مستندسازی شکایت چیست؟
مستندسازی یک شکایت یعنی تا جای ممکن برای یک شکایت شواهد و اطلاعات قابل اثبات گردآوری کنیم. برای مثال مارک جانسون پیش از اینکه به کمیسیون مبارزه با تبعیض برود، پرونده‌ای از تمام معاملات خود و ریچارد با آژانس‌های املاک تهیه کرد. او می‌دانست تنها با ادعا یا شکایتش لزوما تحقیق و تفحصی آغاز نخواهد شد.
همانگونه که در ادامه خواهیم گفت، مستندسازی برای یک شکایت گاهی به اندازه یادداشت برداشتن از یک گفتگو ساده است و گاهی به اندازه یک تحقیق دانشگاهی گسترده و جمع‌آوری جزییات زیادی از شواهد پراکنده پیچیده است.
برخی از چیزهایی که ممکن است به مستند کردنشان نیاز داشته باشیم:
- اینکه عمل، شرایط یا سیاستگذاری که از آن شکایت دارید به شکل واقعی اتفاق افتاده یا در حال وقوع است؛
- اینکه عمل، شرایط یا سیاستگذاری که زیر سوال برده‌اید از روی عمد صورت گرفته است، یا حداقل کسانی که مسئول آن هستند از عواقب آن اطلاع دارند (یا در گذشته اطلاع داشته‌اند) و از غیراخلاقی یا غیرقانونی بودن آن مطلعند.
- اینکه شخصی یا نهادی در قبال عمل، شرایط یا سیاستگذاری که شما آن را به چالش کشیده‌اید مسئول است یا در گذشته بوده است؛
- اینکه شما یا دیگران تجربه‌ها یا گفتگوهای ویژه‌ای داشته‌اید؛
- اینکه این عمل، شرایط یا سیاستگذاری به کسی آسیب واقعی وارد کرده یا تاثیر منفی بر او گذاشته است؛
- وجود نتایج خاص فیزیکی، اجتماعی، اقتصادی، درمانی، روانی، زیست-محیطی، و غیره که از عمل، شرایط یا سیاستگذاری خاصی ناشی شده است؛
- مستند به شهادت خودتان یا هر متخصص دیگری باشد که به او ارجاع می‌دهید.
معنی این مسئله این نیست که شما مثلا باید دکترای شیمی داشته باشید تا بتوانید برای یک شکایت زیست-محیطی مستند تهیه کنید، بلکه تنها باید تجربیات مرتبط چندی داشته باشید. این‌ها می‌توانند تجربیات شخصی شما باشند—مثل عواقب منفی یک نقض محیط زیستی خاص برای سلامتی انسان.
در هیچ پرونده‌ای بدون داشتن دلایل پشتیبان نمی‌توانید انتظار داشته باشید که یک نهاد قانون‌گذار، مقامات شهرداری، یک گزارشگر روزنامه، نهادی که قصد تغییرش را دارید، یا مردم روایت شما را از واقعیت بپذیرند.
چرا باید برای یک شکایت مستند تهیه کنید؟
مهم‌ترین دلیل برای لزوم مستندسازی یک شکایت همان چیزی است که پیش‌تر گفتیم: نهادهای قانون‌گذار، دادگا‌‌ه‌ها، و دادستان برای بررسی واقعیت یک وضعیت به شواهد نیاز دارند. (دادگاه به همین دلیل به وجود آمده است تا قاضی یا هیات منصفه بتوانند بفهمند چه کسی درست می‌گوید.) اگر بتوانید ادعای مطرح در شکایت خود را اثبات کنید یا حداقل نشان دهید که شواهد موجود با ادعای شما همخوانی دارد، بیش‌تر مسیر را برای به سرانجام رساندن هدفتان پشت سر گذاشته‌اید.
اما دلیل قابل قبول دیگری برای ارائه مستندات دقیق برای یک شکایت وجود دارد، مانند:
- این کار شما را به عنوان یک شاهد قابل اطمینان معرفی می‌کند. به عبارت دیگر، نشان می‌دهد که شما واقعیت را می‌گویید.
- این نشان می‌دهد که شما به اندازه کافی به جزئیات توجه داشته‌اید و آن‌ها را ثبت کرده‌اید.
- می‌تواند در جدی گرفته شدن شکایت شما تعیین کننده باشد.
- داشتن مستندات درست در پذیرش رسیدگی به شکایت شما از سوی یک دادگاه یا قانون‌گذار تاثیر می‌گذارد. یک قاضی یا یک دادگاه ممکن است در صورت عدم ارائه مدارکی معین یا حداقل مشخصی از مدارک، امکان پذیرش شکایت شما را نداشته باشد. ممکن است برای بازرسی شرایط مشخصی وجود داشته باشد (برای مثال، طرح شکایت از سوی یک مصرف کننده). باید بدانیم چه چیزهایی لازم است و مطمئن شویم که آن‌ها را در اختیار داریم.
- داشتن مستندات درست می‌تواند در تعیین چگونگی اقدام در خصوص یک شکایت موثر باشد. برای مثال، مستندسازی دقیق می‌تواند نشان دهد که آیا قانون نقض شده یا نه؟ تا چه میزان نقض صورت گرفته است؟ آیا شرایطی برای تخفیف وجود دارد؟ همه این‌ها می‌توانند تاثیر بسیار زیادی بر نتیجه شکایت شما داشته باشند.
- وقتی کسی را به صورت عمومی متهم می‌کنید، داشتن مستندات درست می‌تواند شما را از اتهام افترا مصون نگه دارد. اگر بتوانید ثابت کنید واقعیت را گفته‌اید هرگز در دادگاه محکوم به افترا زدن نخواهید شد.
تهمت و افترا واژه‌هایی حقوقی هستند که به معنی تخریب حیثیت و اعتبار یک نفر از طریق طرح ادعاهای دروغین در فضای عمومی است. این دو واژه در انگلیسی با « libel » و « slander » شناخته می‌شوند که واژه اول به تهمت‌هایی گفته می‌شود که به صورت کتبی صورت می‌گیرند و دومی جنبه شفاهی دارد.
-
در اغلب موارد اثبات یک شکایت موجب برتری روانی شما می‌شود.
چه کسی باید مستندسازی یک شکایت را انجام دهد؟
همان گونه که تا اینجا مشخص شده است، هر کسی که می‌خواهد شکایتی طرح یا ثبت کند باید برای آن مستندات فراهم آورد. اگر فکر می‌گنید مشکلی وجود دارد باید شواهدی داشته باشید تا بتوانید دیگران را در آن مورد قانع کنید. اما مستندات برخی از افراد از اهمیت خاصی برخوردارند، از جمله:
- متخصصانی که به کار میدانی مشغول هستند. برای مثال، اگر شما در مورد برخی عملکردها یا یک نشتی احتمالی در یک نیروگاه هسته‌ای نگران هستید، داشتن یک مهندس هسته‌ای که به شما در مستندسازی وضعیت کمک کند موثرتر از تنهایی کار کردن است. او ممکن است چیزهایی را ببیند که هرگز به فکر شما نرسیده باشد یا بداند چرا یک روند مشخص برای شکایت شما مفید است.
- افراد حاضر در ساختار یک سازمان. کسانی که علاقه به افشاگری دارند یا حاضرند از درون یک مجموعه مستنداتی در مورد کنش‌ها و عملکردهایی که شما می‌خواهید گردآوری کنند، ممکن است به اطلاعاتی دسترسی داشته باشند که شما هرگز از طریق دیگری نتوانید پیدا کنید.
- افرادی که مستقیما با مسئله درگیر هستند. افرادی که موضوع شکایت به آن‌ها صدمه زده، آن‌ها را به خطر انداخته، یا به شکلی منفی بر آن‌ها اثر گذاشته است. باید همه جزئیات تجربیات‌شان را مستند کنید. این جزئیات گاهی متقاعد کننده‌ترین مستندات را برای یک شکایت فراهم می‌آروند.
- رهبران باهمستانی یا دیگر افراد مورد احترام. اگر برخی از اجزای مستندسازی شما به وسیله افرادی شناخته شده و مورد و احترام تهیه شده باشد، کار شما اعتبار و قوت مضاعفی پیدا خواهد کرد.
چه زمانی باید اقدام به مستندسازی شکایت‌ها کرد؟
نکته جالب در مورد مستندسازی شکایات این است که – طوری که بعد از گذشت مدت زمانی متوجه می‌شوید – شما باید پیش از تشخیص اینکه شکایتی دارید مستندسازی را شروع کرده باشید. اگر بخواهید این نکته را جدی بگیرید باید همه زندگیتان را صرف مستندسازی کنید. اما از آنجا که احتمالا این چیزی نیست که بخواهید زندگیتان را صرف آن کنید، پس باید در یک مرحله خاص انتخاب کنید که مستندسازی یک واقعه را آغاز کنید.
به طور کلی، جمع‌آوری شواهد در برخی زمان‌های خاص کار عاقلانه‌ای است. از جمله:
- وقتی در کار حمایت و ترویجگری خود به نفع یا به ضرر یک قانون یا سیاستگذاری به دنبال شواهد می‌گردید. اگر مشغول حمایت و ترویجگری به نفع یک قانون یا سیاستگذاری هستید که به موضوع شکایت شما برمی‌گردد، چنانچه مستنداتی برای شرایط یا اقداماتی که می‌خواهید تغییر دهید ارائه کنید شانس موفقیت بسیار بیش‌تری خواهید داشت.
- زمانی که می‌خواهید یک سازمان را متقاعد کنید که رویه‌ها یا سیاست‌گذاری‌های خود را تغییر بدهد. برای مثال، اگر کارکنان اداره کمک‌های رفاهی دولتی به دریافت‌کنندگان خدمات توهین می‌کنند، شاید تنها ارائه مستندات به مسئول اداره کافی باشد تا سیاست سازمانی برای برخورد با مراجعان تغییر کند.
- زمانی که یک سازمان، کسب و کار، یا نهاد دولتی را به سو‌ء استفاده، تخلف، یا بی‌کفایتی متهم می‌کنید. غیر از مواردی که یک سازمان قانون را نقض کرده باشد، در موارد دیگر باید مستنداتی ارائه کنید که نشان دهد مجموعه‌ای از موارد متعدد از یک اتفاق رخ داده است که نشان می‌دهد شما از یک الگوی رفتاری سخن می‌گویید نه یک رخداد واحد.
- وقتی به وقوع الگوی معینی از کلاهبرداری از مصرف‌کنندگان مشکوک می‌شوید. هنگامی که افراد مسن ساکن در یک منطقه مجموعه‌ای از تماس‌های تلفنی را دریافت می‌کنند که به آن‌ها فرصت‌های سرمایه‌گذاری یا پیشنهاد‌های خارق‌العاده‌ای می‌دهد که خیلی بهتر از آن است که واقعیت داشته باشد، مطمئن باشید کاسه‌ای زیر نیم‌کاسه است. روایت‌های بسیار فراوانی از مشاوره‌های تلفنی سرمایه‌گذاری– به ویژه برای افراد مسن— وجود دارد که منجر به از دست دادن پس‌انداز یک عمر افراد، یا پرداخت هزینه‌های سرسام‌آور برای زدن روکش آلومینیومی که هیچ نیازی به آن نداشته‌اند، شده است. مستندسازی می‌تواند به توقف این اعمال و نیز محاکمه افرادی که مسئول انجام آن‌ها بوده‌اند، بیانجامد.
- وقتی حدس می‌زنید کسی که از او شکایت کرده‌اید ممکن است شما را به تهمت و افترا متهم کند یا به شما اتهام ارتکاب برخی تخلفات را وارد کند. همانطور که در بالا آمد حقیقت بالاترین دفاع در برابر تهمت و افترا است. اگر شما هم جزییات شکایت خود و هم جزییات شکایت علیه خودتان را مستند کنید، نه تنها می‌توانید پرونده خود را به اثبات برسانید بلکه خواهید توانست چهره واقعی مخالفانتان را نیز برملا کنید.
چگونه می‌توانید شکایت‌هایتان را مستند کنید؟
اولین گام برای مستندسازی یک شکایت این است که بدانیم به چه اسنادی نیاز داریم. این بستگی دارد به جایی که می‌خواهید شکایتتان را طرح کنید. بعد از اینکه به این پرسش جواب دادید، نوبت برنامه‌ریزی برای جمع‌آوری اسناد می‌شود، و سپس باید دست به کار شوید.
مشخص کنید به چه اسنادی نیاز دارید
شما ممکن است به یک نهاد رسمی شکایت کنید – یک نهاد نظارتی، یک اتحادیه کارگری، اداره نیروی انسانی یک شرکت – یا آن را برای افکار عمومی مطرح کنید. در هر یک از این موارد باید مستنداتی ارائه کنید که با شکل و نوع مستندات مورد نیاز آن‌ها تناسب داشته باشند.
شکایت به یک مقام رسمی
اغلب نهادهای نظارتی، کسب و کارها، موسسات، و سازمان‌ها یک روند رسمی طرح شکایت و دادخواهی دارند. اگر از چنین روندهایی استفاده می‌کنید، توجه داشته باشید که باید آن را به‌خوبی بشناسید و مراحل آن را با دقت انجام دهید. بدون دقت به این نکته ممکن است شکایت شما رسیدگی نشود و طرح دوباره آن نیز می‌تواند ماه‌ها وقت شما بگیرد.
- شکایت را به نهاد مربوطه، و به بخش یا فرد ذیل آن نهاد ارائه کنید. گاهی برای یافتن مسئول رسیدگی به شکایتتان باید کمی جستجو کنید.
- شکایت خود را با توجه به محدودیت زمانی تعریف شده ارائه کنید. ممکن است برای این کار محدودیت زمانی تعریف شده باشد (برای مثال قانون مرور زمان یا ملاحظات مربوط به سال مالی)، یا شاید ضرورت داشته باشد که شکایت ظرف مدت زمان محدودی پس از وقوع نقض تعهد یا اتفاقی که منجر به بروز شکایت شده، صورت گیرد.
- نکات مرتبط با قالب طرح شکایت را رعایت کنید. گاهی باید شکایت را در فرم تعیین شده از سوی نهاد نظارتی وارد کنید یا شاید لازم باشد آن را ثبت کنید. گاهی لازم است چند کپی از برخی از اسناد تهیه کنید یا برای هر واقعه فرمی جداگانه پر کنید. ممکن است لازم باشد که به صورت حضوری مراجعه کنید که در این صورت باید یادداشت‌هایی به همراه داشته باشید تا بتوانید به شکلی درست مستنداتتان را ارائه کنید.
- باید بفهمید که یک نهاد رسمی خاص برای رسیدگی به شکایتتان دقیقا به چه مدارکی نیاز دارید، و مطمئن شوید که آن‌ها را در اختیار دارید. گاهی نیاز است به جای مستند کردن یک الگوی تکراری و مداوم رخدادها، تنها چند واقعه خاص را مستند کنید. گاهی نیز وضعیت کاملا برعکس است. گاهی باید به صورت غیررسمی – با تماس با نهادی که می‌خواهید شکایتتان را در آنجا مطرح کنید— بفهمید دقیقا چه چیزهایی لازم است یا در آن نهاد ترجیح داده می‌شوند.
- شکایت را در زمان و مکان مناسب ارائه کنید.
علاوه بر تهیه درست همه چیزهای مورد نیاز، خوب است سعی کنید افرادی (یا هیاتی) را که به شکایت رسیدگی می‌کنند بشناسید و با یکی از آن افراد یا با کسی از آن نهاد که می‌تواند به شما در پیگیری شکایتتان یا پاسخ به سوال‌هایتان کمک کند، ارتباط برقرار کنید.
شکایت از یک نهاد به خود آن نهاد
در مواردی که شما برای طرح شکایت، از یک روند طرح شکایات سازمانی یا یک شخصیت حقوقی مستقل استفاده می‌کنید، باید دستورالعمل‌های بالا را مدنظر قرار دهید. اما در غیر این صورت به مستنداتی نیاز دارید که به اندازه کافی مشخص و قوی باشند که یک نهاد را متقاعد کنند رفتارش را تغییر دهد. این یعنی باید اثبات کنید مسئله مورد نظر قطعا یا احتمالا غیرقانونی است، یا آنقدر شواهد برای مضر بودنش وجود داشته دارد که طرف مقابل ترجیح دهد به خاطر آن با فشار افکار عمومی مواجه نشود. در هر صورت مستندسازی شما باید در بردارنده جزییات باشد – تاریخ‌ها، ساعت‌ها، مکان‌ها، افراد درگیر، تشریح دقیق واقعه – تا راهی برای فرار طرف مقابل باقی نگذارد.
در این شرایط به منظور جلب همکاری، در مراجعه اولیه خود ممکن است لازم باشد رویکردی ملایم و از سر همکاری داشته باشید. به جای اینکه بگویید «ما شما را در حین ارتکاب جرم گرفتیم» موثرتر است بگویید: «همه ما می‌خواهیم این وضعیت اصلاح شود؛ می‌توانیم با هم برای رفع آن همکاری کنیم». اگر مشخص شود که آن نهاد قصد همکاری ندارد، همیشه وقت برای برخورد قاطع هست.
استفاده از رسانه‌ها برای عمومی کردن شکایت
مانند دو مثال دیگری که در بالا آمد، رسانه‌ها نیز به مستندات جزییات شکایت نیاز دارند. اما علاوه بر آن، چیزهای دیگری نیز لازم است.
وقتی به سراغ رسانه‌ها می‌روید سه اصل زیر را باید در خاطر داشته باشید:
- انسجام منطقی. روایت شما باید قابل فهم باشد و بتوان آن را به شکلی نه چندان پیچیده بازگو کرد. رسانه‌ها در صورتی به روایت شما علاقه‌مند می‌شوند، که شکایت شما برای عموم قابل فهم باشد و مردم را برانگیزد. مستندات شما – یا حداقل بخشی از آن‌ها— باید شکایت شما را به شکل آشکاری تایید کنند و به گزارشگر و مخاطب احتمالی گزارشتان نشان دهند که شکایت شما مستند است.
- نتایج. شکایت شما در صورتی می‌تواند بیش‌ترین جذابیت را برای رسانه‌ها داشته باشد که نتایجی برای عموم داشته باشد تا موجب شود مخاطب آن را مرتبط به خود بیابد. بنابراین، مستندسازی باید حاوی نکاتی در مورد تاثیر نتایج مسئله بر عموم مردم باشد. برای مثال، شکایتی با موضوع تهدید سلامت عمومی، ثبات اقتصادی، یا زد و بند سیاسی گره خورده، می‌تواند ارزش خبری بیش‌تری نسبت به تجربه یک فرد واحد داشته باشد.
- تایید. اغلب سازمان‌های خبری معتبر چیزی را منتشر نمی‌کنند – به ویژه چیزهایی که حاوی اتهام علیه دیگران، موضوعات مناقشه‌آمیز، یا تهمت و افترا احتمالی باشد— مگر اینکه اطلاعات روایت حداقل به وسیله یک منبع دیگر غیر از منبع اولیه تایید شود. روایت‌های مهم یا روایت‌هایی که جنبه مناقشه‌آمیز ویژه‌ای دارند معمولا باید به تصدیق چند منع برسند. باید آمادگی داشته باشید افراد دیگری را معرفی کنید که مستقلا می‌توانند اطلاعات شما را تایید کنند.
وقتی با رسانه‌ها کار می‌کنید باید به سه نکته مهم دیگر نیز توجه کنید. اول، برای اینکه یک گزارشگر یا ستون‌نویس را تحت تاثیر قرار دهید، هرگز روایت خود را بزک نکنید، غلو نکنید، و دروغ نگویید. اگر او نتواند به شما اعتماد کند، با شما کار نمی‌کند یا حتی بدتر اینکه شاید شما را به عنوان یک دروغگو معرفی کند و اعتبار شکایتتان را خدشه‌دار می‌کند.
دوم، اگر چه یک گزارشگر قابلیت کمک به شما را دارد، اما هیچ تضمینی نیست که این کار را بکند. کار او این است که تمام روایت را بفهمد و ممکن است گفته‌های مخالفان شما او را قانع کند. کار با رسانه‌ها برای شما یک فرصت است، پس برای استفاده از این فرصت باید سعی کنید مستنداتتان تا جای ممکن کامل، درست، و قانع کننده باشند.
در نهایت، فرد مناسبی برای طرح روایتتان پیدا کنید. یکی از گزارشگران نیویورک تایمز می‌گوید: «به افراد توصیه می‌کنم روزنامه‌های محلی و برنامه‌های خبری را با دقت ببینند تا بدانند چه کسی بیش از همه به روایت‌هایشان علاقه‌مند است. اگر تلاش کنید روایت یک رسوایی آموزشی را به کسی عرضه کنید که بازار خرده فروشی را پوشش می‌دهد، وقت همه افراد درگیر در این کار را هدر داده‌اید. (من با این نوع روایت‌ها زیاد مواجه می‌شوم – وقتی یک تلفن ناشناس دریافت می‌کنم، قبل از اینکه بازارگرمی خودشان رو شروع کنند از آن‌ها می‌پرسم: می‌دانید من چه چیزهایی را پوشش می‌دهم. اگر ندانند و از من بپرسند: این موضوعات را چه کسی پوشش می‌دهد؟ در این صورت می‌فهمم که خیلی بی‌هدف از روی یک لیستی از خبرنگاران که به آن‌ها داده شده، تماس گرفته‌اند.)»
شکایتتان را خودتان عمومی کنید
اگر برای انتشار شکایتتان از یک نشست عمومی، تظاهرات، سخنرانی، دیگر انواع گردهمایی‌های عمومی استفاده می‌کنید، یا خودتان اقدام به تهیه یک اطلاعیه، مقاله، یا وبسایت می‌کنید، مدارک ارائه شده (که لزوما مشابه مدارکی که تهیه کرده‌اید نیستند) باید به اندازه‌ای باشند که دیگران شما را جدی بگیرند. همچنین باید ادله به اندازه کافی داشته باشید که از اتهام تهمت و افترا به شما جلوگیری شود. (همانطور که در بالا آمد حقیقت بهترین دلیل شما در برابر تهمت و افترا است.)
گردآوری مستندات موجود
سعی کنید از قبل مستنداتی را که به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنید، پیش بینی کنید
همانطور که پیش از این بحث کردیم، هر زمان که در شرایط حمایت و ترویجگری قرار گرفتید که ممکن است به شکایت بیانجامد، از همان ابتدا باید گردآوری مستندات را شروع کرده باشید. همیشه پیش‌بینی این وضعیت آسان نیست، با این همه اگر کوچک‌ترین نشانه‌ای از احتمال شکایت در آینده مشاهده کردید باید مستندسازی را شروع کنید.
این واقعیت در مورد وقتی که فکر می‌کنید ممکن است علیه شما شکایتی مطرح شود نیز صادق است. اگر کار حمایت و ترویجگری شما منجر به رویارویی یا بازرسی شود، مخالفانتان ممکن است به فکر شکایت بیافتند تا بتوانند پیام شما را خنثی کنند. حتی اگر در این کار نتوانند موفق شوند، باز می‌توانند چهره شما و هدف شما را مخدوش کنند. و اگر موفق شوند ممکن است شما را برای همیشه ساکت کنند. اگر بتوانید مستنداتی گردآوری کنید که نشان دهد کار شما قانونی بوده است (اگر فرض کنیم واقعا قانونی بوده است)، و حقیقت را می‌گویید، آن‌ها موضوعی برای طرح علیه شما نخواهند داشت.
با تحقیق در مورد پیشینه موضوع، اطلاعات لازم را گردآوری کنید
همه قوانین و مصوبات مربوط را یاد بگیرید. تا می‌توانید در مورد ابعاد علمی، جامعه‌شناختی، روانشناختی، اقتصادی، یا سیاسی و نیز تاریخی که در پس موضوع بوده است دانش کسب کنید. وقتی نهادی را به ایجاد خطرات بالقوه یا بالفعل متهم می‌کنید، اگر بتوانید شکایتتان را به تحقیقات گره بزنید شانس بیش‌تری برای جلب توجه دیگران خواهید داشت. اگر شما را به چالش کشیدند باید بتوانید با اعتماد به نفس، به سوالات پاسخ دهید و نشان دهید که در حال ثبت شکایتتان هستید. هر چه مطلع‌تر باشید، شانس اینکه در مورد شکایت شما اقدامی صورت گیرد بیش‌تر می‌شود.
اطلاعات اصلی را تهیه کنید
پس از کسب اطلاعات در مورد پیشینه، نوبت به جزئیات می‌شود. آنچه در ادامه می‌آید توضیحاتی در مورد جزئیات اطلاعات مربوط به شرایط وقوع موضوع است که به‌شدت در رسیدگی به شکایت مهم است:
- ساعت و تاریخ
- مکان
- فرد (افراد) یا گروه (های) درگیر
*این دسته نه تنها شامل کسانی که مسئول اقدامات، سیاست‌گذاری‌ها، و غیره بوده‌اند، می‌شود، بلکه افرادی را که به شما اطلاعات داده‌اند، کسانی را که با آن‌ها مذاکره کرده‌اید، و افرادی که با آن‌ها در مورد شکایتتان گفتگو کرده‌اید را نیز در بر می‌گیرد. مثلا اینکه هر وقت با کارمندان بخش اطلاعاتِ اداره مالیات ایالات متحده تماس می‌گیرید و آن‌ها خود را با نام و شماره هویتشان معرفی می‌کنند، دلیل مشخصی دارد. افراد دیگری که در این دسته می‌توانند قرار گیرند عبارتند از مالکان یا مجریان کسب و و کارها، تجهیزات و ماشین آلات مربوط به شکایت، شاهدان بالقوه و دیگر کسانی است که برای ادای شهادت یا ارائه اطلاعات باید حاضر شوند. *
-
آنچه که از آدرس‌ها، شماره تلفن‌ها، ایمیل‌ها، وبسایت‌ها، و غیره به شکایت مربوط است.
ضرورت دارد که اطلاعات شما تا جای ممکن دقیق باشد، زیرا این کار نه تنها به هدف شما برای مستندسازی کمک می‌کند بلکه اعتبار شما را نیز بالا می‌برد. اگر به اندازه کافی در نوشتن املای اسم افراد دقیق نباشید یا آدرس آن‌ها را اشتباه بنویسید، این در واقع نشان می‌دهد که اطلاعات دیگر شما نیز درست نیستند.
-
تعداد مواردی که رخ داده است و/یا مدت زمان تداوم مشکل (چنانچه هنوز در جریان است).
با دقت هر چه تمام موضوع شکایت را توضیح دهید
برای مثال، اگر شکایت در مورد نقض برخی قوانین یا مقررات است، سعی کنید توضیح دهید که چه قانون و مقرراتی مورد بحث است و دقیقا چه قسمت‌هایی از آن‌ها نقض شده است. (دقت داشته باشید که باید جزئیات قانون و مقررات مورد نظر را بدانید و بفهمید.) اگر هم نقض خاصی صورت نگرفته است، شکایت خود را تا جای ممکن کامل توضیح و تشریح کنید. شکایت شما باید هم توضیح دهد که چه اتفاق غیرقابل قبولی در حال وقوع است و وضعیت قابل قبول از نظر شما چیست.
آنچه اتفاق افتاده را به دقت مستند کنید
دقیق باشید و تا جایی که می‌توانید جزییات را در نظر بگیرید، و این کار را برای هر واقعه‌ای انجام دهید. توالی گام به گام اتفاقات در هر واقعه (و نیز توالی وقایع مختلف) می‌تواند مهم باشد.
گفتگوهایتان را با طرف شکایت، مسئولان نظارت، و غیره مستند کنید
مستند کردن گفتگوهایی که با افراد درگیر در مسئله دارید، حایز اهمیت است – این نه تنها شامل طرف مقابل شکایت شما می‌شود بلکه مسئولان ناظر و مقامات رسمی، افرادی که تحت تاثیر سیاستگذاری قرار گرفته‌اند، و همه کسانی که با مسئله ارتباط دارند را هم شامل می‌شود. اگر امکان دارد، همه گفتگو یا بخش‌های مهم آن را به صورت کلمه به کلمه مستند کنید. این می‌تواند با استفاده از یک ضبط صوت (معمولا برای این کار نیاز به دریافت اجازه از فرد دارید) یا یادداشت‌برداری دقیق انجام شود. دقت کنید نام هر کسی را که با او گفتگو می‌کنید بپرسید، به‌ویژه اگر یک مقام رسمی است – برای مثال، دستیار فنی یک نهاد دولتی – و زمان و مدت گفتگو را ثبت کنید تا بتوانید آن را با استفاده از گوشی تلفن یا مستندات قرار ملاقات‌ها راستی‌آزمایی کرد.
آثار ناشی از هر رخداد یا مجموع وقایع صورت گرفته را مستندسازی کنید
شما ممکن است نسبت به گونه‌های مختلفی از نتایج ابراز نگرانی کنید. این نتایج می‌توانند از یک سیاستگذاری یا اقدام خاص ناشی شوند یا از اقداماتی که در گذر زمان تکرار شده نشات گرفته باشند. همچنین ممکن است نتیجه مجموعه‌ای از سیاست‌گذاری‌ها یا اقدامات پراکنده یک نهاد باشند که از سر بی‌دقتی یا از روی عمد در گذر زمان منجر به آسیب رساندن به دیگران شده است.
برخی از انواع نتایجی که ممکن است بخواهید ثبت کنید از این قرار هستند:
- تاثیرات انسانی/روانشناختی. این نتایج می‌توانند از اقداماتی ناشی شوند مثل اضطراب ناشی از سیاستگذاری و در نهایت گرسنگی و بی‌خانمان شدن به دلیل کاهش کمک‌های مالی-رفاهی دولتی، یا در نتیجه تغییر قوانین مربوط به واجدان شرایط برخورداری از برنامه حمایتی دولت. همچنین این مسئله می‌تواند در نتیجه خدمات مراقبتی غیردقیق و ناکافی – مشکلات مربوط به سلامت فیزیکی و روانی— یا رسیدگی ضعیف یک برنامه یا نهاد – رها کردن فرد، ناراحتی عاطفی تا جایی که فرد به گریه بیافتد، بی‌خوابی، انصراف خود فرد، یا ابراز عملی رفتارهایی خاص— پدید آید.
- تاثیرات بر سلامت عمومی. از این جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: شیوع یک بیماری یا شرایط خاص در نتیجه یک اتفاق مشخص یا یک مشکل جاری یا مجموعه‌ای از رخدادها؛ به خطر افتادن سلامتی مردم به خاطر یک اتفاق مشخص یا مجموعه‌ای از رخدادهای در حال وقوع؛ عواقب بلندمدت یک اتفاق مشخص یا مجموعه‌ای از رخدادهای در حال وقوع.
چند مثال قابل ذکر برای مخاطرات مربوط به سلامت عمومی عبارتند از: شیوع گسترده یک بیماری گوارشی که از آلودگی تجهیزات آب شرب میلواکی بر اثر سیل (یک اتفاق مشخص) پدید آمد؛ مرگ و میر گوسفندان (و در ادامه بیماری انسانی) بر اثر نشت گاز اعصاب از مراکز آزمایشگاهی دولتی آمریکا در یوتا در دهه‌های ۱۹۵۰ و ۶۰ (چند اتفاق)؛ تولد کودکان ناقص و بروز بیماری‌های عجیب که سال‌ها بعد بر اثر تخلیه مواد سمی در مکانی که بعدا به نام محله لاو کانِل (کانال عشق) در کنار آبشار نیاگارا در ایالت نیویورک شناخته شد (عواقب بلندمدت مجموعه‌ای از اتفاقات در حال وقوع).
- تاثیرات اقتصادی. آثاری که تا اینجا ذکر شدند همه به طور مستقیم آسیب‌های اقتصادی نیز با خود به همراه می‌آورند (محله لاو کانل به طور ناگهانی تخلیه شد، و هر چند به ساکنان غرامت پرداخت شد ولی مردم و شهر متحمل ضرر اقتصادی بزرگی شدند). اما یک شکایت می‌تواند منحصرا به مسائل اقتصادی متمرکز شود. در این صورت می‌توانید مواردی از این قبیل را دنبال کنید: یک نمونه از به هدر رفتن پول مالیات مردم را مستندسازی کنید (دوستان برخی از سیاستمداران پول مالیات را صرف برنامه‌های ناکارآمد می‌کنند، یا از آن برای حمایت از کسب و کارهای در حال سقوطی که از پشتوانه سیاسی برخوردارند، استفاده می‌کنند)؛ آثار اقتصادی برای باهمستان (ضررهایی که به دلیل ضعف نظام آموزشی مدارس، آلودگی، یا دیگر موارد متوجه کارفرمایان می‌شود)؛ کلاهبرداری از سهام‌داران و دولت با شیوه‌های مشکوک بنگاه‌ها و شرکت‌های حسابرسی؛ یا یک کلاهبرداری آشکار، مثل شیوه‌های رایج برای دزدیدن پس‌انداز افراد مسن با استفاده از مشاوره تلفنی.
- تاثیرات زیست‌محیطی. ما پیش از این به نمونه کانال عشق ذیل آثار مربوط به سلامت اشاره کردیم، که البته این مورد مانند همه نمونه‌های دیگر تخلیه زباله‌های خطرناک، تاثیرات زیست-محیطی نیز بر خاک، آب و هوا برجای گذاشت. علاوه بر رابطه‌ای که با سلامت دارد، تخریب محیط زیست می‌تواند نتایج مخربی برای حیات وحش (مورد اکتشاف نفت توسط اگزون والدز در پرینس ویلیام ساند در آلاسکا در سال ۱۹۸۹ را در نظر بیاورید)، چشم‌اندازهای طبیعی (ریشه کنی جنگل‌ها و استخراج غیراصولی معادن)، اقتصاد (با تخریب جنگل‌های آمازون تولید برخی محصولات غیرممکن شد و به دلیل ماهیگیری بی‌رویه و آلودگی، حوضچه‌های ماهیگیری به کلی خالی از ماهی شدند)، و تخریب منابع طبیعی غیرقابل بازگشت (قطع درختان صندل سرخ کهنسال و تخلیه آبخوان‌های مهم) داشته باشد.
- تاثیرات سیاسی. تصمیمات غلط یا فساد به وسیله سیاستمداران یا نهادها می‌تواند به نتایجی که در بالا آمد بیانجامد. همچنین می‌تواند به انتخاب، شکست، یا سقوط یک مقام منتخب بیانجامد، به اخراج یک کارمند دولت منتهی شود، یا باعث جایگزین شدن سیاستگذاری عمومی یا دولت با گزینه‌های بهتر یا بدتر شود. علاوه بر این ممکن است به دروغگویی و فساد مقامات، لطمه خوردن روندهای دموکراتیک، و بی‌اعتمادی شهروندان به دولت منتهی شود. همچنین، ممکن است بخشی از زنجیره‌ای از تصمیمات بد باشند که به جای اینکه در راستای خیر عمومی حرکت کنند، در جهت منافع مسئولان یا دوستان آن‌ها طراحی شده باشند. در طول تاریخ بر اثر بی توجهی به چنین رخدادهایی بوده است که بسیاری از امپراطوری‌های بزرگ سقوط کرده‌اند.
تا جایی که می‌توانید شواهد عینی برای مفاد و جزئیات شکایت خود فراهم کنید
برای این کار ممکن است به کمی تحقیق بازجویانه نیاز باشد.
شما ممکن است به این چیزها نیاز پیدا کنید:
- عکس‌ها
- شهادت افشاگران یا دیگر شاهدان عینی
- شهادت افرادی که موضوع شکایت بر زندگی آن‌ها تاثیر گذاشته است
- خاطرات، نامه‌ها، ایمیل‌ها، یا دیگر اسنادی که به صورت قانونی به دست آمده‌اند و موضوع و جزئیات شکایت را تصدیق می‌کنند
- گزارش یا نوارهای صوتی-تصویری از گفتگوها
- اسناد عمومی، مقالات روزنامه‌ها، یا دیگر اسناد منتشرشده‌ای که موضوع و جزئیات شکایت را تصدیق می‌کنند. برای مثال هر مقاله روزنامه مکان، تاریخ، افراد درگیر، و حداقل خلاصه‌ای از یک رخداد را ثبت کرده است.
- مطالعات منتشر شده علمی، جامعه شناختی، روانشناختی، و غیره. این اسناد می‌توانند تاثیرات رخدادها یا سیاستگذاری‌هایی را که شما مستند کرده‌اید تصدیق کنند.
- شهادت متخصصان حوزهای مختلف مانند: روانشناسان، دانشمندان محیط زیست، اقتصاددانان، و مقامات عمومی رسمی.
- ممکن است در مورد هر یک از این موارد لازم باشد شواهدی برای عمدی بودن اقدام فراهم کنید. فرق بسیار زیادی است بین زمانی که یک واقعه یا سیاستگذاری به صورت تصادفی یا به اشتباه رخ داده است یا زمانی که به قصد ایجاد آسیب یا با آگاهی نسبت به آسیب‌های احتمالی کاری انجام شده باشد. اگر عدم مجازات برخی خاطیان به وسیله یک مقام نظارتی دولتی به دلیل عدم آگاهی او در مورد تخطی آن‌ها باشد – که می‌تواند به دلیل عدم کفایت این مقام مسئول باشد یا به خاطر مهارت مرتکبین در پوشاندن مسئله – او تنها ممکن است از کار برکنار شود، اما خود این مقام دولتی قانون را زیر پا نگذاشته است. اما اگر به دلیل پولی که از خاطیان دریافت کرده است، کار آن‌ها را نادیده گرفته باشد، مجرم است و می‌توان او را به زندان انداخت.
برای ارائه رسمی و غیررسمی مستندات خود آمادگی داشته باشید
وقتی همه مستندات مورد نیاز خود را فراهم کردید، باید برای ارائه آن‌ها به هر کسی که باید قانع شود آماده باشید. برخی از جاهایی که ممکن است برای پیگیری بروید عبارتند از:
- ناظران، ر‌ؤسا و دیگر مقاماتی که مسئولیت بخش خاطی را برعهده دارند، مطلع کنید
- ارائه رسمی یا غیررسمی مدارک به افراد ناظر یا نهادهای نظارتی
- ارائه مستندات در یک نشست عمومی یا تظاهرات یا در یک مصاحبه مطبوعاتی
- شهادت در جلسه بررسی فعالیت‌های یک مجموعه یا نهاد نظارتی که در مجلس قانونگذاری ایالتی یا فدرال برگزار شده است
- ارائه استشهادیه پیش از برگزاری دادگاه پرونده
- شهادت در یک جلسه استماع دادگاه یا در خود جلسه دادرسی
در همه این وضعیت‌ها یا دیگر شرایط مشابهی که برای ارائه شواهد شکایتتان حضور می‌یابید با مستنداتتان دقیق و سازمان‌مند حضور پیدا کنید. در جلسه استماع یک مجلس قانونگذاری یا مرحله‌ای از یک دادگاه، ممکن است به وسیله وکلای حاضر در تنگنا قرار بگیرید، چرا که آن‌ها سعی می‌کنند شما را بترسانند، روایتتان را تخریب کنند یا شما را دچار تناقض کنند. اما اگر شواهدتان شفاف پیش رو‌تان باشد، ضربه‌ناپذیر خواهید بود.
چند توصیه مفید:
- نکات مهم را به خاطر بسپارید تا وقتی از شما سوالی پرسیده شد مجبور نباشید به یادداشت‌ها یا انبوه مدارکی که همراه دارید مراجعه کنید. همه چیزهای لازم را باید نوک زبانتان داشته باشید.
- تمرین کنید که بتوانید روایتی شفاف با انسجام منطقی و ادبیاتی فروتنانه بیان کنید، دقیقا مانند زمانی که در برابر رسانه‌ها قرار دارید.
- وقتی وکلا از شما سوالی می‌پرسند مهم‌ترین اصل این است که آرامشتان را حفظ کنید. آن‌ها ممکن است عصبانی به نظر برسند، ولی عصبانیتشان از شخص شما نیست؛ آن‌ها تنها سعی می‌کنند شما را به اندازه‌ای برانگیزانند که اشتباه کنید یا دروغگو یا احمق به نظر برسید، حتی اگر واقعا اینطور نباشید.
- وقتی با سوالی از سوی وکلا مواجه شدید، به یاد داشته باشید که هر چند باید حقیقت را بگویید، اما لزومی ندارد – و هرگز نباید – اطلاعاتی را که از شما نخواسته‌اند، داوطلبانه به آن‌ها بدهید.
این قانون در مورد وکلایی که رفتار دوستانه دارند نیز صادق است. وکیل مدافع شما به دقت در مورد چیزهایی که باید در دادگاه یا جلسه استماع بگویید فکر کرده و تنها در مورد چیزهایی که بیش‌ترین کمک را به شما می‌کند از شما سوال می‌پرسد. اگر شروع به پاسخ به سوالاتی کنید که او از شما نخواسته، ممکن است اطلاعاتی به طرف مقابل بدهید که بتواند از آن‌ها علیه شما استفاده کند.
نکته قابل توجه دیگر این است که باید از مستنداتتان محافظت کنید. از همه فایل‌های کامپیوتری و دیسک‌ها، سی‌دی‌ها و دی‌وی‌دی‌ها نسخه پشتیبان تهیه کنید. از همه اسناد و عکس‌ها کپی تهیه کنید. نسخه‌های پشتیبان و کپی‌ها را از کامپیوتر و نسخه‌های اصلی دور نگه دارید. این به دلیل احتمال دزدیده شدن یا مخدوش شدن مدارک توسط مخالفان نیست – اگر چه بسته به ماهیت و هدف شکایت شما این احتمال نیز ممکن است وجود داشته باشد— بلکه ممکن است گم شوند یا به طور تصادفی از بین بروند.
جز در مواردی که واقعا ضروری است، هرگز نسخه اصلی مدارک را به کسی ندهید و تنها کپی مدارک را ارائه کنید. هرگز نسخه اصلی اسناد، عکس‌ها، یا دیگر مدارک را به کسی جز مقامات رسمی یک کمیته قانونگذاری، نهاد نظارتی، سازمان مجری قانون، یا دادگاه ندهید. به آن‌ها نیز مدارک اصلی را ندهید مگر اینکه اصل آن‌ها را از شما بخواهند.
اکنون که مدارک لازم برای شکایتتان را فراهم کرده‌اید، برای ارائه آن – به فرد خاطی، به نهاد نظارتی، به دادگاه، به رسانه‌ها، یا به افکار عمومی – آمادگی لازم را دارید. حالا می‌توانید مطمئن باشید که هر چه لازم بوده است برای رسیدگی به شکایتتان و حل مشکل انجام داده‌اید.