Herramienta 1: Las cuatro reglas para la colaboración exitosa.
1. El alcance del proyecto de colaboración está definido.
¿Qué es lo que exactamente deseamos lograr juntos? Por ejemplo, se puede comenzar deseando mejorar los esfuerzos para llegar a los jóvenes en un vecindario en particular. ¿Qué actividades se realizarán? Y ¿cómo saber si los esfuerzos para llegar a ellos han mejorado? Se deben describir, tan específicamente como sea posible, las actividades y los estándares por los cuales se medirán tanto las actividades como los resultados.
2. Cada socio sabe cómo la colaboración promoverá los interese de su organización y de sus beneficiarios.
Más allá de las metas comunes, ¿qué es lo que cada grupo desea? Los organizadores comunitarios conocen que para hacer que una coalición funcione, los intereses personales juegan un rol crítico. Un director puede estar preocupado por la salud financiera de su organización; otro, puede querer acceso a un nuevo servicio; y otro, puede ver en la colaboración otra forma de ganar poder. Independientemente de los objetivos personales de los líderes individuales o los intereses específicos de las organizaciones individuales, se debe ser honesto sobre ellos para que entonces no existan agendas importantes “ocultas”. Además de la discusión de lo que cada parte desea, puede ser también importante abordar los temores y preocupaciones de cada parte.
3. Se han definir los roles y responsabilidades; los mecanismos de comunicación y de contabilidad conjunta están en marcha.
¿Qué puede dar cada parte? Incluso en “pequeñas” agencias, cada una con misiones y clientelas iguales o similares, habrá diferencias en la estabilidad financiera, capacidad de gerencia, instalaciones, liderazgo de la junta directiva y acceso al poder político.¿Qué recursos cada quien puede dar, y qué están dispuestos a dar para apoyar el esfuerzo en conjunto? (Colectivamente estos recursos deben complementar los requisitos del alcance del proyecto, discutido en la Regla 1.Si no lo hacen, se debe a que el alcance es muy amplio o porque se tiene la mezcla equivocada de organizaciones). Más allá de “quien hará esto para qué, para cuándo”, ¿cómo se responsabilizará cada una de las partes, por ejemplo, en cuanto a reuniones regulares, incentivos financieros/multas relacionadas con el rendimiento, otros?
4. La relación funciona: existe suficiente confianza y respeto entre los actores claves para apoyar los niveles de riesgos e interdependencia que el proyecto implica.
El aspecto más difícil de la colaboración, y el menos concreto, es la relación entre los socios. Un proyecto de baja intensidad tal como el compartir información en cuanto a horarios de los servicios no implica “grandes riesgos” y por lo tanto requiere menos confianza y respeto entre los socios. Sin embargo, en un contrato de servicio en conjunto, el nivel de confianza y el respeto entre los socios son los elementos intangibles que puede tanto materializar como destruir el proyecto: ningún contrato puede predecir toda eventualidad posible. ¿Somos capaces de comunicarnos efectivamente? ¿Están involucradas las personas correctas? ¿Puede la relación entre los participantes apoyar el tipo de charla honesta y de escucha activa requeridas para trabajar unidos con éxito?
De: Centro de Apoyo para la Gestión de Organizaciones sin Fines de Lucro/Consejo Nacional de SIDA para Informar a Minorías, 1996.