پروژه شما به سرانجام رسیده است. حالا می‌خواهید مطمئن شوید نتیجه تلاش‌هایتان با‌گذشت زمان و پایان یافتن پروژه از بین نخواهد رفت. اگر شما به کاری که می‌کنید ایمان داشته باشید، تلاش خواهید کرد تا راه‌هایی را پیدا کنید که حتی در صورت عدم دریافت کمک مالی، تغییر اوضاع سیاسی و یا ترک سازمان، پروژه بتواند به حیات خود ادامه دهد. خلاصه اینکه شما می‌خواهید نتیجه کاری که انجام داده‌اید نهادینه شود و جامعه محلی و باهمستان قادر باشد در حفظ و نگهداری آن به‌طور مستقل عمل کند. برای دستیابی به این هدف شما نیاز به تعریف سازوکاری برای پایدار شدن اهداف و اثرات پروژه دارید.
پایداری به چه معنی است؟
پایداری، یک فرآیند فعال و پویا است که با شکل‌گیری یک برنامه یا پروژه آغاز می‌شود و همزمان موجب برقراری روابط، برنامه‌ها و جریاناتی می‌شود که در نهایت آن برنامه را تبدیل به یک بخش جدایی‌ناپذیر از باهمستان می‌کند. شما به فراخور نوع برنامه یا ماموریت سازمان‌تان، ممکن است دلایل متعددی برای ایجاد پایداری یک سیستم داشته باشید.
اما آن‌چه که مسلم است این است که طراحی یک برنامه برای پایداری، علاوه بر اینکه اثربخشی آن را افزایش می‌دهد، کار شما را برای اجرای فعالیت‌هایتان ساده‌تر می‌کند. شما با تدوین سازوکار پایداری پروژه، مراحل مختلف فرآیند را مشخص می‌کنید و به‌خوبی می‌دانید که در ادامه مسیر چه فعالیت‌هایی و با چه هدفی باید انجام شوند. با مطالعه این مطلب با مقدمات و پیش‌نیازهای تدوین چنین برنامه‌ای آشنا می‌شوید.
منظور از برنامه‌ریزی برای پایداری چیست؟
برنامه‌ریزی روشی از سازماندهی کارها است که دستیابی به اهداف را تسهیل می‌کند. قبل از برنامه‌ریزی، باید بدانید برنامه‌ریزی برای پایداری یک برنامه، چه تفاوتی با سایر برنامه‌ریزی‌ها دارد. یکی از مهمترین نکات این است که در طراحی این برنامه حداکثر منافع بلندمدت باهمستان یا جامعه محلی را در نظر بگیرید.
اگر یک برنامه ارزشمند بنا نهاده‌اید قطعا نمی‌خواهید که ناگهان ناپدید شود. به‌همین دلیل برنامه‌ریزی برای پایداری، بلندمدت‌تر و همچنین همه جانبه‌تر از سایر برنامه‌ریزی‌هایی است که انجام می‌دهید. برای انجام این برنامه‌ریزی شما باید بتوانید از جزئیات برنامه‌تان فاصله بگیرید و کل فرآیند را به‌عنوان یک تصویر کلی در نظر بگیرید.
چگونه این کار را انجام دهید؟
هشت سوالی که در ادامه به آن اشاره شده، مبنای مناسبی است برای اقداماتی که در جهت پایداری انجام می‌شوند. بهتر است چند نفر از اعضای اصلی سازمان شما در یک نشست مشترک به این سوالات پاسخ دهند و حتی در صورت نیاز و بر اساس ویژگی‌های سازمان یا پروژه، سوالات بیشتری را نیز به این فهرست اضافه کنند. به این سوالات توجه کنید، به آن‌ها صادقانه پاسخ دهید و از این پاسخ‌ها برای طراحی و اجرای برنامه استفاده کنید.
- اول، ماهیت اصلی سازمان یا پروژه چیست؟
- دوم، چه اهدافی را در نظر گرفته‌ایم؟
- سوم، چه اقداماتی را تاکنون انجام داده‌ایم؟
- چهارم، چه مقدار از استقبال عمومی برخوردار هستیم؟
- پنجم، ساختار کلی پروژه یا سازمان ما چیست؟
- ششم، آیا منابع انسانی جوابگوی نیازهای سازمان است؟
- هفتم، موانع احتمالی که ممکن است با آن‌ها برخورد کنیم چیست؟ و چگونه می‌توانیم از آن‌ها عبور کنیم؟
- هشتم، آیا بودجه فعلی برای هزینه‌های پیش‌بینی شده و پیش‌بینی نشده کافی است؟
با طرح و پاسخ به این سولات ضمن اینکه می‌توانید عملکرد هر بخش را به‌طور جداگانه بررسی کنید این امکان را هم پیدا می‌کنید که تحلیل همه جانبه‌ای از فرآیند داشته باشید.
چرا باید برای پایداری برنامه‌ریزی کنید؟
برای اینکه زمان لازم برای حل مشکل را به خودتان بدهید. هرچه مشکل بزرگتر باشد، حل کردن آن به زمان بیشتری نیاز دارد. پیدا کردن یک راه حل مناسب گاهی ممکن است سال‌ها به طول بیانجامد.
برای مثال ما نمی‌توانیم روند تخریب محیط زیست را یک شبه متوقف کنیم. حل چنین مشکلی مستلزم صرف وقت زیاد و توجه بیشتر و طولانی‌مدت‌تر به جزئیات و برنامه‌ریزی است که در جهت تغییر این وضعیت انجام می‌دهیم.
برنامه‌ریزی برای پایدارسازی یک فرآیند، به شما کمک می‌کند تا از یک برنامه ابتکاری با ساختاری غیرمنسجم و آینده‌ای نامطمئن به یک برنامه پایدار با ساختار و مشروعیت لازم برای ارائه خدمات‌اش در آینده برسید.
داشتن چنین برنامه‌ای تلاش‌های شما را برای پایدارسازی کارآمدتر و مؤثرتر می‌کند و به شما کمک می‌کند قدم‌های لازم را برای رسیدن به اهداف‌تان برای پایداری بلندمدت تاثیرگذاری پروژه مشخص کنید. یک تلاش برنامه‌ریزی شده همیشه نسبت به یک تلاش غیرسازمان‌دهی شده و بدون برنامه‌ریزی ارجحیت دارد.
داشتن یک برنامه مدون برای زنده نگه داشتن تاثیرگذاری پروژه قطعا همیشه مقرون به‌صرفه‌تر از شروع یک برنامه جدید و یا تکرار همان برنامه خواهد بود.
برنامه‌ریزی برای پایداری یک پروژه یا عملکرد یک سازمان بهتر است همزمان با شروع آن پروژه و یا همزمان با تاسیس سازمان آغاز شود. زمانی که اهداف پروژه را تعیین می‌کنید، یا زمانی‌که چشم‌انداز، ماموریت و اهداف سازمان را تعریف می کنید باید به فکر یک سازوکار پایدار برای آن باشید و برایش یک برنامه مکتوب تهیه کنید.
چطور برنامه‌ریزی کنیم؟
همان‌طور که در بالا اشاره شد اولین قدم برای تدوین برنامه پایداری، پاسخ به چند سوال مهم است.
اول، ماهیت اصلی سازمان یا پروژه چیست؟
از آن‌جایی که هر برنامه‌ای ویژگی‌های خاص خودش را دارد صدور یک دستورالعمل یکسان برای پایداری همه برنامه‌ها ممکن نیست و تصمیم‌گیری در مورد نحوه پایداری پروژه یا عملکرد سازمان، به میزان زیادی بستگی به اهداف و برنامه‌های آینده شما دارد. پیش از اینکه هر تصمیمی درباره آینده سازمان یا پروژه‌تان بگیرید، از خودتان بپرسید: «دلیل و فلسفه اجرای این برنامه چیست و در دو سال آینده به کجا خواهد رسید.»
بعضی پروژه‌ها ممکن است اهداف بلند‌مدت‌تری داشته باشند و برای دستیابی به آن اهداف نیاز به برنامه‌ریزی طولانی‌مدت و صرف هزینه بیشتری دارند، مانند پروژه‌ای که با هدف رفع آلودگی هوا فعالیت می کند. درحالی‌که بعضی از برنامه‌ها هدف کوچکی را دنبال می‌کنند، تنها یک‌بار اجرا می‌شوند و با صرف منابع محدود قابل انجام هستند، مانند پروژه پاک‌سازی حاشیه یک رودخانه محلی. با تحلیل و شناخت تفاوت‌ها میان پروژه‌هایی که در دست دارید، تصمیم درست‌تری برای برنامه‌ریزی و آینده آن برنامه خواهید گرفت.
دوم، چه اهدافی را در نظر گرفته‌ایم؟
اهداف فارغ از اینکه بزرگ یا کوچک باشند، برای هر سازمانی مهم هستند. ایجاد تغییر کار ساده‌ای نیست، اما کاری پرثمر است و می‌تواند بسیار هم لذت‌بخش باشد. نکته کلیدی برای رضایت از هر کاری که با هدف ایجاد تغییر انجام می‌شود، این است که ببینید حاصل زحمات شما تبدیل به نتایج مثبتی شده است. یک راه برای مشخص شدن این نتایج، دستیابی به اهداف‌تان است. به این معنی که تحقق هر یک از اهداف، به معنی یک موفقیت و یک قدم رو به جلو است.
برای اینکه از نتیجه کارتان راضی باشید، از ابتدای کار باید اهداف خود را روشن کنید. این اهداف ممکن است خیلی ساده و یا خیلی پیچیده به نظر بیایند، اما نگران نباشید- اگر این اهداف را مرحله به مرحله و با برنامه‌ریزی مناسب انجام دهید می‌توانید امیدوار باشید که پایداری پروژه را تضمین کرده‌اید. ضمن اینکه اغلب در میانه راه دستاوردهای مثبت غیرقابل انتظاری نیز در انتظار شما هست.
مثال: هدف یک پروژه نصب چراغ راهنما در چهارراه های شلوغ در یک محله است. هرچند از ابتدای این پروژه ساکنین محل از آن حمایت کرده‌اند، اما در جلسات هفتگی که در محل برگزار می‌شود، نگرانی‌هایی هم از سوی بعضی از ساکنان مطرح شده است. در چنین شرایطی مجری پروژه باید برنامه طولانی‌مدت‌تری برای ادامه آن در نظر بگیرد تا بتواند پاسخگوی نگرانی اهالی باشد.
اهداف این برنامه چه می‌توانند باشند؟
آیا این پروژه، تنها با نصب چراغ راهنمایی به اهداف خود خواهد رسید یا در طول اجرای پروژه اهداف دیگری هم به پروژه اضافه شده است؟ آیا ساکنان محل در طول مدت این پروژه تمایل به تشکیل یک سازمان محلی پیدا نکرده‌اند یا زمینه آن را ایجاد نکرده‌اند؟
هنگامی که شما در ادامه پروژه با چنین سوال‌هایی مواجه شدید و یا چیزی فراتر از اهداف تعیین‌شده در ابتدای پروژه دیدید، مطمئن باشید در جهت پایداری پروژه حرکت کرده‌اید.
سوم، چه اقداماتی تاکنون انجام داده‌ایم؟
پیش از تصمیم‌گیری درباره برنامه‌ریزی برای پایداری پروژه، بهتر است یک قدم به عقب برگردید و عملکرد پروژه را از ابتدا بررسی و ارزشیابی کنید. با مشاهده موفقیت‌ها و اشتباهات احتمالی که در این فرآیند انجام داده‌اید، بهتر خواهید فهمید اکنون کجا هستید و به چه سمتی حرکت می‌کنید. براساس موفقیت‌هایی که تاکنون به‌دست آورده‌اید برنامه‌ریزی کنید و فرآیند را بر همین اساس ادامه دهید. شما در طول این مسیر درس‌های زیادی از پروژه آموخته‌اید و نقاط ضعف و قوت را شناسایی کرده‌اید. نقاط ضعف و قوت را تحلیل و ریشه‌یابی کنید و بر اساس نتایج آن، برنامه‌ای برای تبدیل نقاط ضعف به نقاط قوت پیدا کنید. موفقیت پروژه شما در گرو همین تحلیل‌های پی در پی و برنامه‌ریزی‌هایی است که بر مبنای آن انجام می‌شود.
مثال: برنامه تی‌واس پروژه‌ای نسبتا موفقی است که با هدف بسیج ذینفعان برای کاهش ارتکاب خشونت در بین نوجوانان اجرا می‌شود. بعد از گذشت یک‌سال از شروع پروژه، سه سازمان به آن پیوسته‌اند. اول، سازمان «برادر بزرگتر» که برادران را تشویق می‌کند تا برادران کوچک‌تر خود را بعد از مدرسه به لیگ بسکتبال ببرند. دوم، یک موسسه خیریه که زمین بسکتبال را در اختیار پروژه قرار داده و سوم، یک دانشگاه محلی که علاوه‌بر برگزاری برنامه‌های آموزشی برای کسب مهارت‌های اجتماعی آن‌ها را در اداره برنامه‌های لیگ بسکتبال کمک می‌کند.
این دستاورد خیلی خوبی است! اما هنگامی که به عقب برمی‌گردیم و با دیدی منتقدانه به عملکردی که این پروژه تا امروز داشته نگاه می‌کنیم، می‌بینیم که تنها بخشی از گروه مخاطب یعنی نوجوانان در این لیگ عضو بوده‌اند. برای مثال، هرچند بعضی از نوجوانان به تنهایی در تمرین‌های بسکتبال شرکت می‌کردند اما دانش‌آموزانی که برادر بزرگتر نداشتند و نتوانستند از خدمات سازمان «برادر بزرگتر» استفاده کنند خود به خود از این برنامه حذف شده‌اند. علاوه‌بر این نوجوانانی که بلد نبودند بسکتبال بازی کنند و یا اعتماد به‌نفس کافی برای عضویت در این تیم را نداشتند، ممکن است ناخودآگاه از دور خارج شده باشند. همچنین مشخص نیست که آیا دانشجویان دانشگاه محلی به‌خوبی توانسته‌اند مهارت‌های اجتماعی را به این نوجوانان بیاموزند یا خیر. علاوه‌بر این در گزارش‌ها آمده است که از نظر نوجوانان کلاس‌های بسکتبال خسته‌کننده هستند و مهم‌تر از همه اینکه سازمان مجری هیچ برنامه‌ای برای ارزشیابی عملکرد پروژه در نظر نگرفته بود. با مرور سابقه فعالیت‌های پروژه، مجریان به این نتیجه رسیدند که هر چند بخشی از کارها موفقیت‌آمیز بوده ولی اشکال‌های زیادی هم در طول مسیر وجود داشته است.
موفقیت و پایداری پروژه‌ها همیشه مستلزم تحلیل و ارزشیابی مقطعی و مستمر و یادگیری از درس‌های آموخته از این فرآیند است.
چهارم، چه مقدار از استقبال عمومی برخوردار هستیم؟
آیا تاکنون در سطح جامعه مطرح شده‌اید؟ چه کسی برنامه شما را می‌شناسد؟ بیایید امیدوار باشیم که برنامه شما مثل یک راز مخفی نمانده است. اگر شما دستاوردهای قابل قبولی داشته‌اید بهتر است افراد بیشتری را از این دستاوردها مطلع کنید. اگر می‌خواهید مردم در مورد کارتان اطلاعاتی داشته باشند و اسم سازمان یا پروژه شما در ذهن‌شان بماند، باید در مورد کاری که انجام می‌دهید اطلاع‌رسانی کنید. سکوت نکنید و با جامعه در تعامل باشید. به ویژه اگر قصد دارید برنامه‌ای برای پایداری پروژه طراحی کنید و برای ادامه پروژه نیاز به همکاری افراد بیشتری دارید. حضور افراد بیشتر در کنار پروژه و حمایت جامعه تاثیرگذاری و امکان پایداری پروژه را بیشتر می‌کند.
شما به شیوه‌های مختلف می‌توانید در مورد پروژه اطلاع‌رسانی کنید. تهیه بروشور، فیلم، برنامه‌های سرگرم‌کننده، نشست‌های خبری، شبکه‌های اجتماعی و یا خبرنامه‌های محلی علاوه‌بر اینکه ابزار مناسبی برای اطلاع‌رسانی و معرفی پروژه هستند، امکان مشارکت ذینفعان را نیز تا سطح زیادی افزایش می‌دهند.
پنجم: ساختار کلی پروژه یا سازمان ما چیست؟
عبارت سازماندهی ممکن است معانی منفی و یا مثبتی را به ذهن متبادر کنند. برای بعضی ممکن است به معنی یک مجموعه نظم‌یافته و کارآمد باشد. برای بعضی دیگر ممکن است یک روند اداری بی‌انتها و قوانین و مقررات بی شمار را تداعی کند. اما به هر نحو که در نظر گرفته شود وجود ساختار برای آن ضروری است، چرا که در غیر این‌صورت همه چیز از هم خواهید پاشید.
برنامه‌ها و سازمان‌های مختلف در سطوح مختلف سازماندهی می‌شوند. ساختار یک پروژه تا حد زیادی بستگی به آسانی و یا سختی سازوکاری دارد که برای پایداری آن در نظر گرفته می‌شود. در مجموع هر چه این سازوکار بهتر تعریف شده باشد، روند پایداری آسان‌تر می شود.
برای تشخیص میزان ساختار یافتگی پروژه‌تان، می‌توانید به سوالاتی از این دست پاسخ دهید:
- آیا سازمان در تعریف سیاست‌های اداری و مالی خود به اندازه کافی شفافیت دارد؟
- آیا اعضای تیم شما جلسات‌شان را به‌صورت منظم برگزار می‌کنند؟
- آیا برنامه دقیقی در مورد نحوه اداره این جلسات تدوین کرده‌اید؟
با توجه به نوع پروژه یا عملکرد سازمانی می توانید سوال‌های بیشتری به این فهرست اضافه کنید.
اگر با پاسخ به این سوالات متوجه شدید این ساختار نیاز به اصلاح یا تغییر دارد، اقدامات لازم را برای رفع این مشکل انجام دهید. آگاهی از میزان ساختار یافتگی پروژه برای تدوین برنامه پایداری پروژه ضروری است.
تحلیل ساختار پروژه همچنین در مواقعی که تغییراتی در نظام مدیریتی ایجاد می‌شود، اهمیت مضاعفی پیدا می‌کند. این شناخت به شما کمک می‌کند در هنگام این جابجایی و ورود رهبران و مدیران جدید به پروژه یا سازمان از تجربیات قبلی بهره بگیرید و یک قدم دیگر به سمت پایداری بردارید. پرورش رهبران جدید یکی از مهمترین اقداماتی است که یک سازمان باید برای اطمینان از حفظ بقای خود انجام دهد. اطلاع از عملکرد دقیق سازمان و انتقال این اطلاعات به نسل بعدی، این رهبران جدید را از تکرار اشتباهات قبلی منع می‌کند. فراموش نکنید گردآوری و انتقال این اطلاعات بدون اینکه ثبت و مستند شوند، امکان‌پذیر نیست.
ششم، آیا منابع انسانی جوابگوی نیازهای پروژه هست؟
جواب دادن به این سوال بسیار ساده است. اگر اعضای فعلی تیم با حجم کاری بیشتر از توان‌شان روبرو هستند، شاید لازم باشد افراد بیشتری را به تیم اضافه کنید یا نیروی داوطلب بیشتری جذب کنید. ظرفیت‌های بالقوه و بالفعل پرسنل را بشناسید و بر اساس آن نقش‌ها و وظایف را تعیین کنید. تقسیم عادلانه وظایف بین پرسنل انگیزه آن‌ها را برای ادامه همکاری با شما افزایش می‌دهد. نقش کلیدی اعضای تیم را در پایداری پروژه در نظر داشته باشید.
هفتم، موانع احتمالی که ممکن است با آن‌ها برخورد کنیم چیست؟ و چگونه می‌توانیم از آن‌ها عبور کنیم؟
برنامه‌ها همیشه عالی و بی‌نقص انجام نمی‌شوند و ممکن است هر لحظه اتفاقی بیفتد و شما را با مشکل مواجه کند. با دانستن سابقه سازمان و افرادی که با شما همکاری می‌کنند، تا حدی می‌توانید موانع و مشکلات احتمالی را پیش‌بینی کنید و به همین دلیل راه حل هایی برایش دارید. آمادگی عبور از موانع قابل پیش‌بینی را داشته باشید و چشم‌تان را برای رصد کردن مشکلات ناگهانی غیرمنتظره باز نگه دارید. یک دونده دو با پرش از مانع، نگران موانع نیست و فقط از روی آن‌ها می‌پرد. شما هم باید آماده باشید همین‌گونه به کار خود ادامه دهید.
هشتم، آیا بودجه فعلی برای هزینه‌های پیش‌بینی شده و پیش‌بینی نشده کافی است؟
شما برای پایداری عملکردتان نیاز به بودجه دارید. در این مورد به دقت همه جزئیات را در نظر بگیرید. در صورتی‌که به منابع مالی به اندازه کافی دسترسی دارید، به توسعه فعالیت‌هایتان فکر کنید. در غیر این‌صورت با یک برنامه‌ریزی مشخص به دنبال تامین منابع مالی برای ادامه و پایداری پروژه یا سازمان باشید.
پاسخ به این هشت سوال برای تضمین پایداری سازمان یا پروژه شما کافی نیست. به این دلیل که همواره تغییراتی که در بخش‌های مختلف ایجاد می‌شوند، به اشکال مختلف روی اقدام شما تاثیر می‌گذارد. اما در هر صورت جواب دادن به این سوالات مرحله مهمی است که باید قبل از تهیه برنامه اقدام برای پایدارسازی فرآیند در نظر گرفته شود. ایجاد یک اقدام موثر و یک سازمان معتبر مستلزم این است که شما درک درستی از نقش و هدف‌تان در فرآیند داشته باشید و بدانید چطور می‌توانید به آن هدف برسید. تنها در این‌صورت می‌توانید شاهد بقای سازمان و پایداری اثر برنامه‌هایی باشید که اجرا می‌کنید.
خلاصه
تعریف یک سازوکار برای پایدار شدن اهداف و اثرات پروژه محلی به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ای را که در باهمستان اجرا کرده‌اید نهادینه کنید به‌طوری که خود جامعه محلی و باهمستان قادر باشد در حفظ و نگهداری این برنامه به‌طور مستقل عمل کند. پایداری، یک فرآیند فعال و پویا است که با شکل‌گیری یک برنامه یا پروژه آغاز می‌شود و در نهایت آن برنامه را تبدیل به یک بخش جدایی‌ناپذیر از باهمستان می‌کند. با برنامه‌ریزی برای پایداری پروژه شما حداکثر منافع بلندمدت باهمستان یا جامعه محلی را در طراحی برنامه‌ها در نظر می‌گیرید. برنامه‌ریزی برای پایداری یک پروژه یا عملکرد یک سازمان بهتر است همزمان با شروع آن پروژه و یا همزمان با تاسیس سازمان آغاز شود تا زمان لازم برای حل مشکل را به خودتان بدهید.
تنها پاسخ دادن به هشت سئوالی که در بالا مطرح شده‌اند، برای تضمین پایدار ماندن پروژه محلی شما و دوام و ماندگاری آن در درازمدت حتی در صورت بروز اتفاقاتی نظیر تغییر در رهبری و یا منابع مالی کافی نیست. اما جواب دادن به این سئوالات یک قدم اولیه مهم است که باید قبل از نوشتن برنامه عملی شما برای توسعه پایدار، برداشته شود. داشتن اطلاعات و چشم‌انداز کلی درباره اینکه شما که هستید، چه اهدافی دارید و چگونه می‌خواهید به آن‌ها برسید، منجر به تشکیل یک نهاد کارآمد و معتبر می‌شود.