Sección 1. Crear un plan para incrementar la participación en la acción comunitaria

• ¿Qué es un plan?

• ¿Por qué debería Usted desarrollar un plan?

• ¿Cómo desarrolla usted un plan?

Así pues, ¿Usted desea atraer algunos miembros hacia su club u organización? ¿Por qué? ¿Está usted cansado y hastiado de intentar hacerlo todo usted mismo? ¿Alguien le ha recordado que dos cabezas son mejor que una? Puede ser que realmente no importe por qué usted ha decidido intentar atraer más miembros a su organización. Pero lo que si importa que usted tenga un plan.

Desarrollar un plan para captar miembros hará que su vida sea mucho más fácil. Esta sección intentará mostrarle cómo hacerlo.

¿Qué es un plan?

Planificación es un modo de organizar acciones que probablemente conducirán a alcanzar una meta. ¿Cómo? Suministrando una dirección clara y un planteamiento a seguir –proporcionar un método para su confusión, por así decirlo.

Desarrollar un plan para reclutar a miembros hará que usted se pregunte algunas preguntas muy importantes a usted mismo. Estas cuestiones son básicas para cualquier esfuerzo de contratación. Y sus respuestas para estas cuestiones serán los componentes básicos para su propio plan de contratación. Estas son:

• ¿Por qué usted quiere o necesita miembros?
• ¿Cuántos miembros necesita usted?
• ¿Qué clase de miembros necesita usted?
• ¿Quién va a encontrar y captar a los nuevos miembros?
• ¿Dónde están los nuevos miembros?
• ¿Cuándo es un buen momento de buscar nuevos miembros?
• ¿Cómo debe usted acercarse a miembros potenciales?
• ¿Qué ocurre si usted consigue un sí, un quizás, o un no?
• ¿Cuáles son algunos obstáculos con los que usted puede tropezar? ¿Y cómo los supera usted?

Ejemplo: una organización con necesidad de participación creciente sobre la acción de comunidad

Mi organización de vecinos quiere limpiar la zona alrededor de un edificio abandonado en nuestro vecindario para que no exista tal monstruosidad y los traficantes de drogas se marcharán. ¿Pero cómo vamos a hacerlo? Tenemos que encontrar a las personas, pero todos estamos muy ocupados y nunca hemos hecho esto antes.

También, esto podría ser sólo el origen. Podríamos desear que nuestra organización creciera hasta ser lo suficientemente grande para limpiar todas las monstruosidades de la ciudad. ¿¡No sería eso asombroso!? Pero eso indudablemente llevaría más miembros de los que podremos reclutar nosotros mismos. En tal caso podría ser mejor desarrollar una coalición o sociedad de colaboración. Entonces tendremos el potencial de personas que necesitamos. ¿Pero cómo podemos hacer eso?

He aquí el punto clave: sin considerar si estamos tratando de reclutar a miembros que hablan en nombre de sí mismos, o miembros que hablan por organizaciones enteras, nos ayudará que hagamos un plan, para encontrar a las personas y juntarlas. Responder a las preguntas anteriores nos ahorrará tiempo a la larga, e incrementará las oportunidades de lograr cualesquiera objetivos que nos pusimos para nosotros mismos.

¿Por qué debe usted desarrollar un plan?

• Para hacer su vida más fácil, por supuesto. Pero, más específicamente:
• Para ayudarle a usted a trazar una ruta para llegar desde la posición A (una organización con necesidad de miembros, o una coalición con necesidad de organizaciones miembros) a la posición B (una organización con los miembros que necesita o una coalición con los miembros a quienes necesita). Su organización o coalición estará indudablemente casi siempre con necesidad de nuevos miembros.
• Para hacer su búsqueda de nuevos miembros más eficiente y eficaz. Un plan es importante porque se concentra en el conjunto de los pasos que usted necesitará alcanzar para conseguir su objetivo final de reclutar miembros. El estadío de planificación es el momento de determinar qué acciones llevará a cabo la organización para conseguir su objetivo.

La mayor parte del tiempo los organizadores que buscan miembros habrían tenido mejor suerte reclutando a miembros potenciales si se hubieran sentado y planeado qué iban a hacer para conseguir sus objetivos, en lugar de simplemente ir hacia adelante. Un esfuerzo planificado será casi siempre superior a un intento imprevisto y desorganizado.

Escribir las cosas es muy importante para el proceso de planificación porque usted no quiere malgastar el tiempo dirigiéndose a las preguntas a las que usted ya ha respondido. Escribir las respuestas ahorrará un tiempo precioso.

¿Cómo desarrolla usted un plan?

Volvamos a las cuestiones clave mencionadas anteriormente y vayamos a través de ellas una a una.

¿Por qué quiere o necesita usted miembros?

    No basta querer conseguir miembros para su organización. Usted debe pensar por qué usted los quiere. Usted debe preguntarse a si mismo, "¿En primer lugar,  por qué estoy buscando nuevos miembros?" Su organización puede estar buscando miembros que hablan en nombre de organizaciones u otros grupos de las personas. Su organización podría necesitar miembros de una sociedad o coalición quiénes:

• Representan al gobierno local, los sistemas de las escuelas locales, organizaciones religiosas, organizaciones juveniles, empresas, otras organizaciones de servicios humanos, jubilados, la policía, grupos de padres, colegios y universidades, etcétera....
• Puede coordinar los esfuerzos de las organizaciones que representan para conseguir objetivos compartidos (por ejemplo, un evento en la ciudad en el que algunas organizaciones llevan a cabo las diferentes tareas de embellecimiento de ciudad
• Puede unirse el soporte para los asuntos en los mejores intereses de su organización y aquellos de las organizaciones que los miembros de su coalición representan

    Su organización podría necesitar miembros individuales para:

• Distribuir folletos
• Ayudar en un proyecto específico (por ejemplo, ayudar a limpiar alrededor de un edificio abandonado)
• Ayudar a organizar y reclutar a otros miembros
• Dar el soporte general a la organización
• Hacer muchas, otras muchas cosas

    Usted debe tener algo en mente.... De otro modo usted no habría decidido que en primer lugar usted necesita más miembros.  Piense....y después ¡ESCRÍBALO!

¿Cuántos miembros necesita usted?

En cuanto usted ha puesto en una lista las razones por las qué está buscando obtener nuevos miembros en su grupo, usted debe tener una muy buena idea de a cuántos miembros individuales y miembros que hablan en nombre de organizaciones necesitará usted reclutar.

Por ejemplo: Empezar un plan para incrementar la participación en la acción comunitaria

Pensemos en ejemplo del vecindario de la limpieza a fondo del edificio abandonado. ¿Cuántas personas necesitamos para limpiar la zona? Es un solar grande, y es muy desordenado. Nos gustaría conseguirlo terminado en un solo día, así que una mejor conjetura es que llevará al menos a 15 personas.

Hay cinco miembros intransigentes en mi organización y algunos otros alrededor del vecindario han ofrecido su apoyo si algo ocurriera. Bien, ahora ya hay algo.

Así que sabemos que tenemos que conseguir que diez más personas se comprometan a este proyecto. Por supuesto, adoraríamos conseguir diez nuevos miembros de larga duración, pero por ahora sabemos de la necesidad de diez cuerpos más solo para ayudar a limpiar el área.

Está bien, ahora sabemos para qué queremos a nuevos miembros. Y sabemos que necesitamos al menos diez más. ¡Wow! Esto es simple. ¡Ya estamos empezando a tener un plan! Está bien, ahora pensemos en grande. Volvamos al esfuerzo amplio de embellecimiento de la ciudad.

Incluso si nuestra organización consigue todas las personas a quienes necesitamos para limpiar la zona que provocaron inicialmente nuestros esfuerzos de embellecimiento, indudablemente necesitaremos tener en nuestra coalición miembros que representan a otras organizaciones. Tenemos que tener miembros que pueden coordinar los esfuerzos de sus organizaciones con el propósito de que la ciudad completa se ponga hermosa.

¡Excelente! Incluso la idea grande es simple. ¿Qué es lo siguiente?

¿A qué clase de miembros necesita usted?

No es generalmente una buena idea poner a las personas en categorías, pero en este caso será provechoso determinar a qué clase de miembros necesita la organización.

Las organizaciones tienen necesidad de muy diferentes tipos de miembros. Como se dijo antes, esto puede ser especialmente importante cuando se decide si su organización está tratando de desarrollar la admisión individual de miembros, o se trata de desarrollar una coalición a través de reclutar a miembros que hablan por organizaciones.

Algunos miembros pueden hablar en nombre de organizaciones o grupos globales de personas y algunos puede que no. Algunos miembros serán líderes, y algunos no lo serán.

Los miembros de organizaciones funcionan en niveles diferentes. Algunos aparecen más frecuentemente que otros; algunos están más comprometidos que otros; y algunos tienen otras cosas a las que atender en sus vidas que tendrán prioridad sobre la organización ahora y más delante de nuevo. Podemos usar todas estas clases de miembros, así como miembros con muy diferentes tipos de habilidades.

Miembros que hablan en nombre de grupos globales de personas son especialmente provechosos porque a través de su admisión su organización obtendrá el acceso para las personas que pueden ayudar en niveles diferentes.

Las organizaciones estarán a menudo acudiendo a reclutar miembros con destrezas variadas. Sin embargo, a veces un proyecto requerirá que los miembros cuenten con habilidades específicas.

Si hay una habilidad específica que su organización está buscando para ayudar a conseguir sus objetivos, su organización o coalición pueden desear reclutar a miembros que hablan para organizaciones con alguna destreza en esas áreas.

En cuanto a desarrollar un plan para reclutar miembros, usted debe determinar qué clase de miembros está usted buscando.

¿Quién va a encontrarlos y conseguirlos?

Una cuestión importante. Bien, ¿a quién ha conseguido usted? Si es usted a solas, usted tiene su obra hecha indudablemente para usted. Pero incluso si usted tiene una pequeña legión de reclutadores, usted probablemente todavía tendrá su obra hecha para usted. Es una gran tarea. Por el momento, sin embargo, usted debe saber a quién está usted buscando, si hablan para sí o para organizaciones, y a cuántas personas necesita usted.

Determinar quién encuentra y consigue a los nuevos miembros es esencial para su planificación. Usted y sus ayudantes pueden planear juntos los enfoques que usted usará para conseguir las personas a quienes usted necesita.

No sea tímido a la hora de delegar la responsabilidad. Si usted tiene personas disponibles para ayudarlo a reclutar, haga a esas personas tan útiles como sea posible. Asigne las tareas de contratación diferentes a personas diferentes. No diga sólo a todo su personal que salgan a buscar miembros. Eso malgastará su tiempo y posiblemente también el de los miembros potenciales.

Regresando al ejemplo de limpieza a fondo, podríamos haber decidido que hay algunas personas con algunos talentos específicos o recursos que podían ayudarnos en nuestra limpieza a fondo, y en la organización del vecindario en general.

Divida la tarea de búsqueda de miembros. Sabemos que necesitamos a algunos vecinos con herramientas de jardín, y alguien con una camioneta de reparto sería indudablemente provechoso.

Asegúrese de que usted distribuye la búsqueda de miembros. Tom con la camioneta de reparto no será feliz si todos los cinco miembros del grupo le piden que ayude. Después de todo, usted quiere pedir apoyo, pero no ser demasiado agresivo. También, su organización puede parecer muy desorganizada si nadie parece saber qué están haciendo los demás.

Así que formule quién estará reclutando a quién.

Y en el caso del embellecimiento global de la ciudad, su organización puede desear buscar a miembros que hablan en nombre de organizaciones que tienen destrezas especiales o recursos que serán provechosos para conseguir sus objetivos. Por ejemplo, una ferretería, una asociación de jardinería, un club de arte, y un florista pueden todos ellos ser especialmente provechosos.

¿Dónde han de ser encontrados los nuevos miembros?

Sinceramente, por todos lados. Pero usted ya debe saber quién o por lo menos qué tipo de nuevos miembros está buscando usted. Ahora usted puede centrarse en donde busca usted. Trate de hacer una lista de lugares donde puede estar el tipo de personas y/o organizaciones que usted está buscando.

Ejemplo: usted está buscando construir una nueva casa-club para algunos niños de vecindario y nadie en su organización es bueno en la construcción. ¿Qué destreza sería útil en un nuevo socio? Habilidades para construir, por supuesto.

Ahora que usted tiene esta información, Úsala. Encuentre dónde pueden estar las personas con las habilidades de construcción, váyase allí y pida apoyo. Examine las Páginas Amarillas en busca de ferreterías, sindicatos de construcción y contratistas en su comunidad. Piense en otros clubes, organismos y organizaciones en su comunidad donde las personas con las habilidades de construcción pueden ir.

Por ejemplo: pensemos otra vez en grande. Quizás su organización empezó deseando construir una casa club para un grupo de niños de vecindario, pero todos ustedes se pusieron tan entusiastas con el proyecto que su organización decidió constituir una coalición para promover las actividades del club joven.

Ahora usted puede no desear reclutar a miembros con las habilidades de construcción solamente, usted también desearía reclutar a miembros que hablan para organizaciones, sindicatos, los servicios comunitarios, y las empresas locales y corporativas que pueden desear involucrarse. Después de todo, a su organización probablemente le gustaría conseguir todo el apoyo que pudiese.

No se olvide. Usted no sabrá quién quiere verse involucrado a menos que usted pregunte.

sí que defina a quién le gustaría tener como miembro su organización. Entonces....

Haga una lista y escribala.

¿Cuándo es un buen momento para buscar nuevos miembros?

¿Bien y qué tal ahora? Cualquier organización debe siempre buscar nuevos miembros. Sí, algunos momentos son mejores que otros. Es más fácil reclutar a miembros cuando su organización está dando apoyo a un proyecto o asunto especial. Encuentre un gancho (algo para atraer a las personas hacia su asunto específico, la causa, o la organización). Los ganchos son útiles.

Pero también hay para una organización muchas ocasiones especiales de buscar a nuevos miembros o para una coalición de buscar nuevas organizaciones miembro. Algunos de ellos incluyen cuándo usted está:

• Asumiendo una nueva iniciativa
• Quiere legar a ser más fuerte en la comunidad
• Empezar una campaña de publicidad / recaudación de fondos
• Reemplazar a ex miembros

Si su organización no tiene una necesidad específica de nuevos miembros pero está tan sólo esperando que un buen asunto o suceso lo ayuden empezar una campaña de reclutamiento, hay ciertas clases de asuntos que a menudo captan la atención y el apoyo. Éstos los asuntos incluyen:

• Niños
• Justicia
• Salud
• Inocuidad/Seguridad
• Trabajos

¿Algunos de estos asuntos están relacionados con su proyecto? ¿En qué otros asuntos pueden pensar usted?

Para su plan usted debe determinar cuándo empezará activamente a buscar a nuevos miembros.   Desarrollar un cronograma demostrará ser provechoso. Ponga objetivos.

Usted también puede necesitar saber cuán pronto usted necesita a sus nuevos miembros. Usted podría tener un suceso grande inminente, como un acontecimiento social para recaudación de fondos, para el que usted sabe que necesitará a más miembros. En tal caso, usted podría querer crear un cronograma con su plan de la acción.

Por ejemplo: nuestro grupo tiene que tener 30 nuevos miembros en nuestra organización antes de nuestro baile anual en enero. Ahora es septiembre. Así que, trataremos de reclutar al menos 15 nuevos miembros antes de mediados de octubre. Tiene sentido para nosotros apuntar un poco alto así que estaremos bien incluso si nos quedamos un poco cortos. Nuestro grupo se reunió y creó el siguiente cronograma:

Septiembre	Octobre	Noviembre	Diciembre
Desarrollar un plan de reclutamiento.	Señalar objetivos para reclutar organizaciones miembro o representantes.	Reunirse con representantes de organizaciones miembro.	Continuar buscando soporte. ¡Cuánto más mejor!
Empezar a reclutar miembros u organizaciones para la coalición. El objetivo es haber reclutado a 15 miembros antes de mediados de mes.	Nos reuniremos para mantener el interés de los nuevos miembros.	Continuar la reunión y el reclutamiento. Recuerde, nuestro objetivo es 30. Pero ¡no pararse allí!!!
Si estamos teniendo problemas - revisión de tácticas.	Seguir reclutando.

Recuerde desarrollar su plan para reclutar miembros antes de que usted empiece a hacer el trabajo en realidad. Usted no quiere gastar una horrible cantidad de tiempo cambiando de táctica a táctica tratando de conseguir sus objetivos sin mucha suerte. Asegúrese de que su búsqueda de nuevos miembros sea organizada. No se olvide de hacer un plan y escríbalo.

¿Cómo debe usted acercarse a miembros potenciales?

Ahh, el enfoque. Imaginemos que aunque nuestro grupo se siente muy enérgico sobre nuestro proyecto (en este caso de limpiar la zona desordenada), no puede parecer tan atractivo a los otros como nos lo parece a nosotros. Conseguir que nuevas personas se involucren con el proyecto o grupo suena tan fácil como reunirse con un socio de toda la vida es decir en un bar.

Así que es importante diseñar un enfoque cuidadosamente. Mire este ejemplo:

"Hey, ¿usted quiere salir el domingo para recoger la papelera y limpiar graffitis de paredes con algunas personas a quienes usted escasamente conoce?"

¿No es improbable recibir una respuesta muy favorable? Tal vez éste es un poco mejor:

"Hola, usted vive en nuestro vecindario también, ¿no? Lo he visto un poco por aquí. Bien ¿usted conoce la zona desordenada alrededor de la vieja cámara que hace a nuestro vecindario parecer un solar de estacionamiento después de un mercadillo? Un grupo de nosotros va a conseguir limpiarlo juntos el domingo y luego tendremos una comida en la casa de Shawn Barge."

Podría ser una buena idea personalizar sus metáforas si usted conoce a la persona a quien usted está tratando de reclutar. Por ejemplo, para un admirador de deportes:

"...Hace que nuestro barrio parezca el solar de aparcamiento de un estadio de fútbol un domingo tras el partido.”

¿Recuerda usted cuándo está tratando de convencer a las personas para que ayuden que ellos necesitan sentir que van a conseguir algo con eso? La satisfacción, las nuevas destreza, la satisfacción personal, etcétera. Usted quiere hacer a los miembros potenciales sentir como si limpiar el jardín les beneficiará porque también viven en ese vecindario.

Las coaliciones que desean atraer organizaciones miembro deben ser cuidadosas en dar a las organizaciones que están tratando de reclutar las razones obligatorias para reunirse con la coalición. Ésta es otra razón de por qué es especialmente importante un plan. Las organizaciones no querrán involucrarse con un esfuerzo desorganizado e ineficiente.

Qué hacer si usted consigue un sí, un quizás, o un no.

¡Si usted consigue un sí, fenomenal! En primer lugar usted indudablemente ya debe saber por qué ha reclutado a esta persona. Sólo asegúrese de que usted pueda decir al nuevo socio o la organización qué será necesario y cuándo.

Un tal vez también es muy bueno. Un “tal vez” le muestra que esta persona u organización no están totalmente sin interés en la causa. Manténgase en contacto con aquellos que dicen " tal vez." Tal vez estarán interesados en asociarse más tarde, o se involucren en una actuación diferente ahora.

Un no....bien, usted no puede ganar siempre. Usted debe también intentar distinguir un "No" de un "No por el momento." Usted podría haber preguntado en un mal momento; después de todo, usted no sabe todo que está ocurriendo en las vidas de todos. Si usted no consiguiera la puerta cerrada en su cara, usted podría desear intentarlo otra vez después. Usted nunca sabe cuándo alguien podría tener un cambio de idea.

Sea lo que sea que alguien le diga, no sea atrapado por la sorpresa. Piense por adelantado qué dirá usted después.

Obstáculos

Anticipe obstáculos que pueden ocurrir. Las cosas no discurren generalmente de modo perfecto y algo puede (y a veces lo hace) ocurrir. Esté preparado para superar los posibles obstáculos. Un corredor de obstáculos no se preocupa por tropezar con obstáculos; los salta. Usted también debe estar preparado para hacerlo.

Las futuras secciones le ayudarán a usted para que encuentre las técnicas que ayudarán a hacer de su plan un éxito. Para más información, vea los Temas Relacionados listados al final de esta sección.