Sección 5. Mantenimiento diario de la organización

• ¿En qué consiste el mantenimiento diario de la organización?

• ¿Quién es responsable del diario mantenimiento de la organización?

• ¿Qué es lo que realmente se necesita hacer para llevar a cabo el diario mantenimiento de la organización?

Imagine que le han solicitado prestar servicios en la junta local de una organización de base comunitaria o popular y que usted está visitando sus oficinas por primera vez. Usted nota que el piso no parece haber sido barrido por meses, y cuando el recepcionista busca un pedazo de papel para escribir su nombre, no puede encontrar uno. Los participantes no están haciendo nada, al parecer, por lo que usted escucha de la conversación de ellos, porque un miembro del personal no se ha presentado para la reunión que tenían. Usted se percata de que no ha escuchado mucho acerca de esta organización por parte de amigos y conocidos, con excepción de los rumores de que ésta constantemente se encuentra en dificultades financieras; usted nunca la ha visto representada en ninguno de los numerosos eventos y reuniones comunitarias a las que ha asistido. Estuvo sólo en la oficina por un minuto, y ya se está preguntando si en realidad quieren que lo asocien con ella.
La impresión de usted acerca de esta organización ha sido determinada por la aparente falta de mantenimiento diario. La sección 1 del presente capítulo está destinada a ayudar a crear un plan de gestión para una organización. Sin embargo, todos los planes del mundo no harán ningún bien a menos que se lleven a cabo de manera eficiente todos los días. El mantenimiento diario de una organización - las tareas fundamentales que llevan adelante su labor - es lo que realmente determina si será exitosa o no.

Estas tareas no sólo abarcan los detalles obvios – lograr que el trabajo de la organización sea realizado diariamente, dar seguimiento al dinero y los suministros, la limpieza de la oficina – sino también los aspectos más extensos de las relaciones tanto dentro de la organización y entre la organización y la comunidad. Se dice que la atención a los detalles es de suma importancia, y eso es igual de cierto tanto para la administración de una organización como lo es para la crianza de los hijos o para gobernar un país. Esta sección está destinada a ayudar a pensar en cómo mantener esos detalles bajo control.

¿En qué consiste el mantenimiento diario de la organización?

Casi todas las áreas de la administración requieren al menos cierta atención diaria.

La labor de la organización.

Cada día, ya sea si la organización en cuestión administra programas, proporciona servicios o realiza actividades de defensa y representación, es necesario asegurarse de que las personas adecuadas estén en los lugares y los momentos correctos para garantizar que se lleven a cabo estas labores. Además, alguien tiene que llevar a cabo los procedimientos cotidianos (mantenimiento de registros, estar atento de  la efectividad de las técnicas empleadas, etc.) que hacen posible la evaluación.

La administración fiscal.

Alguien tiene que hacer el seguimiento de las finanzas y asegurarse de que la contabilidad se lleva apropiadamente, que se paguen las facturas y los empleados reciban su sueldo, que los ingresos sean depositados en el banco y que haya suficiente dinero en la cuenta corriente para seguir operando. Alguien también tiene que hacer un seguimiento de los contratos y las subvenciones y ser responsable del contacto con los benefactores.

Administración de personal.

Esto incluye manejar problemas entre el personal, mantenerse actualizado acerca de lo que todos están haciendo, fomentar un ambiente positivo, arreglar y monitorear la supervisión, organizar  programas de desarrollo para el personal, evaluar el desempeño de  éste y, en general, asegurarse de que todos estén contentos y se enfoquen en su trabajo. Todo esto requiere de atención diaria.

Mantenimiento de la junta directiva.

Incluye cultivar un contacto regular con la directiva y mantenerla informada, apoyar la participación de ésta en de la organización y mantener relaciones con los distintos miembros de la junta directiva individualmente.

Relación con la comunidad en general.

La relación de la organización con la comunidad a la que sirve  necesita fomentarse constantemente. Se debe mantener continuamente el alto perfil de la organización, informar a la comunidad de lo que hace y de las necesidades de la población objetivo, hacer amigos y aliados, y comunicarse con la prensa si se quiere obtener el apoyo de la comunidad.

Logística general.

De alguna manera, en medio de todo lo demás, se tienen que barrer los pisos; mantener y reparar el material; ordenar el papel y otros suministros antes de que se agoten; hacer mandados, etc.

El espíritu de la organización.

Una tarea de mantenimiento invisible es la de mantener la pasión por el trabajo y la convicción en la visión y la misión que impulsan la mayoría de comunidades y las organizaciones de base comunitaria. Esto es casi siempre la labor del líder y, aunque no siempre se esté consciente de ello, se encuentra entre las tareas diarias más importantes.

¿Quién es responsable del mantenimiento diario de la organización?

Probablemente estemos empezando a ver cómo el mantenimiento diario de una organización requiere mucho trabajo. ¿Quién va a hacerlo? La respuesta a esa pregunta depende de varios factores: el tamaño de la organización, su estructura, su geografía (es decir, si todo lo que ocurre es en una oficina o espacio o si la organización se extiende a varios espacios, o incluso varias ciudades) y el talento particular de los miembros del personal.

En una organización pequeña, o una que no tiene una gran estructura administrativa, la mayor parte del mantenimiento diario probablemente caerá en el director o coordinador. Si la organización es realmente pequeña - un par de miembros del personal, una oficina - esto normalmente no es un problema. Si la organización es administrativamente insuficiente, esto puede convertirse en un gran problema porque puede ocasionar que una gran parte del trabajo simplemente no se haga. En una organización más grande, o en una donde el director simplemente no puede manejar todo por sí mismo, existen algunas maneras creativas para asegurarse de que se logre hacer todo lo necesario.

• Delegar trabajo a otros administradores. El personal administrativo se puede dividir responsabilidades para la administración diaria.
• Contratar de un contador / contable. Muchas organizaciones tienen a esa persona en el personal, pero otros pueden contar con un contable independiente que trabaje sólo unas pocas horas a la semana. De esta forma, se obtienen los servicios de administración de dinero necesarios sin tener que pagar más de lo que se puede.
• Dividir las tareas de la administración diaria entre varios miembros del personal. Algunas personas en el personal puedan tener aptitudes en áreas de la administración o pueden simplemente obtener satisfacción por hacer determinadas tareas. Esta solución puede ser particularmente útil en situaciones donde las partes de la organización están geográficamente separadas.
• Rotarse para compartir algunas funciones entre todo el personal (o personal y la junta directiva). Esto puede incluir tareas como prestar servicios en los comités comunitarios, dar charlas en público, limpiar al final del día, comprar el café, etc.
• Contratar un servicio de limpieza o de otro tipo con el fin de aminorar la carga.
• Compartir  los servicios con otra organización.

Independientemente de cómo se distribuya el trabajo, es también importante que algunas personas - por lo general el director - supervise el mantenimiento diario. Alguien tiene que comprender la visión global de la situación para que pueda intervenir si hay un problema o una carencia, y asegurarse de que el funcionamiento de la organización no sea perturbado o interrumpido.

¿Qué es lo que realmente se necesita hacer para llevar a cabo el mantenimiento diario de la organización y cómo hacerlo?

Una vez que se ha descubierto cuáles son las áreas que se necesita cubrir y quién será responsable de cada una, ¿qué es lo que realmente se tiene que hacer para garantizar que todo transcurre sin problemas? ¿Qué es exactamente en lo que se tiene que poner atención a diario (o casi a diario)? ¿Cómo asegurarse de que se presta la atención debida y las tareas necesarias se hacen?

En muchos casos, se pueden configurar los sistemas para asegurarse de que las cosas se hagan a tiempo. Algunas pueden ser tan sencillas como el decidir que cuando sólo quedan cuatro hojas de la última caja de papel de copiadora ha llegado el momento de pedir más. Otras pueden ser mucho más complicadas y pueden necesitar políticas oficiales de la organización como guía, además de un manual de políticas y procedimientos a fin de que todos sepan cuáles son dichas políticas. Sea cual sea la situación, se debe tratar de anticipar problemas y dificultades y establecer sistemas, siempre que sea posible, para prevenirlos antes de que se conviertan en emergencias.

En general, las tareas de mantenimiento se pueden incluir en ocho categorías:

• Labores reales de la organización
• Administración financiera
• Administración del personal
• Mantenimiento de la junta directiva
• Relaciones comunitarias
• Logística
• Espíritu de la organización
• Panorama general

Pronto nos ocuparemos de cada uno de estos a su vez.

La labor de la organización

Hay una serie de áreas a las que se debe prestar atención para que el trabajo cotidiano de la organización se realice de manera efectiva.

Asegurarse de que el trabajo se lleve a cabo.

Cuando eso no es posible (debido a una enfermedad, una emergencia personal, el clima, etc.) los sistemas adecuados pueden ser salvavidas. Por ejemplo:

• Un sistema para notificar a los administradores, los participantes, otros miembros del personal y todos los demás que necesitan saber cuando algo ha sido cancelado o está demorado, o cuando alguien no puede estar donde debe. Además, se le puede especificar a cada miembro a quién deben llamar en estas situaciones, algunas posibilidades son:
  • Personas designadas para hacer las llamadas
  • Cadenas de teléfonos o de contactos del personal y / o participantes (un participante sin teléfono podría ser contactado por otro que vive cerca)
  • Listas de correo electrónico
  • Anuncios de radio y / o televisión (para cancelaciones por condiciones meteorológicas)
• Un sistema para sustituir al personal que por alguna razón no puede presentarse a laborar. Para evitar cancelar programas o servicios cuando los miembros del personal están enfermos o indispuestos, una estrategia común es que un miembro del personal fuera de servicio cubra las horas de otro, y luego el otro tiene que devolverle el favor más adelante. Muchas organizaciones que pueden permitírselo, incluyen dinero para los sustitutos en sus presupuestos. Si se carece de recursos para ello, cabe la posibilidad de crear un grupo de voluntarios para la cobertura de los miembros del personal ausentes.

Mantenimiento de registros

La mayoría de las organizaciones necesitan llevar registros, ya sea para efectos fiscales, evaluación interna, rendición de cuentas a los financiadores, para evaluadores externos o para su utilización en la publicidad, recaudación de fondos o promoción. Estos registros pueden ir desde la simple anotación de las horas del personal o participantes, hasta largas discusiones de las actividades y los logros. Pueden incluir los resultados de las pruebas, muestras o descripciones del trabajo de los participantes, informes médicos, etc.
para que el mantenimiento de registros sea preciso, tiene que ser oportuno, es decir, los miembros del personal deben anotar cada día lo que hacen. Todos tienen que saber qué son responsables de anotar y cuándo, y alguien tiene que asegurarse de que el mantenimiento de registros no se deje a un lado en la intersección de otras tareas. A nadie le gusta hacer el papeleo, y es a menudo lo primero que se ignora cuando el trabajo se amontona. Una vez que uno se atrasa, es difícil ponerse al día. Si el mantener registros es importante para la organización, esto tiene que incluirse en la administración día a día.

Reuniones regulares de personal

Las reuniones de personal - semanalmente, si es posible - ofrecen a los integrantes del personal y a los administradores,  la oportunidad de mantenerse informados acerca de lo que pasa en la organización, para compartir ideas y éxitos, para ayudarse mutuamente en sus problemas y para asumir tareas de organización. Con el fin de que las reuniones sean eficaces y razonablemente agradables, se tiene que asumir alguna preparación.

Alguien - podría ser siempre el director, pero también podría ser otra persona, o ser una posición rotatoria - tiene que asumir la responsabilidad de presidir las reuniones, y de generar y / o recopilar los temas de la agenda. Eso podría significar tomar llamadas o recibir mensajes de correo electrónico de otros miembros del personal durante la semana antes de la reunión o publicar un documento o agenda electrónica a la que todos puedan añadirle algo. También podría incluir distribuir la agenda antes de la reunión o distribuir materiales que se relacionan con los temas de la agenda en particular (hojas de cálculo, cartas de otras organizaciones, etc.).

Si se requiere comida o bebida en las reuniones, alguien tiene que comprarla, ya sea si la organización la paga o si los miembros del personal se turnan para proporcionarla. Por último, alguien tiene hacerse cargo de cualquier preparativo: conseguir un caballete y pliegos de papel, por ejemplo, o asegurarse de que los miembros hayan completado las tareas de la última reunión (para más información sobre reuniones de personal, por favor vea la Sección 4 de este capítulo, Promover la comunicación interna).

Desarrollo del personal y comunicación de la información

Independientemente de lo que la organización haga, los miembros del personal serán más eficaces si tienen la oportunidad de aprender nuevas ideas y técnicas que les ayuden a mejorar en sus puestos de trabajo y compartir experiencias e ideas entre sí. Ofrecer un estimulo todos los días, puede consistir en programar una hora de reunión del personal para la discusión de lo que realmente está haciendo la gente, lo que está funcionando para ellos, nuevas ideas que hayan surgido, etc. También podría significar el desarrollo de una lista electrónica local, específicamente para el intercambio de este tipo de información. Se puede comenzar un programa local de desarrollo del personal, ya sea invitando presentadores o turnando la responsabilidad para las presentaciones del desarrollo del personal entre ellos mismos.

En cualquier caso, alguien - una vez más, ya sea el director, algún otro individuo, o miembros del personal en rotación - tiene que asumir la responsabilidad de encuestar a los miembros del personal sobre sus necesidades de desarrollo personal y preferencias, buscar presentadores y concertar o preparar las conferencias. Esto se vuelve tarea diaria si las reuniones de desarrollo del personal son frecuentes (por ejemplo, semanal o quincenal).

Desarrollo del programa 

Es importante darse cuenta de que independientemente de cuán bien uno haga su trabajo, éste siempre puede ser mejorado. El buen desarrollo de  un programa (trabajar en las maneras de mejorar lo que se hace, planificar nuevas iniciativas, incorporar nuevas ideas, etc.) es una actividad diaria. Al mismo tiempo, depende de la organización y de que todos tengan una perspectiva a largo plazo sobre ella, la cual la considere dinámica y sujeta a constantes cambios.

El desarrollo del programa requiere que todos los que participan en las labores de la organización - en particular los directores de programa, escritores de peticiones y personal de línea - estén listos cada día para hacer sugerencias o participar en la discusión sobre las nuevas posibilidades o elaborar cambios para hacer el trabajo de la organización más eficaz. Esto puede ser institucionalizado a través de reuniones periódicas o a través de un sistema de discusión escrito o electrónico, o ambas cosas. En cualquier caso, debería ser parte del trabajo diario de la organización.

Publicidad y / o contratación

La organización también podría no estar haciendo su trabajo si nadie sabe que ésta existe. Una tarea constante es asegurarse de que el público y la población objetivo estén conscientes del nombre de la organización y de su labor. Si ésta ofrece programas o servicios, entonces parte de esa tarea es informar a la población objetivo e inscribir a los participantes. Para atender esto diariamente se requiere:

• Mantener contacto con los medios de comunicación locales, mandar comunicados de prensa e historias acerca de las actividades de organización, escribir o renovar anuncios en caso necesario, dar conferencias de prensa, etc.
• Mantener una presencia en la comunidad objetivo (a través del trabajo del personal de línea, contactos periódicos con personas clave, divulgación en la calle, lo que sea necesario).
• Mejorar la imagen de la organización a través de discursos en público, asistencia a reuniones y foros,  servicio en comités y juntas, etc.

Administración fiscal

Quizás ningún otro aspecto de la administración de la organización necesita tal atención diaria como el aspecto financiero. La responsabilidad fiscal exige el mantenimiento del control del dinero de diferentes maneras (para obtener información más detallada sobre la administración fiscal.

Contabilidad

Ya sea que se lleve por cuenta propia, se tenga un contador o si se contraten los servicios temporales de uno, el registro y la contabilidad diaria debe ser correcta y estar al día. Los diarios de gastos e ingresos deben de estar actualizados (idealmente al día) y el libro contable general- el registro general  financiero de la organización - tiene que ser periódicamente balanceado y actualizado. Además, se tiene que estar pendiente del presupuesto a diario o casi a diario, para que así se sepa dónde se encuentra con respecto a lo previsto para ingresos y gastos. Quizá lo más importante sea saber manejar el flujo de caja, para no quedarse sin dinero para las operaciones de la organización. Esto es también una tarea diaria o casi diaria.

Facturación, liquidación de cuentas y nómina

Debe haber un calendario regular de pagos y facturación, a fin de que las facturas se paguen a tiempo, haya un flujo constante de ingresos y el flujo de caja se mantenga relativamente saludable. Los detalles diarios aquí parecen obvios, pero sobre todo en una gran organización, pueden perderse fácilmente. Es necesario asegurarse de que alguien reciba el correo todos los días, que las facturas lleguen a la persona adecuada a tiempo, que los cheques se depositen rápidamente y que se esté al pendiente de las cuentas, no sólo las que se tienen que pagar inmediatamente, sino también de las que vendrán.

La nómina de pago, en casi todas las organizaciones, es administrada en un horario regular, pero tiene que haber un sistema que tome en cuenta los días feriados, el pago durante las vacaciones y otras cuestiones que rompen el patrón del horario. Algunas organizaciones tienen su nómina a cargo del servicio de nómina o con un banco, lo cual aminora la carga a los miembros del personal, pero puede ser complicado en situaciones como las mencionadas. ¿Cuán flexible se está dispuesto a ser sobre la nómina?

Seguimiento de los contratos y las subvenciones

Cada contribución o contrato que recibe la organización trae consigo responsabilidades diarias. Se necesita realizar un seguimiento de cada subvención o contrato por separado, para poder compararlo con el presupuesto y decidir si el plan de gastos original era adecuado o si necesita ser cambiado. El financiador espera que la organización sepa cuánto de sus fondos ha empleado en un momento dado, y en qué categorías los ha gastado. Si está facturando en un contrato en particular, se tendrá que proporcionar documentación de los gastos, lo cual significa que se tienen que fotocopiar todos los recibos, talones de nómina, etc. que se refieren a dicho contrato. Gran parte de este seguimiento y el mantenimiento de registros requiere atención diaria.

Pedido y compra de materiales y suministros

En particular cuando los materiales y suministros pueden ser cruciales - en una clínica comunitaria, por ejemplo, o un programa de nutrición infantil - los miembros del personal que los utilizan o los distribuyen deben tener una forma de solicitar sus necesidades. En algunos casos, los miembros del personal responsables podrán hacer sus propios pedidos y en otros, podrán presentar sus peticiones a otra persona. En cualquier caso, debe existir un sistema para que los materiales y suministros estén disponibles constantemente (es decir, deben ser suministrados son la suficiente frecuencia para que nunca se agoten), por lo menos mientras dura el dinero.

Un proceso diario de orden eficiente tiene varios elementos:

• La persona más cercana a los materiales o suministros específicos tiene pautas que indican cuándo se necesitan más.
• Esta persona primero averigua (con quienquiera que sepa) si hay suficiente dinero disponible y de dónde vendrá.
• Si hay suficiente dinero, dependiendo de los procedimientos de la organización, la persona realiza el pedido por sí mismo o le pide a la persona adecuada en la organización hacerlo.
• Cuando el pedido es realizado, el costo es enviado al contador o al responsable de asegurarse que los gastos se registren correctamente.

La banca

Los asuntos diarios incluyen:

• Quién va al banco cuando hay dinero que depositar u otra actividad bancaria por hacer.
• Quién puede emitir cheques realmente. En algunas organizaciones más pequeñas, tanto el director como un miembro de la junta directiva podrían tener que firmar cada cheque, o cualquier cheque que exceda un determinado importe. Esto puede crear problemas logísticos si uno de los firmantes no se encuentra disponible en un momento crucial. En la mayoría de las organizaciones, los cheques suelen ser firmados por una de dos o tres personas, designando a alguien que tenga la supervisión de todo el proceso.
• Alguien tiene que hacer un seguimiento del flujo de caja y realizar los ajustes necesarios (por ejemplo, programar los pedidos o esperar el pago de determinadas cuentas hasta que haya más efectivo disponible).
• Se deben desarrollar y seguir regulaciones para la transferencia de dinero entre las cuentas (que crean intereses y que no crean intereses, altos y bajos intereses, certificados de depósito, etc.).

Administración del personal

La administración diaria del personal tiene que operar en dos niveles: uno es la administración real de asuntos del personal tanto regulares como inesperados; el otro es mantener un ambiente organizativo dedicado a la satisfacción laboral y al entusiasmo del personal, y – como resultado – la eficiencia de la organización.

Administración diaria de asuntos del personal

Con el fin de mantener todo funcionando bien, alguien debe supervisar:

Supervisión. Asegurarse de que la supervisión sea regular para todos y que los supervisores sepan de quién y de qué son responsables.

Estar consciente de los problemas potenciales (y atenderlos) antes de que se vuelvan más graves. Estos problemas podrían incluir:

• Problemas interpersonales entre el personal o entre el personal y los participantes o miembros de la comunidad.
• Cuestiones de rendimiento deficiente en el trabajo del personal.
• Problemas de satisfacción en el trabajo, compensación, horas de trabajo, supervisión, etc. que se relacionan con el entusiasmo de los miembros del personal, con sus puestos de trabajo y las labores en cuestión.
• Diferencias filosóficas entre el personal o entre el personal y la administración, el personal y la directiva, la administración y la directiva, etc. acerca de la misión y los métodos de la organización.

El manejo de los problemas y crisis reales del personal. Para la mayoría de éstos, debe haber políticas  de la organización, pero éstas sólo describen las medidas que deben tomarse. Abordar estas cuestiones eficazmente exige tacto, destrezas interpersonales y de escucha, paciencia, flexibilidad, tolerancia, equidad, firmeza, apertura a soluciones inusuales y sentido del humor.

• Agravios oficiales
• Conflictos interpersonales
• Advertencias o amonestaciones oficiales
• Despidos (por insubordinación o bajo rendimiento)

Mantenimiento de un ambiente organizativo favorable

El ambiente de la organización es la forma en que la gente "se siente" en ella, tanto aquellos que trabajan en ella como las personas a las que sirve o que tienen contacto con ella de otras maneras. Lo ideal para la mayoría de comunidades de base o grupos comunitarios es un clima organizativo cómodo, acogedor y relajado. Con el fin de establecer y mantener ese ambiente, hay algunos pasos que se pueden tomar cada día:

• Darse un rato cada día para la conversación informal con el personal, tanto individualmente como en grupos. No se tiene que hablar con cada uno todos los días, pero en el almuerzo, o cinco minutos en la fotocopiadora, en una tarea compartida - todas son ocasiones para el contacto humano. Estas conversaciones pueden fortalecer la organización de varias maneras:
  • La vida en la organización será vista como cómoda y agradable, y la confianza que se construye en estas interacciones puede reflejarse en tiempos difíciles. Las organizaciones funcionan mejor cuando todos sienten una conexión humana respecto a los otros miembros de la organización.
  • Uno se puede enterar de algunas situaciones de vida que están afectando el trabajo de las personas, y que pueden aminorarse mediante ajustes en el trabajo - el aumento de la flexibilidad del tiempo, un cambio de puesto, etc.
  • También pueden surgir cuestiones profesionales. Las diferencias filosóficas, sentimientos sobre el trabajo o la organización, nuevas ideas, etc., se pueden canalizar en un debate productivo para el desarrollo de la organización si son reconocidos, en vez de provocar resentimientos e ira si son ignorados o no mencionados.

• Proporcionar oportunidades para que los miembros del personal socialicen y trabajen juntos. Eso no tiene que suceder semanalmente. Una ocasión social opcional o actividad recreativa unas cuantas veces al año puede hacer mucho por la creación de un ambiente relajado y agradable, y ayudar a las personas a trabajar juntos.
• Otorgar libremente reconocimientos  y crédito, tanto en privado como en público. Se les debe decir a los miembros del personal cuánto se aprecia lo que hace y, sobre todo, reconocer lo que hace bien. Si se puede darle crédito en la comunidad - a través de artículos periodísticos, "empleado del mes" premios, reconocimientos de otras organizaciones - sería mucho mejor.
• Predicar con el ejemplo. Si se es el director, se puede modelar la etiqueta de vestido- formal, "casual de negocios", o ninguno - con lo que lleve puesto al trabajo. Si se quiere conocer la verdad de los miembros del personal, se tiene que estar dispuesto a dar a conocer su verdad personal, y enfrentar razonablemente las consecuencias en ambos casos. Si se quiere que la organización sea un lugar cálido y agradable, se tiene que ser cálido y amigable. Si se quiere que la gente trabaje arduamente, se tiene que demostrar con la propia ética de trabajo.

Mantenimiento de la junta directiva

Las directivas no son autosustentables, pero necesitan cuidado y mantenimiento, al igual que el personal. Hay algunas cosas cotidianas que se pueden hacer para mantener a la junta directiva productiva y funcionando a la perfección.

• Alguien, casi siempre el director, debe mantener a los miembros de la directiva - en particular los oficiales - informados acerca de la organización y todo lo que está haciendo. (Los miembros de la junta directiva, en general, no  necesitan saber sobre el funcionamiento o la administración diaria, salvo para comprender la organización, pero deben ser informados acerca de cualquier impacto mayor positivo o negativo y sucesos o condiciones que afecten a la organización en su conjunto, y sobre los cambios en materia financiera).
• El director debe reunirse con regularidad - con frecuencia semanal o quincenal - con el presidente de la junta directiva para debatir sobre cuestiones y proyectos en curso, para planificar reuniones, establecer agendas, etc.
• Reunirse con los miembros de la junta directiva de manera individual (tal vez sólo una o dos veces al año, pero si se cuenta con una junta directiva extensa, esto significa una reunión cada dos semanas o menos) para asegurarse de que disfrutan del trabajo y que coincide con su talento, que sus ideas están siendo escuchadas y que sienten satisfacción por ser parte de la organización.
• Llevar un registro y planificar las necesidades de capacitación de la junta directiva. El monitoreo de las necesidades de capacitación es especialmente necesario con directivas que incluyen participantes o miembros de una población desfavorecida. Puede que no hayan tenido experiencia en formar parte de una junta o comisión directiva, o incluso en las reuniones, y puede ser que no sólo sea necesaria una capacitación, sino también apoyo y orientación a fin de sentirse cómodos como miembro de la directiva y de expresar sus ideas y opiniones.
• El mantenimiento de la junta directiva es realmente una parte importante del trabajo de una organización. Para una descripción mucho más detallada del trabajo con una junta directiva.

Las relaciones con la comunidad

El mantenimiento de buenas relaciones y la credibilidad en la comunidad pueden aumentar en gran medida la salud y la eficacia de la organización. Si bien un poco de esta tarea generalmente recae en el director, las organizaciones más grandes pueden dividirla entre varios administradores y miembros del personal. Existen algunas acciones específicas para fomentar las buenas relaciones con la comunidad, las cuales puede realizar la persona en la organización encargada para ello.

• Asistir y participar en las reuniones de grupos abiertos de la comunidad – coaliciones de desarrollo económico, consejos de agencias de servicios sociales, comités de promoción de la salud, etc. Se debe estar dispuesto a asumir  responsabilidad en estos grupos si se tiene el tiempo, y demostrar capacidad para generar buenas ideas y para llevarlas a cabo competentemente.
• Tener relaciones personales puede resolver toda una serie de problemas. Una organización ha sobrepasado sus instalaciones, y necesitan desesperadamente un espacio de bajo costo. El director llama al agente más importante de bienes raíces en la ciudad, a quien conoce por  medio de algunas organizaciones. A través de la intervención del agente, la organización encuentra exactamente el espacio que necesita a un precio que puede pagar.
• Realizar y mantener conexiones con otras organizaciones y agencias, grupos comunitarios, individuos, etc., para garantizar las buenas referencias y las transiciones de un programa a otro para los participantes, y para fortalecer la contratación. Estas conexiones pueden ser en muchos niveles – administradores, personal de línea, personal de apoyo y voluntarios.
• Establecer y mantener relaciones con los medios de comunicación, y con cada uno de los reporteros, redactores, escritores de editoriales. Se debe llamar a estas personas para darles historias o información interesante, y para obtener su ayuda en la creación de anuncios, comunicados de prensa, etc.
• Estar dispuesto a trabajar en las juntas directivas de la comunidad y de la organización - servicios sociales, hospitales, fundaciones, etc.
• Hablar en público en cada oportunidad donde se pueda resaltar la labor de la organización o las necesidades de la población objetivo. Las posibilidades incluyen clubes de servicio (Leones, Rotarios, etc.), organizaciones religiosas, foros de la comunidad y audiencias públicas sobre asuntos de interés para la población objetivo o la labor de la organización.
• Animar a todos los involucrados con la organización – el personal, participantes, voluntarios, miembros de la junta directiva – a participar en la vida de la comunidad, como ciudadanos y como representantes de la organización.

Logística

Los siguientes asuntos diarios son realmente básicos:

• Mantener la oficina o el espacio de trabajo relativamente limpio y aseado, lo que a veces significa hacerlo uno mismo; personal, voluntarios o participantes (remunerados o no) o una combinación de todos puede compartir la responsabilidad, o se puede recurrir a la contratación de una persona o servicio de limpieza.
• Asegurar que todos sepan quién abre y cierra la oficina o el espacio de trabajo y cuándo.
• Prestar atención a la condición de los equipos - copiadoras, computadoras, teléfonos, etc. - y mantener, reparar o reemplazarlos cuando sea necesario. Todos deben saber quién es el responsable de equipo, y a  quién informarle sobre los problemas.
• Monitorear los servicios, desde los teléfonos hasta al bufete de abogados de la organización, para asegurarse de que todo está funcionando correctamente y a tiempo.
• Resolver las emergencias diarias - no sólo la seguridad, pero también los  problemas con los baños, las enfermedades, cortes eléctricos, la mala prensa... lo que sea que tenga la posibilidad de molestar o dañar seriamente a las personas o a la organización.

El espíritu de la organización

La mayoría de las comunidades de base y las organizaciones comunitarias (y muchas otras organizaciones y también organismos "establecidos") tienen un sentido de misión e intención y la convicción en que lo que hacen va mucho más allá del simple gusto por el trabajo. El éxito de gran parte del trabajo de salud, servicios sociales y comunitarios depende de la pasión que mantiene a la gente trabajando incluso cuando todo parece sombrío, la cual les impide caer en la autocomplacencia cuando las cosas van bien.

Es en gran parte la responsabilidad del líder de la organización nutrir y apoyar esta pasión, e inspirar poniendo el ejemplo. Éste tiene que estar dotado de la misma pasión y debe comunicarla, pero también tiene que tener la valentía de defender los principios de la organización enfrente a la oposición, ser la brújula ética que le permite elegir la ruta que mantiene la moral alta, la fuerza de carácter para seguir siendo optimista en tiempos difíciles, la creatividad para mantener a la organización marchando hacia adelante y mejorando y la tenacidad y el compromiso de permanecer con ella por el tiempo que haga falta. Todo esto puede ser visto como parte del mantenimiento diario de la organización.

Éstas no son el tipo de cosas que se pueden enseñar en cursos, pero es lo que mantiene a una organización funcionando día a día, semana a semana y año con año. Con el fin de mantener una organización de esta manera, probablemente un líder tiene que hacer la mayoría o todo lo siguiente:

• Encontrar una válvula de escape personal de alguna una especie - cualquier cosa, desde la psicoterapia hasta el levantamiento de pesas o incluso un encuentro informal con otros líderes de la organización para examinar los juicios de liderazgo de la organización. Estar exhausto, es el mayor peligro de un liderazgo intenso y activo.
• Luchar constantemente para ser proactivo y no reactivo. Participar, e incluir a otros, en la planificación y otras actividades orientadas hacia el futuro. El mantenimiento, en algún nivel, debe ser considerado próspero: manteniendo el impulso y no sólo permaneciendo en un lugar.
• Fomentar y capacitar a nuevos dirigentes, a fin de que las cargas de liderazgo y el espíritu de la empresa sean llevadas por muchos y que haya otros en la organización capaces de cubrir el lugar del líder en caso de que éste se vaya o cuando lo haga.
• Recordarle a la gente todos los días acerca del por qué están allí y tratar de seguir proporcionando razones para que se queden. Mantener la calidad de vida del lugar de trabajo y el mantener un sentido compartido de misión son parte de construir y de mantener una buena organización.

El panorama general

Una parte de la administración que es frecuentemente descuidada, ya sea diariamente o a largo plazo, es el monitoreo de la organización en  su conjunto. Todos los temas anteriormente mencionados de la administración diaria conforman un conjunto mayor que la suma de sus partes. El líder debe estar consciente de cómo todos y todo en la organización funcionan juntos, y de cuando algo no está funcionando bien. Es necesario establecer sistemas de retroalimentación para comprender las relaciones dentro de la organización, las relaciones de la organización con el resto del mundo y cómo éstas influyen mutuamente. Se debe tener un entendimiento de la totalidad en su conjunto, y poder ver cómo la intervención en un solo lugar afectará a otras áreas.

Esta sección presenta el mantenimiento diario como una serie de tareas y principios comprobados, pero también es un arte. Se tiene que actuar de acuerdo a la intuición así como al intelecto; si se siente que algo es incorrecto, probablemente lo sea. Cada organización necesita a alguien - por lo general el director, pero tal vez alguien más, especialmente en una organización de colaboración o colectiva, - que sea responsable de advertir cuando algo va mal y actuar para resolverlo antes de que haya una crisis... y para notar cuando algo acontece especialmente bien, y darle seguimiento para ayudar al desarrollo de la organización. Una organización, al igual que un ecosistema, debe ser comprendida y nutrida en su conjunto para que las partes sean saludables.

Para resumir

Para que un plan de gestión - y la organización que lo sustenta - funcione correctamente, sus elementos tienen que ejecutarse todos los días. Esto contribuye a desarrollar sistemas para el mantenimiento diario y a poner en claro quién es el responsable de qué. Las áreas generales que necesitan atención para que la organización opere sin problemas incluyen:

• Labores reales de la organización
• Finanzas
• Asuntos del personal
• Mantenimiento de la junta directiva
• Relaciones de la comunidad
• Logística
• Espíritu de la organización

Con el fin de mantener todo esto integralmente, es importante que alguien - por lo general el director - tenga una visión general de la organización en su conjunto y sea capaz de reconocer y actuar para hacer frente a los posibles problemas y oportunidades. La atención al panorama general en este camino es quizás, de todas, la tarea más importante de la administración diaria.