Sección 4. Organizar una ceremonia de entrega de premios

• ¿Por qué se deberían organizar ceremonias de premiación?

• ¿Cuándo se debe realizar una ceremonia de premiación?

• ¿Cómo organizar y conducir una ceremonia de premiación?

Alguien de su grupo ha estado haciendo un excelente trabajo y acaba de obtener una victoria profesional. Todo el mundo se entera, y todos han felicitado al colega por el buen trabajo. Pero a la organización les gustaría hacer algo más; les gustaría hacer un reconocimiento público de los logros y éxitos de esa persona. Después de todo, es un ejemplo para todos los del equipo.

Es la ocasión para organizar una ceremonia de premiación. Entregar premios durante una ceremonia especial es una buena manera de homenajear a los miembros del personal y a los voluntarios que han mostrado un compromiso sobresaliente y que han logrado grandes cosas.

Los logros que merecen ser premiados incluyen muy diferentes tipos de victorias. Una exitosa campaña internacional de recaudación de fondos es un logro para la persona a cargo de ella, y preparar galletitas es un logro ejemplar para las Girl Scouts. Pero sin considerar el tamaño del éxito, todos los logros y las realizaciones ejemplares tienen en común una gran cuota de determinación, trabajo duro, y compromiso.

En esta sección, estaremos discutiendo cómo puede su organización realizar ceremonias de premiación para reconocer logros especiales.  Hablaremos de por qué se deben entregar públicamente premios por logros inusuales, y cuándo deben pensar en realizar una ceremonia de premiación. Finalmente, los llevaremos paso a paso en la organización de una ceremonia que hará sentirse reconocidos a los premiados y energizada a toda su organización.

¿Por qué se deberían organizar ceremonias de premiación?

Hay muchas buenas razones para premiar las realizaciones sobresalientes. Por ejemplo:

Una ceremonia de premiación sirve para que la gente sienta que su trabajo es valorado: Demuestra aprobación y gratitud por el buen trabajo de cada uno, y hace que la gente tenga en cuenta que el buen trabajo será recompensado. Muestra a los otros, tales como el público en general y  otros miembros del personal, que las realizaciones sobresalientes se toman en cuenta. El reconocimiento motiva a los demás a esforzarse para lograr la excelencia y todos nos beneficiamos de ello. Para saber más sobre el reconocimiento a los voluntarios.

El reconocimiento motiva a la gente: Por ejemplo, si un trabajador social recibe un premio por su desempeño sobresaliente en el programa de identificación, otros trabajadores sociales también se esforzarán por destacarse, con el fin de recibir reconocimiento ellos también. El ser recompensado por hacer las cosas bien es uno de los mayores incentivos que se pueden recibir.

Una ceremonia o actividad de premiación es una oportunidad para celebrar y reflexionar. La gente tendrá una pausa y una fiesta, que alejará sus mentes del trabajo de todos los días, lo cual les permitirá ver un panorama más amplio de todo el trabajo. Al mismo tiempo, tendrán la oportunidad de discutir sobre la importancia de su trabajo y el logro de la persona agasajada. El reunirse y compartir experiencias es un medio muy poderoso de aliento: Crear un plan para desarrollar el liderazgo les puede aportar un conocimiento más profundo sobre cuán beneficioso es que se demuestre que los logros se toman en cuenta.

¿Cuándo se debe otorgar premios por logros y realizaciones ejemplares?

Cuán a menudo y bajo qué circunstancias su organización entregará premios depende enteramente de su organización. Algunas organizaciones realizan un banquete de premiación anual para recompensar el trabajo sobresaliente; otras lo hacen sólo ocasionalmente, y solamente con motivo de realizaciones verdaderamente excepcionales.

También pueden decidir entregar un premio durante otro evento no específicamente dedicado a este propósito. Por ejemplo, si su organización lleva a cabo un encuentro anual del consejo directivo, se podría querer otorgar un premio especial a uno de los directores durante ese encuentro. La planificación de este tipo de premiación mayormente implica sólo incorporarla a la agenda del evento.

¿Quiénes deben recibir premios?

Decidir quiénes reciben premios lo puede hacer un individuo o un comité. En muchas organizaciones, los premios de rutina, tales como placas por 5, 10, o 25 años de servicio voluntario, se entregan en ceremonias junto con premios más importantes por actos de servicio sobresalientes. Sea cual sea el modo que su organización elige hacerlo, es importante que sean justos y coherentes. Por ejemplo, si entregan un premio a una persona por reclutar 100 nuevos voluntarios para su programa, no se podrá pasar por alto a la próxima persona que logre lo mismo!

Las ceremonias de premiación son también un excelente medio de reconocimiento hacia gente como los voluntarios, sin los cuales ninguna organización podría existir. Los logros de los voluntarios podrán no ser siempre “extraordinarios”, pero su valor para la organización puede ser tal que hagan importante el reconocimiento y la recompensa. Por ejemplo, el teatro del Centro Lied en la Universidad de Kansas, realiza una ceremonia anual de premiación para sus acomodadores (ujieres). Todos sus acomodadores trabajan como voluntarios y sin su ayuda, las representaciones teatrales no se desarrollarían tan acertadamente. El Centro Lied siente que el reconocimiento a sus voluntarios es una forma de mostrarles cuánto se aprecia su ayuda y se reconocen sus logros.  Aunque sus realizaciones no batan récords, su trabajo es esencial.

¿Cómo organizar y conducir una ceremonia de premiación?

Cuando pensamos en ceremonias de premiación, nos vienen a la mente los Premios de la Academia Cinematográfica. No todas las ceremonias de premiación tienen miles de invitados reunidos en una atmósfera de gala, pero todas las ceremonias de premiación seguro tendrán sus estrellas y momentos memorables. Usualmente, hay mucho más en una entrega o actividad de premiación de lo que ven los ojos. Hay muchos detalles que deben ser atendidos de antemano, sin los cuales esta oportunidad de premiación puede no resultar tan exitosa como se desea.

Por supuesto, una ceremonia de premiación no consiste solamente en discursos. Manténganla movida y manténganla divertida. Una entrega de premios debe ser entretenida; y al mismo tiempo, debe recordar a todos los participantes la importancia de la ocasión.

Tengan presente que no se tiene que ser "formales" para entregar un premio.  Las ceremonias formales son ciertamente una forma muy común de entregar premios, pero existen otras posibilidades. Un concierto, una obra teatral, un picnic, una fiesta, una película, o una conferencia de prensa pueden ser más apropiadas o más del gusto de la persona agasajada.  La mayoría de estas actividades requieren el mismo tipo de planificación y de ejecución que una ceremonia formal.

Organizar la ceremonia de premiación

Una de las mejores cosas en la vida es cuando una ceremonia de premiación sale bien; los oradores son buenos (y ninguno les cancela), la ceremonia es animada (y nunca aburrida), y la persona o los que reciben los premios se sienten realmente homenajeados (y no sólo simulan felicidad). Pero para que todo transcurra sin tropiezos, se necesita poner todo su esfuerzo en planificar la ceremonia. Hay muchos detalles, y son todos importantes. Dependiendo del tamaño y de qué clase de evento tengan en mente, se podrá querer delegar tareas en un comité o en una “persona designada” quien reclutará ayudantes. Puede ser peligroso asumir toda la responsabilidad solo, porque la organización de un evento puede resultar abrumadora.

La planificación de una ceremonia va de la mano con el presupuesto. ¿Se hará una recepción lujosa o no? ¿Qué clase de premios se darán – certificados, regalos, placas de reconocimiento? ¿A quiénes van a invitar? ¿Traerán a un orador principal especial, o harán ustedes mismos la entrega? Todos estos detalles deben ser planeados con anticipación de modo que no haya sorpresas desagradables durante la ceremonia.

Puesto que hay tantos detalles para planificar y organizar para una ceremonia de premiación, hemos confeccionado una lista de cosas a considerar al planificarla:

Dinero

Primero que nada, decidan su presupuesto. Cuánto gastar en una ceremonia de premiación puede variar mucho; asegúrense de que pueden costear lo que están planeando. Si su organización tiene muchos recursos, se podrá disponer de un gran presupuesto para gastar en una ceremonia. Por otro lado, organizaciones más pequeñas tendrán que ser creativas y arreglarse con una limitada cantidad de dinero. Al decidir un presupuesto se estará determinando el menú, la cantidad de invitados, la sede del evento, y otros detalles que involucran el gasto de dinero.

Lugar

Antes de planificar algo, decidan dónde realizar la ceremonia. Piensen qué clase de evento será y traten entonces de encontrar un lugar que esté de acuerdo. Antes de elegir un lugar, consideren todos los siguientes detalles de modo de no limitarse a elegir el lugar antes de determinar lo que realmente quieren. ¿Su compañía cuenta con un centro de recreación? ¿Un salón de presentaciones? ¿Necesitarán alquilar un salón en otro lado? ¿Servirán comida? ¿Qué necesitarán en el salón? ¿Mesas? ¿Un podio? ¿Conexiones? ¿Una cocina? ¿Qué tamaño debe tener el lugar? Un gran salón parecerá vacío si hay poca gente en él, y uno pequeño limitará la cantidad de gente a invitar.

Tipo de premio 

Se dice que los premios deben corresponder a la acción que se está reconociendo. También deberían estar de acuerdo con la persona y la ocasión. Para algunos, una donación a una organización determinada puede ser lo más apropiado, por ejemplo, voluntarios de un proyecto sobre SIDA pueden querer que su premio se convierta en una contribución para el proyecto. Para otros, un nuevo título o definición de su cargo será un premio perfecto. La clase de símbolo que se elija dirá mucho sobre qué y a quién está siendo reconocido.

Estos son algunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:

• Prendedores
• Estatuillas
• Certificados
• Premios
• Plaquetas
• Menciones de reconocimiento enmarcadas
• Regalos
• Un ascenso
• Invitaciones de obsequio

Algo más para considerar es el elemento sorpresa.  ¿Se le dirá de antemano al homenajeado que va a recibir un  premio? Las sorpresas pueden ser divertidas, pero no se querrá que el agasajado tenga un infarto por el shock antes de llegar al podio para aceptar el premio.

Cantidad de invitados 

Entonces, ¿será esto una superproducción, una fiesta del tipo todo-el-mundo-está-invitado, o una ceremonia de premiación íntima, sólo por invitación? Se deben considerar los invitados inmediatos y sus invitados (¿familia, amigos, pareja?).

Comida

Las ceremonias son divertidas, pero a la gente le puede disgustar que no haya nada para picar. Se querrá servir alguna clase de refrigerios. El tamaño del evento y las instalaciones que el lugar ofrece ayudarán a determinar qué clase de comida servir. No se servirá una cena sentados a la mesa en un lugar donde no hay cocina.

Al considerar la comida para su ceremonia, se tienen dos opciones: planearla ustedes mismos, o conseguir ayuda de un servicio de comidas. Hacerla ustedes puede ahorrarles dinero, pero ¿tienen el personal y la pericia  para presentar un banquete para la cantidad de gente invitada? Recuerden, tienen que planear, comprar, preparar y servir la comida, y limpiar, o sea todo lo que hacen los servicios de comida. Por otro lado, se paga por la comida para una cantidad de gente pre-establecida, tanto si asisten como si no. Y si llegan más personas, será algo muy desafortunado.

Camareros y otro personal de apoyo – Hablando de comida, probablemente necesitarán gente para alistar el lugar, servir la comida, poner un vaso de agua cerca de los oradores, atender a los invitados, y limpiar posteriormente. Se podrá tener que contratar personal de apoyo para ayudarlos, o podrán designar a algunas personas del comité organizativo (si lo tienen) para dividirse el trabajo. Se puede considerar la contratación de ayuda especializada, tal como la de los servicios de comida.

Disposición de las mesas/sillas – Sin importar cuán pequeña sea la ceremonia,  no se querrá que gente se  tropiece con las mesas o que estén sentados de espaldas al podio. Si la ceremonia es grande, entonces necesitarán ser todavía más cuidadosos. ¿Quién se sentará dónde? ¿Quién se sentará con quién? ¿Quién necesita estar cerca del podio? Todas estas preguntas se deben considerar.

Decoraciones –Esta parte es divertida pero, cuidado: puede ser el éxito o la ruina de su presentación. La decoración no es cosa fácil, especialmente si se trata de un espacio grande. Su elección de decoraciones dependerá en gran medida del tono que quieran darle a la ceremonia; por ejemplo, globos tontos y cornetas festivas serán inapropiados para una ceremonia sobria y dignificada.

Esta es una lista de cosas que se podrán considerar al pensar en decoraciones para una ceremonia formal de premiación:

• Flores
• Globos
• Manteles
• Centros de mesa
• Pinturas en las paredes
• Banderas
• Posters
• Plantas
• Velas

Oradores Principales -- ¿Quién es realmente el que entregará los premios? ¿Será usted? ¿El director de su organización? ¿El mejor amigo de la persona homenajeada? ¿Un orador motivacional nacionalmente conocido? Se puede tomar una decisión dependiendo del trabajo del homenajeado o de su logro.  Podría ser un colega, el cónyuge, el padre o un hijo. Quienquiera que sea, es necesario contactarse con la persona con anticipación y darle tiempo para prepararse. Si fuera necesario, acuerden un ensayo para afinar la duración y el tono de los discursos.

Orden de presentación -- ¿Quién hablará primero? ¿Cómo van a comenzar la ceremonia? ¿Cuándo terminará? ¿En qué momento se entregará el premio? El programa de presentación no debe necesariamente seguirse a rajatabla, pero se necesita saber quién habla después de quién, para poder imprimir un programa para los invitados.  También, la gente deberá saber de cuánto tiempo dispone para sus discursos y comentarios. Si se espera que cada uno tome unos tres minutos, y alguien toma 30, esto será no sólo aburrido para los asistentes, sino que podrá destrozar el cronograma de todo el evento, y cambiar su atmósfera.  En general, cuanto más claros sean acerca de los horarios, más probable será que se cumpla lo que se desea.

Preparar su presentación

Se ha asegurado el lugar, escogido los refrigerios, ordenado los premios, y planificado las decoraciones. Pero ¿quién presentará los premios?  Si ese trabajo recae en usted, ¡no se preocupe! Aquí le proporcionamos algunos consejos para ayudarlo a hacer una presentación tranquila y confiada.

• Asegúrese de ser cálido y amistoso en su presentación. Recuerde, esto no es una presentación de negocios, por tanto no se deberá ser demasiado formal. Se espera que usted haga sentir cómodos a los asistentes y a los homenajeados.
• Aún cuando se haya escrito un discurso, hágalo sonar como que lo está diciendo, no leyéndolo. Use un lenguaje con el que se sienta cómodo. No se necesita memorizar el discurso palabra por palabra, sino tratar de decirlo a partir de notas, más que de un texto completo.

Estos son algunos consejos para sonar menos formal en su presentación:

• Use palabras simples. Diga empezar en vez de principiar, y después en lugar de subsiguiente a.
• Use contracciones para que su discurso suene más relajado.
• Use inflexiones de voz y gestos con las manos.
• Use pronombres personales tales como Yo en vez de uno, y nosotros en lugar de ustedes.

Qué no hacer durante una presentación:

• Ser pomposo y monótono.
• Ser formal y acartonado.
• Ser vago y complejo.
• Comenzar hiper-intensamente o hacerlo sin energía.
• Mostrarse inseguro y nervioso.
• Leer, y que se note que está leyendo.
• Hablar por largo rato. Este es el día de los homenajeados, no el suyo.

• Su discurso debe ser interesante, creativo y emocionante. ¿Conoce alguna historia acerca de la persona que recibe el premio que la mayor parte de los asistentes no conocen? ¿O una anécdota? Elija estas historias cuidadosamente de modo de no avergonzar o ridiculizar al homenajeado.  Si la historia no lo coloca bajo una luz positiva, olvídese de ella.
• Cuente historias breves, y use ejemplos rápidos. Los asistentes están interesados en saber más acerca de la persona que recibe el premio: su vida personal, qué hace en su tiempo libre, cómo la conoció, cualquier historia con la que la gente pueda identificarse.  Use su presentación para mostrar la personalidad del homenajeado. Demuestre cómo su vida es inspiradora para los demás, e ilústrelo con ejemplos auténticos.
• Esté atento a su lenguaje corporal, contacto visual, ritmo del discurso y gestos.

¿Se debe invitar a la prensa?

La atención de los medios es generalmente buena y deseada para este tipo de actividad.  Dependiendo del tamaño y objetivo del evento, probablemente se querrá tanta divulgación pública como sea posible, tanto para el o los homenajeados como para su organización.  Por ejemplo, puede ser una buena idea para una asociación pro derechos de los homosexuales, las lesbianas, los bisexuales y los transexuales, el invitar a la prensa a la entrega de un premio a los aliados heterosexuales de la asociación.  Ello le dará distinción al grupo y energizará a los aliados,  sin mencionar qué contento estará el homenajeado de ser mencionado en la prensa.

Ayudas audio-visuales

Si se tienen diapositivas del homenajeado ejecutando su trabajo, un video casero de él que describa perfectamente su personalidad, o testimonios grabados de personas dando gracias al agasajado, estas son excelentes maneras de mantener el interés de los asistentes, dar nuevas perspectivas a las ceremonias, y agradar a la persona que recibe el premio. Asegúrense de disponer del equipo necesario (retroproyector, videocasetera, proyector de diapositivas, pantalla, televisor, estéreo) si deciden hacer una presentación de este tipo.

Para resumir

Finalmente, todo está pronto para la ceremonia o actividad que se eligió para reconocer los logros y realizaciones ejemplares de alguien. Ahora sólo necesitan relajarse para verse lo mejor posible para el gran día, especialmente si ustedes deben entregar el premio.Duerman bien antes de la presentación para sentirse descansados y frescos.

Recapitulando, he aquí una lista de cosas a las que hay que atender al entregar un premio:

• Sepan por qué lo están haciendo.
• Piensen lo que quieren hacer.
• Planifiquen cuidadosamente.
• Relájense – háganlo tan animado como sea posible.

La realización de ceremonias para recompensar logros sobresalientes es un gran modo de mostrar a la gente con la que trabajan que su trabajo es apreciado y admirado. Y al hacerles saber esto, indudablemente  su organización se fortalecerá como un todo.