Sección 2. Proporcionar incentivos para el personal y los voluntarios

• Por qué desarrollar un plan para proporcionar incentivos?

• ¿Cuándo proporcionar incentivos?

• Ejemplos de incentivos

• ¿Cómo diseñar e implementar un plan de incentivos?

• Mantener el programa de incentivos

¿Por qué hacemos lo que hacemos? ¿Qué hace que ayudemos a alguien o que trabajemos en un lugar determinado o incluso que nos levantemos de la cama un lunes por la mañana en un día lluvioso?

Un conjunto de cosas se unen para ayudarnos a tomar las decisiones que tomamos, incluso hasta esas cosas que tenemos tan arraigadas que ya no reconocemos como elecciones. Nos levantamos de la cama sin siquiera considerar seriamente la posibilidad de no hacerlo. Obviamos el desayuno porque no tenemos hambre o porque el reloj nos indica que ya estamos llegando tarde. Compramos una marca diferente de detergente porque tenemos un cupón por el que “comprando uno y el otro es gratis”. Tomamos un camino alternativo para ir a trabajar porque en la radio anunciaron que sería más rápido.

Tomamos estas decisiones en el afán de ser recompensados (¡detergente gratis!), de evitar consecuencias negativas (que nos griten por llegar tarde) o ambas cosas. Tomamos estas decisiones en todos los ámbitos de nuestras vidas cotidianas, pero en ningún otro lado las consecuencias de nuestras elecciones están tan claras como en el mundo profesional. Si faltamos al trabajo no nos pagan y hasta podrían despedirnos. Si hacemos un muy buen trabajo cabe la posibilidad de un ascenso o cualquier otro tipo de reconocimiento.

Asimismo, quienes trabajan para su organización, ya sea empleados pagados o voluntarios, eligen trabajar para usted. Obviamente, redundará en beneficio de su organización conservarlos. Sin embargo, retener al personal o a los voluntarios puede ser una tarea difícil. ¿Cómo hacer que quieran permanecer?

Esta sección se basa en la idea de que un sistema uniforme de incentivos positivos puede ser de utilidad para los destinatarios y toda su organización. Se pueden utilizar incentivos para motivar tanto a voluntarios como empleados pagados y ayudarle a conservar a los trabajadores e incluso atraer a otros. ¡Continúe leyendo para descubrir como un sistema organizado de incentivos puede beneficiar a su organización!

¿Por qué desarrollar un plan para proporcionar incentivos?

¿Cómo puede un plan para proporcionar incentivos ayudarle a usted, a sus empleados y a toda su organización?  Estas son algunas de las ventajas de este plan:

• Los incentivos levantan el ánimo. Un simple “gracias” o “buen trabajo” por parte de un supervisor puede hacer que una persona se sienta segura y orgullosa en su trabajo, así como otros incentivos más sofisticados. Esa seguridad y ese orgullo pueden ayudar a lograr un mejor voluntario o empleado.
• Los incentivos le permiten mantener ayuda valiosa y atraer más ayuda. Es muy sencillo, los incentivos son el motivo por el que los mejores miembros en su organización deciden permanecer en ella. Además, las buenas noticias corren rápido: otras personas en la comunidad en busca de trabajo u oportunidades de ser voluntarios naturalmente elegirán su organización como el lugar deseado para trabajar.
• Los incentivos incrementan la productividad (o seguridad o cualquier otra cosa que usted quiera promover) de los miembros de su organización. Si queda claro que un incremento en la productividad o una disminución en los accidentes o la antigüedad como miembro de la organización serán en buena manera (o en forma atractiva) recompensados, los empleados harán su mejor esfuerzo para ser productivos, cuidadosos o para permanecer en la organización. ¿Cuál es la conclusión final? Las cosas que son recompensadas se hacen.
• Un programa de incentivos puede reducir el favoritismo real o percibido al recompensar por igual a los empleados por sus acciones o su antigüedad. Los celos y la envidia pueden ser muy perjudiciales para una organización y de seguro surgirán si los empleados son recompensados en forma desigual. Al desarrollar un programa, usted se asegura que no se recompense a un empleado con una hamburguesa para celebrar sus cinco años de servicio y a otro con el Tour d'Argent.

¿Cuándo proporcionar incentivos?

Si ya ha decidido proporcionar incentivos para su personal y voluntarios, ¿Cuándo debería hacerlo? Esto depende en gran medida de su organización, pero se aplican dos reglas generales:

• Recompense al personal, pagado y voluntario, por determinados objetivos claramente definidos. Por ejemplo, su organización puede recompensar a alguien luego de un determinado tiempo de permanencia en la organización (luego de 3, 5, 10, 15, 20, 25 años), al finalizar un proyecto difícil, cuando se alcanza una meta que exige mucho esfuerzo o luego de completar con éxito un programa de formación. Siempre que sea posible, se deben decidir estos objetivos antes de que ocurran; no siempre se sabe cuándo o cuánto trabajo duro valdrá la pena. Los objetivos varían considerablemente según la organización.

Por ejemplo, una orquesta sinfónica local querrá festejar el cierre de la temporada de conciertos ganando un premio importante o recibiendo una donación generosa. Un grupo que aboga por la defensa de los derechos de los niños puede ofrecer una retribución a quienes contribuyan con la sanción de una ley o a los empleados que trabajaron horas extras para publicar el informe anual. Ambas deben tener deseos de festejar las contribuciones de quiénes han estado en la organización por varios años.

• Otorgue recompensas regular y puntualmente. Sea cual sea la ocasión que ha decidido celebrar, no espere seis meses después de que se haya logrado un objetivo para felicitar a alguien. Las recompensas y los incentivos deben otorgarse tan pronto como sea posible al alcanzar una meta. Si espera seis meses luego de recibir el financiamiento para organizar una fiesta, se habrá perdido gran parte del entusiasmo y el empuje.

Ejemplos de incentivos

Entonces, ¿Qué resulta ser un buen incentivo? ¡Casi cualquier cosa puede ser un buen incentivo! Tenga en cuenta todo lo que abarca el término incentivo: casi todo lo que los seres humanos valoran, desde un simple elogio hasta un presente sofisticado.

Para que usted comience a pensar acerca de los mejores incentivos para su organización, le ofrecemos una lista de incentivos que usted puede utilizar o adaptar a su caso particular: Se han dividido en incentivos materiales y no materiales (o menos materiales). No crea que su organización necesita mucho dinero para proporcionar recompensas o incentivos adecuados al personal o a los voluntarios, se pueden hacer muchas cosas con un presupuesto ajustado.

Ejemplos de incentivos fundamentalmente materiales

Pagos

• Pago de una suma fija.
• Ascensos (con un incremento en el salario).
• Aumentos (con o sin ascenso).
• Gratificación por méritos
• Pago de bonificaciones (por desempeño, asistencia u otra acción).
• Pago de incentivos.
• Participación en las ganancias (incluyendo la opción de comprar acciones a precio diferencial).
• Pago indirecto (por ejemplo, cupones de regalos).
• Concursos (un sólo pago).
• Pagos determinados al azar (por ejemplo, sorteos, loterías)

Beneficios

• Paquetes estándares de beneficios, tales como días de vacaciones, seguro médico, etc.
• Contratos como personal pagado (para voluntarios)
• Días adicionales de vacaciones
• Beneficios extra (oficinas mejor ubicadas o lugares de estacionamiento; café, jugos o panecillos en las reuniones de los lunes por la mañana)
• Readquisición de licencia (permiso) por enfermedad
• Reembolsos por gastos de instrucción, formación u otros gastos educativos.
• Horario flexible: permitir a los empleados elegir su horario de trabajo (en la medida en que sea posible) puede ser un incentivo importante para las personas ocupadas, tales como quienes tienen hijos pequeños o más de un trabajo.
• Tiempo libre para desarrollar varias funciones, posiblemente incluyendo un servicio. Cada vez es más común que los empleadores den a sus empleados tiempo (dentro de su horario de trabajo) para participar como voluntarios en otros trabajos comunitarios (tales como tutoría, asesoramiento, colaboración con el refugio local para personas sin hogar, etc.).

Ejemplos de incentivos menos materiales o no materiales

• Elogio. Puede ser en persona, tanto en forma verbal o no (por ejemplo, levantando el pulgar en señal de aprobación al terminar una presentación) o a través de una carta (incluso un correo electrónico) felicitando a alguien por un trabajo sobresaliente.
• Honores, tal como nombrar a alguien empleado o voluntario del mes/año o nominándolo para recibir honores fuera de la organización.
• Premios y galardones, tales como placas, insignias, certificados, ropa con el nombre de la organización, tazas, etc. Hay revistas enteras dedicadas a este tipo de premio (ver Recursos).
• Banquetes, comidas para compartir y días de campo.
• Formación. Este puede ser un incentivo muy importante para quienes desean adquirir habilidades útiles o una certificación por su trabajo en la organización.
• Reconocimiento público, a través de un artículo sobre la persona y su trabajo en el boletín informativo de la organización o en la prensa local.
• Salidas/retiros del personal. Estos incentivos pueden ser una oportunidad excelente para que las personas puedan compartir el trabajo que hacen y reafirmar su compromiso con el trabajo y con cada una de ellas.
• Eventos sociales. Desde festejos planeados hasta tomar unos tragos luego del trabajo, estas ocasiones pueden hacer que los compañeros se sientan más cómodos en el trabajo. Como resultado, puede aumentar la productividad (ya que los compañeros de trabajo se sienten más cómodos al trabajar juntos en proyectos y sugerir ideas) y además un ambiente de trabajo relajado puede convencer a los empleados a mantener sus empleos. Recuerde: las personas pueden trabajar en proyectos o ideas, pero trabajan con otras personas.
• Mayor autonomía. Permitir que los empleados y voluntarios trabajen en forma autónoma y libres de una vigilancia constante muestra la confianza que hay en ellos y en sus habilidades para hacer un buen trabajo.
• Oportunidades de establecer contactos. Finalmente, otorgue la oportunidad de conocer a otras personas y así crecer profesionalmente. Esto puede llevarse a cabo a través de conferencias o presentando a personas que puedan ser de utilidad entre si tanto en lo personal como en lo profesional.

¿Cómo diseñar e implementar un plan de incentivos?

Hasta aquí sólo hemos presentado una lista parcial de los posibles incentivos. Claramente, hay un gran número de alternativas entre las que puede escoger su organización. ¿Cómo decidir entre ellas e implementarlas de la mejor manera posible?

Sugerimos el siguiente plan para proporcionar incentivos para sus voluntarios y empleados.

Decida si necesita y desea un plan de incentivos.

A pesar de que un plan de incentivos tiene muchas ventajas, usted puede decidir que no lo necesita por el momento. Esto ocurre sobre todo si su organización es todavía bastante pequeña o informal. Por ejemplo, si su grupo consiste en una organización vecinal informal que se reúne fundamentalmente a tomar algo mientras los niños juegan, probablemente un “plan de incentivos” formal no es necesario, o siquiera deseable, en este punto. Los miembros de grupos un poco más grandes pueden consultar en esta etapa, y a través de este proceso, a los representantes de organismos o grupos similares. Ellos le harán saber cómo han tratado esta cuestión y cuál ha sido su experiencia.

Consulte con los posibles beneficiarios de los incentivos.

¿Cómo saber qué prefieren las personas? Preguntándoles, por supuesto. Usted puede tener algunas ideas de lo que los miembros de su organización desean y luego darse cuenta de que la realidad es muy diferente.

Por ejemplo, los líderes de una organización pequeña en defensa del medioambiente en el noroeste pensaron que el personal realmente apreciaría un mayor reconocimiento público, dado que se trataba de una organización aún bastante pequeña y no demasiado conocida en la comunidad. Como consecuencia, sugirieron a un pequeño grupo de empleados y voluntarios la posibilidad de escoger a un “empleado del mes" y pedirle al periódico local que publicara un pequeño artículo sobre esa persona.

Para su sorpresa, el grupo de personas con el que hablaron no demostró entusiasmo. Explicaron que si bien no era una mala idea, y que de seguro sería bueno para el organismo tener más publicidad, en lo personal no representaba para ellos un gran incentivo. En cambio, sugirieron que, como muchos de ellos eran padres de niños en edad escolar, un incentivo mayor sería tener horarios más flexibles.  Lo que es más, propusieron que al permitirle al personal pagado dedicar algo de su tiempo en otras organizaciones locales sin fines de lucro les permitiría cumplir su deseo de ayudar a la comunidad, motivo por el cual muchos de ellos trabajan para la organización.  ¡Además esto aumentaría la notoriedad de la organización! De seguro los empleados hablarían de la organización al conocer a los líderes de otros organismos y así aumentar sus contactos y ayudar a la organización.

Si usted tiene muchas ideas de posibles incentivos, puede hacer una lista de posibilidades y luego pedirle al personal y a los voluntarios que compartan sus críticas y aporten sugerencias acerca de cuáles son sus preferencias. Otra posibilidad sería pedirle al personal y a los voluntarios que propongan una lista de incentivos de la cual usted u otros líderes de la organización puedan escoger los que se ajusten más a su caso particular.

• Redacte un borrador del programa de incentivos. Debe incluir:
  • Sus objetivos: ¿Qué desea que logre el plan?  ¿Desea reducir el índice de desgano de los voluntarios? ¿Hacer que los empleados estén más contentos con su trabajo? ¿Mayor productividad? Este es un paso importante que muchos olvidan. Sin embargo, no podrá determinar si el programa funciona si no ha decidido que significa “funcionar”.
  • Las conductas a recompensar y cómo recompensarlas sistemáticamente. Esto puede parecer bastante simple, sin embargo las prácticas diarias y los códigos de conducta no escritos a veces recompensan sin intención aquellos comportamientos que tratamos de evitar. Por ejemplo, uno de los objetivos oficiales puede ser la lealtad para con la organización, sin embargo los empleados nuevos reciben salarios superiores a aquellos que han trabajado en la organización por años.
  • Los incentivos adecuados. Establezca un criterio para seleccionar los incentivos (por ejemplo, los incentivos transmiten un mensaje claro al destinatario y deben ser alcanzables, justos y fáciles de seguir) y elija incentivos que concuerden con ese criterio. Escoger el incentivo adecuado puede resultar muy difícil, por ello es sumamente importante conseguir retroalimentación de sus empleados/voluntarios acerca de este punto.
  • Sea cual sea el incentivo elegido, asegúrese de mantener un plan relativamente sencillo. ¡Cuánto menos trabajo haya por hacer, más tendrá que mantener el incentivo en proceso!
• Vuelva a consultar con los beneficiarios.
  • Después de redactar el borrador, pídale a un grupo pequeño de personas, puede ser el mismo grupo que hizo la retroalimentación sobre los incentivos, que haga sus comentarios sobre el plan.
• Revise el plan como sea necesario, incorporando las retroalimentaciones tanto como sea posible.
• Implemente el plan.
• Revise el programa luego de un período de tiempo predeterminado.
  • Esto puede ser seis meses después de haber sido implementado. Debe prestar especial atención a los efectos que provoca en los objetivos propuestos en su plan.
• Continúe revisando el plan tanto como sea necesario.

Mantener el programa de incentivos

Incluso hasta el mejor de los planes puede eventualmente venirse abajo o convertirse en nada si no se mantiene adecuadamente. ¿Cómo asegurarse que el programa continuará, incluso cuando la persona (o personas) que lo ha desarrollado ya no esté?

Existen cuatro elementos que pueden ayudar a su continuidad:

• Coherencia: Se debe recompensar a todos de la misma manera por la misma causa. Un programa que claramente define qué ocurrirá y en qué circunstancias reduce la posibilidad de favoritismo y asegura que todos los empleados sean reconocidos por sus aportes. Por ejemplo, el plan puede establecer que todos los empleados recibirán una nota de agradecimiento y un vale por “una noche en la ciudad” luego de cinco años, una placa conmemorativa y un fin de semana en un alojamiento local con desayuno incluido luego de diez años y así sucesivamente. Al otorgar los mismos incentivos a todos, desde el director ejecutivo hasta el cocinero voluntario, se fomenta un sentido de equidad en la organización.
• Continuidad. Si aquellos planes que se han trazado para celebraciones y otros incentivos no se llevan a cabo, tanto el personal pagado como los voluntarios rápidamente se desilusionarán y se volverán escépticos.
• Participación. Al involucrar a varios miembros de la organización, puede asegurarse dos cosas: primero, que el programa no se vendrá abajo si una persona clave deja la organización y segundo, que su programa será más representativo respecto de los deseos de los miembros de la organización.
• Revisión. Al llevar a cabo una revisión periódica, el programa de incentivos se mantendrá relevante y efectivo. Un determinado incentivo puede tornarse anticuado o agotado; se puede disponer de un nuevo incentivo.

Por ejemplo, en los comienzos de una compañía de teatro hace 15 años, conseguir financiamiento era una batalla constante para la organización; se necesitaba cada centavo. Por ello, el plan de incentivos original no le costaba prácticamente nada a la organización. El plan incluía dos pases de cortesía para cada espectáculo para todo el personal (en ese momento, eran tres empleados, dos de ellos a tiempo parcial) y los voluntarios, una comida de entrega de premios anual con premios artesanales diseñados especialmente para cada uno y fiestas frecuentes para todos aquellos que pudieran entrar en el apartamento del director.

A pesar de todo, la compañía estaba muy bien dirigida y (gracias a una recaudación de fondos muy activa) en la actualidad cuenta con un presupuesto anual de casi medio millón de dólares. Al cambiar sus activos, también lo hicieron los incentivos que la compañía estaba dispuesta a otorgar a empleados y voluntarios. Los voluntarios siguen recibiendo entradas de cortesía, pero como ha aumentado la demanda, esos pases son solamente para los ensayos generales. Las cenas de agradecimiento para voluntarios y el personal son ahora en un restaurante italiano favorito después de cada función y el teatro se hace cargo del costo con un descuento considerable por parte del dueño del restaurante. Los premios siguen siendo artesanales, aunque ahora hay dinero disponible para que los haga un profesional, se aprecia demasiado el esfuerzo como para cambiarlos.  Por último, todo aquel que ha trabajado en el teatro por un año participa de un sorteo anual por dos paquetes (entrada, pasaje aéreo y hotel) para un festival de cine independiente en el suroeste.

Para resumir

Un programa de incentivos bien dirigido puede ayudar a que su organización sea más efectiva y atractiva al alentar y recompensar al recurso más importante de su organización: las personas que la conducen y apoyan. Al proporcionar incentivos significativos y adecuados, usted brinda a cambio apoyo a estas personas y les demuestra que la organización reconoce lo valiosas que son.