Sección 5. Crear presentaciones comunitarias

• ¿Qué es una presentación comunitaria?

• ¿Por qué debemos hacer presentaciones comunitarias?

• ¿Cuando debemos llevar a cabo presentaciones comunitarias?

• ¿Cómo se llevan a cabo las presentaciones comunitarias?

¿Qué es una presentación comunitaria?

Es una manera muy efectiva de educar a las personas en su comunidad e involucrarlas en un proyecto. Una "presentación comunitaria" es un evento en vivo, es una descripción en vivo, cara a cara de su punto de vista, a un grupo local. Las presentaciones pueden hacerse en diferentes formatos como por ejemplo a través de discursos públicos, pláticas informales, juntas, debates, talleres o seminarios. Esto es solamente una lista parcial.

Pero todos estos formatos de presentación tienen características en común. Primero, el propósito es discutir problemas, planes de acción, temas de interés, metas de la comunidad. Y segundo, el éxito de estas presentaciones (y el suyo) dependerá de algunos principios básicos de comunicación que se describen a continuación.

¿Alguna vez ha fantaseado sobre dar una plática y recibir porras y ovaciones? En la vida real, muchas veces no es posible hacer que las personas se levanten de sus asientos; pero con preparación y práctica seguramente podrá adquirir más habilidades para presentarse frente a las personas y convencerlas de su punto de vista.

¿Por qué debemos hacer presentaciones comunitarias?

Algunas buenas razones son:

• Incrementar la conciencia y el entendimiento de las personas hacia los temas que usted trata.
• Incrementar la conciencia y el entendimiento de las personas hacia usted y su grupo.
• Incrementar el apoyo comunitario hacia usted y su grupo.
• Para motivar a la comunidad a involucrarse y tomar acción en su causa.

¿Cuando debemos llevar a cabo presentaciones comunitarias?

Entonces, ¿cuando debería hacer estas presentaciones? Algunas situaciones pueden ser mejores que otras. Y entre las mejores situaciones se tiene cuando:

• La conciencia comunitaria de que el conocimiento sobre este tema es bajo.
• Usted tiene información nueva e importante sobre el tema a tratar.
• La comunidad es receptiva a este tipo de información y no está limitada a una posición de oposición.
• Las acciones necesitan ser tomadas rápidamente.

¿Cómo se llevan a cabo las presentaciones comunitarias?

Mire fijamente a su pasado y probablemente usted tenga experiencia, en algún tipo u otro. Usted puede haber ofrecido presentaciones en el trabajo, la escuela o para una organización comunitaria a la que usted perteneció. Por lo tanto tiene oportunidades en las que conoció un poco de las bases. Pero, ¿puede usted mejorar su habilidad actual de hacer presentaciones y avanzar al siguiente nivel? Nosotros creemos que sí.

Una presentación comunitaria exitosa tiene tres elementos o plataformas claves: condiciones del contexto apropiadas, la preparación adecuada y la presentación o entrega correcta de la información. Cada una de estas plataformas tiene algunos pasos específicos para lograr su objetivo. Las plataformas, y los pasos, están descritos a continuación.

Las condiciones de contexto apropiadas

Decida el mejor formato de comunicación

Hay muchos formatos diferentes, a su disposición, para anunciar su mensaje. Ciertamente, utilizando publicidad, anuncios en estaciones de radio o televisión locales, correos masivos, solicitudes puerta a puerta, llamadas telefónicas e invitaciones personales pueden ser partes importantes de su estrategia de comunicación. Usted puede también considerar puede considerar llevar a cabo reuniones en el pueblo, foros públicos, sesiones de escucha, seminarios o talleres para discutir asuntos, metas y planes de acción.

Estos formatos de comunicación pueden y a menudo deben combinarse.

Revise quién va a ser la audiencia

Pregúntese: ¿Quién estará posiblemente en la audiencia? Esto es importante porque usted querrá dirigirse a sus necesidades e intereses particulares. Si usted espera activistas del vecindario, ese es un tipo de audiencia. Si usted espera negociantes locales, esta puede ser otra situación completamente. Por consiguiente qué dice y cómo lo dice puede necesitar variar, algunas veces bastante.

Si usted es invitado a hablar para un grupo particular (La Liga de mujeres Votantes, la asociación de miembros de diferentes religiones, el hospital local) la invitación le va a dar una pista. Si no hay ningún patrocinador específico puede darse una idea de quien va a ser su audiencia basándose en el conocimiento que tiene de la comunidad y las audiencias en presentaciones pasadas. También puede preguntarle a los líderes de la comunidad acerca de quienes serán los miembros que escucharán la presentación.

A continuación se presentan algunas preguntas específicas que se debe hacer (y posiblemente a otros) sobre su eventual audiencia:

• ¿Cuál será el rango posible de edad de la audiencia? ¿El nivel de educación? ¿Valores? ¿Formación cultural y ética?
• ¿Cómo usted ha sido descrito a ellos?
• ¿Qué tan interesados están en su tema?
• ¿Qué (y cuánto) saben ya acerca del tema?
• ¿Qué espera la audiencia de usted?
• ¿Qué esperan de su presentación?

Reclutando a los miembros de la audiencia que usted desea para su presentación

Ahora pregúntese: ¿Quién quiere usted que se encuentre en el auditorio? Más allá de aquellos que posiblemente llegarán. Esto es especialmente importante, porque usted puede tratar de reclutar estas personas. Lo puede hacer indirectamente promocionando su presentación a sus grupos claves. O usted (o quienes le apoyan) puede hacerlo directamente por medio de una carta individual, por teléfono o en persona.

Conozca el lugar de la presentación

Además de tener información acerca de la audiencia debe también tener información acerca del lugar de la presentación. Por ejemplo, ¿Que tan grande es el lugar?, ¿Cómo estará ordenado el lugar? ¿Existe equipo audiovisual disponible?

La disposición adecuada del medio físico es un paso para garantizar su éxito, aquí les damos unos consejos específicos:

• Visite el lugar con tiempo suficiente. Revise el acomodo de los asientos, su posición como expositor y cualquier elemento ambiental que pueda ser la diferencia para usted (por ejemplo, contactos de electricidad, sistema de luz, sistema de ventilación). Si usted tiene recomendaciones para hacer cambios no sea tímido, hágalos y verifique que se lleven a cabo.
• Asegúrese de que tiene el equipo audiovisual que necesita. Aprenda como funciona, asegúrese de que esta trabajando correctamente, compruebe que todo está en buenas condiciones varios días antes de su presentación y poco tiempo antes de la presentación misma, para reducir el riesgo de falla en el equipo. (Si va a utilizar proyectores tenga focos adicionales)
• Averigüe quien puede ayudarlo en caso de que se tenga que hacer cambios a última hora en el cuarto o ajustes en los equipos. Trate de estar seguro de que dicha persona va a estar ahí antes que la presentación empiece. Más de una presentación ha tenido problemas porque alguien olvidó las llaves del cuarto ¡no deje que esto le pase!

La preparación apropiada

Ahora usted está listo para planear la presentación con tal.

Aclare sus objetivos.

Antes de que se presente a la comunidad, necesita definir con precisión cuál es el mensaje que quiere brindar. ¿Cuál es el objetivo principal que desea alcanzar?

Por ejemplo, puede ser que lo que usted desea es obtener apoyo para un programa de inspección de casas viejas que tienen pintura de plomo. Su objetivo específico puede ser convencer a las personas de la comunidad de proporcionar fondos económicos para el programa y comenzar en seis meses. (Consejo: Escribir los objetivos ayuda)

¿Cómo puede su presentación alcanzar el objetivo? Continuando con el ejemplo anterior, puede decidir hablar acerca del envenenamiento por plomo de niños en su comunidad. Una presentación bien hecha sobre este tema puede convencer a otros de la necesidad de hacer inspecciones. En ese caso, tiene que decidir cuáles son los puntos clave acerca del envenenamiento por plomo. Estos deben estar directamente relacionados con el programa de inspección que esta tratando de promover en la comunidad.

Escriba estos puntos en papel. Esto le permitirá centrar la guía de su presentación, lo cuál es el siguiente paso.

Desarrollando una guía

Así como lo ha hecho en otras presentaciones tiene que hacer una guía que cubra los puntos de la presentación. La guía es un plan general que lo va ayudar a que su presentación vaya por el camino que usted desea.

Las guías de una presentación, por lo general, tienen secuencias similares, las cuáles comúnmente incluyen:

• Tema general
• Historia o contexto acerca de la temática a tratar
• Descripción de la situación o problema actual
• Soluciones propuestas -- a menudo junto con una solicitud de acción
• Resumen

¿Puede esta secuencia funcionar para usted? Posiblemente. Pero si usted cree que una secuencia diferente será mejor, inténtela.

El contenido de su guía debe estar basado en los objetivos mencionados y debe incluir los puntos clave que quiere dar a conocer. Para más información vea, más adelante, el encabezado #10, "Convenza a su público".

Seleccione sus materiales

Después de tener una guía, necesita encontrar y desarrollar materiales que incluyan el contenido de su presentación. Puede recolectar artículos del periódico, frases, reportajes, datos, historias y anécdotas que apoyen sus puntos de vista. Aún para una presentación de 10-15 minutos, necesita preparar este tipo de material y esto le va servir para estar preparado y podría servir como referencia de respaldo si los miembros de la audiencia tienen preguntas para usted.

A continuación, revise el material ya recolectado y seleccione lo mejor. ¿Qué es lo más relevante acá? ¿Qué material va a apoyar mejor su presentación?

En este momento, usted tal vez quiera considerar apoyarse con material visual.

Creando ayudas visuales: tipos y consejos

El utilizar apoyos visuales en su presentación ayuda a obtener la atención del público, así como la retención de lo que usted necesita decir. Esto es porque muchas personas recuerdan mejor si escuchan y ven algo, comparado a sí sólo lo escuchan. Las ayudas visuales pueden ser sencillas y fáciles de ver y leer. Algunos tipos de ayuda visual que usted podría utilizar son:

• Pizarrones. Estos son muy útiles en grupos pequeños y pueden ayudar con la participación e interacción de la audiencia.
• Rotafolios. Puede preparar estos anticipadamente (con múltiples colores) y utilizarlos como herramientas de participación de la audiencia.
• Transparencias. Estas son útiles para proyectar imágenes hechas a mano, fotografías y texto. Usted podrá necesitar un proyector de transparencias. Note que las transparencias pueden también ser utilizadas para escribir en ellas mientras se está hablando.
• Diapositivas de 35 mm. Las diapositivas pueden ser hechas para información escrita así como para imágenes y gráficos. Esto funciona mejor con audiencias grandes y que pueden proyectarse en pantallas grandes.
• Información escrita al público. Estas deben ser breves resúmenes de los puntos principales e información contenida en su presentación, junto con números y direcciones de contactos. Puede distribuirlas antes, así las personas pueden leerlas y seguir información técnica, o luego de finalizar su presentación. (No las proporcione durante la presentación, porque esto podría distraer la atención de las personas de lo que usted está haciendo)
• Demostraciones en vivo. Pueden ser fascinantes si están bien preparadas y todo el público las observa adecuadamente.

Para cualquier medio visual que decida utilizar, acá encontrará algunas reglas básicas y consejos prácticos que puede utilizar para diseñarlos:

Limitarse a una idea principal por transparencia, diapositiva, filmina o póster.

• Para cada gráfico, utilice no más de 6-8 líneas de texto.
• Utilice frases clave más que frases completas. Utilice lenguaje sencillo, evite el lenguaje técnico.
• Utilice listas de puntos para aspectos claves.
• Utilizar doble espacio después de líneas de texto
• Utilice letra grande, en negrita y tipos especiales de letras.
• Este seguro que la audencia puede leer el texto. (Para chequear esto, observe el gráfico desde la parte de atrás del cuarto de conferencia)
• Cuando presente un gráfico léalo y aclárelo a su audiencia.
• Solamente muestre información que desea discutir.
• En el diseño de gráficos:
  • Una gráfica horizontal ayuda a comparar una categoría entre varias otras.
  • Una gráfica vertical ayuda a mantener la atención en un cambio sobre el tiempo.
  • Un gráfico lineal puede ser utilizado para mostrar datos de varios periodos de tiempo o tendencias.
  • Una gráfica de pastel muestra la cantidad de cada variable como un porcentaje del total.
• Apague las luces del proyector cuando no tenga ninguna imagen que mostrar.
• Mantenga un medio visual enfrente del público solamente durante el tiempo en el que apoye su presentación oral. Y no distraiga al público con la siguiente filmina o diapositiva antes de que esté preparado para hablar sobre ella. Manténgala cubierta.

¡Practique!

El contenido de su presentación es muy importante y vale la pena trabajar mucho tiempo en esto. Pero igualmente importante es la posterior entrega de la misma. La clave para esto es muy simple: práctica. Mientras más practique más cómodo se va a sentir al hablar de su material y mayor será el impacto de la misma.

Algunos consejos para ayudarle a practicar efectivamente

• Practique frente a un espejo -- así puede ver sus gestos, expresiones faciales y postura.
• Practique frente otras personas -- familiares, amigos, colegas y cualquier otra persona que pueda escuchar. Un poco de ensayo es una de las mejores formas de práctica. Con optimismo, su audiencia de práctica le puede dar retroalimentación constructiva para mejorar su presentación real.
• Practique grabándose en una cámara de vídeo -- De nuevo, usted será capaz de ver y escuchar que está haciendo bien y que puede ser mejorado. (La cámara no miente; es una excelente técnica de enseñanza)
• Practique leyendo en voz alta -- y cuando lo haga, practique sonar relajado y natural, no como leyendo de un guión.
• Practique respirar y relajarse -- por más ridículo que pueda parecer, cuando está nervioso, su respiración se hace poco profunda, esto le priva de oxígeno y hace difícil pensar con claridad.
• Practique con un reloj -- Haga una práctica de su presentación para el tiempo y vea que tan cerca está de la cantidad de tiempo que tiene disponible. Seguramente, no querrá que su presentación sea demasiado corta o demasiado larga.
• Practique el mantener el contacto visual con su público -- No mantenga los ojos en las notas o en un rincón del cuarto. Explore toda la audiencia con frecuencia.
• Practique poniendo atención a como esta entonando cada palabra -- ¿Está hablando claramente?, ¿Esta hablando demasiado rápido o demasiado lento?, ¿Sé esta expresando en la manera que lo desea, o en un tono monótono o aburrido? Una vez más, retroalimentación de sus escuchas o del equipo de grabación Otra vez, la retroalimentación de las personas que lo escuchan o del equipo de grabación le podrá ayudar mucho.

Otra técnica muy poderosa para prácticar es la visualización. Imagínese usted mismo brindando la presentación, con él público real en el sitio. Visualice cómo expresará sus ideas, ambas en sus palabras y en su forma (gestos). Pase la película en su mente más de una vez. Los expertos han aprendido que esta “práctica visual”  nos lleva a una mejora en la ejecución en área que van desde el canto hasta el esquí -- y en presentaciones comunitarias también.

Utilice sus notas

Ahora llega el momento de hacer la entrega de su presentación. Su mensaje es importante y usted debe estar cómodo con los hechos. Pero usted puede necesitar más que los hechos; usted necesitará conectar e involucrar a su audiencia también. ¿Cómo poder educar, convencer e inspirar sobre sus temas al público?

Si usted es un orador experto o si ha presentado el mismo tema muchas veces, podría ser que todo lo que necesite sea una guía básica o quizá mucho menos.

Pero si usted es como la mayoría de nosotros, va tener que utilizar muchas notas, o quizá tenga por escrito cada palabra que va a decir. Mantenga sus notas bien organizadas y en orden, con cada tema principal en una hoja separada (o en una tarjeta de intervención); con encabezados claros; en letras grandes; y de diferentes colores para señalar los puntos clave.

Sus notas son los fundamentos básicos de su presentación. Le ayudarán a ser tan convincente e inspirador como sea posible.  Una vez que usted está en su presentación puede omitir apegarse a sus notas hasta cierto grado, pero siempre es conveniente tenerlas para regresar a ellas.

Convenza a su público

El dar discursos tiene más de mil años de antigüedad, hay muchos trucos para dar un discurso convincente. En palabras sencillas:

• Las frases con las que comienza su plática son clave para obtener la atención de su público. ¡La primera impresión cuenta! Su introducción deberá ser memorable, breve y al grano. Historias, frases y algunas veces humor son vías de obtener y mantener la atención de las personas.
• Una vez que tiene la atención, de a conocer a su audiencia que esperar. Exponga su intención y un anticipo del resto de su presentación.
• Haga contacto visual con su público. Haga contacto con ellos. Ellos le van  hacer saber, a través de sus expresiones y posturas, que tan bien les está alcanzando su mensaje. Guíese por su retroalimentación y haga los ajustes necesarios.
• A mitad de su presentación, presente sus datos e ideas claves. De nuevo historias, ejemplos y evidencias van a ayudarle a transmitir su mensaje. Pero no utilice demasiadas palabras, sobre todo si escasea el tiempo, haga que cada palabra cuente.
• La evidencia es importante. Cite hechos y figuras. Comparaciones con otras comunidades es a menudo efectivo. Pero no abrume a su audiencia con mucha información, porque las personas pueden dejar de prestar atención. Mantenga todo simple, relevante y fácil de entender. Alguna literatura que puede llevar con usted puede brindar detalles adicionales.
• Asegúrese de enfatizar los puntos clave. Subráyelos verbalmente o a través de su apoyo visual. La repetición ayuda, hasta cierto punto; el refrasear sus ideas principales en diferentes expresiones, puede incrementar la retención.
• Hable sobre su tema con convicción personal. Usted esta convencido de ello así, que demuéstrelo. Y puede que usted también tenga emociones, utilícelas también -- lo cual no quiere decir que usted deba mostrar cada uno de sus sentimientos. Hablando generalmente, usted debe trazar sobre sus emociones, pero mantenerlas sobre control, y ponerlas al servicio de su presentación.
• Su meta debe incluir acción; así cuando empiece a finalizar, muestre que acción es necesaria y por qué. Las acciones deseadas deben fluir naturalmente de la evidencia que usted ha presentado. Haga que cada acción deseada sea especificada y demuestre claramente como los miembros del público pueden llevar a cabo esa acción en particular.
• La manera en que termine su presentación es tan importante como la manera en que la comienza. Resuma los puntos clave, repita la necesidad de llevar a cabo una acción en particular, demuestre como las acciones propuestas son factibles. Apele a los valores y preocupaciones que todos comparten;  y (en este momento específico) hágalo con sentimiento. Apunte por una última impresión, y finalice con una nota alta.

A continuación se presenta el flujo básico de su presentación:

Explicar

La importancia del tema

Presentación

Hechos

Resumir con

Conclusiones

Mostrar

Posibles acciones

Personalizar las

Aacciones que todos podemos llevar a cabo

Preguntas y respuestas

Su presentación ha finalizado y su audiencia ha aplaudido. ¡Felicitaciones por un trabajo bien hecho! Pero el evento no ha terminado. En la gran mayoría de las presentaciones el público tiene preguntas. Sus respuestas pueden convencer a las personas que aún dudan de su mensaje o propuesta.

¿La mejor manera de manejar las preguntas? Prepárese a ellas con anticipación. No es muy difícil anticipar las preguntas que muy probablemente va a recibir y si usted puede hacer esto también puede elaborar respuestas para ellas y estar preparado para utilizarlas. Mientras más se prepare más efectivas serán sus respuestas.

Algunos consejos generales:

• Escuche con atención cada pregunta.
• Parafrasee la pregunta para entender el significado correcto de esta y para darle el beneficio a aquellos que pueden no haber escuchado bien. Después responda a la pregunta.
• Demuestre respeto y afecto hacia cada persona que pregunta, aún cuando usted siente que la no tenga nada que ver con el tema.
• Mantenga la respuesta corta y al grano (Algunas veces una pregunta le dará la oportunidad de hacer un punto importante que usted omitió en su presentación original. En este caso hágalo brevemente, no se extienda en su respuesta; otras preguntas se encuentran esperando)

Ejemplos de algunas situaciones que pueden surgir:

• Una persona del público esta en desacuerdo con usted. Esto puede pasar. Ante esta situación usted puede enfatizar las áreas en las que concuerda con esta persona, al mismo tiempo que retoma el tema en particular en el que están en desacuerdo. Vuelva a dar las razones por las que usted mantiene su posición y dígale a la otra persona que entiende su punto de vista a pesar de que sea distinto y siga adelante.
• Alguna persona del público se enoja y se pone hostil. Aplique el mismo principio pero manténgase calmado.
• No conoce la respuesta. Entonces dígalo. Ofrezca que va a investigar sobre dicha pregunta y después se contactara con la persona interesada. Si usted lleva información o material a la mano quizá pueda buscarla en ese momento.
• Una persona del público se sale del tema. Escuche, demuestre que entiende lo que esta diciendo y trate de llevar la discusión de vuelta a los puntos principales de su presentación. Si la persona insiste en salirse del tema agradezca a la persona y pase a la siguiente pregunta; haga alguna seña al moderador para que las preguntas vuelvan al curso apropiado.

Seguimiento

Cuándo se haya terminado el periodo de tiempo para hacer preguntas (y todo haya salido adecuadamente durante la presentación,) usted tendrá tiempo para hacer un seguimiento. Usted podrá tener nueva gente que lo apoye así como, partidarios que se han vuelto más entusiastas. Tome ventaja de esta oportunidad de oro. Aproveche el momento. Esto es un excelente espacio para crear sobre el momentum que usted ha generado.

¿Cómo puede hacer esto? Usted debe tener:

•     Una mesa con literatura en la parte de atrás de la sala (lleve un amigo que le ayude con esto)
•     Una lista de asistencia para futura información o para obtener una lista de correo
•     Un anuncio de su próxima reunión
•     Un recordatorio para tomar acciones locales (ej. Llamadas telefónicas, votos, hablar co amigos)

Y usted puede quedarse luego de la presentación para hablar directamente con otros que quieran aprender más o actuar.

El punto clave es buscar vías aprovechar la energía que se encuentra allí. Hágalo ahora. Esto porque la energía humana a menudo disminuye rápidamente. Una semana después, podría ser muy difícil incitar al mismo grupo a llevar acabo acción -- ¡asumiendo que usted recuerda quienes eran ellos en primer lugar!