Sección 5. Crear políticas de personal

• ¿Qué son las políticas de personal?

• ¿Qué son las políticas generales?

• ¿Por qué son importantes los procedimientos para contratar y de estatus de empleo?

• ¿Qué son las políticas y los procedimientos diarios?

¡Felicitaciones! Si se ha llegado hasta aquí probablemente provocará dolor de cabeza tener que crear políticas de personal; sin embargo, eso quiere decir que ya se tiene una organización, lo cual es en sí todo un logro.

Ya en este momento se sabe que el bien más importante que una organización puede tener es la gente que trabaja o se ofrece voluntariamente a colaborar con ella. Las políticas de personal son de suma importancia para mantener a la organización funcionando sin problemas y para conservar alta la autoestima de los trabajadores.

¿Qué son las políticas de personal?

Las políticas de personal definen el trato, los derechos, las obligaciones y las relaciones de las personas pertenecientes a una organización. Son programas con los que funciona la organización: las reglas y procedimientos que protegen a los trabajadores (y a la organización), que los pone en control de sus trabajos y que los hace evitar cometer errores que producirían daños a la organización o entre sí. Puede ser una tarea ardua diseñar un grupo de políticas, pero cuando surgen situaciones que necesitan respuestas, será fácil darse cuenta de cuán útiles son.

¿Qué incluyen las políticas de personal?

Las políticas de personal pueden diferir en forma significativa de organización a organización, pero deben contener instrucciones y reglas para enfrentar problemas y superar obstáculos que se pueden presentar tanto en días normales de trabajo como en circunstancias extraordinarias. Tratan sobre relaciones (personal/personal, personal/administración, etc.), expectativas (horas trabajadas, agenda, qué es lo que define el trabajo de un puesto), y maneras de hacer cosas (quién utiliza qué aparato y cuándo, cómo arreglar un día de ausencia por enfermedad) que afectan las vidas de los empleados y el funcionamiento de la organización.

¿Cómo son las políticas de personal?

Las políticas de personal se deben redactar de forma clara y entendible, para que todos sepan exactamente qué es lo que quieren decir y para que se deje lo menos posible sujeto a interpretación. En muchas organizaciones se les da a los empleados una copia de las políticas o se les insta a leerlas haciéndolas  fácilmente disponibles (por ejemplo en línea, en el sitio de Internet de la organización o impresas y guardadas en un lugar de fácil acceso). Es de extrema importancia que todos en la organización estén familiarizados con estas políticas y que éstas estén siempre disponibles para cada empleado.

Las organizaciones a menudo producen manuales que incluyen las políticas del personal, los cuales se les entregan a los nuevos empleados o colaboradores. Los manuales generalmente dan una reseña de la historia y misión de la organización, las políticas vigentes y las razones detrás de ellas, y cómo se administrarán dichas políticas. Se pueden desarrollar políticas complementarias a medida que surjan necesidades. Recientemente, por ejemplo, muchas compañías han agregado políticas con respecto al uso de Internet.

Cuando se redacten políticas de personal (o de cualquier tipo) es importante considerar la filosofía y  misión de la organización. Las políticas de personal deben ser consistentes con sus creencias y misión:  TieneT Es lógico que la forma en que se  trata al personal refleje la forma en la que se quiere que se trate a los participantes. Si se piensa detenidamente sobre esto al momento de desarrollar una política organizativa, habrá muchas más posibilidades de tener éxito en la misión.

Esencialmente existen tres tipos de política de personal que se tendrá que desarrollar para la  organización:

• Las políticas generales tienen que ver con la estructura básica, filosofía y reglas de la organización. Tratan sobre asuntos que van desde ofrecer oportunidades iguales de contratación hasta avances en los conflictos de intereses, acoso sexual, consumo de alcohol en el lugar de trabajo y uso de Internet.
• Las políticas de contratación y estatus de empleo incluyen la relación de empleo del trabajador con la organización (contratación, despido y todo lo que haya en el medio). Aquí es donde se definen la escala de pagos, título, ascensos y reseñas de desempeño. Estas políticas abarcan también prestaciones, derechos de los empleados y causas de finalización de contratos.
• Las políticas de procedimiento diarias tratan sobre los problemas que afectan la vida diaria del trabajador (o voluntario) y el funcionamiento cotidiano de la organización. Generalmente incluyen las horas a las que los empleados tienen que estar en el trabajo, cómo deben vestirse, cuándo se les paga y temas de seguridad, además de pautas sobre cómo se hacen las cosas en la organización.

¿Qué son las políticas generales?

Las políticas generales son simplemente eso. Incluyen una variedad general de cosas que afectan el ambiente de trabajo y la estructura de una organización.

Algunos problemas que tratan las políticas generales:

•  Igual de oportunidad de empleo es una política diseñada para proteger al trabajador de una discriminación injusta basada en su condición humana (sexo, raza, edad, discapacidad, orientación sexual, etc.). Generalmente declara que no se debe discriminar a los trabajadores (por ejemplo negarles un trabajo, un ascenso o un aumento, criticarlos o darles una evaluación negativa injustamente, pagarles menos que a otro trabajador en circunstancias similares y con antecedentes, experiencia y antigüedad similares, etc.) en ninguna circunstancia, a menudo especificando tantas condiciones cubiertas en esta declaración como sea posible. También describe los recursos que tiene un trabajador si siente que ha sido víctima de discriminación.
• La política anti-acoso protege al trabajador de que se lo exponga a un ambiente de trabajo hostil. Esta política generalmente describe lo que una organización considera un comportamiento apropiado e inapropiado y lo que considera acoso sexual o de otro tipo (racial, personal, etc.). Debe explicar los procedimientos para reportar un acoso, los cursos de acción que deben tomar el acusador y el acusado y la forma en la que la organización enfrentará el problema. La política debe también cubrir apelaciones y otros recursos si una de las partes siente que ha sido tratada injustamente en el proceso de resolución.
•  La política de Consumo de alcohol y drogas en el lugar de trabajo parece ser obvia, pero, de hecho, una organización debería decir específicamente qué tipo de consumo, si existiera alguno, tolerará durante las horas de trabajo o dentro de la propiedad. La claridad desde el comienzo con respecto a las reglas organizativas y las consecuencias que traería romperlas puede ahorrar muchos problemas más adelante. Algunas organizaciones pueden aun tener reglas con respecto a lo que los empleados pueden hacer fuera del trabajo. Un programa de tratamiento para drogas, por ejemplo, puede tener como requisito que los empleados estén completamente libres de drogas: las violaciones, en cualquier circunstancia, puede traer como resultado un despido inmediato.
•  El uso de computadoras y otros equipos electrónicos se ha convertido en un tema de importancia en muchos lugares de trabajo. Las organizaciones ahora consideran necesario desarrollar una política que determine qué se puede almacenar en las computadoras de los empleados (¿juegos? ¿códigos de acceso? ¿correo electrónico?), las reglas de tiempo y de fines para el uso de Internet, etc. La falta de estas reglas puede provocar no solamente la pérdida de tiempo de trabajo (existen algunos juegos que son muy adictivos), sino también condiciones de trabajo intolerables o aun cargos por acoso sexual o de otro tipo causados por material pornográfico o extremo que baje y distribuya un empleado.
• La Política de contratos y acuerdos cubre el protocolo para iniciar contratos y acuerdos utilizando el nombre de la organización. Debe haber un procedimiento que los empleados deban seguir para que se los autorice a actuar en nombre de la empresa en forma legal y debe haber políticas que especifiquen quiénes pueden obtener la autorización y en qué circunstancias. Esta política también debe cubrir acuerdos menos formales (acontecimientos conjuntos con otros organismos, donaciones de bienes o servicios, etc.).

En relación con esta política existen reglas acerca de lo que los empleados pueden hacer o decir cuando están representando a la organización. La financiación o reputación de una organización puede depender de que se mantenga políticamente neutral o sin tomar partido en una controversia local. Por consiguiente, las organizaciones pueden pedir a sus empleados que no divulguen tales temas en entrevistas para diarios acerca de sus ocupaciones o que no ejerzan alguna acción en acontecimientos públicos a los que asisten como parte de su trabajo.

• La confidencialidad es a menudo vital en trabajos de servicios sociales y de salud. Es absolutamente necesario que el empleado sepa qué puede y qué no puede divulgar sobre la organización y sus participantes o beneficiarios. Las políticas de confidencialidad pueden incluir claves de acceso y uso, acceso a computadoras o archivos en papel particulares, qué información sobre los participantes es confidencial y quién más (los mismos participantes, otras agencias, etc.) puede tener acceso a qué información y cómo la obtienen. En muchos, como en los proyectos de investigación con financiamiento público, se solicita a los organismos u organizaciones que envíen documentos estatales y federales en los que se especifiquen sus políticas de confidencialidad.

En algunas circunstancias la confidencialidad se vuelve difícil porque algunas personas (profesionales de salud, psicólogos y psicoterapeutas, agentes del orden público, maestros y trabajadores de cuidado de niños y otros) pueden ser “informantes obligados”. Pueden estar sujetos legalmente a informar situaciones particulares (evidencia de maltrato infantil, por ejemplo, o confesiones de asesinatos) aun cuando generalmente su relación con los clientes se considera privilegiada o confidencial. En los casos en que los empleados de una organización caigan en esta categoría, es especialmente importante que se redacte con cuidado la política de confidencialidad, para que todos, incluyendo las personas a las que los empleados ayudan, sepan exactamente cuáles son los límites éticos y legales.

•  Los conflictos de intereses surgen cuando alguien representa a las dos partes de un problema o cuando su posición hace que sea posible para esta persona adelantar sus propios intereses. Por ejemplo, un miembro del consejo directivo de una organización a quien ésta le paga por sus servicios puede encontrarse en un conflicto de intereses. Un miembro del personal que trabaje en un comité revisor de errores que controla el trabajo de su jefe podría de la misma forma encontrarse en este tipo de conflicto. La política organizativa debe especificar con claridad qué constituye un conflicto de intereses y cómo evitarlo.

Que alguien se encuentre en una situación de conflicto de intereses no quiere decir que necesariamente esa persona haya hecho o que intente hacer algo incorrecto o ilegal. Es la posibilidad (la apariencia del beneficio propio) lo que importa aquí. El conflicto de intereses es la razón por la que los jueces se apartan de casos en los que hay personas que ellos conocen o con las que tienen conexiones comerciales. Que el juez se aparte no quiere decir necesariamente que no sea neutral en este caso; quiere decir que no puede parecer neutral.

• Las actividades políticas en el trabajo pueden estar prohibidas en una organización, pueden causar conflictos de intereses y pueden simplemente ser parte de lo que las personas de la organización hacen. Esta política debe especificar qué tipo de actividad política (participar en grupos de presión, realizar campañas, abogacía, expresión de opiniones, etc.) se tolerará en el espacio de trabajo y como parte del trabajo (por ejemplo, convencer a los participantes, a través de actividades de un programa, para que voten de una forma determinada puede ser totalmente inconsistente con los objetivos de una organización y puede estar bien en otra).
• La seguridad es obviamente una preocupación importante en cualquier lugar de trabajo, por razones que van desde preocupaciones humanas de los empleados hasta los costos por tiempo de trabajo perdido y juicios de responsabilidad. Las políticas de seguridad deben tener como objetivo mantener un espacio de trabajo seguro para todos. Pueden incluir temas variados como el uso de maquinaria, cuán tarde se puede quedar un empleado solo en el edificio y el comportamiento con los participantes del programa (por ejemplo, una terapista que trabaje con agresores sexuales masculinos podría asegurarse de no estar sola con ellos en el edificio). Las políticas deben incluir sistemas de respaldo, planes para eventualidades y protocolos para enfrentar ocasiones en las que el sistema deja de funcionar o cuando ocurre algún percance a pesar de él.
• Cigarrillos: aunque entra en la seguridad y el consumo de drogas en el área de trabajo, generalmente necesita su propia política porque la gente le da mucha importancia a este asunto. ¿Se va a hacer un ambiente de trabajo de fumadores o de no fumadores? Por supuesto, si se decide hacerlo para no fumadores, entonces se debe también estipular si, cuándo y dónde los empleados pueden fumar en los recesos. La política aquí también puede tratar incentivos para dejar de fumar, lo cual podría bajar los costos organizativos y los costos individuales de salud.
• Los procedimientos conciliatorios son importantes para casi todas las políticas de personal. Éstos son los procedimientos por los cuales los empleados pueden presentar quejas si piensan que han sido sujetos de discriminación, acoso, prácticas de trabajo injustas u otros problemas del área de trabajo. La organización podría tener un formulario general de procedimientos conciliatorios para todas las circunstancias, con puntos específicos en las secciones apropiadas para la política de personal. Un empleado podría hacer algo distinto para presentar una queja sobre una violación de las normas de seguridad que para un problema de acoso; pero la misma persona (asumiendo que no se la nombre o que no esté involucrada --tiene que haber un respaldo en caso de que esto suceda) podría ser designada para manejar todas las quejas y comenzar el proceso apropiado para resolver las situación.
• Cómo se espera que los empleados se relacionen con la población meta y la comunidad es otra reflexión de la misión y la filosofía de la organización. Si una organización se ve a sí misma como “habilitadora”,  “colaborativa” o “democrática”, quizás podría asegurarse de que los miembros del personal traten a todos con un alto nivel de respeto y puede fomentar (o por lo menos no desalentar) amistades entre los miembros del personal y los participantes. Si una organización se ve a sí misma como “profesional” o impone leyes y reglas particulares, puede desalentar la familiaridad entre personal y participantes y puede fomentar un trato que sea distante y “objetivo”. Para muchas organizaciones en ambos lados de esta división filosófica y de servicios, el carácter de estas relaciones es extremadamente importante. Si la organización tiene una marcada inclinación filosófica acerca de cómo deben relacionarse los empleados con otros fuera de la organización (incluyendo otras organizaciones), esto debe redactarse en su política de personal.

¿Por qué son importantes los procedimientos para contratar y de estatus de empleo?

Estas políticas rigen la relación entre el empleado y la organización y describen cómo cada uno debe tratar al otro. En un caso ideal, protegen tanto a los empleados como a las organizaciones contra abusos y afrentas a su reputación. También dejan en claro cuáles son las expectativas de la organización y ayudan de muchas maneras a definir cómo se ve la organización a sí misma y su actitud con respecto al trabajo y el ambiente de trabajo.

Aquí es donde quizás sea más importante que las políticas reflejen la filosofía, objetivos y misión de la organización. La forma en la que las organizaciones tratan a los empleados (de hecho, si los empleados consideran que trabajan para una organización o si consideran que participan en ella o si son dueños de ella) tiene mucho que ver con cuán bien van a poder cumplir sus objetivos. Algunas organizaciones locales y comunitarias se definen como abiertas, democráticas o colaborativas; confunden los límites entre las personas que administran los programas y las que se benefician de ellos, entre empleadores y trabajadores. Las diferencias grandes de sueldos entre miembros del personal o entre trabajadores y administradores hacen difícil mantener un ideal democrático o colaborativo; las grandes diferencias de poder y estatus lo hacen aún más difícil.

Si la autonomía o el empoderamiento o alguna variante es el propósito explícito de la organización, eso mismo debe extenderse a los empleados y a la población meta si la organización espera lograr sus objetivos. La organización reafirma sus valores igualitarios o muestra que éstos no son verdaderos mediante sus políticas de contratación y empleo.

Algunas de las políticas de contratación y empleo más comunes cubren:

• Procedimientos de contratación y orientación
• Título del cargo y sueldo
• Beneficios, deducciones y viajes
• Archivos de personal
• Evaluaciones de desempeño
• Ascensos
• Problemas relacionados con el trabajo
• Causas de finalización del contrato

Procedimientos de contratación y orientación

Las primeras impresiones son de extrema importancia en cómo el empleado ve su trabajo y cómo es probable que lo vea a largo plazo. Tanto los procedimientos de contratación (cómo se contacta a una persona que ha tenido éxito con su solicitud, cómo se le ofrece trabajo, cómo se le da la bienvenida, etc.) y orientación (qué se cubre, cuánto tiempo se le da a un empleado nuevo para que se adapte, quiénes participan) tienen una enorme influencia en la formación de la primera impresión. Si la persona siente que la están tratando bien, que la organización está satisfecha con tenerla y que la organización y la gente que trabaja en ella saben que tiene la información y la experiencia para hacer un buen trabajo, es probable que su respuesta sea hacer todo lo posible para cumplir con las expectativas y tratar a los otros como ellos la tratan a ella.

Quizás tenga sentido tener un período de prueba cuando un empleado comienza a trabajar. Por el primero o los primeros tres o seis meses, el empleado (y la organización) está a prueba. Si la persona y el trabajo no andan bien o simplemente no parece que estén funcionando, el empleado puede irse o se le puede pedir que se retire sin implicaciones legales o de otro tipo. Muchas organizaciones se construyen en ese período de prueba: si así se decide, debe ser parte de la política de personal de la organización.

Título del cargo y sueldo

El título del cargo y el sueldo son generalmente temas muy importantes. Después de todo, el reconocimiento y ganar dinero son las dos razones principales por las que la mayor parte de las personas trabaja. Si bien los títulos a menudo son arbitrarios (no siempre reflejan la naturaleza o la cantidad de trabajo que una persona realiza) pueden corresponderse con escalas de sueldos y afectar futuros empleos, y por eso tienen mayor importancia. A veces una organización con financiamiento limitado puede otorgar un título prestigioso para compensar su incapacidad para pagar un salario elevado. En todo caso, ambos deben quedar en claro desde el comienzo. El título debe corresponder lo mejor posible con el trabajo real del cargo y con el nivel de estatus en la organización o en la comunidad que el empleado necesita para realizar su trabajo. Si la organización opera de esa manera, cada título debe tener un segmento de sueldo que tenga lógica en relación con el sueldo de todos los empleados. Debe existir algún método racional para determinar si un empleado en particular debe comenzar en dicha escala de sueldos, basado en criterios tales como su experiencia anterior, referencias y reputación. Además debe haber pautas para cambios de título y aumentos de sueldo.

Prestaciones

Debe quedar claro a qué prestaciones tiene derecho un empleado: Éstas deben especificarse para cada cargo en la organización.

Algunas prestaciones que pueden tratarse son:

• Médicas y dentales: Si la organización ofrece un plan para cobertura médica o dental o ambas, puede no necesariamente tener que cubrir todos los costos. Se debe especificar cuánto paga un empleado y cuánto la organización por cualquiera de los planes ofrecidos, qué se cubre exactamente y qué es lo que el empleado recibe o no recibe si no participa en el plan.
• Discapacidad a corto y largo plazo: Estas prestaciones a menudo van de la mano con las  médicas/dentales y se aplican las mismas pautas: describir quién paga y cuánto, qué cubren las prestaciones y por cuánto tiempo, etc.
• Reembolso por viajes: Una organización puede elegir reembolsar a los empleados por todos o parte de sus viajes de  trabajo. Esto generalmente no incluye el transporte de casa al trabajo, pero sí incluye el transporte entre varios lugares de trabajo y viajes a reuniones y conferencias, etc. El reembolso por viajes puede ser directamente una devolución de dinero gastado (el precio de un pasaje de avión a una conferencia, tomado de la presentación del recibo, por ejemplo) o un costo estándar por kilometro/milla para viajes en automóvil (en Estados Unidos, por ejemplo, el estado de Massachusetts actualmente reembolsa $0,31 dólares. por milla). Puede incluir todos los gastos (costos de las conferencias, gastos de hotel y comidas, y reembolso por millas recorridas) o solamente algunos de ellos. A veces existen diferentes reglas para viajes dentro del estado o para viajes a otros estados. Si la organización ofrece reembolsos por viajes, se debe ser consistente y tratara todos sus empleados de la misma manera.
• Vacaciones: ¿Cuánto tiempo reciben las personas? ¿Aumentan con la antigüedad en el trabajo? ¿Pueden tomarse en cualquier momento o existen restricciones? ¿Una vez que se comenzó a trabajar, cuándo es lo más pronto que se pueden tomar vacaciones? ¿Qué deben hacer los empleados para gestionar su período vacacional?
• Ausencia o permiso por asunto familiar y personal: ¿Cuánto tiempo reciben las personas? ¿es pagado o sin goce de sueldo? ¿En qué circunstancias se puede tomar?
• Planes de jubilación
• Seguro de vida

Deducciones

El pago de algunas prestaciones puede ser antes de la deducción de impuestos, lo que afecta la cantidad de dinero sobre la que una persona paga impuestos. Por ejemplo, una organización puede deducir el dinero correspondiente al seguro de salud o al pase de tren del salario bruto de un empleado, proveyendo al mismo tiempo un beneficio al reducir la cantidad de ingresos sobre la que el empleado paga impuestos.

Archivos de personal

Estos son archivos que la mayoría de las organizaciones guarda de todas las personas que trabajan para ellas, tanto por razones legales como internas. Un archivo de personal puede comenzar con un currículum y una carta de presentación de un empleado potencial y continuar a lo largo de una carrera de veinte años. Puede incluir informes de evaluaciones de desempeño periódicas, notificaciones particulares por buen desempeño, artículos de noticias, archivos de momentos en los que sus evaluaciones arrojaron un resultado deficiente o momentos en que el trabajo no se hizo correctamente (dicho con otras palabras, cualquier cosa que esté relacionada con la vida laboral del empleado). A menudo se usan los archivos personales para determinar ascensos y aumentos de sueldo, para informar sobre desempeño inadecuado o inapropiado para que un empleado sea despedido si fuera necesario, o para elaborar un archivo de buen desempeño para que el empleado pueda llevar a su próximo trabajo. Los archivos de personal también contienen información personal, de impuestos y contactos en caso de emergencia.

La política de personal tiene que especificar qué va en el archivo de personal del empleado, quién (incluyendo al mismo empleado) tiene acceso a cada archivo y cómo se utilizará.

Evaluaciones de desempeño

Las razones por las que se realiza una evaluación del desempeño de un empleado pueden parecer obvias; sin embargo, las razones detrás de la frecuencia de dichas evaluaciones tienen que ser parte de la política de personal de la organización. Las políticas que traten acerca de evaluaciones tienen que dejar en claro:

• Quién realiza las evaluaciones.
• Las normas de criterios utilizados para la evaluación del desempeño de un empleado (¿La descripción de su trabajo? ¿Alguna otra norma objetiva? ¿El trabajo de otros en puestos similares? ¿Evaluaciones de participantes o colegas o supervisores? ¿Todas o algunas de las opciones mencionadas más arriba? Si las evaluaciones son orales o escritas).
• La forma en que en realidad van a hacerse las evaluaciones (muchas organizaciones piden a los empleados que redacten una evaluación personal para empezar el proceso, por ejemplo, y después se enfocan en los que a su criterio son sus puntos fuertes y débiles. Otras pueden incluir observaciones de supervisores u otros métodos).
• La frecuencia de las evaluaciones.
• Las consecuencias de una evaluación de desempeño positiva o negativa del trabajo de un empleado y las oportunidades de ascenso.

Derechos del empleado/condiciones de trabajo

Las leyes muchas veces describen ciertos derechos concedidos a los empleados en al menos algunas organizaciones. Éstos pueden incluir el derecho a una audiencia antes de ser despedido, el derecho a una apelación de una decisión administrativa, el derecho a no ser despedido por sus opiniones políticas o de otro tipo, etc. Si los empleados pertenecen a algún gremio, sus contratos pueden también tratar estos tipos de temas. Muchos estados y el gobierno federal también tienen leyes sobre a qué condiciones físicas y psicológicas estarán sujetas las personas en el lugar de trabajo (los ambientes perjudiciales para la salud de varios tipos pueden ser ilegales). Se debe especificar en la política de personal si los derechos y condiciones que la organización apoya están regidos por el sistema legal o simplemente por la buena voluntad de la organización, además de los procedimientos para presentar quejas sobre la falta de mantenimiento de dichos derechos y condiciones.

Ascensos

Si su organización ofrece la posibilidad de obtener ascensos, es importante pensar y especificar exactamente cuál es el proceso para lograrlos.

• ¿Existe una escala (es decir una progresión de ascenso lógica a través de la organización)?
•  ¿Cómo hace uno para ascender? (¿Es cuestión de tiempo? ¿Desempeño? ¿Experiencia?)
•  ¿Cómo afectará esto al sueldo del empleado? ¿y su título?

Problemas relacionados con el trabajo

Éstas son probablemente algunas de las páginas que más ávidamente se leen en cualquier manual de políticas de personal. Los problemas relacionados con el trabajo pueden variar desde interpersonales (por ejemplo dos empleados que no pueden llevarse bien) a personales (una profunda depresión que afecta el desempeño laboral) y logísticos (la pérdida de archivos importantes). ¿Cuáles son las respuestas de la organización a estos temas? Lo interpersonal puede quizás solucionarse con un mediador en el lugar, pero es importante que los trabajadores sepan a quién dirigirse acerca en un caso así (y a quién hacerlo si el mediador designado es el problema). Para problemas personales, ¿existe un programa de asistencia al empleado o por lo menos algún apoyo para recibir ayuda? Para los logísticos, ¿cómo se crearían sistemas para evitar la situación y/u ofrecer ayuda organizativa para el empleado para que éste no siga teniendo el problema? Todas estas preguntas (y cualquier otra que se puedan ocurrir: se debe usar la imaginación, porque nada de lo que se puede imaginar será más descabellado que  lo que en realidad ocurre en los lugares de trabajo cada día) necesitan una respuesta, por lo menos de forma general.

Causas de finalización de contrato

Es desafortunado, pero ocasionalmente se contrata a la persona equivocada o a la persona adecuada pero cuando ésta se encuentra en un mal momento de su vida. Despedir a alguien resulta muy difícil y traumatizante para las dos partes involucradas. Es justo que los empleados sepan si la organización no está satisfecha con su trabajo y tengan tanto ayuda como tiempo para intentar mejorar. También es justo, después de un cierto punto, cuando los esfuerzos del empleado no han tenido éxito o no han existido, que la organización sea capaz de revocar el contrato del empleado y contratar a alguien que pueda realizar el trabajo.

La política de personal debe describir las razones por las que se puede rescindir el contrato a los empleados, los pasos que se seguirán antes de que la rescisión del contrato ocurra, la cantidad de tiempo necesaria, la documentación requerida (a veces especificada por ley) y las personas que estarán involucradas. Las políticas también deben cubrir lo que sucede cuando se rescinde el contrato de un empleado: ¿Hay un paquete de indemnización? ¿Hay un procedimiento de apelación? ¿Qué pasa si el empleado quiere iniciar una demanda? Si se anticipan estos temas, se habrá recorrido un largo camino con el objetivo de hacer que un proceso doloroso sea lo más razonable posible.

Algunas circunstancias (una condena por delito o robar de la organización, por ejemplo) pueden ser razones para un despido inmediato. En la mayoría de los casos, los pasos que se toman pueden incluir reuniones de advertencia con el empleado sobre un período específico de tiempo o plantear el problema e intentar conseguir apoyo y hacer que otros sistemas lo corrijan. Si después de un número acordado de advertencias, de los esfuerzos de ayudar por parte de la organización y de la finalización del tiempo fijado la situación no ha mejorado en forma significativa, entonces se pondrá fin al contrato del empleado.

¿Qué son las políticas y los procedimientos diarios?

Estas son políticas que estructuran la vida diaria de la organización; las que establecen cómo se deben hacer las cosas dentro de ella. Controlan  las agendas de trabajo, la vestimenta y cómo y cuándo se le paga a la gente (muchas de las cosas que en realidad pueden resultar positivas o negativas para la experiencia laboral). Ninguna de ellas en particular puede parecer un gran problema, pero juntas pueden marcar la diferencia entre un ambiente de trabajo agradable y fructífero y uno depresivo e improductivo. Por esta razón, todas estas políticas deben ser analizadas cuidadosamente.

Horas de trabajo y flexibilidad de agenda

Algunas organizaciones fijan una agenda de trabajo estricta o requieren un determinado número de horas; otras simplemente exigen que los empleados realicen su trabajo y dejan lo demás a cargo de ellos. Cualquiera que sea su ambiente organizacional, se debe describir claramente el mismo para que no haya malentendidos acerca de lo que se espera.

• ¿Cuántos días de permiso por enfermedad, de vacaciones pagadas, de vacaciones y de ausencias por motivos personales reciben los empleados? ¿Tienen que trabajar por una determinada cantidad de tiempo para tener derecho a estas prestaciones?
• ¿Cuál es la política si se quiere tomar tiempo libre? Algunos lugares son muy flexibles y permiten a las personas tomarse su tiempo cuando lo necesiten o cuando lo deseen. En otros lugares, las vacaciones o las ausencias deben ser fijadas de antemano. ¿Se espera que las personas encuentren a alguien para cubrir su puesto mientras ellos no se encuentran o la organización se encargará de eso? ¿Cómo afectará al trabajo de cada persona el hecho de tomarse un tiempo libre?
• ¿Puede un empleado trabajar en su casa al menos alguna parte del tiempo?
• ¿Pueden los trabajadores variar sus agendas (por ejemplo, trabajar cuatro días de diez horas cada uno, en vez de trabajar cinco días de ocho horas en una semana cualquiera) o éstas están establecidas?
• ¿Existe un tiempo compensatorio? (El tiempo compensatorio consiste en tomarse tiempo libre para “devolver” las horas trabajadas de más y por encima de lo que se le paga al empleado o de lo que se espera que éste trabaje). Si éste está permitido, ¿se puede tomar como el empleado quiera o sólo en determinadas circunstancias? ¿Hasta qué fecha se debe utilizar?

Horas extras

Muchas personas (por ejemplo los agentes policíacos) trabajan con expectativas de complementar su ingreso con grandes ingresos por horas extras, y las familias de algunos trabajadores no podrían comer si no fuera por éstas.

• ¿Quiénes califican para trabajar horas extras? ¿Los empleados con sueldo? ¿Los empleados sin sueldo? ¿Se determina semanalmente (es decir, después de 40 horas), diariamente (es decir, después de una jornada de ocho horas en un día) o por el día de la semana (domingos y feriados)?
•  ¿Se requiere a los empleados trabajar horas extras o se los compele a hacerlo?
• ¿Existe un límite para el número de horas extras que un trabajador puede hacer?
• ¿Cómo es posible obtener horas extras?

Día de pago

¿Cómo y cuándo pueden las personas recibir sus cheques? ¿El día de pago está absolutamente fijado? (Si por ejemplo alguien se va de vacaciones, ¿la persona puede recibir su cheque un día antes?) ¿Se puede enviar los cheques a los domicilios de los empleados o a otras direcciones en caso de que lo soliciten? ¿Existe la opción de depósito directo en cualquier banco local? ¿Pueden elegir los empleados cada cuánto tiempo se les paga (por semana, cada dos semanas o por mes)? ¿Cuáles son las deducciones de los cheques, y se puede manipular ese monto (por ejemplo al declarar más o menos personas a su cargo)?

Estilo o etiqueta de vestimenta

¿La organización tiene un código de vestimenta? Un atuendo apropiado para una organización puede ser inapropiado para otra. Una persona que trabaja ayudando a gente de las calles no tendrá mucha credibilidad con adolescentes sin hogar si se viste de traje y corbata. De la misma forma, no se tomará muy seriamente a un cabildante en Washington vestido de jeans y camiseta .Se debe detallar si se requiere que los miembros del personal se vistan de determinada forma o no; (por ejemplo, se pueden permitir jeans, pero no pantalones cortos). En general, mientras más local sea la organización, menos reglas de vestimenta se espera que tenga.

Seguridad

La necesidad de seguridad variará de acuerdo con la organización, pero hay determinadas cosas que siempre necesitarán protección: efectivo, bolsos de los empleados y otras cosas valiosas; información confidencial (se requiere que los programas con financiamiento público mantengan ciertos registros en archivadores cerrados con candado e ignífugos); las llaves y otros elementos con los que se pueden acceder a las oficinas de la organización, especialmente si están localizadas en un zona de altos niveles de criminalidad; y los mismos miembros del personal, que pueden estar en riesgo de crímenes como robo o abusos sexuales, especialmente si trabajan solos de noche. Recientemente, se ha aplicado seguridad tecnológica en estos casos, en forma de códigos de acceso a computadoras, contraseñas y demás. La clave de las políticas en este campo es evitar problemas antes de que ocurran a través de la anticipación de lo que puede salir mal y la creación de sistemas para prevenirlo.

• Se deben diseñar reglas para que se minimicen las posibilidades de que se roben (o se visualicen) los artículos de valor de la organización y de los empleados. Éstas pueden incluir tener un lugar cerrado con llave donde colocarlos, guardarlos en un lugar fuera de la vista de los demás, nunca dejar de prestarles atención, etc.
• Las políticas para información confidencial o información valiosa de todo tipo (véase más arriba) deben especificar dónde se guarda esta información, cómo se protege y a quién se le permite acceder a ella.
• El acceso a distintas áreas también puede regularse con la distribución de llaves, códigos de alarmas, etc., y a través de pautas sobre a quién se le permite acceder, a qué lugar y cuándo.
• Se puede proteger a los miembros del personal a través de “planes entre compañeros”, procedimientos en caso de que los empleados trabajen o salgan del trabajo solos a ciertas horas; y (lo más importante pero  a menudo ignorado), asegurándose de que todos estén conscientes de los posibles peligros para que puedan tomar sus propias precauciones razonables.
• La seguridad tecnológica depende de no guardar información de seguridad donde la pueda encontrar cualquier pirata informático inteligente de 10 años, de tomar precauciones al determinar cuán abiertamente los códigos de seguridad y contraseñas son distribuidos y, nuevamente, de hacer tomar conciencia a los empleados de los problemas potenciales para que puedan pensar en qué están haciendo para prevenirlos.

Trabajo administrativo

Por último, pero no por eso menos importante: si algo requiere llenar documentación, debe quedar  claro qué formularios se necesita completar, quién lo debe hacer, para qué, a quién se debe entregar y con cuánta anticipación.

Para resumir

Las políticas de personal determinan  las formas en las que los miembros del personal interactúan con una organización y entre ellos. Éstas protegen a los trabajadores y a la organización, y marcan las pautas de cómo es trabajar en un lugar en particular. La precisión con la cual las políticas de personal estén redactadas puede afectar negativa o positivamente la experiencia laboral de todos los involucrados. Mientras más claras sean estas políticas, mientras más se adhieran a la misión y filosofía de la organización, mientras más cuidadosamente se conciban y mientras más directamente traten las situaciones que deben gobernar, más efectivas resultarán.