کسب حمایت از طریق جلب موفق کمک مالی و پیشنهادهای ارائه شده برای دریافت چنین کمک‌هایی برای پایداری مالی بسیاری از سازمان‌ها مهم است. ولی، همه می‌دانیم که رقابت‌ها بر سر دریافت کمک مالی شدید است. شاید مفید باشد که ببینید چه منابع دیگری برای دریافت کمک در خود باهمستان وجود دارد. این بخش درباره سهم‌گیری‌های مختلف و حمایت غیرپولی توصیه‌هایی ارائه می‌کند. اضافه بر آن، به شما کمک خواهد کرد که منابع بالقوه را شناسایی کنید و ببینید که چگونه می‌توانید از این حمایت‌ها برخوردار شوید.
منظور از «سهم‌گیری» و «حمایت غیرپولی» چیست؟
سهم‌گیری پولی است که افراد، کسبوکارها و دیگر سازمان‌های باهمستانی برای یک امر خیر پرداخت می‌کنند. بخش عمده‌ای از بودجه سازمان‌های مردم‌نهاد از کمکهای مالی اعضا و بازارچه‌های خیریه تامین می‌شود. در نتیجه، بسیاری از سازمان‌ها باید به دنبال منابع دیگری برای کمک مالی باشند. موسسات خصوصی، کمکهای دولتی و کمپین‌های جمع‌آوری کمک مالی اغلب منبع دوم پول است. سهم‌گیری افراد خیر ممکن است فقط برای تامین هزینه‌های روزمره سازمان‌های مردم‌نهاد به کار آید.
انوع سهم‌گیری
ایده سهم‌گیری به نظر ساده می‌آید - سهم‌گیری پولی است که مردم، کسبوکارها و دیگر گروه‌ها به سازمان شما می‌پردازند. این تعریف اساسا درست است، اما انواع متفاوتی از سهم‌گیری وجود دارد.
برخی سازمان‌ها با فراهم‌آوری امکان سهم‌گیری مالی به صورت قسط‌های کوچک در طول دوره زمانی مشخص - اغلب یک سال و یا کم‌تر و بیش‌تر - افراد خیر را تشویق می‌کنند که مبلغ بیش‌تری به سازمان کمک کنند. سهم‌گیرندگان مالی ممکن است پول خود را مشخصا به موقوفات یک سازمان، یک صندوق وجهی ویژه و یا برای فعالیت خاصی بپردازند. آنها همچنین ممکن دیگران را نیز تشویق کنند که به یادبود فرد محبوبی که درگذشته، و یا برای بزرگداشت یک مناسبت مهم، پول اهدا کنند.
کمک غیرپولی راهی برای گروه شما برای جمع‌آوری امکانات و منابعی، به جز پول است. در واقع، به جای آنکه همه چیز را با پول بخرید، می‌توانید به دنبال سهم‌گیری غیرپولی از اعضای باهمستان خود باشید. اهدای منابع و امکانات، و یا سهم‌گیری غیرپولی، ممکن است چیزهایی باشد که شما در شرایط معمولی ناچارید آنها را خریداری کنید؛ و یا شاید چیزهایی باشد که با پول خریده نمی‌شود. وقتی فردی داوطلب می‌شود که به شما خدماتی ارائه کند، و یا امکانات و تجهیزاتی به شما بدهد و یا بدون درخواست دستمزد، در کاری به شما کمک کند، شما در واقع حمایت غیرپولی دریافت کرده‌اید. شما می‌توانید این گونه حمایت‌ها را از اعضای سازمان و یا باهمستان خود به دست آورید.
سازمان‌های باهمستانی برای اجرای برنامه‌های خود به منابع نیاز دارند. بدیهی است که یکی از این منابع پول است. اما پول ممکن است همیشه در دسترس نباشد و برخی از حامیان مالی - مردم، گروه‌ها و یا سازمان‌ها - شاید ترجیح بدهند که چیز دیگری به جز پول اهدا کنند. حمایت غیرپولی نباید به عنوان گزینه دوم، در مقایسه با حمایت پولی تلقی شود، بلکه باید آن را به عنوان بخشی از منابع و امکانات برای گروه‌تان، به اندازه کمک مالی مهم بدانید.
به احتمال زیاد، گروه شما هم‌اکنون نیز حمایت غیرپولی زیادی دریافت می‌کند. مثلا، آیا موسسه دیگری کار ارسال نامه‌های شما را به عهده گرفته؟ آیا بخشی از فضای کار شما با فضای کار یک موسسه تجاری و یا گروهی دیگر مشترک است؟ آیا می‌توانید از دستگاه فتوکپی آنها استفاده کنید؟ این‌ها نمونه‌هایی از حمایت غیرپولی است؛ نمونه‌هایی که شاید شما به عنوان کمک به گروه‌تان به حساب بیاورید، و یا نیاورید.
بنابراین، جستجوی حمایت غیرپولی باید بخشی جدایی‌ناپذیر از برنامه و تلاش شما برای پایداری باشد. برای موفقیت گروه‌تان، بیش از فقط پول لازم دارید: به کالا، افراد، و خدمات نیز احتیاج خواهید داشت.
انواع حمایت‌های غیرپولی
اجازه دهید نگاهی بیندازیم به سه نوع اساسی کمک غیرپولی: کالا، خدمات و افراد.
کالا شامل تقریبا هر آن چیزی است که پول نیست - مثلا، خودرو، کاغذ، تجهیزات و یا مبلمان. کالاها یک منبع غیرپولی مهم برای هر سازمانی است. کالا را می‌توان همه جا یافت: در منازل، محل کسب و کار، در ادارات دولتی و موسسات مدنی. کالا می‌تواند دست دوم و یا مازاد و یا حتی محصولات جدید باشد. کالا را می‌توان به امانت گرفت و یا به شکل مشارکتی با یک گروه دیگر خریداری کرد.
خدمات نیز مانند کالا به عنوان هدایای غیرپولی به حساب می‌آید. برخی شرکت‌ها زمان صرف شده در انجام خدمات خیریه را به عنوان هزینه عادی کسب و کار محاسبه می‌کنند. خدمات منبع بزرگ حمایتی برای گروه‌های غیرانتفاعی است.
افراد، در بیش‌تر گروه‌های غیرانتفاعی متمرکز بر ارائه خدمات، نقش کلیدی دارند. منابع انسانی یعنی افرادی که وقت خود را به رایگان و یا در برابر دستمزدی ناچیز در اختیار شما می‌گذارند و یا افرادی که کاری برای شما انجام می‌دهند، اما دستمزد خود را از طرف ثالث دریافت می‌کنند. هر آنکه به گروه شما کمک فنی، مشاوره، خدمات حسابداری و مالی ارائه کند و یا به شکل داوطلب عضو هیات مدیره شما شود، به گروه شما کمک غیرپولی می‌کند.
منابع انسانی فقط داوطلبان نیستند. افراد خدمات خود را به صورت داوطلبانه ارائه می‌کنند، اما کارفرمایان ممکن است کارمندان حقوق‌بگیر خود را برای کمک در یک کار باهمستانی «قرض» بدهند.
افراد همه جا هستند، یکدیگر را می‌شناسند و مهارت‌های مختلفی دارند، از این رو منبع انسانی به طور بالقوه می‌تواند نامحدود باشد. چالش اصلی این است که بدانید چگونه از بیش‌تر افراد و یا بهترین ترکیب از افراد استفاده کنید تا بیش‌تر نفع را به سازمان شما برساند. برخی از راه‌های ممکن - به جز کار داوطلبانه برای ارائه خدمات، طوری که مثلا، در سازمان‌های آموزشی یا تفریحی رایج است - که افراد از طریق آن می‌توانند به ابتکارعمل شما کمک کنند، شامل این‌هاست:
- کمک اداری
- مراقبت از کودکان در هنگام برنامه‌های ویژه
- جمع‌آوری پول
- خدمات حقوقی، حسابداری و یا دیگر خدمات حرفه‌ای
چرا باید به دنبال سهم‌گیری و حمایت غیرپولی باشید؟
برای افزایش کلی منابعتان. هر چه منابع گروه شما بیش‌تر باشد، به همان نسبت توانمندی آن برای انجام کارهای مختلف و اثربخشی به تلاشش بیش‌تر است.
برای جلب حمایت باهمستان از کار شما. وقتی مردم یا سازمان‌ها با اهدای پول یا یک رایانه و یا اختصاص دادن بخشی از زمان کاری کارمندان خود به امور سازمان شما، به شما کمک می‌کنند، پیوند عاطفی آنها با آرمانی که شما برای تحققش تلاش می‌ورزید بیش‌تر و محکم‌تر می‌شود.
برای یافتن دیگر منابع پشتیبانی، از جمله منابعی که شاید پیش از این از وجودشان آگاه نبوده‌اید. با استفاده از روابط حمایت‌کنندگان، شاید بتوانید از پشتیبانی دوستان و آشنایان آنها نیز بهره‌مند شوید. به این ترتیب هم امکانات غیرپولی شما بیش‌تر خواهد شد و هم حمایت کلی باهمستان از تلاش شما افزایش می‌یابد. حامیان جدید شاید بعد‌ها بتوانند به شیوه‌هایی برای شما مفید واقع شوند که اصلا انتظارش را نداشته باشید.
برای دستیبابی به کالاها، تجهیزات و لوازمی که به هیچ شکل دیگری دسترسی به آنها ممکن نیست.
برای افزایش توان جذب کمک معادل. بسیاری از حامیان مالی دولتی و موسسات، برای کمک به سازمان‌ها این شرط را قائل می‌شوند که آنها از باهمستان خود یا از منابع دیگر مبلغی معادل آنچه این نها‌دها می‌پردازند فراهم کنند. معمولا هم کمکهای نقدی و هم هدایای غیرنقدی که از باهمستان به دست آید از نظر آنها پذیرفتنی است.
هدف از درخواست کمک معادل این است که ثابت شود سازمان متقاضی کمک از طرف باهمستان حمایت می‌شود و می‌تواند دست کم تا حدی نیازش را با تکیه بر حمایت باهمستان برطرف کند، حال چه تامین‌کننده کمک مالی خود را به سازمان ادامه بدهد، چه آن را قطع کند. این کمکهای معادل ممکن است پیش‌پاافتاده باشد – مثلا ۱۰ درصد کمک مالی تامین‌کننده – یا صد درصدی باشد (تامین‌کننده می‌گوید ما ۱۰۰ دلار به شما می‌پردازیم به شرطی که خودتان هم ۱۰۰ دلار فراهم کنید.) در صورتی که بیش از یک اهداکننده خواهان فراهم شدن مبلغی معادل باشد، کمکهای محلی فوق‌العاده مهم خواهند بود چون از کمکهای مالی می‌شود برای تامین مبلغ معادل استفاده کرد. هر چه کمک پولی و غیرپولی بیش‌تری از منابع محلی داشته باشید، احتمال اینکه برای دریافت کمکهای نقدی غیرمحلی واجد شرایط باشید بیش‌تر می‌شود.
چگونه می‌توان درخواست کمک کرد؟
درخواست پول از باهمستان ممکن است به شکل‌های گوناگون صورت گیرد. نخستین کاری که باید بکنید تهیه طرحی برای درخواست کمک مالی است. اگر به خوبی برنامه‌ریزی کنید، فرآیند درخواست شما کم‌وبیش بدون مانع پیش خواهد رفت و احتمال آنکه به نتیجه دلخواه منجر شود بسیار بیش‌تر می‌شود. نکات مهم در تهیه برنامه جمع‌آوری کمک مالی از باهمستان عبارتند از:
استخدام افرادی که در کمپین شما را یاری دهند. این افراد از جمله کسانی هستند که از دوستان و خویشاوندان خود برای شما درخواست کمک مالی می‌کنند، نام و نشانی کمک‌کننده‌های احتمالی را تهیه می‌کنند و در اموری چون تدارکات، فرستادن نامه‌ها، ثبت داده‌ها، تلفن زدن و کارهایی از این دست به شما کمک می‌کنند.
فهرست‌نویسی. بیش‌تر سازمان‌ها در گام نخست فهرستی از اهداکنندگان کنونی و احتمالی فراهم می‌کنند.
مشخص کنید که برای درخواست کمک چه روش(هایی) را به کار خواهید برد. برای اینکه پیام «درخواست» شما به باهمستان برسد چندین راه وجود دارد و شما بسته به منابع و امکاناتی که دارید و نیز نوع پیامی که می‌خواهید بفرستید باید روش مناسب را برای خود برگزینید.
- ارسال نامه با پست. شاید رایج‌ترین شیوه درخواست در میان سازمان‌های غیرانتفاعی همین شیوه است. اگر امکان این کار باشد، باید نامه را خطاب به شخصی خاص که گیرنده آن است بفرستید و نامش را هم روی پاکت بنویسید (مثلا به جای استفاده از عبارتی کلی مانند «دوستان عزیز» بنویسید «دکتر اسمیت عزیز». حتی یک برنامه نرم‌افزاری ساده این امکان را برای شما فراهم می‌کند.) اگر از اداره پست مجوز ارسال انبوه بگیرید، هزینه نامه‌رسانی برایتان بسیار کم می‌شود.
- درخواست تلفنی. بسیاری از سازمان‌ها به جای ارسال نامه و یا همراه با آن برای تماس با اهداکنندگان از تلفن استفاده می‌کنند. سازمان‌های بزرگ یا خودشان با اهداکنندگان تماس تلفنی برقرار می‌کنند و یا از طریق شرکت‌های بازاریابی تلفنی این کار را انجام می‌دهند. اما شرکت‌های کوچک برای این منظور به کارکنان خودشان، یا مشارکت‌کنندگان، یا اعضای هیات امنا و افراد داوطلب متکی هستند. اغلب یک کسب‌وکار یا شرکت غیرانتفاعی بزرگ‌تر به شرکت کوچکتر از خود اجازه می‌دهد برای تماس با اهداکنندگان از دستگاه‌های تلفن آنها استفاده کنند. در هر مکالمه تلفنی هدف این است که از فردی که به او تلفن شده قول پرداخت مبلغی معین گرفته شود.
- درخواست رایانامه‌ای (ایمیلی). فرستادن رایانامه برای درخواست پشتیبانی اکنون بسیار رایج شده است. اما این روش معایبی دارد – بسیاری از افراد خوش ندارند چنین رایانامه‌هایی دریافت کنند و خود رایانامه هم ممکن است در انبوه پیک‌هایی که یک نفر دریافت می‌کند گم شود یا نادیده گرفته شود – اما وقتی که سنجیده نوشته و ارسال شوند و به دست کسانی برسند که پیش از این هم کمک کرده‌اند یا دست کم با سازمان آشنایی دارند، شاید رایانامه بیش‌تر از روش‌های دیگر موثر باشد.
- درخواست حضوری. شاید موثرترین شیوه همین باشد که اعضای هیات امنا و کسانی که به سازمان مربوط هستند درخواست کمک را حضوری و رو در رو با اهداکنندگان مطرح کنند. به ویژه برای جذب اهداکنندگان کلان – یعنی کسانی که به طور منظم مبالغ قابل توجهی کمک می‌کنند – این نکته بسیار مهم است که اعضای هیات امنای سازمان غیرانتفاعی اغلب به این دلیل به کار گرفته می‌شوند که یا خود می‌توانند مبالغ کلان بپردازند و یا با اهداکنندگان توانگر پیوند و آشنایی دارند.
- روش‌های دیگر درخواست. شیوه‌های دیگری هم هست که عموما غیرشخصی هستند و شماری از آنها را فقط سازمان‌های بزرگ می‌توانند به کار گیرند. از جمله چاپ آگهی در روزنامه‌های معتبر یا تبلیغ در رادیو و تلویزیون؛ یا تبلیغ در برنامه‌های زنده با حضور اشخاص سرشناس و برگزاری مراسم وجشن‌های نیکوکارانه؛ و یا اجرای برنامه‌هایی نظیر آنچه شبکه‌های رادیویی و تلویزیونی خصوصی برای جمع‌آوری کمک مالی از مردم برگزار می‌کنند و طی آن شنوندگان و بینندگان با برنامه تماس می‌گیرند. جمع‌آوری پول از راه پایگاه اینترنتی که لزوما وابسته به یک کارزار رایانامه‌ای نباشد برای سازمان‌هایی که پایگاه اینترنتی آنها پربازدید است موثر خواهد بود. از دیگر روش‌هایی که سازمان‌های کوچکتر می‌توانند به کار بگیرند انتشار خبرنامه‌های سازمانی و نشریاتی مشابه است که برای شماری از حامیان فرستاده شوند و نیز چاپ پوسترها و اعلامیه‌های عمومی.
می‌توانید هر یک از این روش‌ها یا ترکیبی از هر یک را به کار ببرید. بسیاری از سازمان‌ها به عنوان مثال، هم نامه می‌فرستند و هم تلفن می‌زنند. تلفن‌ها اغلب باعث می‌شوند که حجم کمکهای پستی افزایش یابد.
زمان اعلام درخواست را تعیین کنید. قبلا درباره هماهنگی زمان اعلام درخواست با نیاز شما به کمکهای نقدی صحبت کردیم و در مورد ملاحظات فصلی هم گفتیم. بعضی سازمان‌ها فقط یک بار در سال درخواست کمک می‌کنند، بعضی دو بار یا سه بار. بعضی دیگر در طول سال چند بار درخواست کمک می‌کنند. باید ببینید که چه زمان‌بندی برای سازمان شما مناسب‌تر است.
یک نکته درخور توجه این است که ببینید چه زمانی برای درخواست کمک از همیشه نامناسب‌تر است. مثلا تابستان معمولا وقت خوبی برای درخواست کمک نیست، زیرا بسیاری از مردم به تعطیلات می‌روند و چون می‌خواهند برای سفر و مخارج خود تا هنگام بازگشت به کار پول کم نیاورند، ترجیح می‌دهند پول خود را نگه دارند.
نتایج کار را بررسی و پیگیری کنید. پس از آنکه تمام کمکهای نقدی دریافت شد و یا قول پرداخت را از اهداکنندگان گرفتید، کار هنوز به پایان نرسیده است.
هنوز چند مورد جزئی هست که باید به آنها بپردازید.
- با مکاتبه وعده‌ها را یادآوری کنید. برای هر کس که تلفنی، یا در تارنما یا به شکل دیگری وعده کمک داده است باید نامه‌ای تشکرآمیز ارسال شود و در آن مبلغی که وعده داده به او یادآوری شود و اطلاعات لازم برای پرداخت آن به صورت چک یا به شکلی دیگر توضیح داده شود. اگر تا مدتی پس از فرستادن نخستین یادآوری پاسخی دریافت نکردید، شاید نیاز باشد یادآوری دومی بفرستید.
- از همه کسانی که کمک کرده‌اند سپاسگزاری کنید. همه اهداکنندگان کمک – از جمله کسانی که به قول خود عمل کرده‌اند – باید نامه‌ای به نام خود دریافت کنند (فراموش نکنیم که حتی با یک برنامه نرم‌افزاری ساده این کار به آسانی شدنی است) که در آن از آنها برای مبلغی که کمک کرده‌اند تشکر شود، مبلغ هم باید ذکر شود (به دلیل مسائل مربوط به مالیات) و نکته‌ای مهم در پیوند با هدفی که از آن پشتیبانی کرده‌اند ذکر شود («با هر ۲۰ دلاری که اهدا می‌شود ما می‌توانیم خوراک یک هفته ده کودک را تامین کنیم.»)
- تمام جزئیات مربوط به هر کمک را یادداشت و ثبت کنید.
- فهرست‌های خود را به روز کنید. یکی از معیارهای مورد استفاده بسیاری از کسانی که برای هدفی پول جمع‌آوری می‌کنند معیار زمانی سه سال است؛ به این صورت که اگر نام حمایت‌کننده‌ای در فهرست شما باشد که طی سه سال هیچ کمکی نکرده باشد، می‌توان نامش را حذف کرد.
برای درخواست کمکهای بعدی برنامه‌ریزی کنید. اکنون که همه اطلاعات را برای درخواست کمک از باهمستان در اختیار دارید، وقت آن رسیده که برای درخواست بعدی خود برنامه‌ریزی کنید. از همه آموخته‌های خود در تجربه نخست استفاده کنید تا تجربه دوم شما بهتر و موثرتر شود و شمار حامیان شما در باهمستان افزایش یابد.
برنامه‌ریزی برای درخواست کمک غیرپولی
برای نزدیک شدن به اعضای گوناگون باهمستان و درخواست منابع غیرپولی برنامه‌ریزی کنید. آیا این اعضا آشنایان مناسبی دارند که صاحب کسب‌وکار، شرکت، موسسه یا کارکنان باشند؟ هزینه‌های سازمان خود (اینکه چقدر زمان یا پول صرف خواهید کرد) را با مخاطرات و مزایای درخواست (از دست دادن یا به دست آوردن منابع یا حسن‌نیت دیگران) بسنجید. اگر خطرات پیش رو بیش از حد جدی است در برنامه خود تجدید نظر کنید. همواره مثبت و خلاقانه بیاندیشید! بدترین چیزی که ممکن است از کسی بشنوید پاسخ منفی است. درخواست کمکهای اهدایی از موسسه‌ها شاید در آغاز ترسناک به نظر برسد، اما ترس درخواست پشتیبانی غیرپولی از ترس درخواست کمک نقدی کم‌تر است. دست کم می‌دانید که بعضی از کسبوکارها، موسسه‌ها یا سازمان‌های بزرگ‌تر خود به دنبال گروه‌های کوچک‌تری می‌گردند تا به آنها کمک اهدا کنند. چرا؟ به این دلیل که غالبا مشمول تخفیف مالیاتی می‌شوند و افزون بر آن، با اهدای این کمک‌ها در چشم باهمستانی که میزبان آنها است سخاوتمند و دلسوز جلوه می‌کنند. نکته آخر اینکه اگر آنها به هر حال از آرمان یا سازمانی پشتیبانی خواهند کرد، چرا آن سازمان سازمان شما نباشد؟
نگاهی به ابزار شماره دو در این بخش بیاندازید که نمونه‌ای است از شرح حال یک اهداکننده احتمالی کمک غیرپولی. این برگه‌ها را پیش از آنکه درخواست خود را برای اهداکنندگان احتمالی بفرستید تهیه کنید، این کار بر آمادگی و حضور ذهن شما می‌‌افزاید.
برای کمپین گروه خود هدف‌های مشخص تعیین کنید. اگر ندانید به کدام سو می‌روید، زمانی که به مقصد برسید شاید از نتیجه کار خشنود نباشید! افرادی را مکلف کنید که از گروه‌های خاصی درخواست کمک کنند، به خصوص گروه‌هایی که پیش‌تر با آنها تماس گرفته شده و زمینه آشنایی وجود دارد. بخش عمده‌ای از حمایت غیرپولی از همین آشنایان محلی تامین می‌شود. به عبارت دیگر، سرچشمه حمایت از شما روابطی است که پیش از این با افرادی در باهمستان خود برقرار کرده‌اید. اگر شما را بشناسند و به شما اعتماد داشته باشند، تمایل دارند که از شما پشتیبانی کنند. قاعده‌اش این است که با صرف وقت این روابط را برقرار و حفظ کنید و کاری کنید که به رابطه‌ای متقابل تبدیل شود. این پیوندها در درازمدت به سود همه است.
در هنگام درخواست کمک
گروه شما باید پیوسته درباره پیشرفتش در فراهم آوردن امکانات تبادل نظر کند. اگر پیشنهادی که عرضه کرده‌اید از نظر یک گروه کارآمد نیست، آن را به گروهی دیگر بدهید. حساب موفقیت‌ها و شکست‌های خود را نگه دارید و میزان پیشرفت خود را بسنجید.
پس از درخواست
وقتی کمکی غیرپولی دریافت می‌کنید، ارزش دلاری آن را مشخص کنید! وقتی یک آموزشگاه در باهمستان خبرنامه شما را تایپ می‌کند، حساب کنید ببینید که اگر این کار را به یک ماشین‌نویس سفارش می‌دادید چقدر از شما دستمزد می‌خواست. مثلا اگر شش ساعت صرف تایپ خبرنامه می‌کرد، از شما ۱۸۰ دلار می‌خواست. وقتی که آموزشگاه محل می‌پذیرد که ماشین‌نویسش خبرنامه را تایپ کند، شما ۱۸۰ دلار صرفه‌جویی کرده‌اید، چون ناگزیر نشده‌اید چنین هزینه‌ای بپردازید! حساب ارزش دلاری درخواست‌های غیرپولی خود را به دقت نگه دارید. وقتی که برای دریافت کمک مالی اقدام می‌کنید و وقتی که پرونده مالی سالانه خود را تنظیم می‌کنید این اطلاعات برای گروه شما مهم خواهد بود. از ابزار شماره یک که در پایان این بخش معرفی شده استفاده کنید؛ این ابزار برگه‌ای است برای ثبت و نگه داشتن حساب کمکهای غیرنقدی. حتما از یک نفر در گروه خود بخواهید که هر ماه اطلاعات لازم را بر این برگه‌ها بنویسد، ارزش دلاری کمکهای اهدایی را هر ماه محاسبه و یادداشت کند و برای اهداکنندگان نامه سپاسگزاری بنویسد و بفرستد.
تامین‌کنندگان منابع مالی وقتی ببینند که در باهمستان شما کسانی هستند که با شور و شوق خدمات و کالا در اختیار گروه شما می‌گذارند، پی می‌برند که گروه شما در باهمستان محبوب و مورد پشتیبانی است. گذشته از این، با این کار نشان می‌دهید که گروه شما متکی به نفس است و این آمادگی را دارد که امور خود را بگرداند.