Sección 10. Crear un departamento de conferenciantes

Herramienta #1: Ejemplo de lista.

Herramienta #2: Consejos para conferenciantes.

A continuación presentamos algunos consejos generales para los conferenciantes:

• Debe saber cuándo y dónde se supone que va a hablar. Llame antes para pedir instrucciones de cómo llegar si es necesario.
• Llegue de 10 a 15 minutos antes. Preséntese a la persona a cargo e identifíquese como miembro del departamento de conferenciantes.
• Empiece y termine su charla a tiempo. No espere más de cinco minutos por los que llegan tarde, porque en cuanto más se demore en empezar, mayor será el riesgo de molestar a las personas que se esforzaron por ser puntuales. Por la misma razón, no deje esperando a la gente más de lo que tenían pensado. Si se produce un debate realmente animado y los panelistas están dispuestos a quedarse un poco más, puede decidir hacer una pausa y continuar después de algunos minutos con las personas interesadas en quedarse más rato, pero siempre dé una oportunidad a todo el mundo de irse a la hora acordada.
• Si varios conferenciantes van a participar en el debate del panel, probablemente será buena idea que un miembro del panel esté a cargo de dar instrucciones y ocasionalmente facilitar el debate. El facilitador puede ser el mismo que da información básica sobre la misión, estructura de la organización y los servicios que presta al principio de la presentación. Después, el facilitador puede presentar a los panelistas y dirigir la sesión de preguntas y respuestas.
• Es correcto no estar de acuerdo con los otros panelistas en temas de opinión, siempre y cuando que se haga de forma serena y respetuosa. No se deje llevar a una gran discusión filosófica o a una disputa política que deje a su audiencia confundida, aburrida, enfadada o alguna combinación de los tres.
• Evite discutir con los miembros del público, por las mismas razones. Si una persona de la audiencia hace un comentario ignorante o despectivo, intente usarlo como una oportunidad para enseñar y compartir información más que como un desafío personal. Por ejemplo, si un miembro de la audiencia ha dicho algo ofensivo e o irritante, puede contrarrestarlo diciendo algo como "entiendo que pueda pensar eso, pero en realidad...." en vez de ponerse a la defensiva o enfadarse.
• Use un lenguaje apropiado para su público. Para las audiencias más jóvenes o menos educadas, evite usar jerga y terminología complicada, pero para audiencias más educadas o mayores probablemente use más este tipo de lenguaje.
• Siempre que pueda, use analogías, historias y humor. Esto lo ayudará a conectar con la audiencia y le dará más vida a la información que les está transmitiendo. Cree imágenes con sus palabras.
• Hable de forma clara y simple. Si tiene que usar un lenguaje complicado (por ejemplo, terminología médica), intente que sea la mínima posible y explique todas las palabras que una persona común pueda no entender.
• Preste atención a cómo responde la audiencia. Si la gente se está aburriendo, necesitará hacer algo para volver a atraer su atención. Si mucha gente está mirando al cielo, moviéndose incómodamente o, lo más terrible, cabeceando de sueño, es el momento de cambiar de tema, dejar que otro conferenciante tome su turno o abrir la sesión de preguntas.

Herramienta #3: Formulario de evaluación del departamento de conferenciantes.

Es necesario pedirle a la audiencia de las presentaciones del departamento de conferenciantes completar el siguiente formulario, usar su opinión para ayudar a mejorar las ponencias, sugerir temas que deseen ver incluidos en el futuro e indicar las cosas que han sido bien hechas.

Evaluación del departamento de conferenciantes

1. ¿Cuán efectiva fue la ponencia?

2. ¿Estuvo bien organizada la ponencia?

3. ¿La duración de la ponencia fue adecuada?

4. ¿Fue suficiente el tiempo dedicado a la sesión de preguntas y respuestas?

5. ¿Qué aprendió del conferencista(s)?

6. ¿Sobre qué le gustará haber escuchado más información?

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