Sección 2. Elegir un grupo para crear y llevar la iniciativa

• ¿Por qué  formar un grupo para crear y conducir una organización o iniciativa?

• ¿Qué tipos de grupos podrían promover el desarrollo de una organización o iniciativa?

• ¿En qué etapa del proceso formar el grupo?

• ¿Quiénes deben ser parte del grupo y dónde encontrar a estas personas?

• ¿Qué debe hacer el grupo?

La violencia adolescente, la transmisión de VIH, la alfabetización de los adultos o cualquier otra circunstancia que haya llegado a un punto tal en el que se ha hecho necesario decidir hacer algo, son situaciones propicias para formar un grupo para crear y conducir una iniciativa. Se sabe que no se puede ser totalmente efectivo por cuenta propia, por eso se trata de reunir un grupo que se ocupe del problema, aporte algunas ideas acerca de qué se puede hacer y luego cree e implemente un plan de acción para poder avanzar.

Pero, ¿cómo sería ese grupo?, ¿quiénes serían sus miembros y dónde se podría encontrar a esas personas?, ¿cómo funcionaría?, ¿qué haría realmente? Esta sección ayudará a pensar en cómo formar un grupo que pueda emprender y supervisar una iniciativa diseñada para satisfacer una necesidad comunitaria.

¿Por qué formar un grupo para crear y conducir una organización o iniciativa?

Reunir un grupo que guíe una organización o iniciativa en sus comienzos tiene marcadas ventajas, en comparación con tratar de hacer lo mismo de forma individual. Las razones son:

• Le aporta credibilidad y apoyo comunitario al esfuerzo. Sobre todo si el grupo es variado y representa a un número de organizaciones, intereses y sectores de la comunidad diferentes. Esencialmente le brinda a la comunidad un sentido de titularidad/propiedad sobre la organización o iniciativa. Esto incrementa las posibilidades de que se continúe teniendo el apoyo entusiasta de la comunidad, incluso después de que el grupo se haya separado.
• Permite que haya más ideas en juego. Dos cabezas piensan mejor que una y diez, mejor que dos, aunque a veces resulte más difícil ponerse de acuerdo. Si bien puede ser una ardua tarea tratar de coordinar las diferentes ideas de los muchos integrantes de un grupo, el consenso que se obtiene seguramente será más interesante y efectivo que lo que se puede haber desarrollado por cuenta propia.
• Constituye una oportunidad de educar a la comunidad sobre el tema en cuestión. Por ejemplo, todos están a favor de la alfabetización de los adultos, pero son muy pocos, inclusive entre el personal de los organismos de servicios médicos y sociales, quienes están conscientes de cuántos adultos necesitan los servicios de alfabetización. Si embargo, como miembros de un grupo de supervisión para una iniciativa de alfabetización comunitaria,  la comunidad tendrá la oportunidad de aprender mucho acerca del asunto y del potencial real de trabajar en él. Además a la vez que la comunidad aprende, divulga la información.
• Brinda a las organizaciones e iniciativas nuevas la posibilidad de beneficiarse con la experiencia de otras. Incluso si el grupo de supervisión está en gran medida integrado por individuos de la comunidad en lugar de miembros de organismos u organizaciones, gran parte de esas personas pueden haber fundado sus propios negocios, iniciado otras organizaciones, asistido a juntas comunitarias, etc. Tanto estos individuos como los que trabajan para otras organizaciones podrán aportar un conocimiento valioso y la experiencia capaz de ahorrarle a  la organización o iniciativa una enorme cantidad de tiempo y evitarle problemas
• Provee una base para la inscripción de miembros, la recaudación de fondos y otro tipo de apoyo. Cada integrante del grupo conocerá literalmente a cientos de personas, mucho más que la cantidad de personas que se podría contactar cuenta propia, y muchas de esas personas estarán dispuestas a ayudar si se les propone hacerlo. Las posibilidades de establecer contactos son infinitas.
•  Ofrece apoyo personal a sus miembros y a quienes comenzaron la iniciativa. Este tipo de apoyo puede resultar de vital importancia cuando las cosas se ponen difíciles, lo cual seguramente sucederá, aunque sea ocasionalmente, en cualquier iniciativa comunitaria.

Al iniciar una nueva organización, se notará que no se conoce lo suficientemente bien a las personas involucradas como para poder determinar quiénes serán los mejores líderes. Además, hay mucho trabajo por hacer para sentar las bases de una nueva entidad.  Formar un grupo es una buena manera de resolver las cuestiones importantes antes de discernir cuál será la estructura organizativa final. Algunas de estas tareas preliminares son:

• Decidir la dirección inicial de la organización,
• Formar una visión y objetivos para la organización,
• Determinar y reclutar posibles socios,
• Crear un plan de acción y
• Seleccionar a las personas que dirigirán cada uno de los comités y estarán a cargo de tareas específicas.

Un grupo es también de utilidad cuando la organización ha empezado a trabajar en muchas tareas, pero aún no tiene, o nunca tendrá, personal. El grupo puede sustituir la figura de un coordinador o director, ya sea de una organización o de una iniciativa, o de un evento o área particular de la organización.

¿Qué tipos de grupos podrían promover el desarrollo de una iniciativa?

Esta interrogante tiene dos respuestas posibles. La primera depende de si el grupo está formado por individuos o por una coalición de organizaciones y la segunda involucra las diferentes formas en que esos grupos pueden funcionar. Comencemos por examinar si, por motivos particulares, es más viable formar un grupo de individuos o de organizaciones.

Las organizaciones y las iniciativas se originan de diversas formas y estas formas son las que generalmente determinan la naturaleza de los grupos que las dirigen.

Alguien reconoce un problema en su comunidad y decide hacer algo para resolverlo. En este caso, el grupo formado es por lo general un grupo de individuos - amigos o conocidos del iniciador- que tienen ya sea tienen una razón personal para involucrarse o simplemente lo hacen por conciencia comunitaria y porque están interesados en el asunto.

Una mujer de un pueblo pequeño decide que se debe hacer algo con respecto a la violencia juvenil, luego de que su hijo adolescente fuera golpeado a la salida de la escuela, en el trayecto a su casa. La mujer pone carteles, hace llamadas telefónicas y reúne a 35 padres y adolescentes en una junta inicial para debatir sobre el tema. De esta primera reunión surge una iniciativa comunitaria que involucra tanto a padres como a adolescentes en debates, talleres y actuaciones teatrales. Con la ayuda de un organismo local, el grupo consigue financiamiento y continúa con éxito reduciendo los casos de violencia en el pueblo.

Una organización, institución comunitaria (por ejemplo, una iglesia) o un organismo de gobierno local toma la iniciativa de afrontar un asunto comunitario. En este tipo de situación, es más probable que el grupo esté formado por una coalición mixta de funcionarios, entre ellos organizaciones e individuos.

Una organización decide redactar una propuesta para conseguir fondos que permitan tratar una cuestión que requiera una respuesta del grupo. El grupo formado en un caso como este es generalmente por definición una coalición de otros grupos, pero puede incluir también individuos miembros de la comunidad.

Una coalición ya existente reconoce un problema y decide tratarlo. En este caso, la coalición es el grupo que inicia el proceso. Este grupo Puede continuar a cargo de la iniciativa o, como en el ejemplo siguiente, se puede generar un grupo que finalmente se encarga del tema.

La Coalición Comunitaria de Quabbin del Norte en el centro de Massachussets está integrada por representantes de organismos de servicios médicos y sociales, la Cámara de Comercio, la policía, escuelas, políticos locales y otros ciudadanos interesados. Horrorizada por la alta incidencia de abuso sexual a menores en el área, la coalición reunió una fuerza de trabajo enfocada en la agresión sexual a menores, la cual lanzó una iniciativa comunitaria para intentar cambiar la situación. A su vez, la iniciativa creció para transformarse en una organización que provee cursos de formación a padres y actividades infantiles, y se ha convertido en una parte integrante de la comunidad.

Aunque tanto organizaciones como individuos tienen sus propias prioridades e intereses, las normas y políticas de las organizaciones le agregan otro ingrediente a la sopa. Un grupo integrado por organizaciones requiere un funcionamiento distinto al de uno integrado por individuos, ya que debe tener en cuenta las cuestiones organizativas de todos los miembros.  El simple hecho de determinar si los integrantes están cumpliendo su horario de trabajo cuando asisten a las reuniones puede afectar la forma en que el grupo se maneja, así como también lo hacen los asuntos de los consejos, los requisitos de los fundadores de las diferentes organizaciones y las declaraciones de objetivos de estas últimas. Todos estos puntos deben tomarse en cuenta al discutir cómo debería funcionar el grupo.

Algunas formas de referirse al grupo

Los grupos que supervisan iniciativas tienen diferentes denominaciones, las cuales se utilizan indistintamente. Por lo tanto, las descripciones a continuación pueden no ajustarse a su caso individual Estas denominaciones, sin embargo, implican diferentes formas de funcionamiento, y sería conveniente que se piense cuál se ajusta mejor a su situación.

Comisión de iniciativas.

Una comisión de iniciativas, como su nombre lo indica, dirige la organización o iniciativa en sus comienzos. La comisión desarrolla planes de acción, considera las implicancias políticas y no políticas acerca de lo que la organización o iniciativa hace y puede desarrollar declaraciones de objetivos y visión, y la estructura organizativa así como crear planes para conseguir financiamiento y el desarrollo de la Junta. Sin embargo, tal como se explica en la Sección 1 de este capítulo, las comisiones de iniciativas están destinadas a disolverse una vez que se da por terminado el trabajo inicial, al menos en la definición utilizada en la Caja de Herramientas.  Si continúa reuniéndose luego de aproximadamente seis meses, se entiende que se ha convertido en un consejo de coordinación.

Consejo coordinador.

Un consejo coordinador generalmente realiza las mismas tareas que una comisión de iniciativas, pero además coordina las actividades de la organización o iniciativa. Esencialmente reemplaza a un director o coordinador de programa, modificando los objetivos y estrategias a nivel organizativo en función de los aportes de individuos o comités. Si, por ejemplo, la organización o iniciativa organiza una manifestación o marcha pública, serán los miembros del consejo de coordinación los encargados de asegurar que todos sepan dónde y cuándo deben congregarse, que los medios de comunicación sean informados y atendidos, que los baños provisionales estén en su lugar, etc. Si la organización fuera una rueda, el consejo de coordinación sería el centro que mantiene todos los elementos ensamblados.  El centro recoge y dirige la energía de los rayos, y sin él la rueda se desarmaría.

Comité o junta o consejo asesor o de apoyo.

Un comité asesor puede carecer de autoridad real, pero puede guiar la organización o iniciativa a través del conocimiento que sus miembros tienen de la comunidad y el asunto, y puede aportar el prestigio de sus miembros cuando la causa lo requiera.  Este comité puede desarrollar una visión y objetivo para la organización, pero probablemente no será el organismo decisivo en ese esfuerzo. Los comités asesores existen en aquellas situaciones en las que la iniciativa es el trabajo de un individuo carismático o visionario que necesita ayuda y apoyo, pero no un organismo de dirección.

Junta de directores.

En este caso, el grupo funcionará como el órgano de control (pero probablemente no de coordinación) de la organización. Una junta directiva generalmente trabaja con el personal para establecer las políticas de la organización y supervisar su funcionamiento.

 Otras posibilidades.

Un grupo puede adoptar infinidad de otras formas. Un grupo básico de trabajo, por ejemplo, puede reunir a un grupo más grande que finalmente adopte una de las formas enumeradas anteriormente. Un comité ejecutivo puede tomar las decisiones de un grupo mayor y así dirigir la iniciativa efectivamente. No existe una única manera de comenzar una iniciativa u organización comunitaria.

Si se está considerando contratar personal en algún momento, una comisión de iniciativas puede ser la mejor opción, ya que no necesita dirigir la organización por mucho tiempo. Si en cambio, se da comienzo a una coalición o iniciativa comunitaria que probablemente nunca tenga personal, un consejo de coordinación se ajustará más, ya que brindará continuidad y la capacidad de reunir y dirigir al grupo desde sus comienzos. Una junta de directores resulta más apropiada para una organización que ya tiene un sentido de sí misma. El factor más importante es determinar qué será más efectivo para la organización o iniciativa que se comienza.

Al determinar qué tipo de grupo será el más beneficioso para la organización o iniciativa, se deberán tener en cuenta las necesidades y prioridades de las organizaciones e individuos involucrados, el grado de participación que se requiere, la cantidad de tiempo que los miembros deberán destinar y qué es lo que el grupo realmente hará. Estos factores se discutirán con mayor profundidad en esta sección.

¿En qué etapa del proceso se debe formar el grupo?

El grupo, si se le quiere dar más utilidad, debería formarse tan pronto como sea posible. Podría estar en funcionamiento, por ejemplo, para que los miembros puedan participar al momento de desarrollar la visión y la misión. Se tienen menos posibilidades de conseguir apoyo y de formar una organización o iniciativa efectiva si se presenta un posible grupo de supervisión a una organización o iniciativa ya en funcionamiento. Es más, es mucho más difícil cambiar las ideas propias, aunque sea evidente que no funcionan, una vez que ya han sido plasmadas en un plan. Reclutar a un grupo desde el comienzo ayudará a evitar este tipo de cuestiones.

Otro de los motivos para reunir al grupo desde un principio es el hecho de que le permite a la organización o iniciativa empezar a toda marcha una vez que el plan esté en funcionamiento. Como ya se ha mencionado, el grupo puede desarrollar tareas de coordinación hasta que se emplee al personal para hacerlo (lo cual puede llevar un tiempo, según desde cuándo se consiga financiamiento) o en forma permanente, tal es el caso de muchas iniciativas comunitarias que funcionan sin personal.

¿Quiénes deben ser parte del grupo y dónde encontrar a estas personas?

Para el grupo, se debería reunir la cantidad necesaria de personas para que todo se lleve a cabo, pero no demasiadas como para que las cosas se compliquen. La cantidad de personas puede variar abismalmente. Existen grupos efectivos con 10 o menos personas y grupos de 30 personas o más. Éstos son algunos lineamientos generales acerca de qué clase de personas se debe involucrar:

• Personas entusiastas en lo referente al asunto y que disponen del tiempo y la energía necesarios para lograr el éxito.
• Es importante que participen aquellas personas que podrán asistir regularmente a las reuniones y que participarán. Esto puede tener menor importancia para algunos tipos de organismos, como los consejos asesores, pero para otros, tales como las comisiones de iniciativas y los consejos de coordinación, se requerirá personas dispuestas a trabajar duro y con rapidez.
• Una buena muestra representativa de la comunidad en lo referente a grupo étnico, clase socio-económica, etc.
• Miembros de una comunidad objetivo específica
• Otras personas clave obvias para el asunto en cuestión. Por ejemplo, si la iniciativa está destinada a reducir el consumo de drogas, el grupo podría contar con la participación de miembros de la policía, ya que son ellos quienes a menudo enfrentan este problema en las calles.
• Los líderes reconocidos en la comunidad pueden aportarle peso y credibilidad a la causa.
• También pueden ser de mucha utilidad los líderes prometedores más recientes y aquellas personas que no tienen títulos pero que son ampliamente respetadas en la comunidad.
• A menos que hagan quedar mal a la causa, es necesario asegurarse de consultar y tal vez incluir a personas que anteriormente hayan tenido alguna experiencia relacionada con la causa en esa comunidad.
• Se debe procurar la participación de algunos jóvenes; por lo general, tienen una perspectiva nueva de las cosas y una enorme cantidad de energía contagiosa.
• Es necesario asegurarse de que al menos un integrante del grupo sea un buen escritor y que esa persona, o al menos otro miembro, tenga experiencia con propuestas de financiamiento; jugarán un papel importante en redactar solicitudes de financiamiento anticipadas, comunicados de prensa y demás.

¿Dónde encontrar a estas personas? Tenga en cuenta las siguientes posibilidades para encontrar a los miembros de la comisión de iniciativas y del consejo coordinador:

• Universidades, institutos, escuelas y bibliotecas locales.
• Organismos y funcionarios de gobierno locales.
• Organizaciones de desarrollo económico.
• Asociaciones civiles.
• Clubes sociales y deportivos, y centros comunitarios, en especial en los vecindarios a los que se quiere llegar.
• Cámara de Comercio y otras organizaciones empresariales.
• Organismos de servicio social.
• Grupos y organizaciones de jóvenes.
• Iglesias y otras organizaciones religiosas en la comunidad.
• Volantes en lavanderías automáticas, mercados, etc. que ofrecen servicios a la población objetivo u a otra a la que se quiere llegar específicamente.

Al comenzar la búsqueda, o quizás una vez ya comenzada, conocerá, o se dará cuenta que conoce, a personas que le presentarán otras personas que a su vez le presentarán a otras.  Establecer contactos es probablemente la manera en que encontrará a la mayoría de los miembros de su grupo.

¿Qué debería hacer la comisión de iniciativas o el consejo coordinador?

Una vez que ya se ha reunido a un grupo que supervise la creación y el funcionamiento de la nueva organización o iniciativa, ¿Qué hará éste realmente? En realidad, hay mucho por hacer cuando se trata de poner en marcha algo nuevo y, de acuerdo a cómo se desarrollan las cosas, el grupo puede llevar a cabo gran parte del trabajo. Una lista de tareas no exhaustiva puede incluir:

• Formar una visión y una misión para la organización. Este es el primer paso en este tipo de procesos. Se debe definir cuál es el propósito de la organización o iniciativa y en qué consisten sus fundamentos éticos, políticos y filosóficos. No se podrá avanzar hasta que no se resuelvan estas cuestiones y el tiempo que se les dedique valdrá la pena (tomará tiempo. La cantidad de tiempo depende en cierto modo de cuán diverso sea el grupo). Posiblemente esta sea la tarea más importante que el grupo lleve a cabo.
• Decidir la dirección inicial de la organización. ¿De qué se trata la organización o iniciativa? El hecho de tener una declaración de visión y misión no significa que se sepa exactamente qué hacer para llevarlas a cabo. La dirección de la organización está dada por la manera en que se abordará el asunto y puede haber muchas opciones. Una de las más importantes es la disyuntiva entre crear una organización que dirija programas de intervención de algún tipo en una población objetivo o concentrarse en brindar apoyo, educación pública, vínculos o algún otro esfuerzo que se relacione con el tema, pero que no ofrezca un servicio directo a las personas afectadas.
• Crear un plan de acción. Luego de decidir qué hará la organización o iniciativa, el próximo paso es determinar cómo lo hará. Puede ser que el primer plan de acción no determine el funcionamiento de la organización, sino que indique cuál es el punto de inicio. Si se va a conducir un programa de intervención, se necesitará financiamiento, personal, espacio, equipo, etc. Si se concentrará en brindar apoyo, sólo harán falta voluntarios y la capacidad de comunicación; o tal vez el grupo ya esté listo para comenzar a trabajar. En ambos casos, se necesitará un plan que indique cómo continuar.
• Enlistar socios para la organización. Si el grupo fundador es una coalición de organizaciones, esta tarea puede ya estar realizada. De lo contrario, ¡Comience a establecer contactos!
• Establecer y supervisar subcomités (de presupuesto, planificación, organización, publicidad, etc.) si fuera necesario para llevar a cabo las tareas del grupo.
• Contratar personal si esto forma parte del plan.
• En caso contrario, planificar y coordinar las actividades de la organización o iniciativa.
• Solicitar financiamiento y reunir otros fondos para el capital inicial de la organización o iniciativa (ésta puede ser la tarea del personal que ha sido contratado o del grupo mismo).
• Reunir una junta para la organización o iniciativa. Esta tarea también puede ser trabajo del personal si es que lo hay. Además, implica que el grupo de supervisión se disolverá cuando exista la junta.

Para resumir

A menudo tiene sentido, al fundar una nueva organización o iniciativa, reunir (si aún no existe) a un grupo que supervise el desarrollo y por lo menos el funcionamiento inicial. Es importante seleccionar, a comienzos del proceso, un grupo que incluya personas y partidarios claves que representen la diversidad en la comunidad.  Esa participación del grupo en la creación de la organización y en la planificación de las tareas puede en gran medida incrementar las posibilidades de éxito.