Ejemplo # 1: Cena de reconocimiento
Narrada por Chris Hampton, investigador en la Universidad de Kansas
Yo trabajaba para el programa Upward Bound de la Universidad de Kansas. Éste es un programa financiado por el gobierno federal (su financiamiento proviene de la Secretaría de Educación de EE.UU.) que prepara para la universidad a estudiantes de colegio de familias de bajos recursos o que nunca han asistido a la universidad. Durante el año escolar, los participantes van a una variedad de talleres educativos, visitan ciudades universitarias y reciben tutorías. En el verano, los alumnos asisten a un campamento en el que toman clases universitarias y adquieren una “probadita” de la vida universitaria.
Año con año, el programa celebra la clausura del programa de verano con un banquete formal. El banquete anual es principalmente una celebración para los estudiantes y sus padres, pero también se reconoce al personal del programa.
Debido a que el banquete es un evento anual, escogíamos la fecha con varios meses de antelación. Esto nos permitía reservar un lugar con tiempo (ya fuera el salón de bailes de la universidad o una sala de banquetes en el centro de ex -alumnos). También nos daba oportunidad de contratar a una conferenciante magistral (para los chicos de colegio, los deportistas famosos siempre eran una buena opción), lo cual era siempre más difícil de lo que pensábamos, así que si se está buscando a alguien importante, probablemente el proceso tome varios meses, por lo que hay que empezar cuanto antes.
El banquete les daba a los muchachos una oportunidad para vestirse elegantemente y sentirse valorados por sus esfuerzos de todo el año, y sus padres lo aceptaban así. La mayoría de estos estudiantes casi nunca o nunca habían asistido a una fiesta formal, por lo que ésta significaba mucho para ellos. Sin embargo, tuvimos que hacer algunos cambios para hacerlos sentir más cómodos. Durante varios años, tratamos de incluir comida refinada en el menú, hasta que un año los chicos aparecieron con bolsas de comida rápida, de Mc Donald’s. Esa fue una indirecta más que directa para nosotros. Decidimos incluir comida más atractiva para los muchachos; después de todo, el banquete era en su honor, y funcionó muy bien porque era más barato. Descubrimos que al tener algo más simple, podíamos gastar más en un gran buffet de postres, ¡y a los alumnos les encantó!
Con el tiempo, aprendimos a hacer que los discursos por parte del personal y de funcionarios universitarios fueran breves, y empezamos a incorporar discursos y actuaciones a cargo de los alumnos mismos. Eso mejoró la animación de la noche y les hizo sentir a los alumnos que en realidad eran parte del banquete. Los profesores de los cursos de verano entregaron premios a los estudiantes que habían salido bien en las clases y también a los que no les había ido tan bien pero habían demostrado destrezas de liderazgo y una actitud positiva en las residencias estudiantiles. Para garantizar que se reconocía a todos, les dimos diplomas a todos los estudiantes.
También se reconoció al personal y el director les dio las gracias. Los profesores y personal de las residencias estudiantiles participaron en otorgarles los premios a los alumnos. Sin embargo, debido a que el evento es para los estudiantes y sus padres, no se hizo ninguna entrega de premios al personal durante el banquete. Eso se reservó para otra fiesta, al final del verano.
El banquete de entrega de premios requería mucho trabajo, pero nos dimos cuenta de que si empezábamos cuanto antes y lo planificábamos bien, no era tan difícil de llevar a cabo.
Ejemplo # 2: Organizar una fiesta
Una organización de tamaño medio está planificando una fiesta de fin de año. A continuación mostramos una tabla completa de la planificación de la fiesta. Una copia en blanco de esta tabla se puede localizar en la sección de Herramienta # 3 incluye más información sobre cómo administrar el presupuesto.
Presupuesto: ¿Cuánto podemos gastar?
- $XXX
¿A quién necesitamos contactar?
- DJ
- Banquetero / servicio de catering
- Centro comunitario
- Conferenciante
- Invitados
Lugar:
- Centro Comunitario
Fecha y hora:
- Sábado, 22 de Diciembre, 6 p.m.
¿Quién ayuda con la organización? ¿Qué funciones tienen?
- Marcos – decoración
- Ana – contactar al DJ
- María y Estela – comprar comida y bebidas
- yo– contactar al centro comunitario y al banquetero/ catering
- Diana – contactar a los invitados, enviar las invitaciones
- Juana – Limpiar
Comida:
- Pizza, papas fritas, sándwiches, helados, gelatina + banquete
Bebidas:
- Refrescos, cerveza, vino, café, jugo
Animación:
- DJ
Otros detalles:
- Seleccionar la música para el DJ
- Comprar placas de reconocimiento
- Comprar fuegos artificiales
Lista de invitados:
- Dr. Stone
- Prof. Carvey
- Alcalde
- Sr. Delaway
- Sra. Saville