تهیه و تنظیم خبر و گزارش
نحوه تهیه و تنظیم خبر و گزارش برای رسانه‌های محلی و ملی اهمیت راهبردی دارد. چون می‌تواند کارآیی پیام شما را به شکلی روشن افزایش دهد. مهم است که مخاطب خود را بشناسید تا بتوانید اطلاعات پیام را به بهترین صورت تنظیم کنید. این بخش به تفاوت میان خبر و گزارش می‌پردازد تا بدانید کدام یک برای موضوع شما قالب مناسب‌تری خواهد بود و شیوه تنظیم هر کدام را برای افزایش کارآمدی پیام ارائه می‌کند.
معنای تهیه و تنظیم خبر و گزارش چیست؟
می‌گویند اگر سگی پای کسی را گاز گرفت، نکته تازه‌ای در آن نیست. اما اگر کسی پای سگی را گاز گرفت، نکته تازه‌ای دارد. پس خبر است. باهمستان‌های ما کلی خبر تولید می‌کنند که بسیاری از آن‌ها به روزنامه‌ها نمی‌رسد، اما برای اینکه خبر باهمستان شما در روزنامه بازتاب پیدا کند، لازم نیست، حتما پای سگی را گاز بگیرید! این بخش به شما کمک می‌کند که نظر رسانه‌ها را به کارهایی جلب کنید که در دست اقدام دارید تا خبر آن را در بولتن‌ها و صفحات خود کار کنند.
برای بازتاب دادن ابتکارعمل خود در رسانه‌ها می‌توانید از خبرنویسی یا گزارش‌نویسی استفاده کنید، اما پیش از هر چیز اجازه دهید، ببینیم، فرق این دو چیست؟ برای تهیه گزارش، یک خبر داغ لازم نیست. هر چند که خیلی وقت‌ها براساس اخبار داغ گزارش تهیه میشود. هر کدام از گزارش‌ها از چیدمان خاصی در صفحه روزنامه بهره می‌برند. بسته به موضوع، عکس‌های رنگی، تصویرسازی، جایی خاص در صفحه اول و نیز پس‌زمینه خاصی برای تیتر و کادر معینی به آن‌ها اختصاص پیدا می‌کند. گزارش معمولا از یک خبر معمولی بلندتر و طولانی‌تر است.
در مقابل، خبرها، بیش‌تر سرراست هستند و موضوع خود را با سرعت و با تکیه بر عینیت بیان می‌کنند. یک خبر خوب به شش سوال پایه پاسخ می‌دهد: چه کسی؟ چه چیزی؟ چه زمانی؟ کجا؟ چرا؟ و چگونه؟
مثلا، در خبر زیر می‌توانید بعد از مقدمه (که بند اول آن است) شش عنصر خبر را پیدا کنید:
استادی در دانشگاه کانزاس که معتقد است در پردیس دانشگاه آگاهی محیط‌زیستی پایین است، از روز گذشته کمپینی را به کمک دانشجویانش در دپارتمان «زیست‌بوم‌شناسی» برای کار بازیافت شروع کرده است.
- چه کسی؟ - استادی در دانشگاه کانزاس
- چه چیزی؟ - شروع کمپین بازیافت
- چه زمانی؟ - دیروز
- کجا؟ - در دپارتمان زیست‌بوم‌شناسی
- چرا؟ - چون آگاهی محیط‌زیستی پایین است
- چگونه؟ - با کمک دانشجویان
گزارش‌ها طولانی‌تر از خبر هستند و گزارشگر می‌تواند لایه‌های عمیق‌تری از خبر را بررسی کند و نشان دهد که چطور به وضعیتی رسیده که می‌بینیم. مثلا، می‌توانید درباره برنامه‌ای که در مورد استفاده از مواد مخدر شروع کرده‌اید گزارشی بنویسید، یا درباره معتادانی که به آن‌ها کمک کرده‌اید یا دلایل آن و برنامه‌ای که برای آینده دارید، گزارشی تهیه کنید. معمولا گزارشگر یا سردبیر نشریه است که تصمیم می‌گیرد بهترین قالب برای ارائه این گزارش چیست، اما اگر فکر می‌کنید، ابتکارعمل شما با انتشار گزارش بیش‌تر مورد توجه قرار می‌گیرد تا خبری کوتاه، این نکته را با سردبیر در میان بگذارید و نظر او را جلب کنید.
خبر چیست؟
معمولا خبر چیزی است که می‌بینید. آنچه می‌دانید، پیشینه خبر است و آنچه احساس می‌کنید، دیدگاه است. خبر را نباید براساس دیدگاه خود بنویسید. اگر احساس می‌کنید که حرفی برای گفتن دارید و می‌خواهید، صرفا دیدگاهتان را بیان کنید آن را در قالب نامه به سردبیر مطرح کنید یا ستونی برای روزنامه بنویسید. اگر دیدگاه شما قابل توجه باشد، ممکن است نشریه ترغیب شود که گزارشی براساس آن تهیه کند. فرض کنید که فراخوانی برای اهدای خون داده‌اید و به دلایلی توجه کافی رسانه‌ها را جلب نکرده یا پوشش چندانی نداده‌اند. بنابراین، بهترین کار این است که نامه‌ای به سردبیر بنویسید یا مطلبی برای ستون دیدگاه خوانندگان ارسال کنید تا اعضای باهمستان از کار شما باخبر شوند. راه دیگر این است که خودتان گزارشی بنویسید و نشریه‌ای را برای انتشار آن پیدا کنید. منتها دلسرد نشوید، اگر گزارشتان رد شد، یا دست‌اندرکاران نشریه از شما خواستند آن را بازنویسی کنید و نوع تاکیدات مطلب را تغییر دهید. مقداری تغییر در مطلب با توجه به نظر اهل رسانه می‌تواند به سود کار شما باشد.
چرا باید خبر و گزارش تهیه و تنظیم کنیم؟
- تبلیغ و شناسایی بیش‌تر. گزارشی که در روزنامه منتشر میشود یا در رسانه‌های محلی (مثلا رادیو) منعکس میشود، یک تبلغ رایگان برای کار شماست. تجربه جالبی است که ببینید، چقدر مردم با خواندن گزارش کار شما در نشریات یا شبکه‌های اجتماعی یا دیدن آن در تلویزیون و شنیدن آن از رادیو به آن علاقه‌مند شده‌اند. به علاوه، گزارشی که به صورت معمول منتشر میشود، همیشه اعتبار بیشتری از گزارش‌هایی دارد که به صورت آگهی و با پرداخت پول منتشر میشود.
- افزایش آگاهی باهمستان از کلیات ابتکارعمل شما. کارهای خبری بخشی جدایی‌ناپذیراز«گفتگویی» است که اساس زندگی در باهمستان است. وقتی که طرح و اقدام شما در رسانه‌های محلی به خوبی معرفی شود، می‌توانید مطمئن باشید که سازمان شما نقشی در این «گفتگو» پیدا کرده است.؛ مثلا اگر در زمینه سوادآموزی کار می‌کنید، مصاحبه‌ای با رسانه‌ها می‌تواند کمک کند، سوادآموزان تازه‌ای پیدا کنید، یا داوطلبانی که حاضر هستند به شما کمک کنند، و چه بسا ایده شما در سطح وسیع‌تری در ایالت یا استان شما اجرا شود.
- جلب توجه سیاست‌گذاران و افزایش احتمال کمک مالی آن‌ها و دیگر حامیان تغییر در باهمستان شما. این چیزی است که شما می‌خواهید: مردم بدانند که شما چه می‌کنید، از شما حمایت کنند، کار شما را تقدیر کنند و برای مشارکت در آن به شما بپیوندند. سازمان‌ها و گروه‌های دیگر هم شما را از این راه می‌شناسند و نیروهایشان را با شما یکی می‌کنند. برخی سازمان‌ها ممکن است با آرمانی که دنبال می‌کنید، همدلی داشته باشند و کمک مالی کنند. دفتر ایالتی بهداشت و سلامت هم، چه بسا بخواهد با شما کار کند. با انتشار یک گزارش خوب در رسانه‌ای معتبر فضای کاری خود را می‌توانید تا هر جا توان دارید، گسترش دهید.
با چه کسی باید تماس بگیرید؟
برای تنظیم خبر و گزارش باید با افراد تماس بگیرید، اما این همه ماجرا نیست. باید افراد مناسب را پیدا کنید. باید به این فکر کنید که چه رسانه‌ای یا نشریه‌ای برای منظور شما گزینه بهتری است. طبعا نشریه‌ای که به شکار می‌پردازد به کمپین ضد شکار توجهی ندارد، اما از طرف دیگر، مجله‌های اینترنتی مرتبط به سلامت و بهداشت به ابتکارعمل شما درباره مبارزه با سرطان ریه توجه نشان خواهد داد. در انتخاب رسانه به میزان موضوع مخاطبان آن هم توجه داشته باشید. طبعا رسانه‌ای را انتخاب کنید که از طریق آن مخاطبان بیشتری، گزارش شما را بخوانند، بشنوند یا تماشا کنند.
چطور بازاریابی کنید؟
وقتی تصمیم گرفتید که چه رسانه‌ای برای انتشار گزارش شما مناسب‌تر است، باید برای جلب نظر آن رسانه آماده شوید؛ به طوری‌که که دست‌اندرکاران آن رسانه قانع شوند که مخاطبانشان به موضوع شما علاقه نشان خواهند داد. بهترین راه این است که وقتی داستان خود را برای انتشار احتمالی ارائه می‌کنید، صرفا به گفتن آن اکتفا نکنید بلکه آن را «نشان بدهید.» یعنی ضمن گفتن داستان، به آن‌ها نشان بدهید که تاثیر کار شما بر مخاطبان به صورت کلی چه بوده است. نشان بدهید که باهمستان خود را خوب می‌شناسید. اگر ابتکارعمل شما مربوط به افراد معلول است، گفته‌های خود را با آمار همراه کنید و به روزنامه‌نگاران بگویید که چند نفر معلول در باهمستان هستند که می‌توانند از خدمات شما بهره‌مند شوند. نام افرادی را که با شما همکاری دارند، ببرید و بگویید که می‌توانند با آن‌ها مصاحبه کنند. زاویه‌ای برای پوشش مساله پیشنهاد کنید و از حامیان طرح و برنامه خود نام ببرید. ممکن است ابتکارعمل شما اصولا تازه باشد یا در این محل، تازه معرفی شده باشد یا بتواند گرایش تازه‌ای را در کارهای باهمستانی نمایندگی کند. چنین مواردی را با توجه به زمینه اجتماعی نشان بدهید.
وقتی دارید برای بازاریابی روایت خود برنامه می‌ریزید، به این سوال باید بتوانید جواب بدهید: «خب که چه؟» فرض کنید که افراد در مقابل صحبت‌های شما یا مخاطبان آن رسانه، مدام به این فکر می‌کنند که «خب که چه؟» بهترین راه برای پاسخ به این سوال، نشان دادن جنبه انسانی ماجراست. چیزی ارائه کنید و طوری ارائه کنید که مردم بتوانند با آن، ارتباط برقرار کنند.
موضوعات و خبرهایی که نتوانند به سوال «خب که چه؟» پاسخ درستی بدهند، نظر مخاطبان را جلب نخواهند کرد، تا آخر خوانده نخواهند شد یا به طور کلی، مخاطب از آن‌ها می‌گذرد. طبعا نمی‌خواهید داستانی که شما تعریف می‌کنید چنین وضعی پیدا کند. پس مرتب از خودتان سوال کنید. بپرسید که اگر موضوع را به خوبی روشن کنید و مخاطب هم آن را بفهمد، چقدر اصولا با مخاطب ارتباط برقرار می‌کند؟ اگر فعالیت شما در مورد سازماندهی برای کمک مالی به امر خیری است که برای یادبود کسی برگزار میشود؛ (مثلا کمک مالی به دانشجویان تنگدست برای یادبود یک بازاری خوشنام و نیکوکار یا استادی سرشناس و معتبر که به تازگی درگذشته) از خودتان بپرسید که چرا این موضوع باید برای یک مخاطب عادی اهمیت داشته باشد؟ آیا به خاطر ماهیت مالی قضیه است؟ آیا به خاطر این است که کار جمعی است؟ آن جنبه انسانی که شما بر آن تمرکز دارید، چیست؟
از دیگر نکاتی که می‌تواند به ارزش خبری داستان فعالیت شما بیافزاید، این موارد است:
- پیوندهای انسانی – مردم می‌خواهند درباره دیگران بخوانند و بدانند آن‌ها چه می‌کنند و چه می‌گویند؟ این عنصری است که به کنجکاوی طبیعی ما برمی‌گردد. داستان خبر، وقتی کنجکاوی ما را برانگیزد، طبعا توجه مخاطب را جلب می‌کند. بهتر است، داستان خبر را با تمرکز بر زندگی یک شخص معین بیان کنید یا آن را از زاویه‌ای انسانی روایت کنید.
- اثربخشی – اگر آنچه گزارش می‌کنید، بر زندگی مخاطبان شما تاثیر دارد، بدانید که حتما خبر است. مهم نیست که در منطقه نزدیک به شما اتفاق میافتد یا دور از آن. خبرهایی که درباره حفظ محیط زیست است، همانقدر ارزش دارد که وضعیت بهداشتی دفن زباله در محله شما.
- نزدیکی جغرافیایی– معمولا مردم به آنچه که در منطقه نزدیک‌تر به آن‌ها اتفاق میافتد، علاقه بیشتری نشان می‌دهند و اخبار محلی توجه مردمان آن محل را بیش‌تر جلب می‌کند، اما با توجه به موضوع جهانی شدن، مردم بیش‌تر از همیشه به آنچه در مناطق دور اتفاق میافتد، هم توجه نشان می‌دهند.
- به هنگام بودن – به‌طور کلی، هر قدر خبر تازه‌تر باشد، بهتر است. مردم می‌خواهند، بدانند همین حالا چه اتفاقی در جریان است؟ البته گزارش‌هایی هم هستند که کهنه نمی‌شوند و می‌توانند، هر موقعی نوشته و خوانده شوند، اما قالب آن‌ها خبری نخواهد بود.
- شهرت – افراد مشهور، مکان‌ها و نهادهای معروف، همیشه جایی در خبرها دارند. اگر شما مهمانی برگزار کنید، فقط دوستانتان باخبر خواهند شد، اما اگر یک بازیگر مشهور مهمانی ترتیب دهد، در هر مجله‌ای بازتاب خواهد یافت.
یکی از راه‌های رایج برای اینکه خبری را با عموم در میان بگذارید،؛ انتشار بیانیه مطبوعاتی است. این بیانیه‌ها، فشرده‌ای از خبر هستند که سرخط تحولی تازه در فعالیت‌های گروه شما را با رسانه‌ها در میان می‌گذارند. در بیانیه مطبوعاتی، باید تمام اطلاعات پایه را درباره خبر و سابقه‌ای از آن ارائه کنید و راه تماس برای دریافت اطلاعات بیش‌تر را هم درج کنید. با این همه، نوشتن بیانیه مطبوعاتی به این معنا نیست که حتما رسانه‌ها به آن توجه خواهند کرد. بیانیه‌ها در صدر فهرست اولویت‌های روزنامه‌نگاران قرار ندارد و باید با گزارشگر رسانه، شخصا تماس بگیرید و اطمینان پیدا کنید که بیانیه شما در اولویت مناسب خود قرار دارد.
به همین ترتیب، می‌توانید یک کنفرانس خبری برگزار کنید تا خبرهای تازه فعالیت‌های خود را مطرح کنید تا در رسانه‌ها منتشر شود. کنفرانس خبری معمولا برای اخبار مهم (اجتماعی و سیاسی و فرهنگی) برگزار میشود. پیش از اینکه کنفرانس خبری را برگزار کنید، اطمینان حاصل کنید خبری که قصد اعلام آن را دارید، از اهمیت و برجستگی کافی برخوردار است، از نظر زمانی به موقع است و به مخاطبان شما مرتبط است.
فراموش نکنید که عکس‌ها و تصاویر باید گویا و داستانگو باشند. اگر فکر می‌کنید که عکس برای مطلبتان لازم است، ولی ندارید، این را به گزارشگر رسانه یادآور شوید تا او عکس مناسب برای مطلب پیدا کند.
رقابت بر سر درج خبر و گزارش در رسانه‌ها می‌تواند شدید باشد، بنابراین استخدام فردی خبره برای ایجاد رابطه با رسانه‌ها می‌تواند به اهداف شما کمک کند. رقابت بر سر انتشار خبر فعالیت‌های شما در رسانه‌ها می‌تواند نفس‌گیر و زمان‌بر باشد. استخدام کسی که این امر را اداره کند، می‌تواند به موضوع فعالیت شما کمک کند. کسی که روابط عمومی را خوب بشناسد، می‌تواند برنامه‌ای برای بازاریابی و برندسازی تهیه کند تا نیازهای ابتکارعمل شما را به درستی پاسخ گوید.
هنر مصاحبه
وقتی روزنامه‌نگاران را به فعالیتی که می‌کنید علاقمند کردید، آن‌ها مایل خواهند بود با شما گفتگو کنند. در اینجا نکاتی را که باید برای مصاحبه انجام دهید (یا از آن پرهیز کنید) می‌آوریم.
اول از همه آماده باشید و بدانید درباره چه می‌خواهید صحبت کنید. حرفتان را روشن و مفید بزنید. به نکات اصلی که باید به آن توجه بیشتری شود، فکر کنید و هر جا موقعیتی دست داد، به آن‌ها اشاره کنید. سعی کنید رفتار و گفتارتان مودبانه باشد. نیازهای خود را برای گزارشگر توضیح دهید و روشن کنید که می‌خواهید در گزارش خبری چه چیزی منعکس شود و اینکه محور کاری شما چیست. مراقب باشید که رفتارتان تهاجمی یا زیاده‌طلبانه نباشد.
آماده باشید، به همه سوال‌هایی که درباره مراسم یا ابتکارعمل شما مطرح میشود؛ جواب دهید. اطلاعاتی که لازم دارید، آماده کنید، این‌ها است:
- تاریخ‌های مربوط به کار و برنامه
- نام افرادی که شرکت دارند
- اهداف ملموس و نزدیک شما
- هزینه‌ها و قیمت‌ها
- محل‌های برگزاری
- اطلاعات تماس
خوب است که چند نکته را که بشود در تیتر و میان‌تیتر نقل قول شود، «آماده» داشته باشید. یعنی اظهارنظرهایی که قبلا درباره‌اش فکر کرده‌اید و اگر قرار شد، درباره مساله‌ای نظر بدهید، آماده باشید و وسط صحبت تلفنی، لکنت پیدا نکنید.
گزارشگر احتمالا از ضبط صوت استفاده می‌کند تا دقت گزارش‌نویسی خود را بیش‌تر کند. گزارشگران معمولا برای استفاده از ضبط اجازه می‌گیرند و وقتی اجازه دادید، باید بیش‌تر مراقب باشید که چه می‌گویید. اما چه صدایتان ضبط شود یا نشود، باید در گفتار خود دوراندیش باشید. به خاطر ضبط صدا هم سکوت نکنید یا نگران نشوید. به صورت طبیعی حرف بزنید.
یک نکته احتیاطی: چیزی نگویید که نمی‌خواهید فردا در روزنامه از قول شما نقل شود یا در رادیو شنیده شود. نقل قول‌ها ممکن است خارج از زمینه مصاحبه معنای دیگری پیدا کند. شوخی ممکن است تیتر یک شود و یا به کار بردن تعبیری نابجا می‌تواند اعتبار سازمان شما را برای مدتی دراز مخدوش سازد. مراقب گفتن حرف‌هایی باشید که ممکن است توهین‌آمیز تلقی شود یا پیگرد حقوقی پیدا کنید. اگر می‌خواهید حرفی را بزنید که گزارشگر ضبط نکند و جزو متن مصاحبه نباشد، قبل از مطرح کردنش بگویید، نه بعد از آن. محض احتیاط فرض را بر این بگذارید که هر آنچه می‌گویید ضبط میشود و در رسانه نقل خواهد شد.
اگر حرف شما به شکل نادرست نقل قول شد، چه باید بکنید؟
گاهی گزارشگران مصاحبه شما را آزادانه ویرایش می‌کنند. اگر بعد از انتشار دیدید، آنچه از شما نقل شده، شباهتی به گفته‌های شما ندارد، و یا کلا نقل قول‌ها ساختگی‌است، به شکلی مناسب اقدام کنید. به گزارشگر پرخاش نکنید و با افرادی که ممکن است با خواندن مصاحبه واکنشی نامناسب به شما نشان دهند، بی‌احترامی نکنید. اگر فکر می‌کنید بخشی از این تحریف در نقل قول ممکن است تقصیر شما باشد (مثلا منظورتان را درست بیان نکرده‌اید و یا نکته مهمی را ناگفته گذاشتید و منجر به کژفهمی شده) بابت آن عذرخواهی کنید. مهم این است که وضعیت پیش آمده را نادیده نگیرید و خطای پیش آمده را تصحیح کنید.
تلاش برای تصحیح، گاه به معنی فرستادن یادداشتی برای تصحیح متن در شماره بعدی است،. یا نوشتن نامه‌ای به سردبیر برای توضیح آن، یا نوشتن ستونی است که توضیح می‌دهد آنچه از شما نقل شده، دیدگاه واقعی شما را منعکس نمی‌کند.
بعد از انتشار خبر و گزارش چه باید بکنید؟
کار شما با انتشار مطلب تمام نمی‌شود. باید رابطه خود را با گزارشگر و رسانه حفظ کنید. بنابراین، اگر به جاست، برای گزارشگر یادداشت تشکری بفرستید. اگر هنوز منتشر نشده، بپرسید کی نشر خواهد شد و وقتی منتشر شد گزارش را در پرونده‌های خود حفظ کنید و اگر مصاحبه صوتی و تصویری بوده، نسخه ای از آن را نگهداری کنید. در آینده، گزارشگر را در جریان تحولات تازه فعالیت خود بگذارید و او را از برنامه‌های آینده باخبر کنید. چه بسا لازم باشد بعد از مدتی ادامه گزارش به صورت گزارش تازه‌ای انتشار یابد.
خلاصه
وقتی گزارشِ کار و فعالیت خود را در رسانه‌ها خواندید، در تلویزیون دیدید و یا از رادیو شنیدید، زمان آن است که به آنچه آموخته‌اید، فکر کنید. امید این هست که حالا درک بهتری از کار رسانه پیدا کرده باشید و بدانید مردم می‌خواهند چه بخوانند و متوجه شده باشید که چطور باید بر مسائلی که واقعا در باهمستان شما مهم است تمرکز کنید. و اکنون، وقت آن است که برای گزارش بعدی آماده شوید!