یکی از راه‌های بسیار موثر در افزایش آگاهی و مشارکت مردم در باهمستان این است که برای آن‌ها جلسه ارائه شفاهی بر پا کنید. «ارائه شفاهی برای باهمستان» توضیح رودرروی نظرات شما به اعضای باهمستان است. ارائه شفاهی می‌تواند در قالب‌های متفاوتی انجام شود؛ سخنرانی‌های عمومی، صحبت‌های غیررسمی، جلسه محلی، مباحثه، کارگاه آموزشی و یا سمینار.
اما همه قالب‌های ارائه شفاهی ویژگی‌های مشترکی دارند. اول، هدف همه تبادل نظر درباره مشکلات، مسائل، برنامه‌های کاری و یا اهداف برای باهمستان است. دوم، هر شکل از ارائه شفاهی به کاربرد برخی اصول پایه در ارتباطات وابسته است که قصد داریم در این بخش از «جعبه ابزار باهمستان» این اصول را برای شما توضیح دهیم.
چگونه یک ارائه شفاهی موفق داشته باشیم؟
ارائه شفاهی موفق سه عنصر کلیدی دارد: پیشینه مناسب، آمادگی مناسب و ارائه مناسب. هرکدام از این سه مرحله چند گام در خود دارد که اینجا به ترتیب توضیح داده می‌شود:
بهترین قالب ارتباطاتی را برای ارائه شفاهی خود انتخاب کنید
بدیهی است که بخش‌های مهمی از راهبرد ارتباطاتی شما برای دعوت مخاطبان به جلسه ارائه شفاهی می‌تواند درج آگهی، اطلاع‌رسانی از طریق رادیو و تلویزیون محلی، ارسال نامه، خبررسانی خانه به خانه و یا از طریق تلفن و دعوت شخصی از افراد باشد. افزون بر این، شاید بخواهید در جلسات عمومی انجمن‌ها، سیمنار‌ها و یا کارگاه‌ها‌ی آموزشی درباره مسائل، اهداف و برنامه‌های کاری خود صحبت کنید.
مشخص کنید که چه کسانی مخاطب شما خواهند بود
مهم است که بدانید چه کسانی احتمالا مخاطب سخنرانی یا جلسه ارائه شفاهی شما خواهند بود، تا در گفتارتان نیازها و نگرانی‌های ویژه آن‌ها را نیز بازتاب دهید. اینجا چند پرسش مشخص درباره مخاطبان فهرست کرده‌ایم که خوب است از خود (و دیگران) بپرسید:
- گروه سنی مخاطبان شما، سطح تحصیلی، ارزش‌ها، پیشینه فرهنگی یا قومی آن‌ها چیست؟
- شما را چگونه می‌شناسند؟ چه تصویری از شما در ذهن دارند؟
- چقدر به موضوعی که شما می‌خواهید درباره آن صحبت کنید، علاقه‌مندند؟
- چه چیزهایی (و چقدر) از موضوع می‌دانند؟
- انتظار مخاطبان از شما چیست؟
- انتظار مخاطبان از ارائه شفاهی شما چیست؟
جذب مخاطبانی که می‌خواهید حضور داشته باشند
از خود بپرسید: «می‌خواهم چه کسانی مخاطب ارائه شفاهی من باشند؟» و این افراد افزون بر آن کسانی هستند که احتمالا در جلسه شرکت خواهند کرد. شما می‌توانید این افراد را جذب کنید و این اهمیتی ویژه دارد. می‌توانید به شکل غیرمستقیم و با ایراد علنی ارائه شفاهی به نحوی که پیام به مخاطبان مورد نظر شما برسد، این کار را بکنید. و یا اینکه شما (یا اعضای گروه‌تان) با ارسال نامه، تماس تلفنی و یا ملاقات رو در رو از آن افراد بخواهید که در جلسه ارائه شفاهی شما شرکت کنند.
- آیا ارائه شما درباره ایمنی در محله‌تان است؟ افراد ناظر بر مسئله جرائم را جذب کنید.
- … درباره بیماری‌های کودکان است؟ پرستاران مدارس را جذب کنید.
- … درباره ورزش جوان است؟ مربیان ورزش جوانان را جذب کنید.
از فضا و امکانات محل جلسه ارائه شفاهی از قبل اطلاع حاصل کنید
افزون بر اطلاعاتی که باید از مخاطبان خود به دست آورید، باید در مورد مکان و فضایی که قرار است جلسه خود را ارائه کنید نیز اطلاعات کسب کنید. مثلا اینکه فضای اتاق چقدر است؟ چیدمان اتاق چگونه خواهد بود؟ چه امکانات دیداری/شنیداری در دسترس خواهید داشت.
آمادگی مناسب
حالا آماده‌اید که ارائه شفاهی خود را طرح‌ریزی کنید.
اهداف خود را روشن کنید
قبل از ایراد سخنرانی یا ارائه شفاهی برای باهمستان، باید در مورد آنچه می‌خواهید صحبت کنید، با دقت فکر کنید. اهداف اصلی شما از ارائه شفاهی چیست؟ آن‌ها را یادداشت کنید چون به شما کمک میکند که بر خطوط اصلی ارائه خود -که در قسمت بعد به آن می‌پردازیم- تمرکز داشته باشید .
تعیین سرفصل‌ها
همانند دیگر انواع ارائه که ممکن است قبلا انجام داده باشید، باید عناوین اصلی، نکته‌ها و مسائلی که می‌خواهید مطرح کنید، روشن باشند. عناوین کلی معمولا به ترتیب خاصی ارائه می‌شوند که اغلب به این شرح است:
- مرور کلیات
- تاریخچه یا پیشینه مسئله
- توضیح وضعیت فعلی یا مشکل
- راه‌حل پیشنهادی شما - که اغلب با درخواست برای اقدام همراه است
- جمع‌بندی
اگر فکر می‌کنید با ترتیبی متفاوت نتیجه بهتری می‌گیرید، آن را امتحان کنید.
محتوای خطوط اصلی شما باید بر اهدافی که برشمردیم، استوار باشد و شامل آن نکات اصلی باشد که می‌خواهید مخاطبان آن را بدانند.
انتخاب مواد
وقتی عناوین اصلی ارائه شفاهی خود را تعیین کردید، باید به دنبال تهیه محتوای لازم برای استفاده در جلسه باشید. این مواد می‌تواند چیزهایی مثل بریده‌های روزنامه، نقل قول، گزارش، داده‌ها و اطلاعات رسمی، مطالعات موردی و یا مثال‌هایی در حمایت از نکات کلیدی ارائه شما باشد. حتی در یک ارائه ده پانزده دقیقه‌ای داشتن چنین موادی به شما کمک میکند که آمادگی بهتری داشته باشید و نیز اگر مخاطبان شما سوالی داشتند، در پاسخگویی مستند به آن‌ها کمکتان کند.
گام بعدی غربال کردن این مواد و انتخاب بهترین‌ها برای استفاده است. از خود بپرسید کدام یک از آن‌ها با موضوع ارائه شما ارتباط بیشتری دارد؟ کدام یک به بهترین وجه ارائه شما را مستند و تاثیرگذار میکند؟
ابزار دیداری: انواع ابزارها و راهنمایی برای کاربرد آن
ابزار دیداری (یا بصری) در جریان ارائه شفاهی می‌تواند توجه مخاطبان به سخنان شما و نیز ماندگاری آن سخنان در ذهنشان را بهبود بخشد. به این دلیل که افراد معمولا آنچه را می‌شنوند و همزمان می‌بینند، در مقایسه با شنیدن تنها، بهتر به خاطر می‌سپارند. ابزار کمکی دیداری با ویژگی ساده، تمیز و چشم‌نواز شناخته می‌شود و می‌توان به آسانی آن را دید و خواند. برخی از انواع ابزارهای دیداری که می‌توانید استفاده کنید، این‌هاست:
- تخته سیاه/سفید. این ابزار بخصوص در گروه‌های کوچک مفید است و می‌تواند به مشارکت و ارتباط با مخاطبان کمک کند.
- کاغذگردان (فلیپ چارت). می‌توانید کاغذگردان را از قبل (به رنگ‌های مختلف) آماده کنید و به عنوان ابزار مشارکت مخاطبان به‌کار برید.
- پروژکتور. این ابزار و صفحه شفاف همراه آن برای نمایش اشکالی که با دست کشیده‌اید و یا عکس و متن کارآمد است. برای این کار به پروژکتور مخصوص نیاز دارید. به یاد داشته باشید که حتی هنگام صحبت کردن می‌توانید روی صفحه شفاف بنویسید.
- کاربرگ برای توزیع. این کاربرگ‌ها باید حاوی چکیده‌ای از نکات اصلی و اطلاعات گفتار شما همراه با نشانی و شماره‌های تماس باشد. کاربرگ‌ها را می‌توانید قبل از آغاز ارائه شفاهی توزیع کنید تا مخاطبان شما فرصت مطالعه و دنبال کردن اطلاعات فنی شما را داشته باشند، و یا در پایان ارائه شفاهی. (در جریان ارائه، کاربرگ‌ها را توزیع نکنید؛ توجه مخاطبان را از حرفهای شما منحرف میکند.)
راهنمایی برای تمرین موثر ارائه شفاهی
- روبه‌روی آینه تمرین کنید. اینطوری می‌توانید حالت صورت، حرکت دست‌ها و طرز ایستادنتان را ببینید.
- روبه‌روی دیگران تمرین کنید - اعضای خانواده، دوستان، همکاران و هر آن‌که مایل است به حرفهای شما گوش دهد. تمرین در مقابل دیگران یکی از بهترین اشکال آن است.
- روبه‌روی دوربین فیلمبرداری یا ضبط صوت تمرین کنید. با این روش نیز می‌توانید خودتان را ببینید و بشنوید و تصمیم بگیرید که چطور عملکردتان را بهبود بخشید. (دوربین دروغ نمی‌گوید و یک ابزار خوب برای یادگیری است.)
- با صدای بلند بخوانید. و در این هنگام سعی کنید راحت و طبیعی صبحت کنید و نه آن‌که انگار از روی نوشته می‌خوانید.
- تنفس و حفظ آرامش را تمرین کنید. شاید این کار بی‌اهمیت و پیش‌پاافتاده به نظر برسد، اما وقتی اضطراب دارید، تنفس شما سطحی می‌شود و در نتیجه دچار کمبود اکسیژن می‌شود و این امر نیز به نوبه خود باعث می‌شود که نتوانید درست فکر کنید.
- با ساعت تمرین کنید. هدف این تمرین این است که زمان لازم برای ارائه خود را به دست آورید و آن را با وقتی که در اختیار دارید، تنظیم کنید. ارائه شما نباید از مدت زمانی که برای آن در نظر گرفته شده، کم‌تر یا بیش‌تر به طول انجامد.
- ارتباط چشم در چشم با مخاطبان را تمرین کنید. نگاه خود را به یادداشت‌ها و یا گوشه‌ای از اتاق ندوزید، بلکه به مخاطبان خود نگاه کنید.
- همواره به شیوه بیانتان توجه کنید. آیا سخنان شما واضح شنیده می‌شود؟ آیا خیلی تند و یا خیلی کش‌دار صحبت می‌کنید؟ آیا لحن شما متناسب با واژه‌ها عوض می‌شود، یا یکنواخت است؟ در این باره نیز می‌توانید از شنونده‌هایی که در مقابلشان تمرین می‌کنید، نظرخواهی کنید و یا به تصویر و صدای ضبط شده خود دقت کنید.
از یادداشت‌های خود استفاده کنید
حالا زمان ارائه است. پیام مهمی دارید و واقعیت‌ها را جمع‌آوری کرده‌اید. اما به چیزی بیش‌تر از صرفا واقعیت نیاز دارید. باید بتوانید با مخاطبان خود نیز ارتباط برقرار کنید و آن‌ها را در کار دخیل سازید. چگونه می‌توانید آن‌ها را از مسائل آگاه سازید، متقاعدشان کنید و به آن‌ها انگیزه بدهید که با شما کار کنند؟
یادداشت‌های خود را منظم و منسجم نگه دارید. هر موضوع اصلی را روی یک برگه بنویسید و عنوان را با حروف بزرگ برجسته کنید و برای تاکید روی نکات کلیدی از رنگ‌های متفاوت استفاده کنید.
یادداشت‌های شما بنیانی است که ارائه شفاهی شما بر آن بنا شده و به شما کمک خواهد کرد تا حد امکان سخنان شما متقاعدکننده و الهام‌بخش باشد. وقتی ارائه‌تان را شروع کردید، چه بسا تا حدی از موضوع منحرف شوید، اما یادداشت‌ها به شما کمک می‌کنند که دوباره به موضوع اصلی برگردید.
متقاعد کردن مخاطبان
سخنوری هنری هزاران ساله است و پیچ و خم‌های حرفهای زیادی دارد. اینجا به طور فشرده برخی از آن‌ها را بازگو می‌کنیم:
- جمله‌های آغازین سخنرانی شما کلید جلب توجه مخاطب است. این جمله‌ها باید به یادماندنی، کوتاه و صریحا مرتبط با اصل موضوع باشد. خاطره، نقل قول و گاهی بذله‌گویی راه‌های جلب توجه مردم و حفظ آن است.
- وقتی توجه مخاطب را جلب کردید، اجازه دهید که حدس بزنند چه انتظاری از سخنان شما داشته باشند. هدف خود را بیان کنید و به طور فشرده بگویید که درباره چه موضوعی می‌خواهید صحبت کنید.
- ارتباط چشمی با مخاطبان را از یاد نبرید. این‌گونه با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. در صورت لزوم، از بازخورد مخاطبان به عنوان راهنمایی برای تصحیح‌های کوچک در هنگام ارائه استفاده کنید. اما سعی کنید واژه‌ها را هدر ندهید، به خصوص اگر وقتتان کم است. هر واژه را سنجیده به کار برید.
- شواهد مهم است. واقعیت‌ها و آمار را بیان کنید. مقایسه با دیگر باهمستان‌ها اغلب موثر است. اما اطلاعات را روی ذهن مخاطبان خود تلنبار نکنید، چون باعث می‌شود حواسشان پرت شود. ارائه خود را ساده، منسجم، مرتبط با موضوع و قابل درک نگه دارید. اطلاعات اضافه‌‌ای را که می‌خواهید مخاطبان داشته باشند، به شکل چاپ شده به آن‌ها ارائه کنید.
- نکته‌های مهم ارائه را برجسته کنید. به صورت شفاهی بر آن نکته‌ها تاکید کنید و یا از ابزارهای دیداری کمکی برای نمایش آن استفاده کنید. تکرار یک سخن تا حدی کمک میکند؛ تکرار ایده‌های اصلی شما با جمله‌های متفاوت کمک میکند که مخاطبان شما آن‌ها را به حافظه بسپارند.
- در مورد موضوع قاطعانه صحبت کنید. شما به حرفتان باور دارید؛ این باورتان را نشان دهید. و نیز ممکن است نسبت به موضوعی که درباره آن صحبت می‌کنید، احساساتی هم داشته باشید. آن را نیز نشان دهید، که البته به این معنا نیست که تک تک احساسات خود را بروز دهید. در کل خوب است که احساس خود را بیان کنید اما مهار آن را به دست داشته باشید و فقط در خدمت به بهبود ارائه خود آن‌ها را به کار ببرید.
- هدف شما ممکن است شامل اقدام نیز باشد؛ و بنابراین وقتی به پایان ارائه خود نزدیک می‌شوید، نشان دهید که چه اقدامی لازم است و چرا. هر مرحله از اقدام را مشخص کنید و به روشنی نشان دهید که مخاطبان چگونه می‌توانند در آن اقدام سهم داشته باشند.
- پایان ارائه حداقل به اندازه آغاز آن مهم است. نکات مهم را جمع‌بندی کنید. بار دیگر به نیاز بر اقدام تاکید کنید، نشان بدهید که اقدامات پیشنهادی شما فوری و عملی است. ارزش‌ها و نگرانی‌های مشترک را به مخاطبان یادآوری کنید و (این بار به خصوص) احساس خود را نشان دهید و سپس با یک جمله به یادماندنی ارائه خود را به پایان برسانید.
- اهمیت موضوع را توضیح دهید
- واقعیت‌ها را ارائه کنید
- با جمع‌بندی ارائه خود را به پایان نزدیک کنید
- اقدامات عملی ممکن را نشان دهید
- مشارکت در اقدام را در مخاطب برانگیزانید.
پرسش و پاسخ
ارائه شما به پایان رسیده و مخاطبان نیز با کف زدن تشویقتان کرده‌اند. اما کار شما تمام نشده. در بیش‌تر ارائه‌های شفاهی، مخاطبان پرسش‌هایی خواهند داشت و پاسخ شما به آن پرسش‌ها می‌تواند بسیاری از آن‌ها را که هنوز تردید دارند، با شما همراه سازد.
بهترین روش پاسخگویی به پرسش‌ها این است که از قبل برای آن آماده باشید. معمولا دشوار است که پرسش‌های مخاطبان را حدس بزنید ولی اگر بتوانید پرسش‌ها را پیش‌بینی کنید می‌توانید پاسخ‌هایی عمومی نیز برای آن‌ها تهیه کنید (تاکید دوباره: یادداشت‌هایتان در اینجا کمک میکند) و آماده پاسخگویی باشید. هرچه بیش‌تر آماده باشید، تاثیر پاسخ‌های شما بیش‌تر است.
برخی راهنمایی‌های عمومی:
- به هر پرسشی با دقت گوش دهید.
- در صورت نیاز پرسش را با عباراتی دیگر تکرار کنید تا هم مطمئن شوید که برداشت شما درست است و هم اینکه اگر کسانی پرسش را نشنیده‌اند، آن را بشنوند. سپس پاسخ دهید.
- احترام و قدردانی خود را به پرسش‌گران نشان دهید، حتی اگر فکر می‌کنید پرسش بی‌ربط است.
- پاسخ‌های خود را نسبتا کوتاه و مرتبط با پرسش نگه دارید.
برخی وضعیت‌های خاصی که ممکن است پیش آید:
- پرسش‌گر با پاسخ شما مخالف است. این اتفاق خواهد افتاد. در این هنگام شما می‌توانید روی نکاتی که با پرسش‌گر موافقید تاکید کنید و همزمان اذعان کنید که روی برخی نکات در این مورد خاص با او موافق نیستید و دلایل خود را دوباره تکرار کنید و نیز نشان دهید که نگرش دیگران به موضوع را درک می‌کنید. بحث را در چنین مواقعی کش ندهید.
- پرسش‌گر ممکن است عصبانی شود و یا خصمانه رفتار کند. اما شما عصبانی نشوید و خونسردی خود را حفظ کنید.
- پاسخ را نمی‌دانید. بگویید که نمی‌دانید و پیشنهاد کنید که به دنبال پاسخ خواهید گشت و با پرسش‌گر تماس خواهید گرفت. (گاهی می‌توانید همان لحظه در میان شواهد و یادداشت‌هایی که برای ارائه خود جمع‌آوری کرده‌اید، بگردید و ممکن است پاسخ را بیابید.)
- گاهی پرسش بحث را منحرف میکند. به پرسش با دقت گوش دهید و هنگام پاسخ بحث را دوباره به مسیر اصلی بیاورید. اگر پرسش‌گر اصرار میکند، طوری که پیش‌تر گفته شد، از او تشکر کنید و بحث درباره آن را خاتمه دهید. و یا اینکه به تسهیلگر و یا میزبان، اگر هست، نگاه کنید تا او هدایت بحث را به دست گیرد.
پیگیری
وقتی که زمان پرسش و پاسخ به پایان می‌رسد (به خصوص اگر همه چیز به خوبی پیش رفته باشد) فرصت آن را خواهید داشت که کار را پیگیری کنید. حالا حامیان بیشتری دارید و نیز افرادی که قبلا ممکن است تردید داشته‌اند، با شما همراه شده‌اند. از این فرصت طلایی استفاده کنید. حالا زمان خوبی است که این موج پشتیبانی را برای پیشبرد کار خود به کار گیرید.
چگونه؟ برخی روش‌ها می‌تواند این‌ها باشد:
- ممکن است روی میزی در گوشه اتاق جزوه‌های اطلاعاتی آماده داشته باشید. (از دوستی برای توزیع آن‌ها کمک بخواهید.)
- فهرستی از نام و نشانی پستی یا ایمیل افراد تهیه کنید تا به آن‌ها اطلاعات بیشتری ارسال کنید.
- تاریخ جلسه بعدی خود را اعلام کنید.
- به مخاطبان یادآوری کنید که چگونه می‌توانند در اطلاع رسانی کمک کنند (مثل تماس تلفنی، گفتگو با دوستان و امثال آن).
و نیز می‌توانید بعد از ارائه شفاهی خود در محل جلسه بمانید و با آن‌ها که می‌خواهند درباره کار شما بیش‌تر بدانند و یا کمک کنند، صحبت کنید.
نکته کلیدی این است که راه‌هایی بیابید که از انرژی و شور و شوقی که ایجاد شده، بیش‌ترین بهره را ببرید. بعد از ارائه وقت این کار است. به این دلیل که شور و شوق آدمیزاد معمولا زود به پایان می‌رسد. یک هفته بعد بسیار دشوارتر خواهد بود که همین گروه از مخاطبان را تشویق به حمایت کنید؛ آن هم در صورتی که یادتان باشد مخاطبان که بودند و آن‌ها را بتوانید دوباره دور هم جمع کنید!