جذب نیروی داوطلب در سازمان به چه معنی است؟
جذب نیروی داوطلب یعنی درخواست از افراد برای کار بی‌دستمزد در سازمان. جذب نیروی داوطلب می‌تواند به شکل رسمی انجام شود، به شکل غیر رسمی انجام گیرد، و یا چیزی بین حالت رسمی و غیررسمی باشد.
گاه حضور افراد داوطلب در زمانی مشخص برای انجام کاری مشخص لازم است، و گاه این افراد وظایفی کلی بر عهده دارند و هر کاری از دستشان برآید انجام می‌دهند. جذب نیروی داوطلب محدودیت زمانی مشخصی ندارد. این افراد را می‌توان برای یک رویداد یا برنامه مشخص، در یک بازه زمانی خاص مثلا یک بازه شش ماهه، یا برای مدت نامعلوم جذب کرد. بهتر است داوطلبانی را جذب کنیم که تنوع اعضای باهمستان را منعکس می‌کنند و با دیگر گروه‌ها و نهادهای آن رابطه دارند.
هر چند افراد داوطلب بدون دریافت حقوق و دستمزد کار می‌کنند، اما کارشان بی‌چشمداشت نیست. هیچ کس بی‌دلیل کار نمی‌کند. در ادامه به چند مورد از دلایل کار داوطلبانه اشاره می‌کنیم:
- درخواست دیگران. بیش‌تر افراد به درخواست کمک دیگران پاسخ مثبت می‌دهند.
- تعلق خاطر به مشکلات مورد نظر سازمان، باهمستان و یا تغییرات اجتماعی.
- تجربه فردی در زمینه آثار ناشی از مشکلات سازمان و تلاش برای حل مشکلات. مثلا، فردی که قبلا عضو گروه‌های بزهکار بوده، شاید بخواهد برای کاهش و پیشگیری از خشونت در میان جوانان دست به کار شود.
- انگیزه برخاسته از جهان‌بینی، مثلا انگیزه دینی، اخلاقی، سیاسی، فلسفی و غیره، و تلاش برای بهبود کیفیت زندگی در اجتماع.
- شناخته شدن بیش‌تر و رسیدن به حس خوب درونی حاصل از کار داوطلبانه.
- حس مدیون بودن به جامعه به خاطر کمک‌ها یا فرصت‌های قبلی که جامعه در اختیار آن‌ها گذاشته است. افراد موفقی که در محلات اقلیت فقیرنشین بزرگ شده‌اند، معمولا به این محلات یا نقاط مشابه برمی‌گردند و می‌کوشند در کار داوطلبانه به جوانان، کودکان، و نوجوانانی با قابلیت‌های مشابه کمک کنند.
- به کارگیری مهارت‌هایی که بی‌استفاده مانده‌اند و در کار داوطلبانه در سازمان به کار می‌آیند.
- کسب تجربه و یا آموزش در زمینه کاری سازمان. برخی از افراد داوطلب به دنبال فرصت شغلی هستند، یا می‌خواهند با کسب تجربه، اعتبار خود را برای کسب مشاغل دیگر افزایش دهند.
- لذت از نوع کار داوطلبانه و بهره‌مندی از خوشی‌های آن.
- بهره‌مندی از موقعیت اجتماعی، ارزش‌ها، و ارتباط با سایر داوطلبان، شرکت‌کنندگان و کارکنان. این موضوع بیش‌تر در خصوص افرادی مثل سالمندان، مادران خانه‌دار، و دیگرانی صدق می‌کند که بیرون از خانه کار نمی‌کنند و با کار داوطلبانه به پیوند اجتماعی می‌رسند.
- حس لازم و مفید بودن.
جذب نیرو، همانطور که در ورود به نیروهای نظامی دیده می‌شود، شبیه کار بازاریابی است. اما برخلاف کسانی که به استخدام نیروهای نظامی درمی‌آیند، هیچ تضمینی وجود ندارد که یک داوطلب بعد از قبول کار، به همکاری خود ادامه دهد. برای داوطلبان کارهای باهمستانی باید مزایای کار در سازمان را دقیقا مشخص کرد تا اشتیاق افراد فقط به زمان شروع کار محدود نباشد و تا مدت‌ها در مسیر کار داوطلبانه ادامه پیدا کند.
دلایل احتمالی نیاز به نیروی داوطلب
- توان‌بخشی به سازمان برای انجام کار بیش‌تر
- کاهش بار کاری کارکنان حقوق‌بگیر
- افزایش تنوع و تعداد اعضای گروه
- افزایش درک و آگاهی سازمان از طریق جذب نیرو و همچنین کار افراد داوطلب
- انجام کار هرچه بیش‌تر با بودجه محدود
- همکاری برای رسیدن به هدف مشترک
زمان مناسب برای جذب نیروی داوطلب
برای جذب نیروی داوطلب هر زمانی مناسب است، اما در مواقع زیر باید تلاش خود را برای جذب نیروی داوطلب بیش‌تر کنید:
- نیاز به کمک‌های ویژه وقتی محصولات یا خدمات جدید ارائه می‌کنید، برنامه‌های بزرگ برگزار می‌کنید، یا موارد دیگر
- گسترش خدمات سازمان
- کاهش نیروی کار یا ناتوانی کارکنان در انجام میزان کار لازم
- برگزاری فراخوان سالانه جذب نیروی داوطلب
- هفته ملی کار داوطلبانه یا هر مناسبت هفتگی یا روزانه دیگر در راستای اهداف سازمان
- نیاز به نیروی داوطلب برای کار در غرفه‌های نمایشگاهی، پخش جزوه یا اطلاعیه در گردهمایی‌ها، همکاری در اردوی مدارس، و موارد دیگر
مراحل اولیه و شیوه جذب نیروی داوطلب
تحقیق درباره منابع احتمالی نیروی داوطلب در باهمستان
ساختار و ترکیب باهمستان و بخش‌های مختلف آن را بررسی کنید. مدارس، مساجد، محلات، کسب‌وکارها، باشگاه‌ها و سازمان‌های خدماتی، گروه‌های جوانان، گروه‌های سالمندان، رسانه‌ها، و گروه‌های مردمی جزو این بخش‌ها هستند. شناخت دقیق و کامل این بخش‌ها در حوزه کار سازمان آگاهی‌تان را درباره داوطلبان بالقوه در اجتماع افزایش می‌دهد. اگر در پی جذب داوطلب از گروه یا جمعیتی خاص هستید، انجام این مرحله ضروری است.
ببینید چه کسانی در اجتماع به کار داوطلبانه تمایل دارند و چه کسانی به‌ویژه به کار در طرح سازمانی شما علاقه‌مندند. موارد زیر را مشخص کنید:
- دلایل کار داوطلبانه افراد داوطلب فعلی (چه کار داوطلبانه برای سازمان شما و چه برای سازمان‌های دیگر)
- انگیزه این افراد
- نحوه جذب آن‌ها
- ویژگی‌های جمعیتی این افراد (سن، جنسیت، درآمد، و غیره)
برای این کار، می‌توان از داوطلبان فعلی یا داوطلبان بالقوه آتی سوال کرد یا اطلاعات پژوهش‌های ملی و محلی را در زمینه کار داوطلبانه بررسی کرد. برای دسترسی به داده‌های موجود درباره افراد داوطلب در باهمستان و محله خود، با پژوهشگران یا افراد داوطلب محلی هماهنگ کنید.
برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی راهبرد جذب نیروی داوطلب
داوطلبان بالقوه و با استعداد را می‌توان نوعی دریافت‌کننده خدمات دانست. افراد با انگیزه می‌توانند به اشکال گوناگون زمان و استعداد خود را در اختیار باهمستان بگذارند. پیشنهاد ویژه سازمان را برای این افراد مشخص کنید و ببینید چه ویژگی‌هایی می‌تواند اعضای بالقوه را جذب کند. در این مرحله شاید لازم باشد راهبرد جذب نیروی داوطلب را پیاده‌سازی کنید. موارد زیر از بخش‌های احتمالی این راهبرد هستند:
- تعریف گروه‌های هدف برای جذب نیرو
- تعیین افراد خاص در هر گروه هدف
- تعریف راهبرد مشخص برای جذب گروه‌های هدف و افراد مورد نظر در هر یک از این گروه‌ها
- پیاده‌سازی راهبرد
- ارزیابی راهبرد
یافتن نیروی داوطلب
هنگام جستجو برای یافتن افراد داوطلب، از روش بارش فکری برای یافتن شیوه‌هایی جهت ارتباط با افراد هر چه بیش‌تر بهره بگیرید. برخی از راه‌های یافتن داوطلبان بالقوه در فهرست زیر آمده‌اند:
- برگزاری فراخوان سالانه برای داوطلبان با الگوبرداری از فراخوان‌های معمول برای تامین منابع مالی
- برپایی غرفه در نمایشگاه‌ها و جشنواره‌های محلی و سایر اماکن
- نامه‌نگاری با سردبیر روزنامه محلی یا درخواست برای درج یادداشت مهمان
- پخش آگهی عمومی از شبکه‌های رادیویی و تلویزیونی محلی
- استفاده از ارتباطات شخصی با داوطلبان و کارکنان فعلی (این مهم‌ترین شیوه جلب مشارکت افراد در فعالیت‌های داوطلبانه است.)
- درخواست از داوطلبان فعلی برای اطلاع‌رسانی به گروه‌های دیگری که عضو آن هستند (مثلا مسجد محل یا باشگاهی که عضو آنند)
- درخواست همکاری از نهادهای جذب داوطلب، گروه‌های محلی، سازمان‌های مردم‌نهاد، یا سایر سازمان‌هایی که دست کم بخشی از ماموریتشان به ارائه خدماتی با محوریت باهمستان مربوط می‌شود.
علاوه بر این‌ها، آگهی خود را در اماکن پر رفت و آمد زیر نیز نصب کنید:
- خشکشویی‌ها
- خواربارفروشی‌ها
- دبیرستان‌ها
- خوابگاه‌های دانشجویی، انجمن‌های دانشجویی، کافه‌تریاها و ساختمان‌های دانشگاهی
- کلیساها، مساجد، نمازخانه‌ها، و اماکن مشابه
- مراکز تفریحی و باشگاه‌های ورزشی
- مراکز فعالیت اجتماعی
- فرهنگسراها
- دفاتر پست
- داروخانه‌ها
- مطب‌ها، بیمارستان‌ها، و درمانگاه‌ها
- کتابخانه‌ها
باید توجه داشت که هم تجربه‌های هر روزه و هم پژوهش‌های مستند نشان می‌دهند بهترین راه برای جذب داوطلبان بالقوه و با استعداد ایجاد ارتباط شخصی است. این ارتباط در حالت ایده‌آل باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
- ارتباط رو در رو (ارتباط تلفنی و ارسال نامه شخصی در رده دوم و سوم جای می‌گیرند)؛
- ارتباط از طریق کسی که فرد داوطلب می‌شناسد، به او علاقه دارد، یا به او احترام می‌گذارد.
معمولا بهتر است درخواست مشخصی از افراد داوطلب داشته باشیم و خواسته کوچک‌تری نیز برای حالتی در نظر گرفته شود که انجام درخواست اول ممکن نیست (اگر امکان انجام منظم کار داوطلبانه برای‌تان ممکن نیست، می‌توانیم برای ارسال نامه به دیگران مزاحم شما شویم؟). اگر فرد داوطلب در انجام کار داوطلبانه تردید داشته باشد، بهتر است درخواست خود را از طریق نامه یا تماس تلفنی پیگیری کنید.
بهتر است افراد مردد را تحت فشار نگذارید، مگر این که واقعا حس کنید فرد مورد نظر داوطلب خوبی خواهد بود، و صرفا نسبت به آینده این کار دغدغه دارد. اگر فرد مورد نظر برای انجام کار وقت نداشته باشد یا به گفته خودش مناسب این کار نباشد یا تمایلی به انجام کار نداشته باشد، بهتر است اصرار نکنید. شاید فرد مورد نظر واقعا مناسب این کار بوده و برایش اهمیت قائل باشد، اما اگر وقت، توان، یا استعداد انجام کار داوطلبانه را نداشته باشد، بهتر است چنین کاری را قبول نکند.
مجاب کردن داوطلبان بالقوه برای همکاری فعال
پس از تماس با داوطلبان بالقوه و اطلاع از علاقه‌مندی آن‌ها، باید آن‌ها را متقاعد کنید که ورود به کار داوطلبانه در سازمان تصمیم خوبی است. برای این کار می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد:
- دعوت از داوطلبان بالقوه برای دیدار با کارکنان و سایر افراد داوطلب و آشنایی با «حال و هوای» واقعی سازمان
- دعوت از داوطلبان بالقوه برای مشاهده و یا انجام آزمایشی کار داوطلبانه مورد علاقه با کمک کارکنان یا داوطلبان مجرب
- نامه‌نگاری با داوطلبان بالقوه در قالب نامه عمومی یا نامه خصوصی و صمیمانه برای جذب تعداد زیادی از افراد. در هر دو حالت، باید کار سازمان، دلایل نیاز به همکاری، و دلایل نیاز به کمک فرد مورد نظر تشریح شود.
- انعطاف‌پذیری در برنامه زمانی. در این حالت داوطلبان می‌توانند در ساعاتی مشغول کار شوند که برایشان مناسب است، می‌توانند همراه با دوستانشان کار کنند و یا با شرکت‌کنندگان یا کارکنانی همکار شوند که خود انتخاب می‌کنند.
- جدی نشان دادن کار داوطلبانه. از داوطلبان بخواهید قراردادی را برای کاری با حجم و زمان مشخص امضا کنند و اگر نمی‌توانند این ساعات کاری را رعایت کنند، فردی جایگزین را معرفی کنند. نظارت و هماهنگی لازم را بر افراد داوطلب انجام دهید تا بتوانند مهارت‌ها و عملکرد خود را بهبود بخشند. بر اهمیت نقش آن‌ها در سازمان تاکید کنید.
همانطور که پیش‌تر گفتیم، کار داوطلبانه دلیل می‌خواهد. برای تشریح دلایل، می‌توان به یکی از روش‌های زیر عمل کرد:
- در صورت امکان، مزایای ملموس و ناملموس کار داوطلبانه با سازمان را تشریح کنید. مثلا، امکان ارائه مدرک حرفه‌ای و حس موفقیت درونی را به این شکل توضیح دهید: «ما افراد را برای حل و فصل اختلاف آموزش می‌دهیم و گواهینامه میانجی‌گری در باهمستان را هم ارائه می‌کنیم و شما می‌توانید اطمینان داشته باشید که از این پس با کمک به مردم و حل مسالمت‌آمیز و منصفانه اختلافات آن‌ها قادر به ارائه خدمت شایسته‌ای به محله خود هستید.»
- افراد خاص را برای کارهایی انتخاب کنید که می‌دانید در انجامش علاقه و توانایی دارند.
- به داوطلبان حق انتخاب دهید یا بگذارید خودشان وظایفشان را مشخص کنند.
- نظارت و آموزش اولیه و ضمنِ کار را پیشنهاد دهید.
- به داوطلبان فرصت دهید در برخی پروژه‌ها یا موقعیت‌ها، رهبری کار را در دست بگیرند و تشویقشان کنید مهارت‌های خود را گسترش دهند.
- از داوطلبان فعلی بخواهید مزایا و رضایت درونی حاصل از کار داوطلبانه را تشریح کنند و پاسخ‌های آن‌ها را برای داوطلبان بالقوه توضیح دهید.
- داوطلبان را به فعالیت‌های اجتماعی مثل ناهارخوری، بازی در وقت استراحت، جمع‌های دوستانه بعد از کار دعوت کنید.
- با برگزاری مراسم تقدیر از داوطلبان، برای تکمیل هر دوره از کار هدایایی کوچک به آن‌ها اهدا کنید. (دوره‌ها معمولا یک‌ساله هستند، اما هر سازمان می‌تواند خودش این بازه زمانی را تعیین کند.)
تنوع اعضا در تشکیل گروه‌های داوطلب
درنظرداشتن اصل تنوع در انتخاب گروه‌های داوطلب می‌تواند نظرات و دیدگاه‌های بیش‌تری را پیش روی سازمان قرار دهد. افراد در چنین گروه‌هایی اطلاعاتی را درباره فرهنگ و شرایط جماعت خود به سازمان می‌دهند و سازمان می‌تواند فهم بهتری از این گروه‌ها پیدا کند و به این ترتیب بهتر با آن‌ها ارتباط برقرار کند. به علاوه، این افراد با دیدگاه‌ها و تجارب و پیشینه‌های گوناگون خود به سازمان غنا می‌بخشند. همچنین، گوناگونی در گروه افراد داوطلب امکان افزایش حساسیت و توجه به تفاوت‌های فرهنگی را در سازمان فراهم می‌کند و نوعی تبادل فرهنگی برای افرادی با پیشینه متفاوت جهت درک، توجه، و احترام متقابل به تفاوت‌ها و شباهت‌ها ایجاد می‌کند.
از سوی دیگر، افزایش تنوع (قومی و زبانی و دینی) باعث افزایش جذابیت سازمان می‌شود. اگر جمعیت‌های مختلف قومی و نژادی به این باور برسند که اعضایی با ویژگی‌های مشابه آن‌ها در گروه حضور دارند، احتمال پاسخ مثبت آن‌ها به تلاش‌های سازمان بیش‌تر می‌شود.
عضوگیری از میان گروهی خاص
- در مطالب، گفتگوها و سایر فعالیت‌های ترویجی خود همخوانی اهداف سازمان را با منافع، علایق، پیشینه و باورهای داوطلبان خاص تشریح کنید.
- در روزنامه‌های محلی، دستاوردهای داوطلبان متعلق به گروه‌های مختلف فرهنگی را برجسته کنید.
- کارکنان حقوق‌بگیر را از بخش‌های گوناگون باهمستان جذب کنید.
- در نهاد یا سازمان خود شرایطی ایجاد کنید که داوطلبان بالقوه به راحتی و بدون دردسر بتوانند وضعیت سازمان را بررسی کنند.
- فرصت کار داوطلبانه دسته‌جمعی را برای اعضای خانواده‌ها فراهم کنید.
موانع احتمالی که در عضوگیری از میان گروه‌های خاص باید به آن توجه داشت:
- شاید بسیاری از داوطلبان بالقوه از اقشار پایین اجتماعی-اقتصادی مایل به همکاری داوطلبانه باشند، اما از پس مخارجی مثل هزینه سفر و مراقبت از فرزندان برنیایند.
- داوطلبان بالقوه در برخی گروه‌های قومی (مثل رنگین‌پوستان و اسپانیایی‌تبارها در آمریکا)، معمولا نسبت به موضوع گزینش حساسیت خاصی دارند، به‌ویژه اگر حس کنند گزینش ابزاری برای حذف آن‌ها است. در صورت گزینش گسترده در سازمان، این روند باید منصفانه و انعطاف‌پذیر باشد و هدف از هر مرحله باید برای افراد تشریح شود.
- برخی فعالیت‌های سازمان شاید از دید بعضی گروه‌های قومی عجیب به نظر برسد و نیازمند توضیح بیش‌تر باشد. مثلا، شاید برخی داوطلبان بالقوه با کار داوطلبانه در خارج از حوزه باورهای مذهبی یا فرقه‌ای خود بیگانه باشند.
- محل برخی سازمان‌ها یا جلسات به گونه‌ای است که شاید دسترسی با صندلی چرخ‌دار به این اماکن ممکن نباشد یا دسترسی داوطلبان دارای مشکلات شنوایی و بینایی را دشوار کند.
خلاصه
افراد داوطلب گاه شالوده سازمان را تشکیل می‌دهند و گاه صرفا کارهای جانبی مثل ارسال نامه و پیام و نظافت دفاتر را بر عهده دارند. در هر صورت، باید این افراد را جدی گرفت، در جذب آن‌ها مانند جذب کارکنان حقوق‌بگیر عمل کرد، و با آن‌ها همچون عضوی جدایی‌ناپذیر از سازمان رفتار کرد. در صورت تعمق و تامل بیش‌تر درباره کار درخواستی از داوطلبان، تشریح دقیق وظایف و توضیح دلایل نیاز به کار داوطلبانه، مشکلی در یافتن افراد مناسب برای همکاری با سازمان و پیام‌رسانی درباره سازمان و فرصت‌های کار داوطلبانه در باهمستان وجود نخواهد داشت.