Sección 6. Alcanzar metas: El informe de logro de metas

Esta sección está basada en un artículo del Manual de Evaluación del Grupo de Trabajo: Evaluando y Apoyando las Iniciativas de la Comunidad para la Salud y Desarrollo de Stephen B. Fawcett, Adrienne Paine-Andrews, Vincent T. Francisco, Jerry Schultz, Kimber P. Ritcher, R.K, Lewis, Williams, K.J. Harris, Jannette Berkley, Jacqueline L. Fisher y Christine M. López del Grupo de Trabajo para la Salud y el Desarrollo Comunitario, Universidad de Kansas, Lawrence, Kansas.

• ¿Qué es un informe de logro de metas?

• ¿Por qué hacer un informe de logro de metas?

• ¿Cuándo deberá de usar un informe de logro de metas?

• ¿Cómo crear un informe de logro de metas?

• ¿Qué es un informe de logro de metas?

Para el estudiante ocupado, mantener un control en el tiempo puede ser tan difícil como pasar un examen de cálculo o analizar ese capitulo de poesía británica del siglo XIX. Para ayudar a mantenerse organizado y enfocado, muchas personas cargan consigo agendas u organizadores en todo momento. De esa manera, el estudiante puede revisar constantemente para ver cuando debe de terminar la primera parte del gran número de proyectos del grupo para su curso de comunicación de negocios. Después, cuando haya completado los pasos necesarios, puede ver hacia atrás para determinar si cumplió con la tarea y  completo el trabajo que necesitaba terminar.

Como la agenda u organizador, el informe de logro de metas le permite a su grupo ver hacia atrás y revisar su progreso. Si trabaja con la iniciativa de prevención de abuso de substancias, una de sus metas puede haber sido, conducir una serie de talleres de trabajo en prevención de abuso de substancias en el bachillerato o colegio local. Usted querrá realizar los tres talleres entre los meses de agosto y diciembre y tendrá oradores específicos y temas que querrá presentar.

Al llegar enero, deberá de repasar su lista de metas. Si realizó los talleres, trajo oradores y cumplió con sus fechas límite, podrá reportar que esta meta en realidad fue completada. Este es el propósito del informe de logro de metas.

¿Por qué hacer un informe de logro de metas?

Volvamos a considerar la situación del estudiante ocupado quien armado con su agenda u organizador, sabe que debe de completar una serie de pequeñas fechas límite para terminar un gran proyecto para su clase de comunicación de negocios. Al revisar los pasos que ha exitosamente terminado, él no solamente se enfocara en la tarea por realizar sino que se sentirá menos asustado y más confiado acerca de su habilidad para completar su meta final de terminar el proyecto.

De esta manera, al revisar las metas que su grupo haya o no completado, puede no solamente mantenerlo enfocado en el gran panorama, sino que también puede ayudarlo a sentirse orgulloso y confiado de que haya tomado pasos ya sean pequeños pero en la dirección correcta de sus metas.

Adicionalmente, el informe de logro de metas puede ayudarlo a:

• Mostrar progreso al cumplir los objetivos en plazos determinados;
• Ayudar a la iniciativa a mantenerse enfocada en el plan de acción;
• Comunicar el buen trabajo que ha estado haciendo al público.

¿Cuándo deberá de usar un informe de logro de metas?

Depende en que tan completos estén los registros que han sido guardados en el pasado, la recolección y proceso de registro puede llevar unos pocos minutos o varias horas. Generalmente, nosotros recomendamos que la información sea recolectada y resumida cada seis meses.

¿Cómo crear un informe de logro de metas?

Existen cinco pasos principales para completar el informe de logro de metas. Vamos a revisar cada paso detalladamente:

Escriba todas las metas

Este paso es fácil. Simplemente escriba todas las metas que haya definido cuando escribió su plan de acción. Esto le dará una visión de dónde ya ha estado en términos de cumplimiento y de hacia dónde todavía necesita ir.

Identifiqué metas completas

Alrededor de cada seis meses, los miembros de la coalición marcan una fecha de terminación a cada cambio comunitario que usted ha finalizado en el plan de acción.  Si había planeado realizar el programa de concientización sobre el abuso de sustancias en el bachillerato o colegio local el 5 de octubre de 1998 y completo esta tarea, escribirá la fecha de terminación al lado de esta meta en el plan de acción.

Determine el porcentaje de metas completadas

Los miembros del grupo de evaluación podrán entonces calcular el porcentaje de los cambios comunitarios que fueron realmente cumplidos. Los números proveen cantidades, o evidencias, numéricas del trabajo del grupo en la comunidad. Entonces estos números pueden ser entregados a los miembros de la comunidad, líderes de grupo y aquellos que proporcionaron recursos.

Si sus  habilidades matemáticas están un poco oxidadas, este simple ejemplo de cálculo podrá ayudarte a balancear los números. Para calcular el porcentaje de las metas alcanzadas, simplemente divida el número de metas alcanzadas por el número de metas fijadas.  Si su grupo ha establecido 16 metas para el años y completaron 13, dividirá 13 entre 16 (13/16) lo cual dará como resultado 81%. ¡Una B! Esto es definitivamente arriba del promedio.

Comunique sus resultados

Ahora, armado con los números, puede ir a otros que puedan estar interesadas en su trabajo para mostrarles todas las metas que ha realizado.

Use el reporte para inspirar un cambio positivo

Para sus propósitos, esta información puede proveer una vista interna muy valiosa al trabajo que ha realizado su grupo. Tal vez, el informe de logro de metas revelará el hecho que su grupo ha cumplido todas sus metas a tiempo y con tiempo de sobra. O quizás, el reporte le indicará la necesidad de volver a trabajar los pasos de acción para hacerlos más realistas con los recursos que están disponibles.

Si el reporte remarca debilidades, es ciertamente entendible. De hecho, es el propósito principal de este paso de la evaluación del proceso. Si, después de completar el reporte, su grupo llega a algunas conclusiones que lo ayudarán a fortalecer su plan de acción, entonces valió la pena.  En otras palabras, los números bajos deberán de inspirar un cambio positivo y con esperaza no sólo descontento.

Trate de pensar de esta manera. Cuando planta un jardín, algunas de sus flores crecerán y prosperarán mientras que otras no crecerán en del todo. Las razones para esto pueden ser variadas; el clima y la tierra pueden ser mejor para algunas plantas y no para otras. Trate que el informe de logro de metas no se convierta en una medida de fracasos. En lugar de eso, ¡deje que sea un camino para ayudarlo a redescubrir las mejores condiciones para que su grupo florezca y crezca!