes para aprender los conocimientos y las habilidades?
• ¿Los estudiantes potenciales están listos para la capacitación que se tiene en mente? No se comenzaría una clase de alfabetización recitando a Shakespeare, ¿no es así? ¿Tendrán los estudiantes los conocimientos necesarios para entender lo que se les va a enseñar?  ¿Algunos o todos ellos requerirán de conocimientos previos?
• ¿Cuáles son las preferencias y los estilos de aprendizaje de los estudiantes? Se han escrito una enorme cantidad de libros y  artículos sobre la educación de los adultos. Sugerimos consultar la sección de Recursos, para obtener algunos buenos ejemplos.
• ¿Qué incentiva a las personas a asistir a la capacitación? ¿A prestar atención?
• ¿Las personas pueden/deben obtener crédito o certificados con valor curricular por asistir a esta capacitación? De ser así, ¿cómo se implementará esto en la organización?

Ofrecer crédito o certificados con valor curricular es una manera de ofrecer prueba o legitimidad a la enseñanza administrada por profesionales, fuera del curso tradicional de un colegio. En muchas carreras, es requisito para los profesionales obtener un número estipulado de créditos anualmente, de tal manera que otorgarlos por participar en un curso de capacitación, puede ser una gran ayuda para los participantes y un gran estímulo para la asistencia. Es necesario averiguar cómo se puede obtener licencia para otorgar estos créditos. Quizá haya en su localidad algún organismo, como una Secretaria de Educación, una universidad u otras asociaciones certificadas, que pudiera informarle acerca de esto.

Una vez que ya se saben las preguntas que se harán durante  la sesión de formación, ahora surge el problema de las respuestas. Existen  muchas maneras de saber cuáles son las necesidades de la audiencia. Algunas de las más usuales incluyen:

• Simplemente, preguntar. Esta opción dará mejores resultados si la capacitación está diseñada para un grupo pequeño, como los miembros del  personal.
• Implementar un cuestionario previo al comienzo de la capacitación para averiguar lo que la gente sabe. Este método es particularmente efectivo para evaluar de antemano, los conocimientos que la gente tiene sobre el tema. Si por ejemplo, se lleva a cabo una formación continua, es conveniente hacer una evaluación previa de los temas a desarrollar, para modificar el contenido de la capacitación, de acuerdo a las necesidades de los estudiantes.
• Llevar a cabo un estudio de necesidades, en especial si se pretende brindar educación a la comunidad  en general.
• Dirigir grupos de discusión. Este es un buen comienzo, si se va a trabajar con fracciones específicas de la comunidad.

 Considerar el alcance de las necesidades y los recursos de la organización.

En un mundo ideal, la organización podría enseñarle al pueblo entero cómo brindar el soporte vital básico o se podría capacitar a 500 personas por año como consejeros y defensores de niños maltratados. El problema consiste en que el tiempo y los recursos disponibles no son suficientes. Por ello, la organización debe examinar los recursos disponibles y tomar algunas decisiones delicadas.

Las preguntas que se debe  hacer el grupo de diseño incluyen:

• ¿De cuánto dinero se dispone para la capacitación?
• ¿Cuánto costará la capacitación?
• ¿Qué recursos se necesitan? (Libros, aulas, papelería, marcadores, ejercicios, videos, instalaciones, capacitadores….la lista puede ser interminable).
• ¿Qué recursos hay disponibles?
• ¿Cuánto tiempo se le puede dedicar a estas sesiones de formación? El tiempo dedicado al diseño de las sesiones de capacitación es tiempo descontado de otras tareas que también se deben completar. Algunas organizaciones que dictan sesiones de formación regularmente, contratan personal encargado únicamente de diseñar y llevar a cabo la capacitación. Si la organización no está en condiciones de hacer esto, una solución es asignar parte del tiempo del personal para que se encargue de la logística del curso.

En las Herramientas se encuentra una tabla donde se podrán comparar las necesidades y recursos para la sesión de formación. Si, a pesar de los esfuerzos,  no se cuenta con los recursos necesarios, aún existen tres opciones:

• Reducir la capacitación, a un diseño razonable.
• Agruparse con una o más organizaciones para llevar a cabo la capacitación.
• Postergar  la capacitación por un tiempo.

Agruparse con otras organizaciones es un recurso excelente  bajo estas circunstancias.

 Desarrollar objetivos específicos para la capacitación.

Aun si el tema a tratar parece ambiguo o improvisado, se necesita una manera concreta de evaluar los conocimientos de los alumnos. Por ejemplo, se puede dar un seminario sobre “La Diversidad en el Trabajo”, con el propósito de hacer que los empleados se interesen más en los temas culturales. Éste es un propósito muy amplio, por lo tanto se debe buscar la forma de evaluarlo específicamente. Cuando se desarrollen los objetivos, es necesario recordar que deben ser:

• Específicos – Los objetivos deben ser claros y puntuales, sin dar lugar a dudas.

Bueno: “Al completar el curso de hoy, los participantes deben tener en claro que lo que llamamos lenguaje cotidiano puede resultar ofensivo para miembros de otras razas u otros grupos”.

No tan bueno: “Los participantes deben pensar antes de hablar”.

• Evaluables – Esto puede ser más complicado, pero puede ser muy útil desarrollar objetivos que se puedan evaluar de algún modo. De esta manera se alcanzan dos metas: primero, alcanzar estos objetivos ayuda a que tanto los capacitadores como los alumnos completen la capacitación con una mayor sensación de éxito. Segundo, es una buena manera de utilizar los resultados de la capacitación en futuras solicitudes de subvención u otros documentos donde la organización tenga que evaluar lo que se ha hecho.

Bueno: “Al finalizar el día, los participantes deberán poder enumerar diez palabras o frases cotidianas y explicar por qué son ofensivas para miembros de otra razas o grupos”.

 No tan bueno: “Los participantes habrán aprendido que muchas de las frases cotidianas pueden ser ofensivas para otras personas”.

• Factibles – La paz mundial no se logrará de la noche a la mañana. Se debe tratar de pensar en términos reales lo que se puede lograr  en el tiempo del que se dispone. En especial, si es la primera capacitación que la organización ha llevado a cabo, los objetivos deben ser relativamente simples. Si los objetivos son inalcanzables, los resultados serán frustrantes para todos los involucrados. Es importante enfocarse en lograr el éxito de la capacitación.

   Bueno: “Los participantes harán lo posible por ser más cuidadosos en sus acciones y con su lenguaje al hablar con  miembros de otras razas o grupos”.

    No tan bueno: “Los miembros del curso que actualmente son racistas se darán cuenta del error en su accionar y se enmendarán”.

 Desarrollar el contenido de la sesión de formación.

Una vez que las metas y objetivos están decididos, se necesita encontrar la manera de alcanzarlos. El camino para ello es a través del contenido de la sesión de formación, como por ejemplo, los materiales y demás recursos que se van a utilizar. Hay tres maneras distintas de recolectar esta información:

• Utilizar los materiales en existencia.
• Preparar el propio material de trabajo.
• Utilizar una propuesta mixta, es decir, utilizar lo que ya se tiene, cuando se puede y como se puede, y además crear materiales propios cuando lo que hay en existencia no es lo suficientemente útil.

Repasemos estas opciones una por una.

Utilizar el material existente:

Hay mucho material en existencia – libros, videos, ejercicios y demás. Muchas organizaciones permiten utilizar su material sin cargo, siempre y cuando se les dé crédito y no se obtengan ganancias por su utilización. (¡La Caja de Herramientas Comunitarias es un gran ejemplo de esto!) Muchas otras organizaciones ofrecen su material a un costo reducido para organizaciones sin fines de lucro, y además se pueden obtener donaciones de otras compañías o individuos. Al llevar a cabo la investigación, es necesario asegurarse de tener en claro la política de cada organización con respecto a la utilización de sus materiales.

Obviamente, esto será más complicado si la organización va a sacar algún tipo de provecho de los cursos  dictados (y por provecho, no nos referimos a simplemente cubrir los costos del material, eso es parte del juego). Si se piensa cobrar por los cursos, esto se torna mucho más complicado. Recomendamos asesoramiento legal en caso de tener dudas sobre la legalidad del material que se va a utilizar.

Preparar material de trabajo propio:

Si los miembros del grupo de diseño están interesados en preparar su propio material de trabajo y tienen  la formación necesaria para hacerlo, ésta se convierte en una opción concreta. Como con todo el material a utilizar, cuando se prepare, es necesario asegurarse de conocer el nivel cultural y de sofisticación de los estudiantes. Por ejemplo, al escribir un libro de ejercicios o actividades, se necesita tener en claro para qué nivel se prepara. El truco es mantenerlo sencillo sin ofender a la audiencia. Se debe recordar que los boletines semanales de noticias están redactados para un nivel de octavo grado. Aun contando con una audiencia de alto nivel cultural, probablemente no sea aconsejable exigirle demasiado. Muchos procesadores de texto  permiten corregir y adaptar la escritura al nivel deseado. Además, un método aun mejor para controlar el material, es solicitar a otras personas que lo revisen y den su opinión.

El contenido, además de legible, debe ser interesante. Los dibujos, los cuentos, los videos, los juegos y los rompecabezas pueden transmitir la misma información que la página de un texto en blanco y negro. Sin embargo, suelen ser mucho más interesantes, lo que significa que los estudiantes recordarán mucho más aprendiendo de esta forma. Los diferentes métodos de enseñanza que pueden ser utilizados durante la sesión incluyen:

• Conferencias
• Improvisaciones
• Diapositivas
• Rotafolios
• Mesas redondas
• Lluvia de ideas
• Estudios de caso o monografías
• Dramatizaciones
• Juegos
• Cuentos y fábulas
• Videos

A continuación, presentamos otro par de consejos para desarrollar el contenido:

• Ser práctico. Si se incluye mucha teoría entre los materiales, se corre el riesgo de aburrir a la audiencia.
• Utilizar recesos y métodos vigorizantes si el curso se prolonga durante más de 90 minutos.
• Resaltar los puntos importantes. Se puede decidir que los alumnos se retiren de las sesiones con grandes cantidades de información, y eso está bien. Sin embargo,  sin la debida orientación, aun los más ávidos estudiantes, perderán el rumbo. Se deben brindar los siguientes consejos, “Si van a leer un sólo capítulo del libro, que sea el capítulo….” O aún mejor, se debe elaborar un resumen corto, de una página, que contenga los puntos más importantes del día, para que los alumnos lo puedan revisar una y otra vez.

 Escoger un formato para la sesión.

Una vez que las metas y el contenido de la capacitación están claros, es hora de organizar un horario. ¿Qué sucederá al principio? ¿Qué viene después?  Y así sucesivamente. ¿Cuánto tiempo requerirá cada actividad individual? Si ninguno de los miembros del grupo de capacitación ha realizado una determinada actividad, se debe tratar de buscar a alguien externo al grupo que la haya completado, y que sea capaz de dar una opinión objetiva de cuánto tiempo requerirá cubrir todo el material. Si es posible se puede preparar una prueba piloto. ¡La práctica no hace la perfección, pero con ella se mejora!

Existen otros dos puntos a tener en cuenta. Primero, asegurarse de calcular una cantidad de tiempo suficiente para las preguntas. Se puede tener a mano una actividad de relleno, que se pueda incluir en el horario fácilmente, en caso de que, a último momento, alguna de las actividades programadas no funcione, tales como, cuando se descompone la videocasetera (VCR)  o el micrófono no está disponible. Estas cosas suceden todo el tiempo. ¡Se debe estar preparado!

Finalmente, es necesario decidir si se desea enviar una copia del horario a los participantes antes del comienzo de la sesión, para que sepan qué pasará cuando lleguen. Algunas veces es bueno utilizar un elemento sorpresa, para que las sesiones sean más entretenidas y emocionantes. Tal vez una sesión extremadamente larga sea una sobrecarga para los participantes sin nada que los ayude a sobrellevarla. En términos generales, enviar una copia de horario previo al comienzo del curso es algo útil y considerado.

Decidir quién estará al frente de  la formación y qué preparación necesitará esa persona.

Las sesiones de formación son dictadas por personal o voluntarios de una organización o por alguien ajeno al grupo. Esta persona es en general un experto, ya sea en la especialidad en la que capacitará o en capacitaciones en general.

¿Debería alguien relacionado con la organización dictar las sesiones? Tal vez. El grupo de diseño deberá discutir lo siguiente:

¿Hay alguna persona dentro del personal (o de los voluntarios) que sea un experto en este campo?
¿Está dispuesta esa persona a organizar la sesión de formación?
¿Esta capacitación lo alejará de sus responsabilidades habituales hasta un punto inaceptable?
¿De qué presupuesto dispone la organización para las capacitaciones?
¿De dónde provendrá el dinero en caso de que sea necesaria algún tipo de ayuda externa? ¿Alguna otra área de la organización sufrirá las consecuencias? ¿Es eso aceptable?
¿Un capacitador externo estará dispuesto a capacitar a un miembro de la organización, en caso de que la capitación sea continua? (Por ejemplo, ayudarlo o ser mentor del futuro capacitador).

Hay otros factores externos a tener en cuenta. Es responsabilidad del grupo sopesar los pros y los contras y decidir qué es lo mejor para la organización.

Sin importar quién sea el encargado de llevar a cabo la sesión de formación, nada reemplaza a la experiencia. La experiencia es: saber elegir a un capacitador que esté disponible tantas veces como se repitan las sesiones, considerar que alguien que ya ha completado la capacitación pueda asistir al capacitador, porque no sólo sabe de qué se trata la sesión sino que también ha sido estudiante.

Pedirles a algunas personas ajenas al desarrollo de la formación que hagan críticas constructivas.

Todos nos enorgullecemos del gran trabajo que hacemos. Desafortunadamente, a veces, en cuanto más nos involucramos en un proyecto, menos lo vemos objetivamente. Es por esta razón que es bueno pedir una opinión imparcial y fresca. Se debe tratar de que las críticas provengan de las mismas personas que diseñaron las sesiones, pero también es necesario escuchar las críticas de aquellos que no están directamente relacionados con la capacitación. Por ejemplo, se le puede pedir al director de otro grupo sin fines de lucro que la revise, así como también a alguna persona en el colegio local que se especialice en el desarrollo de materiales educativos. No importa a quién se le pregunte, debe quedar claro que se desea una crítica honesta – no sólo un comentario favorable.

 Seleccionar a los  participantes.

Si la capacitación es interna (sólo para el personal o los voluntarios), este paso es muy sencillo. Simplemente se debe enviar un memorando acerca del curso de capacitación, publicarlo en el boletín interno o  hablar con la gente en los pasillo. Por otro lado, si se desea llevar a cabo una capacitación más extensa – para toda la comunidad o para los miembros de una comunidad en especial – entonces también se deberá considerar la selección de participantes.

Desarrollar una forma de evaluar la capacitación.

Continuaremos desarrollando esta idea en la Sección 3 del Capítulo 12: Realizar una sesión de capacitación . Sin embargo, durante las etapas de planificación es el momento correcto para comenzar a pensar en cómo evaluar la sesión y su desarrollo. A continuación ofrecemos algunas formas sencillas de hacerlo:

• Evaluaciones que los participantes deben completar al finalizar el curso.
• Se puede evaluar cuánto han aprendido los participantes mediante pruebas o cuestionarios tomados antes de comenzar el curso y una vez terminado. Esto es también útil para futuras capacitaciones, porque las pruebas previas al comienzo del curso permiten conocer con exactitud cuánto saben los participantes al comienzo de la capacitación y permiten focalizar las necesidades de los alumnos con miras a trabajos futuros.
• El desarrollo de un proyecto grupal al final de la capacitación es una buena forma de evaluar si los alumnos pueden poner en práctica todo lo que aprendieron.

 ¡Celebrar el esfuerzo!

Si se ha llegado hasta aquí, ya se ha avanzado más de la mitad del camino en un trabajo difícil. Es necesario tomar  un respiro, darse una palmada en la espalda y prepararse para dedicarse al desarrollo de las sesiones de formación.

Para resumir:

Elaborar un curso de capacitación requiere de un gran esfuerzo por parte de todas las personas involucradas. Sin embargo, puede convertirse en una de las cosas más gratificantes llevadas a cabo por la organización, porque los resultados se ven de inmediato así como también lo que las personas aprendieron. Muchas veces esa capacitación tendrá un efecto dominó y llegará a personas que ni siquiera se había imaginado. Elaborar una excelente sesión de formación y utilizar toda la sabiduría y las habilidades que el grupo ha adquirido, es tiempo bien empleado.

Cuando esté  listo para utilizar lo que se ha diseñado  para comenzar con la capacitación, por favor, lea la próxima sección de La Caja de Herramientas, Realizar una sesión de capacitación .