Lista de verificación
¿Qué es una conferencia/congreso/encuentro?
___Es una reunión de personas con un interés o una formación en común, con el propósito de conocerse y aprender sobre algunos temas e ideas, discutirlos y convertir ese asunto en un tema de mutua preocupación.
___Se conocen los diferentes tipos de conferencias:
___Académicas
___De asociaciones profesionales
___De capacitación
___Relacionadas con un determinado asunto o problema.
¿Por qué organizar una conferencia?
Uds. organizan una conferencia porque:
___Hay un asunto que necesita ser examinado.
___El campo/área de conocimientos necesita una conferencia.
___La organización o grupo quiere iniciar reuniones anuales.
___Hay una crisis u oportunidad que debe ser encarada.
___Se desea establecer la legitimidad del campo.
___Información recibida del campo o de la comunidad la requieren.
___Un patrocinador la requiere.
___Se desea reclutar gente para avanzar en el campo, para que hagan aportaciones de su trabajo y de apoyo.
___Es una cuestión de prestigio, credibilidad o credenciales para la organización.
___Es parte del trabajo.
¿Quién debe organizar una conferencia?
___Asociaciones y organizaciones profesionales.
___Agencias gubernamentales.
___Coaliciones.
___Organizaciones individuales.
___Instituciones educativas.
___Grupos de activistas comunitarios o de defensa.
___Un grupo con una apuesta o interés en el tema de la conferencia.
¿Cuándo se debe organizar una conferencia?
___Cuando se quiere informar al campo/área de conocimientos, a un grupo en particular o al público acerca de un problema.
___Cuando se quiere congregar gente con especialización para encarar un tema que necesita tratarse o para trabajar en resolver un problema.
___Cuando se necesita darle publicidad nuevos avances en el campo.
___Cuando se quiere (re) entusiasmar a la gente acerca de su trabajo.
___Anualmente, para reunir al campo, profesión, coalición o grupo de interés para aprender, relacionarse, celebrar éxitos y enfrentar desafíos.
¿Cómo organizar una conferencia?
Se crea una infraestructura:
___Eligiendo un equipo o comité organizador.
___Designando un coordinador.
___Creando un sistema de comunicación.
Se planifica la conferencia:
___Poniéndose de acuerdo sobre el propósito de la conferencia.
___Identificando el tipo de participantes que interesa atraer.
___Fijando una fecha y una duración para la conferencia.
___Planificando el contenido de la conferencia.
___Encargándose de la logística.
___Dejando claras la coordinación y la solución de los problemas.
___Se le da publicidad a.la conferencia.
___Se inscribe a los participantes.
___Se reclutan presentadores.
___Se realiza la conferencia.
___Se evalúa la conferencia.