Sección 1. Organizar festejos

• ¿Por qué se incluye esta sección en la Caja de Herramientas?

• ¿Cuándo organizar un festejo?

• ¿Cómo organizar un festejo?

Imaginemos que usted es el líder de una coalición. Ha trabajado todo el año para reducir la tasa de adolescentes fumadores en la comunidad. Después de ciertas encuestas, audiencias municipales, grupos de enfoque, creación de equipos de líderes adolescentes e intervenciones directas, se saben los resultados. ¡El tabaquismo en los adolescentes ha disminuido! ¿Qué hacer? ¡Celebrar los logros!

Ahora, imaginemos que es el líder de esa misma coalición, sólo que es el primer año de funcionamiento. Usted ha formado un  grupo de liderazgo, hecho conexiones con la comunidad, organizado audiencias municipales y descubierto las intervenciones necesarias para reducir el tabaquismo en los adolescentes. Después de todo ese trabajo, el año escolar terminó sin ninguna intervención exitosamente acabada en las escuelas. ¿Qué hacer? ¡Celebrar el arduo trabajo realizado!

Si nos alcanza la imaginación, examinemos otro escenario. En esta ocasión, usted ha trabajado para disminuir la tasa de adolescentes fumadores a través de las mismas encuestas, audiencias municipales, grupos de enfoque, creación de equipos de líderes adolescentes e intervenciones directas que en el primer escenario. Los resultaron se dan a conocer y ¡la tasa de adolescentes fumadores adolescentes aumentó! ¿Qué hacer? ¡Celebrar el esfuerzo!

Independientemente de  los resultados, es importante dejar el trabajo por un momento y darse palmadas de aliento. Es importante recompensarnos y a nuestros colegas por lo que hemos logrado. Los festejos nunca deben reservarse estrictamente para los logros de metas extraordinarias. Cualquier ocasión en que la gente invierte tiempo y energía para mejorar la comunidad, merece reconocimiento especial.

¿Por qué se incluye esta sección en la Caja de Herramientas?

Festejar el trabajo realizado es una parte vital de la salud de cualquier organización. Muy frecuentemente tratamos las celebraciones como a nuestra vajilla de porcelana fina, sólo la desempolvamos una vez al año para una fiesta especial. En vez de hacerlo raras ocasiones, recompensar el trabajo arduo debería ser un componente integral de cualquier esfuerzo comunitario. Por tanto, si estamos buscando un pretexto para hacer una fiesta, a continuación sugerimos algunos:

Organizar festejos fortalece las relaciones en el lugar de trabajo.

Promueve la comunicación entre diferentes miembros de una iniciativa. ¿Alguna vez nos hemos enterado de esas oficinas en las que el área de contabilidad no tiene idea de quién trabaja en el área de ventas? Quizá nosotros mismos hayamos trabajado en un lugar así. Una situación así es difícilmente la ideal. Tener reuniones sociales regularmente convierte las relaciones laborales en amistades, no sólo en simples tratos de negocios, lo cual mejora el funcionamiento y el nivel de placidez de la oficina. Seamos honestos… también puede proporcionar una muy necesitada dosis de relajación en una oficina que puede muchas veces ser demasiado seria.

Organizar festejos recompensa el trabajo realizado.

Es una oportunidad de reconocer a los voluntarios y los esfuerzos de nuestros colegas. También es el momento de incluir a personas que normalmente no están presentes en la organización, tales como integrantes de la comunidad que han ayudado pero que no son voluntarios ni empleados. Los festejos también son las ocasiones oportunas para invitar a donadores y otras personas influyentes a ver el éxito de la organización. Las fiestas son un excelente recurso para reunir a todos los participantes en el cambio comunitario y para saborear la fuerza y el éxito de la organización.

Organizar festejos brinda un momento para la reflexión.

Se trata de tiempo reservado para discutir los logros del grupo y para ver qué se puede hacer en el futuro para mejorar. También es fructífero hacer una fiesta cuando las cosas no van bien al 100%. Recopilar y compartir los éxitos que han surgido de la iniciativa, incluso en el caso del aumento de la tasa de fumadores adolescentes, es muy eficaz. Por ejemplo, aunque fumar entre los adolescentes haya aumentado, el grupo de liderazgo adolescente recién formado puede tener un impacto positivo el siguiente ciclo escolar. También se han establecido conexiones con personalidades influyentes, lo cual puede favorecer el cambio. Los festejos en momentos en que se percibe el fracaso son una excelente forma de resaltar cuán lejos ha llegado la organización y para reflexionar honestamente sobre lo que puede hacer el grupo para mejorar sus resultados el año siguiente. A menudo, discutir los problemas en un ambiente formal sólo incrementa la tensión. En una atmósfera relajada y festiva, es más fácil que la gente se sincere acerca de los problemas que percibe y de cómo piensa que puede mejorar la organización.

¿Cuándo organizar un festejo?

• Después de lograr una meta importante. Es importante reconocer los logros en cada etapa del proceso organizativo, incluyendo las sesiones de lluvias de ideas, planificación, organización e implementación. Las metas pueden tener que ver con los empleados, asuntos fiscales, término o inicio de un proyecto... en fin, con eso podemos darnos una idea. Algunos logros que deberían reconocerse incluyen la contratación de un nuevo empleado, la culminación de una petición de financiamiento, la creación de una nueva fuerza de trabajo, después de testificar frente a la junta directiva escolar o el juzgado municipal y más.
• Al final del año.
• Cuando casi se alcanza una meta. Es excelente idea reunir a todos para levantar los ánimos.
• Momentos de transición. Cuando algún empleado se va o cuando inicia, debido a que otro colega se gana un ascenso o se nombra a nuevos líderes en un proyecto; todas esas son magníficas oportunidades para celebrar. Dichos eventos son importantes para las personas directamente implicadas y es un buen gesto incluir a todos en el festejo.
• ¡Cualquier momento! A veces es magnífico celebrar sin razón alguna. No tener un plan estructurado, a veces puede ser el mejor plan porque le permite a la gente sentarse y divertirse, y simplemente conocer a quienes la rodean.

¿Cómo organizar un festejo?

Verificar el presupuesto.

La cantidad de dinero que se puede emplear en una fiesta cambia por completo el tipo de celebración. Sin embargo, eso no significa, que no se puede tirar la casa por la ventana con un presupuesto reducido. A continuación ofrecemos algunas ideas para todo tipo de festejos adaptados a todos los presupuestos.

Gangas:

• Un encuentro casual en un parque, con algunos aperitivos.
• Una fiesta en  la piscina local.
• Un almuerzo en el que todos ponen algo de comida, durante o después del trabajo.
• Un torneo de fútbol en las canchas locales.
• Un concurso de talento en la oficina.
• Una parrillada en la casa del jefe.
• Una reunión al final de la semana laboral en un restaurante local.
• Una celebración de cumpleaños para cada empleado (aunque sea con una tarjeta de felicitación firmada por todos).
• Un convivio con café/ té y panecillos en una mañana fría.

Opciones con gastos moderados:

• Organizar un banquete para todos los empleados.
• Organizar una reunión comunitaria con café para discutir logros actuales.
• Comprar entradas para una función teatral para los trabajadores administrativos.
• Organizar un convivio con helados para todos los voluntarios.
• Festejar una fiesta de primavera (o cualquier estación) con comida y bebidas.
• Pagar una parrillada en el parque local.
• Llevar a todos a una mini excursión a un parque o paseo.
• Organizar un concurso de comida.
• Organizar un torneo de fútbol, béisbol, vóleibol, tenis, etc. e invitar a los empleados municipales a competir.
• Organizar una fiesta con pizza para los adolescentes voluntarios.
• Tomarse la tarde libre e invadir, como grupo, un bar de karaoke.

Alternativas para presupuestos sólidos:

• Alquilar una piscina por una tarde para celebrar con todos quienes han ayudado en la iniciativa.
• Volver el estacionamiento de la organización un carnaval comunitario.
• Contratar un grupo musical local o un DJ para una fiesta en un salón de eventos de la comunidad.
• Organizar un banquete.
• Llevar a todos los empleados a un parque de diversiones.
• Organizar una excursión para acampar.
• Llevar a todos a montar a caballo.
• Pagar una cena elegante para los donadores importantes.
• Llevar a todos a ver un evento teatral resonado.
• Llevar a todos al zoológico.
• Alquilar por una tarde un club con canchas deportivas.
• Organizar un baile de gala.
• Participar en un evento de caridad como organización.

Decidir la magnitud.

Una vez que tengamos una idea de qué tipo de celebración podemos costear, es hora de pensar en quiénes serán los invitados.

• Para una reunión pequeña, debemos concentrarnos en el propósito del festejo, y después crear la lista de invitados a partir de eso. Por ejemplo, si la celebración es para recompensar la productividad de la oficina, entonces el personal debe conformar la mayor parte de la lista. En general, los invitados de una reunión pequeña provienen de una categoría de la organización, tales como personal administrativo, donadores, funcionarios locales, líderes juveniles clave, líderes comunitarios, medios de comunicación, líderes religiosos, funcionarios escolares/maestros, etc.
• Una reunión de tamaño mediano se compone de una mezcla de grupos que son importantes para la organización. Por ejemplo, tras reducir exitosamente el tabaquismo entre los adolescentes, podría ser buena idea invitar a líderes juveniles, funcionarios escolares, donadores y personal administrativo. De esta manera, se brinda una  oportunidad para que diferentes partes de la organización se conozcan.
• Hay algunas ocasiones en las que se tiene que organizar GRANDES festejos. En estos casos, debemos invitar a todas las personas que tienen algún vínculo con la organización. Por ejemplo: si acabamos de concluir la mayor campaña de donación de sangre a nivel estatal, deberíamos invitar a funcionarios de los hospitales, a enfermeras y doctores que participaron en la campaña, a todos los donantes, al personal de la iniciativa, a los voluntarios, a las familias y amigos de todos. ¡A tales niveles, también se podría considerar invitar a un cuerpo de seguridad para controlar el número de personas en la fiesta!

Seleccionar el lugar.

¿Queremos conservar el ambiente de oficina o queremos ver al jefe de cabeza en una montaña rusa en el parque de diversiones? El lugar que elijamos para la fiesta influye enormemente el tipo de interacción entre los invitados. La oficina es un excelente sitio de bajo costo, pero también lo es un parque local.

A continuación presentamos algunos lugares en los que se puede hacer una fiesta:

• La oficina
• Un restaurante
• El centro comunitario
• Una piscina
• La casa de alguien
• Un parque de diversiones
• Un parque
• Un gimnasio encerrado
• Una sala de banquetes
• Una escuela
• Una iglesia
• Una sala/salón de baile
• Un campamento
• Una cancha de fútbol
• Un campo de golf en  miniatura
• Un lago
• Un centro comercial
• Un bar
• Una pista de patinaje
• Un boliche
• Un cine
• Un estacionamiento

Invitar a las personas.

Esto es crucial. Sin la gente, una fiesta no es fiesta. En serio, es importante pensar cuidadosamente en la lista de invitados. ¿Queremos invitar a los  medios de comunicación? ¿La fiesta va a ser exclusivamente para colegas? ¿Vamos a invitar a los voluntarios? ¿Recibirán un reconocimiento especial? ¿Deseamos invitar a personas a quienes queremos impresionar (como funcionarios públicos)? ¿Vamos a invitar a personas que nos gustaría se afiliaran a la iniciativa? Si vamos a hacer de la celebración un asunto formal, es importante que la lista de invitados lo refleje.

Conseguir la comida.

La comida y la bebida son una parte esencial de una reunión. Les proporciona a las personas algo de qué hablar, una manera de entretenerse y un punto de concentración central (alrededor de la mesa). También les dan una pista acerca del tipo de reunión.

En seguida presentamos algunas sugerencias de los tipos de comida que se podrían servir de acuerdo al “tema” del festejo:

• Tema de picnic: Pollo frito, ensalada de papas, maíz, frutas, tartas de frutas.
• Una parrillada: Carne y otras cosas como en un picnic.
• Tema de cine: palomitas de maíz, caramelos y  golosinas, refrescos.
• Parque/estadio: hot dogs, cacahuates, botanas, cerveza, refrescos.
• Fiesta de té/café: Té/café, panecillos, galletas, pastelillos.
• Fiesta vegetariana: Cualquier platillo sin carne.
• Barrio chino: Comida china de algún restaurante loca.
• Barrio (Hindú, mediterráneo, mexicano, etc.): la misma idea, diferente tipo de comida
• Bocados: Papas fritas u otras verduras y salsas, y cualquier bocadillo que sea fácil de tomar.
• Repostería: galletas, pasteles, tartas y cualquier cosa que tenga como ingrediente principal azúcar
• Desayuno de campeones: huevos, tocino, waffles, panqueques, pan tostado a la frances.
• Paraíso tropical: Bebidas especiales, fruta fresca, brochetas.
• ¡Cualquier comida de banquete!
• Fiesta en que todos llevan algo de comer: quién sabe…

Conseguir animación.

La animación es importante porque le añade sabor al convivio, incluso si su propósito es únicamente funcionar como “ruido” de fondo. Casi cualquier cosa puede considerarse animación, desde un viejo estéreo hasta la actuación de un imitador de famosos.

He aquí algunas ideas:

• Hacer una fiesta con un tema específico… 60s, 70s, 80s, disfraces, deportes, súper héroes… cualquier cosa que una al grupo con una misma idea en mente.
• Hacer un concurso de talento.
• Contratar a un grupo musical o cantante.
• Contratar a un DJ o llevar el estéreo de alguien.
• Decorar el lugar del evento.
• Contratar a imitadores de famosos.
• Llevar un karaoke.
• Alquilar una película o ir al cine.
• Contratar mariachis.
• Ver animales (si vamos al zoológico).
• Juegos en los parques de diversiones.
• Colocar una pista de baile.
• Un cuarteto de cuerda.
• Una actuación a cargo de los niños de la escuela primaria local.
• Arte (si el evento se realiza en un museo).
• Pelotas de playa, vóleibol, baloncesto, tenis, soccer, etc.
• Juegos de mesa, cartas, adivinanzas.
• Hacer manualidades.
• Concursos de disfraces, de cocina, de comida.
• Comediantes.

Asegurarse de tener una organización excelente.

Un buen festejo es planificado por el mejor organizador de la oficina… el que puede simultáneamente encargarse de la lista de invitados, los arreglos para la comida, los horarios, la logística y todas las otras cosas que inevitablemente salen mal a última hora. La organización es clave, ya que una fiesta que sale a pedir de boca no interrumpe el ánimo festivo que una celebración debe infundirle a todos.

 ¡Agradecerle a todos!

El festejo debe enfocarse en las personas que le dieron a la organización una razón para celebrar: voluntarios, miembros de la comunidad, jóvenes, colegas y otras personas influyentes. Tampoco se debe olvidar, ¡por supuesto!, agradecer a las personas que organizaron el evento.

Para resumir

Los festejos son un aspecto importante de cualquier iniciativa comunitaria. Las personas están orgullosas del trabajo que hacen para la organización y desean tener una oportunidad para expresarlo. Compartir una celebración con la comunidad es poderoso, y muestra a otros lo que hemos hecho como organización y cuán felices estamos de realizar labores que son vitales para la comunidad. Hallar razones para organizar una fiesta levanta los ánimos y aumenta los lazos sociales dentro del lugar de trabajo. Existen millones de razones para hacerlo, por tanto, ¡hagamos una fiesta y disfrutémosla!